Fundamentos de Organizacién Documental Actividad de Aprendizaje Los rapidos avances en las tecnologias de la informacién han llegado a muchos ambitos, y han afectado también a los archivos. En este campo se comenzé a utilizar la informatica para gestionar los grandes voluimenes de informacién que se generaban; después empez6 a crecer el nlimero de documentos creados directamente en los ordenadores y que se almacenaban en el mismo formato electrénico en el que habian sido originados, dando lugar a documentos electrénicos de archivo. Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrénicos. El C/A (Consejo Internacional de Archivos) determina que son funciones del archivo: identificar, salvaguardar, preservar los documentos y asegurar que van a ser accesibles y comprensibles. Las actividades que se incluyen en las funciones del archivo comienzan en la primera etapa del ciclo de vida de los documentos y terminan al final de dicho ciclo, y han de tener presente el objetivo principal del archivo, que es asegurar la creacién y la preservacién del valor probatorio de las actividades 0 transacciones realizadas por los creadores de los documentos. Al tratarse de documentos electrénicos, las funciones del archivo deben ser sometidas a ciertas modificaciones. No se puede decir todavia que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero si que cada vez son mds los documentos que nacen y se conservan en las organizaciones sin pasar por el formato papel. De otro lado, la aplicacién de la informética en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenémeno que tiene sus implicaciones en la gestién documental: la proliferacién de bases de datos. Por tal razén, es necesario tener en cuenta que una base de datos es el resultado de las actividades de la empresa y eS por ello que se les puede considerar documentos de gestién. Amig@ estudiante: A partir de los temas trabajados en la semana y con base en lo anterior, participa en el foro: El proceso de organizacién en la realidad empresarial, con tus respuestas a los siguientes interrogantes: Qué es un documento electrénico de archivo? Materia elaborade por: Mary Luz Lépez Heménde2, Instructor de Archivistea. SENA, Regional Atioqula£Qué es un archivo electrénico? {Consideras que todos los documentos electrénicos que se generan y se reciben en las unidades administrativas deben ser considerados documentos de archivo? 4Crees que el cambio de formato papel a formato electrénico supone también un cambio en el proceso de organizacién documental? {Qué diferencias encuentras entre un archivo electrénico y un archivo fisico? {Qué es una base de datos? La organizacién documental debe integrar los documentos en papel, los documentos electrénicos y las bases de datos. ,Cual es tu propuesta para lograr tal integracién? Animate a participar, tus aportes son muy valiosos para la construccién del conocimiento colectivo. Material elaborado por: Mary Luz Lépez Hemdndez,Inttctora de Archivistica, SENA, Regional Antoqula