Fecha: 30/07/2020 INSTRUCTIVO PARA LA INTEGRACION Y ORDENACION DE "Versio: OT ‘CARPETAS VO EXPEDIENTES, Pagina: 1 de 13, DEPARTAMENTO DE SECRETARIA GENERAL ARCHIVO CENTRAL > LA GESTION ARCHIVISTICA INSTRUCTIVO Ane 1A sense af | anal) DE Sas gis) UNIVERSIDAD AGRARIA DEL ECUADOR eran 1 bs Heese bs Fis to Lp!INSTRUCTIVO PARA LA INTEGRACION ¥ ORDENACION DE CCARPETAS V/O EXPEDIENTES, Pagina: 2 de 13 1. Antecedentes El Art. 136 del Estatuto de la UAE, asi como el articulo 12 del Reglamento Organizacional por procesos contempla entre las atribuciones y responsabilidades de la Secretaria General, conservar el archivo general de la Universidad Agratia del Ecuador, es por esta razén y en vista de las exigencias de los organismos de control se ha procedido en la creacién de un Archivo Central, en donde se resguardara la documentacién de la Institucién, de acuerdo a las técnicas archivisticas adecuadas, la cval serviré de consulta con el objetivo de satisfacer de manera eficiente, oportuna y con calidad las necesidades de los usuarios internos y externos de la UAE. La Regia Técnica Nacional para le Organizacién y Mantenimiento de los Archivos Piblicos, en su —anticulo 14 Atribuciones de la Unidad Productora, literal 3 sefiala “Integrar los expedientes de archivo conforme al procedimiento establecido en Ia Regla Técnica” y literal 5) menciona “Mantener debidamente organizados los expedientes” Es por este motivo, que es de sume importaneia la integracién de la gestién documental lo cual pemnite la organizacién adecuada de la informacién, reduciendo el archivo fisico, los costes, a la ‘vez que se increments la eficiencia en todos los procesos. 2. Ambito de aplicacién del procedimiento Se aplica a todos los Departamentos y Unidades Académicas de la UAE, para realizar la debida integracién y organizacién de las carpetes y/o expedientes. 3. Objetivo Guiar en la integracién, orden y correcta gestién de los documentos y expedientes fisicos, para que se mantengan auténticos, integros, fiables y disponibles durante su ciclo vital. 4. Definiciones ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucidn piblics o privada, en el transcurso de su gestion FOLIO: Hoja. FOLIAR: Accién de numerar las hojas. FOLIACION: Acto de enumerar las hojas solo por su cara o primera pégina, Operacién incluida en los irabajos de ordenacién, que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental, FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, cuya mumeracién se aplica solamente a esta cara (Recuerde solo se numera la primera cara) FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe ningin némero. ORGANIZACION DOCUMENTAL: Proceso archivistico orientado a la clasificacién, la or- denacién y la descripeién de los documentos de una institucion, PAGINA: Cara de una hoja. Lo escrito 0 impreso en una cara PAGINAR: Accién de numerar paginas. oxFecha: 30/07/2020 INSTRUCTIVO PARA LA INTEGRACION YORDENACION DE Version: 01 ‘CARPETAS VIO EXPEDIENTES Pagina: 3 de 13 TIPOLOGIA DOCUMENTAL: Es la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta regulada por una forms de procedimiento. En pocas palabras son los diferentes tipos de documentos que podemos encontrar. UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE: Es la que esté conformada por una sola tipologia, va que su funcién es la misma. UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA: Es la que posee variedad de tipologias documentales que van relacionadas con algo en comin, formando un expediente. 5. Normativa Regla Técnica Nacional para la Organizacién y Mantenimiento de los Archivos Piblicos emitida por la Direccién Nacional de Archivo de ls Administracién Péblica de la Secretarfa General de la Presidencia de la Repiiblica del Ecuador. 6. Contenido 6.1, LA GESTION ARCHIVISTICA 6.1.1, INTEGRACION Y ORDENACION DE CARPETAS ¥/O EXPEDIENTES 6.1.1.1. Identificacién de documentos de Archivo El documento de archivo es aquel que registra un hecho, acto administrativo, juridico, fiscal, contabley técnico, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de la Universidad Agraria del Ecuador. Estos documentos pueden ser: reportes, estudios, actas, analisis, informes, resoluciones, oficios, comespondencia, acuerdos, directivas, directrices, cireulares, contratos, convenios, instructivos, memorandos, estadisticas © bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o Ia actividad de los funeionarios de la Institucién, sin importar su fuente 0 fecha de elaboracién. Los documentos podran estar en cualquier soporte, sea impreso, sonoro, visual, digital, o cualquier otra tecnologia que sea producible por medios de acceso piiblico. Los documentos de archivo se expedientan, registran, valoran, transfieren y cumplen su destino final. 6.1.1.2. Documentos que no cumplen el proceso archivistico En la UAE los documentos que no se consideran de archivo, se dividen en tres categorias: a) Los documentos de comprobacién administrativa inmediata, b) Los documentos de apoyo informativo, € 0) Informacién Personal. Los tres tipos de documentos no estén sujetos al proceso archivistico, ni estan considerados en la Tabla de Plazos de Conservacién Documental, por lo que cada departamento 0 unidad académiea decidiré la forma y el tiempo para su eliminacién, sin que el periodo de uso y custodia rebase en lo posible un aio. 6.1.1.3. Tipos de documentos que no cumplen el proceso archivistico.- Se dividen en tres tipos: a) Documentos de comprobaciin administrativa inmediata: Son comprobantes de la realizacién de un acto administrative inmediato, por ejemplo: vales de fotocopias, registro de visitantes, listados de envios, facturas de correspondencia, controles de correspondencia de entrada y salida, vales de papeleria, tarjetas de asistencia, entre otros. Si bien son documentos creados 0 recibidos en el curso de trémites administrativos, no son documentos estructurados con relacién a un asunto, por lo que no siguen el ciclo vital y su baja debe darse de manera inmediata al término de sa utilidad, Su vigencia administrativa es inmediata o de no més de unINSTRUCTIVO PARA LA INTEGRACION ¥ ORDENACION DE. (CARPETAS W/O EXPEDIENTES, | Wersion: 01 [Plsna ae 3 b) Documentos de apoyo informative: Es la documentacién que se genera o conserva en la oficina y que se constituye por ejemplares de origen y caracteristicas diversas, cuya utilidad reside en la informacién que contiene para apoyar las tareas administrativas, tales como ‘mpresiones de documentos localizados en intemet, libros y revistas, directorios, fotocopias de manuales de equipos adquiridos por la dependencia, entre otros. Los documentos de apoyo {nformativo no reciben tratamiento archivistico ni siguen el ciclo vital, se conservan en laoficina hasta el érmino de su utilidad, que puede ser de 6 meses a un afto, al concluir su periodo deberén desecharse 0, si se trata de publicaciones con valor de actualidad, solicitar su ingreso a la biblioteca. ©) Informacién personal: Documentacién que contiene un texto que es el resultado de un asunto de cardcter personal o particular, que no esta enmarcado en los objetivos y finalidades de la entidad pibica, Incluyen, por ejemplo, los correos electrénicos personales, estados de cuenta, Fotografias personales, entre otros. Integracién de expedientes La apertura integracién de cada expediente generado por las unidades productoras deberd ccontemplar las siguientes consideraciones: a) Apertura de un expediente por cada asunto 0 trémite que surja en el marco de sus responsabilidades normadas (Ver gréfico No. 1), ) Los expedientes que se integren estarin identificados de acuerdo al Cuadro General de Clasificacién Documental (Ver grafico No. 2) Ubicacion Fisica 25 4 ‘AE 7001 Acide de F 2 i Ande Cua diy arsmae2Acetdelomeacia p a {EAE os ome Cnuge Cena fa Graco Ne I pear dexptites iFecha: 30/07/2020 INSTRUCTIVO PARA LA INTEGRACION YORDENACION DE | Versign O1 ‘CARPETAS W/O EXPEDIENTES. Pagina: $ de 13, ‘= Usique al inet de cade carpeta, solo les documentos que caresponden al expedente en cuestn y cidénelos en forma ascendente slendiznds al orden natural en que fieron eborados. €l de fecha reolene a continusckn de mas antigua, Ejemplo: Marzo 28 de 2018 Febrero 3 de 2019 Enero 10 de 2019 USE ACTAS: rifles Ne 2 src de needs ©) Se debe evitar la desmembracién de expedientes, por ende la segmentacién de documentos que lo integran, creando falsos expedientes. Se debe integrar cada documento desde el momento de su creacidn 0 recepeidn. ¢) Se evitara la duplicidad de informacién 0 incorporacién de copias, para esto, se deberd verificar la existencia 0 no de algiin expediente abierto sobre el mismo asunto, asi como la existencia del original 6.1.3. Ordenacién documental a) La ordenacién de los documentos dentro del expediente sera cronolégica, de forma que el primer documento serd el més antiguo y el iltimo el més reciente, 'b) Los anexos, en cualquier tipo de soporte, que forman parte del asunto también constituyen el expediente, Ejemplo: fotografias, carteles, videos, discos, memorias, entre otros. Si por el volumen 0 tamafo de los anexos es necesario mantenerlos en otro lugar diferente al expediente, deberd establecerse una referencia cruzada, utilizando un folio TESTIGO (ver Antexo No. 1),y en el caso de documentos electrénicos, metadatos que permitan la localizacién del expediente ©) Los arexos que acompatian al documento de archivo, se ordenan enseguida del documento principal, sin importar la fecha que tengan. 4) Documentos electrénicos impresos, NO se debe incluir en el expediente, # excepcién que el mismo forme parte esencial del expediente fisico, €) Los expedientes pueden estar conformados por uno o mas partes, dependiendo de le cantidad de documentos integrados en el mismo, identificando el mimero a que corresponda (ejemplo 13,23, 3/3). ) Los expedientes se ordenarin dentro de los muebles archivador por el titulo de la serie documental y mimeo de expediente 8) Los expedientes se conservarin preferentemente de manera vertical en estantes metélicos, y en forma horizontal en gavetas i la documentacién asi lo requiere.‘CARPETAS VIO EXPEDIENTES, Fecha: 30/07/2020 INSTRUCTIVO PARA LA INTEGRACION Y ORDENACION DE "Version: O1 Pagina: 6 de 13, 1) Cada gaveta o bandeja/piso de estante deberd tener una etiqueta identificadora al frente, con 1 niimero de bandeja/piso 0 gaveta (Ver grafico No. 3,4 y 5). Grin a, 5: Rati de mace achive ral Heriot ESTANTENO DEESTANTE Noe exTneraiioFecha: 30/07/2020 INSTRUCTIVO PARA LA INTEGRACION Y ORDENACION DE | Versign: O1 (CARPETAS WO EXPEDIENTES Pagina: 7 de 13 Cada expediente inicia su formacién y finaliza asi: = Documento que inicia el trémite. = Anexos y/o antecedentes (si los hay). ~ Toda la documentacién que se genera en el proceso. ~ ¥ documento(s) que finaliza el proceso. ~ Todo expediente debe ser foliado para asegurar su integridad y facilitarel acceso a la informacién, 3-2. Cierre del expediente El expediente se cerrara cuando concluya el wémite 0 asunto y se procederé a su expurgo y foliacién. A partir de este momento regirén los plazos de conservacién establecidos en la Tabla de Plazos de Conservacién Documental. Si se encuentra digitalizado el expediente, no es necesaria su foliacién, 6.3. Expurgo El expurgo se efectuard en el Archivo de Gestién, una vez que se haya cerrado el expediente y ‘como paso anterior ala foliacién a) Seleccionar y retirar los documentos que no se consideran material de archivo como: Revistas, periddicos, tesis de grado y libros, memorias (Debe ser remitido a la Biblioteca de la UAE). b) Se retirard toda aquella documentacién repetida, borradores, versiones preliminares, ejemplares multiples de un documento, hojas de recados telefénicos, mensajes y notas en tarjetas, entre ottos elementos. Asimismo, para la adecuada conservacién de los expedientes, se deberin retirar todos los elementos que puedan ser perjudiciales para la conservacién del papel como: ganchos de cosedora, post-it, grapas, clips, broches, 0 cualquier otro material ‘metélico que ponga en riesgo la integridad del documento. ©) No archivar sobres. Verifique si en el documento esté registrada la direccién y demas datos necesarios para enviar respuesta; en caso de que no existan y estén en el sobre, iome fotocopia de los datos por la patte posterior del documento, 4) Se podré conservar una copia certificada 0 compulsa cuando no se tenga el original y el documento sea parte del asunto del expediente de archive. ©) Siexiste un documento en papel quimico (Fax) tomar copia antes de ser archivado y retirar. 6.4, Proceso de Foliacién Le foliacién permite controlar Ia cantidad de folios wtles de-un expediente, garantizar el respeto al principio de orden original, la integridad y seguridad de la unidad documenta. La foliacién es requisito para las transferencias y bajas documentales. Una vez efectuado el expurgo y retiro de los elementos perjudiciales, se procederé a foliar cada una de las fojas utiles que conforman el expediente de acuerdo al orden de los documentos de archivo. Se deberé tomar en cuenta lo siguiente. a) Escribirel mimero en la esquina superior derecho del documento, en sentido del texto. Utilizar lépiz de mina negra tipo HB o B (archivo de gestién) y con boligrafo de tinta negra insoluble (para archivo central) iniciéndose desde el mimero 1 el cual comresponde al primer folio del documento que dio inicio al trémite y que en consecuencie corresponde a la fecha més antigua. Cada carpeta debe contener hasta 200 folios. No se deben foliar documentos en soportes, distintos al papel (CD's, videos, etc.), pero si dejar constancia de su existencia y del departamento 0 area a la que perteneve (Ver gréfico No. 6)Fecha: 30/07/2020, INSTRUCTIVO PARA LA INTEGRACION ¥ ORDENACION DE Wersidny O1 ‘CARPETAS Y/O EXPEDIENTES. Pagina: 8 de 13, Socumanio mis Faliaciin al sentide de Ia EXPEDIENTE2 ExPeDIENTE 2 Documenta mis antigve Gren i. Flaca de acess b) No se debe foliar con lépiz de mina roja, ya que este color muchas veces no es capturado por las méquinas copiedoras. ©) No realizar foliacién con numeredores. 4) Se considera como folio una hoja por lo tanto el reverso no se numera, si contamos los folios nos data 200 folios, si miramos la numeracién nos daria 400 en numeracién. ©) La foliacién NO se puede realizar con boligrafos de tinta liquida, esta se esparce y mancha los otros folios. 4) Los documentos pequefios se deben pegar en hojas, separados uno de otro, con el fin de que toda la informaciin que contiene sea visible; se deberén fotiar cada documento adherido (Ver sréfico No. 7). rifles Na, 7 obit ocaentor pegs 8) En caso de ser documentos simples (acuerdos, decretos, circulares, oficios, resoluciones), 1a foliacién se ejecutaré de manera independiente por carpeta o tomo. h) En caso de sor documentos compuestos (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos juridicos, etc.), cada uno de sus expedientes tendré una sola foliacién de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en més de una unided de conservacién (carpeta) la foliacién se ejecutaré de forma tal que la segunda sera la continuacién de la primera (Ver gréfico No. 8, No. 9 y No. 10). ORFFecha: 30/07/2020 INSTRUCTIVO PARA LA INTEGRACION Y ORDENACIONDE | Versign: O1 ‘CARPETAS W/O EXPEDIENTES, Pagina: 9 de 13 Unidad documental Simple Unidad documenta compuesta —t: = Severino cnn cerca rif Na 8 Daren sale Gree NI: Donec compute 5 ay = 8 v a Grif N18 Decmenticin compete 4) En el caso de un expediente ya formado y que en el transcurso del tiempo, se adjunte més informacién se debe continuar la numetacién consecutiva de foliado (Ver grafico No. 11).. 7 4 Seluntaral expodiontoys Tormade. sonst Grafio Na 11 Nac cmc ode 4) Tener euidado de no repetir 0 de omitir nimeros. ) No utilizar borradores para corregir foliacién, mancha el documento y lo rompe al borrar. caeFecha: 30/07/2020 INSTRUCTIVO PARA LA INTEGRACION Y ORDENACION DE ‘Version: 01 (CARPETAS VIO EXPEDIENTES Pagina: 10 de 13 1) Si existe repeticidn de folio o si se equivoca, esta se anulard con una linea oblicua (/} encima el niimero incorrecto. EI nuevo nimero se debe colocar debajo del anterior (Ver grifico No. 12) Gifs Ne 2 Anan efit ores 1m) Antes de perforar los documentos, revise que no elimine informacién, n) Las fotografias cuando estén sueltes sc foliarén en la cara vuclta, utilizando el lépiz, ‘corespondiendo un niimero para cada una de elas. ©) Las radiografias, diapositivas, negativos 0 documentos en soportes similares, deben colocarse ‘en un sobre de proteccién y sc hard la foliacién al sobre antes de almacenar el material para cevitar marcas, dejando constancia en el area de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamatio, color, titulo, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. p) La Hoja TESTIGO debe colocarse en remplazo y en el lugar que ocupaba el documento soporte, diligenciando todos los campos del formato (ver Anexo No. 1) y hard parte integral del expediente de donde proviene la pieza documental, por lo tanto debe ser foliad @) No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daito irreversible al documento siguiente ) En la foliacién se prohibe utilizar ciftas muméricas con suplementos alfebéticos. No es permitido repetir niimeros ni realizar la foliacién en hojas en blanco. 8) Los planos, mapas, dibujos, ete., que se encuentren tendrén el niimero de folio consecutive que les corresponds, aun cuando estén plegados 4) Los anexos impresos (folletos, boletines, tarjetas, libros de actas) que se encuentren se ‘numerarén como un solo folio. En el rea de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de titulo, ao y nimero total de paginas, 1) Perférelos una sola vez con Ia perforadora ajustada al tamafio 4, asegtrelos con gancho legajador de material plastico. v) La foliacién es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripcién o proceso técnica de reprografia (microfilmacién o digitalizacién). \w) En caso de unidades de conservacidn (legajos, tomos, libros de contabilidad, libros de actas de incorporacién, etc.), que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fabrica, pueden aceptarse como mecanistos de control, sin la necesidad de refotiar a mano. De todos modos debe registrarse en el érea de notas del instrumento de control 0 de consulta, la cantidad de folios 0 paginas que contiene. x) Si la impresién de la hoja es horizontal, la fotiacién deberd hacerse en la parte superior derecha del documento, en el sentido de la lectura, segiin se indica (Ver grafico 13). oeFecha: 30/07/2020 INSTRUCTIVO PARA LA INTEGRACION Y ORDENACION DE | Wersignz OF ‘CARPETAS VO EXPEDIENTES. Pagina: 11 de 13 Graton ne 18 Foti a arena y) Para cada carpeta 0 expediente se debe elaborar la respectiva Hoja de Control, (esta hoja no se debe foliar) una vez la informacién esté ordenada, depurada y foliada. 2) Se aplicara el expurgo y foliacién a los fondos acumulados.INSTRUCTIVO PARA LA INTEGRACION ¥ ORDENACION DE, ‘CARPETAS VIO EXPEDIENTES, ‘3070772020, Pagina: 12 de 13 ANEXO I FORMATO HOJA TESTIGO O REFERENCIA CRUZADA CASILLERO Nombre de la Seccié ‘Nombre de la Subseccién: Nombre de la Serie documental: ‘Nombre de Ia Subserie: Fechas extremas: Carpetalexpediente: ‘Asunte: Tipo de soporte a separar: Ubicacién del documento: ACTIVIDAD Registrar nombre de la seccibn o dependencia, Registrar nombre de la subsecciéa 0 departamento, Registrar nombre de la serie documental Registrar nombre de la Subserie documenta Registrar las fechas extremas; de apertura y cierre de cada carpets. Registrar ef nmero del tomo, carpeta/ expedient. Titulo de le carpetao expedient y otros datos relevantes Seleccionar el tipo de soporte a separar si por el volumen o tamafo de los anexos es necesario mantenerlos en otro lugar diferente l expediente (papel, DVD, USB, Disco Duro, ee). Describir ta ubicacién del documento y ef mero correspondiente segin sea el caso (Archivo Vertical, Bstanteria, Caja, Gaveta, Entrepaio, et) €G) serene" | womnersncoo [isan Serre nent tet inms_ | REFERESCIACRIZADA [I o SIARQUECON NRO DEFOL — [owe THIEREEN DEL DOCTINTS Rings [eta Enero ew [ca oer: (cr [camINSTRUCTIVO PARA LA INTEGRACION Y ORDENACION DE Fecha: 30/07/2020 ‘CARPETAS VO EXPEDIENTES. Version: 01 Pagina: 13 de 13 Dado en la Sala de Sesiones del Honorable Consejo Universitario de la Universidad Agraria del Ecuador, a los treinta dias del mes de julio afio dos mil veinte.- tha Bucaram Leverone de Jorgge PhD. RECTORA UNIVERSIDAD AGRARIA DEL ECUADOR CERTIFICO; Que cl presente “INSTRUCTIVO PARA LA INTEGRACION Y ORDENACION DE CARPETAS Y/O EXPEDIENTES”, fue discutido y aprobado por el Honorable Consejo Universitario en sesién ordinaria realizada el dia 30 de julio del 2020. Fa de aprobacion INSTRUCTIVO PARA LA INTEGRACIONY ORDENACION DE |_Conieo Untertiaro: 30072020 CARPETAS V0 EXPEDIENTES Resacion No 210-200, Versi: Of