Tcnicas para entrevistas de relevamiento

Preparacin de las entrevistas

Atmsfera. Prejuicios del analista. Actitud imparcial. Conduccin de la entrevista. Abierta. Cerrada. Dirigida.

Desarrollo de la entrevista
Situacin del entrevistado. Coordinacin de las entrevistas. Intercalacin de temas de relajamiento. Pertenencia. Ausencia de crtica. Tiempo para pensar. Distraccin externa o interna. Evitar el sarcasmo y el humor. Animar el razonamiento. Preguntas del entrevistado. Mostrar inters. Manejar desacuerdos. Personalidad del entrevistado.

Tipos de usuarios
Paciente. Confuso. Voluble. Autmata. Emperador. Obstruccionista. Paciente. Confuso.

Roles en la etapa de requerimientos

Patrocinador El patrocinador del proyecto es quien presupuesta el proyecto, el dueo del sistema. Tienen el lugar ms alto en la organizacin, de modo que ellos pueden

tomar las decisiones y proporcionar los recursos necesarios y apoyar para el proyecto. Las Responsabilidades de Patrocinador de proyecto son: Asegurar que los clientes correctos son parte del grupo Asegurar que hay suficiente personal de soporte tcnico en el proyecto Ayudar en la seleccin de casos de la prueba Ayudar en la definicin del alcance y funcionalidad Ayudar en el benchmarking contra los sistemas actuales y los sistemas externos Evaluar si el sistema es eficaz o no

Clientes Son los que conocen cmo funcionar el sistema y cmo se usar. Ellos ayudarn al equipo a comprender las tareas manipuladas por el sistema. Responsabilidades: Definir la informacin con la que el proceso tiene que tratar. Describir el proceso. Crear casos de uso para su prueba. Analizar los obstculos al xito en el ambiente actual.

Tipos de preguntas

Finalizacin
Abrupta. (postergacin de la entrevista) Normal. (charla y resumen)

Tomado de notas
Ventajas Mantener la mente en el asunto. Centrar la entrevista en el tema. Recordar hechos. Registrar detalles.

Desventajas Demasiado tiempo. Vacilacin del entrevistado.

Conclusin
No creer todo lo que oye.

Comprobar todo. Desconfiar de necesidades artificiales. Importancia de recibir documentacin. Distinguir informaciones emocionales y de hecho.

Diferenciar entre: Dato: informacin no verificada. Hecho: dato verificado informal con pruebas. Opinin: comentario sin certeza. Deduccin: afirmaciones que surgen indirectamente de la observacin de los hechos.

Gua para organizar entrevistas

1. Preparacin de la reunin.
Cuando se organiza una reunin se requiere prestar atencin previamente sobre algunos aspectos vinculados a la forma de la reunin, a aspectos concretos vinculados con la misma, y a las expectativas sobre sus resultados. 1.1. El primer paso consiste en definir los Propsitos de la reunin, clasificndolos por orden de prioridad, redactndolos para otorgarles mayor nivel de precisin y transparencia. Si fuera posible precisarlos total o parcialmente en forma numrica, ayudarn a organizar mejor la agenda. En tal sentido, el propsito principal se convertir as en el Ttulo de la reunin. 1.2. El segundo paso consiste en la Seleccin de los Asistentes. Las condiciones que se requieren para esto son: Tener en cuenta para cada asistente si su participacin puede ser un aporte sustantivo para el propsito de la reunin. Es as que puede considerarse su conocimiento y experiencia en el tema, su liderazgo en el grupo, o su ascendiente individual en la organizacin. Observe que un participante intil (mal elegido) suele producir un efecto perjudicial a la produccin del grupo. A la vez produce efectos en su imagen como gerente o administrador en la medida que el personal advierte "errores" de gestin. De la misma forma, debe tenerse en cuenta el valor econmico de la hora tiempo (o cualquier otro parmetro econmico) que permita filtrar aquellos integrantes cuya relacin prevista beneficio-costo sea onerosa para la empresa. Un punto adicional para referirnos a las personas de difcil agrupamiento o que tienen incompatibilidades significativas entre s. Se juega su rol de conductor de reuniones en esta situacin. Su seguridad y su estilo personal sern los nicos factores que le permitan decidir en cada caso sobre la pertinencia o no de incluirlos. Trate de manejar su omnipotencia o su sensacin de impotencia por experiencias pasadas. Tenga presente que cada oportunidad es nica en s misma.

1.3. El tercer paso consiste en Planificar el desarrollo de la reunin, comnmente denominado orden del da de la misma, teniendo en cuenta para ello los Temas a abordar, los tiempos asignados y las personas que expondrn sobre los mismos. Tiempos para debate y toma de decisiones. Recuerde que se planifica como gua y organizacin y no como lmite estricto. El devenir de la reunin y su modalidad de conducirla sern los que aportarn para una mayor eficacia. El cumplimiento del tiempo total de la reunin es en este captulo un hito a tener en cuenta. En la Planificacin de la reunin debe prepararse una forma de motivar a los asistentes, de interesarlos en participar en la misma. Su carisma, el tema, la decisin a tomar, el ser tenido en cuenta como asistente, los beneficios a alcanzar (para la organizacin, el equipo o la persona), y la forma de ser convocado: Llamadas telefnicas (personales, a travs de una secretaria, o ambas), fax, Email, etc., son solo algunas de las formas de convocar. Tenga presente que la forma personal es una de las formas ms convincentes para hacerle ver al otro que Ud. lo tiene en cuenta. En la convocatoria escrita informe los Propsitos de la reunin, los asistentes, su carcter de conductor, lugar, fecha, horario y duracin, los intervalos previstos (tentativos) y el detalle de documentacin informativa previa que le adjunta y solicitud de lectura, anlisis y preparacin de informacin y posicin tomada, si fuera necesario. 1.4. El cuarto paso se refiere a la organizacin material de la reunin. Como se expres, el lugar de reunin debe facilitarle a Ud. y los asistentes un espacio confiable, cmodo y luminoso, con el mayor nivel de privacidad posible, en funcin de cada una de las personas que participar. Si las personas vienen de distintos lugares fsicos deber evaluar cul es el mejor territorio para realizarlo, si el suyo, el de otro asistente o si conviene realizarla en un lugar externo, que puede estar ms cerca o ms lejos de su propia oficina. Recuerde que no es lo mismo jugar de local que de visitante. Otro factor importante es anticipar la documentacin necesaria, complementaria de la distribuida previamente, las ltimas informaciones llegadas o procesadas, para cada uno de los asistentes, en forma de carpeta, y/o preparando filminas (transparencias) alusivas. Si va a utilizar proyector de transparencias, grabador, reproductor de DVD ,etc. , verifique su estado y su posibilidad de utilizacin.

2. Apertura. Etapa de inicio.

Como en muchas otras situaciones, el inicio suele ser determinante del resultado, y es fundamental prestar mucha atencin con el inicio. Su funcin de conductor y su rol (forma de desempeo de la funcin) se pone en cuestin desde el inicio mismo, sino antes, de la reunin. Su primera funcin debe ser Generar un clima de confiabilidad. Verifique si los asistentes se conocen, tipo de conocimiento. En esta faz de la reunin se pondrn a prueba todos sus conocimientos de dinmica de grupos. Escoja una forma original de presentarse para cada uno, consulte sobre las expectativas individuales en relacin a la reunin. Defina el encuadre, los propsitos y la duracin de la reunin. Consulte sobre propuestas de eventuales cambios por sugerencias. Su propio estado, si se siente relajado, cmodo, etc., como la lectura de la postura fsica de los asistentes sern indicadores que le permitirn definir el grado de Confiabilidad alcanzado. Para iniciar temticamente la reunin, recuerde y deje por escrito o proyectado en transparencias o algn recurso audiovisual el propsito principal y los propsitos secundarios de la reunin, y que se espera de la reunin y de la produccin del grupo. Tendr la posibilidad de verificar si para el grupo los propsitos de la reunin son claros, aceptados y posibles. Los mtodos de trabajo fueron tambin planificados por lo que el devenir de la reunin indicar si estos deben ser modificados. Segn su estilo personal de conduccin dar mayor o menor participacin al grupo en relacin a los mtodos. Tenga presente que la delegacin o la consulta no debilitan sino fortalecen su funcin. Una funcin importante en las reuniones es la del denominado Secretario que debe ser ejercida rotativamente. El secretario es el portador de la sntesis, es quien lleva el registro de los acontecimientos ms significativos de la reunin, los aspectos debatidos y las conclusiones a las que el grupo arrib.

3. Desarrollo. Instancia de Anlisis y Debate.

En esta fase se pondrn en evidencia algunas de sus cualidades como conductor de la reunin:

 Facilitar el desarrollo de la reunin, a travs de una fluida comunicacin que potencie la dinmica del grupo, ayudando a participar a los ms silenciosos, a reducir la cantidad de intervenciones de quienes tienden a monopolizar la palabra y a inducir a la participacin a partir de preguntas o cuestionamientos. Ofrecer mtodos de trabajo alternativo. Si el dispositivo de trabajo que estaba previsto no resulta operativo, es funcin suya (pero no slo suya) alertar sobre el mismo y sugerir mtodos alternativos. Colaborar con el grupo en el planteo adecuado de las situaciones. Utilizar su posicin para centrar al grupo en la tarea y ayudarlos en la organizacin temporal para analizar los problemas (utilizando cualquiera de las tcnicas diagnsticas conocidas). Ayudar a reformular el problema y categorizar los niveles de importancia para su abordaje. Facilitar la operatoria del grupo en los momentos de bloqueo, verificando si la consigna de trabajo resulta clara, o verificando el feed-back de la comunicacin. Tratar de definir trminos comunes en base a los conocimientos tcnicos de los asistentes. Tender a sealar los obstculos que pudieran surgir de las relaciones interpersonales. Efectuar reformulaciones y sntesis a medida que el grupo avance en el alcance de la tarea consignada. Verificar que dichas sntesis representan el grado de avance del grupo. Mostrar el avance del grupo resulta un estmulo altamente motivador para los asistentes a la reunin. Toda sntesis o reformulacin debe quedar escrita a la vista de los integrantes. Estimular al grupo en los momentos de bloqueo, modificando el estilo de direccin, sugiriendo tcnicas alternativas de acercamiento a la tarea, reformulando la situacin en funcin de los avances o indagando con el grupo los motivos de los bloqueos. En estas situaciones la funcin del conductor puede ser cuestionada. Mantenga la atencin del grupo, indagando las causas posibles de tal situacin, tomando distancia de la situacin que atraviesa el grupo. Su nivel de atencin, en la medida que se involucre menos con el resto (sin establecer alianzas y manteniendo la imparcialidad) tender a reducir el nivel del conflicto y a destrabar los bloqueos, facilitando una adecuada comunicacin y manteniendo al grupo en su tarea. Tenga especialmente presente que muchos integrantes tienen miedo de participar y por lo tanto guardan informacin que podra ser valiosa para el funcionamiento del grupo y el alcance de los objetivos que se han fijado. Este miedo es comn a las personas y el entrenamiento y la capacitacin continua junto con el estmulo de los compaeros produce una mejora en la comunicacin. Este miedo tiene ms que ver con el "enjuiciamiento" o la descalificacin de las opiniones personales por lo que debe ser escuchado y comprendido tanto por el conductor como por los asistentes.

 Cumplir con los horarios previstos.

4. CIERRE. INSTANCIA DE ANLISIS Y CONCLUSIONES DE LOS RESULTADOS DE LA REUNIN

La reunin finaliza una vez que se alcanzaron los propsitos de la misma, no importa que esto suceda antes del tiempo (en todo caso le ser informacin til para programar la prxima reunin) y preferiblemente en el tiempo previsto. Como conductor Ud. deber: Sealar brevemente los resultados alcanzados con relacin a lo previsto. Verificar el consenso grupal. (Regstrelo visiblemente ante todos en un rota-folios o elemento alternativo). Analizar el comportamiento del grupo en la realizacin de la tarea. Trate de referirse a la produccin grupal preferentemente que a la individual. Establecer de comn acuerdo una nueva reunin (si es pertinente su realizacin) fijando la fecha ms adecuada. Verificar con los asistentes cuales han sido los puntos ms "fuertes" de la reunin y cuales los ms "dbiles" a fin de ser tenido en cuenta para prximas reuniones. Estas alternativas permiten a los integrantes aprender del modo de realizacin para aquellas reuniones en las que tengan la funcin de conducir. Consultar con el grupo cuales han sido los aprendizajes de la reunin, que situaciones han favorecido el mismo y que puede ser considerado para cada uno en sus funciones especficas. Solicitarle al Secretario o Redactor que elabore una sntesis escrita en la que describa los propsitos de la reunin y los resultados alcanzados, seales el clima de la reunin y las conclusiones a que se arrib. Este informe debe ser breve y organizado. Copia de este informe debe ser circulado a la brevedad a los asistentes.

Puede ser de utilidad elaborar un cuestionario para evaluacin de la reunin, con el cual podr Ud. encontrar puntos de mejora en futuras entrevistas.

Perfil del analista presente en los relevamientos

Rol
Analista Tcnico Funcional Incumbencias del Rol

Identificar las fuentes de requerimientos. Skills Identificar necesidades, requerimientos, restricciones y caractersticas propias del dominio del problema. Documentar, analizar, modelar, clasificar, priorizar, admisitras y mantener los requerimientos. Realizar el anlisis de impacto de los cambios solicitados a los requerimientos. Desarrollar el Glosario de trminos del negocio. Validar los requerimientos modelados con los clientes,usuarios e integrantes del equipo. Participar de las revisiones tcnicas de la Especificacin de Requerimientos de Software (ERS) y otros productos.

Conocimientos de Principios de Ingeniera de Software. Conocimiento de Tcnicas de Anlisis Funcional (Estructurado, Objetos, etc.) Conocimiento de Tcnicas/Herramientas para el Modelado Lgico de Objetos (Diagrama de Clases, Diagrama de Actividad, Diagrama de Colaboracin, Diagrama de Secuencia, etc.) Conocimiento de Tcnicas/Herramientas para el Modelado Lgico de Datos (Modelado ER, Diccionario de Datos, CASE, JAD, etc.) Conocimiento de Bases de Datos Habilidad para Relevar, Analizar y Registrar requerimientos. Habilidad para realizar el anlisis de impacto de los cambios solicitados a los requerimientos. Habilidad para aceptar o informar desacuerdos y/o riesgos.

Habilidad para escribir Especificaciones/Casos de Testing. Conocimiento de Prcticas de Usabilidad. Conocimiento de Estndares de diseo de Interfase de Usuarios. Conocimiento de Herramientas de Reporting (Crystal Reports, SQL Server Reporting Services, etc.) Conocimiento especializado de la funcionalidad o negocio soportado por el proyecto. Habilidad para comunicarse con los dems y establecer relaciones interpersonales.