INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA ENCUESTA DE DIAGNSTICO - DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO- SCI -CONFORME A LA NUEVA ESTRUCTURA DE CONTROL MECI

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BOGOT, D.C., SEPTIEMBRE DE 2006

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INFORMACIN DE INTERS QUE INFORMACIN DEBEMOS DILIGENCIAR Y REMITIR AL GRUPO MECI?

Por favor devolver diligenciada y el listado de diligenciamiento.

NICAMENTE la encuesta debidamente funcionarios que participan en dicho

QUIENES DEBEN PARTICIPAR EN EL DILIGENCIAMIENTO DE LA ENCUESTA? El Jefe de la dependencia y como mnimo el 50% de los funcionarios que la conforman. SI TENEMOS ALGUNA DUDA EN EL DILIGENCIAMIENTO DE LA ENCUESTA A DONDE PODEMOS RECURRIR? A la Oficina de Control Interno Telfonos 3360011, 3520066 Extensiones 10904 10901. Correo electrnico: MECI@procuraduria.gov.co A DONDE DEBEMOS ENVIAR LA ENCUESTA DILIGENCIADA? Es necesario enviar la encuesta diligenciada al correo electrnico: MECI@procuraduria.gov.co. El medio impreso debe enviarlo a la Oficina de Control Interno de la Procuradura General de la Nacin: Carrera 5 No. 15 80 Piso 9 Bogot, D.C. CUANDO DEBEMOS REMITIR LA ENCUESTA DILIGENCIADA? La Encuesta debidamente diligenciada tiene como fecha mxima de entrega el 15 DE NOVIEMBRE DE 2006.

O CTU BR E - 2004

POR CUAL MEDIO DEBEMOS ENVIAR LA ENCUESTA UNA VEZ HAYA SIDO DILIGENCIADA? La Encuesta debe ser enviada al correo electrnico MECI@procuraduria.gov.co. Cabe anotar que si la informacin se remite en disquete, o por correo electrnico, se debe remitir el listado de los nombres, cargos y firmas de los funcionarios que participaron en el diligenciamiento de la encuesta. La encuesta debe ser descargada de la pgina WEB de la PGN, impresa, diligenciada y remitida con el listado firmado por los funcionarios que participaron. Cabe advertir, que los Jefes de cada dependencia son directamente responsables de su oportuno diligenciamiento.

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INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO
Para la Entidad es importante que su Dependencia participe activamente en el diligenciamiento de la encuesta, que permitir determinar el estado del Sistema de Control Interno de la Procuradura General de la Nacin de acuerdo al Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, adoptado por el Gobierno Nacional mediante le Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005. Lea detenidamente el instructivo antes de respondes la Encuesta de Diagnstico. Sus respuestas son valiosas, por lo tanto solicitamos su cooperacin para responder cada una de las preguntas planteadas en la encuesta. La Grfica corresponde a la nueva estructura del Sistema de Control Interno MECI 1000:2005, la cual, fue adoptada en la PGN, mediante la Resolucin 228 del 28 de agosto de 2006. Tengan presente que la ENCUESTA que ustedes van a diligenciar se desarrolla de acuerdo a sta estructura.

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Paso 1: Recuerde que primero deben diligenciar el formato RELACIN DE

FUNCIONARIOS QUE PARTICIPARON EN EL DILIGENCIAMIENTO DE LA ENCUESTA DIAGNOSTICO MECI, el cual debe devolverse junto con la encuesta. Llene la informacin all solicitada. Recuerde que cada participante debe firmar en la casilla correspondiente. Paso 2: Lea detenidamente los conceptos bsicos que le ayudaran a interpretar las preguntas de la Encuesta. Estas facilitaran su valoracin de la estructura del Sistema de Control Interno en cada uno de sus Subsistemas: Control Estratgico, Control de Gestin, Control de Evaluacin y cada uno de los componentes y elementos que los conforman: (MECI 1000:2005). La encuesta consta de 119 preguntas, las cuales, se presentan de acuerdo a los Subsistemas, Componentes y Elementos que conforman la estructura del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, cada pregunta presenta cinco (5) alternativas de respuesta. Lea detenidamente para que asigne la calificacin de acuerdo a la manera como operan en la Entidad los temas concretos de cada seccin. Lea cada pegunta, analcela y acuerde su respuesta con el grupo. Por consenso general entre los asistentes, se determina el nivel de cumplimiento de lo expresado en la pregunta aplicado al interior de su dependencia o en la PGN. Al frente de cada pregunta, marque con una equis X la calificacin el nivel de cumplimiento de cada pregunta dentro del rango de 1 a 5, teniendo en cuenta la siguiente escala: ESCALA DE CALIFICACIN NO SE CUMPLE SE CUMPLE INSATISFACTORIAMENTE SE CUMPLE ACEPTABLEMENTE SE CUMPLE EN ALTO GRADO SE CUMPLE PLENAMENTE

1 2 3 4 5

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RELACIN DE FUNCIONARIOS QUE PARTICIPARON EN EL DILIGENCIAMIENTO DE LA ENCUESTA DIAGNSTICO MECI Dependencia: Fecha: Jefe de la Dependencia: Total de Funcionarios de la Dependencia que participaron:

PARTICIPANTES NOMBRES Y APELLIDOS CARGO FIRMA

IMOPORTANTE TODA LA INFORMACIN RELACIONADA CON EL MECI 1000:2005, LA PUEDE CONSULTAR EN LA PGINA WEB DE LA ENTIDAD. http://www.procuraduria.gov.co/html/infoinstitucional/infoinst_controlinterno.htm http://www.procuraduria.gov.co/html/infoinstitucional/infoinst_planeacin.htm

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CONCEPTOS BSICOS
1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO
Es la estructuracin de componentes de control que al interrelacionarse entre s, permiten el Control al cumplimiento de la orientacin estratgica y organizacional de la Entidad. Establece las bases necesarias para que el control sea una prctica cotidiana y corriente; permite controlar la planificacin y su accin, hacia la consecucin de objetivos en forma eficiente y eficaz, con un claro sentido de cumplimiento a la finalidad social del Estado.

1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL

Es la base sobre la cual descansa el Sistema de Control Interno, al proporcionar las condiciones fsicas, sociales o culturales requeridas para caracterizar la manera de asumir el Control Interno por parte de los servidores pblicos. Es el establecimiento de un entorno que estimula e influye la actividad de los funcionarios respecto al control de sus actividades, representa las pautas de comportamiento y de operar en la entidad, por parte de los funcionarios y de la alta direccin que facilitan el logro de objetivos.

Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos (Principios y valores):

Es el elemento de Control que define el estndar de conducta en la Entidad. Establece las declaraciones explcitas que en relacin con las conductas de los servidores pblicos son necesarias para la consecucin de los objetivos de la Entidad, manteniendo la coherencia de la gestin pblica con los fines consagrados en la Constitucin y la ley. Al complementarse los mandatos de ley con el sentimiento tico, se hace posible el surgimiento de los principios y valores como un referente eficaz para garantizar el cabal cumplimiento de los objetivos misionales de la Entidad y de las funciones de cada uno de los servidores de la Procuradura General de la Nacin.

Desarrollo del Talento Humano: Elemento de Control, que define el compromiso de

la PGN con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del Servidor Pblico. Determina las polticas y prcticas de gestin humana a aplicar por la Entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de seleccin, induccin, formacin, capacitacin y evaluacin del desempeo de los Servidores Pblicos.

Estilo de Direccin (Compromiso y respaldo de la alta direccin): Elemento de Control, que define la filosofa y el modo de administrar de la Alta Direccin, estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pblica. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para 6

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guiar u orientar las acciones de la Entidad hacia el cumplimiento de su Misin, en el contexto de los fines sociales del Estado 1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
Es la conformacin organizacional de elementos de Control que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta a la Entidad, hacia el cumplimiento de su misin, al alcance de su visin y la conduce al cumplimiento de sus objetivos globales. Define la ruta organizacional que deber seguir la Entidad para el logro de sus objetivos misionales; requiere de revisin peridica para ajustarla a los cambios del entorno, encauzando su operacin bajo los parmetros de calidad, eficiencia y eficacia requeridos por los diferentes grupos de inters, as como los parmetros de Control y Evaluacin a regir en la Entidad. Planes y Programas: Elemento de Control que permite modelar la proyeccin de la Entidad, a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas los resultados previstos, materializando las estrategias establecidas para dar cumplimiento a su misin, visin y objetivos institucionales esperados en un perodo de tiempo determinado, asegurando adicionalmente los recursos necesarios para el logro de los fines de la Entidad. Modelo de Operacin: Elemento de Control que permite conformar el estndar organizacional que soporta la operacin de la Entidad, armonizando con visin sistmica la funcin, misin y visin institucional con los componentes corporativos que la conforman. El Modelo de Operacin, facilita la definicin de una estructura organizacional eficiente, que permita coordinar y mantener bajo control cada uno de los maprocesos y procesos, a fin de obtener de ellos resultados que satisfagan las expectativas de la ciudadana y de los Grupos de inters. Estructura Organizacional: Elemento de Control que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad que permiten dirigir y ejecutar los procesos y actividades definidas por la Entidad, de conformidad con su funcin Constitucional y legal. Debe ser coherente con la misin tener la flexibilidad necesaria para que se adapte a las exigencias y necesidades particulares a las que se ve expuesta.

1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIN DEL RIESGO

Es la conformacin de elementos de Control que al interrelacionarse permiten a la Entidad estudiar y evaluar aquellos eventos, que pueden afectar o impedir el

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cumplimiento de sus objetivos misionales y sociales, habilitndola para emprender las acciones necesarias de proteccin y aseguramiento contra los efectos ocasionados por la ocurrencia de estos eventos.

Contexto Estratgico:
Elemento de Control que permite establecer el lineamiento estratgico que orienta las decisiones de la Entidad, frente a los riesgos que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observacin, distincin y anlisis del conjunto de circunstancias que pueden generar eventos de riesgo. Definir el contexto estratgico controla el primer nivel de exposicin al riesgo.

Identificacin de Riesgos: Elemento de Control que posibilita conocer los eventos

potenciales que ponen en peligro el logro de su funcin constitucional y legal, el cumplimiento de su misin y objetivos, permitiendo establecer los agentes generadores, las causas y los efectos originados por su ocurrencia.

Anlisis de Riesgos: Permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias, calificndolos y evalundolos, a fin de determinar la capacidad de la entidad para su aceptacin o manejo.

Valoracin del Riesgo: Elemento de Control que permite determinar el nivel o grado
de exposicin de la Entidad a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento.

Polticas de Administracin de Riesgos: Elemento de Control que permite

estructurar los criterios orientadores en la toma de decisiones respecto al tratamiento de los riesgos, y sus efectos al interior de la Entidad. Establece las guas de accin necesarias para coordinar y administrar los eventos que pueden inhibir el logro de los objetivos de la Entidad, capacitndolos y habilitndolos para ello.

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN

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Es la estructuracin de Componentes de Control que al interrelacionarse entre s, bajo la accin de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la gestin de las operaciones de la Entidad, orientndola a la consecucin de los resultados necesarios al cumplimiento de sus objetivos institucionales de conformidad con lo establecido por la Constitucin, la ley, sus reglamentos y las reglas propias de autorregulacin de la organizacin.

2.1 COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL

Constituye el conjunto de elementos que al articularse e interrelacionarse, garantizan el Control a la ejecucin de la funcin, planes y programas de la entidad, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operacin hacia la consecucin de sus resultados, metas y objetivos. Las ACTIVIDADES DE CONTROL constituyen el Componente que permite ejercer control sobre toda la operacin de la entidad, ocurre en todos los procesos, interviene todas las funciones y compromete todos los niveles de responsabilidad.

Polticas de Operacin:
Elemento de Control que establece las guas de accin que permiten la implementacin de las estrategias, definiendo los lmites y parmetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la funcin, los planes, los programas y proyectos previamente definidos. Las Polticas de Operacin, establecen as mismo las acciones y mecanismos asociados a los procesos que permite prever los riesgos, que pueden inhibir el cumplimiento de las metas y sus resultados; definen los parmetros de medicin del desempeo de los procesos y de los servidores que tienen bajo su responsabilidad la ejecucin.

Procedimientos:
Es el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operacin de la entidad. Establece los mtodos para realizar las tareas, la definicin de los perfiles de los cargos necesarios a su realizacin, la asignacin de responsabilidad y autoridad en la ejecucin de las actividades.

Controles:
Constituyen acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo, la adecuada ejecucin de las actividades y tareas requeridas para el logro de objetivos de los procesos de una entidad pblica. Los CONTROLES se establecen en las actividades, con el fin de involucrar las acciones conducentes a reducir los riesgos. Estos deben ser suficientes, comprensibles, eficaces, econmicos y oportunos.

Indicadores: 9

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Constituyen instrumentos de Control de orden gerencial, necesarios para la evaluacin de gestin de la PGN. Reflejan el comportamiento de las variables que representan el estado actual o la tendencia de los procesos, proyectos, programas y planes; hacen parte de los sistemas de informacin y facilitan la toma de decisiones.

Manual de Procedimientos:
Se establece como el Elemento de Control materializado en una normativa que contiene y regula la forma de llevar a cabo las operaciones de la PGN, convirtindose en una gua de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su funcin administrativa, todo bajo un lenguaje comn a los servidores pblicos.

2.2. COMPONENTE DE INFORMACIN

Es el conjunto de datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para el grupo de inters de la entidad al que va dirigido; reduce la incertidumbre y aumenta el conocimiento con respecto a eventos internos y externos que se suceden en la PGN, constituyndose en un Componente de Control necesario para su administracin. Sustenta la toma de decisiones, vincula la entidad con su entorno y permite la ejecucin de las operaciones internas; adicionalmente hace parte fundamental de la operacin de la entidad, al convertirse en insumo para la ejecucin de los procesos y a su vez en producto de los mismos.

Informacin Primaria:
Es el conjunto de datos provenientes de fuentes externas que se procesan al interior de la PGN, circunscribindose a dos entornos diferentes, el entorno inmediato es decir las circunstancias con las que la organizacin est en permanente contacto: la comunidad, los proveedores, los contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiacin y otras organizaciones del mismo carcter; y el entorno lejano, el cual se constituye por las variables que no estn en relacin directa ni constante con la entidad pero que afectan su desempeo, el ambiente poltico, las tendencias sociales, las variables econmicas, el avance tecnolgico.

Informacin Secundaria:
Conjunto de datos que se origina y procesa al interior de la entidad; proviene de la fijacin de polticas, de la ejecucin de los procesos y de sus actividades y se obtiene de los diferentes sistemas de informacin que soportan la gestin de la entidad pblica. Debe garantizarse su registro oportuno, exacto y confiable para traducirla en reportes necesarios para su divulgacin, en procura de la realizacin efectiva y eficiente de las operaciones, soportar la toma de decisiones y permitir su divulgacin a los diferentes grupos de inters.

Sistemas de Informacin: 10

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Conjunto de recursos humanos y tecnolgicos utilizados para la produccin de informacin, orientada a soportar la toma de decisiones en cada nivel de la entidad. Los SISTEMAS DE INFORMACIN se ocupan del tratamiento de la informacin en forma oportuna, eficaz y eficiente mediante el uso de los recursos necesarios para la captura, entrada, depuracin, integracin, procesamiento, comparacin, anlisis, almacenamiento y difusin de datos.

2.3 COMPONENTE COMUNICACIN PBLICA

Es el Componente del Control que apoya la construccin de visin compartida, y el perfeccionamiento del entramado de relaciones humanas de la PGN con sus grupos de inters internos y externos, es decir la interaccin entre las personas y la realidad organizacional con el propsito de lograr que mensajes, datos, ideas y actitudes que apoyen el acercamiento de la entidad a los pblicos que atiende y estos a su vez, faciliten el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales.

Comunicacin Organizacional:
Es el elemento de Control que orienta la difusin de polticas y la informacin generada al interior de la PGN para una clara identificacin de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas y los proyectos hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad; debe convocar a los servidores pblicos entorno a una imagen corporativa que comprenda una gestin tica, eficiente y eficaz que proyecte su compromiso con la rectitud y la transparencia, como gestores y ejecutores de lo pblico. Se constituye por el conjunto de instrumentos y mecanismos que cohesiona y confiere identidad a las entidades del Estado, buscando que los servidores pblicos se integren a un proyecto poltico y administrativo, con clara conciencia de su pertenencia y compromiso con los propsitos misionales definidos por cada administracin.

Comunicacin Informativa:
Est constituida por la informacin amplia y transparente de la PGN hacia los diferentes grupos de inters externos, sobre los objetivos y los resultados comparativos de su gestin. Contribuye a la Rendicin de Cuentas ante los diferentes grupos de inters, a la Rendicin de la Cuenta a los rganos encargados de la vigilancia Fiscal en el uso de los recursos pblicos y a generar el respeto colectivo por lo pblico y lo institucional. La Rendicin de Cuentas, se refiere al derecho que tienen los diferentes grupos de inters a estar informados sobre la gestin de la entidad, y al deber de los servidores pblicos de rendir cuentas.

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Medios de Comunicacin:
Constituye el conjunto de mecanismos, mtodos, recursos e instrumentos utilizados para garantizar la divulgacin y circulacin amplia y focalizada de la informacin y de su sentido, hacia los diferentes grupos de inters.

3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN

Es la estructura de Componentes de Control que al interactuar entre s, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y actividades de la PGN; el nivel de ejecucin de los planes, programas, proyectos, procesos y actividades; evaluar los resultados, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la organizacin. Se constituye por los mecanismos de evaluacin y verificacin, necesarios para determinar si el Sistema de Control Interno, es efectivo en la realizacin de su propsito de apoyar el cumplimiento de los objetivos de la PGN; si la operacin se ejecuta en los trminos de eficiencia, eficacia, economa y publicidad que se espera de la funcin pblica de administrar el Estado, y si los objetivos de la entidad se cumplen en los trminos establecidos en la Constitucin, la ley y en su Planeacin estratgica.

3.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIN

Comprende las acciones coordinadas de la PGN que le permiten medir en primera instancia la efectividad del Control Interno, y en segundo lugar, los resultados de la gestin en tiempo real, con el fin de evaluar su capacidad para cumplir los objetivos previstos, y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de las metas y resultados de la Entidad. Se constituye en un proceso estratgico mediante el cual la entidad evala y monitorea en forma integral, la existencia y la efectividad de los controles y el desempeo organizacional frente al cumplimiento de sus objetivos.

AUTOEVALUACIN DEL CONTROL: Conjunto de mecanismos de verificacin y evaluacin, que le permiten a la PGN autodiagnosticar su situacin de Control, al proveer la informacin necesaria para establecer si este funciona efectivamente, o si existen desviaciones en su operacin, que afecten el objetivo para el cual fue creado. Determina la calidad y efectividad de los controles internos y permite emprender las acciones de mejoramiento requeridas. AUTOEVALUACIN DE GESTIN: Elemento de Control que basado en un conjunto de indicadores de gestin, diseados en la Planeacin Estratgica y en la Operacin de la PGN, permite una visin clara e integral

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de su comportamiento, del cumplimiento de sus objetivos e identifica desviaciones sobre las cuales se deben tomar correctivos. Permite evaluar peridicamente el comportamiento de las variables cuantitativas o cualitativas establecidas en los Indicadores, con el fin de observar la situacin y las tendencias de cambio generadas en la entidad con respecto al logro de los objetivos y metas previstos, evaluar el desempeo de los servidores pblicos, los riesgos que afectan las operaciones, la gestin, el impacto y la eficacia de los resultados entregados, en razn a los propsitos y funciones asignadas.

3. 2 COMPONENTE EVALUACIN INDEPENDIENTE

Es el conjunto de Elementos de Control, que garantiza el examen autnomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestin y resultados corporativos de la PGN, por parte de la Oficina de Control Interno. Presenta como caractersticas la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza y debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas que establecen objetivos especficos de evaluacin al control, la gestin, los resultados y el seguimiento a los Planes de Mejoramiento de la Entidad. La independencia en la Evaluacin, consiste en el examen que sobre el Sistema de Control Interno y la gestin, realizan personas que no estn directamente involucradas en la operacin diaria y cotidiana de la entidad pblica. EVALUACIN INDEPENDIENTE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Es el Proceso de evaluacin cuyo objetivo es emitir juicios fundados a partir de evidencias, sobre el grado de efectividad del Control Interno en la operacin y cumplimiento de los objetivos de la PGN. La EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO en forma independiente a la administracin de la entidad toma como base el cumplimiento de los objetivos, principios y fundamentos del Sistema de Control Interno la existencia de los diferentes Subsistemas, Componentes y elementos comprobando la efectividad de cada uno de ellos y en su interaccin para apoyar el cumplimiento de los objetivos de la entidad. La EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO genera recomendaciones al Nivel Directivo a fin de retroalimentar los procesos de AUTOEVALUACIN, de elaboracin de PLANES DE MEJORAMIENTO y generar los insumos necesarios para llevar a cabo los procesos de AUDITORA INTERNA de la Entidad. AUDITORA INTERNA: Constituye el mecanismo que permite llevar a cabo el examen sistemtico, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la gestin de las diferentes dependencias de la PGN, practicada por reas de la entidad independientes a su ejecucin, a fin de determinar si los recursos se han utilizado con la debida consideracin por su economa, eficiencia, eficacia y transparencia; si se han observado las normas internas y externas que les sean aplicables, permiten revelar los aspectos

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ms importantes de la gestin y los resultados obtenidos, satisfaciendo a los diferentes grupos de inters. Su objetivo es emitir juicios fundados a partir de evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, los planes, los programas y los proyectos, sugiriendo las acciones de mejoramiento correspondientes.

3.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

Son los Instrumentos que consolidan el conjunto de acciones requeridas para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno, en el direccionamiento estratgico en la gestin y resultados de la gestin de la PGN. Los PLANES DE MEJORAMIENTO consolidan las acciones de mejoramiento derivadas de la AUTOEVALUACIN, de las recomendaciones generadas por la EVALUACIN INDEPENDIENTE, AUDITORA INTERNA y de los hallazgos del Control Fiscal (Contralora General de la Repblica), como base para la realizacin de un programa de mejoramiento de la gestin administrativa de la entidad que permita el cumplimiento de los objetivos definidos, la aprobacin por la autoridad competente, la asignacin de los recursos necesarios para la realizacin de los planes, la definicin del nivel responsable, el seguimiento a las acciones trazadas, la fijacin de las fechas lmites de implementacin y la determinacin de los indicadores de logro y seguimiento de las mejoras, con lo cual se establecen las especificaciones de satisfaccin y confiabilidad.

PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL:

Constituye el Plan de orden corporativo que integra las acciones de mejoramiento que la PGN en su conjunto, debe adelantar para fortalecer su desempeo institucional y cumplir con su funcin, misin y objetivos en los trminos de la Constitucin y la ley. El Plan de Mejoramiento Institucional tiene en cuenta los compromisos adquiridos con los Organismos de Control Fiscal, de Control Poltico y con los diferentes grupos de inters. Su contenido debe contemplar el anlisis de las variaciones presentadas entre las metas esperadas y los resultados encontrados, analizando para cada caso las causas y consecuencias que de ello se derivan; la definicin de su objetivo, alcance, acciones a implementar y metas de logro en un periodo de tiempo determinado; la asignacin de los responsables y de los recursos requeridos y las acciones de seguimiento necesarias para verificar su cumplimiento.

PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS:

Constituyen los planes administrativos que contienen las acciones de mejoramiento a nivel de los PROCESOS y de las reas responsables dentro de la organizacin, que han de adelantarse para fortalecer su desempeo y funcionamiento en procura de alcanzar los objetivos institucionales. En la PGN se viene adelantado a travs del Proyecto de Modernizacin Institucional.

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PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL:

Definen las acciones de mejoramiento que dentro del Plan de Mejoramiento por Procesos, Institucional o en resultado de las recomendaciones de la auditora interna, debe ejecutar cada uno de los servidores pblicos en un marco de tiempo y espacio definidos, mejorando las actividades y/ o tareas bajo su responsabilidad y propiciando con ello el mejoramiento de los procesos, los macroprocesos y los resultados del rea a la cual pertenecen. Su orientacin especfica es al mejoramiento del servicio pblico y su incidencia en el desempeo de los procesos y del rea o dependencia a la cual se encuentran asignados, para lograr una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad. TRMINOS Y DEFINICIONES

Acciones de Mejoramiento: conjunto de acciones diseadas para corregir las observaciones detectadas en la evaluacin independiente o en la evaluacin realizada por el rgano de control fiscal competente (Contralora General de la Repblica). Administracin del riesgo: Es la capacidad que tiene la Entidad para emprender las acciones necesarias que le permitan el manejo de los eventos que puedan afectar negativamente el logro de los objetivos institucionales, protegerla de los efectos ocasionados por su ocurrencia. Alta Direccin: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms alto nivel una entidad. Ambiente de trabajo: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo. Amenaza: La fuente de dao potencial o una situacin que potencialmente cause prdidas. Anlisis del riesgo: El uso sistemtico de informacin disponible para determinar con qu frecuencia un determinado evento puede ocurrir y la magnitud de sus consecuencias. rea de Impacto: Es todo recurso, bien u oportunidad al cual se le ha de asignar un valor y su afectacin podra comprometer el cumplimiento de sus objetivos y metas. Autocontrol: Es la capacidad que tiene cada servidor pblico, independientemente de su nivel jerrquico dentro de la Entidad, para evaluar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos, mejorar y solicitar ayuda cuando lo considere necesario, de tal manera que la ejecucin de los procesos, actividades y tareas bajo su responsabilidad garanticen el ejercicio de una funcin administrativa transparente y eficaz. Auditora Interna: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen los criterios definidos para la auditora interna.

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Cliente: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. Control: Son las polticas, procesos, dispositivos, prcticas u otras acciones que actan para eliminar o minimizar los riesgos adversos o mejorar oportunidades positivas. Proveen una seguridad razonable relativa al logro de los objetivos. Control Preventivo: Son las acciones y mecanismos que se implementan para evitar las desviaciones del proceso. Control Detectivo: Son las acciones implementadas para Identificar desviaciones en la ejecucin de un proceso. Control Correctivo: Son las acciones implementadas con el fin de corregir las desviaciones identificadas ya concluido el proceso. Efectividad: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Enfoque basado en los Procesos: Identificacin y gestin sistemtica de los procesos empleados en las entidades. En particular, las interacciones entre tales procesos se conocen como "enfoque basado en los procesos". Estructura de la Entidad: Disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal. Evaluacin del riesgo: El proceso utilizado para determinar prioridades en la administracin del riesgo por la comparacin de niveles de riesgo frente a estndares determinados, lmites de niveles del riesgo u otros criterios. Gestin: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad. Grupos de Inters: Son los entes o individuos que estn o perciben que pueden ser afectados por una decisin o actividad que desarrolla la Entidad. Identificacin del riesgo: CMO. Proceso que determina QU puede suceder, POR QU y

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Lineamientos estratgicos: Son aquellos que se establecen sin que se les asigne un periodo de validez determinado. Comprenden los fines, la misin y los valores.

Normograma: Conjunto de normas asociadas con los objetivos del proceso/subproceso, sean stas de carcter externo (Constitucin, polticas, leyes, decretos, o de carcter interno polticas, normas administrativas, Etc.) que soportan legalmente y en relacin con la funcin pblica, la ejecucin de los procedimientos. Objetivo: Son los resultados especficos que la PGN aspira a lograr por medio de su misin en un plazo determinado. Estn directamente relacionados con las funciones generales otorgadas a la Entidad. Plan de contingencia: Parte del plan de manejo de riesgos que contiene las acciones a ejecutar en caso de la materializacin del riesgo, con el fin de dar continuidad a los objetivos de la entidad. Plan de manejo de riesgos: Plan de accin propuesto por el grupo de trabajo, cuya evaluacin de beneficio costo resulta positiva y es aprobado por la gerencia. Plan de mejoramiento: Parte del plan de manejo que contiene las tcnicas de administracin del riesgo orientadas a prevenir, evitar, reducir, dispersar, transferir o asumir riesgos. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en prctica bajo condiciones controladas, para generar valor. - Procesos misionales: Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razn de ser. - Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son necesarios en los procesos estratgicos, misionales y de medicin, anlisis y mejora. - Procesos de evaluacin: Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medicin, seguimiento y auditora interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratgicos, de apoyo y los misionales.

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INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA ENCUESTA DE DIAGNSTICO MECI 1000:2005

Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situacin que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. Riesgo absoluto: Es la evaluacin de la consecuencia y probabilidad que ignora los controles que estn vigentes, excepto los controles inherentes, tales como el comportamiento racional, por parte de los funcionarios. Riesgo residual: Se refiere al margen o residuo de riesgo que puede darse a pesar de las medidas de tratamiento tomadas para la administracin del riesgo. Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados que interactan con el fin de lograr un propsito. Subsistema: Conjunto de elementos dentro de otros y que ayudan a cumplir la funcin del sistema. Subprocesos: Conjunto de actividades que operativizan los procesos. Verificacin: confirmacin, mediante la aportacin de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados.

CONCEPTOS ADAPTADOS DEL DECRETO 1599 DE 2005 -ANEXO TCNICO MECI 1000:2005 Y LA NTC GP 1000:2004.

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