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Master en Gestin de la Calidad

25. Contabilidad analtica y clculo de costes

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Contabilidad analtica y clculo de costes Contabilidad general y contabilidad de costes La contabilidad analtica o contabilidad de costes es un conjunto de tcnicas cuyos objetivos son dar a conocer los costes de los productos o servicios y los costes de los departamentos o de las distintas funciones de una empresa. Con ayuda de dicha contabilidad podemos por ejemplo conocer cuanto nos cuesta un determinado producto o servicio o el coste de las distintas etapas de su elaboracin. Por tanto, esta contabilidad permite identificar lo que cuesta un determinado producto o servicio, lo que cuesta cada una de las etapas de elaboracin de dicho producto o servicio y lo que cuesta un departamento de la empresa. La contabilidad general por contraste tiene por objetivo la elaboracin de los estados contables, es decir, produce informacin para el exterior de la empresa, mientras que la contabilidad de costes nos proporciona informacin interna, que sirve como base para la toma de decisiones en la empresa. Dado el carcter interno de la contabilidad de costes hay una mayor flexibilidad y cada empresa puede emplear el sistema de clculo de costes que le parezca ms adecuado a sus necesidades. Tipos de costes

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Sistemas de costes Sistema de costes directos (direct costing): Este mtodo calcula los costes de un producto o servicio teniendo solamente en cuenta los costes variables que son directamente asignables con facilidad al servicio correspondiente. Sistema de costes totales (full costing): Hay una gran cantidad de mtodos para calcular los costes. La eleccin de un mtodo u otro depende de los objetivos que busque la empresa con su sistema de costes. Vamos a centrarnos en esta obra en el mtodo de las secciones, empleado si lo que interesa es conocer los costes de los productos o servicios o de los distintos departamentos, as como el coste de elaboracin del producto en cada seccin de la empresa. Para emplear este mtodo hay que seguir los siguientes pasos: 1. En primer lugar dividimos toda la empresa en secciones (por ejemplo, marketing, administracin, calidad, compras...) 2. Hay que asignar todos los costes que se han producido en un periodo determinado a las distintas secciones. Hay que identificar siempre los criterios que se van a seguir para llevar a cabo esta imputacin. ( Por ejemplo para imputar los costes de personal, imputaremos a cada departamento segn los empleados de que conste, el alquiler del local puede imputarse en funcin de los metros cuadrados que ocupa cada seccin...) En caso de costes que no son directamente asignables a ninguna seccin, los imputamos a una seccin de costes generales. Con este proceso, logramos el dato de costes totales por seccin. 3. A continuacin hay que asignar los costes de las secciones auxiliares a las secciones principales. El reparto de las secciones auxiliares a las secciones principales se hace en funcin de la dedicacin que las secciones auxiliares tienen a cada una de las secciones principales. Para este reparto pueden emplearse distintos criterios. En algunos casos es sencillo encontrar criterios objetivos, por ejemplo para mantenimiento, ya que se puede estudiar con facilidad el nmero de horas que mantenimiento ha trabajado para cada una de las secciones... Pero en otros muchos casos es difcil o poco til el empleo de estos criterios objetivos y puede ser mejor emplear criterios subjetivos, como puede ser un reparto en funcin de los ingresos de cada seccin. Con esto llegamos a conocer el coste de las secciones principales. 4. A continuacin deben definirse las unidades de obra (=unidad de medida de actividad), para cada una de las secciones principales. Por ejemplo para el caso de una fbrica de bolgrafos para el rea de empaquetado, sera el nmero de pedidos empaquetados, para montaje, el nmero de bolgrafos montados... Estas unidades pueden ser tanto fsicas (litros, kilogramos...) como horas de mano de obra. 5. Para cada seccin principal se realiza para un periodo concreto el siguiente clculo: costes totales de la seccin en el periodo definido entre las unidades de obra producidas. Se obtiene as el coste por unidades de obra en cada seccin. 6. El siguiente paso consiste en calcular el nmero de unidades de obra de cada seccin que se precisan para obtener una unidad de producto. Despus multiplicamos el nmero de unidades de obra por el coste de una unidad de obra en la seccin correspondiente. Con ello hemos calculado

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el coste de produccin del producto por secciones. 7. El coste total de una unidad de producto es el resultado de sumar el coste de las materias primas y de otros costes variables directamente imputables a cada producto y el coste de las secciones. Costes relativos a la calidad Definicin de los costes relativos a la calidad Costes relativos a la calidad: Costes ocasionados para asegurar y garantizar una calidad satisfactoria y dar la confianza correspondiente, as como las prdidas en que se incurre cuando no se obtiene calidad satisfactoria. UNE-EN-ISO 8402 La norma incluye dos notas al respecto: 1. Los costes relativos a la calidad se clasifican en cada organizacin segn sus propios criterios. 2. Algunas prdidas podran ser difciles de cuantificar, pero pueden ser de gran importancia, tales como la prdida de imagen. Vamos a estudiar a continuacin cules son los costes relativos a la calidad.

Clasificacin costes relativos a la calidad Costes de Calidad Son los costes en los que se incurre para evitar la no calidad. stos son los costes de prevencin y evaluacin y pueden considerarse como costes controlables. Una empresa podra si lo desea reducirlos a cero o tambin en su caso podran elevarse hasta el infinito. Es decir, tenemos la libertad de establecer hasta qu nivel elevamos estos costes. El problema est en encontrar el nivel ptimo ya que si son demasiado bajos, repercutir en la calidad de nuestros productos o servicios, pero si son demasiado elevados, pueden suponer un encarecimiento excesivo de nuestro producto o servicio. Hasta qu nivel son rentables estos costes? Para contestar a esta pregunta, lo primero que tenemos que hacer es calcular cules son en realidad estos costes. Para ello vamos a estudiar ms en profundidad los costes de prevencin y evaluacin y qu conceptos entendemos que pertenecen a cada uno de los dos tipos.

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Costes de prevencin (Prevention Costs) Son los costes en los que se incurre para intentar reducir o evitar los fallos. Entre los costes de prevencin podramos nombrar los siguientes: Costes de formacin: Aqu se incluiran los costes que tendra la empresa si por ejemplo organiza seminarios o jornadas sobre la calidad. Investigacin de mercados: Este concepto no suele ser incluido dentro de los costes de prevencin, pero tiene mucho sentido considerarlo. Se identifican como costes de prevencin los costes de investigaciones de mercado que tengan como objeto saber qu entienden nuestros clientes como calidad, ya que si no lo sabemos no podemos ofrecrselo. Revisin: Revisin del diseo del producto, del proceso de fabricacin, de comercializacin o administracin. Por estas revisiones podemos entender el anlisis del producto, proceso, ... en busca de mejoras que permitan aumentar la previsin de los fallos. Mantenimiento preventivo: El correcto mantenimiento de las mquinas y de las instalaciones, previene y reduce la aparicin de fallos. Coste de estructura del departamento de calidad: Todos los costes de sueldos y salarios, costes de materiales y equipo, amortizacin de activos, electricidad... Prevencin de la calidad en la empresa del proveedor: Si logramos que nuestros suministradores sean ms productivos, y mejoren la calidad de sus productos, eso har a su vez mejorar los nuestros. Coste de concepcin de manuales de prevencin de calidad Costes ligados al funcionamiento de los crculos de calidad44: Todas las horas de los miembros del crculo, circulares, materiales... Costes ligados al funcionamiento de un sistema de sugerencias: Recogida, anlisis.... Programas de calidad: Todos los gastos generados por un programa que pretenda la implantacin de un sistema de calidad total en la empresa. Anlisis de los fallos: El anlisis de los fallos potenciales evita los costes que la materializacin de dichos fallos llevaran acarreados. Costes ligados a otras actividades tales como anlisis de valor y estudios de fiabilidad Campaas especiales de motivacin de los colaboradores de la empresa Benchmarking. Costes de evaluacin (Appraisal Costs) Son los costes en los que se incurre al realizar comprobaciones para conocer el nivel de calidad que ofrece la empresa. Las actividades recogidas bajo este concepto son entre otras las siguientes: Auditoras, inspecciones, ensayos, homologaciones, certificaciones y revisiones de calidad: Sirven para establecer el nivel de calidad de productos o servicios, procesos... Amortizacin y mantenimiento de los equipos de medida. Investigacin de mercado: Se consideran aqu las investigaciones de mercado que tienen como objeto conocer la opinin de los clientes sobre la calidad de los productos y servicios ofrecidos. Formacin para la evaluacin: Formacin de las personas que van a trabajar directamente en la evaluacin. Mantenimiento laboratorios.

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Costes de no calidad (Failure Costs) Los costes de no calidad son todos aquellos costes que se producen por no lograr las especificaciones de calidad marcadas, es decir, son los costes de los fallos. Se hace una divisin de los costes de la no calidad en internos y externos. Los costes de los fallos hay que calcularlos siempre de forma marginal, es decir, coste que la empresa tenga adicionalmente debido al fallo. A continuacin se expone qu entendemos por costes de fallos internos y externos y qu conceptos se incluyen en cada uno de ellos. Coste de fallos internos Se consideran fallos internos aquellos que se producen antes de que se efecte la venta. Es decir, antes de que el producto llegue a manos del cliente. Dentro de este tipo de costes se incluyen los siguientes: Desechos o productos que a lo largo del proceso de fabricacin se detecta que no tiene la calidad deseada y que se separan del proceso productivo. Reprocesos: son aquellos productos que se detecta que tienen algn fallo y vuelven a pasar por alguna de las fases del proceso productivo Reinspeccin de productos en los que se han cometido fallos. Retrasos consecuencia de reprocesos: los retrasos genera costes debido a la necesidad de variar la planificacin de produccin, hay que buscar transportes especiales... Aceleraciones para compensar retrasos: por ejemplo los costes en horas extras para compensar estos retrasos estn dentro de este concepto. Accidentes: por errores en la planificacin u organizacin de la produccin o falta de formacin o errores en el mantenimiento. Reduccin de la productividad o aumento de absentismo generada por la desmotivacin que los fallos internos generan en los empleados. Reducciones de ventas: debido a los fallos interno disminuye la produccin, lo cual genera una disminucin en las ventas. Aumento de los costes financieros: el incremento del plazo de stock y del plazo de cobro de los clientes hace que aumenten las necesidades de financiacin, y con ello aumentan los costes financieros. Hurtos.

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Coste de fallos externos Los fallos externos son aquellos que se producen una vez que el producto ya ha sido entregado al cliente. La gravedad de estos fallos es mucho mayor, ya que cuanto antes se detecte un fallo menos elevado ser su coste. Dentro de los costes de fallos externos se incluyen los siguientes captulos: Servicios post-venta. Reclamaciones, pleitos e indemnizaciones. Retrasos, aceleraciones, reprocesos, desmotivacin de los empleados: ya que el producto debe ser reemplazado por otro o hay que reprocesarlo, lo que al igual que en el caso de los costes de fallos internos supone cambios en la planificacin de produccin. Imagen negativa de la empresa que puede afectar a las ventas futuras. A su vez los costes de no calidad podemos dividirlos en costes tangibles y costes intangibles. Costes tangibles son aquellos que se pueden calcular de forma objetiva, suelen ser desembolsos monetarios reales. Por ejemplo son los costes de mano de obra y materiales. Costes intangibles son aquellos que no pueden ser fcilmente calculables, su clculo es subjetivo. Son por ejemplo los costes derivados de la prdida de imagen por parte de la empresa, o la desmotivacin de los empleados. Costes totales de calidad Los costes totales de calidad suponen la suma de los costes de calidad y no calidad. Costes totales de calidad= Costes prevencin + Costes Evaluacin + Costes de Fallos Existe una relacin entre los costes de calidad y no calidad que a continuacin vamos a estudiar en profundidad: Los costes de no calidad son inversamente proporcionales a los costes de calidad. Para aclarar esta relacin de una forma ms sencilla vamos a exponerla grficamente:

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Coste de la calidad Pag 66 de ORIOL AMAT Costes de calidad y no calidad La grfica representa como en un principio, a medida que aumentan los costes de la calidad, disminuyen los costes de fallos. Esto sucede porque si aumentamos los costes en prevencin y evaluacin esto supone lgicamente que tendrn un efecto positivo en la calidad, haciendo disminuir la frecuencia/gravedad de los fallos, disminuyendo as los costes por este concepto. Pero observando la grfica podemos tambin observar como llega un punto a partir del cual los costes de calidad aumentan de forma estrepitosa, y sin embargo, no van acompaados de una disminucin de los costes de fallos, sino que stos permanecen ya constantes. Este hecho es tambin muy intuitivo. Llega un punto en el cual, por mucho que intentemos prevenir fallos y por mucho que gastemos en la evaluacin y bsqueda de los mismos, ya no vamos a encontrar prcticamente fallos. Es decir, podemos elevar este coste hasta el infinito, pero a partir de cierto punto, esto ya no va a resultar en absoluto rentable o eficaz, porque los fallos van a ser tan reducidos que ya no vale la pena hacer ms prevencin y evaluacin. La clave est en encontrar el punto de equilibrio, es decir, la combinacin de costes de calidad y no calidad que nos permite con los menores costes posibles, lograr la mejor calidad posible. A este punto lo denominaremos coste ptimo de calidad.

Coste de la calidad Pag 66 de ORIOL AMAT Costes de calidad y no calidad En la grfica podemos observar que a travs de la suma de los costes de calidad y los costes de fallos hemos construido la curva de costes totales de la calidad. El mnimo de esta curva es el coste total mnimo, que se produce en el momento en que reducir el coste de los fallos es difcil debido a que lo que se puede ahorrar en fallos es menor que los costes suplementarios que se precisan de prenvencin y evaluacin. Este coste total mnimo no tiene porque coincidir con el coste ptimo ya que se puede preferir tener mayores costes de prevencin y evaluacin pero un menor coste de fallos. Lo que es seguro es que los costes de la calidad no pueden elevarse indefinidamente y que en algn punto es necesario pararlos.

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Es muy importante en la bsqueda del punto ptimo de los de costes de la calidad y no calidad, no fijarse sin ms en el mnimo matemtico de una curva de costes. Debemos pensar siempre en nuestros clientes, qu desean?, qu nos requieren nuestros clientes? El nivel ptimo deberan definirlo ellos.

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