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Gestin de Academia

Manual del usuario

Indice de contenidos

INDICE DE CONTENIDOS
Parte I - Introduccin Parte II - El men de mantenimiento
2.1. Alumnos 2.1.1. Ficha de alumno 2.1.2. Borrando alumnos 2.2. Aulas 2.2.1. Ficha de aula 2.3. Profesores 2.3.1. Ficha de profesor 2.4. Materias 2.4.1. Ficha de materia 2.5. Cursos 2.5.1. Ficha de curso 2.6. Horarios 2.6.1. El planificador visual 2.6.2. El planificador de datos 2.6.3. Aadir un horario 2.6.4. Aadir un rango horario 2.6.5. Modificar un horario 2.6.6. Eliminar un horario 2.7. Bancos 2.7.1. Ficha de banco 2.8. Formas de pago 2.8.1. Ficha de forma de pago 2.9. Tutores 2.9.1. Ficha de tutor 2.10. Usuarios 2.10.1. Ficha de usuario 10 11 21 21 22 23 23 28 30 31 32 43 43 44 45 47 50 51 51 53 54 55 56 56 57 59

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Parte III - El men de matrculas


3.1. Listado de matrculas 3.1.1. Ficha de matrcula 3.2. Emitir diplomas 3.3. Actualizar importes 65 66 69 70

Parte IV - El men de recibos


4.1. Cobro de recibos 4.2. Generar recibos 4.3. Listado de recibos 4.4. La ficha de recibos 4.5. Impresin de recibos 4.6. Generar recibos N19 4.7. Otros ingresos 74 77 79 80 82 84 86

Parte V - Listados
5.1. Listado de alumnos 5.2. Listado de cursos 5.3. Listado de matrculas 5.4. Listado de recibos 5.5. Listado de abonos 5.6. Caja 5.7. Combinar correspondencia 88 90 91 92 93 95 96

Parte VI - Opciones del men Herramientas


6.1. Configuracin 100

Parte VII - La agenda


7.1. El planificador 109

Parte VII - Listados estndar

Indice de contenidos

8.1. Filtro rpido 8.2. Criterio de ordenacin 8.3. Filtro avanzado 8.4. Rejilla de datos 8.5. Configurar campos 8.6. Configurar columnas 8.7. Restaurar valores predeterminados 8.8. Botones de accin 8.9. Barra de navegacin 8.10. Filtro de fechas

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PARTE I
Introduccin

Parte I - Introduccin

PARTE

I
Introduccin
Enhorabuena por la adquisicin del programa 'Gestin de Academia Argos-Galaica'. Tiene en sus manos un programa de gran potencia y eficiencia total que le permitir controlar todo lo referente a la facturacin y cursos de su negocio. Nuestro principal objetivo es ofrecerle un programa eficiente que le permita acceder de forma progresiva a todas las opciones que contiene. Para ello nos mantenemos en contacto directo con aquellos clientes que as lo desean de forma que podamos atender sus sugerencias y, de esta forma, mejorar con el tiempo las prestaciones del software que tiene en sus manos. Nota: Cuando se encuentre con este signo es porque queremos remarcar alguna caracterstica del programa que puede influir en otras secciones o ser de especial inters. Ejemplo: En ocasiones encontrar ejemplos prcticos para facilitar el entendimiento del programa. Atencin: Este smbolo representa algo que puede afectar seriamente al funcionamiento del programa. Lase siempre estos prrafos para evitar males mayores. Recuerde adems que el propio programa tiene una serie de videos multimedia explicativos sobre las tareas ms comunes, en la seccin Ayuda > Videos. Gracias por su confianza y esperamos que esta gua le sea de gran ayuda. De cualquier modo recuerde que en nuestra web puede encontrar ms informacin sobre el mismo, as como un foro de preguntas frecuentes.

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http://www.argos-galaica.com email: info@argos-galaica.com

PARTE II
El men de mantenimiento

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PARTE

II
El men de mantenimiento
En el men mantenimiento se engloban los principales datos con los que trabajar el programa de Academia, desde los alumnos hasta las formas de pago.

2.1. Alumnos
El listado de alumnos, al que se puede acceder desde el men principal en Mantenimiento > Alumnos, tiene el siguiente aspecto:

Se trata de un listado estandar, por lo que su funcionamiento bsico puede verse en el captulo listados estandar.

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Parte II - El men de mantenimiento

2.1.1. Ficha de alumno

La ficha de cliente contiene todos los datos relativos a los alumnos que acuden a los cursos. Para poder almacenar todos los datos de forma organizada hemos dividido la informacin en varias solapas: Datos personales

Los datos bsicos comprenden los siguientes campos: Cdigo. El cdigo de alumno es de tipo numrico y lo cubre de forma consecutiva el programa.. Apellidos. Apellidos del alumno. Nombre. Nombre del alumno. Domicilio. Direccin habitual del alumno. Localidad. Localidad del alumno. Provincia. Provincia del alumno. C.P. Cdigo postal del alumno.

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DNI. Documento nacional de identidad del alumno. La letra la calcula automticamente el programa para verificar la correcta introduccin del mismo. F. Nacimiento. Fecha de nacimiento del alumno. La edad la calcula automticamente el programa a partir de esta fecha, mantenindola siempre al da. Telfono 1. Telfono fijo del domicilio del alumno. Telfono 2. Segundo telfono fijo de contacto del alumno (trabajo, residencia de los padres, etc...). Mvil. Telfono mvil del alumno. Fax. Fax del alumno. Direccin de correo electrnico. Direccin de email del alumno. Pgina web. Pgina web del alumno, si la tuviese. Tutor. Tutor legal del alumno, en caso de ser necesario. Podemos dar de alta a los tutores en la seccin correspondiente (Mantenimiento > Tutores). Si damos de alta un tutor con su cuenta bancaria de forma automtica se nos preguntar si queremos utilizar los datos de dicho tutor para los datos bancarios de este alumno (vase la siguiente solapa). Estudios. ltimos estudios cursados por el alumno. Fecha de ingreso. Fecha en la que se di de alta este alumno. El programa cubre de forma automtica este dato ponindole la fecha actual, aunque puede modificarse posteriormente. Podemos editar la fecha de forma manual o utilizando el calendario interactivo pulsando el botn correspondiente. Notas. Notas de uso interno sobre el alumno. Fotografa. En la esquina superior derecha tenemos un espacio reservado para la fotografa del alumno. Para aadir una imagen basta con pulsar el botn abrir y seleccionar cualquier fichero de formato .jpg o .bmp del windows. Las fotografas se guardan en la propia base de datos, con el resto de los datos. Datos de pago Los datos bancarios nos permitirn establecer la informacin necesaria para generar los recibos que deban domiciliarse.

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En la parte superior tenemos el tipo de forma de pago escogida. Por defecto el programa establecer la opcin contado para todos los alumnos, pero podemos seleccionar cualquier otra que hayamos dado de alta en la seccin correspondiente (Mantenimiento > Formas de Pago). Si pulsamos sobre la opcin domiciliacin bancaria se activar el recuadro de la zona inferior para que podamos establecer los datos bancarios: Entidad, oficina. Debemos introducir los dgitos de la entidad y oficina de la sucursal donde se domiciliar el recibo. Si la entidad ha sido dada de alta en la seccin bancos los datos informativos sobre el banco (nombre de la sucursal, direccin, etc) se cubrirn de forma automtica. Si no sabemos los dgitos de entidad y oficina pero el banco ha sido dado de alta en el listado de bancos podemos pulsar el botn de la lupa para buscar el banco correspondiente y copiar todos sus datos. DC. Dgito de control de la cuenta bancaria. Cuenta. Nmero de la cuenta bancaria.

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Titular de la cuenta. Persona a nombre de la cual se encuentra dada de alta la cuenta bancaria. Datos bancarios. Datos de identificacin de la entidad (nombre, direccin, cp, etc). Son meramente informativos. Matrculas En esta solapa podemos ver las matrculas del alumno en los distintos cursos. Aunque las matrculas se pueden gestionar tambin en la seccin listado de matrculas con esta opcin podemos ver de forma sencilla todos los cursos en los que se encuentra matriculado este alumno en concreto, los recibos que tiene en cada curso e incluso cobrar los propios recibos.

En este listado veremos: N. Nmero de la matrcula. F. Alta. Fecha en la que se matricul el alumno en dicho curso. Curso. Curso en el cual se ha dado de alta el alumno.

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Importe matrcula. Importe de la matrcula del curso, si lo hubiese. Importe recibo. Importe del recibo mensual del curso. Descuento. Descuento aplicado a este alumno para esta matrcula, si lo hubiese. F. Baja. Fecha de baja de la matrcula. El listado se puede ordenar por fecha o curso, pulsando en la opcin correspondiente de la zona izquierda. Tambin podemos aadir , editar o eliminar cualquier matrcula que tengamos seleccionada en el momento desde la propia ficha del alumno. Si aadimos un matrcula desde esta ficha los datos del alumno aparecern cubiertos y no podrn modificarse (vase la opcin de matrculas para ms informacin). Bonos Contamos con una opcin para el alta de bonos para alumnos. Dicha opcin tiene su utilidad en academias deportivas (donde por ejemplo se reserva una pista con un profesor), autoescuelas (profesor con automvil), academias que reserven aulas completas (conferencias, etc). La idea es que en esta pantalla podemos dar de alta una serie de reservas de las que posteriormente podemos sacar un listado en forma de calendario.

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Al pulsar en el botn Aadir siguiente:

se abrir una ventana como la

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En ella determinamos la fecha inicial de la reserva, la final, la hora, el profesor asignado (si lo hubiera) y los das de la semana reservados. Al pulsar Aceptar se crear un bono para cada da de la semana y hora que se encuentre entre el rango de fechas asignado. Esto definir el estado de ocupacin que posteriormente podemos consultar en la opcin Listados > Abonos. Los abonos cuentan con varios estados, que se pueden modificar pulsando el botn modificar como la siguiente: , con lo que veremos una pantalla

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Podemos modificar la hora, la fecha y el profesor. Adems podemos cambiar el estado de utilizacin del bono indicando el color con el que saldr en su versin impresa en el planning (listados > Abonos). Los posibles estados son: Negro: da previsto de asistencia del alumno. Verde: el alumno ya asisti y utiliz el bono efectivamente. Azul: el alumno no pudo asistir pero avis anticipadamente para su anulacin. Rojo: el alumno no pudo asistir pero no avis de su falta. Imprimir la ficha de un alumno

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En cualquier momento podemos pulsar el botn Imprimir para sacar una copia impresa de un alumno. En dicha copia impresa se mostrarn los detalles bsicos del alumno as como todas las matrculas en las que se ha dado de alta, tal y como se muestra en la pantalla siguiente:

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2.1.2. Borrando alumnos

Antes de borrar un alumno de la base de datos hay que tener en cuenta que al hacerlo eliminaremos de forma automtica todas las matrculas que correspondan al mismo. No es recomendable eliminar los datos de un alumno, puesto que aparte del valor estadstico a la hora de ver la ocupacin de los cursos que ya hemos impartido, puede suceder que un alumno regrese en algn momento para apuntarse a un nuevo curso. Nota: Si por cualquier motivo se modifican los datos bsicos del alumno, estos no se propagarn a los recibos ya emitidos. Los recibos emitidos conservan los datos que se han establecido en ellas en el momento de darse de alta, y en caso de querer modificar los datos del cliente en los mismos (no se recomienda, pero puede hacerse) debemos editarlos directamente.

2.2. Aulas
El listado de aulas nos muestra todas las aulas de las que disponemos en nuestra academia. Su aspecto es el siguiente:

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Se trata de un listado estandar, por lo que su funcionamiento bsico puede verse en el captulo listados estandar.

2.2.1. Ficha de aula

La ficha de aula es muy sencilla:

En ella debemos cubrir los datos: Cdigo. Cdigo identificativo del aula. Es un valor alfanumrico (acepta nmeros y letras) y tiene un tamao mximo de 6 caracteres. Aula. Nombre descriptivo del aula. Capacidad. Capacidad mxima del aula. Cuando demos de alta un curso y le asignemos un aula el programa tendr siempre en cuenta esta capacidad y se nos informar en el momento que se haya sobrepasado, aunque nada impide que asignemos ms alumnos a un aula con determinada capacidad. Para ms detalles consulte la seccin altas de curso. Notas. Cualquier nota descriptiva o descripcin ampliada del aula puede consignarse aqu.

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2.3. Profesores
Desde este listado podremos controlar a todos los profesores del centro:

Se trata de un listado estandar, por lo que su funcionamiento bsico puede verse en el captulo listados estandar.

2.3.1. Ficha de profesor

La ficha de profesor cuenta con tres solapas: datos personales, horarios y pagos a profesor. Datos personales Los datos personales son los datos bsicos de este profesor:

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En ella consignaremos: Cdigo. El cdigo es numrico y lo asigna de forma consecutiva el propio programa. Apellidos. Apellidos del profesor. Nombre. Nombre del profesor. Direccin. Domicilio del profesor. Localidad. Localidad del profesor. C. Postal. Cdigo postal. Provincia. Provincia del profesor. Telfono 1. Telfono particular del profesor. Telfono 2. Segundo telfono de contacto del profesor. Fax. Fax del profesor. Mvil. Telfono mvil del profesor. Direccin de correo (mail). Direccin de e-mail del profesor. Pgina web. Web del profesor, si la tuviese. DNI. Documento nacional de identidad del profesor. Titulacin. Titulacin del profesor. 24

Parte II - El men de mantenimiento

Notas. Cualquier tipo de anotacin adicional (curriculum, titulaciones adicionales, etc) del profesor puede apuntarse aqu. Horarios Si hemos dado de alta cursos con sus correspondientes materias podemos establecer los horarios en los que este profesor debe impartir sus clases. El sistema de horarios se controla desde la ficha de cursos (Mantenimiento > Cursos) o desde el propio planificador de horarios (Mantenimiento > Horarios). En esta solapa podemos filtrar los horarios de este profesor en concreto.

Podemos filtrar entre fechas, mostrar solo los horarios en los que la asistencia del profesor est confirmada o no, filtrar por cursos en los que est dado de alta dicho profesor o por las materias que imparte. En la base del listado podemos ver un sumatorio de las horas que ha impartido en el perodo filtrado, til para aquellas academias que cuenten con un sistema de pago basado en horas lectivas.

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Pagos al profesor Esta tercera solapa nos permite especificar lo que cada profesor cobra por hora impartida y alumno, de forma que es posible realizar el clculo automtico de los importes a cobrar a partir de los horarios.

En la zona izquierda tenemos los datos que nos permiten especificar lo que cobra cada profesor por materia y/o alumno: Importes/Hora. Podemos especificar aqu lo que cobra un profesor por cada hora de clase impartida. Se pueden especificar importes distintos atendiendo a las distintas materias que imparta el profesor. Importes/Alumno. Si el profesor cobra por cada alumno matriculado en su materia debemos especificar aqu cual es el importe concreto. Nuevamente podemos especificar importes distintos atendiendo a la materia relacionada En la zona derecha tenemos una serie de filtros para comprobar los

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importes: Fecha inicial y fecha final. Rango de fechas sobre los cuales queremos comprobar las clases impartidas. Materia. Podemos especificar que nos liste solo una materia determinada. Si lo dejamos en blanco nos mostrar todas las materias impartidas en ese perodo. Tipo. Podemos esoger que nos muestre todas las horas asignadas a este profesor o especificar si solo deben mostrarse las confirmadas (que el profesor ha impartido de forma efectiva) o las que estn sin confirmar (aquellas que todava no han sido impartidas o alas que el profesor no ha acudido y por tanto no se le pagarn). Emitir carta de pago. Solo disponible en la versin Premium. Pulsando este botn se generar una carta de pago (vase en la seccin Facturacin) por los importes especificados para entregar al profesor. La carta de pago puede modificarse posteriormente de forma manual. Ejemplo 1: Una academia paga a cada profesor 12,00 por hora lectiva impartida. En la ficha de profesor especificaremos el importe de dicha hora por cada materia en la zona de Importes/Hora. La zona de importes/alumno la dejaremos en blanco. Un profesor ha impartido 10 horas este mes. El programa calcular el importe total como 10 x 12 = 120 euros. Otro profesor ha impartido 5 horas de una materia y 7 de otra. El programa realizar el pertinente cclulo de 12 horas x 12 = 144 euros. Un tercer profesor cobra 7 euros por una materia y 10 por otra y ha impartido 6 horas de la primera y 8 de la segunda. El cobro se calcular como (7x10)+(6x8)=118 euros. Ejemplo 2: Los profesores de una academia cobran 12 euros por cada alumno/hora matriculado en la asignatura de Fsica y 10 euros por los de Matemticas. Un profesor tiene matriculados 10 alumnos de fsica y 10 de matemticas. A los primeros les ha impartido 3 horas de clase y a los segundos 2. Cobrar (12x10x3) + (10x10x2) = 440 euros. Ejemplo 3; Una academia paga 6 euros por hora y 10 euros por alumno/hora. Un profesor que haya impartido 12 horas de clase a 4 alumnos. Cobrar (12x6)+(10x4x12) = 552 euros.

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2.4. Materias
En una academia es habitual que se impartan un determinado nmero de materias a partir de las cuales se generan numerosos cursos. Aunque podemos definir cada curso desde cero se recomienda la utilizacin de esta opcin de materias para facilitar la tarea de clasificacin y simplificar el alta de los cursos. Ejemplo: una academia puede tener como materias a impartir 'informtica de gestin', 'diseo de webs' y 'contabilidad'. A partir de estas materias, para las que se asignar un aula y un profesor por defecto, podemos dar de alta varios cursos: curso de maana de informtica, curso de tarde de informtica, curso de verano de contabilidad, etc... A la hora de dar de alta estos cursos solo deberamos cubrir el cdigo de la materia y de forma automtica se cubriran los datos de aula y profesor, agilizando el proceso. Aparte de eso un mismo curso puede tener varias materias asignadas. Ejemplo: El curso de Secretariado es un curso multitemtico que cuenta con varias materias: contabilidad, facturacin e informtica. Damos de alta cada una de las materias y luego las asignamos a dicho curso. Puede completar la informacin sobre los cursos multitemticos en la seccin Mantenimiento > Cursos. El listado de materias tiene el siguiente aspecto:

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Se trata de un listado estandar, por lo que su funcionamiento bsico puede verse en el captulo listados estandar.

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2.4.1. Ficha de materia

La ficha de materia tiene el siguiente aspecto:

Cdigo. El cdigo puede ser alfanumrico (letras y nmeros) y tener una longitud mxima de 12 caracteres. Materia. Nombre de la materia a impartir. Profesor. Cdigo del profesor que impartir la materia. Si lo sabemos de memoria podemos introducirlo en la casilla y de forma automtica se cubrir el nombre al lado. Tambin podemos pulsar el botn de la lupa para abrir el listado de profesores y seleccionar al profesor que impartir la materia. Aula. Cdigo del aula donde se impartir normalmente la materia. Al igual que en el caso del profesor podemos introucirlo a mano o buscarlo mediante la pulsacin de la lupa para abrir el listado de aulas. Notas. Cualquier nota adicional que queramos consignar sobre la materia.

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Nota: Cuando demos de alta un curso, al introducir el cdigo de la materia se copiarn los datos de esta ficha (profesor, aula y descripcin de la materia), pero nada impide que posteriormente modifiquemos dichos datos en el curso. Para ms informacin vase la seccin de cursos. Nota: Los cambios realizados en la ficha de una materia no se propagan a los cursos dependientes de la misma que ya hayan sido dados de alta con anterioridad. Solo afectarn a los cursos que demos de alta despus de modificar la materia.

2.5. Cursos
El listado de cursos tiene el siguiente aspecto:

Se trata de un listado estandar, por lo que su funcionamiento bsico puede verse en el captulo listados estandar.

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2.5.1. Ficha de curso

La ficha de cursos se divide en varias solapas, aunque la nica esencial es la primera. Datos bsicos del curso

En esta solapa estableceremos: Cdigo. De tipo alfanumrico (letras y nmeros) y con una longitud mxima de doce caracteres. Materia. Si hemos dado de alta la materia que se impartir en este curso (vase el listado de materias) al introducir el cdigo de la misma se cubrirn de forma automtica los datos de aula principal, profesor principal y el nombre del curso. Si no sabemos el cdigo de la materia podemos pulsar sobre el botn de bsqueda de materias para desplegar el listado de materias. Curso. Nombre del curso que se impartir. Si hemos introducido una materia se copiar el nombre de la misma, aunque podemos

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modificarlo. Aula principal. Aula principal donde se impartir el curso. Podemos introducir el cdigo manualmente o buscarlo en el listado de aulas pulsando el botn de la lupa . En un curso con varias materias puede darse el caso de que exista un aula distinta para cada una. En ese caso en cada materia que demos de alta se especificar cada aula, pero por defecto se mostrar sta. Profesor principal. Profesor que dirigir el curso. Podemos introducir el cdigo manualmente o buscarlo en el listado de profesores pulsando el botn de la lupa . Al igual que en el caso de las aulas, en el caso de los cursos multitemticos (explicados ms adelante) nada impide que cada materia tenga asignado un profesor distinto. En ese caso se tomar como profesor principal al director del curso. Das base. Das de la semana en los que normalmente se imparte el curso. Nuevamente en los cursos multitemticos puede que cada materia tenga unos das distintos asignados, que debern definirse de forma individual. Fecha de comienzo. Fecha de inicio del curso. Fecha de finalizacin. Fecha en la que finaliza el curso. Hora inicial. Hora de entrada al curso. En caso de cursos multitemticos debemos definir los horarios para cada materia. Hora final. Hora de salida del curso. En carso de cursos multitemticos debemos definir los horarios para cada materia. Notas. Notas relativas al curso.

Importes del curso. Los importes del curso definen el funcionamiento posterior del sistema de recibos. Debemos especificar el importe del recibo mensual y, de haberlo, el importe de la matrcula. Existe la posibilidad de que el recibo no tenga periodicidad mensual, sino bimensual, trimestral o mayor. En ese caso lo indicaremos mediante el desplegable correspondiente. Ms adelante, en las opciones de matriculacin veremos que existen ms posibiliades de configurar los pagos de forma individual para cada alumno. Nota: Realmente para dar de alta un curso solo es obligatorio cubrir el cdigo del mismo. Todos los dems campos pueden cubrirse o no, aunque por lgica los datos mnimos de un curso

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deberan ser cdigo, descripcin, importe, fecha de inicio y fin. Atencion: Tenga cuidado al poner la fecha de inicio y finalizacin del curso. Hay que tener en cuenta que dichas fechas se utilizan para la generacin de recibos, por lo que debemos asegurarnos siempre que estn correctamente definidas. Temarios Un curso puede tener una nica materia que se imparte o varias distintas. En cualquier caso es conveniente dar de alta las materias impartidas en esta solapa, ya que esto nos permitir configurar los horarios en la solapa siguiente. Aadir materias a un curso es muy sencillo: basta con pulsar el botn siguiente: y se abrir una ficha como la

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En esta ficha debemos seleccionar la materia que queremos aadir (previamente debemos darla de alta en Mantenimiento > Materias). Una vez seleccionada la materia de forma automtica se copiarn los datos del profesor y el aula, aunque podemos modificarlos de forma independiente para cada curso. Fjese que hay una segunda solapa que nos permite aadir los horarios

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correspondientes a dicha materia. Si nos vamos a ella encontramos una pantalla como la siguiente:

Podemos aadir los horarios de forma individual (da a da) pulsando el botn aadir , aunque lo ms lgico es que utilicemos el botn de

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aadir rango para realizar esta tarea de forma ms rpida. Al aadir un rango de horarios a una materia se abre una ventana como la siguiente:

Por defecto se nos copiar el aula y el profesor que hayamos asignado a la materia en cuestin, aunque podemos modificarlo. Despus se nos

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pedir una fecha inicial, una fecha final, hora de entrada y salida, as como los das de la semana que en los que se imparte la materia. Por defecto todos estos datos se habrn copiado de la solapa principal de la ficha de curso, pero podemos modificarlos para que se adapten a la realidad concreta de cada materia. Al pulsar el botn Aceptar se aadirn de forma automtica todos los horarios relativos a dicha materia. Podemos modificar o borrar posteriormente cualquiera de ellos de forma individual desde la ficha de materia, de curso o incluso del planificador horario. El campo Asistencia se refiere a la asistencia del profesor a la clase, es decir, a que se haya impartido dicha materia en dicha fecha y hora. Por defecto viene validada, pero en caso de que un profesor no acuda a impartirla podemos desmarcarla para que no se le tenga en cuenta en el cmputo de horas lectivas. Solapa Horarios La solapa horarios est relacionada de forma directa con la anterior solapa de materias. De hecho solo podemos dar de alta horarios en un curso si previamente le hemos asignado una materia. Los horarios pueden aadirse de forma directa desde la ficha de materia en curso (ver ms arriba) o bien definirlos desde esta solapa.

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Al igual que en el caso de las materias podemos aadir horarios de forma individual pulsando el botn de aadir o mediante un rango

de fechas con el botn aadir rango . Sin embargo en esta solapa cuando aadimos un horario (o rango) y ya tenemos definidas las materias de un curso nos sale una ventana para que escojamos a que materia queremos aadir el horario:

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Despus el proceso es el mismo descrito en la seccin anterior cuando aadimos un horario a una materia. Nota: Si un curso solo tiene una materia ya no se mostrar la ventana anterior, sino que directamente entraremos en la ventana de horarios para dicha materia de forma automtica. Matrculas Esta solapa nos indica que alumnos se encuentran matriculados en este curso.

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En la zona superior tenemos una serie de filtros que nos permite mostrar las matrculas del curso que cumplan los requisitos: Sin baja. Alumnos matriculados en el curso que no tienen una fecha de baja asignada, es decir, estn en activo. Con baja. Alumnos que han estado matriculados en el curso pero que ya no asisten al mismo. Todas. Todas las matrculas de este curso, tanto en activo como no. Entre fechas. Aqu definimos las fechas entre las cuales queremos ver las matrculas. Por defecto se escoge todo el rango de duracin del curso, pero puede darse el caso de que queramos filtrar un mes concreto o un rango determinado. Ordenar por. Podemos ordenar el listado siguiendo varios criterios. Para aplicar los cambios hay que pulsar el botn Filtrar. Existe la posibilidad de aadir nuevas matrculas , borrarlas o

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modificarlas en este curso de forma directa pulsando los botones correspondientes. En ese caso se abrir la ficha de matrcula (ver en Matrculas > Altas en curso). Control de faltas En esta solapa podemos llevar el control de faltas de los alumnos.

En la zona izquierda se nos mostrar a todos los alumnos matriculados en el curso. Podemos seleccionar entonces en el calendario de la derecha los das que ha faltado el alumno, marcando sobre el da concreto y pulsando el botn Marcar falta. Si nos equivocamos tenemos el botn Desmarcar falta. Podemos imprimir las faltas mensuales de los alumnos o un parte de faltas en blanco para entregarle al profesor de forma que pueda marcar cuando est en clase las casillas correspondientes para que luego en administracin se pasen a la base de datos.

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2.6. Horarios
El planificador visual de horarios nos permite tener en todo momento controlado el funcionamiento de nuestra academia de un solo vistazo. Desde l podremos ver las horas lectivas de cada profesor, la ocupacin horaria de las aulas, materias, curso, etc... Y modificar cualquiera de estos datos.

2.6.1. El planificador visual

El planificador visual tiene un aspecto como el siguiente:

En la zona derecha tenemos un planificador con los cursos y las horas a

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las que se imparten. De esta forma y de un solo vistazo podemos ver el estado ocupacional en formato visual. A la derecha contamos con los filtros necesarios para poder manejar el planificador: Fecha inicial. Fecha inicial a mostrar en el planificador. Fecha final. Fecha final a mostrar en el planificador. Filtros. Filtrar por cursos. Mostrar solo los horarios de un curso determinado. Filtrar por profesor. Mostrar solo los cursos en los que imparta la materia un determinado profesor. Filtrar por aula. Mostrar solo los cursos en los que se est utilizando el aula determinada. Filtrar por materia. Mostrar solo los cursos en los que se est impartiendo la materia especficiada. Estado de asistencia. Mostrar todos los horarios, solo los que estn confirmados o solo los que han sido anulados (sin confirmar). Al pulsar el botn Filtrar se ejecutarn los cambios en el planificador de la derecha. Adems veremos un totalizador de las horas que se muestran en pantalla. El planificador visual nos permite, de forma directa aadir un horario, un rango, modificar un horario o eliminarlo, tal y como se explica ms adelante.

2.6.2. El planificador de datos

Este planificador funciona de forma idntica al visual pero nos muestra los horarios en formato de tabla de datos. Se activa pulsando en la solapa superior de la pantalla donde pone Vista de Datos.

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2.6.3. Aadir un horario

Los horarios se pueden aadir de forma directa en la Ficha de cursos, concretamente en su solapa de Horarios o de Materias, pero tambin podemos aadirlo de forma directa desde este planificador pulsando el botn Aadir Horario. En este caso seguiremos los siguientes pasos: 1. Escoger el curso En ese caso se nos mostrar el listado de cursos para que escojamos a que curso queremos aadir el horario:

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Podemos seleccionar un curso cualquiera pulsando dos veces sobre l o bien con el botn Seleccionar. 2. Definir los datos del horario

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Simplemente cubriremos los datos referentes al horario (fecha, hora entrada, hora salida) e indicaremos si la asistencia ha sido confirmada. Si lo deseamos podemos modificar tanto el aula como el profesor, as como aadir cualquier nota que consideremos necesaria. Con estos dos sencillos pasos ya estara dado de alta el horario.

2.6.4. Aadir un rango horario

Una forma ms rpida de aadir horarios es usar la opcin de rangos horarios. En ella definimos una fecha inicial y final, los das de la semana en los que hay clase y luego pulsando un botn el programa aadir tantos horarios como sea necesario entre ambas fechas. Posteriormente, si es necesario, podemos modificar cualquiera de ellos
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de forma individual o borrarlo. Para aadir un rango horario pulsaremos sobre el botn correspondiente y seguiremos a continuacin los siguientes pasos: 1. Seleccionar el curso y materia

Al escoger un curso se nos mostrarn todas las materias contenidas en el mismo para que seleccionemos aquella a la que se le va a aadir el horario. En caso de que el curso solo tuviera una materia sta sera seleccionada de forma automtica. 2. Aadir el rango horario

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Parte II - El men de mantenimiento

Por defecto se nos copiar el aula y el profesor que hayamos asignado a la materia en cuestin, aunque podemos modificarlo. Despus se nos pedir una fecha inicial, una fecha final, hora de entrada y salida, as como los das de la semana que en los que se imparte la materia. Por defecto todos estos datos se habrn copiado de la solapa principal de la ficha de curso, pero podemos modificarlos para que se adapten a la realidad concreta de cada materia. 49

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Al pulsar el botn Aceptar se aadirn de forma automtica todos los horarios relativos a dicha materia. Podemos modificar o borrar posteriormente cualquiera de ellos de forma individual desde la ficha de materia, de curso o incluso del planificador horario. El campo Asistencia se refiere a la asistencia del profesor a la clase, es decir, a que se haya impartido dicha materia en dicha fecha y hora. Por defecto viene validada, pero en caso de que un profesor no acuda a impartirla podemos desmarcarla para que no se le tenga en cuenta en el cmputo de horas lectivas.

2.6.5. Modificar un horario

Podemos modificar de forma individual cualquier horario simplemente pulsando sobre l y despus en el botn Modificar un horario. De esta forma podemos realizar cambios sencillos en su ficha:

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Parte II - El men de mantenimiento

para cambiar la fecha, hora, confirmacin de la asistencia, profesor, aula o aadir nuevas notas.

2.6.6. Eliminar un horario

Podemos eliminar de forma definitiva cualquier horario simplemente pulsando sobre l y despus en el botn Eliminar horario.

2.7. Bancos
El listado de bancos nos permite acceder de forma rpida a las entidades bancarias con las que normalmente trabajamos. Podemos utilizarlos para cubrir de forma rpida los datos bancarios de los alumnos (vase ficha de alumno).

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Su aspecto es el siguiente:

Se trata de un listado estandar, por lo que su funcionamiento bsico puede verse en el captulo listados estandar.

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Parte II - El men de mantenimiento

2.7.1. Ficha de banco

La ficha de banco tiene este aspecto:

Los datos a cubrir son: Entidad. Cdigo de la entidad bancaria a la que pertenece la sucursal. Oficina. Cdigo identificativo de la sucursal. Nombre entidad. Nombre descriptivo de la entidad. Direccin. Direccin de la entidad. CP. Cdigo postal de la entidad. Poblacin. Poblacin en la que se encuentra la entidad. Provincia. Provincia de la entidad.

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Tlfno 1. Telfono principal de la entidad. Tlfno 2. Telfono secundario de la entidad. Fax. Fax de la entidad. e-mail. Direccin de correo electrnico de la entidad. Pgina web. Pgina web de la entidad.

2.8. Formas de pago


Podemos definir las formas de pago con las que trabajar la academia y su funcionamiento. El aspecto del listado es el siguiente:

Se trata de un listado estandar, por lo que su funcionamiento bsico puede verse en el captulo listados estandar.

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Parte II - El men de mantenimiento

2.8.1. Ficha de forma de pago

En la ficha de forma de pago especificaremos: Cdigo. Cdigo interno con el que definiremos esta forma de pago, de hasta 10 dgitos. Descripcin. Descripcin de la forma de pago definida, que aparecer en los listados. Norma 19. Si la forma de pago debe generar el fichero de Norma 19 para enviar al banco debemos marcar la casilla correspondiente.

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2.9. Tutores
Podemos definir los tutores que tienen a su cargo alumnos matriculados en nuestra academia. El aspecto del listado es el siguiente:

2.9.1. Ficha de tutor

La ficha del tutor se cubre con sus datos bsicos, incluyendo si es necesario la cuenta bancaria para gestionar el pago de recibos mediante banco:

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Parte II - El men de mantenimiento

2.10. Usuarios
El sistema de usuarios nos permite definir usuarios con claves para controlar el acceso al programa. De este modo, segn el nombre de usuario y clave introducido se tendrn en cuenta distintas opciones de visibilidad y modificacin dentro de los parmetros del programa. El aspecto del listado de usuarios es el siguiente:

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Parte II - El men de mantenimiento

2.10.1. Ficha de usuario

En la ficha de usuario definiremos el acceso de cada usuario a los distintos puntos del programa. Tiene el siguiente aspecto:

Cdigo. El cdigo lo asigna automticamente el programa aunque podemos cambiarlo si lo deseamos. Usuario. Ser el nombre de usuario que se teclear para el acceso al programa. No se distinguen entre maysculas y minsculas. Se recomienda utilizar nombres con caracteres bsicos (sin ni acentos) y sin espacios. Contrasea. Junto con el nombre de usuario debe introducirse una contrasea. Nuevamente no hace distinciones entre maysculas y minsculas.

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Nombre completo. Nombre completo del usuario. Meramente informativo. Administrador. El usuario administrador tiene acceso a todas las opciones del programa, incluyendo esta opcin de dar de alta nuevos usuarios. De hecho solo los administradortes pueden dar de alta nuevos usuarios. Cdigo de profesor. Si lo deseamos podemos asignarle el usuario a un profesor concreto, aunque esto es opcional. Solapas de acceso En la zona inferior contamos con una solapa para cada men del programa, y dentro de las mismas todas las opciones disponibles en el programa. Aqu debemos marcar los permisos con los que cuenta cada usuario para cada opcin, salvo en el caso de que sea un administrador, ya que los administradores tienen siempre permisos totales sin importar lo que marquemos en las solapas. Los tres tipos de permisos existentes son: Ninguno. El usuario no puede acceder a ese men ni a sus listados. Lectura. El usuario puede acceder al men y ver las fichas contenidas en el mismo, pero no podr modificar, aadir o eliminar nada. Total. El usuario tiene pleno acceso a esa opcin. Puede aadir nuevos registros, modificar o borrar los existentes. Seleccionar. El usuario puede acceder al listado para seleccionar un registro, pero no puede entrar en la ficha del registro. Ejemplo de permisos. Un administrativo puede tener la opcin de dar de alta matrculas (acceso total) y de alumnos (acceso total), pero solo podr ver el listado de cursos para aadirlos a una matrcula (solo seleccionar), sin poder entrar en la ficha de los mismos para modificarlos, verlos en detalle o borrarlos. Atencin. Siempre debe haber al menos un administrador del sistema. En caso de que no se especifique ninguno el sistema desactivar totalmente el sistema de permisos. No existe limitacin a la hora de que haya ms de un administrador.

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Parte II - El men de mantenimiento

Una vez se active algn usuario como administrador al poner en marcha se mostrar una pantalla como la siguiente:

En donde cada usuario deber poner su nombre y clave para poder acceder. Una vez introducido el nombre y clave el programa comprobar los permisos de acceso que tiene dicho usuario mostrndole solo las opciones relevantes para los mismos.

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PARTE III
El men de matrculas

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PARTE

III
El men de matrculas
El listado de altas en cursos nos permite en todo momento saber cuantas altas se han dado en la academia, a que alumnos afectan, a que cursos, etc. Nota: Existen diversos mtodos para dar altas en el programa. Puede realizarse el alta de un alumno en un curso llendo directamente a la ficha de alumno y aadiendo el alta en la solapa correspondiente, o dar de alta a todos los alumnos en un curso llendo a la ficha de curso y, en la solapa altas tambin, aadiendo a todos los alumnos. Finalmente esta opcin del men que ahora est consultando le permite realizar el mismo proceso. Cada usuario escoge al opcin que mejor se ajuste a sus necesidades.

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Parte III - El men de matrculas

3.1. Listado de matrculas


El listado de altas tiene el siguiente aspecto:

Se trata de un listado estandar, por lo que su funcionamiento bsico puede verse en el captulo listados estandar.

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3.1.1. Ficha de matrcula

La ficha de matrcula tiene el siguiente aspecto:

En ella debemos cubrir los datos: Fecha. Fecha del alta. Por defecto el programa la cubrir con la fecha actual, aunque podemos modificarla bien manualmente, bien escogiendo una nueva fecha en el calendario interactivo mediante la pulsacin del botn. Nmero de alta. Este ser el cdigo por el que nos referiremos al alta y tambin figurar en el documento de alta si lo utilizamos como factura. Por defecto el programa autonumera todas las altas (podemos cambiar el contador en Utilidades > Configuracin > Bases de datos), pero tambin podemos introducir nosotros de

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Parte III - El men de matrculas

forma manual el nmero de alta. Si lo dejamos en blanco el programa generar un nuevo nmero de alta correlativo al pulsar aceptar, si ponemos nuestro propio nmero de alta se conservar al pulsar aceptar. Cabe destacar que si posteriormente modificamos el nmero del alta todos los documentos relativos a la misma se actualizarn automticamente para referenciar al nuevo nmero. Baja. Si marcamos esta casilla se nos pedir una fecha de baja. A partir de dicha fecha al alumno no se le generarn ms recibos y se dar por concluido para dicho alumno el curso. Alumno. Al introducir el cdigo del alumno en la casilla correspondiente se cubrir de forma automtica el nombre y apellido del mismo. Si no conocemos el cdigo podemos pulsar en el botn con la lupa para desplegar el listado de alumnos. Tambin podemos usar esta opcin para dar de aadir a un alumno que todava no tenga ficha en la academia, de forma que podamos el alta. Curso. De forma anloga al alumno, si introducimos el cdigo del curso se cubrirn automticamente todos los datos del mismo (descripcin e importe). En caso de desconocer el cdigo podemos usar el botn de lupa para buscarlo o, si todava no se ha aadido ese curso al listado, aadirlo ahora. Conocimientos. Conocimientos iniciales del alumno para este curso. Importes del curso. Este campo lo cubre automticamente el programa a partir de los importes que se hayan especificado en la ficha de curso. Sin embargo podemos modificarlos para cada alta concreta: Importe de la matrcula. Si cobramos una matrcula podemos especificar aqu su importe. En caso de no cobrar matrcula basta con cubrir con un cero. Fecha de cobro de la matrcula. Si la matrcula ha sido cobrada podemos especificarlo. Importe recibo mes. Aqu consignaremos el importe que cada alumno deber abonar mensualmente. Descuento recibo. Si el alumno tiene algn descuento sobre el recibo podemos indicarlo aqu. A la hora de generar el recibo el importe ser el importe del mes menos el descuento. Periodicidad del pago. Por defecto el pago ser mensual, pero podemos especificar otras periodicidades (bimensual, trimestral, etc...).

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Plazos fijos. Existen determinados cursos en los que se pagar mediante un nmero determinado de plazos, independientemente de cuanto dure el curso total. En ese caso podemos marcar esta opcin y definir durante cuantos meses se cobrar el curso a partir de la fecha de alta de la matrcula. Se generar un recibo para cada mes por el importe indicado en el descuento del recibo. Forma de pago. Si no escogemos ninguna se dar por entendido que el alumno paga al contado, pero podemos dar de alta las formas que necesitemos en el men mantenimiento > formas de pago. En caso de que alguna forma de pago genere fichero de norma 19 para bancos al emitir el recibo se marcar para tenerlo en cuenta en la generacin (vase formas de pago y generar fichero N19). Recibo. Si est marcado se emitir recibo mensual para el alumno a la hora de generar recibos (vase la seccin correspondiente). Borrador. Si se marca esta opcin los recibos generados saldrn sin numerar. Es una opcin de pruebas para saber si los recibos impresos se ajustarn al papel que estamos utilizando, de forma que podamos generar recibos de borrador sin afectar a la numeracin oficial. Importe total del curso. Es una casilla que se calcula de forma automtica teniendo en cuenta la duracin del curso, los plazos, importes de los recibos e importe de la matrcula. Atencin. Los conceptos de periodicidad del pago y plazos fijos son mutuamente excluyentes. Fichero diploma. Si disponemos de un diploma especfico podemos determinarlo aqu, de lo contrario se emitir el diploma estandar. Diploma emitido. Si ya hemos emitido el diploma para este alumno se marcar la casilla. Podemos emitir el diploma cuantas veces sea necesario. La casilla solo indica si un alumno tiene o no su diploma. Tambin podemos marcarla aunque el diploma no sea generado directamente por el programa. Diplomas especficos. Si tiene una plantilla de diploma y desea adaptarla a nuestro programa no dude en ponerse en contacto con nosotros.

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Parte III - El men de matrculas

Notas. Cualquier anotacin adicional sobre el alta podemos consignarla aqu.

3.2. Emitir diplomas


Si necesitamos emitir todos los diplomas de uno o varios cursos de forma simultanea puede utilizar esta opcin:

En la zona superior disponemos de los filtros correspondientes para encontrar las matrculas de las cuales queremos emitir un diploma: Fechas. Indicaremos las fechas entre las cuales se tienen que encontrar las altas de las matrculas a imprimir. Filtrar curso. Si solo queremos filtrar los diplomas correspondientes a un determinado curso debemos marcar esta casilla y escoger el curso a listar. Estado. Se nos dar opcin de escoger las matrculas que tienen el

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diploma sin emitir (por defecto), aquellos que ya hemos emitido (para una revisin o para reimpresin de los mismos) o todos (tanto si tienen como si no tienen emitido el diploma). Una vez pulsemos el botn filtrar se nos mostrarn las matrculas coincidentes con los filtros seleccionados. En la ltima columna podemos ver una casilla llamada Diploma que indica si el diploma ha sido ya emitido para esa matrcula (aparece una marca de confirmacin) o no (aparece en blanco). Si queremos emitir todos los diplomas del listado pulsaremos el botn seleccionar todos situado en la esquina inferior izquierda y despus emitir seleccin. En caso de que queramos solo emitir los diplomas de algunos de los individuos listados podemos marcar varios manteniendo pulsada la tecla CTRL del teclado y pinchanco con el ratn en aquellos de los cuales queramos emitir el diploma. Al emitir el diploma se marca de forma automtica la casilla diploma emitido en la ficha de matrcula (vase listado de matrculas > ficha de matrcula). Los diplomas se emiten de forma directa a la impresora. No existe opcin de vista previa en este listado.

3.3. Actualizar importes


Por defecto cuando modificamos los importes de un curso no se modifican las matrculas que ya estn generadas, sino que el cambio solo se aplica a las nuevas matrculas. Sin embargo hay ocasiones en las que es necesario aplicar este cambio a las matrculas ya existentes, o quizs a las matrculas que se han generado a partir de una fecha determinada. Para ello contamos con esta opcin de men. Debemos especificar el cdigo de curso sobre cuyas matrculas se aplicar el cambio, as como la fecha a partir de la cual se tendrn en cuenta las matrculas a cambiar. Si pulsamos el botn mostrar se vern

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Parte III - El men de matrculas

las matrculas que resultarn afectadas. Si todo es correcto bastar con pulsar el botn Aplicar cambios para que dichas matrculas vean sus importes actualizados. Ejemplo: Especificamos el curso C01: CURSO DE PRUEBA y la fecha de aplicacin a partir del 12/01/2006. Todas las matrculas que se hayan emitido ms tarde de esta fecha se vern modificadas de forma automtica, pero no las que sean anteriores al 12/01/2006. Por qu no trasladamos los cambios de forma automtica cuando se cambien en la ficha de curso? Porque es muy probable que los cambios en los importes no tengan que afectar a las matrculas ya emitidas. Imaginemos un curso que ve incrementado su importe a partir del mes de agosto porque se acab determinada oferta. Las matrculas que se dieron de alta antes de esa fecha es posible que deban mantener el precio antiguo. El cambio de importes NO afecta a los recibos emitidos. Los recibos emitidos no vern cambiado su importe aunque cambie el precio de la matrcula. Si deseamos cambiar el importe de esos recibos deberamos borrarlos y volver a generarlos.

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PARTE IV
El men de recibos

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PARTE

IV
El men de recibos
Desde esta opcin podremos controlar todo lo referente a la generacin, listado, emisin y cobro de recibos de la academia.

4.1. Cobro de recibos


La pantalla de cobro de recibos nos permite de forma rpida y eficaz realizaar el cobro de los recibos en nuestra academia. Su funcionamiento es muy similar a una caja registradora desde la cual podemos emitir y cobrar cualquier recibo de forma inmediata.

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Parte IV - El men de recibos

La principal funcionalidad de esta pantalla es su facilidad para localizar un recibo concreto atendiendo a diversos mtodos de bsqueda. El criterio por defecto puede definirse desde la opcin Utilidades > Configuracin > Configuracin general, as como la modalidad de bsqueda aproximada o la presentacin preliminar de los recibos antes de imprimir. Podemos buscar los recibos a cobrar siguiendo varios criterios: Por DNI. Por Apellidos. Por Cdigo de alumno. Por nmero de recibo. Por nombre del curso. Por cdigo de curso.

Aparte de eso podemos especificar que se nos muestren:

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Los recibos sin cobrar (por defecto). Los recibos cobrados. Todos los recibos (tanto cobrados como sin cobrar). Una vez tengamos seleccionadas las opciones de bsqueda basta con que escribamos en la casilla de texto el criterio a buscar. Si tenemos marcada la casilla Bsqueda aproximada ni siquiera es necesario que pongamos la palabra, DNI o nmero completo. Con poner parte del mismo se nos mostrarn todos los recibos que coincidan con el criterio de forma parcial. Si el criterio de bsqueda ha dado algn resultado se nos mostrar en la pantalla central. Despus solo nos quedar marcar el recibo por medio de las flechas del cursor o con el ratn y pulsar el botn correspondiente a la accin que corresponda: Emitir y cobrar. Se imprimir el recibo y se dar como cobrado. Emitir. Se emitir el recibo seleccionado, pero no se cambiar su estado de cobro. Cobrar. Se cobrar el recibo seleccionado, pero no se emitir ninguna copia del mismo en papel. Anular recibo. Se emitir un nuevo recibo con importe negativo para anular el recibo que tengamos seleccionado. En el nuevo recibo se incluir en la seccin de notas el nmero de recibo anulado.

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Parte IV - El men de recibos

4.2. Generar recibos


La pantalla que controla el proceso de generacin de recibos es la siguiente:

En la zona superior distinguimos los dos campos que determinarn: Fecha de emisin. Es la fecha de emisin que saldr impresa en los recibos. Cada vez que la modifiquemos (manualmente o mediante la pulsacin del botn de calendario interactivo), se producirn los siguientes cambios: Se modificar la fecha de vencimiento para situarla en el fin de mes correspondiente a la fecha de generacin. Podemos modifcar esta fecha de vencimiento de forma habitual. Se actualizar el mes a generar, que nos indicar los recibos de que mes y ao sern generados. Dicho mes se corresponde con el mes que indiquemos en la fecha de emisin del recibo. Se actualizar el listado de recibos a generar para mostrarnos solo los cursos que estn activos en dicho mes. Se considera que
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Gestin de Academia

un curso est activo cuando el mes a generar se encuentra entre la fecha de inicio y fin del mismo. Fecha de vencimiento. Como se indica en la seccin anterior la fecha de vencimiento se iguala de forma automtica con la del da de fin de mes correspondiente a la fecha de emisin. Se puede modificar manualmente. Mes a generar. El mes de emisin nos indica para que mes se estn generando los recibos. Generar solo los recibos con forma de pago... Si escogemos una forma de pago concreta solo se generan los recibos correspondientes a la misma. Generar solo los recibos del curso... Si escogemos esta opcin se generarn solo los recibos del curso que hayamos seleccionado. Orden del listado. Nos permite cambiar el orden en el que se muestran los recibos que sern generados. Listado de recibos a generar. Se nos mostrarn todos los recibos que se generarn en cuanto pulsemos el botn correspondiente. Como genera los recibos el programa. El programa tiene en cuenta los cursos que estn activos durante ese mes, pero adems comprueba que el alumno matriculado en ese curso tenga vigente dicha matrcula. Es decir, si un alumno est matrculado en un curso pero su fecha de alta es posterior al mes en el que vamos a generar el recibo no se generara recibo para el mismo, ya que comenzara al mes siguiente. Del mismo modo si el alumno ha sido dado de baja y la fecha de baja es anterior a la fecha escogida como fecha de emisin tampoco generaramos recibo para el mismo. Las matrculas en las que se haya marcado 'recibo borrador' generarn un recibo impreso, pero no estar numerado. Se entiende que dicho recibo es una prueba de impresin y por lo tanto no se numerar para que no afecte a la numeracin oficial. Atencin: errores comunes. El programa ha sido probado a fondo para garantizar que la generacin de recibos es un proceso sin fallos. Cuando un recibo no aparece para ser generado suele ser debido a los siguientes errores en la configuracin por parte del usuario: El curso tiene mal asignadas sus fechas de inicio y/o final, de 78

Parte IV - El men de recibos

forma que en el mes que queremos generar no se encuentra activo. Compruebe las fechas de inicio y fin del curso para asegurarse de que se encuentra activo en este mes. El alumno est de baja. Se ha asignado una fecha de baja en la matrcula del alumno y esta fecha es anterior al mes que estamos intentando generar. Compruebe la fecha de baja en las matrculas del alumno para corroborar que sigue vigente en el mes de generacin de recibos. La matrcula tiene asignados plazos fijos y se han cumplido todos pagos. Ya no se generarn nuevos recibos aunque el curso siga vigente. Compruebe la matrcula y si tiene asignados plazos fijos en vez de periodicidad mensual. La peridocidad de cobro de la matrcula no es mensual, sino bimensual, trimestral, etc... y en este mes no le corresponde generar recibo. Compruebe que la periodicidad de pago de la matrcula es correcta.

4.3. Listado de recibos


El listado de recibos nos muestra todos los recibos generados en la academia hasta el momento:

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Desde este listado podemos acceder a cualquier recibo para marcarlo como no emitido, reimprimirlo e incluso editarlo o borrarlo. No se recomienda, sin embargo, que se modifique un recibo que ya ha sido emitido, aunque la ltima palabra queda en manos del usuario. Puede verse claramente que falta el botn nuevo de la pantalla de listado. Esto es porque los recibos solo pueden crearse desde la opcin recibos > generar recibos de este mismo men. Por lo dems el listado de recibos es un listado estndar y se puede operar en l como en el resto de los listados estndar.

4.4. La ficha de recibos


Como se mencion en el listado de recibos podemos modificar cualquier recibo emitido, aunque no se recomienda el hacerlo. La ficha de recibo tendr el siguiente aspecto:

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Parte IV - El men de recibos

Esta ficha siempre estar precubierta por el propio proceso de generacin de recibos, y los datos accesibles desde ella son: Nmero. Nmero de recibo. Los recibos son consecutivamente numerados por el programa durante el proceso de generacin.

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F. Emisin. Fecha de emisin establecida durante el proceso de generacin. F. Vencimiento. Fecha de vencimiento establecida durante el proceso de generacin. Importe. Importe total del recibo. Alumno. Datos del alumno al que se le genera el recibo. Curso. Datos del curso para el que se genera el recibo. Forma de cobro. Modalidad de cobro para este recibo. Emitido. Aparecer marcada la casilla cuando se emita el recibo siguiendo la opcin de recibos > imprimir de este mismo men. Un recibo emitido no ser reimpreso si tiene marcada la casilla emitido, aunque el usuario puede desmarcarla para reimprimirlo cuantas veces quieras. Cobrado. Si el recibo ha sido cobrado se debe marcar esta casilla y especificar la fecha la fecha de cobro. Notas. Cualquier nota adicional que querramos consignar en el recibo. Las notas del recibo no aparecen en la impresin, sino que tienen su funcin como informacin interna de la academia. Pago bancario. Si el recibo se emite para alguna entidad podemos marcar esta casilla y cubrir los datos de la entidad para que figuren en el recibo. Aparte de los habituales botones de aceptar y cancelar tambin contamos con un botn ms de imprimir. El imprimir un recibo desde la ficha no marca la casilla de emitido automticamente.

4.5. Impresin de recibos


Aunque es posible imprimir los recibos desde el listado de recibos es mucho ms cmodo y eficiente el imprimirlos desde la opcin recibos > Imprimir recibos del men principal. Al utilizarla nos encontramos con una pantalla como la siguiente:

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Parte IV - El men de recibos

En esta pantalla podemos escoger los recibos que deseamos imprimir mediante las siguientes opciones: Fecha inicial y fecha final de emisin. Por defecto se marcar como fecha inicial el da 1 del presente mes y como fecha final el ltimo da del mes. Esto quiere decir que se emitirn todos los recibos cuya fecha de emisin se encuentre situada entre ambas. Filtrar curso. Es posible que solo querramos imprimir los recibos de un curso determinado. En este caso debemos marcar la opcin filtrar curso e introducir el cdigo del curso que deseamos filtrar. Si no sabemos el cdigo podemos pulsar la lupa para que se nos muestre el listado de cursos. Filtrar forma de pago. Si solo queremos imprimir los recibos que se corresponden con determinada forma de pago podemos especificarlo aqu. Ordenar por es una opcin de ordenacin para indicar como van a salir los recibos, pudiendose ordenar la remesa por nmero de recibo, alumno o curso. Mostrar recibos. Por defecto en esta opcin se nos mostrarn los recibos que todava no estn emitidos, pero se puede cambiar sin 83

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problema alguno para que nos muestre los que ya estn emitidos o todos (tanto los emitidos como los que no lo estn). Una vez establezcamos estos parmetros si pulsamos el botn filtrar se nos mostrar en la pantalla central el listado de recibos tal y como van a salir por la impresora. Si todo es correcto podemos pulsar el botn imprimir remesa para sacarlos en papel. Los recibos que salgan sern marcados como emitidos (vase la ficha de recibo).

4.6. Generar recibos N19


Podemos generar un fichero para llevar al banco en soporte digital o enviarlo por email y que realice el cargo de los recibos. Para ello, una vez generados los recibos, iremos a esta opcin y configuraremos el listado de recibos a incluir en dicho fichero:

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Parte IV - El men de recibos

Especificaremos: Fecha inicial y final entre las que se debe encontrar la fecha de emisin del recibo. Ordenar por nmero, curso, alumno o forma de pago. Filtrar curso. Si solo queremos ver los recibos de un curso determinado marcaremos esta casilla y seleccionaremos dicho curso. Filtrar forma de pago. Si queremos filtrar los recibos de una determinada forma de pago marcaremos esta casilla y escogeremos la forma de pago. Mostrar tambin los que ya han sido generados para norma 19. Si hemos generado previamente algn recibo para mandar en fichero pero hubo algn tipo de error podemos marcar esta casilla para que vuelvan a ser mostrados. Una vez seleccionados los parmetros pulsaremos el botn filtrar y se nos mostrarn los recibos que coinciden con los datos especificados. Solo nos resta indicar la fecha de cargo para los recibos y pulsar el botn generar n19. Se nos pedir el nombre del fichero que deseamos generar y se realizar el proceso de forma automtica. Solo se listarn los recibos cuya forma de pago tenga marcada la casilla 'Genera norma 19'. Normalmente cuando demos de alta la forma de pago 'Recibo bancario' marcaremos esta casilla y se nos mostrar este listado, pero puede que queramos diferenciar varias formas de pago para cada banco al que se vaya a enviar la remesa. Recuerde que debe configurar el programa para generar el fichero Norma 19. Para ello debe especificar los datos del ordenante y del presentador del fichero en la seccin Utilidades > Configuracin > Domiciliacin de recibos.

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Gestin de Academia

4.7. Otros ingresos


En este apartado podemos consignar otros ingresos que se cobren por caja pero sobre los cuales no hay un recibo emitido. Estableceremos la fecha de cobro, el concepto, el importe y si lo deseamos cualquier nota adicional que sea necesaria. Estos ingresos se pueden visualizar luego tambin al hacer la caja diaria. Ejemplos de otros ingresos: los ms clsicos suelen ser fotocopias para el alumnado, temarios, etc... Son ingresos sobre los cuales no se emite recibo pero que deben contarse en la caja diaria.

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PARTE V
Listados

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PARTE

V
Listados
Hay diversos listados de estadsticas que se agrupan de forma directa en esta opcin. Estos listados tienen una serie de filtros rpidos mediante los cuales podemos configurar la salida en pantalla (y papel) de los mismos, as como configurar los campos a mostrar.

5.1. Listado de alumnos

El listado de alumnos nos permite ver de forma rpida los alumnos que

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Parte V - Listados

se encuentran en las siguientes situaciones: Todos los alumnos. Se nos mostrar un listado con todos los alumnos del centro, con indiferencia del estado de sus matrculas. Alumnos sin matrculas. Se nos mostrar un listado de los alumnos dados de alta en la academia pero que todava no se han matriculado en ninguna materia. Este listado realmente se correspondera con la ficha de gente que ha preguntado por nuestros servicios - y de los cuales se ha tomado sus datos - pero que nunca han llegado a matricularse en el centro. Alumnos sin fecha de baja. Son alumnos que estn matriculados en el centro pero que no tienen una fecha de baja definida en sus matrculas. Por lo tanto son considerados alumnos en activo en uno o ms cursos. Alumnos en activo entre fechas. Al pulsar esta opcin se activan las casillas de fecha inicial y fecha final. Entonces solo se mostrarn los alumnos cuya matrcula est activa entre esas fechas. Alumnos de baja entre fechas. Nuevamente al pulsar la opcin se activan las casillas de fecha inicial y fecha final de forma que se muestren solo los alumnos que estn de baja entre las fechas establecidas.

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5.2. Listado de cursos


Mediante este listado podemos acceder de forma rpida a los cursos que existan en nuestro centro de enseanza:

Podemos filtrar: Entre fechas. Para mostrar solo los cursos activos entre las fechas que especificamos. Filtrar materia. Se nos mostrarn solo los cursos que tengan esta materia como materia principal. Filtrar profesor. Se nos mostrarn solo los cursos que tengan a este profesor como responsable de los mismos. Filtrar aula. Se nos mostrarn solo los cursos que se impartan de forma especfica en el aula seleccionada. Aparte de listar los cursos podemos en cualquier momento modificar sus contenidos.

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Parte V - Listados

5.3. Listado de matrculas


Mediante este listado podremos encontrar de forma rpida las matrculas emitidas en nuestro centro de enseanza.

En primer lugar podemos filtrar entre fechas las matrculas por: Matrculas activas. Matrculas que estn vigentes entre las fechas establecidas. Fecha de alta. Matrculas cuya fecha de alta se encuentre entre las establecidas. Fecha de baja. Matrculas cuya fecha de baja se encuentre entre las establecidas. Fecha de cobro. Matrculas cuya fecha de cobro se encuentre entre las establecidas. Aparte de eso podemos filtrar para: Filtrar curso. Filtrar solo las matrculas del curso especificado. Fitlrar alumno. Filtrar solo las matrculas que se corresponden con
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Gestin de Academia

el alumno especificado. Agrupar totales por alumno. Se agruparn los resultados por alumno para mostrar el total de importes de esas matrculas. En la zona inferior tenemos un totalizador del nmero de matrculas y de los importes totales de las mismas.

5.4. Listado de recibos


Mediante este listado podemos filtrar de forma sencilla los recibos emitidos en el centro de enseanza.

Podemos filtrar: Entre fechas de emisin. Por curso. Para que se nos muestren solo los recibos

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Parte V - Listados

correspondientes al curso seleccionado. Por alumno. Solo los recibos de un alumno especfico. Por forma de pago. Solo los recibos con una forma de pago especfica. Todos, cobrados o sin cobrar. Especificando el estado de cobro de los mismos. Desde esta pantalla podemos imprimir el listado de recibos e incluso cobrar (o desmarcar el cobro) de los mismos, aunque para la tarea de cobrar recomendamos utilizar mejor la opcin correspondiente en Recibos > Cobro de recibos. En la zona inferior tenemos los totalizadores de recibos mostrados, as como los importes totales de los mismos.

5.5. Listado de abonos


El listado de abonos nos permite ver en un planificador visual el estado de reservas de abonos (vase la opcin correspondiente en la Ficha de Alumno > Abonos).

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Se nos mostrar el alumno que ha realizado la reserva, as como el profesor asignado para la misma (si es que se ha asignado a alguno).

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Parte V - Listados

5.6. Caja
Este listado nos permite llevar un pequeo control sobre los ingresos y gastos del centro educativo.

En l se nos permite especificar: Rango de fechas a mostrar. Fechas entre las cuales se encuentran los movimientos a mostrar. Forma de pago. Si marcamos esta opcin podemos especificar una forma concreta de pago. Cobros. Podemos especificar el ver todos los cobros, solo los correspondientes a recibos, o solo los correspondientes a matrculas. Importes. Podemos ver todos los importes (positivos y negativos), solo los ingresos o solo las devoluciones (importes negativos). Como siempre en la zona inferior de la pantalla contamos con totalizadores de los importes mostrados en el listado.

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5.7. Combinar correspondencia


Es muy habitual en una academia tener que avisar a todos los alumnos de un determinado curso, bien sea por email o bien por telfono, de algun cambio o noticia. Con esta opcin podemos crear un listado de alumnos con sus datos de contacto para su uso posterior:

Podemos especificar: Cdigo. Numero interno de control del listado. Lo cubre automticamente el programa. Fecha. Fecha en la que se realiz el listado. Estado. Si lo deseamos podemos especificar el estado del aviso a los alumnos (pendiente, enviado o cancelado). Descripcin. Breve descripcin del motivo del listado. Destinatarios. Podemos aadir los destinatarios uno a uno pulsando en el botn (+) de la derecha, eliminar cualquiera de ellos con el menos (-) o modificar sus datos pulsando el botn de edicin

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Parte V - Listados

(^). Al aadir un alumno se copian de forma automtica todos sus datos de contacto, pero siempre se pueden modificar de forma manual para un listado concreto. Aadir curso. En lugar de aadir los alumnos uno a uno podemos pulsar este botn, seleccionar uno o varios cursos y aadir a todos los alumnos del curso al listado en un nico paso. An hacindolo as podemos despus modificar cualquiera de los destinatarios de forma indivdual, aadir destinatarios nuevos o borrarlos. Los datos que se muestran en el listado son configurables. En cualquier momento podemos pulsar con el botn contrario del ratn sobre el listado principal y escoger los campos que queremos mostrar, su posicin y su ancho. En la zona inferior contamos con los botones normales de Aceptar o Cancelar el listado, aparte de dos ms: Exportar a CSV. Podemos exportar el listado a formato de texto separado por comas para su uso en programas del tipo gestores de correo electrnico (Outloook, Thunderbird, etc..), hojas de clculo (Excel, OpenOffice, etc...) o similares. Imprimir listado. Podemos imprimir de forma directa el contenido del listado en cualquier momento, o exportarlo a PDF.

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PARTE VI
Opciones del men Herramientas

Gestin de Academia

PARTE

VI
Opciones del men Herramientas
En el men herramientas contamos con las opciones ms comunes para poder configurar nuestro programa, modificar sus datos o recuperarnos de fallos del sistema.

6.1. Configuracin
La configuracin nos permitir establecer todos los datos bsicos para el funcionamiento del programa. Se divide en varias solapas para facilitar el agrupamiento de informacin. Datos del centro En esta solapa se nos muestran los datos bsicos del centro, que se utlizarn para los membretes y facturas: Nombre comercial. Nombre comercial de nuestro negocio. Nombre legal. Denominacin social del negocio o nombre del titular autnomo si es el caso. Este nombre aparecer ms pequeo en las facturas, bajo el nombre comercial. En caso de ser igual al nombre comercial no se mostrar. Domicilio. Domicilio social de la empresa. Localidad. Localidad donde se encuentra el negocio. CP. Cdigo postal. Provincia. Provincia del negocio. Tlfno. Telfono principal. Tlfno 2. Telfono secundario. Fax. Nmero de fax. CIF/NIF. Identificacin fiscal de la empresa. E-mail. Direccin de correo electrnico de la empresa. Pgina web. Direccin en internet de la empresa.

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Parte VI - Opciones del men Herramientas

Datos de impresin

En esta solapa se establecen todos los datos referentes a la impresin en papel de documentos. Carpeta de ficheros de impresin. Aqu especificaremos el lugar donde se encuentran las plantillas de impresin del programa. Normalmente esta casilla la cubre de forma automtica el programa durante la instalacin del mismo. En caso de que se encuentre en blanco o sea erronea pngase en contacto con el servicio tcnico. Impresin de lser/inyeccin. Impresora principal que debe utilizar por defecto el programa para imprimir. Tipo de letra. Tipo de letra que se utilizar para los documentos. Etiquetas. Configuracin del papel de etiquetas en caso de que vaya a ser utilizado. Estableceremos las columnas de etiquetas que tiene, la altura de cada etiqueta individual, as como el espacio que hay entre columnas. Tambin estableceremos los mrgenes (superior, inferior, derecha e izquierda) desde las etiquetas hasta el borde de la pgina.

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Gestin de Academia

Base de datos

Esta solapa controla todo lo referente a los datos del sistema. Para modificar los datos de la base de datos debe ponerse en contacto con el servicio tcnico. Tenga en cuenta que cualquier modificacin erronea en esta seccin puede conllevar la inutilizacin completa del programa. En la zona central tenemos los contadores del sistema, que tienen en cuenta la autonumeracin de determinados cdigos. Para modificar el valor de un contador debemos establecer el nuevo nmero en la casilla correspondiente y pulsar el botn aplicar que tiene al lado de la misma para hacerlo efectiva. Tenga en cuenta que el nmero que debemos establecer en la casilla es el del ltimo nmero que se ha utilizado. El prximo cdigo que generar el programa ser el siguiente al establecido. La carpeta compartida para imgenes es el lugar donde se almacenarn las fotos o imgenes con las que trabaja el programa. Si el programa est siendo usado en una red local es conveniente que dicha carpeta est compartida por windows para que todos los usuarios en los distintos puestos puedan acceder a las imgenes. Si tiene dudas de 102

Parte VI - Opciones del men Herramientas

como compartir una carpeta en Windows contacte con el servicio tcnico. Datos para la domiciliacin bancaria Si vamos a generar ficheros de la norma 19 debemos cubrir esta solapa con los datos que nos facilitar el banco:

Recibos y logotipo En esta solapa podemos especificar un logotipo en formato JPEG que se utlizar en la impresin de los recibos. Del mismo modo si utilizsemos un modelo de recibo especfico distinto del estandar del programa podemos indicarlo en la casilla correspondiente. En este caso deber ponerse en contacto con el servicio tcnico para que le adapten el recibo a su formato especfico.

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Gestin de Academia

Configuracin general

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Parte VI - Opciones del men Herramientas

Podemos especificar: Agenda. En este recuadro configuraremos la agenda que se ve al entrar en el programa, en la pantalla principal, donde estableceremos: Hora de inicio jornada. Las horas anteriores se vern con fondo gris. Hora de fin de jornada. Las horas posteriores se vern con fondo gris. Dias a mostrar. Das que se mostrarn por defecto al abrir el programa. Intervalos cada. Intervalos que se mostrarn en la agenda. Duracin de la clase. Para la creacin de horarios. Especificaremos cual es la duracin por defecto de cada clase, aunque luego podamos cambiarla de forma individual para cada 105

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horario y materia. Cobro de recibos. Desde este recuadro configuraremos la pantalla de cobro de recibos, especificando que valores queremos que muestre por defecto, aunque posteriormente podamos modificar cualquiera de ellos.

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PARTE VII
La agenda

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PARTE

VII
La agenda
En la pantalla principal puede ver, como fondo de la misma, la agenda del programa. Esta agenda nos permite tener de forma visible en todo momento las anotaciones que necesitemos recordar cada da. Es un planificador de tareas sencillo pero eficiente.

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Parte VII - La agenda

7.1. El planificador
En la pantalla principal veremos el planificador visual, que nos mostrar el rango de das escogido y las notas (si es que hay alguna):

En la zona superior contamos con un filtro que nos permite escoger el rango de fechas que queremos mostrar. Pulsando en el botn de Filtrar (las gafas) veremos el rango de fechas en pantalla. En el lateral derecho contamos con tres botones que nos permiten:

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Aadir una nueva nota. Con esta opcin se nos abrir una pantalla en la cual podremos aadir los datos de una nueva nota de la agenda.

Editar una nota existente. Con este botn se abrir la nota que tengamos seleccionada para poder modificar su contenido.

Eliminar una nota. Con esta opcin borraremos la nota que tengamos seleccionada en el momento. Cuando abramos la ficha de una nota veremos que tiene el siguiente aspecto:

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Parte VII - La agenda

En una nota podemos especificar: Fecha. Fecha de la nota. Hora de inicio. Hora de inicio de la actividad. Hora de fin. Hora de finalizacin de la actividad (mnimo diez minutos). Descripcin. Descripcin breve de la misma. Texto. Texto extenso sobre la tarea a a realizar. Cd. Alumno. Si es necesario podemos enlazar la nota a cualquier alumno de la cacademia, de forma que al abrirla podamos pulsar en el botn de las gafas (detalle) para abrir la ficha del alumno en cuestin.

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PARTE VII
Listados estndar

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PARTE

VII
Listados estndar
Los listados estndar son las pantallas de bsqueda que se utilizan en diversos puntos del programa para acceder a los datos. En un esfuerzo para simplificar el uso de la aplicacin estas pantallas se manejan todas de igual forma, aplicndose los filtros dependiendo de cada ocasin. Una vez aprenda a manejar cualquiera de ellos, sabr manejar casi todo el contenido del programa de forma rpida y eficiente.

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Parte VII - Listados estndar

8.1. Filtro rpido

Este filtro nos permite de forma rpida filtrar un determinado nmero de registros. Campo. El primer recuadro nos permite, mediante un men desplegable con la flecha negra, escoger el campo por el cual queremos realizar el filtrado. Los campos pueden configurarse por el usuario (vase la opcin de configurar los listados). Desde. Aqu introduciremos el primer registro desde el cual queremos realizar el filtrado. Por ejemplo, si estuvisemos filtrando por cdigo y quisisemos empezar por el cdigo 16, pondramos un 16 en esta casilla. Hasta. Ser el ltimo registro mostrado en el listado. Si dejamos esta casilla en blanco el programa no filtrara todos los registros que hubiese desde el primero que escogisemos en la casilla anterior.

Una vez establezcamos el mbito a filtrar, bastar con que pulsemos el botn de filtro rpido para que se aplique la seleccin y la pantalla nos muestre el resultado seleccionado.
Si en la casilla 'desde' no especificamos nada se nos mostrarn todos los registros desde el principio de la tabla hasta lo que hayamos puesto en la casilla 'hasta' . Si en la casilla 'hasta' no especificamos nada se nos mostrarn todos los registros que hay en la tabla desde lo consignado en 'desde' hasta el final de la tabla.

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Si no especificamos nada en ninguna de las dos casillas no se realizar la bsqueda. Esto impedir sobrecargar de forma intil la red listando todos los datos que contiene la tabla.

Ejemplo: Queremos listar todos los artculos cuya descripcin est entre 'Ratn' y 'Sirena'. Escogeremos el campo 'Descripcin' desplegando con la flecha negra. Despus escribiremos 'Ratn' en la casilla inicial (desde) y 'Sirena' en la casilla final (hasta). El listado central nos mostrar todos los registros comprendidos entre ambos nombres.

Ejemplo: Queremos listar todos los artculos cuyo cdigo sea superior al '0012'. Escogemos el campo 'Cdigo' desplegando la flecha negra. Despus escribimos '0012' en la casilla inicial (desde) y dejamos en blanco la casilla final (hasta).

Ejemplo: Queremo listar todos los artculos cuya seccin sea anterior a la '09'. Escogemos el campo 'Seccin' desplegando la flecha negra. Despus dejamos en blanco la casilla inicial (desde) y ponemos '09' en la casilla final (hasta).

8.2. Criterio de ordenacin

En la zona superior derecha de la pantalla tenemos el criterio de ordenacin que sigue el listado. Si deseamos modificarlo basta con que despleguemos las opciones pulsando la flecha negra. Se nos mostrarn los criterios de ordenacin que hayamos definido (vase configuracin del listado) y podremos

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Parte VII - Listados estndar

aplicar el nuevo criterio pulsando el botn de filtro rpido (la lupa sobre la hoja). Los botones que tenemos debajo del filtro de ordenacin se corresponden con las siguientes funciones:

Filtro rpido. Al pulsar sobre el filtro rpido se aplicarn los criterios de ordenacin establecidos en el filtro de ordenacin y el mbito de bsqueda determinado en el men de bsqueda rpida. Si no hemos puesto ningn dato en el men de bsqueda rpida nos aparecer un error que indicar la necesidad de establecer unos parmetros de bsqueda. Esto se hace para no sobrecargar la red (ver el apndice 1, Preguntas Frecuentes ), aunque puede desactivarse mediante la configuracin personalizada del listado (vese la seccin correspondiente al final del captulo).

Filtro avanzado. Al pulsar sobre el filtro avanzado se abrir una pantalla en la que podremos establecer unos criterios de bsqueda ms extensivos. Su funcionamiento se indica ms adelante en este captulo en la seccin Aplicando un filtro avanzado .

Mostrar primer registro de orden. Pulsando este botn el listado nos mostrar nicamente el primer registro que se corresponda con la opcin de ordenacin seleccionada.

Mostrar el ltimo registro de orden. Pulsando este botn el lisyado nos mostrar nicamente el ltimo registro que se corresponde con la opcin de ordenacin seleccionada. Ejemplo: Queremos un listado de los productos cuyo cdigo vaya del '01' al '03', ordenados por cdigo. Introducimos en el men de bsqueda rpida los valores 'desde: 01' y 'hasta: 02', y en criterios de ordenacin seleccionamos 'cdigo'. Pulsamos el botn de fitro rpido y 117

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obtenemos el listado. Ejemplo: Queremos el mismo listado que el ejemplo anterior, pero esta vez ordenado por descripcin. Introducimos en el men de bsqueda rpida los valores 'desde: 01' y 'hasta: 02', y en criterios de ordenacin seleccionamos 'descripcin'. Pulsamos el botn de fitro rpido y obtenemos el listado. Ejemplo: Queremos ver el ltimo cdigo que se ha introducido en la base de datos, y a qu registro pertenece. Seleccionamos en el criterios de ordenacin 'Cdigo' y pulsamos el botn de 'mostrar el ltimo registro de orden'.

8.3. Filtro avanzado


En ocasiones es necesaria una bsqueda de un registro mediante unos parmetros determinados por varios campos. En ese caso tenemos la opcin de filtro rpido (el botn con los binoculares). Al pulsar sobre l se abrir una pantalla con varios campos (que pueden ser definidos por el usuario).

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Parte VII - Listados estndar

Cuantos ms campos cubramos, ms detallada ser la bsqueda. No es necesario que cubramos todo el campo para que se realice la bsqueda, pero cuanta ms informacin demos al programa, ms exacto ser el resultado obtenido. Si marcamos la casilla 'Aprox.' nos dar un resultado de bsqueda aproximada. Esto es, que el texto que especifiquemos se encuentre en cualquier parte del campo buscado. Ejemplo: Queremos encontrar un alumno cuyo cdigo empieza por 12 pero no sabemos el resto. Introducimos 12 en el cdigo y se nos mostrarn los alumnos con cdigo 12, 121, 1202, 1204, etc. Ejemplo: Buscamos a un cliente apellidado LOPEZ, pero no sabemos si es el primer o el segundo apellido. Introducimos LOPEZ en apellidos pero marcamos 'Aprox'. Nos listarn los alumnos: 'LOPEZ URIARTE', 'PEREZ LOPEZ', 'LOPEZ LOPEZ', etc... Ejemplo: Buscamos a un alumno apedillado LOPEZ pero sabemos que LOPEZ es su primer apellido. Desmarcamos 'Aprox' y nos mostrar los alumnos con apellido 'LOPEZ LOPEZ, 'LOPEZ URIARTE' pero no, por ejemplo, a 'PEREZ LOPEZ' (empieza por PEREZ).

8.4. Rejilla de datos


En esta parte de la pantalla se nos muestran los resultados de nuestra bsqueda. Las columnas que aparecen en pantalla son configurables, as como su ancho y posicin. Si cuando el ratn est situado sobre la rejilla pulsamos el botn contrario (el botn derecho), nos saldr un men emergente como el siguiente:

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Con la ayuda de este men podemos configurar a nuestro gusto lo que mostrar el listado, as como los campos que se utilizarn como criterios de bsqueda y ordenacin. Tambin podemos definir el ancho de las columnas y, si se da el caso, restaurar los valores iniciales que tena el programa en su instalacin.

8.5. Configurar campos


Siempre que marquemos una casilla el campo correspondiente se mover a la zona derecha, donde podemos ver dos listados con los campos que sern visibles y aquellos que se utilizarn en los criterios de ordenacin/bsqueda. Los botones con flechas arriba y abajo que hay al lado de cada listado sirven para mover la posicin del campo seleccionado en la lista hacia arriba o abajo, de forma que aparezca antes o despus que otro. Ejemplo: En nuestro listado de pacientes solo queremos que aparezcan los campos Nombre, Direccin, Cdigo y Telfono en pantalla. Para las bsquedas solo necesitaremos los campos Nombre y Cdigo. Normalmente realizamos las bsquedas y ordenaciones por Cdigo. En este caso seleccionaremos como visibles los campos Nombre, Direccin, Cdigo, Telfono. Seleccionaremos como orden/listado Nombre y Cdigo. Si no aparecen en el orden que nosotros queremos moveremos con las flechas cdigo para que aparezca de primero en la lista de 'bsquedas'.

8.6. Configurar columnas


Cuando entramos en la pantalla de listados las columnas tienen una posicin y ancho fijos, para evitar que estos se modifiquen al mover accidentalmente el ratn sobre ellas. Si marcamos esta opcin se nos permitir modificar la posicin de las columnas. Para ello debemos marcar sobre el ttulo de la columna (la zona gris) y, sin soltar el botn del ratn, arrastrar la columna hacia su nueva posicin a la izquierda o la derecha.

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Parte VII - Listados estndar

Tambin podemos modificar su ancho pulsando con el ratn justo en la lnea divisoria entre dos columnas y arrastraremos con el ratn para conseguir el ancho adecuado. Tngase en cuenta que las columnas que se mostrarn en el listado se deben definir en la configuracin de campos.

8.7. Restaurar valores predeterminados


El programa viene configurado por defecto con unas columnas determinadas para cada seccin, as como un ancho estndar para las mismas. Al pulsar esta opcin desharemos cualquier cambio que hubiesemos aplicado nosotros y volveramos a tener el listado como en el momento de la primera ejecucin del programa.

8.8. Botones de accin


Los botones de accin son los que nos permiten interactuar con los registros del programa:

Refrescar. Este botn solo tiene utilidad en la versin multipuesto del programa. En ocasiones podemos tener la pantalla de listados largo tiempo sin modificarla y otros usuarios en otros puestos estar introduciendo datos adicionales. Si nos queremos asegurar que lo que vemos en pantalla es la ltima versin de los datos que realmente se almacenan en el servidor debemos pulsar este botn para que haga una llamada al ordenador central y devuelva los datos confirmados de todos los puestos.

Nuevo. Al pulsar este botn aadiremos un nuevo registro al sistema. Se abrir entonces la pantalla correspondiente para que podamos introducir todos los datos del nuevo elemento (ya sea un nuevo producto, cliente, proveedor, etc.). Las pantallas de cada elemento y la forma de cubriras se describen en los captulos

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Gestin de Academia

correspondientes.

Editar. Abrir la pantalla de edicin para el elemento que tengamos actualmente seleccionado, permitindonos modificar sus caractersticas. Las pantallas de cada elemento y la forma de cubriras se describen en los captulos correspondientes.

Borrar. Eliminar de forma definitiva el registro que tengamos actualmente seleccionado. Antes de realizar esta operacin el programa nos pedir siempre una confirmacin de la accin. Recuerde que una vez borrado un registro no hay ninguna opcin para recuperarlo. Proceda con cautela con esta operacin.

Ver. Abrir el registro actualmente seleccionado pero solo en modo visualizacin, sin permitir ninguna modificacin. Esta opcin es vlida para poder ver los datos sin correr el riesgo de modificarlos accidentalmente o para el caso de que el usuario activo no tenga los permisos de edicin correspondientes a la seccin en que nos encontremos (vase el captulo Usuarios y permisos).

Imprimir. Abrir la pantalla de impresin para sacar una copia en papel del listado mostrado.

Cerrar. Cierra la ventana actual y vuelve al men principal del programa.

Seleccionar. Este botn solo est disponible si llegamos al listado desde la pulsacin de un botn de seleccin (se describe el funcionamiento de estos botones en los captulos que hablan de las fichas que los contienen). Al pulsar sobre l se seleccionar el registro activo.

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Parte VII - Listados estndar

8.9. Barra de navegacin

La barra de navegacin nos permite movernos por los registros pulsando los botones correspodientes. De izquierda a derecha: Ir al primer registro listado. Nos sita en el primer registro que aparezca en la rejilla de datos . Ir al registro anterior. Retrocede un registro. Ir al siguiente registro. Avanza un registro. Ir al ltimo registro listado. Nos sita en el ltimo registro que aparezca en la rejilla de datos . Adems en todo momento nos indica cual es el criterio de ordenacin y seleccin aplicados al listado.

8.10. Filtro de fechas


Aparte de las opciones estndar mencionadas en otros apartados, los listados de elementos que contengan fechas (tales como facturas, citas, albaranes, altas, etc.) cuentan con un filtro adicional situado entre los criterios de bsqueda y los criterios de ordenacin , que nos permitirn filtrar los resultados por fechas:

Si no marcamos la casilla de Intervalo de fechas de la zona superior NO se aplicar ningn criterio de fechas, es decir, se mostrarn todos los registros sin tener en cuenta la fecha.

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De lo contrario se aplicar como criterio de fecha aquel que seleccionemos en la casilla correspondiente. Los diversos criterios aplicables se pueden seleccionar pulsando la flecha negra. Estos criterios vendrn definidos por defecto o los puede seleccionar el usuario mediante la configuracin del listado descrita en la seccin de rejilla de datos . Los registros que se mostrarn estarn comprendidos entre la fecha inicial (a la izquierda) y la fecha final (a la derecha). Dichas fechas se pueden introducir a mano escribiendo en la casilla, o seleccionarlas mediante el calendario interactivo pulsando el botn con el dibujo del calendario.

Una vez establezcamos el rango de fechas, y al igual que suceda con el rango de bsqueda normal , debemos pulsar aplicar filtro rpido para que surta efecto la configuracin escogida. Tenga en cuenta que los criterios de bsquedas y los criterios de fechas son acumulables.

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