Sistema de Administración Empresarial

Aspel-SAE Versión 4.0

Guía Curso Propedéutico Distribuidor

Elaborada por: Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. Cerrada de Suiza #17 Col. San Jerónimo Aculco Del. Magdalena Contreras C.P. 10400 México, D. F Septiembre 2007

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INDICE
1. 1.1 1.2 2. INTRODUCCIÓN........................................................................................................................................... 1 Definición ................................................................................................................................................. 1 Objetivo del Curso .................................................................................................................................. 1 INSTALACIÓN ............................................................................................................................................... 3 2.1 Definición ................................................................................................................................................. 3 2.2 Requisitos del Sistema ........................................................................................................................... 3 2.3 Esquema de Licenciamiento ................................................................................................................. 4 2.4 Asistente de Instalación......................................................................................................................... 4 2.5 Activación del sistema ........................................................................................................................... 9 2.6 Configuración del servidor .................................................................................................................. 15 2.7 Directorio Común Aspel....................................................................................................................... 17 2.8 Configuración del BDE Administrador ............................................................................................... 20 2.9 Paradox® en red..................................................................................................................................... 21 2.9.1 Protocolo de bloqueos .................................................................................................................. 21 2.9.2 Correcta inicialización .................................................................................................................. 22 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 4. GENERALES.................................................................................................................................................. 23 Definición ............................................................................................................................................... 23 ¿Cómo empezar a trabajar con Aspel-SAE?...................................................................................... 23 Abrir empresa ........................................................................................................................................ 23 Cambio de Directorio y Fecha............................................................................................................. 24 Cerrar Empresa ...................................................................................................................................... 25 Operaciones de Aplicación General ................................................................................................... 25 Datos de la Empresa ............................................................................................................................. 26 Salir.......................................................................................................................................................... 27 Activar Sugerencias .............................................................................................................................. 27 Modo alterno de captura ..................................................................................................................... 28 Personalización de la Barra de Herramientas................................................................................... 28 Teclas de Acceso Rápido ...................................................................................................................... 28 Calculadora ............................................................................................................................................ 29 Módulos del Sistema............................................................................................................................. 30 CONFIGURACIÓN ...................................................................................................................................... 31 4.1 Definición ............................................................................................................................................... 31 4.2 Parámetros del Sistema ....................................................................................................................... 31 4.2.1 Datos de la empresa ...................................................................................................................... 31 4.2.2 Parámetros generales.................................................................................................................... 32 4.2.3 Clientes y CxC ................................................................................................................................ 34 4.2.4 Proveedores y CxP ......................................................................................................................... 36 4.2.5 Inventarios ...................................................................................................................................... 37 4.2.6 Facturas ........................................................................................................................................... 40 4.2.7 Compras .......................................................................................................................................... 45 4.2.8 Cuentas Contables......................................................................................................................... 48 4.2.9 Aplicaciones Asociadas ................................................................................................................. 49 4.2.10 Gráficas y Copiado Especial ......................................................................................................... 50 5. 5.1 5.2 CONFIGURAR EMPRESA ............................................................................................................................ 51 Antes de Comenzar ............................................................................................................................... 51 Asistente................................................................................................................................................. 51 Práctica 1: Creación de una base de datos nueva................................................................................ 55 5.3 Perfiles de Usuario ................................................................................................................................ 55 5.3.1 Perfiles predefinidos...................................................................................................................... 58 Práctica 2: Alta de usuarios ..................................................................................................................... 59

...................................................................................................1 8.................................................................................................................................... 107 FACTURAS ........................................................5 Catálogo de Proveedores .......................................................................................7......................89 Práctica 9: Alta de Servicios ..........................74 6..3 8..............................................................................................4 Consulta de Movimientos (Kardex)...............................................94 7.................................................................................................3 7..........3 Alta de Movimientos...............................................................................................................................................3 KIT.......... 119 Procedimiento .................................................... 105 Práctica 12: Alta de compras.....3 10.......................... 129 ........................ 11........................2 8..61 Práctica 3: Alta de vendedores..................................................................................................3 Zonas .....................................................97 Alta de Documentos ........................................7..................................................................................3 9.....................................................4 10........................................................................2 9............................................................................................................................................ 123 Definición...........................7.....................................................6................................................................................. 7.......................................................................................................................................................................................................................................1 6................................................................................ 8.........82 6.........................88 6............ 9..................................................92 6..... 124 Afectaciones de Compras a Cuentas por Pagar.................................................................62 6........ 120 Enlace Automático ..........1 Grupos y Subgrupos (Tallas y Colores) .......................................................................................................................................................................................................................................... 110 Consulta de Documentos ............................................. 6........................ 128 11.......................................................6 Catálogo de Líneas de Productos......................78 6.........7.......................................................1 7.............................................................................................................................2 10...........................78 6.... 116 Práctica 13: Alta de documentos de venta ........4 Clientes .................................................................................................. 127 Práctica 15: Alta de conceptos......... 123 Afectaciones de Facturas a cuentas por Cobrar..................63 Práctica 4: Alta de Zonas .............................................................................................................4 9......................................... 128 11.............................................................................65 6...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................2 Servicios................................................................................................................................................5 11.................1 Producto ......................65 Práctica 5: Alta de clientes ................................................................................................................................................................. 119 Consideraciones....................................................................................................1 9.................................92 Práctica 11: Alta de grupo de productos ..............................................................................................................................................................................................61 Catálogo de Vendedores ...........................................................88 Práctica 8: Alta de productos ...................................................................................... 120 Práctica 14: Enlace de documentos.......................................90 Práctica 10: Alta de Kits .......... 127 Definición.....................................................................................................................................................................................................2 COMPRAS........................98 Consulta de Documentos ...................................... 109 Operaciones Generales........................................................................................................................................97 Definición......................................... 124 Afectaciones de Compras a Inventarios ............................ 10...4 10................................................................................................................................................................................................................................................................. 109 Alta de Documentos ...........................97 Operaciones Generales...................................................................... 121 INTEGRACIÓN DE MÓDULOS ....................79 Práctica 7: Alta de líneas de productos ........................................................ 127 Alta de Conceptos de Movimientos al Inventario............................................................................61 Definición.......................................................................................................................................................................................................................................4 8............. 109 Definición.......................................................................................................................................................................74 Práctica 6: Alta de Proveedores ............... 123 Afectaciones de Facturas a Inventarios ........................................ 116 ENLACE DE DOCUMENTOS .............................6..........................................................................................81 6.................................................................. 119 Definición.................................4 Grupo de productos .............1 10..............7 Inventarios.............1 11......................2 7......................... 125 MOVIMIENTOS AL INVENTARIO ..........................................................2 CATÁLOGOS...............................................................................................................90 6....................

..........................................146 14...........................................1 15...................................................................................................139 Cobros / Pagos del Día ..................................143 Práctica 16: Suspensión de Clientes .....................................................................6 Reportes............1 Compras y/o ventas en moneda extranjera .....................................4 Intereses Moratorios.....................................................................................................................................................................................................168 15.......................................4.....................143 Definición ...........................7 Campos no visibles .........12............2 12..........................................................................................................................................................................................................4 Personalización de Captura .............13 Compras...............................................................................1 Facturación .......................................................5 12..............................................9 Generación masiva de documentos ...............................................................160 Práctica 17: Alta de políticas de Venta .......165 Práctica 21: Alta de archivos modelo ..................161 15........................................................................................................6.........8 Documento modelo ....................................................................141 CLIENTES Y/O PROVEEDORES ..............................................................................................6.........................................................................................................................................4 13................................................................1 Aplicación Manual .........................2 CUENTAS POR PAGAR Y/O CUENTAS POR COBRAR .......................................................................................5 Agregar especial ................................................................................................3 Desbloqueo de documentos ...............................2 13.................................................................................................................144 14...................164 15.....................................................10 Vencimiento de Apartados ..............................1 Reportes de clientes y cxc .............................................................................................................................................143 14....................................................5 Operaciones en moneda extranjera .................162 Práctica 18: Generación de un archivo personalizado de captura .............................177 Práctica 23: Creación de almacenes......................................................................................................................11 Acumulados (Actualización y Edición) ..................................................159 Consulta de Ofertas........................................................................167 15....................................................................................................168 15............................................................................156 15....................................................................167 Práctica 22: Proceso de vencimiento de apartados........................................2 FACTURACIÓN Y COMPRAS..............................................................................3 13................. 12...........................................................................................................................................................................2 Reportes de proveedores y CxP ..................6 13...........................................................................133 Recepción de Pagos......................................................................................................................................................................................164 Práctica 20: Verificación de campos ...............131 CxC y CxP ................................................................ 15..........................139 Saldo General del Cliente / Proveedor ........................................................................131 Definición ..6 Lee configuración .........................................................1 14....................................................................................................................................................................................140 Consultas en Clientes .........................................................................161 15......................................................163 15.......................144 14.....................................................136 División de Cargos ......................................................................134 Aplicación de Anticipos...............................................................................................................................................140 Resumen de Movimientos......1 12........................................................................................... 14..........................................................................................................................................................................140 Antigüedad de Saldos de Proveedores.....................................................149 14.....................................................3 Actualización de Saldos ....................1 PROCESOS DE INVENTARIOS Y SERVICIOS..................4 12................................................159 Políticas .....................141 Por Concepto........2 Agregar productos.....................................................................146 14...................................12 Reportes...................................................................................164 15.......................................................................................................................................................1 13...................164 Práctica 19: Manejo de un archivo CFT ........145 14............................................................... 13..................................................................139 Pronóstico de Pagos.............6 13.........................166 15..................177 Generación de Almacenes ...175 16...............4.................12.........................................2 Automático ..........................................................................................................................................148 14............................................................................................................................143 Suspensión...................164 15.................167 15....................3 12............................................177 16............144 14...........................................131 Catálogo de Movimientos de CxP y CxC .................................................7 14.................................................................................................166 15........................................177 .....................................137 CONSULTAS DE INFORMACIÓN CAPTURADA EN CXC Y CXP ................................... 16...5 13.........5.....

....................................................... 207 ........ 192 16...................2 17..5.......................................................................4..1 Generación de Respaldo......................................................................................... 192 Práctica 28: Verificación de reportes......................................................................... 193 Obteniendo la declaración informativa desde Aspel-SAE 4....................................................................................................... 182 16...........................................................................................................................................5 Corte Anual .............................................................................7 Captura por Archivo.... 185 16................ 178 Traspaso entre almacenes ...............................0 ....... 205 18...................... 206 18..................................................................................................2 Reporte de inventarios .............................10 Reportes de multialmacén ..........4 Captura existencias por archivo ...................... 190 16....................2 Actualización de existencias por rango de productos ........................... 191 16................. 189 16.................................................... 180 16...................Práctica 24: Alta de productos en almacén ........................................................................................8 Cambio de precios ...............................................................................15 Reportes de kits .............9 Reportes de inventarios y servicios.........................................11 Reportes de movimientos al inventario ......................6 Exporta movimientos al inventario .......... 185 16...................................................3 17..................................3..........................................................................................................................5 Ajuste automático ..... 183 16.............................................................................................................................................. 201 18..........4 Actualización de existencias................................... 183 16............................................................................................4 18......................................................................5................................................................................................................ 185 16.3 Captura existencias .......................5...12 Reportes de números de serie ........................................................... 193 Definición............................... 188 16..................13 Reportes de pedimentos aduanales y lotes ........................................3 Respaldo de Archivos .......................1 17.... DECLARACIÓN INFORMATIVA DE OPERACIONES CON TERCEROS .............................................................. 180 16...................................3 Periodicidad del Respaldo............................................. 181 16..................................... 186 16................................5...............................................1 Actualización de existencias por producto ...............................................1 Congela Existencias .............................................................................................................. 204 18. 180 16......4 Actualización de Archivos .....................................2 Control de Archivos ............................................... 187 16......................................................... 196 Creación del reporte para la carga Batch ......................5....... 193 Generación de la Bitácora .............................................................................................................................................................................................. 204 18.................................................................................................................................. 184 Práctica 26: Inventario Físico ...............2 Reinstalación de Respaldo ................................................... 186 Práctica 27: Cambio de precios ................................................................ 201 18............................................................ 191 16.......... 178 Práctica 25: Traspaso entre almacenes ................................................................................................................................................................................................................................................................1 Definición......... 206 18................................................. 17............................................................4........................................................................................................................................................................................... 183 16......................... 199 UTILERÍAS ................................................................. 201 18...............................................................14 Reportes de etiquetas...............................................3..........3..........................................................5 Inventario Físico ........................3 17........................................... 198 Práctica 29: Generación de una declaración informativa........................................................................................................................ 182 16....

Práctica.Simbología: Tips de uso. Bases de datos: Se utilizará bases de datos nuevas. Nombre del participante: Centro de Capacitación: Nombre del asesor: Correo electrónico: Fecha: . 2000. Vista o superior. 2003. Conocimientos básicos de redes. Advertencia. Para el instructor. Ruta de Acceso.0.0. Software a utilizar: Aspel-SAE 4. Tipo de reporte. XP. Requisitos: Conocimientos del Sistema Operativo MS-Windows® NT 4.

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La modalidad de los sistemas Aspel que se utiliza para impartir cursos corresponde a la versión llamada demoeducativa. 1. vendedores. Aspel-SAE ha recibido reconocimientos tales como: • Premio a la marca preferida del Canal en Software Administrativo 2002 (High Tech Editores) Infochannel. compras. proveedores.1.0 para Windows. por lo que los movimientos que se registren tendrán que observar este rango de fechas. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. así como en la elaboración de documentos relacionados con los módulos de facturas. la cual permite registrar operaciones desde 1 de noviembre del 2005 hasta el 28 de febrero del 2006. La integración de sus módulos (clientes. INTRODUCCIÓN 1.0 es el Sistema Administrativo Empresarial que controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa en forma segura. para posteriormente adentrarse de lleno en la administración. Genera reportes. • Primer Lugar Aspel-SAE 2. Tendrá los conocimientos necesarios para la operación de Aspel-SAE a nivel de capturista. • Premio al Mejor Producto Selección del Empresario (Editorial Sayrols) 2000. proporciona herramientas de vanguardia tecnológica que permiten una administración y comercialización eficientes. cuentas por pagar y estadísticas) asegura que la información se encuentre actualizada en todo momento.0 Personal Computing. confiable y de acuerdo con la legislación vigente. conociendo los parámetros de configuración del sistema y todos los procesos que permiten. Aspel-SAE 4. facturación. compras.1 Definición En la actualidad las herramientas informáticas se han vuelto un factor determinante para las organizaciones que desean tener un control total de sus procesos y etapas por las cuales atraviesa cotidianamente y que sin un sistema administrativo sería muy complicado o casi imposible de poder controlar. estadísticas y gráficas de alto nivel e interactúa con los demás sistemas de la línea Aspel para lograr una completa integración de procesos. • Premio al Mejor Producto Selección del Empresario (Editorial Sayrols) 2000. cuentas por cobrar.2 Objetivo del Curso Al termino de este curso el usuario estará capacitado para la captura de los catálogos dentro del sistema AspelSAE 4. cuentas por pagar e inventarios. El sistema se adapta perfectamente a la mayor parte de giros de las empresas siendo este una útil herramienta para llevar el control y flujo de la información.0 1 . por un lado adaptar el sistema a las necesidades especificas de su empresa y por el otro un uso eficiente de las diversas funciones que el sistema provee. cuentas por cobrar. • Premio a los Preferidos del Canal en Software Administrativo 2001.

Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0 2 .

supongamos que se ha adquirido una licencia de 1 usuario y 99 empresas. Cliente / Servidor. por lo tanto. 2003. y en la estación de trabajo (cliente). El sistema tiene dos formas de operación: • Local o monousuario (un equipo) • Cliente / Servidor (Trabajo en red) Para ilustrar y entender como funcionan estas opciones. o Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. 2000. Vista o superior.2 Requisitos del Sistema Considerando que el sistema puede trabajar como Servidor o Estación de trabajo. por lo tanto el tipo de instalación que se debe elegir es “Local o Servidor”. es decir solo se trabaja en ese equipo. sería necesario adquirir licencias de usuarios adicionales. Esta forma de instalación es la que se recomienda cuando son varias personas las que desean acceder al sistema pero no de manera simultánea.1 Definición Para una adecuada y correcta instalación e implementación del sistema es necesario conocer la tecnología empleada y establecer así las bases correspondientes. se debe tomar en cuenta algunas consideraciones antes de realizar la instalación. INSTALACIÓN 2. pero como se tiene una licencia de 1 usuario solo puede acceder un usuario (PC) a la vez. Dado que sólo se adquirió la licencia de 1 usuario. cuando de trabajo en red se trate. • Monitor VGA o superior. veamos cómo con esa licencia se pueden realizar las dos formas de instalación. ya sea en el Servidor o en la estación de trabajo. La instalación del sistema se hace mediante un asistente el cual guía de forma fácil y adecuada durante este proceso. el sistema se va a instalar en un Servidor dedicado pero la operación se realizará desde una estación de trabajo. las cuales se analizaran a continuación. se instalará bajo la opción de “Estación de trabajo” (por eso se le denomina Cliente-Servidor). XP. o Local o monousuario. Requerimientos mínimos de hardware: • Procesador compatible con Pentium. en el Servidor se va a instalar eligiendo la opción “Local o Servidor“. si se desea que accedan varios usuarios al mismo tiempo. De esta forma se tendría instalado el sistema en dos equipos.0 3 . se entiende que. El sistema se instala en un solo equipo y desde ahí se realizan todas las operaciones y procesos del sistema. a continuación se mencionan los requerimientos de hardware y software. 2.2. • Estación de trabajo o Monousuario: Microsoft Windows® 98 o superior. • 180MB de espacio libre en disco duro. uno como servidor de Licencias Aspel y otro como estación de trabajo. Requerimientos mínimos de software (sistema operativo): • Para el servidor: Microsoft Windows® NT. • 256 MB de RAM mínimo.

Por lo anterior.4-2. mother board.0) trabajan bajo un entorno compartido de ciertos archivos. al que de aquí en adelante se denominará DAC. COI 5. Crear el "Directorio de Archivos Comunes" (DAC) del sistema. que no importa cuantas veces se instale o desinstale el sistema del equipo. 3. Si se realizan cambios de hardware como: disco duro. implica un identificador nuevo del equipo. la primera instalación de cualquiera de estos genera un Directorio de archivos comunes. esto debido a que el sistema será instalado de manera local en cada equipo –aún cuando se trate de una instalación en estación de trabajo-. Entre las características más importantes del esquema de licenciamiento están: Una Licencia de uso ampara la instalación del sistema en UN equipo o PC. No es necesario compartir el directorio de instalación en el servidor. indicando en ambos casos como "Directorio de Archivos Comunes" la MISMA UNIDAD LOGICA creada (de acuerdo con el ejemplo. es de suma importancia que antes de realizar el proceso de activación la persona responsable del sistema determine en cuál de los equipos se generará el registro del sistema (proceso de Activación). es importante que este directorio quede perfectamente establecido para poder trabajar en red. PROD 2.0 4 . X:\). mientras sea el mismo. del asistente debe dar clic en Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. b) InstallShield Wizard es el Asistente de instalación de Aspel-SAE 4.0 y BANCO 3. el cual se sugiere que sea C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Aspel. este identificador está formado por elementos únicos de la computadora: disco duro. así como los datos de la razón social de registro. no importa que de momento sólo se tenga un sistema o no se cuente con licencias adicionales. sin poder personalizarlo con los datos de la misma. opera sin necesidad de registro durante 30 días a partir de su instalación.4 Asistente de Instalación Antes de realizar la instalación del sistema se debe considerar: ¡IMPORTANTE! Dado que todos los sistemas de la línea Aspel de nueva generación (NOI 4. Durante el periodo en el que no se realice la ACTIVACION. de tal forma que al realizarlo queda registrado el número de serie del sistema Aspel. X:\). se deberá compartir su uso y asignarle una unidad lógica (por ejemplo. 2.2. Para ello se debe: 1. Llevar a cabo el proceso de instalación tanto en el Servidor como en las Estaciones de trabajo. el cual se muestra en la figura 2. el sistema sólo operará para la empresa 1.3 Esquema de Licenciamiento Una vez instalado el sistema.x. para continuar con la instalación debe dar clic en . se deberá registrar para que pueda ser utilizado. ya que a éste deberán acceder los usuarios de todos los sistemas. los datos de la empresa y un identificador del equipo donde se instaló.0. SAE 4. Al iniciar el Asistente de instalación. el registro se realiza vía Internet. Una vez creado el "DAC". a este proceso se le denomina ACTIVACION del sistema. se podrá instalar el sistema sin problema alguno. por mencionar algunos.x. 2. Esto quiere decir. posterior a este periodo. Además de los datos de la PC “Sólo se permite la instalación y activación del sistema en un segundo equipo por daño permanente del primer equipo en el que se había activado”. muestra una ventana de Bienvenida.0. por lo tanto se considera la activación como si fuera otra PC. Proceso de instalación: a) Del disco de instalación se debe elegir la opción Instalar. para regresar y hacer cambios en la instalación debe dar clic en y para salir .

1 Ejecución del InstallShield Wizard Figura 2. figura 2. o en caso contrario se dar clic en y el asistente terminará con el proceso de instalación.0 5 . que opere bajo la misma modalidad de licenciamiento.4. c) Si cuenta con algún otro sistema Aspel. aparecerá un mensaje indicando que se deshabilitará el servicio de licencias Aspel durante la instalación.4-2 Asistente de Instalación.Figura 2.4-3 Deshabilitando servicio de licencias Aspel.4-3. d) Aparece la licencia de uso. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Figura 2. si está de acuerdo con ella deberá Aceptar haciendo clic en para continuar con la instalación. al cual se debe leer detenidamente.

existen 2 tipos de instalación del sistema. es necesario que todas las estaciones de trabajo estén conectadas a una red de área local (LAN). Importante: En caso de que el sistema se vaya a trabajar en red. Estación de trabajo: Esta opción se debe seleccionar sólo si se tiene una red (LAN/WAN) y se está instalando en una Estación de trabajo que se rea cliente del servidor de licencias Aspel. e) Elegir el tipo de instalación. enlace de licencias y activación del sistema. • • Local o Servidor: Esta opción se debe seleccionar si la instalación que se desea ejecutar es completa y de manera local.0 6 .Figura 2. Para los equipos que requieran acceder al sistema pero que NO tienen conexión en red. es decir. como lo muestra la figura: Figura 2. Es necesario que se haya realizado la instalación previamente en la maquina Servidor de forma “Local o Servidor”. Ayuda electrónica. cuando se trabajará el sistema en una sola PC (Monousuario) o si se trabaja en una red Cliente-Servidor se debe ejecutar únicamente en el equipo o computadora destinada como Servidor. es decir.TXT. Manual de referencia o a la “Guía rápida de instalación de los Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. se deberá adquirir Licencias de “Sistema base” y no Licencias de usuarios adicionales. Para obtener mayor información sobre la instalación en red. remitirse al archivo LEEME. que más de un equipo vaya a acceder al sistema.4-5 Tipo de Instalación.4-4 Licencia de uso y garantía.

4-7 Directorio de instalación. f) Una vez que se ha elegido la forma de instalación. h) Indicar el Directorio de Archivos Comunes (DAC). si se desea instalar en una carpeta destino diferente se puede indicar con el botón . ésta servirá para compartir la información del sistema entre todas las aplicaciones Aspel y estaciones de trabajo. Figura 2.0.0 7 . como se muestra en la Figura. archivos de usuarios. Figura 2. (tales como: empresaw. aparecerá una ventana con una serie de indicaciones referentes a la definición del directorio de archivos comunes (DAC). entre otros). donde se incluyen tips importantes en la realización de estos procesos. g) Al dar clic en deberá seleccionar el directorio de instalación.4-6 Información del trabajo en red. El asistente propone como directorio de instalación C:\ Archivos de programa\Aspel\Aspel–SAE 4. Es el directorio que contiene archivos necesarios para el funcionamiento de los sistemas Aspel. por lo que se debe indicar una ruta donde todos los usuarios de la red puedan tener acceso. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.sistemas Aspel” que se encuentra en el anverso de la Licencia de Uso.sae. la carpeta de datos.

para lo cual puede seleccionar el sugerido “Aspel” ó uno de la lista ya existente. el sistema se instala completamente en la PC y accederá al Directorio de Archivos Comunes (DAC) definido.4-10 Configuración del BDE. se recomienda que las unidades lógicas de red sean homólogas.tal como se indicó en el punto 2. j) El asistente de instalación comenzará a copiar los archivos requeridos por el programa y realizará las operaciones asignadas en el Asistente. incluyendo la configuración del BDE Administrador. i) Grupo de programas.4. como se muestra: Figura 2. ejemplo X:\.0 8 . Figura 2.4-9 Selección del Grupo de programas. Indicar la carpeta donde se generarán los iconos de acceso al sistema desde la opción Programas. Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Notas del asistente: Figura 2. incluso el propio servidor. debe ser la unidad lógica del recurso compartido por el servidor.4-8 Ruta del Directorio de Archivos Comunes ( AC) Sin importar el tipo de instalación elegida.

Mientras no se haya realizado la activación del sistema. Posteriormente se debe dar clic en el botón . como se muestra en la Figura 2.4-12 Fin de la instalación. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.4-11 Levantando el servicio de licencias. permitiendo el acceso al mismo en modo de sólo lectura.0 9 . Figura 2. k) Al término del copiado de archivos y para concluir con la instalación.5-1 o podrá acceder a él desde el menú Utilerías / Activar sistema. al término de la instalación se ejecutará automáticamente el Asistente de Activación.Al terminar de configurar el BDE. Después de los 30 días del período de evaluación y en caso de no realizar el proceso de ACTIVACIÓN el sistema dejará de funcionar. como se observa en la Figura 2.5 Activación del sistema Ruta de Acceso: Utilerías / Activar Sistema. Figura 2. Debido a la importancia de la Activación. 2. el sistema “levanta” el servicio de licencias Aspel. Es de suma importancia leer este documento pues tiene información que permite un mejor uso del sistema como: • Diversos tips para instalar y operar el sistema en red. el asistente sugiere ver la información de último momento e Iniciar Aspel-SAE 4.4-12. en cada acceso desplegará un mensaje a manera de recordatorio indicando el número de días restantes para realizar el proceso de Activación.0. • Una guía rápida de las nuevas características del sistema para que fácilmente se conozcan y puedan ser explotadas.5-1. tal como se muestra en la Figura 2.

En la siguiente ventana se debe especificar el Número de Serie y el Código de Activación. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. ésta puede ser la de cualquier PC de la empresa (puede se una diferente en la que se está haciendo la instalación) o incluso desde un café Internet. se debe elegir Activación del sistema. Para llevar a cabo el proceso de activación será necesario contar con una conexión a Internet .Figura 2.5-2 Método para Activar el Sistema. Figura 2. el asistente solicitará el Número de Serie y Código de Activación de la versión anterior. Se tenga o no Internet en la PC. En caso de corresponder a una Actualización.0 10 .5-1 Asistente de Activación.

Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.5-4 Datos de registro del sistema. los datos son obligatorios y deben ser capturados de manera ordenada y con información correcta ya que se utilizarán para cualquier aclaración al respecto de la propiedad del sistema.Figura 2. Las siguientes dos ventanas corresponden a “Datos de Registro del Cliente” y es muy importante considerar que se deben especificar los Datos del Propietario del sistema.0 11 . Notas del asistente: Figura 2.5-5 Datos de Registro del sistema. Figura 2.5-3 Indicar Número de serie y Código de activación del sistema.

con la opción a regresar para modificarlos o dar un clic en el botón de Activar para finalizar con el registro y Activación del sistema. donde se muestra la información capturada en las ventanas anteriores: Número de serie. Figura 2.Nota: Los datos de registro del cliente no necesariamente deben coincidir con los datos de la primer empresa registrada en el sistema.5-6. como se muestra en la Figura 2. Activación en línea En caso de haber elegido esta opción. Código de activación y Datos de Registro del cliente.5-6 Petición de Activación en línea del sistema. el asistente muestra las siguientes ventanas: a) Una pantalla de Resumen de información (Figura 2. Figura 2. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.5-7 Resumen de información en la Activación en Línea. Posteriormente se presentan dos opciones y la elección de alguna de las dos dependerá de si se cuenta o no con una conexión a Internet para realizar la activación: • • Activación en línea: Seleccionar esta opción si el equipo donde se instaló como “local o servidor” cuenta con una conexión a Internet.5-7). Activar desde otro equipo: Se elige esta opción si el equipo o computadora donde se va a activar el sistema no cuenta con conexión a Internet y se recurrirá a un segundo equipo que si cuente con ésta.0 12 .

5-8 Finalización del proceso de activación. Figura 2. etc.5-10). Activar desde otro equipo. En caso de haber elegido esta opción. En caso contrario envía un mensaje donde se recomienda intentar la activación más tarde. Figura 2. el sistema presentará: a) Del paso de la figura 2. como lo muestra la figura 2. el sistema presentará una ventana donde se debe indicar el nombre y la ruta donde se creará el Archivo de Petición de Activación (Figura 2. al finalizar mostrará una ventana donde se indica que se ha realizado con éxito el proceso de Activación. ya sea en la empresa o una computadora de un café Internet.0 13 .5-9 Creación del Archivo de Petición de Activación. b) Este archivo tiene que ser transportado a otro equipo o computadora donde SI se cuente con una conexión a Internet. donde se debe dar un clic en la opción “Guardar”. mediante un dispositivo de almacenamiento portátil (CD-RW.b) Se realiza la conexión con el Servidor Aspel para realiza la activación del sistema.5-9).).5-5. c) Una vez creado el “Archivo de Petición de Activación”. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.5-8. Memory Stick. disquete. el asistente presentará una ventana de Resumen de información (Figura 2.

indicando la ruta donde se guardó el archivo (unidad de 3 ½ por ejemplo) para obtener así un “Archivo de Respuesta de Activación del sistema”. Figura: 2. e) Se deberá acceder a la página www.aspel. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. al indicarle la ruta el sistema valida los datos de ese archivo para poder realizar la activación (Figura 2.com.mx/activación y procesar el archivo. desde el menú Utilerías/ Asistente de Activación y seleccionar la opción “Procesar una Solicitud de activación previa”.0 14 . donde solicitará la ruta del “Archivo de respuesta de activación”.5-12).Figura 2. f) Ya que se tiene el “Archivo de Respuesta de Activación” para continuar con el proceso se debe acceder al Asistente de Activación.5-10 Ventana de Resumen de información d) Al terminar la generación del archivo de petición el sistema mostrará una pantalla con las instrucciones a seguir. para continuar con el proceso de activación. el cual se deberá descargar y transportar al equipo o PC donde se instaló el sistema.5-11 Pasos a seguir para la activación desde otro equipo.

En ese momento el servicio “Licencias de usuarios Aspel” se instalará e iniciará. se debe acceder al menú Configuración/activar sistema la opción “Activar el servicio de licencias de usuarios adicionales”.se deberá proceder a realizar la siguiente configuración: Desde el equipo servidor.6 Configuración del servidor Ruta de Acceso: Utilerías/Servidor de Licencias En caso de que se vaya a trabajar el sistema en red -ya sea por uno o más usuarios. el sistema mostrará una ventana donde se indica que se ha realizado con éxito el proceso de Activación. esto podrá consultarse desde panel de control/herramientas administrativas/servicio identificando el servicio denominado “Licencias de usuarios Aspel”.5-13 Finalización del proceso de activación.Figura 2. 2. g) Al finalizar.0 15 . Figura 2.5-12 Procesar archivo de respuesta. como lo muestra la siguiente figura. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.

También se puede monitorear el servicio. en el trabajo en red.0 16 . También cuenta con una pestaña llamada “Registro de Sucesos”. Los servicios únicamente se encuentran disponibles en los sistemas operativos Microsoft Windows XP. Vista o superior.6-2 Monitor de Licencias Aspel.Figura 2. 2000. 2003. donde se puede visualizar los eventos ocurridos al activar el servicio de licencias Aspel. Por ello. presentará la información correspondiente. ya sea del equipo o de la red completa. Si el sistema No permite abrir tantas sesiones de Aspel-SAE como número de usuarios se haya adquirido mediante licencias de usuarios adicionales significa que el Servicio puede estar siendo interferido por algún tipo firewall. Si el servicio ya está funcionando en el Servidor. ya que si esta aplicación detecta más de un servicio corriendo en alguna PC de la red. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. debe permitir ejecutar en el mismo Servidor tantas sesiones de Aspel-SAE como número de usuarios se haya adquirido mediante licencias de usuarios adicionales. por lo que se recomienda agregar el servicio a las excepciones del firewall o verificar el antivirus. Es importante mencionar que el equipo debe estar Activo y el Servicio deberá tener el estatus de “Iniciado” para que las Estaciones de trabajo puedan acceder correctamente al sistema. entrando al Panel de Control / Monitor de Licencias Aspel. NT. El monitor de Licencias Aspel es una aplicación independiente que permite Monitorear el servicio “licencias de usuarios Aspel”. el equipo que fungirá como Servidor debe tener alguno de estos sistemas operativos.6-1 Activación del servidor de licencias Aspel. Figura 2. El manejo y control de acceso de los usuarios al sistema se lleva a cabo mediante el Servicio “Licencias de usuarios Aspel” el cual se puede consultar ingresando a Panel de Control/Herramientas Administrativas/Servicios.

Este directorio puede ubicarse en el equipo servidor o en cualquier otro equipo que así se disponga. Una manera sencilla de poder “direccionar” el DAC a otra ruta se puede realizar desde el menú configuración/directorio común Aspel con la opción Seleccionar otro directorio de archivos comunes. y se ubica en el directorio de archivos comunes en el subdirectorio Sistemas Aspel/nombre del sistema. y en caso de que el monitor de licencias Aspel si encuentre el servicio esto indica que hace falta asignar los permisos de acceso al compartir el DAC en el equipo servidor.6-3 Propiedades del servicio Licencias de usuarios Es importante mencionar que el servicio para poder funcionar correctamente requiere de tomar el control de un archivo que controlará el acceso de los usuarios al sistema denominado con el número de serie y con extensión CTL.7 Directorio Común Aspel Ruta de Acceso: Utilerías / Directorio común Aspel El directorio de archivos comunes (DAC) tiene una estructura definida que NO debe modificarse bajo ninguna circunstancia o se podrá afectar el funcionamiento de los sistemas o hasta impedir su ejecución. si al direccionar el DAC mediante la unidad de red el Monitor de Licencias Aspel no encuentra el servicio se podrá probar cambiando el acceso al DAC de manera local. 2. Figura 2. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. y puede moverse o cambiarse en cualquier momento. para ello los sistemas Aspel cuentan con un asistente el cual guía paso a paso durante el proceso. Por ejemplo.En caso de que se cuente con un Administrador de dominio o con un Administrador Novell se deberá a ingresar a las propiedades del servicio de licencias de usuarios Aspel y asociar la cuenta de un usuario Administrador en la pestaña de Iniciar sesión.0 17 . Es por ello que en el servidor al momento de compartir el DAC se debieron asignar los permisos de acceso necesarios. y permite realizar dos operaciones: Crear un nuevo DAC o direccionar hacia otro DAC existente. como se muestra en la siguiente imagen. NOTA: El servicio únicamente debe estar iniciado en el equipo Servidor.

el cual se visualiza con el icono de la impresora. presenta una lista de archivos Log que contienen una bitácora de las operaciones realizadas en este asistente. (Detalles). El sistema valida que contenga la estructura original o de lo contrario no permitirá el cambio Crear un nuevo directorio de archivos comunes: Con esta función se realiza una copia del DAC actual al directorio especificado.log con el registro de los eventos. • Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Genera un archivo . Figura 2. En la siguiente ventana se encuentra el Paso 1.7-2 Lista de equipos que utilizan el DAC y bitácora de eventos.0 18 . Éste consiste en direccionar accesos directos.7-1 Asistente para cambio de DAC. cuales equipos están utilizando el DAC. y las etiquetas del registro de Windows hacia el nuevo directorio. el cual consiste en seleccionar entre: • Seleccionar otro directorio de archivos comunes: Sirve para seleccionar un DAC ya existente y hacer el direccionamiento. Figura 2. la opción Bitácora de eventos. Cuando se hace clic en ¿Quiénes utilizan este directorio? El sistema verifica quienes están utilizando este directorio y mostrará una ventana con la información de los equipos. y etiquetas del registro de Windows.Indica. haciendo el correspondiente direccionamiento de accesos directos.

7-4 Paso 1 del asistente. Figura 2. al final se presentará una ventana (como la de la figura 2.Crear un nuevo DAC / Seleccionar otro DAC La opción para crear un nuevo DAC solicitará un directorio “vacío” donde se copiarán los directorios y archivos a la nueva ubicación.0 19 .7-5 Selección de ruta para el En caso de que en el directorio indicado para el DAC. la cual indica una bitácora de las tareas que se realizaron durante este proceso.7-6 Validación de la estructura en el cambio de DAC. A continuación se explica el procedimiento para realizar este proceso: Figura 2. En cualquiera de las dos opciones. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. el sistema mandaría un mensaje como el siguiente: Figura 2. En el siguiente paso se deberá indicar la ruta del nuevo DAC.7-7). no existieran los datos necesarios.

0 20 . esta aplicación se almacena en el mismo directorio donde se instala el sistema. el sistema trabaja con archivos en formato Paradox® y por esa razón utiliza el BDE para leer información como la versión de Paradox.Figura 2.7-7 Finalización de cambio/creación de nuevo DAC. entre otros.) y se realizan algunas modificaciones en los registros de configuración del equipo. además de copiar los archivos y drivers necesarios para el manejo de bases de datos en diferentes tipos (Paradox®. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.5.8 Configuración del BDE Administrador Ruta de Acceso: Inicio / Panel de Control / BDE Administrador y/o con el icono Al ser instalado Aspel-COI 5. Algunas de las operaciones que realiza el sistema al crear un DAC nuevo son: Actualización del directorio "Asistente" Actualización del directorio "Aspel-AL" Actualización del directorio "Aspel-Internet" Actualización del directorio "Centro de asistencia" Actualización del directorio "Comprobantes" Actualización del directorio "Extensiones" Actualización del directorio "Información de sistemas" Actualización del directorio "NetDir" Actualización del directorio "Perfiles" Actualización del directorio "Sistemas Aspel" Se redireccionaron los íconos Se actualizó el registro de Windows Se actualizaron todos los accesos directos 2. se instala conjuntamente una copia del BDE (Borland DataBase Engine) para permitir el uso de diferentes tipos de formatos de base de datos. De forma predeterminada. etc. D’base®. Cuando se realiza la instalación del sistema. el Langdriver.

LCK en cada directorio donde una aplicación este accediendo a tablas. Paradox® crea el archivo PDOXUSRS. el parámetro llamado “NETDIR”.CFG. la ruta es: HKEY_LOCAL_MACHINE / Software / Borland / Database Engine. impidiendo que otros lo hagan. NOTA: A partir de las nuevas versiones No es necesario indicar una carpeta común a todos los sistemas. Si se detecta una instalación previa sólo se actualizarán las versiones de los drivers.LCK y PARADOX.9. En el registro de Windows® se agrega una llave para que el sistema reconozca la ruta donde tiene que ejecutar el BDEAdmin. 2. Si se utiliza la base de datos en tipo Paradox® se debe verificar que dentro del BDE en la pestaña “Configuration”. así como los registros bloqueados. por lo que si se desea puede direccionarse hacia la carpeta NetDir dentro del DAC. para ello en el llamado "Directorio privado". 2.NET que contiene la información de todos los usuarios o aplicaciones que acceden a un directorio. en comparación con otros sistemas como DBase que marcaba físicamente los registros que estaban en uso. que es donde se crean los archivos PDOXUSRS. se modifica la entrada DLLPATH.Ruta del NETDIR Figura 2.LCK. el cual contiene la configuración de los drivers y alias.8-1 Configuración del BDE Administrador.1 Protocolo de bloqueos Paradox® anota los registros bloqueados de las tablas en el archivo de bloqueos PDOXUSRS.0 que acompaña a los sistemas.0 21 . pero si es necesario que el directorio al que hace referencia exista en el directorio especificado. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.LCK lo cual evita que otros programas accedan a ese directorio. esté direccionado a una carpeta que exista y tengan acceso en todas las estaciones de trabajo. cuando un usuario intenta bloquear un registro verifica en el archivo y comprueba que otro usuario no lo tenga bloquead. En esta sección nos centraremos en el protocolo de bloqueos de la versión del BDE 4. en caso de que este libre escribe su bloqueo.9 Paradox® en red Paradox usa un sistema de semáforos para informar a otras aplicaciones o instancias de programas que ciertos registros están siendo usados por otro usuario.LCK. se actualiza su estado en PDOXUSRS. este archivo regula el acceso concurrente a las tablas. cuando el registro es liberado. este archivo apunta y se registra en el PDOXUSRS. Paradox® crea unos archivos en los que se registran los usuarios en uso. en las opciones Configuration / Drivers / Native / Paradox. la cual indica la ruta donde se encuentran los archivos con extensión . El BDE necesita un directorio para la creación de tablas temporales y otros usos. en este archivo se controlan los accesos a diferentes tablas y por distintos usuarios.dll correspondientes al BDE y la entrada CONFIGFILE01 mostrará la ruta donde se encuentra el archivo IDAPI32.

NET que a su vez mantiene una relación con los archivos *. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. continuando con el proceso de arranque. como número y nombre de usuarios conectados. en el directorio NetDir al momento de indicar la clave de usuario y en el directorio de datos al ingresar al sistema en algún módulo.LCK. 2. entre ellos en el directorio de Perfiles al antes de mostrar el diálogo “Abrir empresa”. Un error común al instalar los sistemas en red. generando una excepción impidiendo la carga del BDE.0 22 . si no lo encuentra crea uno.9. crea los archivos *. Cuando se intenta acceder a una tabla Paradox® el BDE busca el archivo PDOXUSRS. Si se cierra de manera “anormal” un sistema Aspel es probable que se requiera eliminar estos archivos para acceder nuevamente al sistema. es que las aplicaciones no apuntan al mismo archivo *.Cuando varios usuarios intentan leer y escribir en una misma tabla dentro de un entorno de red. creando un desconcierto en el BDE y como resultado que los bloqueos no se realicen.2 Correcta inicialización Para evitar errores en la inicialización de sistemas Aspel en red se deberá haber comprendido el mecanismo de bloqueos de Paradox®. nos muestra el mensaje de "Múltiple net files in use". todos deben realizar sus bloqueos por medio del archivo PDOXUSRS.NET. Los sistemas Aspel crean archivos LCK en diversos directorios y en diferentes momentos. Dentro del archivo .NET pero está apuntando a otro directorio. genera la excepción y no se carga el BDE. Si el BDE encuentra un archivo . Si no hay errores. En resumen podríamos decir que el archivo . también se guarda otro tipo de información.NET gobierna los directorios y los archivos *.NET.NET.LCK en el directorio privado.LCK. Los archivos LCK se crean y mantiene durante el uso de las tablas en formato Paradox y se eliminan automáticamente al cerrar las tablas correspondientes. si encuentra archivos.

• Mediante el Explorador de Windows o Mi PC buscando la carpeta donde fue instalado el sistema. La versión de Aspel-SAE 4.3-1 Diálogo de Abrir empresa.0 permite trabajar hasta con 99 empresas y el usuario no tiene que solicitar la asignación de claves de alta para personalizar la razón social de la empresa. GENERALES 3. deberá ser Registrado para que pueda ser utilizado y personalizado. en donde se debe seleccionar la empresa a trabajar.1 Definición El sistema Aspel-SAE 4. 3. a este proceso se le denomina ACTIVACION del sistema.3 Abrir empresa Ruta de Acceso: Archivos/ Abrir empresa o con el botón . después de los 30 días del “período de gracia” y en caso de no realizar la ACTIVACION. sin embargo. • Desde la opción Inicio/ Ejecutar. y se puede hacer de diferentes maneras: • A través del acceso directo que se encuentra en el escritorio. permitiendo el acceso únicamente en modo de consulta.EXE.0 23 . 3. posteriormente capturar el usuario y la contraseña para poder acceder a la empresa. • Mediante el icono creado en el grupo de programas. el sistema dejará de funcionar. Durante el periodo en el que no se realice la ACTIVACION el sistema sólo operará para una empresa sin poder personalizarlo.0 opera sin necesidad de Registro durante 30 días posteriores a la instalación. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. como se muestra en la Figura 3. Figura 3. Empresas Registradas Cuando se acaba de instalar el sistema por default al usuario “Administrador”.3. se le asigna la Clave de acceso “ASPEL1” o con .3-1. al término de éste período.2 ¿Cómo empezar a trabajar con Aspel-SAE? Para empezar a trabajar se deberá ejecutar el programa SAEWIN. éstas se podrán personalizar o hacer uso de ellas únicamente cuando el sistema ya se encuentre ACTIVADO. Después de ejecutar el programa se muestra el diálogo de Abrir empresa.

pedidos. la notificación se presentará dependiendo de la periodicidad que se defina en el diálogo de la figura 3. D’Base®.0 24 .4-1. Posteriormente.).Al entrar al sistema mostrará una ventana como la siguiente: Figura 3.4 Cambio de Directorio y Fecha Ruta de Acceso: Archivos/ Cambio de periodo o con el botón .0 3. Es recomendable que este directorio siempre sea el mismo y que contenga todos los formatos para reportes (archivos con extensión *. Fecha y Formato de base de datos. etc. el sistema sugerirá que se realice el respaldo. el cual permite asignar el directorio de trabajo y la fecha con la que se va a trabajar. MS-SQL®. Adicionalmente se podrá indicar el formato de base de datos en que se encuentra la información (Paradox®. en caso de que sea necesario se podrá indicar el alias que se está utilizando para esa base de datos.fto y . remisiones.4-1 Cambio de Directorio.qr2. ORACLE®). Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. como son las facturas.3-2 Ventana principal de Aspel-SAE 4. El sistema muestra el diálogo de la Figura 3. Figura 3.4-2.

Permite restablecer el orden de la información de un catálogo después de haber realizado un filtro. 3.0 25 . 3. Estos botones se encuentran en la barra de herramientas de cada menú o módulo que integran el sistema. se manejan botones o iconos de acceso rápido. Se puede ejecutar desde la ruta de acceso antes mencionada y gracias a esta función no es necesario salir del sistema para cambiar de una empresa a otra. así como restaurar después de haber usado la función de Buscar. También se puede activar esta opción desde cualquier catálogo oprimiendo las teclas + Agregar .NOTA: Es importante que se realicen respaldos periódicamente. Modificar Este botón permite modificar la información que haya sido capturada con anterioridad dentro del catálogo en el que se encuentre.5 Cerrar Empresa . de lo contrario la opción Abrir empresa estará inactiva.6 Operaciones de Aplicación General En todos los sistemas de la línea Aspel. como medida de seguridad por la información que se captura. También se puede restaurar información oprimiendo la tecla de función . Permite localizar un registro en específico de acuerdo a las características que se indiquen en el filtro. Permite dar de baja o eliminar el registro seleccionado. así como su descripción: Icono Descripción Permite agregar un nuevo registro de acuerdo al catálogo en que se encuentre.4-2 Sugerencia de generación de Respaldo. El sistema mandará un mensaje de confirmación por si se desea cancelar la operación. Filtrar Restaurar Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. A continuación se presentan los iconos más comunes. No todas las consultas permiten eliminar registros para mantener la integridad de la base de datos. ya que para cambiarse de empresa es necesario Cerrar la empresa actual. También se puede activar esta opción oprimiendo la tecla de función . Figura 3. lo recomendable es que se realice diariamente o dependiendo de la cantidad de información que se capture. También se puede activar la búsqueda oprimiendo la tecla Eliminar Buscar de función . Ruta de Acceso: Archivos / Cerrar empresa o con el botón Esta opción trabaja en conjunto con Abrir empresa. También se puede modificar información dando doble clic en el registro o ubicándose en el registro y oprimiendo la tecla . Permite seleccionar información de los catálogos y mostrar sólo aquella que cumpla con las características establecidas en el filtro. También se pueden eliminar registros oprimiendo las teclas + . mismos que ejecutan determinadas funciones.

• Registro Federal de Contribuyentes. o en formato Microsoft Excel®. Esta función publica las consultas que se encuentren preparadas. • Registro Estatal. este proceso se debe ejecutar cada vez que se desee publicar una consulta. de esta manera. y es posible que esta función se realice de manera automática después de la preparación de la información. Como se observa en la figura 3. y reportes que da el sistema. podrá hacer uso de la información en el formato indicado. Permite imprimir las consultas. sólo se hará mención del nombre del comando sin indicar gráficamente el icono. Los datos que se podrán capturar son: • Razón social. Cada reporte presenta los datos ordenados de manera diferente. el sistema contara con 99 empresas disponibles para dar de alta sin necesidad de tener instalado un “centinela” en cada equipo. Es importante familiarizarse con estos iconos. se debe recordar que a partir de esta versión. catálogos. Excel®. en el momento en que se haga un cambio en el sistema.Copiado Especial Exportación Imprimir Preparar Publicar Exportar a Palm® Esta opción permite enviar la información de una consulta del sistema a una hoja de cálculo. Esta función permite transportar y convertir los datos de diversas consultas del sistema en archivos ASCII. en la hoja de cálculo se identifica y actualiza. Lotus® 123®. para su uso y manipulación en dicha herramienta. ya que durante el desarrollo del contenido de este curso.7 Datos de la Empresa Ruta de Acceso: Utilerías / Datos de la Empresa Mediante esta opción se podrán dar de alta las empresas así como modificar datos de las que ya están dadas de alta. D'base®.0 26 . • Dirección. Además. 3. la información puede ser seleccionada y ordenada de acuerdo a las necesidades. la información se mantendrá actualizada en todo momento y con el menor esfuerzo.7-1 Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. De esta manera. Esta función permite preparar una consulta para ser publicada en un sitio Web contratado con el servicio Infoweb. Esta función permite llevar la consulta a un dispositivo compatible con Palm® . Paradox® e Internet (html) mediante una copia.

8 Salir Ruta de Acceso: Archivos / Salir ó con el icono La opción salir permite terminar la sesión del sistema. .9-1 Ventana de Sugerencias. Apareciendo la siguiente ventana: Figura 3.9 Activar Sugerencias Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / Activar Sugerencias. 3. Se podrán dar de alta nuevas empresas o modificar los datos de las ya existentes en el momento que el usuario lo deseé sin requerir tener claves de alta o realizar tramites para hacer un cambio de razón social en las empresas dadas de alta en el sistema.0 27 .Figura 3. Si por alguna causa se deshabilitó dicha opción se puede volver a configurar. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.7-1 Alta y Cambios de los datos de las empresas. la sugerencia será tomada al azar del Catálogo de Sugerencias del sistema. 3. Siempre que se ingrese al sistema se desplegará una ventana de sugerencias.

10 Modo alterno de captura Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / Modo alterno de captura.12 Teclas de Acceso Rápido La funcionalidad de las teclas de acceso rápido permiten al usuario una mayor velocidad en el manejo del sistema. y la tecla servirá para aceptar los datos capturados. Activar el modo alterno de captura permite. para desplazarse de un campo a otro dentro de las ventanas de captura se debe oprimir la tecla . la cual realizará la misma función que la tecla . Si no se activa el modo alterno de captura. solamente se puede personalizar la barra de herramientas dentro de un módulo. lo cual es más práctico que activar alguna función o procedimiento mediante el menú.11-1 Personalización de Barra de Herramientas. Archivos Módulos Utilerías Ventana Ayuda + + + + + Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. agilizando la captura de información. Agrega el icono seleccionado a la barra de herramientas Elimina el icono seleccionado de la barra de herramientas Restaura los iconos predeterminados Inserta separaciones entre iconos Figura 3. ya que al utilizar el teclado se requiere un menor esfuerzo que al utilizar el mouse.11 Personalización de la Barra de Herramientas La personalización de la barra de herramientas permite activar procedimientos o funciones mediante un Icono. 3.0 28 . Barra de iconos actual Iconos disponibles para adicionar en la Barra de herramientas Descripción de la función del icono seleccionado 3. dentro de las ventanas de captura. Cada función del menú tiene subrayada una letra la cual indica que tecla presionar para activar dicha función. desplazarse de un campo a otro con la tecla .3.

esta misma funcionalidad se puede obtener al presionar la tecla . Figura 3. unidad de empaque. Y desde luego en las compras y facturación.Otras Teclas de acceso rápido de uso general son: Abrir Ventanas de Captura Cerrar Ventanas de Captura Cerrar un catálogo Despliegue de Catálogos Cerrar el Sistema + + + Al estar ubicado en ventanas de captura aparecen signos de interrogación y al presionarlos despliegan la información del catálogo que se haya accedido.0 29 . en inventarios se puede encontrar en volumen. peso. en los campos libres numéricos. precios. factor entre unidades. en el % de descuento. resultará muy útil ya que esta podrá ser invocada prácticamente desde cualquier parte del sistema con la tecla .13 Calculadora Dentro del sistema se cuenta con una calculadora la cual. Permite indicarle la cantidad de decimales que se van a ocupar (Hasta 5). por ejemplo en clientes y proveedores. 3. en el saldo. Regularmente esta aparecerá estando en cualquier campo donde se manejen cifras que puedan representar cantidades altas. Permite pasar las cantidades resultantes al campo desde donde fue invocada. etc.13-1 Calculadora del sistema Aspel-SAE 4. costos.0 Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.

Facturas y Vendedores. Infoweb. Compras. Estadísticas. Proveedores y Cuentas por Pagar. Inventarios y Servicios. Módulo Clientes y Cuentas por Cobrar.3.0 está formado por los siguientes módulos.14 Módulos del Sistema El sistema Aspel-SAE 4. S@E Comercio Electrónico. Icono Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0 30 .

Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. compras. • Creación o traducción de archivos de datos • Definición de Parámetros del sistema. 4. • Registro Federal de Contribuyentes. • Creación de perfiles de usuario. Los datos que aquí se capturan son los que aparecen en los reportes y documentos que se imprimen dentro del sistema. los catálogos de inventarios. así como el manejo de Multimoneda. Estos parámetros afectan directamente al funcionamiento del programa.2. los datos de la empresa. cuantas por cobrar y por pagar.4. 4. • Registro Estatal. las cuales pueden ser modificadas para una operación más adecuada a las necesidades de cada empresa.0 31 .1 Definición La configuración es la capacidad que debe tener cualquier sistema de poder cambiar su forma de trabajo para poder adaptarse a situaciones y formas de trabajo específicas. se deben realizar los siguientes procesos antes de comenzar a trabajar.3-1 Configuración de datos de la empresa.1 Datos de la empresa Ruta de Acceso: Utilerías/ Configuración / icono Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del Sistema/ Datos de la empresa Esta opción permite modificar los datos de la empresa como son: • Razón social. CONFIGURACIÓN 4.2 Parámetros del Sistema Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración Los parámetros del sistema son las modalidades de operación con las que puede trabajar el sistema. facturas. • Dirección. Figura 4. Una vez instalado el sistema.

Redondeo de costos Al grabar los datos de costos de los productos. independientemente de lo indicado en las compras o movimientos al inventario. Redondeo de Montos No importa los montos que se hayan indicado.2. según sea el caso. éstos se redondearan al entero inmediato anterior o superior. aún cuando haya políticas que afecten a los productos que se están vendiendo. También se podrá indicar una dirección fiscal más detallada.Se puede incluir el logotipo de la empresa para poder identificar fácilmente la empresa que se está configurando. al momento de totalizar compras o ventas. según sea el caso.0 32 . esta definición debe realizarse. 4. Figura 4. se aplicarán y calculará el precio de los productos a partir de las mismas.2. a continuación se explica cada uno de ellos. Ej. que el nuevo valor sea que se almacene en el detalle de inventarios. El sistema mantiene los montos tal y como fueron capturados. Los precios de los productos no se afectarán por las políticas activas.2 Parámetros generales Ruta de Acceso: Utilerías/ Configuración / icono Esta parte contiene una serie de parámetros que afectarán de forma general el funcionamiento del sistema. Los datos de costos no se redondearán y tal como se indiquen se grabaran en los productos.2-1 Configuración de parámetros generales. respetando los decimales en compras o ventas. Los acentos u otros tipos de caracteres se presentaran con caracteres ASCII. los valores de costos se redondearán al entero inmediato anterior o superior. en caso de que se emitan Comprobantes Fiscales Digitales (Facturas Electrónicas). Políticas de descuento Al momento de realizar una venta. De tal manera. se revisarán las políticas de oferta activas. Las letras acentuadas). Caracteres Compatibles con SAE DOS Interpretará los caracteres que provienen de SAE DOS (p. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.

La captura del tipo de cambio se debe hacer entrando al menú correspondiente en cada modulo. inicio y confirmación). además de la moneda base. Mostrar Imagen en Consulta El sistema activa un fondo en todas las consultas del sistema. Multimoneda El sistema activará todos los campos y procesos que permitan registrar movimientos en diferentes monedas. Además. Indica el número de puerto en el que conectará el cajón. campos y procesos que permitan trabajar con una moneda diferente a la base. Ruta de Acceso para Datos Específica la ruta donde se encuentran y almacenarán los archivos de datos de la empresa. Recuerde que los LPT son puertos paralelos y los COM son seriales. por ejemplo) en que se encuentra la base de datos que se está leyendo y un alias. Solicitar tipo de cambio Al momento de entrar a un módulo del sistema. El sistema no presentará activos las opciones. El sistema muestra las consultas con el fondo en color blanco. en el alta de los documentos del módulo de Facturas y Compras.CxC Cliente Mostrador Se tendrá el manejo de un cliente MOSTR para las cuentas por cobrar y en éste se guardaran las ventas hechas a los clientes ocasionales que no estén registrados en el Catálogo de Clientes. MS sql. Globales Esquema de Impuestos Descuento Comercial Cajón de Dinero Cajón Instalado Puerto Secuencias COI Número de Empresa COI Se debe indicar el número de empresa de Aspel-COI con la cual se establecerá la interfaz con Aspel-SAE. No permite definir los siguientes parámetros solicitados. se puede definir el formato (Paradox. se presentará el catálogo de monedas para realizar las modificaciones del tipo de cambio. Asimismo. el cual es muy común utilizar cuando la base se encuentra en un formato de tipo clienteservidor. en esta ruta se registrarán los movimientos que realicen todos los usuarios registrados para dicha empresa.0 33 . Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Escribir 0 equivale a no usar cajón. El porcentaje indicado en este campo será sugerido al momento de agregar clientes. es necesario definir el valor ASCII de cada campo (apertura. De tal forma que la información de las pólizas se registren en la empresa correcta. En caso de que el dispositivo requiera de alguna secuencia especial. El sistema no registra en cuentas por cobrar las ventas de los clientes ocasionales. El esquema de impuestos que se asigne en este campo será sugerido al momento del alta de productos. Se indica que se tendrá instalado un cajón de dinero en el modulo de recepción de pagos.

por ejemplo.3-1 Configuración de Clientes y CxC.3 Clientes y CxC Ruta de Acceso: Utilerías/ Parámetros generales / icono En esta sección se definen los parámetros en base a los cuales trabajará el módulo de clientes y CxC. Contra saldo Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. a) Generales Clave Secuencial El sistema le asignará un número consecutivo a un nuevo cliente. como por ejemplo: En el caso de manejar claves de clientes que contengan letras y números. Contra documento Se relacionan los movimientos de cargo con sus respectivos abonos utilizando como referencia el número de de documento. Cuentas por Cobrar Integrado Al momento de hacer una factura.2. Al hacer una factura. Días comerciales de crédito Al momento de agregar un nuevo cliente. El sistema totaliza los cargos y abonos . considerando la fecha de aplicación e ignorando los números de documentos. sólo se graba el documento de venta y no se realiza la afectación a cuentas por cobrar.2. bajo esta forma de trabajo. es necesario ejecutar un proceso de actualización de Facturas a Cuentas por cobrar. Esta opción se recomienda en el caso de hacer una asignación personal de las claves. el sistema genera automáticamente una cuenta por cobrar al cliente. Figura 4. el sistema propone los días de crédito definidos en este parámetro. por lo que para ello. aunque se pueden cambiar.0 34 .4. el sistema indicará lo que debe un cliente pero no podrá indicar ¿Cuándo le queda pendiente de cobro de la factura 1520?.

Perdida En caso de baja en los tipos de cambio el sistema genera automáticamente un Cambiaria movimiento por este concepto.0 35 . Folios Si en las cuentas por cobrar de tipo abono se requiere llevar un estricto control de folios se debe activar esta opción. el sistema no permite realizar algún movimiento de CxC sobre los documentos con una fecha anterior a la aquí indicada. con lo que se indica que para ese movimiento se le debe aplicar un folio que podría ser consultado más tarde. b) Campos del usuario Figura 4. Fecha de Cierre de Documentos Al establecer este dato. con lo que: al dar de alta un movimiento de CxC –de tipo abono con referencia-. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Lo cual permite una seriación y mejor seguimiento a los movimientos. y así aparecerán descritos en el catálogo de clientes. es esta sección se indica el nombre o leyenda que se asignarán a estos campos.Número de Concepto Cuando se realizan operaciones en una moneda diferente a la base. el sistema sugiere el concepto 20. el sistema genera automáticamente un movimiento por este concepto en caso de alza en los tipos de cambio. se habilitará la casilla "Aplicar folio". No se presentarán activas en el sistema las opciones correspondientes a Aplicar folio y al grabar un movimiento de CxC no se asignan folios. si se requiere restringir el registro de operaciones sobre los documentos generados en el año o mes anterior al actual.2. es probable que exista una fluctuación cambiaria para ello se implementó en el sistema un Proceso de Ganancia Cambiaria ajuste cambiario. el sistema sugiere el concepto 19. Campos del Usuario Campos alfanuméricos Campos numéricos El sistema cuenta con tres campos libres alfanuméricos.3-2 Campos libres del usuario. por ejemplo. El sistema cuenta con tres campos libres numéricos. y así aparecerán descritos en el catálogo de clientes. es esta sección se indica el nombre o leyenda que se asignarán a estos campos.

4.4-1 Configuración de proveedores y CxP. No se presentarán activas en el sistema las opciones correspondientes a Aplicar folio y al grabar un movimiento de CxP no se asignan folios. es probable que exista una fluctuación cambiaria para ello se implementó en el sistema un Proceso de Ganancia Cambiaria ajuste cambiario.2. a) Proveedores Clave Secuencial El sistema le asignará un número consecutivo a un nuevo proveedor. el sistema genera automáticamente una cuenta por pagar al proveedor. Perdida En caso de baja en los tipos de cambio el sistema genera automáticamente un Cambiaria movimiento por este concepto. es necesario ejecutar un proceso de actualización de Compras a Cuentas por pagar. por lo que para ello.0 36 . con lo que se indica que para ese movimiento se le debe aplicar un folio que podría ser consultado más tarde.4 Proveedores y CxP Ruta de Acceso: Utilerías/ Configuración / icono . con lo que: al dar de alta un movimiento de CxP –de tipo abono con referencia-. En esta sección se definen los parámetros en base a los cuales trabajará el módulo de Proveedores y CxP. Esta opción se recomienda en el caso de hacer una asignación personal de las claves. Lo cual permite una seriación y mejor seguimiento a los movimientos. Cuentas por Pagar Integrado Al momento de hacer una Compra. el sistema sugiere el concepto 19. el sistema sugiere el concepto 20. el sistema genera automáticamente un movimiento por este concepto en caso de baja en los tipos de cambio. Al hacer una compra. se habilitará la casilla "Aplicar folio".2. Folios Si en las cuentas por pagar de tipo abono se requiere llevar un estricto control de folios se debe activar esta opción. sólo se graba el documento de compra y no se realiza la afectación a cuentas por pagar. Número de Concepto Cuando se realizan operaciones en una moneda diferente a la base. Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. como por ejemplo: En el caso de manejar claves que contengan letras y números. Notas del asistente: Figura 4.

2. a) Inventarios Integrado a Facturas Al elaborar una remisión o factura realizarán los movimientos de salida del inventario y disminución de existencias automáticamente. y así aparecerán descritos en el numéricos catálogo de proveedores. el sistema sólo graba el documento de Compra y no realiza afectación alguna al módulo de inventarios. es esta sección se indica el Campos nombre o leyenda que se asignarán a estos campos. y así aparecerán descritos en el alfanuméricos catálogo de proveedores.0 37 . Pestaña Campos del usuario b) Campos del Usuario El sistema cuenta con tres campos libres alfanuméricos. el sistema sólo graba el documento ya sea la remisión o factura y no realiza afectación alguna al módulo de inventarios. Integrado a Compras Al elaborar una compra se realizarán los movimientos de entrada al inventario e incremento de existencias automáticamente.5-1 Configuración de Inventarios. Al no tener activada la opción. Al no tener activada la opción. el sistema no permite realizar algún movimiento de CxP sobre los documentos con una fecha anterior a la aquí indicada.Fecha de Cierre de Documentos Al establecer este dato. En esta sección se definen los parámetros en base a los cuales trabajará el módulo de inventarios: Figura 4. 4. es esta sección se indica el Campos nombre o leyenda que se asignarán a estos campos. El sistema cuenta con tres campos libres numéricos. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.2.5 Inventarios Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / icono .

Decimales Se indica la cantidad de decimales que se manejaran para las cantidades –de existenciasrelacionadas con los inventarios. Talla y color.Cambio a existencias Esta opción activa los campos de existencias para que sean modificadas manualmente. En este campo se debe indicar el concepto de movimientos al inventario con el que se Salida registrará la salida en el almacén origen. El sistema no calcula dicho digito verificador y deja la calve tal y como fue capturada. b) Movimientos la Inventario Notas del asistente: Figura 4. Se pueden manejar hasta 5 decimales. etc. los datos aquí indicados se presentarán en todo el sistema. dar de alta productos. Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Por ejemplo. los campos que se activan son los ubicados en la consulta de multialmacén. en este campo se debe indicar el concepto de Entrada movimientos al inventario con el que se registrará la entrada en el almacén destino. Esta opción no permite acceder a modificar los campos de existencias para que sean modificadas. Multialmacén Se activan en el sistema todos los campos y opciones que permiten el control de los productos y sus existencias en hasta 99 almacenes o bodegas. En caso no activar este parámetro los productos se controlan en una consulta llamada de Inventarios y servicios. al emitir Sección1 y 2 reportes.5-2 Pestaña Movs.0 38 . así las existencias estarán respaldadas por un movimiento de entrada o salida del almacén. Digito Verificador Al estar capturando claves de productos. al capturar. Grupo de Productos / Configuración de las leyendas Permite definir las leyendas que identifican a los subgrupos en los inventarios. tamaño y color en el caso de calzado. es decir. de conceptos para movimientos en traspaso En el caso de traspaso entre almacenes. etc.2. filtrar. se agrega una dígito al final de la clave capturada con la finalidad de evitar se digiten claves similares. en caso de manejar multialmacén. lo cual protege la información. No. en el caso de ropa. al inventario.

2. con una pequeña imagen. 4 por la forma en que el sistema procesa el cálculo de impuestos. Leyendas Porcentajes Notas del asistente: El sistema permite trabajar hasta con 4 impuestos. es esta sección se indica el nombre o leyenda que se asignarán a estos campos. es esta sección se indica el nombre o leyenda que se asignarán a estos campos. mismas que se utilizarán en todo el sistema. en esta sección se deben definir las leyendas.Formato para movs. la cual indica si el producto indicado en la partida maneja lotes y/o pedimentos aduanales. c) Campos Libres Campos del Usuario Campos Alfanuméricos Campos Numéricos d) Impuestos El sistema cuenta con tres campos libres alfanuméricos. y así aparecerán descritos en el catálogo inventarios y en todo el sistema Figura 4. Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. El sistema cuenta con tres campos libres numéricos. Lotes y Pedimentos Presenta una columna en la ventana de alta de movimientos al inventario.0 39 . en caso de que se requiera enviar la impresión en línea. con una pequeña imagen. y así aparecerán descritos en el catálogo de inventarios y en todo el sistema. Se recomienda que el IVA sea el Impuesto No. al Inventario El formato que aquí se indique será el que el sistema sugiera al momento de grabar un movimiento al inventario. la cual indica si el producto indicado en la partida maneja números de serie. Números de Serie Presenta una columna en la ventana de alta de movimientos al inventario. La ventana de alta de movimientos al inventario se muestra sin las columnas del detalle. La ventana de alta de movimientos al inventario se muestra sin las columnas del detalle.5-3 Configuración Impuestos para los productos. Se debe indicar el % para cada impuesto.

Alta de clientes en captura Permite agregar a un nuevo cliente desde la captura de documentos.4. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. se podrán consultar los productos o componentes que lo integran.6-1 Configuración de proveedores y CxP.2. Mostrar desglose de kits Al consultar cualquier documento de venta en el que el ó los artículos a vender sean un kit. De esta forma se podrán obtener en cualquier momento estadísticas y gráficas con información de ventas actualizada al momento. . Acumulado de ventas en línea Al grabar las facturas. se actualizan los acumulados de facturación: subtotal. Los valores de los acumulados no se actualizarán al momento de grabar las ventas. a) Generales Facturar sin existencias Permite realizar remisiones o facturas aún no teniendo la cantidad suficiente de existencias de los productos indicados. Impuestos y descuentos.0 40 . se deberá realizar una actualización de acumulados para que las estadísticas sean reales. No permite vender si no se cuenta con las existencias suficientes para realizar la venta. utilizando El alta de nuevos clientes se tendrá que realizar desde el catálogo de Clientes.2.6 Facturas Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / icono . En esta sección se definen los parámetros en base a los cuales trabajará el módulo de facturas: Figura 4. Al consultar cualquier documento de venta solamente se ve la clave del kit.

con máximo 4 impuestos. Núm máx. Números de concepto Facturas a plazos Cuando se paga a plazos una factura. de vta por cambios en info. No realiza automáticamente el cálculo y seguimiento por este concepto. Lo que en este campo se indique son los campos que se habilitarán. los cuales se podrán capturar al elaborar un documento o en las partidas de los documentos de venta. como por ejemplo: en el caso de manejar claves alfanuméricas. Número de Impuestos Se indica el número de impuestos que se podrá capturar al momento de elaborar un documento de venta. de partidas x docto. los cargos que en cuentas por cobrar se generarán serán por el concepto aquí indicado. Interés x ventas a plazo Retención del cliente Vendedores / Clave secuencial El sistema le asignará un número consecutivo a un nuevo vendedor en el catálogo correspondiente. con el fin de que en la impresión el número de partidas no exceda el tamaño de la forma. b) Por Documento En la parte superior aparecen botones o pestañas.Número de descuentos El número máximo de descuentos son tres.0 41 . si no se tiene especificado alguna definición de éste por zonas. Para los intereses que genera una venta a plazos –en caso de haberlo definido-. No afectar doctos. así como el correspondiente % de impuesto. Se indica la cantidad máxima de partidas que se podrán capturar en un documento de venta. del cliente Al momento de consultar una factura. Manejar Flete El sistema asume que en el documento de venta se aplicará cargo por flete y lo sugiere en todas las facturas. Esta opción se recomienda en el caso de hacer una asignación personal de las claves. pero se puede indicar cualquier otro. al consultar una factura los datos del cliente se mostrarán tal y como estén registrados en ese momento en el catálogo de clientes. se debe seleccionar el tipo de documento sobre del cual se hará la definición: Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. se visualizarán los datos del cliente tal y como se encontraban en el catálogo de clientes al momento de la venta. en los que se configura de forma independiente la forma de trabajar de cada tipo de documento de venta. se recomienda utilizar el concepto 18. Si no está activo este parámetro. Al marcar esta casilla se habilitan los campos de “Monto”. independientemente de que estos datos hayan sido modificados posteriormente. en este campo se debe indicar el concepto de cuentas por cobrar por el que se registrarán. En este campo se debe indicar el concepto de cxc que se utilizará para registrar las retenciones a clientes por manejo de fletes. donde se indica el monto por ese concepto y es el que sugiere al momento de elaborar una venta. se generará un cargo. el sistema sugiere el concepto 21.

2. Figura 4.2. cambia debido a la implementación de la facturación electrónica. por ejemplo folio alfanumérico (A1). En esta ventana se deben dar de alta la(s) serie(s) y el formato(s) que se va(n) a ocupar para vender. ya que estos son catalogados como Comprobantes Fiscales. Remisión. Esta ventana solo se muestra para documentos Tipo. El consecutivo se muestra. Formato para folios El sistema propone el formato estándar (numérico) y también permite manejar hasta 5 folios o series con el botón se podrán definir.6-2 Pestaña por documento.Folios secuenciales En los campos de número de documento el sistema asigna un consecutivo en forma automática y no podrá ser modificado. pero el usuario puede modificar el número de folio. para estos dos tipos de documentos los datos a definir son: Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. para facturas y devoluciones.6-3 Alta de folios en facturas. Pedido y Cotización.0 42 . Figura 4.

2. con una fecha anterior a la aquí indicada.CFT ) que permite personalizar la ventana de captura.6-5 Configuración de folios fiscales Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. cancelar y devoluciones.2. Remisiones y Devoluciones) como: agregar.Figura 4. se debe indicar en este campo y de esta manera agilizar la captura de documentos.0 43 . En esta ventana se deben dar de alta la(s) serie(s) y el formato(s) que se va(n) a ocupar para facturar. c) Folios Fiscales Desde esta ventana además de consultar los folios y rangos dados de alta desde la carpeta "Por documento/Folios iniciales/Folios personalizados" se podrá dar de alta más rangos para el folio o incluso antes de utilizarse para la generación de documentos modificarlos o eliminarlos. Archivo de configuración Si se tiene un archivos de configuración (archivo con extensión *.6-4 Configuración de Folios para facturas y Devoluciones. Fecha de cierre de documentos Dependiendo de la fecha. el sistema no permitirá realizar operación alguna sobre los documentos de ventas (Facturas. Figura 4. Los campos de esta ventana se explicarán ampliamente en el tema Facturación electrónica.

Figura 4.d) Por Partida Figura 4.6-7 Consulta de doctos de venta con los parámetros activos. Desglose de productos se comporta un poco diferente. En caso de no marcar la casilla la columna no será presentada. pues al activar el campo se indica que los componentes de un grupo de productos se deben presentar en la consulta de documentos. Capturar en el alta de documentos Descuento / Impuesto / Comisión / Observaciones Al marcar cada una de las casillas. el sistema permite la captura estos conceptos en las partidas de los documentos de venta.2. Ver en consulta Tipo de producto / Número de serie / Lotes y pedimentos / Observaciones / Apartados / Desglose de grupo de productos Al marcar estas casillas.6-6 Configuración de las partidas de doctos de venta.2. En caso de no marcar alguna de las casillas el sistema no permite el cambio de estos conceptos en las columnas de partidas de los documentos de ventas. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0 44 . el sistema permite ver en la consulta de los documentos de ventas una columna donde se indica si el producto indicado en la partida maneja alguno de estos conceptos.

2. Figura 4. K) Donde. al dar clic sobre cada botón se podrá captura o consultar: NOTA: La pestaña de “Sellos digitales” y “Folios Fiscales” se explicará a detalle en el tema de Facturación electrónica.Ver en Captura Tipo de documento / Número de serie / Lotes y pedimentos / Observaciones / Apartados / Descripción de productos En la captura de los documentos de ventas se presentará una columna donde se indica mediante una imagen si el producto indicado en la partida maneja alguno de estos conceptos. En esta sección se definen los parámetros en base a los cuales trabajará el módulo de Compras: Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. pues al activarlo se presenta una columna (Figura 3. El Campo Descripción de productos funciona un poco diferente. las columnas que se presentarán en las ventanas son: A O L S T Apartados Observaciones Lotes Números de serie Tipo de producto (P. Ya sea en la consulta o en la captura.0 45 .2. para una mejor selección del mismo. En caso de no marcar la casilla la columna no será presentada.8-5) con la descripción del producto.7 Compras Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / icono .6-8 Alta de doctos de venta con los parámetros activos. S. 4.

0 46 . Acumular Indirectos en CxP En el registro de una Compra. En el alta de compras. los gastos indirectos siempre se registrarán en Cuentas por Pagar. Al aparecer dicha ventana la casilla “Se acumulan a CxP” estará habilitada para que el usuario la marque o no. Acumulado de compras en línea Al grabar las compras.7-1 Configuración de los documentos de compra. haciendo que la cantidad de indirectos capturada se vea reflejada directamente en el saldo del proveedor. Permite registrar un nuevo proveedor desde la compra utilizando El alta del nuevo proveedor se dará de alta desde su respectivo módulo.a) Generales Figura 4. se actualizan los acumulados de compras: subtotal. Automático Manual Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.2. el sistema pregunta si se acumulan en la Cuenta por Pagar. haciendo que la cantidad de indirectos capturada se vea reflejada o no en el saldo del proveedor. Al aparecer dicha ventana la casilla “Se acumulan a CxP” estará inhibida pero marcada. De esta forma se podrán obtener en cualquier momento estadísticas y gráficas con información de compras actualizada al momento. Permite registrar un nuevo producto desde la compra utilizando El alta del nuevo producto se dará de alta desde el módulo de Inventarios. se deberá realizar una actualización de acumulados para que las estadísticas sean reales. Impuestos y descuentos. Alta de productos en captura . Alta de Proveedores en captura . Los valores de los acumulados no se actualizarán al momento de grabar las compras.

Compra a plazos Cuando se paga a plazos una Compra. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.Nunca Solicita el monto de gatos indirectos pero no se acumulan en la cuenta por pagar. el sistema sugiere el concepto 21. Con esto se habilitarán los campos de “Monto” e “Impuesto”. Al aparecer dicha ventana.. la casilla “Se acumulan a CxP” estará inhibida pero no podrá ser marcada. Número de concepto Cuando se paga a plazos una factura. No permite realizar el cargo por este concepto. máximo se pueden aplicar 4.0 47 . los cargos que en cuentas por cobrar se generarán serán por el concepto aquí indicado. se recomienda utilizar el concepto 18. los cargos que en cuentas por pagar se generarán serán por el concepto aquí indicado. excepto lo referente al tema de Folios fiscales. Para los intereses que genera una compra a plazos –en caso de haberlo definido-. Interés x compras a plazos Retención del proveedor Número de Impuestos Se indica el número de impuestos que se podrán capturar en un documento de compra. para que el monto especificado sea sugerido al momento de hacer un documento. pero se puede indicar cualquier otro.. se generará un cargo. Manejar Flete El sistema asume que en el documento de compra se le aplicara cargo por flete y lo sugiere en todas las compras y órdenes. aplicándolo en las partidas. pero se puede indicar cualquier otro. se recomienda utilizar el concepto 18. En este campo se debe indicar el concepto de cxp que se utilizará para registrar las retenciones por manejo de fletes. en este campo se debe indicar el concepto de cuentas por pagar por el que se registrarán. haciendo que la cantidad de indirectos capturada no se vea reflejada en el saldo del proveedor. b) Por Documento El manejo es igual que en facturas.

4.2.x los movimientos registrados en Aspel-SAE.8-1 Configuración de las Cuentas contables. Figura 4.8 Cuentas Contables Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / icono .0 48 . el sistema tomará el impuesto 1 (IEPS) (IESP) de un producto como parte del costo del mismo y este será actualizado en inventario y se incluirá para calcularse el costo promedio. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. La configuración “Por partida”.c) Por Partida Figura 4.7-2 Pestaña Por partida de compras. excepto por lo siguiente: Considerar impuesto 1 en el costo Al ser activado este campo. Esta opción permite configurar las cuentas contables que se requiere para contabilizar debidamente en AspelCOI 5.2. funciona de manera similar al módulo de facturas. Al desactivarlo toma el costo capturado para ser registrado tal cual en el costo del porducto.2.

se podrá asociar los contactos previamente dados de alta desde Outlook® a los clientes registrados en Aspel-SAE. pudiendo configurar los parámetros propios del Driver de la impresora. etc. Hoja de Cálculo El editor permite diseñar o modificar los formatos de impresión. Para una mejor integración entre ambas aplicaciones. Ruta de las aplicaciones Calculadora Con ella se pueden realizar operaciones en cualquier parte del sistema. Al activar esta opción se le indica al sistema que al acceder al sistema notifique de las citas programadas para el día de hoy. como información del cliente o vendedor. Gracias a la interfase con MS-Outlook® integrada en esta versión. Se indica el dispositivo de impresión.2. igualmente se podrá dar de alta un contacto de Outlook® desde este módulo. al dar de alta un contacto desde la ventana de Outlook se podrá incluir información específica de Aspel-SAE. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Quatro Editor de Textos Pro®. Excel®.2. tiene la Utilizar Interfaz con Outlook® Impresora misma función de la tecla de tabulador . El sistema utiliza dentro de su operación otras aplicaciones. Al moverse en los campos de captura de un diálogo la tecla .4.0 49 .9 Aplicaciones Asociadas Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / icono . Activar sugerencias Modo Alterno de Captura Mostar Citas al Inicio Al accesar al sistema muestra diversas sugerencias que permiten un correcto uso del sistema. Se define la hoja de cálculo que se vaya a emplear esta puede ser: Lotus®. etc.9-1 Configuración de aplicaciones asociadas. en esta sección se define el archivo que se ejecutará cuando en el sistema se llame a estas opciones: Figura 4.

10-1 Configuración de Graficas y copiado especial. los cuales aparecerán en la gráfica. Lotus 123® (WK1) o para MS-Excel® (Biff3).2. Salto de valores al desplazar la gráfica Aquí se podrá establecer el número de saltos para ir avanzando sobre los registros de la estadística. debido a que el valor máximo es aquél que llena por completo la escala. al activar esta función puede ser que muchos de los valores se vean muy pequeños en la escala de la gráfica.2. el sistema obtendrá el acumulado de todos los valores restantes de la estadística y dicha cantidad aparecerá en la última columna o dato visible. Ajustar la escala al valor máximo de la estadística Presentará los valores en relación con el valor máximo de la información.10 Gráficas y Copiado Especial Ruta de Acceso: Utilerías / Configuración / icono . con ello aparecerán con la misma definición cada vez que se ingrese al graficador. también se define la forma de operar en términos generales del Copiado especial.INI. Con esta opción se puede especificar la presentación de las gráficas. para que la aplicación que se use no tenga errores.0 50 . Graficar el acumulado de los valores no visibles Al activar esta opción. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. se puede utilizar los formatos en modo de Texto.4. Figura 4. Tipo de formato a usar Se indica el tipo de formato en el cual se quiere realizar el copiado especial. Máximo de valores visibles en la gráfica Se puede solicitar que el sistema grafique el número de valores deseados (mínimo 1 y el máximo 15). las cuales se registran en un archivo de SAE que se llama SAEWIN.

5. Paso 1 En este paso se deberá elegir entre. si se va a traducir datos de una versión anterior o si se va a crear una nueva empresa con su correspondiente base de datos en blanco. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0 51 .2-2 Modificar datos de la empresa.0. el usuario debe tener los conocimientos de las necesidades de la empresa para que el proceso sea una tarea sencilla y perfectamente apegado a la forma de trabajo de la empresa. la ventana que se presenta es como la siguiente: Figura 5. (La Traducción de archivos es un tema ubicado en el nivel Certificación) por lo tanto se debe elegir la opción “Modificar Empresa”. Figura 5. CONFIGURAR EMPRESA 5.1 Antes de Comenzar Una vez que se conoce cuales son los alcances que tiene el sistema con respecto a su configuración.5.2-1 Ventana de inicio del asistente. antes de comenzar con la misma. se podrá proceder a su implementación.2 Asistente Ruta de Acceso: Utilerías/Agregar empresa Al ingresar a esta opción.x o 3. se podrá hacer la traducción de los datos. aparecerá una ventana la cual es un asistente para dar de alta una empresa o en su defecto si ya se cuenta con una versión 2. que para efectos de este curso se verá la opción 2.

Paso 4 En este paso se definen algunos parámetros básicos como: si el sistema manejará multilamacenes. Se puede consultar el capitulo “Configuración” el cual se incluye en esta guía donde se explicó a detalle cada uno de los parámetros del sistema y su afectación. Figura 5.0 52 . Paso 3 En este paso se podrán configurar los parámetros bajo los cuales operará la empresa. Figura 5.2-3 Modificación del domicilio de la empresa.2-4 Configuración. donde se permite cambiar los datos de la misma. ruta donde se crearan los datos y su respectivo formato de base de datos.Paso 2 La siguiente ventana mostrará los datos de la empresa del registro. aunque se pueden dejar los que el sistema de forma predeterminada configura y posteriormente cambiarlos. con solo oprimir el botón “Configurar”. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. el descuento comercial que será sugerido al momento de dar de alta a los clientes.

se solicita que se den de alta las numeraciones iniciales para cada de ellos. En este caso. si se acepta este mensaje generará los acumulados de ventas con la información que encuentre en ese momento. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.7 Folios y fechas iniciales para los documentos. Figura 5.0 53 . así como las últimas fechas de cada uno.2. es si se inicializan los acumulados o no. los acumulados siempre serán cero.2-5 Configuración de algunos parámetros importantes. de lo contrario este archivo estará vacío y sería necesario hacer el registro de cada producto en su correspondiente almacén de forma manual o por un proceso que tiene el sistema.2-6 Proceso de creación de multialmacén Para los documentos de compra y venta.Figura 5. Lo siguiente que solicita el sistema. como se trata de una base nueva y no existen documentos realizados. Figura 5. cuando se manejan multialmacenes la información de inventarios y servicios se toma para crear el archivo de almacenes mandando todos los registros al almacén 1. Creación de Archivos de la Base de Datos Al aceptar este diálogo inicia el proceso de creación de archivos de trabajo y el sistema solicita información adicional. En este caso como se trata de una base nueva y no se tiene información en inventarios de todas formas estaría sin registros. por ejemplo.

Figura 5. Figura 5. este paso es opcional ya que si no se hace en este momento posteriormente se podrán configurar cuantos usuarios sean necesarios. el sistema solicitará que se den de alta a los usuarios con sus correspondientes perfiles. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0 54 .2-10 Configuración de filtros.2-9 Proceso de creación de acumulados para compras Posterior a esto. Figura 5-2-11 Alta de perfiles de usuario. se crearán una serie de índices de fechas para los filtros.2-8 Proceso de creación acumulados para ventas El mismo caso es para los acumulados de compras.Figura 5. Paso 5 Por último.

El alta de usuarios se explicará a detalle en la sección”Perfiles de Usuario”. Práctica 1: Creación de una base de datos nueva a) Ingresar a la siguiente ruta a través del explorador de Windows o de Mi PC: C:\Archivos de programa \ Archivos Comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ SAE4.00. b) Crear directorio llamado CURSO. c) Ingresar a Aspel-SAE 4.0 y realizar la instalación de una base de datos nueva utilizando el asistente. 5.3 Perfiles de Usuario Ruta de Acceso: Utilerías / Perfiles de usuarios. Aspel-SAE 4.0 maneja un nuevo esquema de Perfiles de usuario, donde la identificación de un usuario dentro del sistema se hace por medio de un nombre de usuario y su clave de acceso. Todos los usuarios creados dentro de los Perfiles se generan como usuarios Aspel, es decir, estos usuarios podrán tener acceso a cualquier sistema Aspel –además de SAE-, y la información de ellos se almacena en la carpeta “Archivos comunes Aspel” (DAC), es por eso que en una instalación en red esta carpeta también se debe de compartir para que las estaciones de trabajo funcionen correctamente. Los perfiles se definen por sistema y existe un Administrador por cada sistema Aspel. El administrador permite configurar los datos de todas las empresas; y desde que se da de alta un usuario se define a que empresas puede acceder. De esta manera se optimiza el control de acceso a la información de los usuarios, para todas las empresas registradas y de todos los sistemas Aspel. Por ejemplo, se dan de alta dos usuarios en Aspel-COI 5.5 y cuando se entra a SAE 4.0 aparecerán en la sección de Usuarios Aspel, pero estos no tendrán acceso a SAE, sólo hasta que se asignen al sistema. Al instalar Aspel-SAE de forma predeterminada se tendrá un usuario con clave “Administrador” con una contraseña “Aspel1” (se recomienda sea cambiada a la brevedad posible), el cual accede sin ningún tipo de restricción, el “Administrador” podrá dar de alta a otros usuarios y asignar los derechos respectivos a los usuarios.

Usuarios registrados para la empresa seleccionada

Usuarios Aspel

Figura 5.3-1 Alta de usuarios.

La definición de los usuarios y perfiles se realiza con una barra de herramientas que facilita el proceso de operación en la captura. Para definir perfiles: a) Como Administrador, acceder a Perfiles del usuario y en la barra de Herramientas seleccionar la empresa a la que tendrá permiso de acceso el usuario. Notas del asistente:

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Figura 5.3-2 Barra de herramientas de perfiles de usuarios.

A continuación se explican las opciones con las que cuenta la barra de los perfiles. Icono Descripción Permite agregar un nuevo usuario Aspel, y se puede realizar Nuevo Usuario oprimiendo las teclas + .

Habilita / Deshabilita

Mediante está opción se Habilita o Deshabilita el acceso a la carpeta seleccionada del perfil, y también se puede hacer con clic secundario sobre la carpeta o con doble clic sobre la misma.

Guarda los cambios efectuados en un perfil modificado. Grabar perfil modificado

Está opción permite cancelar los cambios efectuados a un perfil. Cancela Cambios Desde está opción se pueden crear perfiles predefinidos en base a un perfil modificado por el administrador. Empresa seleccionada para la asignación de usuarios y modificación de perfiles. Permite imprimir los perfiles de todos los usuarios asignados a la empresa seleccionada.

Agregar perfil predefinido

Seleccionar Empresa

Imprimir Perfil

Respaldar / Restaurar

Está opción permite generar respaldos de los perfiles de usuarios y también se permite restaurarlos.

b) Para agregar un usuario nuevo se deberá dar clic en el icono o con los botones se podrán agregar o quitar usuarios que se hayan dado de alta previamente desde otro sistema pudiendo modificar sus datos dando clic en el icono , el cual estará habilitado únicamente antes de asignarlo al sistema, donde en ambos casos se mostrará la siguiente ventana:

Notas del asistente:

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Figura 5.3-3,4 Alta/Modificación de Nuevo Usuario.

Esta ventana cuenta con dos pestañas en las cuales se deberán capturar los siguientes datos: • • • • • • • Usuario: Nombre del usuario que ingresará al sistema. Nombre: Nombre completo del usuario. Clave y Confirmar Clave: asignar la contraseña de acceso al sistema y confirmarla. Puesto y departamento: Estos datos deben asignarse si se manejan en la empresa. Correo: Dirección de correo electrónico. Perfil a aplicar: El sistema cuenta con una serie de perfiles predefinidos que pueden asignarse al usuario, éstos son modificables. Empresas: En esta pestaña se puede asignar las empresas a las que tendrá acceso o a todas, mediante la casilla “Todas”. , con esto se agregará el

Una vez que se capturaron todos los datos se deberá guardar dando clic en usuario a la lista de usuarios Aspel ya asignado dentro del sistema.

Nótese que los usuarios que ya están asignados al sistema para poder identificarlos se muestran en Negrita.

Figura 5.3-5 Administrador de Perfiles de Usuarios.

Notas del asistente:

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c)

Al agregar un usuario, de forma predeterminada se les otorga un perfil con acceso a todo (excepto a los perfiles de usuario), para que este perfil sea modificado de acuerdo a las características y políticas de seguridad de la empresa. Por lo que después de agregar un usuario se debe modificar el perfil dando clic en el signo para desplegar o, para Contraer las opciones disponibles.

d) Para habilitar o Deshabilitar las opciones, bastará con dar doble clic o activar el menú contextual, seleccionando la opción “habilitar/ Deshabilitar” o dando clic en el icono se mostrarán en color “Azul” y las Deshabilitadas en color “Gris”. e) Una vez que se ha definido el perfil se deberá guardar dando clic en icono . . Las opciones habilitadas

A través del menú contextual en la opción “Propiedades del Administrador”, se pueden modificar los datos del Administrador. 5.3.1 Perfiles predefinidos En muchas ocasiones se tiene dentro de las empresas ciertos perfiles establecidos de acuerdo al departamento o puesto, por ello el sistema cuenta con perfiles predefinidos con opción a ser modificados o crear nuevos perfiles. Al seleccionar al usuario se le puede asignar perfiles predefinidos con el menú contextual, dando clic en la opción “Aplicar Perfil” y seleccionar cualquiera de los que tiene el sistema o que se hayan agregado.

Figura 5.3.1-1 Aplicación de perfiles a los usuarios.

Por medio de este menú se puede copiar un perfil y pegarlo a otro usuario. El perfil que tenga el usuario puede modificarse y al guardarse lo hace tomando el cambio, pero sin afectar a los perfiles predefinidos. Se pueden dar de alta nuevos perfiles predefinidos, por medio del menú contextual dando clic en “Nuevo Perfil Predefinido” o con el icono .

Figura 5.3.1-2 Alta de perfiles.

Al dar clic en el botón agregará un perfil nuevo para que sea modificado y guardado para poder ser asignado a cualquier usuario, al escribir el nombre del perfil nuevo se habilitará dicho botón. Para visualizar los perfiles que se han dado de alta, se debe dar clic en la opción “Ver perfiles predefinidos” del menú contextual.

Notas del asistente:

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0 59 .Usuarios restringidos Perfiles de usuario. Usuario Administrador Figura 5. Recuerde que al dar de alta un usuario por omisión tiene habilitadas ( ) todas las opciones. Los perfiles de usuario pueden ser respaldados por medio del icono . esto también se podrá realizar por medio del respaldo del sistema. Figura 5. por lo tanto para efectos de esta práctica se indican las opciones que se deben deshabilitar ( ). generando un archivo con extensión Cuando un usuario entre a una opción a la cual no tiene acceso.pqz. se mostrará una ventana indicando la situación. .1-3 Mensaje de acceso denegado al querer ingresar a una opción no autorizada Práctica 2: Alta de usuarios a) Dar de alta los siguientes usuarios: Usuario Nombre Contraseña Puesto Departamento Caja1 Cajero1 Curso1 Cajero Ventas Usuario Nombre Contraseña Puesto Departamento Almacen1 Almacenista1 Curso2 Almacenista Almacén b) Agregar un Nuevo Perfil con Usuario: Caja1 y grabarlo como cajero.3.3.1-3 Estructura de usuarios y perfiles. Opción Archivos Clientes y CxC Facturas y Vendedores Archivos/facturas/Agregar/Factura directa Archivos/Facturas/Agregar especial Archivos/Facturas/Cancelación Archivos/Facturas/Consultas Archivos/Facturas/Reportes Notas del asistente: Especificar Impresora Habilitado Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.

0 60 .Archivos/Facturas/Cambiar Folio Archivos/Facturas/Consultas de folios de CxC Archivos/Remisiones/Cancelación Archivos/Remisiones/Reportes Archivos/Remisiones/Cambiar Folio Archivos/Pedidos Archivos/Cotizaciones Archivos/Devoluciones Archivos/Vendedores Archivos/Políticas Archivos/Catálogo de monedas Edición Ver Reportes Herramientas Resto de los módulos Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.

Dentro del sistema se cuenta con un catálogo de vendedores. editar o borrar información. a los cuales se les asigna un % de comisión. No existe un orden específico para la captura de estos. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0 cuenta con una serie de catálogos contenidos en sus diferentes módulos. también se tiene el campo zona que tendrá a su cargo. así como el correo electrónico. A continuación se presenta la consulta de vendedores.1-1 Orden de procesos en Aspel-SAE 4. dado que existen algunos catálogos que solicitan información de otros: Vendedores Zonas Proveedores Clientes Líneas de Productos Inventario $ $ $ Ordenes Compras Multi-Almacén $ $ Cuentas por Pagar $ $ Cuentas por Cobrar $ Cotizaciones Pedidos Remisiones Facturación Funciones CRM Interfase Banco Interfase COI Toma de Desiciones Figura 6.1 Definición El sistema Aspel SAE 4.2 Catálogo de Vendedores Ruta de Acceso: Facturas / Archivo / Vendedores y/o con el icono . CATÁLOGOS 6. ya que de este dependerá que se pueda determinar de forma correcta el reporte de comisiones.6.0 61 . los cuales permitirán agregar. así como consultarla y emitir reportes.0 6. sin embargo se recomienda que para no repetir procesos de captura se realice de la siguiente forma.

Figura 6. El alta o edición de vendedores se realiza por medio del menú Edición/Agregar/Modificar o con los iconos correspondientes. Práctica 3: Alta de vendedores Dar de alta los siguientes vendedores: Nombre Eduardo Gómez Quiroga Juan Gómez Martínez Armando Cervantes Torres Mostrador % de Comisión 17% 5% 3% 0% Zona NORTE NORTE SUR Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. • Nombre: Se debe capturar el nombre del vendedor. • % de Comisión: Se debe capturar el % que se le va a dar al vendedor por cada venta que se realice.2-2 Captura de vendedores. • Zona: Es un campo que permite hacer una clasificación de vendedores.2-1 Consulta de vendedores. • Dirección electrónica: Se debe indicar el correo electrónico del vendedor. (Este campo no tiene nada que ver con las zonas para cálculo de fletes que se verá mas adelante). Figura 6. Sus Campos: • Clave: es de tipo Alfanumérico o numérico.0 62 .

0 63 . • Impuesto: Se indica el % de impuesto para la zona de flete. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. de zonas. Figura 6. en base a diferentes criterios.6. El alta o edición de zonas se realiza por medio del menú Edición / Agregar / Modificar o con los iconos correspondientes. • Monto: Se puede capturar un monto fijo o parámetros peso. Figura 6. A continuación se presenta la consulta de zonas. ya que dentro de esta opción cuenta con un nuevo editor de fórmulas para determinar el monto de flete. es posible asignar a una zona un monto fijo o fórmula para calcular un monto por flete en los documentos de ventas y compras. • Cuenta Contable: Cuenta contable correspondiente a la zona en Aspel-COI (opcional). Además. por ejemplo en la frontera el impuesto es del 10% de IVA (Solo aplica para el 3er nivel). Sus Campos: • Texto: Nombre de la zona de 1er y 2do nivel. volumen o subtotal (Solo aplica para el 3er nivel).3-2 Alta de y configuración de flete por zona.3 Zonas Ruta de Acceso: Clientes y o Proveedores y CxP / Archivos / Zonas y/o con el icono Se cuenta con un catálogo de zonas que pueden asignarse a los clientes o proveedores.3-1 Cat. se podrán realizar filtros en diversos procesos para obtener información mediante este criterio.

por ejemplo: Nivel 1 Distrito Federal Estado de México Nivel 2 Norte Sur Norte Sur Nivel 3 Azcapotzalco Magdalena Contreras Izcalli Tlalnepantla Donde el primer nivel por ejemplo.Para poder hacer uso adecuado de las zonas en primer lugar se debe configurar en los parámetros del sistema el manejo de flete. pero sí el monto del flete depende de otros factores tales como.0 64 . En México. donde el nivel que se use dependerá de la forma en que se hagan los registros contables en la empresa en particular. los impuestos de fletes varían.3-4 Alta de zona y configuración de flete (3er Nivel). Posteriormente definir y delimitar la forma de dar de alta las zonas ya que el sistema requiere forzosamente que se den de alta tres niveles. se tienen establecidos montos fijos. Para el primer y segundo nivel la venta de alta será la siguiente: Figura 6. la ventana que se presenta será la siguiente: Figura 6. cantidad. son los estados. se puede definir mediante el icono el cual presenta la siguiente ventana: Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. estos se podrán escribir directamente en el campo correspondiente de cada zona. el segundo la zona geográfica. En esta venta se podrá determinar el monto del flete por monto fijo o por alguna fórmula. volumen.. Al dar de alta el tercer nivel. etc. Al dar de alta el primer y segundo nivel el sistema solo solicitará el nombre de la zona y su cuenta contable. Si en el manejo de fletes. ya que se podrá llevar un control contable por conceptos de fletes.3-3 Alta de zona (1 y 2 nivel). así como el impuesto correspondiente a la zona de traslado. El impuesto de las fronteras es distinto al de las zonas centrales. y el tercero son las delegaciones o municipios. por ejemplo. peso.

13 Subtotal * 0. el sistema cuenta con una calculadora que es invocada con el icono . Para poder determinar cálculos como éstos.4 Clientes Ruta de Acceso: Clientes y Cuentas por Cobrar y/o con el icono .3-5 Configuración de flete.500 (1/2 Kg. multiplicándolo por el total de piezas del documento.00 Por esto la definición adecuada del manejo de peso o volumen (en el detalle de inventarios y servicios).00 pesos.50 * 45) * 10 = 225. Donde por cada unidad de peso definida en el producto se cobrará a 10.12 Subtotal * 0. cobra una mayor importancia. El monto de flete que determine el sistema de forma automática.Figura 6.0 65 . California Norte Yucatán Quintana Roo Guerrero Nivel 3 Chihuahua CD Juárez Monterrey San Nicolás de los Garza Mexicali Mérida Chetumal Acapulco Monto / Fórmula Subtotal * 0. por lo que es importante aprender a dar de alta nuevos clientes y/o modificar los datos para tener siempre correctos los datos de facturación.15 Subtotal * 0.10 Subtotal * 0.10 Subtotal * 0. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.05 Zona Sur 6.10 Subtotal * 0. ya que de esto dependerá un correcto cálculo de fletes al momento de utilizar el manejo de zonas.13 Subtotal * 0. Práctica 4: Alta de Zonas Dar de alta las siguientes zonas: Nivel 1 Nivel 2 Chihuahua Zona Norte Nuevo León B. El registro de clientes en el sistema Aspel-SAE es una función indispensable para explotar al máximo las ventajas del sistema. de tal forma que si un producto tiene definido . puede ser modificado por el usuario al momento de realizar sus documentos de compra o venta.) y se vende 45 piezas el total del flete será de: (0.

Agregar o modificar conceptos de las cuentas por cobrar. Además de una serie de funciones tipo CRM. Revisar el saldo general del cliente o el Detalle de los movimientos. Consultar e imprimir el Resumen de movimientos del cliente.4-1 Consulta de clientes. para establecer comunicación. Generar Reportes como Cobranza general. Actualizar saldos del cliente. con el acumulado de saldos vencidos. Estados de cuenta general y Detallado. Agregar. modificar o eliminar información de los clientes de la empresa. Obtener un Pronóstico de cobranza del cliente y consultar sus datos.Las características más importantes de este catálogo son: • • • • • • • • • • • • • • • • • • Agregar. las cuales permitirán por medio de campañas dar una mejor atención y seguimiento a los clientes. Resumen de movimientos. para recepción de pagos parciales. Figura 6. Imprimir Reportes de clientes como: Listado general de clientes y emisión de etiquetas de clientes. asignándole la clave MOSTR. Aplicar intereses moratorios a un cliente. El cliente mostrador se da de alta automáticamente al momento de realizar cualquier documento de venta. El alta o edición de clientes se realiza por medio del menú Edición / Agregar / Modificar o con los iconos correspondientes. Suspender las ventas a un cliente o Reactivarlo. entre otros. Recibir Pagos de clientes. Pronósticos y Controles de cobranza. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. mismos que se utilizarán en los movimientos de CxC que se generen. Revisar los Cobros del día por saldo o por clave del cliente. Al entrar a este módulo el sistema presenta la consulta de clientes.0 66 . Dividir los cargos a un cliente. con solo pasar el campo sin indicar ningún cliente. Modificar o Eliminar movimientos de cuentas por cobrar a clientes. Aplicar Anticipos a un cliente. Conocer la Antigüedad de saldos del cliente. Corte de caja. Consultar los movimientos del cliente por Concepto y revisar el contacto de la persona encargada de los pagos.

Días de crédito se usa para calcular la fecha de vencimiento en los documentos de venta.4-3 Datos de ventas del cliente. Días para Revisión y pago. E-mail y CURP (opcional).Clave y Nombre del cliente Datos para facturación WEB site del cliente Zona Clasificación Figura 6. Teléfono.0 67 .F. R. Datos para la retención. Figura 6.C. • Datos del cliente: Los datos del cliente son muy útiles al imprimir etiquetas para envíos por correo y en la emisión de facturas. uno para cada característica). • Clasificación del cliente: Sirve para agrupar a tus clientes de acuerdo a ciertas características de venta de tu empresa (pudiendo especificar los 5 caracteres disponibles. Código Postal. Fax.. los datos son: Nombre. Población. Colonia. Generales: • Clave del cliente: puede ser alfanumérica o numérica de modo secuencial o manual dependiendo como se tenga estipulado en la configuración.4-2 Datos generales del cliente. Esto ayudará posteriormente a realizar consultas y reportes del catálogo de manera más selectiva (opcional). No permite facturar cuando se ha sobregirado. Dirección. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Descuento aplicable en documentos de venta.

Lu15 Revisa documentos el lunes más inmediato a la fecha de vencimiento y paga el día 15 de cada mes. Los cambios en estos campos serán registrados en la bitácora del expediente del cliente. Lunes Miércoles Viernes Domingo L o Lu I o Mi V o Vi D 0 Do Martes Jueves Sábado M o Ma J o Ju S o Sa Y puede usar en combinación con números. remisión. alimentándose de los conceptos de CxC que se le generen al cliente. • • Vendedor: Se indica la clave del vendedor asignado del catálogo al cliente (opcional). pedido o cotización (opcional). • Límite de crédito : Este dato se utiliza en el Módulo de Facturas y Vendedores y en los movimientos de Cuentas por Cobrar. Con este dato. Cuando se realice un movimiento de tipo Factura (1) en Cuentas por cobrar. se generará la retención del % que se indique (opcional). el sistema solicitará autorización para proseguir con el proceso (opcional).Ventas: • Días de crédito : El número de días de crédito lo utilizará el módulo de Facturas y Vendedores para calcular la fecha de vencimiento de los documentos que se elaboren. Saldo del cliente: Este campo se actualiza. en la emisión de reportes de cobranza se tendrá la fecha de entrega de documentación y cobro (opcional).4-4 Conceptos que integran el saldo del cliente. • • % Descuento : Este porcentaje puede ser desde 0.99% para cada cliente y se sugerirá al hacer una factura. Considerar retención: Si se marca esta casilla al facturarle al cliente y se asigne un flete. por ejemplo: 1515 El cliente revisa los días 15 de mes y paga ese mismo día. Sí el monto de la venta a crédito sumado al saldo del cliente es mayor al límite de éste. pudiendo consultar con el icono ventana. y el día en que planea pagarlas. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0 68 . o con la tecla apareciendo la siguiente Figura 6. • Revisión y pago : Registra el día en que el cliente acepta facturas para su autorización y/o revisión. el sistema considerará los días de crédito para determinar la fecha de vencimiento (opcional). 15I4 Revisa el día 15 y lo paga el miércoles de la cuarta o última semana.0001% hasta 99.

Campos libres alfanuméricos definidos por el usuario. Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.Datos sobre el último pago que ha realizado el cliente. Campos libres numéricos definidos por el usuario. Figura 6. Datos sobre la última venta efectuada a ese cliente.4-7 Datos adicionales del cliente.4-5 Datos Históricos del cliente.4-6 Documentos que integran las ventas anuales. Notas del asistente: Figura 6. Observaciones generales de los clientes. Figura 6. Estos datos se actualizan de forma automática de acuerdo a los movimientos que se le vayan generando al cliente.0 69 . Históricos: • Ventas anuales: En el campo de ventas anuales se podrán consultar los documentos de venta que conforman esa cifra.

de forma que al modificar algún dato podrá ser almacenado en ese momento con solo cambiarse a otro registro apareciendo el siguiente mensaje: Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. teniendo las siguientes opciones: Sí está activada esta casilla. indica que se enviará por mail el archivo de factura electrónica al correo especificado en el campo “Cuenta de correo para envío”. En el detalle de cada cliente parecerán estos botones de comando.0 70 . la factura generar el archivo de factura electrónica sin ningún tipo de encriptación. Sí está activada esta opción. Comprobantes fiscales digitales: Esta sección almacena la parte del mecanismo de emisión de una factura electrónica para el cliente. es decir la llave publica del cliente. Sí está activada esta casilla. Sí está activada esta casilla.Adicionales: • Observaciones: Este campo permite el almacenamiento de una gran cantidad de información (255 caracteres). el sistema solicitará que se le indique donde se encuentra el archivo de Certificado Digital (*. • Campos Libres: El sistema tiene tres campos alfanuméricos (10. indica que el correo se enviará de forma transparente para el usuario sin que se abra la ventana del correo para enviarlo de forma manual. los cuales permitirán moverse entre los registros de clientes.4-8 Configuración de Emisión de CFD’s. indica que la factura electrónica será impresa. Figura 6.cer) del cliente en particular. Al estar seleccionada esta opción. 2 dobles) respectivamente. 15 y 25 de longitud) y tres numéricos (entero.

Teléfono. Nombre. Figura 6. E-mail. Permite ver el detalle del contacto seleccionado.4-9 Mensaje de aviso de cambios Para poder llevar un control de comunicación mas organizado con los clientes. Dirección.Figura 6. Figura 6.4-11 Alta y consulta de contactos.4-10 Consulta de contactos. se cuenta con un catálogo de contactos el cual permite dar de alta de forma ilimitada a todas aquellas personas con las que se debe tener relación. Permite agregar un nuevo contacto asociándolo a un cliente determinado. solicitando los siguientes datos: • • • • • • Cliente. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Tipo de contacto.0 71 . pudiendo contar con una comunicación más personalizada.

de lo contrario mandará el siguiente mensaje: Figura 6. de tal forma que al consultar los contactos de MS-Outlook® se visualizará con los datos dados de alta en la sección de contactos de Aspel-SAE.4-12 Mensaje de Microsoft Outlook Permite visualizar los contactos de MS-Outlook® para poder asignarlos al cliente con el cual se esta trabajando en ese momento. como se muestra a continuación: Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Las siguientes tres opciones requieren que se tenga instalado MS-Outlook® y se tenga configurado en las aplicaciones asociadas para que pueda trabajar.Permite eliminar un contacto de esta consulta. tal como ya se vio en el segundo capitulo.4-13 Contactos de Outlook®.0 72 . Figura 6. Además de las funciones básicas que cualquier consulta tiene. en esta consulta aparecerán unos iconos los cuales permitirán establecer una comunicación dinámica entre Aspel-SAE y MS-Outlook® versión 2000 o superior. Permite mandar todos los contactos de la lista directamente a la carpeta de contactos de MS-Outlook®.

Figura 6. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. permite bajar los contactos de la carpeta de MS-Outlook® a los contactos de Aspel-SAE.0 73 . se visualice un mensaje como el siguiente: Figura 6.4-14 Carpeta de contactos de MS-Outlook® con los contactos de Aspel-SAE. Es posible que al ejecutar alguno de los comandos que tiene una estrecha relación con MS-Outlook®. Esta opción es lo contrario de la anterior.4-15 Mensaje de Outlook Esto es solo un mensaje de alerta indicando que algún otro programa esta tratando de ingresar a la base de datos de MS-Outlook. por lo cual solo se le debe indicar que si le permita acceder.

• Imprimir Reportes de proveedores como: Listado general de proveedores. Los datos de proveedores son muy similares a los de clientes exceptuando algunos campos. S. al mantener esta base de datos actualizada se genera un Catálogo de Proveedores muy útil para efectos de comprar y pagar la mercancía adquirida. • Consultar los movimientos del proveedor por concepto y revisar los contactos. Madero Código Postal: 06080 CLIENTE 4 Nombre: C.000. DE C.5 Catálogo de Proveedores Ruta de Acceso: Proveedores y Cuentas por Pagar ó con el icono . SHELBY INC. • Suspender las compras a un proveedor o Reactivarlas.A. D. Población: Izcalli Código Postal: 54060 RFC: TIN-980123-78H Teléfono: 56-87-56-87 RFC: Fax: 52687657 Clasificación: NRR N= Zona Norte R= Crédito R= Cliente Regular RFC: ABE-900515-IK7 Teléfono: (48) 11-16-32 Fax: (48) 13-1514 Clasificación: SRE S = Zona Sur R = Crédito E = Cliente Excelente RFC: INT-040515-IK7 Teléfono: (55) 30938811 Fax: (55) 85893279 Clasificación: NRE N = Zona Norte R = Crédito E = Cliente Excelente RFC: CSH-540802-GT1 Teléfono: (55) 20931188 Fax: (55) 53909629 Clasificación: NRE N = Zona Norte R = Crédito E = Cliente Excelente Días de Crédito: 15 Revisión y Pago: 1515 Limite de Crédito: 70. • Revisar el Saldo general del proveedor y el detalle de sus movimientos.Práctica 5: Alta de clientes CLIENTE 1 Nombre: TALLERES INDUSTRIALES. con el acumulado de saldos vencidos.000.000.V.V. 915 Colonia: Anáhuac Población: San Luis Potosí Código Postal: 24000 CLIENTE 3 Nombre: INTEGRACION TECNOLÓGICA. F.00 % Descto: 3 Vendedor :3 Días de Crédito 15 Revisión y Pago: LU15 Limite de Crédito: 50.00 % Descto: 2 Vendedor: 4 6. Los proveedores de cada empresa deben registrarse.A. Modificar o Eliminar información de los proveedores de la empresa. • Obtener un Pronóstico de pagos al proveedor y desde allí consultar sus datos.0 74 . Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Dirección: Palacio de Justicia No. Dirección: Norte 60 No. S. Código Postal: 10400 CLIENTE 2 Nombre: ACABADOS BETA. DE C. • Conocer la Antigüedad de saldos con el proveedor.000. S. Dirección: Autopista Méx:Qro No. Dirección: San Gregorio 824 Colonia: San Francisco Población: México. 1002 Colonia: Industrial.00 % Descto: 2 Vendedor: 1 Días de Crédito 90 Revisión y Pago: LULU Limite de Crédito: 95. • Consultar e imprimir el Resumen de movimientos del proveedor seleccionado. El aspecto más importante de este catálogo es: • Agregar. 3647 Colonia: Mártires de Río Blanco Población: Gustavo A.A. acumulados de proveedores y emisión de etiquetas.00 % Descto: 2 Vendedor: 2 Días de Crédito 60 Revisión y Pago: LU15 Limite de Crédito: 90.

C. Generales: • Clave: La clave del proveedor puede ser alfanumérica o numérica de modo secuencial o manual dependiendo como se tenga estipulado en la configuración. Teléfono. C. Dirección. consultar y emitir reportes del catálogo de manera más selectiva.F. R. Zona. Los datos del proveedor son muy útiles al imprimir etiquetas para envíos por correo y en la emisión de facturas.P. Clasificación Zona Figura 6. Población.. Colonia.5-1 Consulta de proveedores. Código Postal.Al acceder a este modulo. Fax. Página Web. anota los datos de: Nombre.R. El alta o edición de clientes se realiza por medio del menú Edición/Agregar/Modificar o con los iconos correspondientes. lo cual ayudara a filtrar. • Datos del Proveedor: Se debe anotar toda la información referente al proveedor.U. Nombre del proveedor Datos para facturación WEB site del proveedor. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0 75 .5-2 Datos generales del proveedor. se mostrará la siguiente pantalla o con el icono : Figura 6. • Clasificación: Sirve para agrupar a los proveedores de acuerdo a las características de compra de la empresa. Clasificación.

5-3 Datos para compras. se asumirá que tienes con el proveedor un crédito ilimitado. • Saldo: Indica el monto total del saldo de los documentos emitidos en favor de un proveedor. sobre el % que se capture en el campo de % de retención. No permite comprar cuando se ha sobregirado. Datos para la retención. siendo el número máximo que acepta el sistema el 732. Ventas: • Días de crédito: Se tienen 3 caracteres para definir este campo. Copras anuales. Datos sobre el último pago que se ha realizado al proveedor. • % Descuento: Es el porcentaje que el proveedor otorga a la empresa y puede ser desde 0. • Límite de crédito: Este dato se utiliza en el catálogo de Compras y en los movimientos de Cuentas por pagar.0001% hasta 99. Este dato lo sugiere el sistema al registrar una orden o una recepción en el módulo de Compras.99%. Datos sobre la última Compra efectuada a ese proveedor. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0 76 .Días de crédito se usa para calcular la fecha de vencimiento en los documentos de compra. Si se deja el campo en ceros. • Considerar retención / % retención: Al activar esta casilla el proveedor actuará como retenedor del impuesto sobre el monto del flete. El número de días de crédito lo utilizará el módulo de Compras para calcular la fecha de vencimiento de los documentos que se elaboren. Descuento aplicable en documentos de compra Figura 6.5-4 Datos Históricos del Proveedor. este dato se conforma de las compras generadas y puede ser consultado. Figura 6.

15 y 25 de longitud) y tres numéricos (1 entero. En el detalle de cada proveedor aparecerán estos botones de comando. pudiendo contar con una comunicación más personalizada. Observaciones generales de los proveedores Campos libres alfanuméricos definidos por el usuario. se cuenta con un catálogo de contactos el cual permite dar de alta de forma ilimitada a todas aquellas personas con las que se debe tener algún tipo de relación relativa a la empresa. sin considerar el descuento financiero y el impuesto. Figura 6. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.Históricos: • Compras Anuales: Se refiere al monto acumulado de compras al proveedor después de aplicar el descuento comercial. al igual que en el módulo de clientes. • Campos libres: El sistema tiene tres campos alfanuméricos (10. Campos libres numéricos definidos por el usuario.5-5 Datos adicionales del proveedor. los cuales permitirán moverse entre los registros de clientes.0 77 . es decir Subtotal – Descuento comercial + Total indirectos.5-6 Mensaje de aviso de cambios Para poder llevar un control de comunicación más organizado con los proveedores. 2 tipo doble) respectivamente. Adicionales: • Observaciones: Este campo permite almacenar una gran cantidad de información (255 caracteres). de forma que al modificar algún dato podrá ser almacenado en ese momento con solo cambiarse a otro registro apareciendo el siguiente mensaje: Figura 6.

Código Postal: 06021 6.A.V.000. Dirección: Torre Comercial América Piso # 23 Colonia: América Población: San Pedro Garza García. pues las líneas de productos es la única opción de poder llevar el control contable del almacén. Código Postal: 64240 PROVEEDOR 2 Nombre: DISTRIBUIDORA DE MATERIALES.A.A.Práctica 6: Alta de Proveedores PROVEEDOR 1 Nombre: SISTEMAS DE ABASTECIMIENTO. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. DF. Código Postal: 06000 PROVEEDOR 3 Nombre: IMPORTADORA INTERNACIONAL S. por lo cual es conveniente agruparlas.6 RFC: MIG-800704-9H1 Teléfono: 53-685100 Fax : 3687050 Clasificación: NRR N = Norte R = Crédito R = Proveedor Regular RFC: DIP-850619-4G9 Teléfono: 5521-9868 Fax: (55) 554-7050 Clasificación: NRR N= Norte R= Crédito R= Proveedor Regular RFC: DIP-850619-4G9 Teléfono: (55) 53204578 Fax: (55) 554-7050 Clasificación: NRR N= Norte R= Crédito R= Proveedor Regular Días de Crédito 30 Límite Crédito: 250. S. DE C. N. Una línea de producto se define como una agrupación de un conjunto de productos y/o servicios que manejan ciertas características específicas y/o comunes entre ellos.0 78 .V. El alta o edición de líneas se realiza por medio del menú Edición/Agregar/Modificar o con los iconos correspondientes. Las líneas de productos son la parte medular de los inventarios ya que al definirse de forma correcta pueden generarse reportes muy importantes.000. Dirección: Hidalgo #2294 Colonia: Central Población: México.00 Descto: 5% Catálogo de Líneas de Productos Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Catálogo de Líneas de productos. Figura 6.L. S. DF. Dirección: Hidalgo #2294 Colonia: Central Población: México.00 Descto: 5% Días de Crédito:30 Límite Crédito: 200. DE C.6-1 Consulta de Líneas de Inventarios.000.00 Descto: 5% Días de Crédito:30 Límite Crédito: 200. los cuales determinarán información administrativa y contable.

Figura 6.6. • Descripción: Se captura la descripción de la Línea.0 79 . Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.1 Grupos y Subgrupos (Tallas y Colores) El manejo de tallas y colores en Aspel-SAE consiste en generar desde la línea de productos una división de grupos en tres niveles (Grupo. 6. por lo tanto esto puede adecuarse a las necesidades específicas de la empresa. Con el icono Agregar se podrán agregar nuevas grupos y/o subgrupos o en su defecto modificarlas o eliminarlas con los iconos correspondientes. • Cuenta contable de Aspel-COI: Se captura la cuenta contable de ala que corresponde en Aspel-COI. La cuanta contable preemitirá llevar en Aspel-COI lo registros contables de los movimientos al inventario por línea de producto.6-2 Alta de líneas de inventarios. por ejemplo que se llame Medidas y Terminados. las cuales tienen correspondencia directa con las tallas y colores. Sus Campos: • Clave: Se captura la clave de la línea. Subgrupo1 y Subgrupo2) al momento de tener marcada la casilla la cual habilitara el poder configurar las divisiones. la cual servirá para poder identificar los productos. Las leyendas Tallas y Colores son un parámetro.

1-5 Aviso de error al dar de alta un color de longitud mayor La ventaja de trabajar bajo este esquema es que facilitará el alta de las claves de inventarios.1-1 Definición de la clave Figura 6. por ejemplo: Si se va a dar de alta un pantalón de mezclilla marca X.6. • Subgrupo 2: Se define la longitud que tendrá.6.1-2 Alta de talla y/o Color. Si se da de alta una talla o color al cual no se específico alguna longitud el sistema mandara un mensaje como el siguiente: Figura 6. Posteriormente se deberán dar de alta las tallas dando clic en la pestaña talla y/o color con el icono agregar. el cual tiene las siguientes características: Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Figura 6.0 80 . en el color (opcional).6.1-3 Alta de talla. • Grupo: Indica la longitud de la clave principal • Subgrupo 1: Se define la longitud que tendrá.Figura 6.6. • Separador: Se debe usar algún carácter para separar la talla del color (opcional). apareciendo las siguientes ventanas: Figura 6.1-4 Alta de Color.6. en la talla (opcional).

• • •

Corte Vaquero Colores: Azul Navy, Azul-Sotone y Negro Tallas: 30, 32, 34 y 40

Para dar de alta en el sistema estas combinaciones, que en este caso serían 12, se tendrían que generar claves como las siguientes: PanVaq-30-AN PanVaq-30-AS PanVaq-30-Ne PanVaq-31-AN Pantalón Vaquero Talla 30 Azul Navy Pantalón Vaquero Talla 30 Azul Stone Pantalón Vaquero Talla 30 Negro Pantalón Vaquero Talla 32 Azul Navy

Para evitar esto en el sistema simplemente se podría definir una línea de productos llamada: PanVAq con un sub1grupo colores (AN, AS, Ne) y un subgrupo de tallas (30, 32, …40), para que al dar de alta el producto e indicarle que vamos a utilizar esta línea de forma automática genere todas las combinaciones posibles. Al trabajar bajo esta modalidad es necesario que previamente se realice un estudio adecuado de la forma en que serán estructuradas las claves que conformaran el catálogo de inventarios, ya que al hacer uso de esta opción, afectara la construcción de claves de los inventarios. Considere los siguientes factores antes de construir sus claves de inventarios: • La clave del catálogo de inventarios consta de 16 caracteres. • El sistema opcionalmente puede manejar 1 digito verificador. • Si se va hacer uso de etiquetas de códigos de barras y qué tipo de código (EAN/JAN 8, 13, UPC-A, etc.) ya que cada uno de estos maneja ciertas características y algunos de ellos se deben ajustar a normas internacionales como el EAN/JAN. Práctica 7: Alta de líneas de productos Dar de alta las siguientes líneas: Línea / Descripción EXTT / Extintor JARDI / Jardinería MNGR / Manguera EXTE / Extensión Eléctrica SERV / Servicio KIT / Paquete Grupo Subgrupo 1 / 2 4/3/4 Tallas / Descripción Colores / Descripción Rj Rojo Az Azul Bl Blanco Rj Rojo, Cf Café, Az Azul Bl Blanco, Vd Verde Bl Blanco Ng Negro

1kg / 1 Kilogramo 2kg / 2 Kilogramos 5kg / 5 Kilogramos No maneja subgrupos 5m/ 5 Metros 4/3/4 10m / 10 metros 20m / 20 metros 2m / 2 metros 4/3/4 5m/ 5 metros No maneja subgrupos No maneja subgrupos

Notas del asistente:

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6.7

Inventarios Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios y/o con el icono .

En este modulo es el encargado de llevar la administración y control de inventario, viéndose afectado por las operaciones de entrada y salida. Se podrán generar operaciones tales como Agregar, Modificar o Eliminar información de los productos de la empresa. Entre sus características más importantes tenemos: • • • • • • • Realizar el Cambio de precios de los productos. Actualización de existencias por producto o por grupo de productos. Inventario físico de los productos. Consulta el Kárdex, Número de serie, Kit o los Pedimentos aduanales y lotes de los productos. Consultar e imprimir los Conceptos de movimientos al inventario seleccionado. Imprimir los reportes de inventarios y servicios como: Reporte de Líneas de Productos, Reporte de Lista de Precios, Reporte de Existencias y Costos, Reporte de Stock Mínimo, Reporte de Stock Máximo , Reporte de Productos Pendientes , Reporte de Requisiciones ,Reporte de Ventas Anuales Manejo de Multialmacenes.

Al entrar a este módulo, presenta la consulta de Inventarios.

Figura 6.7-1 Consulta de Inventarios y servicios.

El alta o edición de líneas se realiza por medio del menú Edición/Agregar/Modificar o con los iconos correspondientes.

Datos de identificación del producto Tipos de productos Datos de Control.

Datos de manejo del producto.

Manejo de Series, Lotes y pedimentos

Figura 6.7-2 Datos generales del producto.

Notas del asistente:

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Datos Generales: • Clave: En este campo se debe indicar la clave que identifica al producto, la cual es única y puede estar constituida hasta por 16 caracteres alfanuméricos. La clave es sensible a mayúsculas y minúsculas. • Clave Alterna: El sistema permite definir para los diferentes tipos de artículos (productos, servicios, kits y grupos de productos) una clave alterna, dicha clave podría ser el código de barras del producto o un código proporcionado por el proveedor, por mencionar algunos ejemplos. Mediante esta clave es posible registrar compras, ventas y movimientos al inventario aunque al indicarla el sistema la asocia automáticamente a la clave principal y utiliza esta en todos los procesos. • Tipo de Producto: El sistema maneja 4 diferentes tipos de productos, los cuales explicarán más adelante. • Tiempo de surtido: En este rubro cuentas con 3 espacios para anotar el tiempo (en días) que tardan los proveedores en surtir el producto. Será útil para estimar la fecha en que debe pedirse el reabastecimiento de un artículo. • Control de Almacén: Aquí se registra la ubicación de un artículo dentro de la bodega. • Volumen / Peso: Estos campos te podrán ser de utilidad para poder determinar el costo del flete. • Unidad de Entrada / Salida: Estos dos campos indican la unidad o medida en la que se registra la entrada o salida del producto y no necesariamente son iguales, supongamos que una producto llega en cajas y sale en piezas, se debe indicar Entrada Cj, mientas que en salida Pz. • Factor entre unidades: Este factor expresa la relación que existe entre la unidad de entrada y la unidad de salida, es decir si entra en cajas y cada caja tiene 10 piezas, al momento de hacer una compra de 1 caja en el inventario se reflejaran 10 pzs. • Unidad de empaque: Aquí se indica la cantidad de unidades o medidas contenidas en cada paquete o caja (dato informativo). • Números de serie / lotes / pedimentos aduanales: Si el producto que se esta registrando maneja Números de serie, lotes, o si proviene del extranjero, se deberá marcar la casilla correspondiente para que el sistema lleve el control de los productos considerando todos esos aspectos, haciendo las afectaciones correspondientes cada vez que se genere un movimiento de entrada o salida. Con el botón podrán ser consultados los números de serie y/o los lotes, mostrando para Números de serie la siguiente pantalla, donde permite indicar otra clave o el almacén que se requiera consultar (en caso de manejar multialmacén):

Figura 6.7-3 Selección de Clave y Almacén.

Figura 6.7-4 Consulta de Números de Serie.

Al consultar los lotes se mostrará una ventana como la siguiente la cual permite visualizar Pedimento, Lote, Existencia, Fecha del pedimento y Caducidad del lote.

Notas del asistente:

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Figura 6.7-5 Consulta de Números de Serie.

Toda la información de Números de Serie, Lotes y Pedimentos se verán a detalle cuando se llegue al tema correspondiente.

El sistema maneja aparte del precio público 4 precios más y manejo de otra Moneda

Datos para control del punto de reorden.

Se pueden asignar esquemas de impuestos distintos. Métodos de costeo Figura 6.7-6 Precios y control del inventario.

Proveedores

Precios y control: • Precio al público: Este precio siempre será sugerido como precio unitario del artículo al momento de elaborar una cotización, pedido, remisión o factura. Además con el botón se podrán dar de alta 4 precios más, donde el mínimo siempre será el tope para poder vender, es decir no se podrá vender aun precio menor al capturado en el mínimo, de tal forma que si no se captura este dato, al momento de vender se puede vender con precio $0.00 a menos que se tenga restringido el cambio de precios por un perfil o política.

Notas del asistente:

Figura 6.7-7 Alta de Precios de venta.

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o P.: Últimas entradas. Apartados: Este campo es informativo y muestra la cantidad de productos que no pueden ser vendidos debido a que se “apartaron” desde el alta de pedidos. Existencia: Aquí se muestra la cantidad total de unidades de un producto en el inventario. o Estándar: Costo invariable (definido por el usuario).S. Primeras salidas (el costo al que se realizan las salidas del producto corresponde al costo de las últimas entradas realizadas).S. cada uno de los productos podrán tener asociado un esquema de impuesto diferente de acuerdo a la legislación vigente. la cantidad que aparece en el campo de Existencias corresponde a la suma de existencias del producto en los distintos almacenes. se deberá tomar el curso Certificación.0 85 .7-9 Mensaje sobre el tipo de costeo seleccionado NOTA: Para saber como realiza el sistema los cálculos de cada uno de los métodos. Este campo se podrá manipular manualmente si se tiene habilitado “cambio de existencias” en la configuración. por ello al seleccionarlo el sistema forzará a que se marque la casilla de “Números de serie”. Stock mínimo: En este campo debe indicarse la cantidad mínima de existencias que debe haber en el inventario.7-8 Mensaje de advertencia sobre precio • • • • • • • Moneda: Este campo muestra la moneda en la que se expresan lo precios de los productos. al modificar la información del producto. Es importante mencionar que. Primeras salidas (el costo al que se realizan las salidas del producto corresponde al de las primeras entradas).E. se podrá revisar con este botón las existencias del mismo en cada uno de los almacenes de la empresa y conocer asimismo los stocks mínimos y máximos permitidos y la cantidad pendiente por recibir del artículo. Costeo: El sistema maneja cuatro métodos de costeo: o U. con la finalidad de satisfacer la demanda de los clientes. aunque las operaciones de compra y venta se podrán efectuar en la moneda que se requiera aún siendo diferente de lo definido en este campo. Stock máximo: Aquí se anota la cantidad máxima de un artículo que se debe tener en almacén. Si se manejan almacenes. tal como se muestra en la siguiente figura: Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.P. lo cual no es recomendable. o Identificado: Este costo en el sistema se basa en el manejo de números de serie.E. o Promedio: Costeo Promedio (se obtiene por un promedio de los costos dependiendo de la existencia de los productos). en caso de que se maneje multialmacenes.P. mostrando un mensaje como el siguiente: Figura 6. el sistema lo indicará mandando mensajes como el siguiente: Figura 6. Esquema de Impuesto: Se indica el esquema de impuesto que se aplicará al producto que se está dando de alta.Si se captura un precio mayor a uno capturado previamente al anterior.: Primeras entradas.

• Acumulados anuales ventas/compras: Aquí se indica la cantidad. Pendientes por recibir (ordenes) y por surtir (pedidos). • Costo promedio: Representa la media de todos los movimientos de entrada y salida. monto y Fecha de última venta/compra estos campos se actualizan automáticamente si se trabaja con los módulos integrados. independientemente del método de costeo utilizado. pero que no ha sido surtido.7-11 Advertencia sobre existencias • Proveedores 1 y 2: Aquí se registran las referencias de los proveedores que surten el producto. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Se actualizan de forma automática Acumulados de ventas. estos datos se actualizan de forma automática. estos datos se actualizan de forma automática.7-10 Consulta de existencia en multialmacenes. Acumulados de compras. Cada pedido incrementará este rubro y cada factura o remisión lo reducirá.0 86 . Registro y acumulados: • Pendientes por recibir: Esta cifra representa la cantidad total de un determinado producto que se ha pedido al proveedor. Figura 6. Costo promedio y último.7-12 Registro y acumulados de inventarios. mandará el siguiente mensaje: Figura 6. Si el artículo no estuviera registrado en alguno de los almacenes.Figura 6. • Pendientes por surtir: Esta cifra representa la cantidad de existencias de un producto que deben ser surtidas a uno o varios clientes.

15 y 25 de longitud) y tres numéricos (1 entero. será necesario indicar en que almacén serán registrados los productos de la siguiente forma.7-11 Mensaje para la distribución de existencias Dado que el sistema puede manejar hasta 99 almacenes. al grabar los datos aparecerá el siguiente mensaje: Figura 6.7-11 Alta de almacenes. al indicarle que “Si”. mostrará la siguiente pantalla: Figura 6. Datos adicionales: • Observaciones: Este campo permite almacenar una gran cantidad de información adicional (255 caracteres). Cuando se maneja Multialmacén.0 87 .• Último costo: Este campo expresa el último costo unitario al que se compró o entró al almacén el producto.7-10 datos adicionales del producto. • Campos Libres: El sistema tiene tres campos alfanuméricos (10. Figura 6. 2 dobles) respectivamente. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.

00 Descripción: Regadera para jardín Modelo: 001 Lista 4: 28.0 88 . Figura 6.1 Producto Son todas aquellas materias primas.99 Clave del Producto: TIJJAR-001 Lista 2: 235. NOTA: Si por alguna causa no se pudieran registrar en ese momento los almacenes.7-12 Selección de almacenes. aparece una ventana la cual solicita el número de almacén en el cual se va a registrar y este proceso se podrá repetir para cuantos almacenes se deseen dar de alta.00 Clave Alterna: 000 852 368700 Lista 3: 30. Práctica 8: Alta de productos Dar de alta los siguientes productos: Datos Generales Precios y Control PRODUCTO 1 Precio Público: 35.50 Tiempo de surtido: 2 Existencias: 0 Control de Almacén: P1 (Pasillo 1) Costeo: Promedio Stock Mínimo: 1 Stock Máximo: 50 Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. productos terminados y sub-ensambles los cuales son cuantificables y en el sistema se les puede registrar información en todos los campos antes mencionados.50 Clave Alterna: 000 902 368700 Lista 3: 210.00 Clave del Producto: REGAJAR-001 Lista 2: 32.7.Con el botón se podrá registrar el producto en los diferentes almacenes.00 Línea: JARDI Mínimo: 25.00 Tiempo de surtido: 2 Existencias: 0 Control de Almacén: P1 (Pasillo 1) Stock Mínimo: 5 Números de serie: Activado Stock Máximo: 100 Costeo: Promedio Proveedor: 1 PRODUCTO 2 Precio Público: 250. al darle clic.00 Descripción: Tijeras para Jardín Lista 4: 200. posteriormente mediante un proceso se podrá hacer. 6.50 Línea: JARDI Mínimo: 185.

Figura 6.30 Clave del Producto: CEPJAR Lista 2: 95.7.80 Línea: JARDI Mínimo: 730.2 Servicios La opción Alta de Servicios permite añadir nuevos servicios al inventario.50 Tiempo de surtido: 2 Existencias: 0 Control de Almacén: P1 (Pasillo 1) Costeo: Promedio Con números de serie y pedimentos aduanales Stock Mínimo: 5 Stock Máximo: 50 PRODUCTO 4 Precio Público: 102.00 Descripción: Pulidora 2000 1 HP Lista 4: 760. unidad de entrada/salida. etc.20 Clave Alterna: 000 781 423300 Lista 3: 80.00 Descripción: Cepillo-Escoba para jardinero Lista 4: 72.20 Clave Alterna: 000 390 441200 Lista 3: 790.99 Tiempo de surtido: 8 Existencias: 0 Control de Almacén: P1 (Pasillo 1) Costeo: Promedio Stock Mínimo: 5 Stock Máximo: 50 6.0 89 .7.2-1 Detalle de un servicio. línea. Los servicios no manejan unidades de medición. esquema de impuestos. pedimentos. ya que por ejemplo un servicio no se tiene peso. lotes. pero que no tienen un manejo cuantificable por lo tanto no requieren que se den de alta compras. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.99 Clave del Producto: PULI2000-1HP Lista 2: 850. etc. Cabe mencionar que al indicar la opción “Servicio” algunos campos quedaran inhibidos. volumen. control de almacén. Y se puede definir como aquellas claves que se registran en el sistema.90 Línea: JARDI Mínimo: 69. contando con las cuatro carpetas para indicar sus características como por ejemplo: clave descripción. precio. unidad de empaque.PRODUCTO 3 Precio Público: 896.

7.0 90 . B. ya que en base a éste se genera el porcentaje del valor desglosado de cada componente.2-2 Pecios de servicios. Al seleccionar la opción KIT se habilitara un botón el cual permitirá el armado del mismo. es lo que en algunos centros de comercio definen como “paquetes”. Figura 6.00 Lista 2: 450.7. no se podrá realizar la venta del KIT.Los servicios por su naturaleza no operan Cantidades. C) con precio público de 100.00 respectivamente.00.00 Mínimo: 380. Los servicios no utilizan métodos de costeo. 50. Práctica 9: Alta de Servicios Dar de alta el siguiente servicio: Datos Generales Clave del Producto: PODJAR-100m2 Descripción: Podada de Jardín 100 mts 2 Línea: SERV Precios y Control SERVICIO 1 Precio Público: 500.00 y 25.3 KIT Es un conjunto de productos y/o servicios que se agrupan para venderse como una unidad.00 6. por ello antes de vender es importante que se verifique la existencia de cada uno de ellos. Al momento de armar un KIT se usarán las siguientes cantidades: Pzs 1 2 3 Producto A B C Precio 100 50 c/u 25 Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Por ejemplo: Planteamiento: Supóngase 3 productos (A. Los KIT no llevan inventario en si mismos. ya que si falta la existencia suficiente de uno sólo de los componentes. Es importante que antes de armar los KIT se tenga capturado cuando menos el precio público. si no que su existencia se basa en la existencia de los productos y registro de los servicios que lo componen.

pero son 2 piezas los montos quedan 100.00. Los KIT al igual que los servicios deshabilitan algunos campos. 28. Al seleccionar un la opción KIT y armarlo se mostrará una ventana como la siguiente: Precio del Kit Costo total del KIT.29. quedaría de la siguiente forma: 57.14. pero se debe tener cuidado que al determinarle el precio no sea menor que el costo.7.00. Es posible realizar el armado de los KIT’s.44. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. un KIT debe ser mas económico que si se compraran por separado las piezas que lo componen. como el producto B tiene un precio de 50. pero al marcar la tercera partida que es un solo producto a un precio de 25. que es un dato muy útil.3-1 Armado de Kit’s. Aquí se debe seleccionar las cantidades y los componentes que integrarán el KIT e indicarle el precio que tendrá. con un precio sugerido de 175. al marcar la siguiente partida.00 y 100.44 y 11. Si en vez de 2 piezas del producto B se hubiera usado solo una. Para determinar el precio de un KIT. Precio real en base al Mínimo Figura 6. aun que no se tenga existencia. los % quedan de la siguiente forma: 44.00.0 91 . al momento de armarlo se deberá tomar en consideración la información del costo y los precios reales.00. el cual se muestra en la parte de abajo del precio del KIT.Al indicar la primera partida el % estará en 100 dado que en ese momento abarca el total del precio.7.57 y 14. o con el icono . Figura 6. ya que en estricta teoría. con un precio sugerido de 225.00. como se muestra a continuación.3-2 Alta de Kit’s. Precio real en base al más alto. Una vez que se haya construido el KIT se deberá grabar oprimiendo la tecla Se pueden generar líneas de inventarios para clasificar los Kit’s. 44.11. por lo tanto el % esta en 50 y 50.

3-4 Mensaje al hacer uso de claves para grupos Práctica 10: Alta de Kits Dar de alta el siguiente KIT: Datos Generales KIT 1 Clave del KIT: K-JARIA Descripción: Paquete de Jardinería. Una vez definida la línea de productos se procederá a dar de alta las claves de inventarios que conformaran el grupo de productos. 3: Servicio de podado. mostrando el siguiente mensaje: Notas del asistente: Figura 6. esto se podrá hacer de dos formas: La primera es escribiendo la parte de la clave correspondiente al grupo de productos y marcando la opción . el sistema mandará un mensaje como el siguiente: Figura 6.4-1 Advertencia para grupos de producto Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.3-3 Aviso de modificación de datos Al armar KIT’s no se puede hacer uso de claves denominadas “Grupo de Productos”. Kit).4 Grupo de productos Es una clave la cual internamente asocia una cantidad de claves de productos generados por una línea de productos que maneja subgrupos.7. Precios y Control 6. Regadera para jardín 2: TIJJAR-001. ya que el sistema manda un mensaje como el siguiente: Figura 6.7.7.Una vez que se ha dado de alta un KIT. Al momento de capturar la clave del grupo de productos se que es una nueva categoría de productos que se incorpora a los ya conocidos (Producto. Tijeras para podar. éste pondrá ser modificado y almacenado en cualquier momento. se deberá armar la matriz que construirá las combinaciones posibles en base a los subgrupos.0 92 . Servicio. Línea: KIT Los productos que lo van a integrar son: 1: REGAJAR-001. Al hacer esta operación. Precio Público: 10% menos del sugerido.7. lo cual solicitará que se asigne una línea de productos que maneje tallas y colores.

4-5 Matriz de combinaciones de tallas y colores. el usuario será libre de dar de alta solo aquellas combinaciones que en ese momento requiera dar de alta.7.4-3 Mensaje de armado del grupo del producto En ambos casos al indicarle que Si el sistema preguntará si se desea que se generen todas las combinaciones posibles.0 93 .” Una vez que se ha marcado la opción “Grupo de Productos” se habilitará el botón .4-4 Aviso de alta de combinaciones Si se eligiera que no. directamente se seleccione la línea de productos que maneja tallas y colores y al momento de salir de ese campo el sistema enviará el siguiente mensaje: Figura 6. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. el cual permitirá conformar la matriz que genera todas las combinaciones posibles de tallas y colores según se hayan designado en la línea.7. Figura 6.7.4-2 Mensaje de conversión a grupo de productos Lo cual habilitará de forma automática al indicar “Si” la opción “Grupo de productos. o al grabar un grupo de productos el sistema enviará un mensaje como el siguiente: Figura 6.La segunda es que al estar dando de alta el producto.7. por medio del siguiente diálogo en forma de matriz. como lo muestra el siguiente mensaje: Figura 6.

00 Precios y Control 55.00 52.00 70.00 50. Ejemplo: Se tiene un producto llamado TANQ (Tanque de Gas Cáp.00 80. sí para efectos de análisis de estadísticas y/o graficas fuera necesario cambiarla por otra.00 46.00 20 mts 145. Factura o de Movimientos al inventario al hacer uso de una clave marcada como grupo de productos. y solo hacer uso de esa línea para dar de alta los productos.00 62.00 Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. por medio del botón “armar Grupo” al estar en la matriz se podrá agregar una partida nueva con la nueva talla y/ color en la alta al catálogo de inventarios.. (generar automáticamente) para que el sistema se encargue de armar todas las Práctica 11: Alta de grupo de productos a) Dar de alta los siguientes productos.Esta matriz será mostrada al momento de realizar cualquier documento de Compra. haciendo uso del armado de productos: Datos Generales Clave del Producto: MANG Clave Alterna: 000 950 42??00 (?? Incrementarlos de 1 en 1) Descripción: Manguera de plástico Línea: MNGR PRODUCTO 1 Precios en matriz: 5 mts 60.00 120. (eliminar). en el detalle.7. podrá hacerse sin ningún problema.00 125.00 130. La línea de productos no está ligada a los grupos de productos. una partida pudiendo visualizar las combinaciones nuevas para poderlas agregar como una clave nueva de productos. por lo cual.). Sí se necesita agregar más combinaciones de tallas y colores al grupo de productos sólo basta con que se den de alta en la línea y agregarlo al catálogo de inventaros entrando al detalle del grupo de productos y por medio del armado de grupos.0 94 .4-6 Alta de Nuevos productos en la matriz. Se podrá hacer uso del icono combinaciones posibles. al aparecer la matriz se podrá por medio de los iconos (agregar).00 75.00 112. Figura 6.00 10 mts 85. donde a la línea se le agrega la capacidad de 30 Kg.

0 95 .b) Dar de alta las extensiones eléctricas usando la línea EXTE con los datos siguientes: Datos Generales PRODUCTO 1 Clave del Producto: E01 Descripción: Extensión para uso doméstico Línea: EXTE 2m 5m 25 45 Precios en matriz: 25 45 Precios y Control Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.

0 96 .Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.

Icono hacerse con la tecla . además este módulo esta íntimamente ligado al de proveedores y CxP ya que. estando ubicado en el campo del producto. siempre y cuando se tenga habilitado en la configuración el parámetro “Alta de productos en captura”. esto también puede Guardar Permite visualizar el total del documento ya sea al momento de estar ver Totales generándolo o cuando se esta consultado o con la tecla . o por medio de la tecla .1 Definición . Descripción Permite salvar el documento que se esta generando. siempre y cuando se tenga habilitado el parámetro de configuración “Alta de Alta de Proveedores Alta de Productos proveedores en captura”. b) Ordenes: Es el documento por medio del cual se realiza un pedido formal al proveedor para surtir cierto producto.2 Operaciones Generales Cuando se esta editando un documento. tanto en el catálogo de Inventarios y servicios como en el almacén definido. Permite dar de alta proveedores desde el documento de Compra. al generar recepciones de mercancía.7. Este modulo se subdivide en tres tipos de documentos: • Recepciones • Ordenes • Devoluciones a) Recepciones: Este documento se elabora cuando el proveedor ha entregado parcial o totalmente los productos solicitados. estando ubicado el cursor en el campo proveedor. c) Devolución: Mediante este documento será posible registrar la cantidad de mercancía que por diversas razones se devuelve al proveedor. 7. se podrán dar de alta todos aquellos documentos que implican una entrada al almacén.0 97 . se podrán hacer algunas operaciones que facilitará la captura del documento de entrada. Permite dar de alta nuevos productos al momento de estar capturando un documento de entrada. se genera su correspondiente obligación de pago quedando registrado en el saldo del proveedor. lo cual es propiamente la factura que el proveedor expide a la empresa. Al elaborarse una recepción de mercancía disminuirán los Pendientes por recibir y se incrementarán las Existencias de los productos. Observaciones del Documento Permite agregar o consultar las observaciones generales del documento. o por medio de la tecla . Las órdenes de compra incrementan los Pendientes por recibir de los productos del catálogo de Inventarios y servicios y del almacén correspondiente. 7. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. COMPRAS Ruta de Acceso: Compras y/o con el icono Por medio del módulo de compras.

La opción Alta de documentos permite dar de alta documentos de compra.Permite insertar una nueva partida en el documento o por medio de la tecla Nueva partida . Ruta de Acceso: Compras/Archivos/Recepciones. de manera que esta explicación se generalice para todos ellos. Permite seleccionar un folio de los 6 que se pueden en el sistema o por medio Tipo de Folio de la tecla (5 alfanuméricos. Permite borrar una partida que ya se capturó o por medio de la tecla estando en la partida que se desea eliminar. . 1 numérico). De manera directa y/o enlazada. .3-1 Consulta de documentos de compra. A continuación se indica cómo se elabora un documento directo y posteriormente uno enlazado.3 Alta de Documentos Permite hacer una consulta de las tallas y colores disponibles cuando se uso algún producto con estatus “Grupo de Productos”. Borrar partida Enlace s Permite generar el enlace entre documentos (este tema se verá a fondo más adelante). Revisar Talla y Color 7. Ordenes o Devoluciones ó con los iconos posteriormente Edición/Agregar ó con el icono . Importes Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0 98 . Tipos de documento Estatus de los documentos Documentos Proveedores Pestañas de consulta por periodos de tiempo. Figura 7.

b) Número de recepción: Este campo servirá para indicar el número del documento que se está agregando y dependiendo de la configuración.3-2 Alta de Compras. este campo podrá ser o no editado. Fecha: El sistema sugiere como fecha de elaboración del documento la del día de trabajo que indica el sistema.3-3 Selección de folios.Encabezado del documento Partidas del documento Figura 7. La selección de folios se puede hacer también con el icono c) . o escribiendo la clave directamente. d) Proveedor: Se indica la clave del proveedor con la tecla Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Campos de la Cabecera: a) Recepción: Aquí se define si es un documento directo o enlazado de una orden. El sistema sugiere el folio definido en configuración. El sistema no permite utilizar números de documento repetidos. Figura 7. pero en cualquier caso el sistema asignará un número consecutivo. Más adelante se verá a detalle el tema de enlace de documentos.0 99 . puede ser modificada. Sin embargo. es decir que tome información de un documento previo para la elaboración del actual. o con la tecla o con la tecla se podrán conocer todos los documentos elaborados anteriormente. pero se podrá seleccionar otro con el botón “Folios” ubicado en la barra de herramientas.

Si el proveedor se encuentra suspendido. al estar dando de alta el documento. f) Referencia del proveedor: Se puede usar para escribir el número del documento que el proveedor presenta al momento de entregar la mercancía. el descuento aquí anotado se sugerirá en la captura de cada partida y disminuirá el costo del producto. Si en la configuración de Compras se tiene habilitado el parámetro “Alta de proveedores en captura”. ya sea por monto fijo o por fórmula.3-4 Búsqueda de Proveedores. n) Flete: Si en la configuración se tiene habilitado manejo de flete. se podrá dar de alta el nuevo Proveedor. etc. m) Almacén: Si en la configuración se tiene habilitado manejo de Multialmacén. se indica a cual almacén entrará la mercancía. CURP. El único documento que se puede elaborar para un proveedor suspendido es una Devolución. j) Fecha de Recepción / Devolución: La fecha corresponde a la fecha en la que el proveedor indica que enviará la mercancía o una fecha tentativa. Pero si en el proveedor se tiene especificada una zona. el sistema impedirá la elaboración de un documento de compra.0 100 . l) Tipo de cambio: Este valor permite calcular al sistema el monto por partida y el monto total del documento en moneda base para su registro y consulta en las siguientes secciones del sistema. el sistema ignorará el esquema de impuesto definido para el producto y para realizar los cálculos se considerará el esquema definido en el documento. a la cual se le asignó cálculo de flete. como se muestra en la imagen anterior. pronto pago o por adquirir grandes volúmenes de mercancía).Figura 7. El sistema mostrará el costo unitario y el monto de cada partida así como los totales del documento expresados en esta moneda. k) Moneda: Elige la moneda en la que se efectuará la operación. tomando como base antes de aplicar el impuesto lo que resta del monto total del documento. en este campo se captura el monto del flete sin impuestos. Los principales criterios son Nombre. Al hacer uso de la tecla aparecerá una ventana. el flete se determinará de forma automática. i) Descuento Financiero: Se otorga en circunstancias particulares (por ejemplo. Este descuento se calcula después del descuento comercial. Este campo sólo se activará si se trabaja con multimoneda. e) Entregar a: Se tienen 25 caracteres para escribir el lugar o persona donde se debe entregar la mercancía amparada por el documento. RFC. h) Descuento: El valor de este campo proviene del descuento capturado dentro del catálogo de proveedores. con la tecla o con el icono . permitiendo si se tiene configuradas las leyendas de los campos libres. Este valor es modificable. dependiendo del % de impuesto determinado en la configuración. El tipo de cambio es sugerido por el sistema y corresponde al definido en el catálogo de monedas. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. en la cual se podrá hacer la búsqueda del proveedor en base diferentes criterios. ya que estos se calcularán al final.. g) Esquema: Este campo indica el esquema de impuesto que se aplicará al documento. A su vez. estando el cursor en el campo Proveedor. aunque cabe mencionar que podrá ser modificado. que estas aparecerán como criterios de búsqueda.

Los montos obtenidos por retención del flete se acumularán en el concepto definido en configuración. El sistema sugiere la cantidad registrada como Último Costo. este se sugerirá en la partida. dependiendo de la configuración.0 101 . al que ingresa la mercancía. f) Observaciones de la partida: Después de haber indicado el importe. el cual refleja la relación entre la unidad de entrada y la de salida.La retención se calcula aplicando el % indicado para el proveedor sobre el Impuesto del flete.99999.3-5 Ventana de factor entre unidades c) Descuento: Se refiere al descuento a aplicar al costo del producto de la partida. el sistema presentará una ventana. dentro del catálogo de Inventarios. es decir. que permitirá capturar observaciones de la partida que se está utilizando.3-6 Observaciones de las partidas. se puede ingresar la clave distintiva de Aspel-SAE (clave alterna). e) Costo: Se indica el costo. si se especificó un esquema en la cabecera del documento. En este campo se podrá hacer uso de la “Clave Alterna” que se haya capturado en el producto en cuestión. b) Producto: Se anota la clave del producto o con la tecla de un producto. El campo puede manejar hasta la siguiente entrada 999999999. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. El costo estará expresado en la moneda que se definió en el documento. Si el producto capturado en la partida maneja una unidad de entrada diferente a la de salida. sin descuentos. Si se hace uso de la tecla aparecerá una ventana en la cual se podrá hacer una búsqueda por diferentes criterios de búsqueda. Campos de las Partidas: a) Cantidad: Se indica la cantidad de elementos que adquirirán de un producto. Figura 7. al pasar por el campo de Unidad. se podrá localizar rápidamente la clave de Es necesario considerar que el sistema es sensible a Minúsculas y Minúsculas. tal como en los proveedores. el sistema arroja una ventana solicitando el Factor entre unidades. Aunque el registró en movimientos al inventario se almacenará en términos de la moneda base. Figura 7. En este campo el sistema propondrá el mismo dato anotado en la cabecera del documento d) Impuestos: 1 al 4.

se toma de la capturada en la partida. Una vez capturados correctamente los números de serie. por medio de la siguiente ventana: Figura 7. Figura 7. la cual se explica a continuación. Números de serie.3-7 Alta de Números de Serie. Esta casilla registrará automáticamente en forma secuencial los números de serie a partir del número base. Si durante la captura se intenta registrar un número de serie que ya existe. que aparece estando ubicados en la partida del número de serie. indicando de esta situación. el sistema solicitará que sean registrados. el sistema mandará el mensaje que se muestra a continuación. Cantidad.3-9 Alta de Lotes y pedimentos. aparecerá una ventana donde serán registrados en el sistema.0 102 . Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Número de Serie base.3-8 Mensaje de advertencia al capturar una serie repetida Por esta causa podrán ser consultados los números de serie con el botón . Lotes y Pedimentos: Sí el producto indicado maneja números de serie. se desplegarán ventanas que g) Números de serie: Si el producto maneja números de serie. + . después de capturar el campo de Observaciones o al presionar la tecla solicitarán Números de serie. lotes y pedimentos. Si el producto maneja Lotes y Pedimentos. Figura 7.Manejo de Números de Serie. estos se podrán guardar por medio de a tecla .

dando como resultado la fecha de vencimiento para liquidación del documento. manual o nunca.550.0 103 . ya que el sistema hará un prorrateo.3-10 Captura de Indirectos. la fecha de elaboración del documento más los días de crédito que se indicaron en los datos del proveedor. al saldo total de la cuenta por pagar al proveedor. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.000.3-11 Fecha. Posteriormente aparecerá una pantalla como la siguiente. Esta casilla indica sí el monto de los indirectos se sumará de forma automática. donde se podrá especificar la fecha de pago. pero se capturan indirectos por 550. Este campo es modificable. Una vez capturados los datos del documento. independientemente que todos los campos no son obligatorios de captura. mostrando una ventana como la siguiente: Figura 7. pero esto dependerá de la configuración que se le asigne al sistema en base a la administración interna de cada empresa. NOTA: Esta casilla no indica si se hace el prorrateo o no de los indirectos. Por ejemplo se tiene una compra con un total de 10. también permite la captura de las observaciones generales del documento.00. dividiendo proporcionalmente en base a la cantidad y costo de cada producto. se procederá a guardar la información en la base de datos. solicita los siguientes datos: • Número de pedimento • Fecha • Aduana Mientras que los lotes permiten la captura de: • Lote • Fecha de caducidad Además se cuenta con una tercer pestaña que permite capturar las observaciones para estos dos conceptos. se afectará el costo de cada producto del documento.Para pedimento. h) Indirectos: El sistema permite capturar un monto de gastos indirectos. la cual se genera tomando como punto de partida para el plazo. mostrando el sistema la siguiente información. por medio de la tecla . Figura 7. el cual afectará al costo registrado para cada producto del documento.00.00. Observaciones y Plazos de pago. se indica que se marca la casilla el monto de la CxP será de 10. ya que desde que se captura cualquier cantidad en este campo.

Montos de impuestos. aparecerá la ventana de emisión de documentos con el cual será posible la impresión del documento. Montos del descuento. Total de indirectos Monto del flete. mostrando la siguiente ventana (esta operación es opcional). Figura 7. Retención. Figura 7. Total del flete. donde se podrá consultar el desglose de descuentos. la que se específica en el detalle. Al dar aceptar aparecerá la ventana de totales.Con este botón se podrán establecer los plazos en que el documento podrá ser pagado. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Subtotal Subtotal. el sistema cuenta con diferentes formatos de impresión que permitirán ajustar las impresiones de acuerdo a las necesidades específicas de cada empresa.0 104 . impuestos e indirectos.3-13 Desglose de totales. incluye Descuentos. Impuesto del flete. Total del documento.3-12 Compra a plazos. impuestos y flete. Por último al grabar el documento.

ya sea por número de documento. cancelados. por proveedor. estatus de los documentos. También se podrá hacer un filtro de esta consulta para que muestre únicamente aquellos documentos que necesitamos visualizar. etc.4-1 Búsqueda de documentos. Figura 7. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. con el icono “editar” o dando doble clic sobre el documento. En esta consulta también se podrán hacer búsquedas oprimiendo el icono “Buscar” o pulsando siguiente pantalla: . 7. Permite la edición de los formatos . Al seleccionar Ordenes de Compra.4-2).0 105 . impresos. ya sea con el icono Filtrar o pulsando . siempre y cuando no haya sido enlazada. rangos de fechas. etc. apareciendo la ventana de captura (Figura 7. mostrando la Figura 7.Número de copias.4-1) para que puedan ser consultados. Los formatos de impresión son archivos que contiene una serie de comandos que se ejecutan para mostrar la información.3-14 Emisión de documentos.4 Consulta de Documentos Al ir generando documentos. ya que estas no tienen afectación en Movimientos la inventario ni en Cuentas por pagar.fto con el editor especificado en la configuración. modificados. estos se irán agregando en la ventana de consulta (figura 7. podrá ser modificada. Formato de impresión. lo cual desplegará una ventana que contendrá una serie de criterios para que se pueda generar dicho filtro.

mandará llamar el diálogo de configuración de la impresora. Permite mandar la consulta a un archivo plano.0 106 . Este botón se habilita al seleccionar como destino la impresora. en la ruta que se le establezca.4-2 Filtro de documentos. Selección de rango de páginas para impresión. Permite seleccionar una impresora de las registradas en el equipo.4-3 Destinos de impresión.Figura 7. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Figura 7. AL hacer este proceso se abrirá el programa de correo electrónico que se tenga especificado como predeterminado. También esta consulta podrá ser impresa. Permite enviar la consulta por correo electrónico en un archivo plano adjunto. y al dar clic sobre él. teniendo la posibilidad de tener varias opciones. indicando asunto en específico y un pequeño mensaje. con la pestaña Destino: Permite tener una vista previa en pantalla de cómo será la impresión en papel. permitiendo la impresión.

Parc: Cuando el documento fue devuelto parcialmente por medio de un enlace. • Emitido: Cuando el documento ha sido impreso. Se cuenta con una columna llamada “Status”. permitiendo hacer mas eficiente la comunicación entre los miembros de la organización. por medio de un enlace. • Cancelada: Cuando se hizo una cancelación del documento.00 104.0 107 . 7. se tendrá que elegir desde el mismo programa de correo. Si se encuentra habilitada la casilla en el programa de correo electrónico se habilitará el campo “CCO”. Almacén: 1 Fecha Rec. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.4-4 Selección de destinatarios de correo. así como de los vendedores y usuarios que estén registrados en el sistema. Saldo del proveedor (No lo aumenta). • Recibida: Cuando se hizo una recepción completa de una orden. • Devuelta: Cuando se efectúa una devolución de todos los artículos del documento. Existencias de los productos (No las aumenta). se puede hacer uso de esta lista dando clic en el icono . así como con clientes y proveedores.Recordando que en clientes y proveedores se puede dar de alta una lista de contactos independientes para cada uno de ellos.: 0111aa Unidad Pz Pz Proveedor: 1 Esquema: 1 Moneda: 1 (Pesos) Costo por unidad 62. Práctica 12: Alta de compras Dar de alta los siguientes documentos de compra: Orden #1 Orden: Directa Entregar a: Puerta 7 Descto: 5 Cantidad Producto 25 000 852 368700 25 000 902 368700 Fecha: 0111aa No. para que se pueda mandar copia oculta a alguien más. Parc: Cuando se recibió parcialmente la mercancía por medio de un enlace. donde los estatus de los documentos pueden ser los siguientes: • Original: Cuando el documento no fue impreso. aunque cabe mencionar que el destinatario de la copia oculta. • Rec. • Dev. 15 15 Verificar: Los pendientes por recibir de los productos (deben aumentar).00 Impto.

Compra #1 Fecha: 1211aa Ref. Almacén: 1 F. 1 Moneda: 1 (Pesos) Cantidad Producto 100 100 000 852 368700 000 902 368700 Proveedor: 1 No.50 Verificar: Existencias de los productos (deben tener la cantidad de la compra). Almacén: 1 Fecha Rec.00 Unidad Impto Pz Pz 15 15 Recepción: Directa Entregar a: Almacén 1 Esquema.00 Números de Serie: PL-0001 (Secuencial) 104. Almacén 1 F. Prov.50 30.: 9583 Descto: 5 Tipo de Cambio: 1. Recep: 1211aa Costo por unidad 62. Proveedor: 2 No. Recep: 1801aa Costo por unidad 410.0 108 . Existencias de los productos (No las aumenta). Saldo del proveedor (No lo aumenta).: 5150 Descto: 5 Tipo de Cambio: 1.50 Verificar: Los pendientes por recibir de los productos (deben aumentar). Compra #2 Fecha: 1511aa Ref.00 Unidad Impto Pz 15 Pz 15 Recepción: Directa Entregar a: Almacén 1 Esquema: 1 Moneda: 1 (Pesos) Cantidad Producto 30 PULI2000-1HP 50 CEPJAR Indirectos: 50.00 Fecha de Pago: Fecha + Días de Crédito. 15 15 Proveedor: 2 Esquema: 1 Moneda: 1 (Pesos) Costo por unidad 410. Verificar: Existencias de los productos (deben aumentar).50 30. Prov.Orden: Directa Entregar a: Jesús Torres Descto: 5 Cantidad Producto 30 PULI2000-1HP 50 CEPJAR Orden # 2 Fecha: 0111aa No. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.00 Fecha de Pago: Fecha + Días de Crédito. Saldo del proveedor (debe tener el saldo de la compra de ese producto menos el descuento).: 0111aa Unidad Pz Pz Impto. Saldo del proveedor (debe tener el saldo de la compra).

o por medio de la tecla Políticas Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. estando ubicado el cursor en el campo cliente. al grabar el pedido. Un aspecto importante en este tipo de documento es la fecha de vigencia. producto o cualquier factor especificado en la política. esto también puede Guardar Permite visualizar el total del documento ya sea al momento de estar Ver Totales generándolo o cuando se esta consultado o con la tecla . en el cual se indica una fecha de entrega. Pedido: Este documento es la solicitud formal de una compra de mercancía.2 Operaciones Generales Cuando se esta editando un documento. Este modulo se subdivide en 5 tipos de documentos: • Facturas: Es el documento final de venta. Observaciones del Documento Permite agregar o consultar las observaciones generales del documento. o por Alta de Clientes medio de la tecla . o bien. siempre y cuando se tenga habilitado el parámetro de configuración “Alta en captura”. a partir de la información previamente registrada en una cotización facilitando así su captura.1 Definición FACTURAS Ruta de Acceso: Facturas y Vendedores y/o con el icono . Por medio del modulo de Facturación. se podrán hacer algunas operaciones que facilitarán la captura del documento. se podrán dar de alta todos aquellos documentos que implican una Venta. además este modulo esta íntimamente ligado al de clientes y CxC ya que. Devolución: Mediante este documento será posible registrar la cantidad de mercancía que por diversas razones es devuelta por parte del cliente. En el sistema un pedido puede elaborarse directamente. proveniente de una(s) remisión(es) o un(os) pedido(s) o una(s) cotización(es). Permite aplicar las políticas de descuento que concuerden con el cliente. • • • • 8. 8. o bien. este documento es de valor fiscal por lo tanto el sistema presenta la información de forma detallada haciendo los correspondientes desgloses de impuestos y de descuentos. Cotización: Este documento se refiere a una propuesta al cliente del monto al que ascendería la compra de cierta mercancía. Remisiones: Con este documento se podrá llevar el control de las salidas de los productos antes de ser facturados. Descripción Permite salvar el documento que se esta generando. Permite dar de alta clientes desde el documento de entrada. cuando se llegue al tema de enlaces se verá a detalle este proceso. Icono hacerse con la tecla . el sistema sólo incrementa el campo de pendientes por surtir del producto en el catálogo de Inventarios y los pendientes por surtir sólo se incrementan en Inventarios. para el cliente se genera la correspondiente obligación de pago quedando registrado en el saldo del cliente. En el sistema se puede elaborar una factura directamente.0 109 .8. los cuales se explican a continuación. al generar Facturas.

permite hacer el apartado de la mercancía ó con las teclas .. Estando en las partidas con claves que manejen números de serie. impidiendo la venta de la cantidad mayor a las existencias no apartadas. cantidad apartada seguirá siendo 20. indicando que ya se realizó el apartado. los cuales son archivos que tiene el borrador de un documento. Permite hacer la captura a través de documentos modelo. Permite capturar la información correspondiente al envío de la mercancía Números de Serie Modelos Información de envío referente al documento o con las teclas + . la cantidad de productos que se apartaron quedará en este estatus. por lo tanto si se esta elaborando un pedido y se hace el apartado de varios productos y el documento por alguna causa no es guardado. Al activar esta opción. La opción Alta de documentos permite dar de alta documentos de venta. . Permite seleccionar un folio de los 6 que se pueden en el sistema ó por medio de la tecla (5 alfanuméricos. de manera que esta explicación se generalice para todos ellos. posteriormente Edición/Agregar ó con el icono . en la partida donde se realizó esta operación Apartar aparecerá el icono . Al capturar Pedidos. Estando en las partidas permite seleccionar el lote y pedimento Lotes y Pedimentos correspondiente a la clave seleccionada o con las teclas + + .3 Alta de Documentos Ruta de Acceso: Compras/Archivos/Facturas. Pudiendo ser de manera directa y/o enlazada.Permite insertar una nueva partida en el documento ó por medio de la tecla Nueva partida . Al realizar un apartado la operación en cada partida se genera en ese mismo momento. Cotizaciones ó con los iconos . Cliente Mostrador Cuando en el documento se utiliza la clave “MOSTR” se podrán consultar los datos ingresados en la respectiva ventana. A continuación se indica cómo se elabora un documento directo y posteriormente uno enlazado. Asimismo si ya se realizó un apartado con 20 piezas y posteriormente en esa partida la cantidad se cambia a 10. Lo apropiado es desapartar. Borrar partida Enlace s Permite generar el enlace entre documentos (este tema se verá a fondo en el tema de enlaces). para ser editados. cambiar la cantidad y posteriormente volver a apartar. 8. Remisiones.0 110 . Permite borrar una partida que ya se capturó ó por medio de la tecla estando en la partida que se desea eliminar. Pedidos. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. permite ver la ventana donde se pueden capturar los números de serie. 1 numérico). Tipo de Folio Revisar Talla y Color Permite hacer una consulta de las tallas y colores disponibles cuando se uso algún producto con estatus “Grupo de Productos”.

Mas adelante se vera a detalle el tema de enlace de documentos. el proceso es similar entre ellos.Es importante aclarar que al dar de alta documentos de compra o venta. es decir que tome información de un documento previo para la elaboración del actual. Los documentos de ventas tienen 3 posibilidades de enlace.0 111 . Tipos de documento Estatus de los documentos Documentos Clientes Pestañas de consulta por periodos de tiempo Figura 8. aunque sus afectaciones son totalmente distintas y de hecho diametralmente opuestas. pero cuando el proceso sea igual a compras solo se hará mención de ello. por ello cuando sea necesario se explicará a detalle alguna situación.3-2 Alta de Factura. Importes Encabezado del documento Partidas del documento Figura 8. Campos de la Cabecera: a) Factura: Aquí se define si es un documento directo o enlazado.3-1 Consulta de documentos de venta. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.

"Cóbrese o Devuélvase . La ventana anterior se puede visualizar presionando c) d) e) f) g) h) i) j) .3-4 Datos Mostrador. mostrando un diálogo donde se podrán incluir los datos de este cliente como se ven en la figura 8. entre los más importantes se pueden mencionar: Nombre.O.D. etc. Teléfono. Clasificación. (por ejemplo. Para efectos de agilizar la facturación. Consignar: Anota o selecciona al cliente al que se le enviará la mercancía. inclusive por campos libres en los cuales si se configura la leyenda. Figura 8. Comisión: Al seleccionar al vendedor toma la que se le asignó en el catálogo. Su Pedido: Se refiere al identificador manejado por el comprador.C.3-4. Al hacer uso de la tecla se podrá buscar la clave del cliente en base a varios criterios. etc.0 112 .3-3 Búsqueda de Clientes. RFC. o si se asignó al cliente algún vendedor este aparece de forma automática.". Condición: Se especifica la forma en que se va apagar este documento..b) Cliente: Se indica la clave del cliente escribiéndola directamente o con la tecla . mostrando la siguiente ventana: ó con Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. la cual corresponde al cliente de Mostrador y aparece con solo pasar el campo Cliente sin indicar ninguna clave. ésta aparecerá como criterio de búsqueda. CURP. éste puede ser diferente al cliente al que se le facturará. "Efectivo".). "Crédito". pero se puede modificar. como se muestra a continuación: Figura 8. Enviar a: Se puede escribir de forma manual un cliente o seleccionar alguno de los existentes en caso de que se encuentren dados de alta como sucursales. Cabe señalar que este campo no se presenta en la elaboración de documento de cotizaciones. Entrega: Se refiere al día en que el cliente debe recibir la mercancía. el sistema da de alta automáticamente una clave genérica “MOSTR”. Vendedor: Se indica la clave del vendedor que esta atendiendo. Información de Envío: Adicionalmente se podrá captura la información de envío oprimiendo + .

el precio capturado no podrá ser menor al mínimo.Figura 8. Aquí solo será necesario seleccionar cualquiera de los precios de la lista aunque cabe mencionar que se puede capturar manualmente.0 113 . Lotes y Pedimentos: Sí el producto indicado maneja números de serie. el sistema mandará un mensaje en la barra de estado. como el siguiente: Manejo de Números de Serie. después de capturar las Observaciones o al presionar las teclas + (Números de Serie) y desplegarán ventanas que solicitarán los Números de serie. en caso de ser así y tener dado de alta un precio mínimo.3-5 Captura de información de envió. lotes y pedimentos. Campos de las Partidas: Al igual que en compras los campos son iguales excepto que en lugar de costo aquí se maneja precio y se puede hacer una selección de la lista de precios que se manejan dentro del detalle de cada producto. Los números de serie se pueden tener los siguientes estatus: • Disponible • No disponible • Vendido • Baja • Defectuoso La selección de números de serie también se puede hacer con el icono Notas del asistente: ..3-6 Lista de Precios. en cuyo caso. haciendo uso de la tecla . se Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. + (Lotes). apareciendo un diálogo como el siguiente: Figura 8.

Esta lista indica la cantidad existente por cada lote o pedimento.3-8 Totales de venta. que es igual a la de compras excepto por que tiene la información de la comisión al vendedor. Una vez que se indica grabar el documento. Figura 8. mostrando el sistema la siguiente información. Esta ventana puede aparecer antes de salvar este documento para consultar los totales antes de que sea grabado con la tecla o con el icono . En caso de que se fueran a vender. por ejemplo 5 productos. Monto de la comisión. se deberán generar dos partidas para que se pueda hacer la descarga correcta de cada uno. aparecerá la ventana de la forma de pago: Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. uno con 2 y otro con 3 respectivamente. Figura 8. Una vez capturados todos los datos del documento. se procederá a guardar la información en la base de datos.. esto también se puede hacer presionando el icono . pero se tienen 2 lotes distintos.3-7 Consulta de lotes y pedimentos en venta.0 114 .Si el producto maneja lotes y/o pedimentos al estar vendiendo aparecerá una ventana como la siguiente para que se pueda seleccionar de la lista de lotes y/o pedimentos. alguno de ellos. por medio de la tecla .

del saldo del documento. Esta opción divide le saldo del documento en 12 pagos mensuales. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. A crédito sin enganche: Con esta opción mostrará una ventana para establecer los plazos para el pago generando las letras correspondientes al número de pagos. Cuando se va a realizar el pago a plazos de un documento. el sistema mostrara una ventana para hacer la recepción del pago. Esta opción divide el saldo del documento en tres pagos. Pago a plazos: Con esta opción mostrará una ventana para establecer los plazos para el pago generando las letras correspondientes al número de pagos.3-10 Establecimiento de plazos.3-9 Elección de la forma de pago.0 115 . A crédito con enganche: Al activar ésta opción se mostrara una ventana para hacer la recepción del pago. • Fecha de pago (a 0 días): Se mostrará la fecha de vencimiento y al activar la opción mostrará una ventana como la siguiente: Figura 8. • • • • Pago de contado: Si se utiliza ésta forma de pago. y la diferencia generará una CxC para que se pague en la fecha señalada en fecha de pago.Figura 8. se presentan las siguientes opciones: Se utiliza esta opción para que generar un solo pago.

etc. dividiéndolo en letras. En esta opción.0 116 .Esta opción permite indicar el número de pagos de forma manual.30 Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. tarjeta de crédito. Los documentos que se pueden modificar son Pedidos y Cotizaciones siempre y cuando no se hayan sido enlazados. que es la diferencia del monto original del documento menos el enganche. con los respectivos formatos de impresión. cheque. mensuales o por días específicos del mes. en la cual se seleccionan periodos semanales.00 250.3-11 Emisión de documentos de venta por formato. 15 15 15 15 Costo por unidad 35. Crédito con Enganche y Pago a Plazos capturando un enganche aparecerá una ventana la cual permite hacer la recepción del pago en cualquier forma (efectivo.. quincenales. de modo que cualquier opción que se indique en el sistema llevará incluido el monto de los intereses en saldo pendiente. el sistema permite ingresar un enganche. Emisión de documentos.: 0111aa Vendedor: 3 Tipo de Cambio: 1. o una combinación de varios) este tema se profundizara cuando se llegue al tema de Recepción de Pagos. a partir de una fecha específica del campo “Fecha del Primer Pago”. Por otra parte se puede aplicar una tasa de interés al saldo. es la parte en la cual se le indica al sistema si deseamos imprimir el documento elaborado y el manejo es exactamente igual que en compras.00 Unidad Pz Pz Pz Pz Cotización: Directa Condición: Crédito Descto.: 3 Moneda: 1 (Pesos) Cantidad Producto 1 000 852 368700 1 000 902 368700 1 PULI2000-1HP 1 CEPJAR Cliente: 1 Esquema: 1 Comisión: 3 Impto.99 102. con lo que se determina el saldo pendiente. permitiendo establecer la periodicidad de los mismos con la lista desplegable llamada “plazos”.4 Consulta de Documentos La consulta de documentos de venta funciona de igual que la Consulta de Compras. Cuando se elige Pago de Contado. propios de documentos de venta. lo cual implica que el sistema calcula y determina de forma automática el número de pagos para el saldo pendiente. Figura 8. 8. Práctica 13: Alta de documentos de venta Dar de alta los siguientes documentos de venta: Cotización #1 Fecha: 0112aa Vigencia. Esta opción permite indicar el monto de cada pago.99 896.

00 de enganche en efectivo). Saldo del cliente (deben estar en cero). Saldo del cliente (debe estar en cero).30 Verificar: Existencias de los productos (deben disminuir). Almacén 1 Desc. Almacén 1 Desc.00 Número de Serie: PL-0001 (Secuencial) 250.: 3 Moneda: 1 (Pesos) Unidad Impto.: 510 Vendedor: 3 Cantidad 1 1 1 1 Producto 000 852 368700 000 902 368700 PULI2000-1HP CEPJAR Cliente: 1 No. Forma de Pago: Pago a plazos (3 pagos y 500.99 102. Pedido # 1 Fecha: 0212aa Fecha entrega: 0212aa Descto.00 250.99 102.99 896. Pz 15 Pz 15 Pz 15 Pz 15 Cliente: 1 Su pedido: 25 Vendedor: 3 Tipo de Cambio: 1.Orden: Directa Condición: Crédito Esquema: 1 Comisión: 3 Cantidad Producto 5 000 852 368700 5 000 902 368700 3 PULI2000-1HP 5 CEPJAR Verificar: Los pendientes por surtir de los productos. Factura #1 Fecha: 0712aa Fecha entrega: 0712aa Esquema: 1 Comisión: 3 Unidad Impto Pz Pz Pz Pz 15 15 15 15 Factura: Directa Condición: Crédito Su pedido.99 896.0 117 .00 Número de Serie: PL-0004 250.99 896.99 102.: 3 Moneda: 1 (Pesos) Costo por unidad 35.00 Costo por unidad 35.30 Fecha de Pago: Fecha + Días de Crédito.: 0% Moneda: 1 (Pesos) Costo por unidad 35. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.30 Remisión: Directa Condición: Crédito Su pedido: 26 Vendedor: 3 Cantidad 3 1 2 1 Producto Remisión #1 Fecha: 0512aa Fecha entrega: 0512aa Esquema: 1 Comisión: 2 Unidad Impto Pz Pz Pz Pz 15 15 15 15 000 852 368700 000 902 368700 PULI2000-1HP CEPJAR Cliente: 1 No.

Saldo del cliente.Verificar: Existencias de los productos (disminuyeron).0 118 . Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.

Un enlace parcial puede ser de dos formas: • Usar una cantidad menor a la original en las partidas. 4. es decir. A continuación se ilustra el orden jerárquico del enlace entre documentos. 9. excepto cuando se trata de una Remisión a una Factura. ENLACE DE DOCUMENTOS 9. es decir. no se pueden enlazar a una factura remisiones y cotizaciones al mismo tiempo. Facturas Recepciones Devoluciones Devoluciones Remisiones Ordenes Pedidos Cotizaciones Figura 9.0 119 .9. esto es debido a que la remisión ya generó los movimientos al inventario correspondientes y solo se generará la CxC. sólo se podrán ingresar cantidades menores a las originales sin aumentar partidas. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. El enlace es sólo entre documentos del mismo tipo. En ambos casos el documento queda pendiente solo con aquellos artículos que no fueron enlazados. Si se intenta ingresar una cantidad mayor a la original. Un documento enlazado totalmente ya no podrá ser utilizado. además permite tener un mayor seguimiento sobre los documentos generados. Los documentos se pueden enlazar total o parcialmente. 3. • Usar sólo algunas partidas del documento original. los documentos de mayor jerarquía enlazan a los de menor y nunca puede ser al revés. 6.2 Consideraciones Para hacer un enlace de documentos se tiene que tomar en cuenta las siguientes consideraciones: 1. El enlace se genera únicamente entre documentos realizados al mismo proveedor o cliente. Se pueden incrementar las cantidades originales o aumentar más partidas.1 Definición El enlace de documentos es una operación que facilita la captura de los documentos en base otro. 7. el sistema mandará un mensaje en la barra de estado indicando lo siguiente: La cantidad no debe ser mayor a la original Al intentar ingresar una nueva partida el sistema muestra un mensaje como el siguiente: Sólo pueden capturarse servicios Esto es debido a que los servicios no generan movimientos al inventario. 2. Esta operación se puede hacer tanto en Compras como en Facturas y para efectos de este curso tomaremos los documentos de ventas ya que son los que tienen una cadena más larga de enlaces. aunque de forma heredada si es posible. en cuyo caso.2-1 Flujo de enlace de documentos de compra y facturación. Los documentos tienen un orden jerárquico de tipo piramidal. 5.

donde se deberá indicar la clave que corresponde al cliente o proveedor.0 120 . 2: Al pasar al siguiente campo el sistema muestra una ventana.9. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. 3: Una vez seleccionado el cliente. Cuando se usa esta opción. 9. se podrá visualizar una Figura 9.3-1 Selección de cliente. en este caso una factura se deberá hacer lo siguiente: 1: Indicar el tipo de documento.4 Enlace Automático Recordemos que se pueden enlazar más de un documento para lo cual se tiene el siguiente icono o con . Figura 9. a fin de no tener que capturarlos uno por uno. en la columna “Documento” al presionar la tecla consulta para seleccionar los documentos disponibles.3 Procedimiento Al momento de generar un documento. con la tecla se despliega el listado de los clientes o proveedores. el sistema presenta una ventana que ayudará a generar el enlace de un grupo de documentos.3-2 Selección de documentos de venta.

En el caso de devoluciones.0 121 . Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. aumentando las cantidades originales a 2 mas. 4: Posteriormente sólo será necesario oprimir ó para salvar esa información.4-1 Enlace automático de documentos. hará que el documento enlazado quede pendiente únicamente con los artículos restantes. para poder ser usado en otro documento hasta que este sea utilizado en su totalidad. La venta será a crédito sin enganche. para Facturación solo se podrán hacer de Facturas a Devoluciones y para Compras de Recepciones a Devoluciones. los documentos que cumplieron con las características especificadas aparecerán en la ventana de Enlace de documentos. Al poner cantidades menores a las originales y/o borrar partidas. dando como resultado que la información de los documento(s) se encuentre disponible en el documento base. es lo que hacen en muchos negocios cuando al final hacen una sola factura por el total de las remisiones. Para el caso compras el procedimiento es el mismo siendo el enlace disponible únicamente de Ordenes a Recepciones. Al ejecutar este proceso. de tal forma que los 2 primeros productos se generen en una remisión y los otros 2 en una segunda remisión.Figura 9. b) Enlazar el pedido anterior a 2 remisiones. que para afectos prácticos. observar como el sistema solo deja disponibles los productos pendientes tanto en partidas y cantidades. c) Enlazar las 2 remisiones anteriores a una sola factura. Práctica 14: Enlace de documentos Realizar los siguientes enlaces de documentos: a) Enlazar la cotización 1 a un pedido.

0 122 .Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.

2 Afectaciones de Facturas a Inventarios Documento Existencias Pendientes X Surtir Inventarios Monto Ventas Cantidad Ventas Fecha Ultima Venta Apartados Movs. Cuentas por Cobrar y/o Cuentas por Pagar. al Inventario Genera Movimiento Multialmacén Existencias Factura Directa Factura Remisión Factura Pedido Factura Cotización Remisión Directa Remisión Pedido Remisión Cotización Pedido Directo Pedido Cotización Cotización Directa Devolución Directa Devolución Factura ⇓ ⇓ ⇓ ⇓ ⇓ ⇓ ⇑ ⇑ ⇓ ⇓ ⇑ ⇑ ⇑ ⇑ ⇑ ⇑ ⇑ ⇑ ⇑ ⇑ ⇑ ⇑ @ @ @ @ @ @ ⇑ ⇑ ⇓ ⇓ ⇓ ⇓ ⇓ ⇓ ⇓ ⇓ ⇓ ⇑ ⇓ ⇓ ⇓ ⇑ NOTA: Los apartados se actualizan únicamente si éstos se marcaron en los pedidos. esto ocasionará que se produzca un movimiento en Inventarios.0 123 . es decir. si se realiza la captura de documentos en Compras o Facturación.1 Definición Cada uno de los módulos que conforman el sistema se pueden interrelacionar entre si. Esto dependerá o se cumplirá en caso de que el usuario decida activar o no la integración de los módulos. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. SIMBOLOGIA: ⇑ Incrementa ⇓ Disminuye @ Actualiza Sí A continuación se presentan las afectaciones que tiene la generación de los diferentes documentos que se capturan en los módulos de Compras y Facturación en los módulos de Inventarios y Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar: 10. INTEGRACIÓN DE MÓDULOS 10.10.

10. al Inventario Genera Movimiento Multialmacén Pendientes X Recibir Apartados Orden Directa Recepción Directa Recepción Orden Devolución Compra ⇑ ⇑ ⇑ ⇓ ⇓ @ @ @ @ @ @ @ ⇑ ⇑ ⇑ ⇓ ⇓ Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0 124 .4 Afectaciones de Compras a Inventarios Documento Existencias Pendientes X Recibir Inventarios Costo Promedio Ultimo Costo Fecha Ultima Compra Movs.3 Afectaciones de Facturas a cuentas por Cobrar Documento Saldo Clientes Ventas anuales Fecha Ultima Venta Cuentas x Cobrar Genera Movimiento Factura Directa Factura Remisión Factura Pedido Factura Cotización Remisión Directa Remisión Pedido Remisión Cotización Pedido Directo Pedido Cotización Cotización Directa Devolución Directa Devolución Factura ⇑ ⇑ ⇑ ⇑ ⇑ ⇑ ⇑ ⇑ @ @ @ @ ⇓ ⇓ ⇓ ⇓ 10.

0 125 .5 Afectaciones de Compras a Cuentas por Pagar Documento Saldo Proveedores Compras anuales Fecha Ultima Compra Cuentas x Pagar Genera Movimiento Orden Directa Recepción Directa Recepción Orden Devolución de Compra ⇑ ⇑ ⇓ ⇑ ⇑ ⇓ @ @ Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.10.

Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0 126 .

Los números de concepto para movimientos de entrada.1 Definición Los movimientos al inventario son el registro de aquellos conceptos que identifican a las entradas o salidas del inventario.0 127 . entradas de fabricación. al Inventario ó con el icono Con esta opción se podrá acceder a la consulta de Movimientos al inventario donde se podrán dar de alta conceptos adicionales a los ya existentes. al crear este catálogo. el sistema incluye los conceptos más usados.2-1 Consulta de Conceptos al Inventario. Ruta de acceso: Inventarios y Servicios/Archivos/Conceptos de movs. Figura 11.2 Alta de Conceptos de Movimientos al Inventario. por ejemplo. Cuando se quiera modificar un concepto el número y el tipo (Entrada. así como los números 51 al 58 para los movimientos de salida. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. MOVIMIENTOS AL INVENTARIO 11. etc. Con la opción “Agregar” o “Modificar”. se agruparan del 1 al 7. además de que permite que se den de alta hasta 49 movimientos de entrada y 49 movimientos de salida. Salida) ya no pueden ser modificados. ajustes. Figura 11.11. Aspel-SAE cuenta con un catálogo de conceptos de Movimientos al inventario predefinido. están reservados por el sistema para las operaciones más comunes que se manejan en él. se podrán dar de alta o modificar los conceptos. 11. ventas.2-2 Alta del concepto.

Cantidad. Es importante especificar el número de Documento. Descripción: En este campo se cuenta con 18 caracteres para capturar la descripción del concepto. de concepto: El consecutivo que muestre Descripción: Inventario Físico. ya que la cuenta que aquí se defina será la que se afecte al contabilizar la póliza generada al efectuar dicha interfase. Producto. No. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Práctica 15: Alta de conceptos Dar de alta el siguiente concepto: • • • • Tipo de Movimiento: Entrada. Concepto. Número de Almacén.3 Alta de Movimientos Ruta de acceso: Inventarios y Servicios/Archivos/Movimientos al inventario/Edición/Agregar ó seleccionar el icono . Asociado a: Se tienen tres opciones: o Asociado a cliente: Al momento de registrar un movimiento al inventario por ese concepto el sistema te permitirá asociar un cliente al movimiento o Asociado a proveedor: Se podrá indicar un proveedor o No asociado: No permite capturar el campo de proveedor o de cliente.3-1 Consulta de Movimientos al inventario. Asociado a: Ninguno.0 128 . de concepto: Se indica el número de concepto (el sistema sugerirá el consecutivo automáticamente. No. Figura 11. ya que de esta manera se harán las afectaciones necesarias al movimiento especificado. Esta cuenta es útil cuando se utiliza la interfase con el sistema ASPEL-COI. a partir del Tipo definido). Cuenta contable: Se podrá asociar a cada concepto de movimiento al inventario una cuenta contable para la contabilización de cada movimiento que se registre bajo este concepto. La opción Alta de Movimientos es un catálogo que permite obtener el control de las existencias de los productos mediante el registro de los movimientos de entrada o de salida que se efectúan. • 11.Sus campos: • • • • Tipo de movimiento Entrada/Salida: En este campo selecciona el tipo de movimiento (entrada o salida) que corresponde al concepto que se va a dar de alta.

(cuando se trabaja con los métodos de costeo U. De acuerdo al número de concepto elegido para realizar el movimiento. de Almacén Cliente / Proveedo Partidas Figura 11.3-2 Consulta de Movimientos al inventario.P. Además se presentan todos los movimientos agrupándolos de acuerdo al almacén en que se registraron.E. La información que presenta el Kárdex es la de todos los movimientos del producto. Con ello se facilita conocer el comportamiento del producto.0 129 .P. el cual será útil para poder llevar un control más exacto sobre los movimientos al inventario realizado. Esta consulta presenta el registro de los movimientos al inventario de un producto en el orden en que fueron realizados. las existencias después de efectuar el movimiento y las capas generadas por el mismo.S. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. sus salidas. de tal forma que se puede conocer: el costo operado en cada movimiento a partir del método de costeo definido para el producto. y P.4 Consulta de Movimientos (Kardex) Ruta de acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Kardex y/o seleccionar el icono . Inv.E.S). se habilitará el campo de Cliente o Proveedor. Número de Folio No. así mismo de forma automática el sistema asigna un folio auto-numérico. sus existencias. 11.Con el icono Agregar aparecerá la siguiente pantalla: Referencia Fecha del Movimiento Concepto de Mov. así como los costos originados por los movimientos presentados.

Figura 11. Se podrá consultar el detalle de cada movimiento realizado para conocer sus costos. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Existen algunos aspectos más a considerar.0 130 .4-2 Detalle del movimiento. pero se verán más a profundidad cuando se vea el tema de Métodos de costeo en un curso sucesivo.Figura 11.4-1 Consulta de Movimientos del producto Kardex.

Facturas. si tiene o no referencia a otro(s) documento(s) y. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Figura 12.2 Catálogo de Movimientos de CxP y CxC Ruta de Acceso: Clientes o Proveedores / Archivos / Catálogo de movimientos de Ctas. así como el tipo (cargo. Anticipos. el número. se podrán dar de alta o modificar los conceptos. Notas de Crédito.12. la columna Genera presenta el número de concepto que se deriva.0 131 . Con la opción “Agregar” o “Modificar”. también dentro de CxP y CxC se cuenta con un catálogo de conceptos de movimientos de cuentas. Se puede consultarlos. 12.. según el caso. modificarlos o imprimirlos. para poder identificar cada registro y poder llevar un control mas óptimo.2-1 Consulta de conceptos de CxP. Cheques. etc. por último. la consulta presenta el número de concepto. el tipo: (C)argo o (A)bono. Al igual que en los conceptos de movimientos al inventario también de forma predeterminada el sistema cuenta con algunos conceptos propios para CxP y CxC. los cuales no se recomienda sean alterados ya que son utilizados para algunas operaciones internas.1 Definición En muchas ocasiones seguramente se tendrán que registrar ciertos movimientos de forma manual en el sistema. como pueden ser Saldos Iniciales. su descripción. abono) ya no podrán ser modificados. para ello el sistema cuenta con la posibilidad de poder realizar estos movimientos por medio del alta de CxP y CxC para el caso proveedores y clientes respectivamente. como se muestra a continuación. CUENTAS POR PAGAR Y/O CUENTAS POR COBRAR 12. Cuando se modifica un concepto. por cobrar o pagar y/o con los iconos Este catálogo maneja los conceptos estándar para consultar y/o agregar los movimientos de CxP y CxC. Al igual que en movimientos al inventario.

Figura 12.2-2 Edición de conceptos.

Sus Campos: • Número de concepto: Este número lo asigna automáticamente en forma consecutiva el sistema e identifica al concepto mediante el cual se realizarán movimientos. • Descripción: Registra el nombre del concepto. • Cuenta contable: Se indica en este campo el número de la cuenta contable en la que se registrarán los montos de los movimientos que se realicen bajo el concepto, sí es que se utiliza la interfase Aspel-COI. • Cargo / Abono: Es para que el sistema reconozca el concepto es un cargo o un abono. Aquí los conceptos de cargo y abono se manejarán de la siguiente manera, lo que contablemente sería un cargo a la cuenta de Proveedores, en SAE se entenderá como una cuenta por pagar de tipo abono y un abono a la cuenta contable de proveedores se considera como una cuenta por pagar de tipo cargo. • Con referencia: Sí el concepto que se está dando de alta se relaciona con otro, al realizar un movimiento por este concepto se deberá afectar el saldo de otro documento, el cual se indica a través del campo referencia. Por ejemplo el concepto 10 (Afectivo), siempre estar referenciado dado que al pagar o recibir efectivo se hace referencia aun documento de cargo o de abono. • Con autorización: Sí el concepto que se está dando de alta requiere autorización para ser aceptado en la empresa. Por ejemplo, el concepto Tarjeta de crédito, quizá el saldo de la tarjeta se sobregire y se tenga que pedir un número de autorización bancario, en este caso aparcera un dialogo como el siguiente:

Figura 12.2-3 Ventana de Autorización.

Dada la importancia que tiene, que una autorización quede registrada correctamente, si se omitiera o se pusiera algún dato incorrecto el sistema mandará cualquiera de los siguientes mensajes:

Notas del asistente:

Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0

132

Figura 12.2-4 Mensajes que se pueden mostrar al colocar un dato incorrecto

Genera concepto número: En caso de que el concepto vaya a generar automáticamente un movimiento de contrapartida, en este campo se indica, a qué concepto afectará. Por ejemplo para el concepto 13 (Ch. Posfecha (A)), genera el concepto 3 (Ch. posfecha (C)); pues quizá se recibe un cheque posfechado el cual salda una factura, pero como aun no se ha cobrado el cliente sigue con un saldo, el cual ahora estará bajo el concepto “cheque posfechado por cobrar”.

12.3 CxC y CxP Ruta de Acceso: Proveedores o Clientes / Edición / Alta de CxP / CxC y/o con los iconos .

A través de esta opción se pueden agregar movimientos en el módulo de Proveedores y CxP y Clientes y CxC, que dependiendo del concepto que se utilice, se afectarán los saldos de los Proveedores o Clientes. Cuando se utilice esta opción, en el caso de CxC, aparece una ventana como la siguiente:

Figura 12.3-1 Alta de movimientos de CxC.

• • •

Clave: Indica la clave del cliente o proveedor al que pertenece el movimiento. Vendedor: Anota o selecciona la clave del vendedor que generó el movimiento (solo aplica para CxC). Concepto: Se indica el concepto bajo el cual estás dando de alta el movimiento. Al oprimir la tecla o al hacer clic en el signo ?, se despliega el listado de conceptos. Si el concepto es de tipo abono con referencia al salir del campo el sistema mandará un mensaje como el siguiente, indicando que se debe aplicar un folio:

Notas del asistente:

Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0

133

Figura 12.3-2 Mensaje de sugerencia de folios

Si este fuera el caso, existe una casilla como esta en la parte superior de la ventana, la cual al marcarla en el momento de guardar el movimiento, se almacenará con un folio el cual es posible visualizarlo, para poder llevar un mejor control. • • • • • • No. de factura: Este dato no lo usa el sistema para relacionar documentos, sólo es informativo. Se puede usar la tecla para seleccionar algún cargo que afecte al cliente. No. Documento: Se indica un identificador del cargo o abono que se esta dando de alta (por ejemplo, el número de un cheque). No. Referencia: Con este número se identifica el documento al que se desea aplicar el cargo o abono. Este dato es el que permite relacionar abonos y cargos. Siempre y cuando el concepto maneje referencia. Fecha de aplicación: Se refiere al día en que el movimiento afectará el saldo del cliente. Fecha de vencimiento: Es el último día de plazo para liquidar la cuenta. Monto: Indica la cantidad que ampara el cargo o abono.

Los campos moneda, tipo de cambio y monto en $, que es la moneda base, solo se habilitan si se maneja multimoneda. Adicionalmente se cuenta con una pestaña de observaciones para el movimiento. Una vez que se almacena el movimiento, aparcera una ventana donde se podrán especificar los % de los impuestos.

Figura 12.3-2 Captura de impuestos.

Por ultimo se deberá imprimir el documento para otorgarle al cliente o proveedor un comprobante del movimiento. 12.4 Recepción de Pagos Ruta de Acceso: Clientes y CxC / Edición / Recepción de pagos y/o con el icono .

Con esta opción se pueden recibir pagos a un mismo documento, pudiéndolo efectuar en diferentes formas de pago, por ejemplo una parte en efectivo, otra con cheque, otra con Tarjeta de Crédito, etc. Notas del asistente:

Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0

134

En caso de que el documento no se liquide completamente la diferencia aparecerá como saldo pendiente del documento.

Figura 12.4-1 Recepción de pagos.

Sus Campos: • Clave del cliente: Se indica la clave del cliente del cual vas a recibir pagos. • • • Documento: Registra el número de documento al que referirá el pago, con , se desplegará una lista con el concepto, número de documento, fecha de vencimiento, monto y saldo de cada movimiento del cliente. Fecha: Indica la fecha con la cual se registrarán los pagos. Aplica Folio: Se debe indicar si el movimiento será foliado. Si se utilizan diferentes formas de pago se genera un folio distinto para cada forma. Si se maneja multimoneda y el documento a liquidar es en una moneda distinta a la base, el sistema indicara la moneda y solicitará el tipo de cambio, siendo aplicable para cualquiera de las formas de pago, es decir, no se podrá manejar que un concepto sea un una moneda y otro en una distinta. Concepto / Forma de pago: Se debe indicar el número al concepto bajo el que se registrará el pago, se puede utilizar , donde los conceptos que se presentan en la ayuda son del tipo abono, que necesiten de un documento de referencia y que NO generen conceptos de partida doble. Monto: Indica el importe del pago que se esta realizando.

En la parte inferior se presenta el Importe del documento menos el total de los abonos, dando la diferencia del saldo restante del cliente. Al grabar, sí alguna de las formas de pago que tiene autorización, estuviera incorrecta el sistema mandar el siguiente mensaje:

Figura 12.4-2 Mensaje de advertencia sobre la autorización

Por ultimo se deberá imprimir el documento para otorgarle al cliente un comprobante de pago.

Notas del asistente:

Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0

135

lo cambia al seleccionar el Anticipo Figura 12.5-1 Aplicación de anticipos. El mismo anticipo podrá ser utilizado hasta que su saldo quede en ceros. puesto que al restarse el monto factura .5 Aplicación de Anticipos Ruta de Acceso: Proveedores o Clientes / Edición / Aplicación de anticipos y/o con el Icono La opción Aplicación de anticipos es utilizada para registrar los anticipos que se efectuarán para los clientes y/o proveedores. es decir. se debe dar un clic en el icono definir el documento que se aplicará a la factura o documento.0 136 . Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Antes de hacer la Aplicación de los Anticipos en el sistema debe haber un movimiento de Cuentas por Cobrar y/o Cuentas por Pagar bajo el Concepto número 9 “Anticipo“. y/o con la tecla para Figura 12. resultará un saldo negativo. El saldo indicará la cifra que aún es posible aplicar a los adeudos del cliente. que el anticipo no ha sido ocupado en su totalidad y aún cuenta con una cantidad a favor del cliente. Datos del cliente Lista de Facturas pendientes de pago Monto y Saldo. el sistema genera automáticamente los siguientes movimientos contables: Cuando el anticipo tiene un monto mayor al del cargo que afecta. Una vez aplicado el anticipo a los cargos pendientes de pago. el anticipo puede aplicarse para pagar varias operaciones de cargo.monto anticipo. Como se puede observar.12. Estando en la ventana de Aplicación de Anticipos.5-2 Selección del anticipo. Apareciendo la siguiente ventana.

Al intentar aplicar un anticipo. generando de esta forma letras de pago.Estando en la ventana de Aplicación de Anticipos se deberá colocar el cursor sobre el documento al cual se le aplicará el abono y oprimir .5-3 Ventana de advertencia sobre los abonos por aplicar Los anticipos que se den de alta bajo el concepto.6 División de Cargos Ruta de Acceso: Clientes o Proveedores / Edición / División de cargos y/o con el icono Esta opción permite dividir el monto de un cargo en varios documentos con distinta fecha de vencimiento. 12. Figura 12.6-1 Selección del Documento a dividir. Al estar en esta pantalla se debe seleccionar el documento que se le va a aplicar la división y con la tecla aparecerá la siguiente pantalla: Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. se reflejaran en el saldo general del proveedor.0 137 . En caso de que el monto del Anticipo sea mayor al del cargo que afecta el saldo restante se puede aplicar al pago de varias operaciones de cargo. donde previamente no ha sido dado de alta el sistema mandar el siguiente mensaje: Figura 12.

Figura 12. o Día de la semana. • Intervalo entre documentos: o Número de días. por ejemplo: 3. Sus campos: • Número de documentos: Se indica en cuántos pagos se dividirá el adeudo. Al hacer este proceso desaparece el documento y genera el número de letras que se indicaron. Por omisión se sugiere el concepto 14 (Letra de abono). • Número de folio: Se indica la cifra a partir de la cual se numerarán automáticamente todos los documentos. En caso de pagos periódicos semanales. Monto por documento. Esta fecha se calcula con base en la fecha de vencimiento del primer documento. registra el día para los pagos. se refiere al importe que debe ser cubierto en cada pago. • Fecha de vencimiento inicial: Es la fecha en que se vence el documento original. • Concepto: También e le denomina la Letra (Abono) donde se indica el concepto por el cual quedarán registrados los documentos. que es la fecha en que vencerá el último documento creado.0 138 . 10. Indica el número de días que deben transcurrir entre el vencimiento de cada documento generado. el número de documentos en que se dividió el pago y el periodo de días a transcurrir entre el vencimiento de un documento y otro. así como Fecha de último documento. o Días del mes: Registra un día o días específicos del mes en que deben vencer los documentos generados. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. (esto se hace con + Clic).6-2 Formas de división. 18 y 26 de cada mes.

2 Cobros / Pagos del Día Ruta de Acceso: Clientes o Proveedores / Archivos / Cobros / Pagos del día. como se muestra en la ventana siguiente: Figura 13. será posible consultarla con el propósito de interpretarla y que nos ayude a tomar decisiones. Se pueden consultar todos los documentos que al día señalado se encuentran vencidos.1-1 Saldo general.1 Saldo General del Cliente / Proveedor Ruta de Acceso: Clientes o Proveedores / Archivos / Saldo General del Cliente / Proveedor y o con los iconos Esta consulta nos presenta el desglose de los movimientos que se les generaron a los clientes y/o proveedores. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.2-1 Cobros del día.13. Con consulta de la manera siguiente: también se puede consultar y en el caso de clientes aparece la Figura 13. Esta consulta muestra los clientes que tienen adeudos a una fecha determinada. se tiene una ventana para poder filtrar. Ya sea con al pestaña “Detalle” o con el icono se podrá ver el detalle de los movimientos que se le han hecho a ese documento.0 139 . Y así como cualquier consulta del sistema. 13. CONSULTAS DE INFORMACIÓN CAPTURADA EN CxC Y CxP Una vez que se ha capturado información en los módulos de CxC y CxP. 13. así como el saldo correspondiente.

4-1 Antigüedad de saldos del proveedor. Figura 13. el sistema muestra automáticamente el intervalo de 30 días. así como el total de cargos y abonos y el saldo del proveedor. 13.0 140 . tomando como referencia la fecha de vencimiento de los documentos pendientes de cobro o pago.13. En los filtros de la consulta se podrá definir la fecha de corte y la periodicidad de la presentación de los saldos como se muestra en la ventana siguiente: Figura 13. Presenta los saldos de los movimientos que se vencerán en el intervalo de tiempo definido en el filtro.3 Pronóstico de Pagos Ruta de Acceso: Proveedores / Archivos / Pronóstico de Pagos. como se muestra en la ventana siguiente: Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.5 Resumen de Movimientos Ruta de Acceso: Proveedores / Archivos / Resumen de Movimientos. Con la tecla se indica la fecha de corte y el intervalo de días que habrá de un período a otro.3-1 Pronóstico de Pagos. Esta consulta nos presenta los montos que se han generado por cada uno de los conceptos que se están trabajando.4 Antigüedad de Saldos de Proveedores Ruta de Acceso: Proveedores / Archivos / Antigüedad de Saldos Esta consulta presenta el monto de los saldos vencidos de proveedores por intervalos de tiempo y a una fecha determinada. 13.

Figura 13.5-1 Resumen de movimientos.

13.6 Consultas en Clientes Ruta de Acceso: Clientes / Expediente del cliente / Información de saldos. Para los clientes todas las consultas anteriores, se encuentran disponibles en el expediente del cliente, al acceder se muestra la siguiente ventana:

Figura 13.6-1 Pronóstico de cobranza.

13.7 Por Concepto Ruta de Acceso: Clientes y CxC y/o Proveedores y CxP / Ver / Por concepto. A través de esta consulta podremos conocer los movimientos que se le han generado a los clientes o proveedores ordenados de manera secuencial por cada concepto, es decir, primero conoceremos los movimientos de Facturas, Facturas a Plazos, Cheques, Efectivo, etc. de manera detallada. En esta consulta se presentarán los movimientos de cargo de manera positiva y los de abono de manera negativa, con esto se llegaremos al final de los movimientos al saldo pendiente de cobro, como se muestra en la ventana siguiente:

Notas del asistente:

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Figura 13.7-1 Consulta por concepto.

Notas del asistente:

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14. CLIENTES Y/O PROVEEDORES
14.1 Definición El sistema en sus catálogos de clientes y proveedores cuenta con una serie de procesos, los cuales se deben conocer ya que son herramientas muy útiles para por un lado, mantener actualizada la información y por el otro mantener así un control Administrativo sobre operaciones en específico. 14.2 Suspensión Ruta de acceso: Clientes o Proveedores / Consulta de Clientes o Proveedores/ Seleccionar el cliente o proveedor a suspender /Edición / Suspensión de clientes o proveedores .

Permite suspender o reactivar las ventas de un cliente y/o proveedor específico sin importar el saldo que tenga, de tal forma que al momento de generar algún documento en el módulo de facturas y/o compras, el sistema lo notificará. Apareciendo la siguiente ventana.

Figura 14.2-1 Suspensión de clientes y/o proveedores.

El sistema siempre manda un mensaje de confirmación, al indicarle que “SI”, en la columna del Estatus tendrá una “S”. Al momento de generarle una factura o compra el sistema mandará un mensaje como el siguiente en la barra de estado de facturación o compras: Cliente Suspendido Para volver a reactivar al cliente y/o proveedor se debe seguir el mismo procedimiento, pero el sistema indica que es una Reactivación.

Figura 14.2-2 Mensaje de suspensión de clientes

Práctica 16: Suspensión de Clientes o Suspender al cliente #1 o Realizar una factura al cliente suspendido anteriormente Notas del asistente:

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14.3 Actualización de Saldos Ruta de acceso: Clientes o Proveedores / Herramientas / Actualización de saldos y/o con el icono .

Este proceso se usa cuando por fallas en la energía eléctrica o por haber modificado manualmente el campo de saldo del cliente y/o proveedor, existan diferencias en cuentas por cobrar vs. Clientes y/o cuentas por pagar vs. proveedores. El sistema calcula el saldo del cliente y/o proveedor en base a los movimientos de cargo y abono y los registra en el respectivo catálogo. Apareciendo la siguiente ventana, donde se debe especificar el rango de registros que se desean actualizar.

Figura 14.3-1 Actualización de saldos.

14.4 Intereses Moratorios La opción de Intereses moratorios permite calcular los intereses sobre las Cuentas por Cobrar/Pagar de los clientes/Proveedores. Dicha aplicación puede ser de dos formas: manual o automática. 14.4.1 Aplicación Manual Ruta de acceso: Clientes o Proveedores / Herramientas / Intereses Moratorios y/o con el icono .

Por medio de esta opción se permite aplicar intereses moratorios a los documentos de cuentas por cobrar vencidos de un solo cliente a la vez y/o cuentas por pagar de un solo proveedor. Apareciendo la siguiente ventana.

Figura 14.4.1-1 Rango de fechas para búsqueda de documentos.

Sus campos: • Desde / Hasta: Se indica el rango de fechas a considerar para la aplicación de intereses moratorios al cliente que se eligió. • % de interés a aplicar: Se define el % de interés moratorio que se desea aplicar a ese cliente. • Moneda. Si se manejan otras monedas se pueden elegir, así como su tipo de cambio. Notas del asistente:

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2 Automático Ruta de acceso: Clientes o Proveedores / Herramientas / Intereses Moratorios / Aplicación automática . Como se muestra en la siguiente ventana.4.05 Monto int. 0. se puede observar que el documento desaparece de la ventana de aplicación manual de intereses moratorios. Figura 14. el sistema despliega una ventana la cual contiene todos los documentos vencidos que tiene ese cliente y se deberá seleccionar a que documento se le aplicarán los intereses.0 145 . Figura 14.33 % int. si se consulta el saldo del cliente se puede observar que ya se aplicaron dichos intereses.1-2 Documento por aplicar intereses.4. Apareciendo la siguiente ventana: Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.08 Nuevo Saldo 149.1-3 Aviso de aplicación de intereses moratorios Al aceptar. 14. Posterior a esto.4. 0. dando o doble clic. Mediante esta opción se pueden aplicar intereses moratorios a varios clientes o proveedores a la vez.Ya definido el filtro. Moratorios con la fecha final que se haya indicado en el filtro. Por ejemplo: Documento 21 Saldo 149.41 En la pestaña “detalle” del saldo general del cliente se puede ver que adjunto al documento un concepto llamado Int.

Sus Campos • Desde / Hasta: Aquí se define el rango de cliente /proveedores a los que se lea va aplicar intereses.5 Operaciones en moneda extranjera Ruta de Acceso: Clientes y Proveedores / Herramientas / Proceso de ajuste cambiario y o con el icono .4. considerando el tipo de cambio capturado y el monto de la factura. haciendo la conversión a la moneda base. que se encuentra desde el Módulo de Utilerías / Configuración / Parámetros Generales.5. sin embargo. Una de las características de Aspel-SAE. Figura 14.0 146 . Al generar este proceso el sistema pregunta si se desean aplicar.4. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. El resto de los campos se manejan igual que en la forma manual. Figura 14. 14. es que permite capturar información en diferentes monedas. sólo será necesario definir la moneda en que se realizará la operación y el tipo de cambio que se empleará para realizar la conversión de las cifras a la moneda base. para ello es necesario activar el parámetro de “Multimoneda”.2-1 Aplicación Automática de Intereses. 14.2-2 Aviso de aplicación de intereses moratorios Si se indica que SI sólo se deberá verificar la información tal como en la forma manual. Al grabar el documento las cifras se presentarán en la moneda definida en la captura.1 Compras y/o ventas en moneda extranjera Al capturar un documento compra y/o venta en moneda extranjera. en la consulta de facturas aparece el total del documento.

23.1-2 Totales en consulta (moneda base). el sistema realizará la conversión del precio a la moneda en que se está facturando.300. Posteriormente se hace el pago de esa factura.1-1 Totales al grabar el documento.Por ejemplo se hace una venta de USD 1. pero a un tipo de cambio de $10. por ejemplo pesos. Figura 14.95 Al consultar la CxC en el saldo del cliente.5.00 + IVA.5.0 147 .5. a un tipo de cambio $11. aparece de la siguiente forma: Notas del asistente: Figura 14.495. El total del documento en dólares es de USD 1. Es importante señalar que si los precios de los productos están definidos en la moneda base. al grabar el documento aparece de la siguiente forma: Figura 14.00 Totales en la consulta de facturas.1-3 Saldo del cliente. Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.

Figura 14. se podrán emitir una cantidad considerable de reportes. Dependiendo del caso puede haber una ganancia o pérdida cambiaria.6 Reportes Una vez que ya se ha capturado información y se han realizado movimientos de clientes y cuentas por cobrar. el dólar estaba 11. ya que cuando se hizo el documento. se mostrará una ventana como la siguiente. Al generar este proceso.75.5. esto es debido a que hubo una variación cambiaria entre el momento de hacer el documento y hacer el pago.0 148 .1-5 Proceso de ajuste cambiario.5. por eso se tiene este proceso el cual hace los ajustes correspondientes guardando la información en el concepto que se estableció en la configuración. pero al oprimir el icono de multimoneda .1-4 Saldo del cliente. Cabe mencionar que cada reporte contiene un filtro distinto con el cual se pueden generar varias combinaciones.Nótese que el saldo en USD es cero.95. Dentro del módulo de compras se realiza el mismo procedimiento de captura. en este caso hubo pérdida.23 y al pagarlo estaba en 10. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Figura 14. Obviamente no se le puede cobrar al cliente esa diferencia. En esta sección se analizarán los reportes correspondientes a estos módulos. y consultando el detalle podremos observar que se agregó un movimiento por concepto de pérdida cambiaria. teniendo el mismo efecto en cuanto a la conversión de los montos de los documentos a la moneda base. puesto que ya se saldó el documento. 14. se verá que existe un saldo de $423. Una vez terminado el proceso volvemos a ver el saldo del cliente de ese documento y vemos que en la moneda base ya está saldada.

6.1 Opciones avanzadas para filtros reportes Esta serie de campos. Teléfono. Este reporte contiene los datos que se capturan en el catálogo de clientes.1 Reportes de clientes y cxc Catálogo de Clientes Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Clientes / Catálogo y/o con el icono Tipo: Interno . R. 14. se podrán tener opciones de configuración como las siguientes: Figura 14. Fax.1 -1 Filtro para reporte de catálogo de clientes. etc. como: Clave. Figura 14. cuando se presente el botón “Filtro Avanzado”.0 149 .6.F. Razón social. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Status.6.C. representan una opción que permite generar los reportes de una forma mucho más detallada y/o especifica.Además de todas las variaciones que ofrecen los filtros.

Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Etiquetas de Clientes Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Clientes / Etiquetas de clientes Tipo: Interno Permite imprimir etiquetas para el envío de correspondencia. Lista a los clientes por clave. Figura 14. Figura 14. se adiciona el campo de ventas anuales que se toma del detalle del cliente. Este reporte presenta el total de ventas por cada cliente registradas en el año. tipo y número de documento. nombre. el saldo del documento y el saldo de cada cliente.1-2 Filtro para reporte Acumulados. Cobranza General Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Cobranza General. etc. persona de atención en ventas. Se utilizan los mismos campos del reporte catálogo de clientes. Tipo: Interno Muestra todos los cargos y abonos que afectan a un documento específico sin referencia.1-3 Filtro para reporte de etiquetas. Éstas presentan el nombre del cliente.0 150 . dirección.6.Acumulado de Clientes Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Clientes / Acumulados de Clientes.6. código postal y población.

el tipo y número de documento. fecha de aplicación y vencimiento.6. población. Se presenta en dos partes: en la primera van los datos generales del cliente (nombre.1-5 Filtro de estado de cuenta general.1-4 Filtro de cobranza general. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Presenta los movimientos que no requieren referencia como Anticipos y Facturas. y en la segunda se presentan los movimientos realizados. dirección. etc.0 151 . etc.Figura 14. el monto de cargo y abono.).6. saldo a favor o en contra. Estado de cuenta general Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Estado de Cuenta General y/o con el icono Tipo: Interno . realizados por cada comprador y su relación de cargos y abonos. Figura 14.

Si se maneja contra saldo. monto del movimiento. Figura 14. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. los documentos se organizan por fecha de aplicación. En el manejo por documento imprime el número de documento. Por Concepto Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Por concepto.6.1-7 Filtro de cobranza general. etc. documento al que hace referencia.1-6 Filtro de restado de cuenta detallado.Estado de cuenta detallado Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Estado de Cuenta Detallado y/o con el icono Tipo: Interno .6. fecha de aplicación y vencimiento.0 152 . Tipo: Interno Este reporte presenta el detalle de todos los movimientos de un mismo tipo de concepto registrado en un rango de fechas. Imprime los datos completos del cliente así como todos los movimientos que tenga registrados (cargos y abonos). Figura 14.

Tipo: Interno Este reporte se emite por cliente.Resumen de Movimientos Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Resumen de Movimientos. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.1-9 Filtro de Pronostico de cobranza. Figura 14.1-8 Filtro de Resumen de Movimientos.0 153 . Figura 14.6. para ello se indica la clave del mismo.6. Incluye los cargos y abonos que tiene registrados. muestra el monto de los documentos vencidos y los documentos que no han sido saldados. Pronóstico de Cobranza Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Pronóstico de Cobranza Tipo: Interno Permite planear la cobranza a futuro.

0 154 .1-10 Filtro de Antigüedad de saldos. tomando en cuenta la fecha de vencimiento. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Se imprime la fecha en que se debe presentar el documento al cliente. Muestra los montos vencidos por cliente o por un rango de clientes y por periodos. facturas o anticipos) y que hayan sido afectados por un cargo o un abono durante el periodo señalado. Presentan todos los movimientos que no necesitan referencia (por ejemplo. Documentos a revisión Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Control de Cobranza / Documentos a revisión Tipo: Interno . Figura 14. Documentos por Cobrar Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Control de Cobranza / Documentos por cobrar Tipo: Interno . Este tipo de reporte Incluye los documentos cuyo día de aplicación es menor o igual a la fecha de corte y por ello requieren revisión. así como el monto que se encuentra al corriente y un desglose de saldos vencidos por comprador.Antigüedad de Saldos Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Antigüedad de Saldos Tipo: Interno . Presenta los documentos que se encuentran vencidos a la fecha de corte indicada por el usuario. así como la fecha en que éstos deben ser pagados de acuerdo con la fecha de pago del cliente.6. Abonos por Período Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Control de Cobranza / Abonos por período Tipo: Interno .

Permite emitir los movimientos dados de alta desde la opción de Recepción de pagos y delimita la operación por periodo de corte y por la persona que llevó a cabo la operación.1-11 Filtro de abonos por período.1-12 Filtro del reporte de caja. Figura 14. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0 155 . Corte de Caja Ruta de acceso: Clientes / Reportes / Corte de caja Tipo: Interno .6.Figura 14.6.

etc. pero adicionando el campo de Compras anuales Inicial / Final.2 Reportes de proveedores y CxP Catálogo de Proveedores Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Proveedores / Catálogo Tipo: Interno . incluye los saldados. Acumulados de Proveedores Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Proveedores / Acumulados de Proveedores. excepto los campos de status y sólo directorio. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Tipo: Interno Este reporte muestra todos los cargos y abonos que afecta a un documento en particular y el saldo del cargo como de cada proveedor. Tipo: Interno Muestra el detalle de todos los movimientos de un mismo tipo de concepto registrado en un rango de fechas solicitadas. éstas presentan el nombre del proveedor. realizados para cada proveedor y su relación de cargos y abonos. Muestra los movimientos que no requieren referencia como Anticipos y Compras. pagos y dirección. abonos y saldos a la fecha de corte que se determine. clasificación. Reporte Estado de Cuenta Detallado Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Estado de cuenta detallado Tipo: Interno . Etiquetas de Proveedores Ruta de acceso: Módulo de Proveedores / Reportes / Proveedores / Etiquetas de Proveedores. Este reporte se imprime para cada proveedor con sus datos completos y todos los movimientos que tenga registrados (cargos y abonos).6. Tipo: Interno Es un reporte que te permite imprimir etiquetas para el envío de correspondencia.14. Este reporte de similar al de pagos generales solo que este incluye los datos de proveedor en cada hoja. Reporte de estado de cuenta general Ruta de acceso: Módulo de Proveedores / Reportes / Estado de cuenta general Tipo: Interno . así como los totales de cargos. persona de atención en compras.0 156 . Este reporte incluye todos los datos capturados de los proveedores de acuerdo al filtro por clave. Tipo: Interno Es un reporte que presenta los mismos campos del reporte del catálogo. Reporte de pagos generales Ruta de acceso: Módulo de Proveedores / Reportes /Pagos generales. Reporte por concepto Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Reporte por concepto. Si la configuración se tiene por saldo los documentos son organizados por la fecha de aplicación.

Este reporte le permite proyectar los pagos en un periodo determinado. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. así como el saldo que se encuentra al corriente.0 157 . Pronóstico de pagos Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Pronóstico de pagos Tipo: Interno . Muestra los adeudos ya sea por proveedor o por un rango de proveedores y por periodos. el cual incluye los cargos y abonos que tiene registrados cada proveedor. Tipo: Interno Este reporte se emite proveedor por proveedor. Basándose en las fechas de vencimiento o aplicación de documentos.Resumen de movimientos Ruta de acceso: Proveedores / Reportes / Resumen de movimientos. También incluye un desglose de los saldos vencidos. Este reporte a diferencia de la consulta se puede imprimir en forma detallada. por lo que se deberá indicar la clave del mismo. Antigüedad de saldos Ruta de acceso: Proveedores / Reportes/ Antigüedad de saldos Tipo: Interno .

Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0 158 .

El sistema maneja 3 estatus: o Activa: La política esta vigente y afectará el precio del producto. Se limita el número total de unidades a las que se aplicará la política. • Hasta unidades.1 Políticas Ruta de Acceso: Facturas y Vendedores / Archivos / Políticas / Catálogo y/o con el icono . • Vigencia.1-1 Definición de políticas de oferta. para aplicarla indefinidamente deja los campos en blanco. Las políticas de ventas tienen impacto sobre el proceso de facturación y. • Vendidas: Acumula la unidades que se ha realizado con la política. es conveniente revisar si es a causa de una política que esté influyendo en el resultado de la operación. FACTURACIÓN Y COMPRAS 15. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. por un tiempo determinado o por alguna otra característica (por ejemplo. • Tipo de Política: El sistema permite manejar dos tipos de políticas: Acumulativa y Sustitutiva o Acumulativa: Aplica la nueva política además de las definidas con anterioridad. • Status: Al dar de alta una política el status lo muestra como Activa. Una política de oferta es aquella que otorga una disminución en el precio de algún artículo. cuando el resultado en la operación de un documento se aleja del estimado. o Sustitutiva: El nuevo descuento inactiva al descuento del cliente y las políticas definidas anteriormente que afecten a ese producto. Sus Campos: • Descripción: Nombre de la política de descuento.15. o Inactiva: La política deja de operar y no realiza las afectaciones indicadas. Rango de fechas en la que va a operar la política. en ocasiones. Figura 15. volumen de compra). o Baja: Deja de operar definitivamente.0 159 .

2 Consulta de Ofertas Ruta de Acceso: Facturas y Vendedores / Archivos / Políticas / Catálogo y/o con el icono .0 160 .2-1 Filtro para ofertas. Valor. Definir el porcentaje o monto de la política. clasificación de clientes o que tenga validez solo a la compra de un volumen mínimo. línea. Figura 15.1-2 Aplicación de las políticas de oferta. cliente.• • • Aplicar sobre: Se indica sobre qué precio se aplicará la política. Aplicación: o Porcentaje: El descuento será calculado en forma proporcional sobre el precio del producto seleccionado. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Figura 15. Solo Sin Efecto permite aplicar cualquiera de los tipos de políticas. o Monto: La cantidad se convierte a porcentaje y se muestra en la columna de descuento al elaborar la venta. Mediante esta opción se pueden consultar aquellos productos a los cuales e le ha aplicado algún tipo de oferta. Una vez definida la política podrá ser aplicada a un rango de productos en específico. la cual al seleccionar un precio el tipo se cambia a Sustitutiva. 15.

corroborar las afectaciones en el precio de producto. mostrando la siguiente ventana: Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0 161 .3 Desbloqueo de documentos Ruta de Acceso: Facturas / Herramientas / Desbloqueo de documentos.Práctica 17: Alta de políticas de Venta a) Dar de alta la siguiente política dentro del catálogo de políticas de venta. un pedido se intenta enlazar a una factura y estando en la ventana de enlace. se procederá a configurar el filtro para el desbloqueo de los documentos. Descripción Tipo Aplicar sobre Hasta Aplicación Valor Datos Producto Vol. 15. Una vez hecha la notificación. con 0% de descuento y afectando a este producto con la cantidad de 1. tal como se muestra a continuación: Figura 15. Al activar esta opción y tener trabajo en red. Un documento también se bloquea cuando por ejemplo. Antes de correr este proceso se recomienda tener un respaldo de la información. Esta función permite reactivar los documentos que se bloquean cuando ocurre una falla de energía eléctrica. se debe salir de cualquier documento que se esté utilizando.3-1 Notificación para trabajo en red. Mínimo Promoción 2 Sustitutiva Precio Publico 10 Porcentaje 10 TIJJAR-001 1 b) Dar de alta una factura al cliente 2. ésta se cierra y el enlace no se realiza.

CFT).CFT) Figura 15.4-1 Edición de archivo de configuración.0 162 . ya sea Agregar o Modificar alguno ya existente. y se mostrará una ventana como la siguiente: Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. FACTURA.4 Personalización de Captura Ruta de acceso: Facturas y Compras / Herramientas / Personalización de captura y/o con el icono . Dentro de los Parámetros de Facturación y/o Compras del sistema. ahí es conveniente indicar el nombre de nuestro archivo (por ejemplo. ello facilitará el proceso de captura. adaptándolo a las necesidades específicas de la empresa. En esta ventana se puede.3-2 Filtro para el desbloqueo de documentos. Por medio de la personalización de captura se pueden definir los campos visibles y capturables del encabezado de los documentos en los módulos de Facturas y Compras. Dicha configuración se guarda en un archivo con extensión *.Figura 15.CFT (por ejemplo. 15. se establece una personalización permanente de la captura. FACTURA.

al momento capturar un documento. aparezca como clave predeterminada la de mostrador. para facturas con las siguientes especificaciones: Campo Enviar a Consignatario Almacén Su pedido Esquema de Imptos. se debe escribir “MOSRT”.cft dentro del directorio Curso. Por último se debe dar aceptar y guardar el archivo con la extensión antes mencionada y definirlo en la configuración.cft. Capturable: Permite que el campo que es visible sea capturable o no. a menos que se de doble clic. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Práctica 18: Generación de un archivo personalizado de captura a) Se debe dar de alta un archivo . Financiero Vendedor Comisión Flete Visible Capturable Valor por omisión Compras No especificado 1 S/P b) Guardar el archivo con el nombre Factcfg. por ejemplo. habiendo seleccionando el campo “Cliente”. la cual al momento de seleccionar cualquiera de ellos.4-2 Definición del archivo de configuración. si deseamos que cada vez que se entra a capturar una factura. Se tiene también un cuadro donde se puede escribir algún valor por omisión. Aquí se tiene una lista de los campos del encabezado de los documentos. muestra dos propiedades: Visible: Permite que el campo seleccionado sea visible o no. Si se indica que no la casilla capturable no permite verificarla.0 163 .Figura 15. Descuento Desc. Este archivo será probado en la siguiente práctica.

Figura15. La ventana para poder conocer los campos no visibles es la siguiente: Observar que con las teclas o el cursor se puede seleccionar el campo no visible y. oprimiendo el botón Grabar.cft desde la opción agregar especial y verificar los campos que se muestran y los que aparecen inhabilitados. La opción agregar especial permite dar de alta un documento con una configuración diferente. utilizando algún archivo de configuración previamente generado y que sólo estará vigente hasta que se termine o se cierre la ventana de captura. Práctica 19: Manejo de un archivo CFT Leer el archivo Factcfg.7 Campos no visibles Ruta de Acceso: Desde la ventana de captura del documento a utilizar / Herramientas / Campos no visibles. Dicho archivo se guarda con extensión *. no se podrá accesar a esta opción. desde la opción “Campos no visibles”.5 Agregar especial Ruta de acceso: Facturas y Compras / Edición / Agregar especial y/o con el icono . Esta opción funciona de la misma forma que “Agregar Especial”. 15. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. una vez que haya completado los campos. En caso de que no se tengan campos invisibles. al momento de Aceptar.15. el sistema le solicitará las observaciones y presentará el diálogo informativo para verificar los datos.7-1 Campos no visibles de una configuración. la ventana de Agregar especial se cerrará automáticamente. en la parte inferior. Al estar elaborando un documento con una personalización de captura especial. aparece el valor que actualmente posee. Debido a que esta función le permite utilizar la configuración especial para una sola ocasión. 15.6 Lee configuración Ruta de acceso: Facturas y Compras / Edición / Agregar / Edición / Lee Configuración. Práctica 20: Verificación de campos Verificar los campos no visibles del archivo Factcfg. pero al momento de tener un documento en edición.CFT y se puede dejar fijo en la configuración del sistema ya sea para documentos de ventas o compras.0 164 .cft. se podrá elegir esta opción para ver qué campos no se están desplegando y el valor que poseen en ese momento.

8-2 Edición del documento modelo. Num. ya Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. La ventaja es que permite capturar de manera repetitiva algún artículo o grupo de artículos que se requieran comúnmente y también se puede especificar el cliente o proveedor al cual se le asignará dicho documento. para lo cual se tiene la siguiente ventana: Selección para datos de Encabezado y partidas.15. Debido a que los datos de un documento modelo son los mismos que se utilizarían en una factura/compra. almacenar y leer dichos documentos llamados modelo (*. pero adicionalmente se debe indicar cada partida del documento.MOD). Al igual que en los archivos de configuración se debe definir el encabezado. en el sistema se podrá generar. se cuenta con la ayuda sea de encabezado o partida. Si se generan con frecuencia documentos que contienen la misma información. de partida Campos del documento Figura 15.8-1 Edición de archivo modelo. dentro del cuadro de texto donde se asigna el valor a cada campo.8 Documento modelo Ruta de acceso: Facturas y Compras / Herramientas / Documentos modelo y/o con el icono . Apareciendo la siguiente ventana: Figura 15. para evitar errores.0 165 .

Por ejemplo.9 Generación masiva de documentos Ruta de acceso: Facturas o Compras / Edición / Generación masiva de documentos y/o con el icono .60 1 TIJJAR-001 250. 15.Práctica 21: Alta de archivos modelo a) Dar de alta el archivo Factmod1.30 1 2 b) Dar alta una factura al cliente 2 leyendo el documento modelo y corroborando la información indicada.9-1 Generación masiva de documentos. Campo Consignatario Su pedido Esquema de Imptos. Descuento Desc.99 2 CEPJAR 102.01 1. esto es de suma importancia cuando se desea elaborar un mismo documento de venta y/o compra a uno varios clientes y/o proveedores pudiéndolos emitir en ese momento.mod en el directorio Curso con las siguientes opciones. Figura 15. el pago debe ser a crédito sin enganche. Valor por omisión No especificado S/P 1 . la generación de facturas para el pago de colegiaturas en una escuela.05 .0 166 .0 145. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Mediante esta opción se pueden generar documentos en forma masiva a partir de un documento modelo. Financiero Comisión Flete Cantidad Producto Precio Cantidad Producto Precio Cabeza Partida No.

15. es decir.: 3 Moneda: 1 (Pesos) Unidad Impto. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0 167 . Al momento de apartar algún artículo. Cuando en los parámetros de Configuración se definió que NO se deseaba el acumulado de ventas o compras en línea. etc. al realizar este proceso el sistema permitirá tener disponibles los artículos que se hayan apartado. comisiones. El proceso de Vencimiento de apartados permite liberar todos aquellos artículos que se hayan apartado de todos los pedidos que fueron elaborados en una fecha anterior a la indicada en el filtro. el sistema guarda un registro que afecta directamente al inventario (aunque no hayan salido físicamente los artículos del almacén).00 Realizar el apartado de éste producto b) Verificar el campo de “Apartado” dentro del detalle de inventarios.10-1 Vencimiento de apartados.10 Vencimiento de Apartados Ruta de Acceso: Módulo de Facturas / Herramientas / Vencimiento de apartados. Figura 15. se podrá utilizar la opción de Actualización para que se actualicen los montos de ventas.11 Acumulados (Actualización y Edición) Ruta de Acceso: Módulo de Facturas y Vendedores / Herramientas/ Acumulados / Actualización y/o Edición. descuentos. 15. Práctica 22: Proceso de vencimiento de apartados a) Generar un pedido con la siguiente información: Pedido # 3 Fecha: 2011aa Fecha entrega: 2011aa Descto. compras y devoluciones en los diferentes conceptos incluyendo impuestos.00 Costo por unidad 35. c) Realizar el proceso de vencimiento de apartados y verificar que el producto libera las existencias desde una factura. disminuye los artículos disponibles aunque no se haya efectuado la factura. Pz 15 Orden: Directa Condición: Crédito Esquema: 1 Comisión: 3 Cantidad Producto 10 000 852 368700 Cliente: 1 Su pedido: 25 Vendedor: 3 Tipo de Cambio: 1.

Status (Alta.11-2 Actualización manual de acumulados. Además. 15. En el resumen se presentan todos los documentos que cumplen con las características indicadas en el filtro.0 168 . Figura 15. si se está en la consulta de Facturas y accedemos a la opción se presenta el reporte con el resumen de facturas.Figura 15. Tipo: Interno La información que presenta este reporte depende de la consulta en la que se esté ubicado. Clave del cliente. Descuento comercial (*). Impuestos (*). Descuento financiero (*).12. se podrá utilizar la opción Edición de Acumulados para capturar o modificar manualmente los montos acumulados por cada uno de los conceptos. por ejemplo. Emitido). La información que se incluye por columnas en este reporte es: Número de documento.1 Facturación Resumen de documentos Ruta de acceso: Facturas / Reportes / Resumen. Fecha de emisión. que las estadísticas de acumulados de ventas se obtienen justamente de esta información de Acumulados.12 Reportes 15. Importe neto (*). Total del documento (*). Cancelado. Es importante mencionar. si la consulta que está desplegada fuera la de remisiones se presentaría el resumen de remisiones. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.11-1 Actualización de acumulados.

Línea de producto. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Las columnas de información que presenta este reporte son: Orden / Documento. Reporte de productos devueltos Ruta de acceso: Facturas / Reportes / Productos devueltos Tipo: Interno .12. Cantidad devuelta (*) (*) Estos valores se totalizan.1-1 Filtro del resumen de facturas.0 169 . Este reporte mostrará todos aquellos documentos en los cuales fueron devueltos artículos así como la cantidad devuelta.Figura 15. Cantidad facturada (*). Clave inventario. Fecha de recepción.12. Fecha de emisión. Cliente. Figura 15.1-2 Filtro del productos devueltos.

pedidos y remisiones.Pendientes por producto Ruta de acceso: Módulo de Facturas y Vendedores / Reportes / Pend. Clave del cliente. Entrega (Pedido. No. Tipo: Interno Permite tener un listado con la información específica de cada documento elaborado. Nombre del cliente. pendientes por remisionar. Detallado Ruta de acceso: Módulo de Facturas y Vendedores / Reportes / Detallado.12.1-4 Filtro de detalle de facturas. De la partida: Cantidad. Clave de producto. para estos documentos brindará la información respectiva a pendientes por pedir. Su pedido. Por producto. Vendedor. surtir o facturar de los documentos. Este reporte le permite obtener el listado con la siguiente información: Producto. Línea de producto. etc. de documento. Precio unitario. Cantidad (*). Número de documento. Porcentajes de descuentos 1. Clave del documento. Porcentajes de impuestos 1 y 2. Comisión. Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.12. Tipo: Interno Dentro de este reporte se presentan los productos que faltan por pedir. Fecha de Vigencia (Cotización). Notas del asistente: Figura 15. Fecha de elaboración. y Total del documento. El listado aparece ordenado por producto y sólo podrá ser emitido para cotizaciones. Comisión. Pendiente por surtir (*) (*) Estos valores se totalizan. 2 y 3. Figura 15. Remisión o Devolución) o Vencimiento (Factura). La información que se obtiene es la siguiente: Tipo de documento y con cual se enlaza. Nombre del consignatario.1-3 Filtro de pendientes.0 170 .

00 Si posteriormente se efectúa una venta de 50 pz.0 171 .0 Estando en el módulo de Cuentas por cobrar efectuamos el pago del documento 54. Al hacer una compra de 100 pz. el 10% de IEPS y el 15% de IVA obtenemos. del producto A1.0 / 1 + IVA / 1. a un precio de $100. la fórmula para determinar el IVA trasladado es la siguiente: Determinación del IVA Trasladado Total Pago $3000. con la finalidad de permitir el correcto control del IVA por flujo de efectivo.00 = TOTAL $12.0 = TOTAL $6325. Tomando como base los datos del ejemplo. Tipo: Interno Permite tener un listado de aquellos artículos que se hayan apartado y contiene la siguiente información: Clave del producto. los usuarios podrán obtener la información arrojada por el monto de impuesto cobrado en cada pago y el pagado en cada abono.15 = IVA Trasladado = 391. Figura 15.Artículos apartados Ruta de acceso: Facturas / Reportes / Apartados. Ejemplo.3 Tomando como base los datos del ejemplo anterior. Número de documentos.7 * IVA * . de esta manera.Clave del documento. del producto A1 a un precio de $100 se obtiene lo siguiente: Subtotal Venta $5000 + IEPS 500 + IVA $825. así como el monto de IEPS e IVA de esos pagos.15 = Base IVA = 2608.12. Cantidad del producto apartado. la fórmula para determinar el IEPS trasladado es la siguiente: Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.1-5 Filtro de Apartados. . Pagos a facturas Ruta de Acceso: Facturas / Reportes / Pagos a Facturas Tipo: Interno La finalidad de este reporte es ver una relación de los pagos recibidos para cada factura. Subtotal Compra $10.650.000 + IEPS 1000 + IVA $1650.

Las columnas que componen el reporte son: Clave del cliente. Nombre del cliente.0 172 .10 = IEPS Trasladado = 237. Ventas por cliente Ruta de acceso: Módulo de Facturas y Vendedores / Reportes / Ventas por cliente.C.Determinación del IEPS Trasladado Base IVA $2608. Tipo: Interno Este es uno de los reportes más útiles y versátiles que ofrece el sistema. se convierte en un reporte vital en el cálculo y determinación de los impuestos a pagar. Importe de las ventas (*). Importe total (*) (*) Estos valores se totalizan. Descuento financiero (*).1-6 Filtro pagos a facturas.F. a través del cual podrá conocer el monto a que ascienden las ventas de cada uno de sus clientes en un periodo determinado.7 / 1 + IEPS / 1. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.1 Los datos obtenidos de ambas fórmulas se pueden corroborar gracias al reporte de pagos a facturas. R. el sistema tomará en cuenta únicamente los documentos tipo Factura. Figura 15. Descuento comercial (*). del cliente.5 * IEPS * .12.1 = Base de IEPS = 2371. Por tratarse de ventas ya realizadas. Impuesto (*). Otro aspecto importante de este reporte es que al permitir filtrar por una tasa específica de impuesto.

Con Detalle Fecha de operación.12.1-8 Filtro de productos en oferta. Tipo: Interno A través de este reporte obtendrá la información de los productos en oferta.12.0 173 . Clave del producto Descripción del producto Precio público Precio base Monto del descuento Precio de oferta Con Detalle Fecha de operación Clave del producto Descripción del producto Política aplicada Tipo de política Precio público Porcentaje de descuento Precio base Monto del descuento Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.Figura 15. El reporte emitirá la siguiente información de acuerdo a lo siguiente: Figura 15. Productos en oferta Ruta de acceso: Módulo de facturas y vendedores / Reportes / Productos en oferta.1-7 Filtro de ventas x cliente.

0 174 . En este caso. Tipo: Interno Esta opción imprime el catálogo de las políticas definidas hasta ese momento en la empresa. El listado presenta la siguiente información ordenada: Clave del vendedor. Zona En este listado se indicará el monto de las comisiones que deberán pagarse al vendedor por el número de ventas que realizó en un periodo determinado. Status del vendedor.1-8 Filtro sobre total de facturas. (*) Estos valores se totalizan. es decir. Porcentaje de comisión pagado.12. Clave del vendedor. Nombre del vendedor. pero esto es posible también. por saldo o bien por documento. ordenado por Clave (con sus respectivas posibilidades de ordenamiento y manipulación de las clasificaciones que se capturaron en el alta para cada uno de ellos). Con esta opción podrá obtener un reporte del catálogo de vendedores. Tipo y número de documento. nombre del vendedor o de acuerdo a su comisión. no importará si la factura ha tenido abonos o si ya se ha vencido la fecha de pago. zona de operación. Nombre del vendedor. Clave y nombre del cliente. Figura 15. Sobre pagos a facturas Ruta de Acceso: Facturas / Reportes / pago de Comisiones / Sobre Pagos a Facturas. Los montos de los documentos no incluyen el impuesto. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. El reporte se presentará ordenado por vendedor y contendrá la siguiente información: Periodo del cálculo de las comisiones. Zona del vendedor. La comisión será calculada sobre dichos abonos. Importe del documento (*). el porcentaje de comisión correspondiente a un vendedor se aplicará al total de abonos de la factura y esto dará el monto de la comisión a pagar para el vendedor. Fecha de aplicación. Comisión del documento (*).Políticas Ruta de acceso: Módulo de Facturas y Vendedores / Reportes / Políticas. Comisión. en el caso de que el sistema esté configurado para llevar un control de cuentas por cobrar. Tipo: Interno En este reporte serán importantes los abonos realizados a la factura para la obtención de la comisión. Pago de comisiones Sobre el total de facturas Ruta de acceso: Facturas / Reportes / Pago de comisiones / Sobre total de facturas Tipo: Interno . Pago de comisión (*).

el sistema tomará en cuenta únicamente los documentos de recepción de mercancía.13 Compras Resumen de documentos Ruta de acceso: Compras / Reportes / Resumen. Ordenes y Devoluciones. Detallado Ruta de acceso: Compras / Reportes / Detallado. Compras por proveedor Ruta de acceso: Compras / Reportes / Compras por proveedor. así como el gran total. En los tres catálogos (Recepciones.0 175 . Tipo: Interno Muestra todos los documentos de los catálogos de Recepciones. pudiendo seleccionar información específica en la ventana de filtrado. Si se filtra por alguna moneda los montos de los documentos y el gran total estarán en términos de la moneda en las que fueron elaborados. Tipo: Interno Si te encuentras en el catálogo de Órdenes de compra.1-9 Filtro sobre pagos a facturas. Si se filtra por alguna moneda los montos de los documentos y el gran total estarán en términos de la moneda en las que fueron elaborados. Para el catálogo de Recepciones se emite un reporte de Productos Recibidos y su relación con los devueltos. Podrás obtener el reporte únicamente de los documentos elaborados en la moneda que selecciones en este menú. Podrás obtener el reporte únicamente de los documentos elaborados en la moneda que selecciones en este menú. Tipo: Interno Estos 3 reportes te ofrecen un listado con la información específica de cada documento elaborado.Figura 15. Para el caso de documentos realizados en moneda extranjera su total será expresado en moneda base. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Tipo: Interno Permite conocer el monto al que ascienden las compras a cada uno de tus proveedores en un periodo determinado.12. Asimismo. 15. Por tratarse de compras ya realizadas. Órdenes y Devoluciones) el diálogo para expedir el reporte es similar. a través de este tipo de reporte obtienes la cantidad que falta por recibir en cada documento. Pendientes Ruta de acceso: Compras / Reportes / Pendientes. ofrece un total de cada uno de los conceptos incluidos.

Tipo: Interno Este reporte despliega las cantidades pendientes por recibir de cada uno de los productos que distribuye tu empresa.0 176 . te proporciona el detalle de las cantidades pendientes ordenadas por el documento que las respalda. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Si lo deseas.Pendientes por producto Ruta de acceso: Compras / Reportes / Pend. Por producto.

0 177 . 16.16. Para realizar esta opción es necesario que se tenga habilitado el parámetro . 1 generar el almacén No. es decir. pero a diferencia de la anterior. Figura 16. que se encuentra en Utilerías/Configuración/Inventarios y el archivo Catálogo de Multialmacén (Utilerías/Control de Archivos) tenga registros.1-1 Generación de Almacenes. donde se puede definir los datos mencionados a continuación: Aquí se definen las claves que se van a generar para el nuevo Almacén Es el número de almacén de donde se tomarán las claves de los productos Si se desea crear el almacén con productos de una misma línea se selecciona esta opción. se realiza producto por producto. toma las claves de los productos que ya existen en un almacén y las agrega en un almacén nuevo.2 Agregar productos Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Multialmacén / Edición Agregar y/o con el icono . Al seleccionar esta opción el sistema despliega la siguiente ventana. Práctica 23: Creación de almacenes Con todos los productos del almacén No. 3. Si se desea agregar productos que no tienen la clave consecutiva se debe de realizar el proceso por bloques. Esta opción también permite dar de alta un producto en el almacén. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.1 Generación de Almacenes Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Multialmacén / Herramientas / Generación de almacenes y/o con el icono . Es el número de almacén a crear. Esta opción permite de una manera rápida generar un Nuevo Almacén. PROCESOS DE INVENTARIOS Y SERVICIOS 16.

Sus Campos: • Clave del producto: En este campo se selecciona la clave del producto. Permite realizar intercambio de existencias entre almacenes. • Almacén: Se indica el número de almacén en donde se va a dar de alta el producto. Los conceptos que utiliza para este proceso se encuentran definidos en Utilerías / Configuración / Inventarios / Número de conceptos para el traspaso. se habilita esta opción permitiendo definir todas las combinaciones de ese grupo de productos para agregarlas en el almacén. que se va a dar de alta en el almacén.Figura 16. pero no es recomendable.0 178 . por lo que no se recomienda modificarlos. • Stock máximo: Se indica la cantidad máxima de un artículo que se debe tener en el almacén. • Stock mínimo: En este campo se indica la cantidad mínima de existencias que debe haber en el inventario. simplificando el tiempo de captura (brinda mayor seguridad.3 Traspaso entre almacenes Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Movimientos al Inventario / Edición / Traspaso entre almacenes y/o con el icono .2-1 Alta del producto en Multialmacén. porque genera el movimiento de salida y entrada a los almacenes definidos al realizar este proceso). Este campo se podrá manipular manualmente si se tiene habilitado “Cambio de existencias” en la configuración. 4. • Existencias: Muestra las existencias disponibles del producto en cada uno de los almacenes. Esta opción es de gran utilidad para aquellas empresas en las cuales se realiza intercambio de productos entre Sucursales (cada almacén es una sucursal). • Existencia: Se muestra la cantidad existente de unidades del producto en el inventario. y capturar en el campo Control de almacén Planta B. PULI2000-1HP. 16. • Compras por recibir: Es la cantidad del producto por recibir. REGAJAR-001 y TIJJAR-001 del Inventario en el almacén No. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Práctica 24: Alta de productos en almacén Dar de alta los productos CEPJAR. • Control de almacén: Aquí se registra la ubicación de un artículo dentro del almacén. • Armar grupo: Si la clave del producto seleccionada corresponde a un grupo de productos.

que se encuentra en el catálogo de Movimientos al Inventario.3-1 Traspaso entre almacenes. • Total: Es el resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario. • Cantidad: Son las unidades que se van a traspasar de un almacén a otro (es necesario que se tengan las existencias suficientes para traspasar). el cual se encuentra dentro del catálogo de Movimientos al Inventario. • Costo Unitario: Muestra el costo que tiene el producto dentro del Catálogo de Inventarios y Servicios. • Al Almacén: Número de almacén donde se va a registrar la entrada del producto (almacén Destino).0 179 . • Del Almacén: Número de almacén de donde se va a generar la salida del producto (almacén Origen). • Mov. Es el número de folio que el sistema le asigna al movimiento que se esta generando. • Folio. • Documento: Sirve para identificar y controlar de mejor manera los movimientos que se generar por este concepto. Descripción del producto seleccionado Sus Campos: • Fecha: Se define la fecha con la cual se va a registrar el movimiento de traspaso. Una vez grabado el movimiento. Entrada: Número y descripción del movimiento de entrada. el sistema pregunta si se desea imprimir el movimiento como lo muestra el siguiente mensaje: Figura 16. Salida: Número y descripción del movimiento de salida.3-2 Mensaje de impresión Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. • Mov.Número de partidas en el movimiento Figura 16.

16. Para ello es necesario tener activo el parámetro de Multialmacén. Este proceso afecta directamente las existencias de los productos. por lo que se recomienda tener un respaldo de la información antes de ejecutarlo. despliega la siguiente ventana: Figura 16-3-3 Impresión del movimiento traspaso entre almacenes Permitiendo definir el Número de copias que se pueden realizar de ese documento.46 58. Se utiliza cuando las existencias en el catálogo de Inventarios y Servicios no coinciden con las registradas en cada uno de los almacenes. 1 al Almacén No. con el documento TR-2609: Cantidad 5 2 3 1 Producto CEPJAR PULI2000-1HP REGAJAR-001 Serie: PL-0010 (Secuencial) TIJJAR-001 Costo Unitario 29.43 782. Práctica 25: Traspaso entre almacenes Realizar el siguiente traspaso del Almacén No.fto) que se esta utilizando. la cual debe ser igual a la suma de las existencias de cada uno de los almacenes. La actualización.70 98.09 391. 3. así como el formato (*. Esta opción actualiza las existencias del producto seleccionado.92 176.0 180 .80 NOTA: Los costos podrían variar de acuerdo a los movimientos generados.4 Actualización de existencias Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Multialmacén/Edición/Actualización de Existencias.1 Actualización de existencias por producto Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Multialmacén/Edición/Actualización de Existencias/Por Producto.4. se puede realizar de 2 formas: • Por producto • Por rango de productos 16.90 98. Esta opción actualiza las existencias que se muestran en el Catálogo de Inventarios y Servicios. desplegando una ventana en la cual se permite comparar el total de las existencias del Catálogo de Inventarios y Servicios con la suma (total) de las existencias en los distintos almacenes.80 Importe 145.Si selecciona la opción . Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.

4.0 181 . el sistema igualará las existencias tomando como válidas el Total de la suma de los distintos almacenes como lo muestra la siguiente figura. Esta opción permite actualizar las existencias de varios productos.2 Actualización de existencias por rango de productos Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Multialmacén/Edición/Actualización de Existencias/Por Rango de Productos y/o con el icono . 16.Total de Existencias en el Catálogo de Inventarios y Servicios Total de Existencias en los almacenes Figura 16. no se puede comparar las existencias del Catálogo de Inventarios y Servicios con la existencia de los distintos almacenes.1-2 Actualización de existencias por producto. Para ejecutar el proceso es necesario presionar .4.1-1 Ventana que muestra las existencias. En esta opción. Total de Existencias (actualizadas) en el Catálogo de Inventarios y Servicios Total de Existencias en los almacenes Figura 16.4. Para poder utilizarla es necesario que los productos tengan claves contiguas o bien que pertenezcan a una misma línea de producto. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.

1 Congela Existencias Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Edición / Inventario Físico / Congela Existencias y/o con el icono Esta opción almacena las existencias que se encuentran registradas en el sistema en ese momento. Para llevar a cabo un correcto Inventario Físico es necesario realizar los siguientes pasos.0 182 .2-1 Actualización de existencias por Rango de productos.1-1 Filtro para Congelar Existencias. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. en el orden que se menciona a continuación: 16.5. 16.Figura 16. el sistema igualará las existencias tomando como Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Edición / Inventario Físico. Si maneja multialmacén es necesario congelar existencias para cada uno de los almacenes que utiliza.5. como lo muestra la siguiente figura: Figura 16. El Inventario Físico tiene como finalidad cuadrar las existencias que se tienen en el sistema con las existencias que se tienen físicamente en el almacén.4. esto permite tener un punto de comparación con las existencias resultado del conteo físico del inventario. Al ejecutar esta opción muestra un filtro para definir los datos que se desean utilizar.5 Inventario Físico . Para ejecutar el proceso es necesario presionar válidas el Total de la suma de los distintos almacenes.

5.txt). Esta opción permite capturar las existencias físicas a cada producto resultado del conteo del Inventario. Figura 16. se presiona y despliega una ventana donde muestra: la clave del producto. muestra el listado de los productos que se encuentren en el almacén indicado. 16.2 Reporte de inventarios Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Edición/Inventario Físico/Reporte de Existencias y/o con el icono . desplegando un recuadro en donde se captura la cantidad de existencia física. es necesario dar doble clic en el renglón del producto. Se recomienda que esta opción se emita sin Existencias y al momento de realizar el conteo físico no se tome como referencia la cantidad de existencias que tiene el sistema. el sistema permite buscar la ruta donde se encuentre almacenado dando un clic en .5. Este reporte permite que se obtenga un listado de los productos que se encuentran registrados en el Catálogo de Inventarios y Servicios. Además también permite alimentar el sistema con las existencias físicas de los productos que hayan sido previamente capturadas en un archivo ASCII (archivo tipo . si se utiliza multialmacén sólo restablecerá el inventario del almacén indicado.5. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. en caso contrario restablecerá todo el catálogo de Inventarios y Servicios. 16.5. para que puedan ser congeladas nuevamente en base a las existencias actuales. es necesario emitir el reporte por cada uno de los almacenes que utiliza. 16. la existencia y una columna de Inventario Físico.3-1 Captura de Existencias Físicas. Para capturar las existencias. si el archivo no estuviera almacenado en esa ruta.La opción Descongela regresa el Inventario a su estado original.3 Captura existencias Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Edición / Inventario Físico / Captura Existencias y/o con el icono . Si se maneja multialmacén.0 183 . Al ejecutar esta se despliega una ventana en la cual se visualiza la ruta de datos y permite capturar el nombre del archivo (txt). Al ejecutar esta opción muestra una ventana con un filtro.4 Captura existencias por archivo Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Edición/Inventario Físico/Captura Existencias por archivo y/o con el icono .

5. Al seleccionar esta opción se despliega una ventana como lo muestra la siguiente figura: Figura 16.Figura 16. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.5.txt tenga la estructura que requiere el sistema. la cual se constituye de: 2 letras IF(Inventario Físico) y fecha del movimiento. Es necesario que el archivo *. número de almacén. Al presionar el sistema ejecuta el proceso.5-1 Ajuste Automático.5 Ajuste automático Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Edición / Inventario Físico / Ajuste Automático y/o con el icono Esta es la última opción que se utiliza para el proceso de Inventario Físico. en caso de que las existencias físicas resulten mayores o menores a las existencias registradas en el sistema.0 184 . Donde se define puede definir un rango de productos (Desde-Hasta). fecha del proceso y Referencia. línea. aquí se realiza el registro de los movimientos de entrada o salida de los productos.5. Si maneja multialmacén es necesario realizar el proceso por cada uno de los almacenes que utiliza. es necesario descongelar manualmente las existencias (ya que este proceso las descongela automáticamente). Si no se realiza el ajuste automático.4-1 Ventana de Captura Existencias por archivo. control de almacén y los movimientos que utiliza para entrada (ajustes) y salida (mermas). 16.

un archivo con terminación . que se hayan generado a través de un archivo ASCII M*. al inven.Aee (donde “ee” indica el número de empresa utilizada). 16. así como la ruta donde se va a almacenar. rango de fechas. Físico 35 23 90 90 Emitir el reporte de existencias desde inventario físico. b) Realizar el proceso de Captura de existencias físicas para los siguientes productos: Clave CEPJAR REGAJAR-001 TIJJAR-001 PULI2000-1HP c) Inv. Al presionar el sistema genera el proceso para crear el archivo.Práctica 26: Inventario Físico a) Congelar las existencias del almacén 1. es de gran utilidad cuando se requiere capturar los movimientos al inventario.6-1 Exportación de Movimientos al Inventario.7 Captura por Archivo Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Movimientos al Inventario/Edición/Captura por Archivo.Aee). tipos de movimientos al inventario. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0 185 . donde se crea el archivo *. 16. ¿que información se muestra?. d) Realizar el proceso de ajuste automático. Esta opción permite generar a partir de los movimientos al inventario. El archivo se puede crear. como lo muestra la siguiente figura. Figura 16. ya sea en esta PC o en otra. e) Posteriormente verificar la existencia y el Kárdex de los productos. activando la opción de “Diferencias”. Esta opción permite registrar los movimientos al inventario de los productos.Aee (la captura de este archivo esta relacionada con la opción anterior Exporta Movimientos al Inventario.6 Exporta movimientos al inventario Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/Herramientas/Exporta movs. a partir de un rango de productos (Desde-Hasta).

disminuyendo el tiempo empleado en la actualización de precios. para evitar duplicidad en la información. así como la cantidad del monto o porcentaje Esta opción actualiza los precios de los productos seleccionados.8-1 Cambio de Precios.8 Cambio de precios Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Edición/Cambio de Precios y/o con el icono . Práctica 27: Cambio de precios a) Verificar el precio de los productos de la línea JARDI. b) Realizar el Cambio de Precios para los productos de la línea JARDI. ingresar a cada registro para cambiarlo. definiendo en porcentaje 5%. Figura 16. Si encuentra algún error al momento de realizar la lectura. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. evitando así.Figura 16. Se define la forma en la cual se va a realizar el cambio de precios. Los cambios podrán aumentar o disminuir (si se indican cantidades negativas). el porcentaje se aplica sobre los precios ya existentes y afectará a todos los productos que se incluyan dentro del rango establecido (Desde-Hasta o seleccionando la línea del producto). Los precios se pueden modificar por Porcentaje o Monto. Si el precio se modifica por Monto. Esta opción permite modificar los Precios de venta de un producto o grupo de productos. lo indicará presentando un número que permite la identificación del tipo de error.7-1 Captura por Archivo.0 186 . c) Verificar y corroborar el cambio de precio en los productos. éste se sumará a los precios anteriores. 16. El sistema verifica los datos y marca los registros que se actualizaron en el archivo de movimientos al inventario.

Tipo: Interno A través de este reporte se obtiene el listado completo del catálogo de Inventarios y Servicios. la otra es cubrir necesidades de información dentro de la empresa. incluye una columna para anotar las cantidades que realmente se reciben. c) Existencias y costos Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Existencias y Costos. Tipo: Interno Este reporte ayuda a verificar el último costo y el costo promedio de los productos que se encuentran en el inventario de la empresa. la cual ofrece información muy bien agrupada cuando se trata de grupos de productos. una opción que vale la pena explorar es Agrupar. e) Stock máximo Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Stock Máximo. último costo. ya que permite conocer información muy valiosa como: fecha de la última compra. sugiere la cantidad que se debe comprar para nivelar el inventario y el costo que probablemente tendrá dicha adquisición.9 Reportes de inventarios y servicios a) Productos Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Productos. Tipo: Interno Con este reporte se conoce la cantidad de artículos que están pendientes por recibir en cada almacén (a partir de las cantidades indicadas en las Órdenes de compra). con base en el último costo del artículo. fecha de última compra. d) Stock mínimo Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Stock Mínimo. g) Requisiciones Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Requisiciones. b) Lista de precios Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Lista de Precios. f) Productos pendientes Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Productos Pendientes. Tipo: Interno Este reporte permite detectar aquellos productos cuyas existencias exceden las cantidades máximas recomendables para los productos. Tipo: Interno Este reporte permite conocer las cantidades de productos que están pendientes por surtir. Tipo: Interno Este reporte tiene 2 funciones: una es proporcionar una lista de precios para los clientes. Tipo: Interno Este reporte permite detectar los productos que se encuentran por debajo del Stock mínimo. Contiene información como: Tipo de costeo.0 187 . existencias y costo total de cada producto. con base en los pedidos registrados en el módulo de Facturas y Vendedores y los pendientes por recibir con base en las Órdenes de compra registradas en el módulo de Compras. Muestra el costo que produce mantener el sobrante en el almacén. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.16. existencias por producto así como precio público y mínimo. costo promedio.

Muestra una columna denominada: “Productos recibidos”. este reporte se debe emitir por cada almacén que se utiliza. las existencias totales se obtienen del catálogo de Inventarios y Servicios. i) Ventas Anuales Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Ventas Anuales. Tipo: Interno Permite obtener el listado de los productos que se encuentren en el almacén indicado. d) Inventario físico Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Multialmacén/Inventario Físico. Con este reporte puedes comparar las existencias y si difieren se pueden actualizar mediante la opción Actualización de Existencias. Tipo: Interno El listado de Inventario Físico sirve para comparar las cantidades del producto que se encuentran físicamente en el almacén contra las registradas en el catálogo de productos (Inventarios y servicios). Este reporte se emite desde esta opción sólo cuando no se esté trabajando con Multialmacén. es necesario emitir el reporte por cada uno de los almacenes que utiliza.10 Reportes de multialmacén Estos reportes solamente se emiten si se esta utilizando Multialmacén. Tipo: Interno Sirve para conocer las existencias totales de un producto y cómo se encuentran distribuidas en los diferentes almacenes. mientras que las de cada almacén las toma del catálogo de Multialmacén. Tipo: Interno Este reporte permite conocer los Acumulados de venta tanto en cantidad como en monto para cada artículo del inventario. donde se puede anotar la cantidad de artículos que se reciben. 16. Los datos de Stock mínimo y máximo así como la de productos pendientes son tomados del catálogo de Multialmacén. b) Stock mínimo Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Multialmacén/Stock Mínimo. porque muestra los productos que se encuentran por debajo de la existencia mínima. a) Distribución de Existencias Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Multialmacén/Distribución de Existencias.h) Inventario físico Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Inventarios y Servicios/Inventario Físico. Tipo: Interno Este reporte es útil para llevar el control por almacén de los elementos pedidos y recibidos de cada artículo. Tipo: Interno Este reporte es una herramienta cuando se requiere surtir los almacenes.0 188 . c) Pendientes por recibir Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Multialmacén/Pendientes por Recibir. considerando los movimientos registrados en el módulo de Facturas y Vendedores. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.

S. e) Punto de reorden Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Punto de Reorden el icono .E. Tipo: Interno Este reporte proporciona los movimientos al inventario que se ha tenido cada producto.16. 2-Devolución de ventas y 53-Salida a Fáb.0 189 . cuando se trabaja con los métodos de costeo U. por lo cual se sugiere considerar los movimientos 51-Ventas. b) Kárdex Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Kárdex y/o con el icono . con el icono Tipo: Interno Permite conocer el número de veces que se ha renovado el inventario de un almacén. También permite conocer los movimientos generados separados en capas. para evitar que se agoten las existencias (las estimaciones se realizan con base al volumen de venta y al tiempo de entrega del proveedor). 4-Cancelación de facturas. Tipo: Interno La utilidad de este reporte radica en que indica la fecha y cantidad de productos a pedir. 4-Cancelación de facturas. porque la estimación que se obtenga estará más apegada a la distribución y naturaleza de los movimientos. Sin embargo se pueden elegir los movimientos que requiera. se logrará un análisis más fino de los datos y una mayor exactitud de la cantidad y fecha de compra sugerida. y P. d) Rotación por producto Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Rotación por Producto y/o con el icono Tipo: Interno . ordenados por producto (al emitir el reporte se puede seleccionar la lista de conceptos de movimientos al inventario). y/o con Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. 2-Devolución de ventas y 53-Salida a fábrica.S.11 Reportes de movimientos al inventario a) Movimientos Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Movimientos. Tipo: Interno Presenta todos los Movimientos al Inventario de los productos seleccionados.P.P.E. Permite conocer el número de veces que se ha renovado el inventario de un almacén. Sin embargo se pueden elegir los movimientos que requiera. por lo cual se sugiere considerar los movimientos 51-Ventas. c) Rotación por producto Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Rotación por Producto y/o .Entre más grande sea el intervalo de fecha indicado. agrupándolos por producto.

la Clave y Descripción del producto. tipo de Movimiento. no Servicios o Kits.f) Ventas y utilidad Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Ventas y Utilidad y/o con el icono .0 190 . g) Ventas por cliente Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Ventas por Cliente. i) Compras por proveedor Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Compras por Proveedor. Contiene los siguientes campos: Clave del producto. documento de salida y fecha de salida. indicará la cantidad. así como su unidad de medida. Tipo: Interno Muestra los números de serie de cada producto en cada uno de los almacenes. fecha entrada. la Cantidad y la Cantidad por el costo. Tipo: Interno Permite conocer las ventas por producto de cada vendedor. Clave y Descripción del producto así como la Unidad de empaque. estado actual. ofreciendo la posibilidad de conocer quién es el mejor cliente. comparando su costo de entrada contra el precio total que representó su salida. número de documento. descripción del producto y almacén. Clave y Descripción del producto. Fecha. precio unitario al que se operó (esto únicamente si se solicita con Detalle) y la cantidad multiplicada por precio. Documento y Costo unitario del movimiento. almacén y fechas de los movimientos. se ordena la información de acuerdo al cliente.12 Reportes de números de serie a) Números de serie Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Números de Serie/Números de Serie. Unidad de empaque. Tipo: Interno Este reporte muestra las compras por cada proveedor (si se solicita con detalle) se totalizan por almacén y por proveedor además de incluir la Fecha. Los rubros que detalla este reporte son: la Clave y nombre del Cliente. Tipo: Interno Este reporte proporciona una aproximación de la utilidad obtenida de la venta de un producto. Tipo: Interno Este reporte muestra la forma como se van afectando las existencias de los productos por cada movimiento generado y por cada almacén. j) Historial de existencias Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Historial de Existencias. Además. documento de entrada. 2Devolución de ventas y 4-Cancelación Factura. número de serie. considera productos. la Fecha del movimiento (cuando se solicita con Detalle). Cantidad de entrada o salida del inventario y Existencia histórica. 16. h) Ventas por vendedor Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Movimientos al Inventario/Ventas por Vendedor. se sugieren los movimientos 51-Ventas. También totaliza las columnas de cantidad y cantidad por precio. Descripción. Tipo: Interno Este reporte emite las ventas por cliente en cada almacén o en general. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Los rubros que detalla el reporte son la Clave y nombre del Vendedor. Los campos que presenta son: Clave. muestra la fecha del último movimiento (cuando se solicita con Detalle).

definiendo los campos como se requiera. fecha de caducidad y cantidad. número de serie y estatus. Tipo: Interno Este reporte muestra los movimientos que conforman el historial de los números de serie de cada producto en cada uno de los almacenes. control de almacén y línea de producto. documento.14 Reportes de etiquetas a) Forma continua Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Etiquetas/Forma Continua. Los campos que presenta son: Clave. se encuentre dentro de la fecha definida como fecha de caducidad al momento de emitir el reporte. Cuenta con distintos formatos y se puede personalizar la etiqueta. cantidad.0 191 . El reporte incluye: clave y descripción del producto. b) Productos caducos Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Pedimentos Aduanales y Lotes/Productos Caducos y/o con el icono Tipo: Interno . número de Lote. b) Código de barras Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Etiquetas/Código de Barras y/o con el icono Tipo: Interno . Fecha de Entrada y Existencia. descripción del producto y almacén. y/o para ciertos números de serie b) Historial de números de serie Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Números de Serie/Historial de Números de Serie. fecha de Caducidad. El reporte puede solicitarse para cierto rango de productos y/o fechas de elaboración de los documentos. Con este reporte es posible imprimir las etiquetas de código de barras por cada producto del almacén. 16. y/o para ciertos números de serie 16. El reporte incluye la siguiente información: Clave y descripción del producto.13 Reportes de pedimentos aduanales y lotes a) Pedimentos y Lotes Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Pedimentos Aduanales y Lotes/Pedimentos y Lotes. Tipo: Interno Este reporte permite imprimir en una etiqueta de forma continua los datos del producto como son: Clave y Descripción del artículo. se puede imprimir un número fijo.El reporte puede solicitarse para cierto rango de productos y/o fechas de elaboración de los documentos. Aduana. número de lote. fecha. Tipo: Interno Muestra todos los productos que contengan información de Lotes y Pedimentos y su existencia. un porcentaje de existencias o del total de existencias del producto. tipo de documento. Este reporte muestra los productos cuya fecha de caducidad del lote. Pedimento. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.

c) Por formato Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Etiquetas/Por formato. número de almacén. contiene clave y descripción del kit. y seleccionando el formato. precio público. precio mínimo.0 192 . control de almacén. desglosando los productos y servicios de los que está compuesto cada uno.fto. moneda. línea de producto y control de Almacén. fecha de la última venta. clave y descripción del producto y precio. al emitir el reporte se muestra un filtro. Tipo: Externo Este reporte permite imprimir etiquetas de una al paso.15 Reportes de kits a) Kits Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios/ Reportes/Kits. el sistema cuenta con un formato predefinido llamado Mietiq. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. en el cual se puede definir: un rango de producto. línea. el cual imprime los siguientes campos: clave del producto. número de etiquetas. línea del producto. El sistema también permite generar un formato especial o de acuerdo a sus necesidades y puede ser emitido desde esta opción dando un clic en 16. esquema de impuesto. Práctica 28: Verificación de reportes Emitir los reportes anteriores y verificar la información que presentan. descripción. Tipo: Interno Este reporte muestra los Kits registrados en el sistema.

IVA correspondiente a devoluciones. IVA retenido por el contribuyente.0 se tiene el detalle de todas las compras y pagos realizados. Aspel-SAE 4. Monto de la operación deducible para ISR. 2. RFC del proveedor de bienes o servicios. Valor de los actos o actividades pagados a proveedores a la tasa del 15%. 9. b. generando la bitácora con la información de los pagos a proveedores e impuestos relacionados. De manera general. c. 10. Tipo de operación. se presentará en el formato A-29 exclusivamente por medios electrónicos. 11. 4. Monto del IVA pagado NO acreditable a la tasa del 15% y 10% (IVA pagado no acreditable correspondiente en la proporción de las deducciones autorizadas no deducibles al 100%).0 Para permitir que el usuario obtenga la información en los sistemas Aspel. o exentos. los datos que se requieren en la Declaración son: 1. 5. fácilmente este sistema puede proporcionar la información requerida por la Declaración. 0%. DECLARACIÓN INFORMATIVA DE OPERACIONES CON TERCEROS 17. Nombre del proveedor extranjero. 7. Los datos que se requieren en la Declaración son muy específicos. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. se deberá reportar: a. d. 17.2 Obteniendo la declaración informativa desde Aspel-SAE 4. excepto importaciones de bienes y servicios. Esta declaración se debe presentar con un reporte mensual y consiste en detallar la información de los pagos realizados a todos los proveedores.0 facilita el cumplimiento de esta obligación. 8. En el caso de proveedores extranjeros. Nacionalidad. Dado que en Aspel-SAE 4.0 193 . descuentos y bonificaciones sobre compras. Monto de la operación pagada a proveedores (Sin incluir IVA). 3. 14 de Aspel-SAE se han agregado y modificado diversas opciones para permitir la obtención de la Declaración. Tipo de tercero. fracciones V y VIII de la Ley de IVA. los cuales se ilustran a continuación. se han hecho varios cambios. también llamada Declaración informativa de proveedores del IVA. 6. 10%. los contribuyentes deberán presentar una nueva Declaración Informativa de Operaciones con Terceros. y para obtenerlos se debe tener el registro. País de residencia. también proporciona el archivo de texto con la estructura requerida por el SAT lista para realizar la carga batch. Total de IVA pagado por el contribuyente. por ello en el re-instalable No. lo anterior se encuentra definido en el Art 32. Número de ID Fiscal del proveedor de bienes o servicios extranjero. control y seguimiento de las operaciones realizadas con cada proveedor y sus pagos.1 Definición En el 2007 y de acuerdo a las disposiciones del SAT.17. a través de Internet. así como de los impuestos trasladados y retenidos. ahorrando horas de trabajo.

Definición de la información fiscal del proveedor. para poder registrar e identificar éstas. en Aspel-SAE se introduce un nuevo manejo de retenciones. Tipo de proveedor: Proveedor Nacional o Proveedor Extranjero. Tipo de operación: • Prestación de Servicios Profesionales (3) • Arrendamiento de Inmuebles (6) • Adquisición de otros bienes intangibles (29) • Otros (85) Por omisión. Figura 17. En Utilerías / Configuración / Inventarios / Impuestos se definen los impuestos y retenciones que se van a manejar (Figura 17. al instalar la nueva versión todos los Proveedores estarán definidos como Nacionales y con Tipo de Operación 85. 2.1. ¿Cómo manejar retenciones? a. (Otras).2-1. ésta se realiza mediante clasificaciones emitidas por el SAT: a.0 194 . Dado que en la declaración se deben registrar pagos y retenciones de IVA realizadas a los proveedores. En el detalle de proveedores se agregó un botón (Figura 17. b. Figura 17.2-2 Definición de impuestos en parámetros.2-1) en el que se definen los datos fiscales requeridos para la identificación del Proveedor.2-2). Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.

Posteriormente en Inventarios / Esquemas de impuestos se definen los esquemas que se asociarán a los productos que manejan retención.0 195 . Figura 17-2. como puede observarse en la Figura 17-2. por ejemplo.2-4. Figura 17. Retensión ISR -10% e iii. si se quisiera definir el esquema de impuesto asociado al servicio de arrendamiento.3. registrar todas las operaciones de Compras y pagos a las mismas. supóngase que se realiza la compra de un motor. ii.b.4. Compra y totales. Esquema de impuestos con retención.3. como se muestra en la Figura 17-2. con lo que se construye la información de la Declaración. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Lo que sigue en Aspel-SAE es operar. Retensión IVA -10%. IVA al 15%. Por ejemplo. se define: i. 3.

En la Figura 17.2-5 Pago y desglose de impuestos 17. Figura 17. aparece un registro por cada RFC de proveedor. Bitácora Detallada. Con estos campos se eligen los proveedores que se incluirán en el reporte. Figura 17. Desde esta opción se eligen los conceptos de Cuentas por pagar que se consideran en la Declaración. el resultado de esta opción es la bitácora sugerida por el SAT. b. Periodo al que corresponde la declaración. Archivo de Recopilación de Operaciones con Terceros.Llegado el día.3 Generación de la Bitácora Después de operar durante todo el mes registrando compras y pagos.3-1 Reporte de Operaciones con terceros. Bitácora Concentrada. en el ejemplo.000. el proceso a realizar es: Acceder a la nueva opción ubicada en el módulo de Compras / Reportes / Declaración con terceros. de esta forma el sistema acomoda la información en la columna correcta.0 196 . se pagan $5. Se genera el archivo de texto con la estructura correcta. listo para ser enviado al SAT mediante la carga batch.3-1 se puede observar el diálogo de emisión.00. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. el sistema para fines de integración de la información de la Declaración calcula el impuesto relacionado al pago utilizando la tasa de impuesto asignado en la compra. se realiza un pago parcial de la compra. con los datos de la Declaración. c. y los campos por los que se puede seleccionar información. aparece un registro por cada Compra y sus pagos relacionados. el sistema permite generar 3 diferentes tipos de bitácoras: a. Es la posición que en parámetros del sistema se asignó al concepto Retensión IVA. cuando se desee generar la Declaración.

3-2. Figura 17. Al aceptar el diálogo de emisión. Desde esta opción se eligen los conceptos de Cuentas por pagar que se consideran Pagos o devoluciones para el correcto llenado de la Declaración. Exportación a Microsoft Excel y posibilidad de generación del archivo para la carga batch. el sistema formará la Declaración de manera más apegada a la operación de la empresa.0 197 .En el campo “Conceptos” se coloca información de vital importancia. como se observa en la figura 17. se presenta la bitácora sugerida por el sistema (Figura 17.3-3) con la información de los pagos ordenada como lo exige la Declaración.3-3 Segmento de la bitácora para generar la Declaración Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. pues lo ahí indicado define la información que aparecerá en la bitácora o reporte. Esta bitácora puede ser exportada a Microsoft Excel o a partir de ella generar el archivo TXT listo para la carga batch. Lista de conceptos a incluir en la Declaración. de esta manera.3-2 Conceptos que se considerarán pagos y devoluciones. en el listado que el sistema presenta se pueden indicar los movimientos que por el concepto utilizado serán considerados pagos o devoluciones. Figura 17.

se debe dar clic sobre el icono . listo para la carga batch.0 198 . cuando se instala crea una barra de herramientas en Microsoft Excel. si el usuario después de generar la bitácora en Microsoft Excel.0.4-1 Ventana de aviso de creación del archivo TXT Figura 17.4-3 Barra de herramientas en Microsoft Excel. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.4-1. Figura 17. al hacer ésto.17. cuya función es generar a partir de la estructura de hoja de cálculo estándar de los sistemas Aspel crear el archivo de tipo texto.4-2 Archivo para la carga Batch Otra opción.txt (donde aa = año y mm = mes) mostrando una ventana como la de la figura 17.4 Creación del reporte para la carga Batch Para generar el reporte de forma directa. ya que Aspel-SAE 4. es la de generar el reporte desde Microsoft Excel. de esta forma.4-3 Figura 17. llamada Herramientas Aspel-Operaciones con terceros. desea que manipular la información puede hacerlo y con el icono de la barra de herramientas podría generar el archivo de texto con la estructura adecuada. Figura 17. el sistema genera el archivo en el directorio donde se tiene configurada la base de datos bajo el nombre de InformacionTerceros(aamm).

generar un pago en efectivo por el total del documento de compra que tiene asociado. g) Pulsar el botón y generar el archivo de carga Batch. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. e) En el periodo. b) Dar de alta un movimiento de cuentas por pagar al proveedor 1. d) Ingresar al módulo de Compras.4-4 Creación del archivo txt a partir de la hoja de cálculo. f) Verificar la información que se muestra en la bitácora. Práctica 29: Generación de una declaración informativa a) Ingresar al módulo de proveedores y cuentas por pagar. h) Abrir el reporte y consultar la información que se genera. Cabe mencionar que los pagos que se realicen en Aspel-Banco también serán considerados como pagos en la Declaración. posteriormente activar la opción Reportes / Operaciones con terceros.0 199 . generar un pago en con cheque por el 50% del total del documento de compra que tiene asociado.Figura 17. indicar lo siguiente: • Periodo: 11aa (el mes y año en el que se está trabajando) • Tipo de Reporte: Bitácora detallada • Tipo de Tercero: 04 • Aceptar el cuadro de diálogo. guardarlo en el directorio de Cursos. c) Dar de alta un movimiento de cuentas por pagar al proveedor 2.

Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.0 200 .

0 cuenta con las siguientes utilerías: • • • • • • • • • • • • Control de Archivos Traducción Respaldos Actualización de Archivos Configuración (Tema ampliamente ya explicado) Datos de la Empresa (Tema ampliamente ya explicado) Modificar Empresa (Tema ampliamente ya explicado) Perfiles de usuario (Tema ampliamente ya explicado) Interfase COI (Tema de curso avanzado) Corte Anual Hoja de Calculo y Calculadora (Permite abrir algún archivo de Excel® e invoca la calculadora de Windows®) Activar Sistema. UTILERÍAS 18. etc. d) a) e) f) g) c) h) i) b) Figura 18. en el caso de haber sufrido una interrupción eléctrica. El sistema Aspel-SAE 4. 18.2 Control de Archivos Ruta de Acceso: Utilerías / Control de Archivos Este proceso nos ayuda para saber en qué condiciones se encuentra la base de datos. exportación/importación de información.1 Definición Las utilerías son un conjunto de herramientas que están en disponibles en los sistemas para suplir ciertas necesidades como son: seguridad. Servidor de Licencias y Directorio Común Aspel (Tema ampliamente ya explicado).18. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. A continuación se explicará a detalle el funcionamiento de cada una de ellas. que la información de los catálogos no aparezca o se encuentra desordenada y el sistema señale alguna anomalía. generación de respaldos.2-1 Ventana de control de archivos.0 201 . Antes de ejecutar cualquier operación de Control de Archivos debes generar un respaldo de la base de datos.

0 de forma predeterminada trabaja en formato Paradox® y esta compuesto por Archivos de datos o tablas. Índice de datos primarios. • Hora (Última modificación).2-2 Diagnostico de un archivo de datos. • Estatus. Índice de control de datos secundarios. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Al dar clic en el botón de verificar el sistema correrá un proceso donde actualizara la información. • Nombre del archivo. Por medio de esta función se podrá conocer datos generales del archivo seleccionado. b) Índices del sistema: Los índices contienen información de la organización de los registros en el archivo de datos correspondiente. es decir actualizar la información descrita anteriormente.a) Catálogos: El sistema de archivos de Aspel-SAE 4. generalmente esta cifra corresponde a la cantidad de registros grabados en el archivo). Son utilizados para acceder y presentar más rápidamente la información capturada. • Registros Calculados (Se refiere al número de registros que están grabados en el archivo. sin alterar el contenido del archivo. • Ruta de datos. • Cifra de Control (Este campo informativo representa el control interno del sistema que refleja el número de registros que se han almacenado. La estructura de los archivos de Paradox®. • Tipo (formato de base de datos en que se encuentra). • Tamaño del archivo (en Bytes). • Fecha (Última modificación). es la siguiente: DB PX XG0/ YG0 c) Tablas. d) Figura 18. Datos del archivo seleccionado: Esta opción presenta una serie de datos los cuales se describen a continuación.0 202 .

etc. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. si no existe en la ruta de acceso (donde se almacenan los datos) lo crea. Esta forma de instalación asegura que el sistema esté listo para trabajar de inmediato. Al crear cualquier archivo. Antes de ejecutarse envía un mensaje de aceptación y posteriormente recomienda realizar un respaldo.2-3 Diálogo de Avanzado. f) g) h) i) La forma de realizar esta conversión es la siguiente. si detecta que ya existe el archivo. Los formatos disponibles son: • • • • • Paradox® D’base® MSSQL Server® DB2® Oracle®. entre otros. Alias. Esta opción es gran utilidad dentro del Control de archivos. Es el sobre nombre que tendrá la configuración para acceder a la base de datos seleccionada. el estatus aparecerá como creado. Esta opción exportará toda la base de datos al Tipo (Driver) que se haya seleccionado. únicamente proporcionando parámetros básicos como: Si se desea que se instale el catálogo estándar de cuentas. o de tipos de activos. envía un mensaje que ya existe y solicita la confirmación para continuar. una vez terminado el proceso el sistema indicará dentro de la ventana de control de archivos el estado del archivo como recuperado y el total de registros. al dar clic aparecerá una pantalla como la siguiente: Tipo de base de datos.0 203 . Al ejecutar esta opción se crea el archivo en blanco que se encuentre seleccionado. ya que muchos de los problemas. seleccionar las monedas con las que trabajará el sistema. Figura 18. Ruta o Alias. creando las tablas o archivos en el formato especificado en caso de que no existan.e) Esta opción permite recuperar la mayor cantidad de los archivos que se encuentren dañados. o la ruta donde se encuentran los archivos de base de datos. Solamente se ejecuta sobre archivos de índice (en formato PARADOX PX. Se utiliza esta opción para indicar al sistema que la base de datos estará en un tipo diferente a Paradox®. Esta opción permite crear de manera automática archivos necesarios para trabajar con el sistema fácil y rápidamente. el sistema verifica si ya existe el archivo. XG0 o YG0) que son los que almacenan en orden la información. se solucionan ejecutando esta utilería.

para cumplir este último objetivo se debe utilizar la opción de Avanzado.3 Respaldo de Archivos En la actualidad la información que se genera por medio de los sistemas.Nombre que llevará el respaldo.ZIP con el nombre que se proporcione. Esta opción sirve para copiar y almacenar los archivos de trabajo a otros dispositivos de almacenamiento como son: Disquetes. El sistema permite respaldar por categorías de archivos. es uno de los formatos de archivo comprimido portable que se utiliza actualmente. disco duro o etc. Si no activa la opción “Exportar Información” el sistema simplemente cambiara el “Tipo” y si los archivos no existen se deben Crear. Ruta de archivos comunes. contable o de cualquier índole. se utiliza para exportar los archivos de la base de datos que actualmente está utilizando Aspel-SAE (formato Paradox®) a otro tipo.0 204 . se convierte en un factor muy importante para la toma de decisiones en las empresas.En caso de marcar la casilla Exportar la información no sólo se cambiará el formato en que el sistema busque los archivos dentro del Directorio especificado para los Datos y que podremos observar dentro de la ventana de Utilerías Control de archivos al seleccionar el archivo del que se desee consultar el formato.Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes. Esta operación permite contar con un resguardo de todos los movimientos que se efectuaron. Aspel COI permite realizar estos procesos por medio de la opción respaldo de archivos. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Directorio destino.Ruta donde se encuentran la base de datos.3.1 Generación de Respaldo Ruta de Acceso: Utilerías/Respaldo de archivos/Generación de Respaldo o desde el Administrador de Períodos con el icono ..zip. • Extensión de archivos. creándose así otros archivos con la información real y el cual será considerado a partir del proceso de Avanzado. El asistente crea un archivo ..Se direcciona la ruta donde se depositará la información de la empresa. Se especifican todos los archivos que contengan la misma extensión. Por razones de seguridad NO se recomienda almacenar el respaldo en el mismo directorio en el que están los datos originales.Ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI 5. 18.. requiere que cuente con herramientas capaces de cumplir con esta tarea. en caso de que algún archivo se dañe definitivamente.. 18. ZIP.. Los campos con los que cuenta esta opción se describen a continuación: • • • • • • Ruta de instalación.. el sistema lo guarda en un archivo comprimido con extensión . sino que el sistema creará los archivos en el formato indicado y copiara registro por registro la información.Exportar información. pueda ser restablecido en el directorio de trabajo.. ejecutando la opción j) . Nombre del archivo. escribir la contraseña y Confirmarla. sin cambiar el formato de la base de datos que va a utilizar el sistema para realizar las actualizaciones. Memory Stick. CD’s. Proteger con contraseña.5 Ruta de datos.Si se requiere que el respaldo sea protegido con una contraseña se deberá activar esta opción. por lo tanto el almacenamiento y recuperación de la información en un sistema administrativo. Este proceso muestra las mismas opciones que el anterior.

Esta máscara sirve para poder respaldar sólo algunos archivos de acuerdo al nombre.1.• Máscara para nombre de archivo.ini. Los campos de información que maneja esta opción son: • • • • Ruta de instalación. Figura 18.5 Ruta de datos.Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes.3.Ruta donde se encuentran las bases de datos.ver.Si el archivo a reinstalar tiene contraseña. Si se indica un archivo . Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.. Directorio origen. Comprobantes Fiscales digitales e Infoweb.ZIP.3.. Con esta opción se podrá reinstalar los archivos que se hayan respaldado con anterioridad.Se indica la ruta del dispositivo y lugar donde se encuentra el archivo de respaldo con extensión . ..2 Reinstalación de Respaldo Ruta de Acceso: Utilerías/Respaldo de archivos/Reinstalación de respaldo o desde el Administrador de Períodos con el icono .Ruta donde se encuentra instalado Aspel-COI 5. .ZIP que no contenga información de la base de datos se mostrara el siguiente mensaje: Figura18. 18.0 205 .2-1 Mensaje de advertencia al restaurar un respaldo • Contraseña.. Ruta de archivos comunes. de lo contrario no se podrá realizar el proceso de reinstalación. pudiendo utilizar caracteres comodines estándar (* ?)..xml. Para respaldar archivos específicos de configuración se deberán escribir con las extensiones .3.. .inf o . este manejo también se aplica para Perfiles de usuario.1 Respaldo de Archivos.coi. se deberá escribir.

con esto se garantiza que la información siempre estará disponible bajo casi cualquier circunstancia y para esto el sistema se permite programar que recuerde cada vez que se accede al sistema que se debe realizar el respaldo.Es posible seleccionar los datos que se necesitarán restaurar. 18.3 Periodicidad del Respaldo Ruta de Acceso: Utilerías / Respaldo de archivos / Periodicidad del respaldo. que no se crearon en el alta de documentos.. • Facturar a Cuentas por Cobrar: Genera los siguientes movimientos: (1) Facturas. 18. Figura 18.3. fallas de energía. por medio de la siguiente ventana. por haber trabajado en forma desintegrada los módulos Facturas y vendedores con Clientes y cuentas por cobrar.• ¿Qué quieres restaurar?. Figura 18.3. otra causa por la cual se puede emplear es por: facturar sin existencia. La periodicidad de los respaldos depende mucho de las políticas de cada empresa. el sistema detecta los archivos que se encuentran en el archivo y se habilitarán en la parte de los datos que se quieren restaurar.0 206 . Al seleccionar el respaldo. etc. (8) Devolución de facturas.3. problemas en el tráfico de la red. pero se recomienda que se realicen por lo menos una vez al día.3-1 Recordatorio. Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4.4 Actualización de Archivos Ruta de Acceso: Utilerías/ Actualización de Archivos Esta opción permite integrar los movimientos de diversos catálogos cuando dentro de la configuración del sistema se indicó que se trabajarían de manera separada.2-2 Reinstalación de respaldo. Y al observar el ciclo este se encuentra incompleto.

proveedores e inventarios. V. 18. de C. (56) Cancelación de Devolución y de entrada como (4) Cancelación de Factura y (2) Devolución de Venta. los campos de compra y ventas anuales en monto y en cantidad sé inicializan en cero. el sistema inicializa a cero los acumulados anuales ya sea de ventas y/o compras. (52) Devolución de compra.0 207 . su finalidad es inicializar (borrar) los acumulados que se almacenan en los archivos de clientes. Nota: Antes de correr dicho proceso se debe sacar un respaldo de la información.5 Corte Anual Ruta de acceso: Utilerías / Corte anual Este proceso se recomienda hacer en el último día del ejercicio o en los primeros días del año siguiente. Actualización de Pendientes: Recorre el archivo de Facturación y Compras para actualizar en inventarios los pendientes por surtir y por recibir registrados en pedidos y órdenes respectivamente. Actualización de Compras Anuales: Actualiza las compras anuales de los proveedores en base a los movimientos registrados en el módulo de compras.• • • • • • Facturas a Inventarios: Genera los movimientos en inventarios de: (51) Ventas. Compras a Cuentas por Pagar: Genera los cargos y abonos en las cuentas por pagar correspondientes a los movimientos de (1) Compras o (8) Devolución de Compra realizados en el módulo de compras. según sea el caso. Aspel de México S. así como los reportes de acumulados. agradece su participación en este curso… Notas del asistente: Guía Curso Propedéutico Aspel-SAE 4. Si se decide por la opción de Inventarios. Para ambos casos el sistema va a desplegar un filtro. Compras a Inventarios: Genera los movimientos en el módulo de inventarios correspondientes a los movimientos de (1) Compras. En caso de seleccionar la opción de Clientes y/o Proveedores. en este se debe de especificar la fecha en la cual se harán las actualizaciones pertinentes como se muestra. (57) Cancelación de la compra y (5) Cancelación de la devolución de compra realizados en el módulo de compras. Actualización de Ventas Anuales: Actualiza las ventas anuales de los clientes en base a los movimientos registrados en el módulo de Facturas. A.

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