Iniciacin y Planeacin de un Proyecto

Secuenciacin de las actividades del proyecto, estimacin de la duracin de las actividades y ruta crtica Una vez que se han definido las actividades del proyecto se deben representar en un calendario que permita conocer la duracin total y presente las bases para el seguimiento y control. Para establecer la duracin total se requiere definir el tiempo estimado de cada tarea, la secuencia de las tareas, es decir, las dependencias que existen entre ellas para su realizacin y finalmente hacer las adecuaciones necesarias para crear el calendario del proyecto.

Administracin del tiempo del proyecto La administracin del tiempo del proyecto inicia con la definicin de los tiempos estimados para realizar cada tarea e incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto sea terminado a tiempo de acuerdo con las estimaciones. En muchas reas de aplicacin, las actividades comprenden un conjunto de tareas, sin embargo, en otras reas, las tareas comprenden un conjunto de actividades. No es importante el trmino usado sino la descripcin del trabajo que debe ser hecho por las personas.

Estimacin de la duracin de las actividades La estimacin del tiempo por tarea involucra el clculo del nmero de perodos de trabajo que se requieren para completarla. El clculo lo provee la persona o equipo de trabajo que est ms familiarizada con la actividad, o al menos, debe aprobar el estimado considerando tiempos de espera como fines de semana o asuetos Para determinar los tiempos se requiere la siguiente informacin: Lista de actividades Restricciones Supuestos Requerimientos de recursos Informacin histrica

Es muy importante que el negocio administre informacin hostrica sobre la duracin de las actividades a travs de diferentes fuentes como archivos de proyectos, bases de

datos comerciales con duraciones estimadas o el conocimiento del equipo del proyecto La estimacin la debe realizar la persona con ms conocimiento de la tarea ya que el juicio experto evita la incertidumbre y el riesgo. Otra tcnica que puede utilizarse es la estimacin anloga que tambin es llamada Top down e implica usar la duracin de una actividad similar previa. Es til para estimar la duracin de proyectos con informacin limitada. Se recomienda utilizarla cuando las actividades son realmente similares y las personas que preparen los estimados poseen la experiencia necesaria Existen herramientas mas sofisticadas como la simulacin que nvolucra el clculo de mltiples duraciones con diferentes conjuntos de supuestos en este caso, el anlisis ms comn es el mtodo de Monte Carlo que define para cada actividad una distribucin de posibles resultados para todo el proyecto. Dependencias de tareas Para que una tarea pueda ser realizada se requiere la autorizacin del inicio del proyecto o la conclusin, inicio o terminacin de otra tarea definida en la metodologa para desarrollar el producto final, esto es llamado dependencia. Por ejemplo, cuando se construye una casa, no es posible realizar la tarea colocar el techo si haber realizado previamente varias tareas, por ejemplo, construir muros. La tarea colocar techo es dependiente de la tarea construir muros. Para realizar el calendario del proyecto se requiere analizar y definir la dependencia de cada una de las tareas del proyecto y con ellas, se construye un diagrama grfico del flujo de trabajo del proyecto. Este paso se desarrolla usando la informacin de las tareas descritas en la WBS. La red de actividades muestra: Las actividades del proyecto La secuencia lgica de las actividades Las interdependencias entre actividades

En algunas reas, la WBS y la lista de actividades se desarrollan al mismo tiempo. A continuacin se muestra la representacin grfica de una red de actividades:

Las Flechas representan dependencias, no se relacionan con duracin Los beneficios de representar el proyecto en funcin de una red de actividades son los siguientes: Es fcil de comunicar la relacin de actividades a todos los participantes

Permite hacer modificaciones cuando ocurren eventos inesperados Provee las bases para calendarizar la mano de obra y equipo Fortalece la comunicacin entre todos los grupos Provee un estimado de la duracin del proyecto Provee las bases de presupuestacin del flujo de efectivo Identifica actividades crticas Resalta actividades que podran comprimirse para lograr fechas de entrega Minimiza las sorpresas durante el desarrollo del proyecto

Para la construccin de la red de actividades se utilizan Nodos para representar actividades y flechas para mostrar las dependencias y flujo del proyecto. Cada actividad representa una o ms tareas que requieren tiempo y el ms alto nivel en un diagrama del sistema es llamado milestone La terminologa utilizada en la construccion de las redes de actividades es la siguiente: Actividad Evento que se lleva a cabo en el proyecto y que tiene asignado un tiempo, costo y responsable (A) Actividad fusionadora (Merge) Es una actividad que depende de la realizacin de otras actividades (D) Actividad de ruptura (Burst) Actividad de la que dependen varias actividades (D) Actividad paralela (Parallel) Actividad que puede realizarse al mismo tiempo que otra (B) Camino (Path) Secuencia de actividades dependientes (Inicio-B-D-Fin) Camino crtico (Critical path) Serie de actividades dependientes representan la mxima duracin del proyecto. Se obtiene mediante clculos Evento Una actividad que no requiere tiempo para realizarse. (Inicio) La red de actividades puede hacerse utilizando diferentes enfoques, por ejemplo: AON Activity on Node Las actividades se representan en nodos AOA Activity on arrow Las actividades se representan en las flechas que

Existen reglas bsicas para desarrollar la red de actividades: El flujo de la red se interpreta de izquierda a derecha Una actividad no puede iniciar hasta que se hayan terminado sus actividades precedentes Las flechas indican precedencia y flujo y pueden cruzarse Cada actividad debe tener una identificacin nica El identificador de una actividad debe ser mayor que el de todas sus actividades predecesoras No se permiten ciclos ya que no se representa el proceso, solo las dependencias No se permiten estatutos condicionales Cuando hay mltiples actividades que inician al mismo tiempo, se sugiere integrarlas con un nodo de inicio. Lo mismo sucede con la terminacin del

proyecto Para la construccin de la red, se utilizan diferentes tcnicas que tienen los mismos objetivos y que difieren en la manera de representarla, tales como: Diagrama Diagrama Diagrama Diagrama Diagrama CPM (Critical Path Method) Pert (Program Evaluation Review Technique) TLN (Time Line Network) de precedencias PDM (Precedence diagramming Method) de flechas (Arrow Diagramming Method)

El conocimiento de la disciplina establece ciertas dependencias entre las tareas, sin embargo, existen otras dependencias que se definen como: Dependencias mandatorias "hard logic": Son inherentes a la naturaleza del trabajo que se realiza e incluyen limitaciones fsicas. Un prototipo primero debe crearse antes de ser probado. Dependencias discrecionales: Son definidas por el equipo del proyecto y normalmente se basan en el conocimiento de las "mejores prcticas" en el rea de aplicacin Dependencias externas al proyecto: Involucra una relacin entre las actividades del proyecto con actividades fuera de l en las que intervienen entidades externas Restricciones: Factores que podran limitar las opciones de trabajo y decisin del equipo del proyecto Supuestos: Factores que para propsitos de planeacin pueden ser considerados verdaderos, reales o certeros, involucran un cierto grado de riesgo Una vez que se han determinado las tareas dependientes, se requiere establecer el momento de la dependencia, por ejemplo, una tarea debe iniciar cuando termine su predecesora por lo que ser Final-Inicio. De igual manera existen las siguientes dependencias:

Ruta Crtica Hasta este momento se ha construido la red de actividades en la que cada una tiene definida su duracin, sin embargo, se desconoce la duracin total del proyecto por lo que debe calcularse la Ruta crtica que consiste en la serie de actividades dependientes que representan la mayor duracin del proyecto El conocer la ruta crtica permite administrar el calendario, asignacin los recursos de la mejor manera y administrar el riesgo. Los elementos mas importantes que se consideran en el clculo son:

Que se representarn en la red de actividades:

Cada una de las actividades tendr una fecha en el calendario dependiendo de su duracin y de sus actividades predecesoras por lo que requiere que sea calculado el tiempo primero de inicio y de terminacin de acuerdo a lo siguiente:

En este caso, la actividad A inicia en el tiempo 0 por lo que terminar optimistamente en el tiempo 5, es decir, se calcula el tiempo de inicio mas la duracin. El tiempo primero de terminacin de la actividad, ser el tiempo primero de inicio de las subsecuentes. En el caso de que una actividad dependa de varias actividades, su tiempo primero de inicio ser el tiempo de terminacin de la actividad predecesora de mayor duracin:

Con este clculo se conoce el tiempo total del proyecto pero aun no se ha determinado la serie de actividaes que generan este tiempo. El siguiente clculo consiste en el tiempo ltimo de inicio y de terminacin de cada actividad de acuerdo a lo siguiente:

Para definir estos tiempos, se iguala la fecha optimista con los tiempos ltimos y se procede a calcular de derecha a izquierda los tiempos ltimos de cada actividad. El tiempo ltimo de terminacin de una actividad, ser el tiempo ltimo de inicio de su actividad sucesora, mientras que el tiempo ltimo de inicio ser el tiempo ltimo de terminacin menos la duracin de la actividad. En el caso de haber mas de una actividad sucesora, se toma como tiempo ltimo de terminacin la de menor duracin:

Hasta este momento, se ha establecido la red de actividades con los tiempos, pero aun no se establece la ruta crtica. Esta definicin requiere calcular la holgura de cada actividad. La holgura se determina restando el tiempo ltimo de terminacin menos el tiempo ltimo de inicio o el mismo clculo con los tiempos primeros. Una validacin del proceso consiste en verificar que el resultado sea el mismo utilizando cualquiera de los dos conjuntos de tiempos: