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18 tips para una genial exposicin con Power Point

1. La regla 10-20-30.- Esta es una regla de presentacin con diapositivas propuesta por Guy Kawasaki. Esta regla declara que una presentacin de power point no debe tener ms de 10 diapositivas, durar ms de 20 minutos y no tener ningn texto con menos de 30 de tamao. l dice que no importa si tu idea revolucionar el mundo, lo que tienes que hacer es explicar detalladamente las partes importantes en unos minutos, un par de diapositivas y pocas palabras por diapositiva. 2. Ser divertido.- Las exposiciones deberan ser divertidas e informativas. No digo que se deba actuar como un mono bailarn cuando se da una presentacin seria. Pero a diferencia de un correo electrnico o un artculo, la gente espera alguna apelacin a sus emociones. El recitar simples hechos parcos, sin cualquier pasin o humor, disminuir la probabilidad de que la gente preste atencin. 3. Reducir la velocidad.- Los oradores nerviosos e inexpertos tienden a hablar demasiado rpido. Deliberadamente haz ms lento tu discurso y adele pausas para dar nfasis. 4. Contacto Visual.- Haz contacto visual con todos en el lugar. Tambin he odo de vendedores, que uno no debe enfocar toda su atencin en el que tomar la decisin, ya que los secretarios y ayudantes presentes pueden tener algn poder persuasivo sobre su jefe. 5. Resumen de 15 palabras.- Puedes resumir tu idea en quince palabras? Si no, vuelve a escribirla e intenta otra vez. La oratoria es un medio ineficaz para comunicar informacin, as que conoce las quince palabras importantes para as poder repetirlas. 6. La regla 20-20.- Otra sugerencia para una presentacin en power point. sta dice que debes tener veinte diapositivas con una duracin exacta de 20 segundos por cada una. La regla 20-20 nos obliga a ser concisos e impide a la gente aburrirse. 7. No leer.- sta es una nimiedad, pero de algn modo el power point hace pensar a la gente que pueden escaparse de ello. Si no conoces tu discurso sin seas, esto no te har ms ameno. Al contrario, esto muestra que realmente no entiendes tu mensaje, ser una gran decepcin a cualquier audiencia que haya puesto confianza en ti.

8. Los discursos son acerca de historias.- Si tu presentacin va a ser larga, explica tus puntos a travs de historias cortas, chistes y ancdotas. Los grandes oradores saben como usar una historia para crear una conexin emocional entre sus ideas ante la audiencia. 9. Proyectar tu voz.- Nada es peor que un orador que no se puede or. Incluso en el mundo de la alta tecnologa, con micrfonos y amplificadores, t tienes que ser odo. La proyeccin de la voz no significa gritar, ms bien pararse derecho y permitir que la voz resuene en el aire de los pulmones, en vez que el de la garganta, para producir un sonido ms claro. Hay que impostar la voz. 10. No planificar gestos.- Cualquier gesto que uses debe ser una extensin de tu mensaje y de la emocin que el mensaje transmite. Los gestos planificados lucen falsos, porque ellos no combinan con las otras seales involuntarias de tu cuerpo. Estars mejor si mantienes las manos a los lados. 11. "Esta es una buena pregunta".- Puedes usar frases como: "esa es realmente una buena pregunta" o "me alegro que haya preguntado eso". Comprarte unos momentos para organizar tu respuesta. Las personas en la audiencia sabrn que usas esas frases de relleno para ordenar de nuevo tus pensamientos? Probablemente no. E incluso, si ellos lo notan, es mucho mejor, que empaar tu presentacin con los clsicos ummm y ahhh de las respuestas. 12. Inhala no exhales.- Sientes la urgencia de usar muletillas como 'um', 'ah', o ' usted sabe"? Reemplzalo con una pequea pausa y corto respiro (Inhalar). La pausa puede parecer un poco torpe, pero la audiencia apenas lo notar. 13. Llegar temprano, realmente temprano.- No demores con el power point o conectando el proyector cuando lo que la gente espera es orte hablar. Llega temprano, familiarzate con el auditorio, haz correr las diapositivas y asegrate que no haya interferencias. La preparacin puede hacer mucho para quitar la ansiedad de hablar. 14. Prcticar.- Jntate con maestros de brindis y practica tus habilidades oratorias con regularidad delante de una audiencia. No slo ser un tiempo de diversin, sino que te har ms competente y confiado cuando tengas que acercarse al podio. 15. No te disculpes.- Las disculpas son slo tiles si haz hecho algo mal. No las uses para excusar incompetencia o humillarte frente a una audiencia. No pidas perdn por tu nerviosismo o por falta de tiempo de preparacin. La mayor parte de miembros de audiencia no sabrn de tu ansiedad, as que no llames la atencin sobre sta.

16. Disclpate si estas equivocado.- La excepcin de la regla es que uno debe disculparse si llega tarde o si se prueba que est equivocado. Hay que parecer confiado, pero no un patn. 17. Ponerse en lugar de la audiencia.- Cuando escribas un discurso, hay que mirarlo desde la perspectiva del pblico. Y preguntarse Qu podran no entender? o Qu podra parecer aburrido? 18. Divirtete.- Suena imposible? Pues, con un poco de prctica puedes inyectarle algo de tu aficin, a los temas de tus presentaciones. El entusiasmo es contagioso.

Cmo hacer una presentacin en PowerPoint sin aburrir en el intento


Las presentaciones en PowerPoint estn omnipresentes en la vida corporativa. La mayora slo aburre al auditorio. Veamos algunos tips para una presentacin efectiva...
Una hora sentado en un auditorio viendo como un expositor pasa una tras otra sus 200 transparencias de PowerPoint puede ser un gran desafo. Los presentadores ms afortunados reciben sus primeros bostezos y chirridos de asientos a los 20 minutos de exposicin. La mayora no llega a tanto. De hecho, muchos creen que el PowerPoint debera ser desterrado de las oficinas corporativas. Al fin y al cabo, alegan algunos, lo que puede comunicarse con PowerPoint tambin puede comunicarse sin l. Sin embargo, estas presentaciones se ha convertido en una costumbre tan arraigada que ya resulta casi imposible de eliminar. Pero no todo est perdido. Segn un artculo de Fast Company, aunque no pueda evitarse recurrir al PowerPoint, al menos pueden implementarse algunos tips para mejorar las presentaciones (o al menos, hacerlas ms tolerables). 1) Ponga un lmite al nmero de diapositivas No es extrao que una presentacin de media hora contenga unas 30 o 40 transparencias. Es demasiado. Pngase en el lugar del pblico. A usted le interesa permanecer media hora sentado escuchando a una persona leer el texto sobre las diapositivas? En estos casos, mejor enviar la presentacin por email. Para una exposicin de media hora, 10 slides deberan ser ms que suficientes. 2) No sobrecargue de informacin las transparencias El texto de las slides debe ser corto y conciso. No utilice frases completas. Slo seale algunos tems que usted desarrollar verbalmente.

3) Asegrese de que el texto sea legible Un error comn en muchas presentaciones es elegir un tamao de letra demasiado pequeo. Usted se dar cuenta pronto del error. Seguramente, a los pocos minutos de exposicin, escuchar un murmullo de los que estn sentados en el fondo. "Qu dice ah?", preguntar uno. "Yo tampoco veo", contestar el de al lado. Para evitar estos inconvenientes, el tamao del texto jams debera ser menor a los 20 puntos. 4) No abuse de los "efectos especiales" del PowerPoint No se olvide de que el PowerPoint no es un programa de edicin de efectos especiales desarrollado para Hollywood. No intente impresionar a la audiencia con los efectos. Mejor evitar la contaminacin visual y utilizar efectos cuando realmente sean necesarios para la exposicin. 5) Conoca la letra B? Mucha gente no lo sabe. Pero apretando la letra B, la imagen se pone negra. Esto es fantstico si se origina un debate en el auditorio. Usted puede apagar la imagen para evitar que el pblico se distraiga con la imagen proyectada. Luego, vuelve a apretar la B y retoma la exposicin desde donde la haba dejado. 6) No use puntero laser El uso de un puntero laser suele no ser buena idea. En la mayora de los casos distrae al auditorio. Y, en casos ms extremos, amplifica el temblor de su mano y lo vuelve evidente para todos. En definitiva, el laser no es para nada recomendable si usted no quiere que el auditorio sepa que est nervioso. De la redaccin de MATERIABIZ redaccion@materiabiz.com

CONSEJOS DE LOS EXPERTOS PARA REALIZAR PRESENTACIONES EFECTIVAS


Crear presentaciones impactantes no es nada fcil hoy en da, cuando la sociedad es bombardeada constantemente con informacin de todo tipo. La cultura occidental se est moviendo rpidamente desde la informacin escrita y verbal hacia el dominio de la imagen y la comunicacin visual. Los nmeros y las letras continan y continuarn siendo el principal medio para expresar y registrar informacin, pero su absoluto dominio est cediendo el paso al avance de la informacin visual [1]. En los documentos impresos, el lenguaje ha sido el elemento principal y los factores visuales se han considerado como secundarios o de soporte. Actualmente, en los medios de comunicacin prima lo visual y lo verbal simplemente complementa. Nuestra cultura verbal se ha movido hacia lo icnico al punto que la mayora de lo que sabemos y aprendemos, lo que compramos y en lo que creemos, lo que reconocemos y deseamos, est determinado por la imagen fotogrfica que

hace eco en la psiquis humana [2]. Es urgente que los estudiantes desarrollen sus capacidades para trabajar adecuadamente con entornos visuales como la multimedia y que reconozcan cuando un dato debe presentarse en forma visual y cuando en forma descriptiva con palabras y nmeros. Presentamos a continuacin una serie de ideas propuestas por expertos en el tema para que sirvan como gua del maestro en la formacin de los estudiantes en la realizacin de presentaciones efectivas.

IDEAS PROFUNDIDAD EN LA INVESTIGACIN

El profesor se debe asegurar que la proporcin de tiempo dedicada por los estudiantes a
la investigacin y el desarrollo de ideas sea mayor que el tiempo dedicado a preparar las diapositivas. Para la mayora de los temas, la investigacin y reflexin deberan comprender alrededor del 80% o ms del tiempo total del proyecto. Investigacin=80%, Presentacin=20% [3]. Estas expectativas se deben comunicar a los estudiantes al inicio del proyecto y para formalizarlas se solicita a cada estudiante que lleve un registro del tiempo dedicado a cada actividad. Tambin desde el inicio del proyecto debe dejarse claro que las nuevas tecnologas son deslumbrantes y pueden aadirle gran valor a una presentacin. Pero los estudiantes no

deben dejarse seducir por ellas ya que la audiencia lo que desea es escuchar algo realmente nuevo, producto de una excelente investigacin. APORTAR INFORMACIN (DATOS NUEVOS)

Dependiendo del tema a tratar, los estudiantes necesitan presentar evidencia suficiente
para sustentar un argumento slido que cubra los tpicos y dimensiones exigidos por el proyecto de investigacin. La respuesta a cunto es suficiente? depende del tema que se aborde. Los estudiantes deben tener en cuenta que las presentaciones efectivas dependen de la calidad de la informacin expuesta y no de la forma como sta se presente (espectacularidad). Se debe poner especial cuidado en la articulacin de la informacin que se aporte en la presentacin. Un argumento slido debe conducir a una exposicin fluida de los datos nuevos sobre un tema en particular que la audiencia no conoce. Cuando los estudiantes hayan construido respuestas, creado soluciones, tomado decisiones y propuesto recomendaciones sobre un tema, podrn dedicarse a compartir sus descubrimientos. En este punto, ellos deben enfocarse en la comunicacin persuasiva del contenido [3]. Se debe alentar a los estudiantes para que en cada investigacin, si es pertinente, analicen cmo se relaciona su proyecto con los temas de actualidad e inters para la comunidad estudiantil. TICA

Desde un comienzo se debe establecer el respeto por los derechos de autor que los
estudiantes deben observar a lo largo de la investigacin. Ellos deben citar las fuentes de las cuales obtuvieron todos los elementos utilizados en su presentacin (texto, fotografas, imgenes, mapas, etc). A no ser que las fuentes se citen en cada diapositiva, la ultima debera listar las obras consultadas, no importa que se trate de una presentacin informal [4]. Los profesores deben familiarizarse con las leyes y normas que regulan el respeto por los derechos de autor [5]. El docente debe realizar un esfuerzo importante para ayudar a formar buenos ciudadanos en un mundo cada vez ms digital. Es importante destinar un tiempo para reflexionar con los estudiante sobre este asunto.

SELECCIONAR TEXTO E IMAGEN

DISEO

Se debe solicitar a los estudiantes que preparen un guin con el fin de evitar productos
finales carentes de una estructura lgica o que no puedan comunicar el mensaje central. Adems, ste puede usarse como herramienta de evaluacin durante el desarrollo del proyecto [4]. El guin con los temas y subtemas puede ser la diapositiva inicial de la presentacin. A partir de sta se definen los ttulos de las otras diapositivas y bajo cada ttulo se incluye el texto explicativo, las imgenes de apoyo y las notas personales.

Cada diapositiva debe tener un ttulo que aclare tanto al pblico como al estudiante que
realiza la presentacin, cul es el punto principal a comunicar. Esto asegura la coherencia en la presentacin y ayuda a organizar el material. El texto de cada diapositiva se debe limitar a unas cuantas frases. En general, cada diapositiva debe contener slo seis lneas de texto, con seis palabras por lnea, no importa que un par de diapositivas tengan 8 lneas, pero que esto no sea la regla. A no ser que los estudiantes realicen una cita textual, no deben incluirse prrafos en las diapositivas. Escriba frases, no oraciones. Tenga en cuenta que la presentacin es el soporte de su discurso verbal, no el reemplazo de ste y que le debe recordar adems, hacer comentarios adicionales. No olvide simplificar, simplificar y simplificar. Cuando el estudiante termine de preparar la presentacin, debe volver a editarla con el fin de omitir palabras innecesarias o reemplazar oraciones por palabras claves. Se debe tener especial cuidado con la redaccin y ortografa, pues los errores se magnifican cuando se proyectan. Un buen truco consiste en imprimir la presentacin y pedirle a alguien ms que la lea con el fin de corregir errores ortogrficos, mecanogrficos u otras inconsistencias. Las ayudas visuales como grficas, mapas, dibujos y fotografas, entre otras, se deben utilizar para permitir a la audiencia visualizar conceptos que de otra forma resultaran difciles de entender. Deles ese uso. No espere que las ayudas visuales hagan anlisis, creen empata, generen preguntas o construyan una relacin con la audiencia. Esa es labor del presentador. Es recomendable que cada diapositiva tenga el logotipo del colegio, el nombre y el grado del estudiante, ubicados en la parte baja al lado izquierdo. Se debe abrir y cerrar la presentacin con textos que sean especiales. Los primeros minutos sirven para establecer un contexto que es critico para generar las expectativas y el inters de la audiencia. Los minutos finales sirven para unir todas las piezas y enfatizar los puntos ms importantes que se han tratado a lo largo de la presentacin. ARMONA

Debe promoverse la simplicidad a lo largo de toda la presentacin. Sea consistente en el tipo de letra, su tamao y formato. Se debe usar un tipo de letra clara y fcil de leer como Arial, Tahoma o Verdana. As
como fondos de pantalla sencillos. Todas las palabras deben ser legibles desde el lugar ms alejado del saln. Las combinaciones de maysculas y minsculas son las ms legibles [4]. Las vietas deben ser consistentes; en un listado de acciones todas las frases deben comenzar con verbos; en un listado de beneficios todos los puntos deben corresponder a esta categora. Todas las vietas pueden comenzar con un verbo, o las frases con un sujeto. Esta estructura har que la presentacin fluya ms fcilmente de un punto a otro. 6 palabras en cada vieta, 6 vietas en cada diapositiva, y no ms de 6 diapositivas de texto seguidas, es una buena prctica. Seis diapositivas de texto seguidas, quiere decir que el presentador habla por lo menos 10 minutos sin ninguna ayuda visual.

La apariencia de las diapositivas debe ser variada. Es buena idea intercalar graficas, con
frases y listados, con fotos. Una impresin en papel de la presentacin permite asegurarse que hay variedad visual. Hay que ser cuidadoso con el uso de los colores. Una buena eleccin de colores es un punto critico para la transmisin del mensaje. Por ejemplo, la utilizacin del rojo en presentaciones que contengan resultados numricos debe hacerse con cuidado ya que este color significa valores negativos. Asegrese de tener buen contraste entre el texto y el fondo. Los expertos recomiendan colores muy oscuros para el texto y pasteles plidos para el fondo como amarillo claro, aunque algunos prefieren texto claro sobre fondo oscuro. Al final de la presentacin tenga un par de diapositivas en blanco seguidas de otra que diga "Gracias" o que presente nuevamente el contenido de la diapositiva inicial. ELIMINAR DISTRACCIONES

Los diseos muy vistosos pueden opacar el impacto del mensaje. Use transiciones naturales, como el texto que cae o que aparece desde la izquierda. Es
ms fcil leer cuando el texto proviene siempre del mismo lugar. No se exceda con las transiciones, pues no todas las diapositivas requieren efectos especiales. La presentacin debe tener el mnimo posible de sonidos y animaciones. Estos elementos deben reservarse para dar mayor nfasis a los puntos importantes [4]. No utilice colores complementarios en la misma diapositiva (rojo y verde, azul y anaranjado, etc). No utilice colores brillantes, sobre todo colores primarios, pues estos distraen, cansan e incluso pueden ocasionar problemas de visin para algunos asistentes. Los dispositivos de proyeccin pocas veces producen los mismos colores que un monitor. Asegrese de verificar que todas las tonalidades de la presentacin se vean bien cuando son proyectadas.

PRESENTACIN HABLAR

Si el presentador se comunica con seguridad y transmite sus conocimientos con


sinceridad, la audiencia tiende a darle mayor credibilidad y confianza. Es muy importante ensear al estudiante a evitar la mera apariencia de conviccin, debe aprender a pensar y comunicarse honestamente. Esto constituye uno de los aspectos esenciales de un buen ciudadano. Los demagogos han dominado las tcnicas oratorias, se debe alentar a los estudiantes para que reconozcan y duden de los oradores manipuladores y falsos. Es indispensable que los estudiantes desarrollen el pensamiento crtico para no "caer" ante una presentacin poco profunda o ante imgenes e ideas de dudosa validez. El orador efectivo crea una conexin fuerte con la audiencia y establece contacto visual con cada miembro del grupo en diferentes momentos de la presentacin. Se debe evitar que el estudiante lea las diapositivas. La audiencia las puede leer sin ayuda del expositor, ste debe concentrarse en la elaboracin y exploracin del tema investigado.

ACTUAR

El estudiante no puede olvidar su primera y mas til herramienta audiovisual: l


mismo!. Su rostro, su voz, sus manos y su cuerpo son mucho ms expresivos que cualquier cosa que la tecnologa pueda producir. Haga pausas deliberadas con diapositivas neutrales que le permitan acercarse ms a su audiencia. Herramientas como PowerPoint son ms poderosas en manos de un presentador hbil. Por eso se les debe insistir a los estudiantes que practiquen sus presentaciones. Otra de las formas de involucrar a la audiencia con el presentador adems del contacto visual y el entusiasmo, consiste en contar ancdotas personales, apuntes divertidos o ejemplos inteligentes [4]. Es buena idea tener un "Plan B". La tecnologa es cada da ms fcil de usar, pero sigue existiendo la posibilidad de que un proyector no pueda comunicarse con el computador, o pueda caerse la red. Tenga un plan de contingencia como tener la presentacin en transparencias o tener una copia impresa que se pueda fotocopiar en cualquier momento. Si el equipo falla, el estudiante debe continuar, l es el mensaje; las ayudas visuales son slo eso, ayudas. LA AUDIENCIA

Analice su objetivo y las expectativas de la audiencia. Cul es el propsito de la


presentacin: ensear, persuadir, motivar, aclarar o informar? Si el mensaje del orador le llega a la audiencia de una manera convincente y atractiva, es probable que varios de los asistentes den seales de aprobacin mediante alguna forma de lenguaje corporal. El presentador debe estar pendiente de este tipo de seales a fin de continuar como va o rectificar en la forma de presentar la informacin. El estudiante que realiza la presentacin debe hacerse preguntas como: Quin est sentado ah? Cules son sus necesidades? Cules sus preferencias? Qu comportamientos tienen? Cunto saben sobre el tema? Cunto vocabulario manejan, y Qu nivel de profundidad se le debe dar al tema? Por respeto a la audiencia, asegurarse antes de iniciar la presentacin que todos los elementos fundamentales para llevar a cabo la presentacin, funcionen apropiadamente. Es importante que dentro del tiempo de la presentacin haya espacio para que la audiencia pueda hacer preguntas. Pensando en el momento de las preguntas, es importante conocer la ubicacin dentro de la presentacin de las diapositivas claves para llegar a ellas directamente a fin de aclarar las dudas presentadas por la audiencia. EVALUACIN EJEMPLOS

El docente puede comunicar a sus estudiantes lo que espera de ellos con la


presentacin, mostrndoles ejemplos de buenos trabajos [3]. Para lograr que los estudiantes realicen trabajos de calidad, con profundidad y elegancia, se debe permitir que ellos aprecien trabajos excelentes realizados por otros estudiantes en proyectos similares.

Aunque existe el peligro de que imiten los trabajos realizados por otros estudiantes, en
general responden bien cuando ven una serie de productos y presentaciones que demuestren una buena combinacin de pensamiento y uso apropiado de la tecnologa [3]. INSTRUMENTOS

En el caso de los proyectos de investigacin donde se ha utilizado un modelo como Big


6, la presentacin debe ser un componente sumario de un producto mayor. Los estudiantes deben desarrollar sus presentaciones solo despus de haber terminado un ensayo profundo donde hayan considerado las preguntas esenciales sobre el tema elegido [4]. Las Matrices de Valoracin (Rubrics en ingls) (http://rubistar.4teachers.org/index.php) pueden usarse para describir a los estudiantes lo que el docente espera. Esta herramienta se puede desarrollar con los estudiantes para que ellos estn mas involucrados en el proceso de crear buenos productos. He aqu dos ejemplos de Matrices de Valoracin, una para evaluar la presentacin Multimedia y otra para evaluar la creacin de una pagina Web. La presentacin realizada con un software como PowerPoint es el compendio visual de los descubrimientos que apoyan la presentacin oral. Lo ideal es que la presentacin se acompae de un ensayo o argumento cuidadosamente construido, desarrollado en un procesador de palabras, que plantee las ideas principales y las trate con profundidad [3]. REFERENCIAS

[1] Lindstrom, Robert L., Being Visual, Chapter 3: Multimedia Literacy. A Guidebook for
Strategic Presentation in the Rich-media Communications Era. [2] Dondis, Donis A. A primer of Visual Literacy. [3] Mckenzie, Jamie. Scoring Power Points. [4] Valenza, Joyce Kasman. PowerPoint effective, but often misused. [5] Copyright Website. Portal que provee informacin sobre derechos de autor para todos los navegantes en Internet (ingls).. BIBLIOGRAFA

Anderson, Gail Zack. Top Ten Tips for PowerPoint Slide Shows. Anderson, Gail Zack. First Steps First. Anderson, Gail Zack. Adding Value with Visual Aids. Endicott, Jim. Five Step Approach to Mapping Your Presentation Content. Lindstrom, Robert L., Being Visual, Chapter 2: Presentation Evolution?. A Guidebook for

Strategic Presentation in the Rich-media Communications Era. Miller, Anne. Defining Your Audience. Misner, Carol D. Tips on Multimedia: Using PowerPoint for Presentations. Plagiarism.org. Recursos en lnea para educadores preocupados con el crecimiento del plagio en Internet (ingls). Valenza, Joyce Kasman. Teaching Ethics in a World of Electronics. Presentation Visual Design Guide.