LustRE MUNICIPALOAD DE OVALE, DIRECCION DE ADMINISTRAGION Y FNANZAS ‘ACTIVO FLO INSTRUCCION N° 03/2022 OVALLE, 21 de Septiembre de 2022 visTos: Laley N° 18.695, Ley Organica constitucional de Municipalidades Ley 19.880 que establece las bases de los procedimientos adminstrativos que rigen los actos de los érganos de la administracion del estado, fico Circular n° 28.704 del 27 de agosto de 1981 de la Contraloria general de la Repiblica. Circular n° 51 del 9 de febrero de 2009 de Direccién de Bibliotecas, archivos y museos. Documentos tecnicos en apoyo a la gestion documental de los servicios piblicos, desarrollado por la Direccién. de Gobierno digital en el marco la Ley 21.180, publicada en noviembre de 2019 CONSIDERANDO: La necesidad de instrur a las distinas Direcciones, departamentos y seociones del érea municipal, las directrices en materia de conservacion y eliminacién de documentos, con el fin de mejorar los espacios fisicos intemos de almacenamiento de las unidades municipales y dar un ordenamiento intemo respecto del manejo 4e la documentaciin existent a fin de una mejor respuesta a la bissqueda de ella para los procesos y gestion itera del area municipal. Las atribuciones que confiere el articulot2 y 63 de la Ley 18.695, y lo sefialado en dictémenes N° de la CGR. ‘APRUEBESE Y DESE CUMPLIMIENTO a la siguiente instruccion emanada de la seccién de activo fio, perteneciente a la Direcci6n de Administracion y Finanzas: INSTRUCTIVO PARA EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE DESTRUCCION DE DOCUMENTOS DE LAS DISTINTAS UNIDADES DE LA MUNICIPALIDAD DE OVALLE Las principales disposiciones legals e indicaciones asociadas al proceso de eliminacién de documentos estan contenidas en el Ofcio Circular N° 28.704 del 27 de agosto de1981 dictado por Contraoria General de la Repiibica. Dicha norma sefiala que la autorizacién para eliminar documentos de los érganos de la ‘Administraci6n del Estado debe darla, por regla general, el Presidente de la Repablica, en su calidad de Jefe {de Estado, y en el caso de los 6rganos que gozan de autonomia administrativa, procede que dicha autorizacion 'a\confera larespectiva Jefatura Superior en el caso de los municipios, esto es al alcade, dctandose para elo el corespondiente Decreto que aprueba el acto administrative, Lo anterior, sin perucio de las modalidades especiales contempladas en la ley. OBJETIVOS GENERALES: Establecer directrices que permitan aplicar en forma eficiente y efectiva los procesos de eliminacién de documentacion de las distintas dependencias del area municipal, teniendo en cuenta el ciclo de vida del documento y la normativa vigente, Este instructivo se refiere a la forma en que se procederd con la destruccién de documentos, de acuerdo a los rocesos de identificacién, valoracion y seleccién documental que permitieron establecer qué documentos Tal procedimiento s6lo puede levarse a cabo tras el comespondiente andlisis de tas caracteristicas de la documentacion que se busca eliminar a modo de poder conclur si existe ono la facultad de eliminartao si, por el contraro debe ser conservada, andlisis previamente realizado por lajfatura dela unidad productora de los documentos, dejando el debido respaldo digital si carespondiere, Para el procedimiento se considera como una buena practica la utiizacion de aquellos medios altemativos ala incineracion, como por efemplo, la trituracion de documentos, inutiizacion de estos, deposito en relieno sanitari, etc,, que garanticen la imposibilidad de reconstrur la informacion contenida en los documentos originales, y que sean de naturaleza sustentable. Se recomienda incluir material visual del procedimiento {fotogratias). Procedir para la oliminacion de documentos. Para la eliminacién de documentos, la unidad productora deberd considerar los siguientes aspectos: ‘1-Definir un cronograma de eliminacién de acuerdo a la organizacién intema de cada unidad integrante del municipio. 2.-Segiin ese cronograma, cada unidad deberd realizar un proceso de valoracién y seleccion de documentos teniendo en cuenta la normativa legal y criterios de valoracién y seleccién documental que asegure la liminacién responsable ylo de conservacion indefinida para los documentos con valor patrimonial, 0 la importancia que la documentacion pueda haber adquirido en el transcurso del tiempo. 3-En cada unidad debe definirse de manera formal un comité evaluador de archivos, el cual lideraré el procedimiento de eliminacion de documentos y serd responsable de la valoracion y seleccion de los documentos ‘a eliminar, sino se definiera, se entiende que seré la Jefatura de la unidad productora de documentos responsable del procedimiento, ‘4.-Basado en la valoracion y seleccién realizada se debera confeccionar un inventario de los documentos que seran eliminados transcrito en un “Formulario de eliminacién’. El registro debe ser visado por todos quienes participaron en el proceso de la valoracién y selecci6n y a Jefatura de la unidad productora de documentos. 5. El Jefe de la unidad productora de documentos solicitaré al Sr. Alcalde autorice la destruccién de la documentacién informada a través de inventario sefialado en punto anterior, tal solcitud debe adjuntar: a.- El Formulario de eliminacion con Inventario de la documentaci6n seleccionada para eliminar con sus fimas respectivas. b~ Certificacién de Jefatura solictante de haber cumplido con los procesos de identificacién, valoracion y seleocion de los documentos requeridos a destrui. = Indicar en a solicitud, (Formulario) a través de qué mecanismo de destruccion corresponde sean eliminados sus archivos. (Ej. Incineracién, picado para reciclaje, retro) 6.- El procedimiento de Eliminacion de documentos debe ser autorizado por el Alcalde a través de un Decreto Exento, que autoriza la eliminacion de los documentos desoritos en el inventario del punto 4. 7.- La jefatura de la unidad productora de documentos (duefia del archivo), recibido el Decreto Exento que prueba la destruccién de sus archivos, los remit fisicamente en el mismo orden detallado en el inventario, a la seccién de Activo Fijo, para que esta seccién proveda a la destrucci6n fisica de la documentacién mediante el mecanismo de destruccién, indicado previamente por la Jefatura de la unidad productora de los documentos. 8.- La seccién de Activo fio, al realizar el procedimiento de eliminacion levantara un Acta que deje constancia de la destruccién de los documentos sefiaiados en el inventario, la que debe descrbir las actividades llevadas ‘a cabo y ser frmada por todos quienes participaron en el proceso de eliminacion. Finalizado el procedimiento } CIRCULAR N° 51 DE 09/02/2019, DE LA Direcci6n de Bibliotecas, archivos y museos.ILustRE MUNICIPALIOAD DEOVALLE DIRECCION DE ADMINISTRACION YFINANZAS ‘ACTIO FUO ‘se remitira copia de acta de eliminacién firmada al Jefe de la unidad productora que solicits la destruccion de los documentos. «Para todo efecto debe contar con el ministro de Fe (Secretario Municipal), y cuando se trate de documentos de esa secretaria, deberd actuar como ministro quien lo subrogue. MARCO NORMATIVO QUE REGULA LA ELIMINACION DE DOCUMENTOS. Las normas generales se contienen en el Oficio Circular N°28.704 del 27 de agosto 1984, de la Contraloria General de la Repiilica y dictamenes de ese origen ‘Al momento de ponderar fa pertinencia de la eiminacion de documentos debe distinguirse el tipo documental a fin de determinar las eventuales regias a aplicar, las cuales podemos separar en cuatro categorias: 2) ta Circular N® 28.704 de 1981, sobre Disposiciones y Recomendaciones Referentes a Eliminacion de Documentos, de la Contraloria General de la Republica; ) .Eldecreto N* 577, de 1977 de Bienes Nacionales sobre destinacion del material de desecho; c) La ley N°18.845, que consagra un sistema de general aplicacién relativo a la microcopia 0 rmicrograbacién de documentos y 4) Eldecreto N° 721, de 1980 del Ministerio de Educacion, que crea la Comisién de Selecci6n para los efectos de descarte de documentos oficiales. ‘Ademas, el Consejo para la Transparencia, (2012), a través de Proyecto: “diagnéstico y recomendacion de buenas practicas en gestion documental en organismos piblicos" emite Guia N°4, que enmarca el Procedimientos para ~-'la._~—seliminacién © de._-«= documentos. de archivos. https: “www educatransparenci les/docs/quia4. pdf EI Programa de Modemizacién del Sector Piblico, Proyecto de Modemizacién del Archivo Nacional de Chile, Abril 2019._htps://wyw.archivonacional.qob.cil616/articles-90463 recurso 9.pdf en el marco del Instructivo presidencial de transformacion digital y la Ley 21.180 de noviembre de 2019. Documentos no eliminables o conservacién permanente: De acuerdo a la Circular N°051 del 9 de febrero de 2009 de la Direccion de Bibiotecas, Archivos y Museos, “esta prohibida la destruccién de todo documento de valor historico o cultural, aunque haya sido micro copiado ‘0 micro grabado. Se entiende que tiene tal cardcter aquellos documentos pertenecientes a la Administracion Pablica respecto de los cuales el Conservador del Archivo Nacional ejerza el derecho de oposicion a que se Tefiere el articulo 6° de la Ley N°18.845. Ademés, todo documento de la Municipalidad que hace identiicable a {a comuna, como ser Memorias Municipales, Catastros, Expedientes de la Direccién de Obras Municipales, Planos Reguladores, Ordenanzas, Reglamentos, Estudios u cualquier otro documento trascendental para la historia de la Municipalidad de Ovalle. Datio por desastres: Es del caso sefialar aquella crcunstancia no prevista en el Ofcio Circular N°28.704, referida a documentos que por diversas circunstancias, tales como inundaciones, terremotos, lluvias, incendios, entre otros, quedan inuilizados, y que por tanto se debe proceder a su incineracion para evitar su mal uso y ottos efectos nocivos para la salud. Sobre el particular, la Contralorla General de la Repiblica sefiala que dicha circunstancia es un imprevisto imposible de resistr y consfituye un caso fortuto 0 de fuerza mayor, regulador por el articulo 45 del Cédigo Civil Plazos: En general los plazos considerados por la normativa para eliminar material de archivo, sera de tres afios desde la emision del documento, salvo para el caso de la documentacion relativa la contabilidad fiscal, municipal o de la beneficencia piblca (rendiciones), donde la destruccién o incineracién procedera luego de cinco afios desde su revision defintiva. Las Direcciones y Unidades Municipales deberan realizar el proceso de consulta y valorizacion de documentos todos los aos para la eliminacién de sus documentos inactivos, Cada responsable de archivo deberd definir que no existe ningin impedimento administrativo ni legal que altere 1 plazo establecido de conservacion de sus documentos de archivo,LUSTRE MUNICIPALIOAD, DEOVALLE, DIRECCION DE ADMINISTRACION Y FNANZAS "ACTIVOFUO En razén de lo dispuesto en la ley N° 18.845 y a la luz de los principios de eficiencia, eficacia e idonea administracién de los medios pibiicos,contemplados en los articulos 3° y5° de laley N° 18.575, los dctémenes. N's, 34,050, 8.331 y 84.160, todos de 2016, han manifestado que ls érganos de la Administracion del Estado pueden aprovechar las ventajas que les oftece la apicacion de la lay N° 18.845, a objeto de que la obligacion de conservar sus documentos sea cumpiida propendiendo al uso de sistemas digitales, Por su parte, el dictamen N° 23.766, de 2008, entre otros, ha considerado la factiblidad de reemplazar el proceso de microfilm utiizado para copiar y archivar documentacion de respaldo o derivada de la gestion que le compete desarrollar a las entidades pablicas, por un sistema de tecnologia mas avanzada, como, por ejemplo, la digitalizacién de documentos. Ello, en la medida que el método a emplear garantice, en témminos equiparables 2 los documentos originales, la duracin, legibildad y fdeidad de las copias que se obtengan como también la reproduccién de las mismas, conforme lo exige el articulo2° de a anotada ley N° 18.845. FORMULARIOS: ara faciltar a solcitud y elaboracion de! inventario de documentos se entrega plantila para el registro de documentos a eliminar. Formulario de inventario de eliminacién de documentos anainanon Setanta es indad responsable: DiretciGn de Adm. finanzas -Seccin Contabilidad Re do conservaci6n: Anterior a Julo 2017 _|CLASIFICACION: documentacén natva sen Hse fs Jens tree =f a rs ra (est a rio eng sen ei ee a TE Anétese, publiquese, comuniquese a Secretaria Municipal, Direocién de Asesorta Juridica, Direccién de ‘Administracion y Finanzas, Direccion de Control, Direccion de Medio Ambiente, aseo y Omato, Direocion de Desarrollo comunitario, Direccién de Seguridad piblica, Secretaria Comunal de Pranificacién, Direccién de Transparencia, Archivese.