TEMA 3. Autoevaluacion de Oficina - Herramientas Ofimaticas

TEMA 3.
Automatización de
oficina. Herramientas
ofimáticas: hojas de cálculo,
procesadores de texto, bases
de datos. Paquetes Integrados.
Gráficos y autoedición. Especial
atención a las herramientas
ofimáticas de uso común en la
Generalitat Valenciana: Word,
Excel y Access.
OPE GVA INFORMÁTICA

◄ OPE GVA INFORMÁTICA
Índice
1. Automatización de oficina ..........................................................................................................5
2. Herramientas ofimáticas ..............................................................................................................5
2.1. Ayuda ......................................................................................................................................... 7

2.2. Cuadros de diálogo ................................................................................................................ 7
2.3. Utilización de macro comandos ........................................................................................... 8
2.4. Zoom-vista preliminar ............................................................................................................... 8
2.5. Barra de título ............................................................................................................................ 8
2.6. Barra de menús ......................................................................................................................... 9
2.7. Barra de herramientas ............................................................................................................. 9
3. Microsoft Word ...............................................................................................................................9
3.1. Regla ......................................................................................................................................... 10

3.2. Barras de desplazamiento .................................................................................................... 10
3.3. Área de trabajo o edición.................................................................................................... 10
3.4. Barra de estado ...................................................................................................................... 11
3.5. El desplazamiento por la ventana de Word ..................................................................... 11
3.6. Crear, abrir, guardar y salir de documentos de Word ................................................... 12
3.7. La visualización de documentos en Word ........................................................................ 13
3.8. Funciones de edición básica ............................................................................................... 13
3.9. Herramientas de corrección: ortográfica y gramatical ................................................. 19
3.9.1. Autocorrección ..................................................................................................... 20
3.10. Imprimir en Word .................................................................................................................. 21
3.11. Los gráficos ............................................................................................................................ 22
4. Excel .............................................................................................................................................22
4.1. La ventana de Excel .............................................................................................................. 23

4.2. El desplazamiento por la ventana de Excel ..................................................................... 24
4.3. Introducción de datos en Excel .......................................................................................... 25
4.4. Formatos en Excel .................................................................................................................. 25
4.5. Tipos de datos en Excel ......................................................................................................... 28
4.6. Operaciones de cálculo en Excel ...................................................................................... 28
4.7. Cálculos combinados ........................................................................................................... 28
Tema 3 - 3
4.8. Operaciones de comparación ........................................................................................... 29
4.9. Funciones en Excel ................................................................................................................. 29
4.10. Crear e insertar gráficos en Excel ..................................................................................... 30
4.11. Imprimir en Excel ................................................................................................................... 31
5. Bases de datos ............................................................................................................................32
6. Microsoft Access .........................................................................................................................33
6.1. Objetos de Access ................................................................................................................. 33

A. Las tablas ...................................................................................................................... 34
B. Las consultas en Access ............................................................................................. 39
C. Los formularios en Access ......................................................................................... 40
D. Los informes en Access .............................................................................................. 42
E. Las macros en Access ................................................................................................ 43
F. Los módulos en Access............................................................................................... 43
7. Paquetes integrados ...................................................................................................................43
7.1. Diferentes tipos de paquetes integrados .......................................................................... 43

8. Programas gráficos y de autoedición ......................................................................................44
8.1. Programas de autoedición .................................................................................................. 45
4 - Tema 3
1. AUTOMATIZACIÓN DE OFICINA
En la década de los ochenta, llegó la revolución del ordenador personal: ya era posible
disponer de ordenadores en la oficina e incluso en el hogar. Las posibilidades se
multiplicaban, y no tardaron en aparecer las primeras aplicaciones de oficina
Las empresas necesitan guardar información sobre clientes, proyectos, empleados, etc. Para
ello hacen uso de los ordenadores y de las herramientas adecuadas que incorporan éstos
con el fin de ser más productivos.
Se entiende por automatización de oficinas el conjunto de tecnologías de la información y

comunicación que permiten mejorar la productividad de los trabajos típicos de oficina.
Podemos definir la ofimática (oficina automática) creado a partir de oficina e informática,

como el uso de la informática para facilitar las tareas habituales que surgen en la empresa, la
automatización de las tareas que se llevan a cabo en una oficina. En algunos textos se utiliza
la denominación de burótica como sinónimo de ofimática.
Las aplicaciones de oficina se centraron inicialmente en la mecanografía, la gestión de

archivos y el cálculo numérico. Según mejoraban las prestaciones de los ordenadores, fueron
surgiendo nuevos programas, como los gestores de bases de datos o las aplicaciones de
creación de presentaciones multimedia.
Las tareas de oficina son tan variadas que resulta difícil establecer una clasificación
exhaustiva de las aplicaciones desarrolladas para facilitarlas. Por este motivo, nos ceñiremos a
los tipos de programas más utilizados, y repasaremos cómo han contribuido a cambiar nuestra
forma de trabajo.
Las características del software ofimático son las siguientes:
 Gran capacidad de almacenamiento de información.

 Facilidad de consulta y recuperación de la información.
 Facilidad para modificar y tratar los datos.
 Enorme potencia de cálculo.
 Capacidad para manejar información de todo tipo: textos, números, imágenes,
sonidos, video, etc.
 Facilidad para los distintos programas de interactuar entre ellos y transmitirse
información ya sea mediante incrustación (una copia del objeto pasa a formar parte
del archivo y ya no puede actualizarse) o mediante vinculación (el archivo tiene un
enlace al objeto original, si este cambia también lo hace en el archivo).
2. HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS
Las principales aplicaciones o herramientas que incluyen los paquetes ofimáticos son las
siguientes:
1. Procesador de textos : Sin duda es el tipo de aplicación ofimática más

popular. Las tradicionales máquinas de escribir cayeron en desuso ante
aplicaciones informáticas capaces de almacenar textos que podían
modificarse e imprimirse repetidas veces: Cartas, informes, nóminas, etc. Las po-
Tema 3 - 5
sibilidades parecían ilimitadas y trascendieron el mundo empresarial para convertirse en
imprescindibles también en el hogar. Al incorporar, además, herramientas de formato o de
revisión ortográfica, se convirtieron en potentes herramientas que justificaban por sí mismas la
adquisición de un ordenador.
2. Hoja de cálculo: Reproducen nuestra mecánica habitual de trabajo con

números: utilizamos tablas que representan distintos conceptos en las filas y en
las columnas, y calculamos después valores en cada intersección usando
fórmulas matemáticas. Desde principios de la década de los ochenta esta
tarea se asignó a los ordenadores: la versatilidad de las hojas de cálculo se ha
visto aumentada por la inclusión de funcionalidades adicionales, como la generación
automática de gráficos a partir de los datos incluidos en las tablas. Las empresas utilizan las
hojas de cálculo para preparar presupuestos o facturas. Si la empresa es pequeña, las hojas
de cálculo bastan para llevar la contabilidad, un uso habitual también en el hogar.
3. Gestor de base de datos : La informática cambió radicalmente los soportes

de información en la empresa: voluminosos archivos llenos de carpetas
dejaron paso a sus equivalentes virtuales. Sin embargo, a pesar de los
avances, seguía siendo complicado estructurar los datos en los archivos y
acceder a su contenido de forma automática. Las bases de datos dan
respuesta a este problema almacenando de forma estructurada toda la información relativa
a la empresa: datos de nuestros empleados, cartera de clientes, inventario de material, etc.
Pese a la gran complejidad de los gestores de bases de datos profesionales, con el tiempo
surgieron versiones ofimáticas capaces de dar soporte a pequeñas o medianas empresas.
4. Programa de presentaciones: Este tipo de programas permite realizar

vistosas presentaciones audiovisuales, habitualmente mostradas después
mediante un proyector de vídeo. Su uso en la empresa está muy extendido
en todo tipo de exposiciones o reuniones, tanto internas como con clientes.
Los programas de presentación aparecieron más tarde que el resto de las
aplicaciones: hasta bien entrada la década de los noventa se seguían utilizando
retroproyectores de transparencias, debido al alto coste de los proyectores electrónicos de
imagen o vídeo.
Una forma de definir el uso de las herramientas informáticas sería:
 El procesador de textos: sirve para escribir textos, almacenarlos, recuperarlos,

modificarlos y darles formato.
 La hoja de cálculo: con la que se realizan cálculos matemáticos, monetarios,
científicos o estadísticos de una manera rápida y sencilla. También se emplea para
generar gráficos.
 Los gestores de base de datos: permiten almacenar y consultar grandes conjuntos de
datos.
 Los programas de presentaciones: utilizados para presentar proyectos o informes de
una manera muy visual y atractiva.
 Los programas de dibujo: permiten elaborar diseños gráficos, montajes fotográficos,
etc.
 Los gestores de correo electrónico: sirven para enviar y recibir mensajes escritos entre
ordenadores.
6 - Tema 3
El proceso de incluir todas las funciones que poseen los programas ofimáticos (abrir, guardar,
imprimir, cortar, copiar, pegar, insertar, corrector ortográfico...) generó un grave problema:
cómo poner todas estas posibilidades en manos del usuario, sin que llegue a ser un auténtico
quebradero de cabeza. La solución vino con el uso de la interfaz gráfica de usuario (GUI), que
permite que todas las tareas se puedan realizar más fácilmente mediante el ratón y no a base
de comandos escritos. De esta forma aparecen en pantalla los comandos de un programa
mediante botones, colores, símbolos y ventanas.
La interfaz tiene dos misiones principales:
 Informar al usuario acerca de los elementos que tiene a su disposición y para qué
sirven.
 Ofrecer la posibilidad de elegir entre las distintas opciones.
Existen numerosos componentes que forman parte de todos los productos ofimáticos
actuales. Vamos a describir a continuación alguna de ellos.
2.1. Ayuda
Todas las aplicaciones ofimáticas poseen un sistema de ayuda para poder aclarar dudas.
Existen varios tipos de ayuda, entre los que cabe destacar los siguientes:
Ayuda estándar: la más habitual y la que se utiliza con mayor frecuencia. Suele
incluir botones, ventanas, enlaces, índices, búsquedas temáticas, etc.
Ayuda sensible al contexto: según estemos ejecutando ciertas tareas dentro

del programa serán accesibles algunas opciones, mientras que otras estarán
desactivadas.
2.2. Cuadros de diálogo

Son ventanas donde se muestra al usuario varias opciones o posibilidades a escoger, de
manera que la función que se va a realizar resulte mucho
más sencilla. Normalmente su funcionamiento no suele
resultar complicado.
Existen varios objetos posibles dentro de un cuadro de

diálogo (llamados controles):
 Botones de comando: ejecutan una determinada

acción.
 Botones de opciones: presentan varias
posibilidades, teniendo que seleccionar uno de
ellos.
 Casillas de verificación: presentan diversas
posibilidades, pero esta vez se pueden elegir
varias de ellas.
 Cuadros de texto: ofrece un recuadro para que
podamos escribir información dentro de él (por
ejemplo para poner un nombre a un archivo).
 Cuadros de número: que proporciona un espacio
para que podamos escribir un valor numérico (por
ejemplo, el número de copias a imprimir).
Tema 3 - 7
 Cuadros de lista: es una lista que contiene diversas opciones, de forma que para
seleccionar una de ellas se hace clic con el botón izquierdo del ratón en su interior.
2.3. Utilización de macro comandos

Los macro comandos son funciones que se ejecutan al pulsar de
forma combinada dos o tres teclas. Un ejemplo típico de este tipo
de macro comandos son: Ctrl + X, Ctrl + C y Ctrl +V, que se
corresponden con cortar, copiar y pegar.
Estos macro comandos suelen ser siempre los mismos para todas las
aplicaciones ofimáticas. Además, podemos crear nosotros nuestra
propia combinación de teclas para realizar las funciones que
queramos.
2.4. Zoom-vista preliminar

Zoom: es la distancia a la que vamos a ver el documento. Con esta herramienta podemos
visualizar el archivo desde lejos o acercarnos a él con una precisión muy elevada. El cambio
en la distancia a la que vemos el documento no implica que cambie dicho documento, tan
solo lo vemos más cerca o más lejos.
Vista preliminar: con este componente podemos ver en pantalla una reproducción fidedigna
de lo que obtendremos al imprimir el documento. Este método de pre visualización tiene un
nombre informático muy característico: WYSIWYG (What You See Is What You Get), que quiere
decir: lo que tú ves es lo que tú tienes.
2.5. Barra de título

Indica el icono de la aplicación, el nombre del programa y del documento que estamos
utilizando y los botones Minimizar, Restaurar/Maximizar, Cerrar.
 Minimizar. Oculta la aplicación mostrando un icono en

la barra de tareas de Windows. Para volver a la
aplicación sólo será necesario hacer clic sobre dicho
icono.
 Maximizar. La ventana pasa a ocupar la pantalla completa.
 Restaurar. Cuando la ventana está maximizada, este botón devuelve el tamaño al

estado anterior.
 Cerrar. Cierra la aplicación.
8 - Tema 3
2.6. Barra de menús

Muestra los menús que podemos utilizar para trabajar con el procesador de textos. Para
desplegar el menú, situaremos el ratón sobre la opción deseada y haremos clic con el botón
izquierdo o primario, inmediatamente observaremos como el menú se despliega mostrando
todas sus opciones.
2.7. Barra de herramientas

Presenta un conjunto de botones que permiten trabajar con el procesador de textos de una
forma más rápida que con los menús. Para utilizar cualquiera de las opciones disponibles
situaremos el puntero del ratón sobre el botón que deseamos accionar y haremos clic con el
botón izquierdo del ratón e inmediatamente, la acción se llevará a cabo.
Para visualizar las barras de herramientas, seleccionamos la opción del menú  VerBarra de
herramientas. Si el nombre de la barra está marcado, entonces ya está visible en la ventana de
Word, si no, basta con hacer clic sobre la barra que necesitemos. Las barras más utilizadas son la
Estándar (da acceso a funciones como guardar, imprimir, cortar, copiar, pegar) y la de Formato
(que permite seleccionar diferentes configuraciones de formato tales como negrita, cursiva,
subrayado, alineación, color, etc.).
3. MICROSOFT WORD
Microsoft Word es el procesador de textos que viene integrado en el conjunto de aplicaciones
MS-Office de Microsoft. Es un programa informático que permite crear diferentes tipos de
documentos como cartas, informes, exámenes, artículos de revistas, apuntes, libros, etc.
Para utilizar cualquier aplicación ofimática, en primer lugar es necesario que ésta se
encuentre instalada en nuestro ordenador.
Para proceder a dicha instalación se utilizarán los discos originales proporcionados por el
fabricante. Se deben seleccionar las opciones a instalar e introducir el código de licencia
para autentificar nuestra copia de Microsoft Word.
Una vez instalada la aplicación, para empezar a utilizarla, el primer paso será ejecutarla. Para
ello existen varias maneras:
1. Clic sobre Inicio  Programas  Microsoft Word.

2. Si está creado el acceso directo en el Escritorio, hacer doble
clic sobre dicho icono.
3. Si está el icono incluido en la barra de Inicio rápido, hacer
clic sobre él.
4. Clic en el botón derecho Nuevo  Documento de Word.
Una vez ejecutada la aplicación aparecerá la pantalla principal,

sobre la que se sitúan todos los elementos necesarios para trabajar
con Word.
Tema 3 - 9
Aunque ya vimos las características de la pantalla cuando hablamos de los procesadores de
texto en general, volvemos a repasar todos y cada uno de los elementos que nos podemos
encontrar al abrir el programa.
3.1. Regla
Ofrece información sobre el ancho y el largo del documento y además permiten configurar
parámetros como el margen del documento, la sangría, las tabulaciones, etc.
3.2. Barras de desplazamiento

Se utilizan para desplazarse por el documento sobre el que estamos trabajando.
3.3. Área de trabajo o edición

Es el lugar donde escribimos el texto de los documentos que vamos a crear con el procesador
de textos.
10 - Tema 3
3.4. Barra de estado

Ofrece información sobre el documento en el que estamos trabajando, por ejemplo, el
número de página, la sección, el número total de páginas, la distancia desde la parte superior
de la página, la línea, la columna y si se encuentran activas algunas funciones especiales
como la de sobrescribir.
3.5. El desplazamiento por la ventana de Word

Cuando escribimos un texto sobre el área de edición, aparece una pequeña línea vertical
que parpadea: es el punto de inserción. El punto de inserción indica el lugar donde se va a
escribir el texto que tecleamos. Al escribir un texto, el punto de inserción se va desplazando
hacia la derecha.
Cuando llega al final de una línea, pasa automáticamente a la siguiente línea, y así
sucesivamente. Solo cuando queramos cambiar de línea de forma manual, deberemos utilizar
la tecla Enter.
Para movernos por el texto podremos utilizar el teclado de la manera

siguiente:
 Utilizaremos los cursores.
 Tecla Inicio. Nos lleva al principio de la línea en la que estamos.
 Tecla Fin. Al pulsarla nos traslada al final de la línea en la que

nos encontramos.
 Tecla AvPág. Permite pasar a la ventana siguiente cuando

tenemos mucho texto escrito. No se corresponde exactamente
con un avance de página de un documento.
 Tecla RePág. Permite pasar a la ventana anterior.
 También podemos utilizar el ratón, ya que al hacer clic sobre el

texto el puntero de inserción se colocará en el sitio elegido.
Para rectificar un texto se pueden utilizar las siguientes teclas:
 Supr. Borra el carácter que aparece a la derecha del punto de

inserción.
 Retroceso o Backspace. Elimina el carácter que se encuentra a

la izquierda del punto de inserción.
Debemos fijarnos si está activada la opción sobrescribir, ya que, si está

activada, el nuevo texto que escribamos reemplazará al anterior. Esta
opción se activa y desactiva con la tecla Insert o haciendo doble clic
sobre el botón SOB que aparece en la barra de estado. Cuando SOB
aparece en negro, indica que está activado, y si está en gris indica que
está desactivado.
Tema 3 - 11
OPE GVA INFORMÁTICA ►
3.6. Crear, abrir, guardar y salir de documentos de Word

Para crear un documento nuevo tenemos estas dos opciones:
 Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.

 Ir al menú: Archivo  Nuevo... En cuyo caso aparece un cuadro de diálogo en el que
debemos seleccionar Documento en blanco y hacer clic en Aceptar.
Para abrir un documento ya existente tenemos estas otras tres opciones:
 Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.
 Ir al menú: Archivo  Abrir. En la lista desplegable Buscar En,

localizamos la carpeta en la que se encuentra el documento y
seleccionamos el nombre del archivo que queramos abrir. A
continuación hacemos clic sobre el botón Abrir y el contenido del
documento aparecerá en el área de edición.
 Combinación de teclas Ctrl + A
Word permite tener abiertos varios documentos de forma simultánea. Para cambiar de uno a
otro tenemos que entrar en el menú Ventana y hacer clic sobre el nombre del documento
que se desea cambiar.
Para guardar un documento tenemos estas otras tres opciones:
1. Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.
2. Ir al menú: Archivo Guardar. Si es la primera vez que guardamos un documento, y

éste no tiene nombre, aparece el cuadro de diálogo Guardar como... Si queremos
guardar dicho documento con un nombre diferente al que tiene, deberemos elegir la
opción: Archivo Guardar como...
3. Combinación de teclas Ctrl + G.
En este caso se nos mostrará un cuadro de diálogo en el que debemos seleccionar:
- El nombre que asignaremos al archivo.

- La unidad y la carpeta en la que lo queremos guardar.
Este cuadro de diálogo se sitúa en la carpeta Mis Documentos por defecto, dado que lo
habitual es almacenar los documentos en dicha carpeta; pero nosotros podemos seleccionar
cualquier otro lugar donde almacenarlo.
La extensión que asigna Word a los documentos es .doc (hasta Word 2003) o .docx (del Word
2007 en adelante) de manera que cuando encontremos un archivo con esa extensión
sabremos que está elaborado con Word. En cambio para las plantillas la extensión es .dot
Las siguientes veces que guardemos este archivo ya tendrá asignado el nombre, por lo tanto
al guardar se reemplazará el anterior sin preguntarnos nada.
Para cerrar un documento tenemos estas otras cuatro opciones:
1. Opción menú Archivo  Cerrar. Se cierra el documento que tenemos activo. Si no se

han guardado las últimas modificaciones realizadas en el documento, el programa
pregunta si deseamos guardar los cambios.
2. Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana del documento. Realiza la misma
acción que en el apartado anterior.
12 - Tema 3
3. Opción menú Archivo  Salir. Para salir del procesador. En el caso de que no se hayan
guardado las últimas modificaciones realizadas sobre el/los documentos que
tengamos abiertos, el programa nos irá preguntando si deseamos guardar los cambios
realizados.
4. Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la aplicación. Realiza la misma
acción que en el apartado anterior.
3.7. La visualización de documentos en Word

Los documentos de Word pueden desplegarse de diferentes formas en la ventana de
aplicación. Para ver todas las posibilidades nos posicionaremos en el menú Ver y elegiremos
entre ellas o pulsaremos sobre el botón correspondiente en la barra de herramientas Vistas:
 Modo Vista Normal. Muestra los formatos de la fuente

y párrafo del documento. Permite ver los saltos de pá-
gina. En cambio no muestra cómo queda la página
impresa, ni tampoco los encabezados ni pies de
página. Tampoco se muestran las figuras creadas con
la barra de herramientas Dibujo, ni los márgenes o
bordes de columna.
 Modo Vista Esquema. Permite ver la estructura del documento: se muestra el contenido
del archivo y es posible organizarlo por niveles.
 Modo Vista Diseño Impresión. Permite ver los documentos con gráficos u objetos,
encabezados y pies de página, notas a pie y al final, márgenes y bordes de columnas.
Con este comando se verá el documento tal y como aparecerá impreso.
 Modo Vista Diseño Web. Permite visualizar documentos tal y como aparecerán en la
ventana de un explorador de Internet.
3.8. Funciones de edición básica

 Mover datos: consiste en trasladar texto de un lugar a otro. Se realiza con la función cortar
(Ctrl+X), llevando ese texto al portapapeles, para posteriormente hacer uso de la función
pegar (Ctrl+V), colocando el texto allí donde el cursor estuviera situado.
Tema 3 - 13
 Copiar datos: duplica texto de un lugar a otro. Se realiza con la función copiar (Ctrl+C) y
posteriormente haciendo uso de la función pegar (Ctrl+V).
 Deshacer: invierte el último comando o elimina la última entrada que se haya
escrito (Ctrl+Z). Se pueden eliminar varias acciones al mismo tiempo.
 Funciones de letra: son funciones que se aplican a la letra de forma aislada
(se puede aplicar a una letra, una palabra o un
párrafo).
- Tipo de letra, Fuente o Font: representa el
tipo de letra que vamos a usar para escribir
el texto; por ejemplo, Times New Roman,
Arial, etc.
- Cuerpo de letra: se refiere al tamaño de la
letra. Generalmente se mide en puntos.
Ejemplo: 12 puntos. (1 punto equivale a
1/72 pulgadas).
- Estilo de fuente: aspecto visual que va a
tener la fuente. Aquí entran conceptos tales
como negrita, cursiva y subrayado.
Por último, resaltar que las aplicaciones MSDOS utilizan la tabla de caracteres llamada ASCII,
que consta de 256 caracteres y que no contiene ni mayúsculas acentuadas ni otros
caracteres necesarios para otros idiomas. En cambio, Windows utiliza el juego de caracteres
de la tabla ANSI, la cual sí que posibilita estas opciones.
Cuando se cargan ficheros de texto creados con aplicaciones DOS, hay que realizar la
oportuna transformación de ASCII a ANSI, para evitar que en el texto aparezcan caracteres
extraños.
 Funciones de formato: son aplicadas al texto para cambiar la apariencia en conjunto, no

sólo a los caracteres, sino principalmente a los párrafos y al documento entero. Las
principales funciones son:
- Interlineado: distancia que separa las distintas líneas de texto. Las opciones más
habituales son: sencillo, espacio y medio y por último doble.
- Márgenes del documento: Es la distancia existente desde el borde del papel hasta el
comienzo del texto. Suelen ser cuatro, uno por cada borde, a los que se ha añadido
uno más, el margen de encuadernación (gutter), en el margen izquierdo.
14 - Tema 3
- Sangría: distancia que existe entre el texto y el margen. Suele haber tres tipos de
sangría:
o Izquierda: el texto se desplaza hacia la derecha.
o Derecha: el texto se desplaza hacia la izquierda.
o Especial: puede ser de dos tipos: sangría de primera línea (la primera línea guarda
una mayor distancia con respecto al margen que el resto del texto) o sangría
francesa (todo el texto está más
distanciado del margen, excepto la
primera línea).
 Alineación o justificación: posición que tiene el texto con respecto a un eje imaginario.
Existen cuatro tipos que se exponen seguidamente:
- Alineación izquierda: texto alineado a la izquierda.
- Alineación derecha: texto alineado a la derecha.
- Alineación centrada: texto alineado al centro, ajustado a un eje
imaginario supuestamente fijado en el centro.
- Alineación completa o justificada: el texto está alineado con dos ejes
imaginarios, supuestamente fijados a cada lado del texto.
 Tabulaciones: desplazan líneas individuales de texto para que comiencen en un
determinado punto de un renglón. Existen cinco tipos de tabuladores:
izquierdo, centrado, derecho, decimal y de barra
- Tabulación izquierda. El texto queda a la

derecha de la posición en la que se ha fijado
la tabulación.
- Tabulación derecha. El texto queda a la
izquierda de la posición en la que se ha fijado
la tabulación.
- Tabulación centrada. El texto se distribuye
centrado sobre la línea de la tabulación.
- Tabulación decimal. El texto se distribuye a la
izquierda de la tabulación. Si se utilizan
números, la parte entera queda a la izquierda
del punto, y la parte decimal queda a la
derecha.
- Tabulación barra. Es idéntica a la tabulación
izquierda, pero añade una barra vertical en
la posición en la que se inserta la tabulación.
Tema 3 - 15
El Relleno se emplea para seleccionar algún carácter que rellene el espacio desde la posición
en la que se presiona el botón tabulador y la siguiente tabulación.
Las tabulaciones también se pueden fijar desde la regla horizontal, para ello se selecciona la
tabulación en la parte superior izquierda de la regla y se hace clic sobre la posición en la que
se desea insertar la tabulación.
 Columnas. Forma de distribuir la

información estableciendo una serie de
marcas que van a servir de tope. Existen
dos tipos:
- Columnas tabulares: se introducen
datos de izquierda a derecha.
- Columnas periodísticas: se introducen
datos de arriba abajo. Cuando se
termina la columna, se comienza la
siguiente.
 Tablas: forma de encasillar información en una serie de celdas,

donde no hay un orden preestablecido a la hora de escribir datos.
 Tamaño de papel: el usuario puede
indicar diferentes tamaños de
medidas, ya sean estándar o
personalizadas. Por defecto se
muestra el A4.
 Orientación: muestra la posición de
la hoja a la hora de ser imprimida.
Puede ser de dos tipos:
- Vertical.
- Horizontal o apaisada.
 Encabezado y pie de página: en principio son elementos
fijos en todas las páginas, aunque se pueden configurar. Su
finalidad es expresar un determinado texto en todas las
páginas, como por ejemplo el título de un libro y su autor
en el encabezado, y el número de página en el pie.
 Numeración y viñetas. Se utilizan para enumerar diferentes
párrafos, ya sea mediante algún tipo de símbolo, una letra o un
número. Para acceder a esta función debemos hacer clic en el
menú Formato  Numeración y viñetas.
Para seleccionar cualquier viñeta haremos clic en el cuadro de
diálogo en la opción que deseemos. Si queremos seleccionar
otro carácter diferente a los que aparecen, nos situaremos en
cualquiera de las opciones que nos da y haremos clic en
Personalizar..., donde podremos elegir la letra, el carácter o la
imagen que se desee.
16 - Tema 3
- Numeración. Funciona de la misma manera que las viñetas, con la excepción que sólo
se pueden utilizar letras o números, y el valor de éstos se incrementará
automáticamente en función del párrafo sobre el que nos situemos. Utilizando el botón
Personalizar es posible seleccionar el formato que se va a emplear para la numeración
de párrafos.
- Esquema numerado. En ocasiones, las listas ordenadas que debemos elaborar son más
complejas, y dentro de cada elemento podemos tener otras listas ordenadas, por
ejemplo, al crear el índice de un libro. Estas listas que llevan varios niveles de
ordenación reciben el nombre de Esquemas numerados. En el cuadro de diálogo
aparece el valor correspondiente para la numeración del
primer elemento de la lista.
 Bordes y sombreado. Word permite crear marcos, líneas y
sombreados alrededor de un párrafo. Además podemos
colocar un color o un tono de gris como fondo del mismo.
Con la ficha Borde de página podemos llegar a seleccionar
un borde para las páginas del documento. Para acceder a
esta función debemos hacer clic en el menú Formato →
Bordes y sombreado.
- Bordes. A la izquierda podemos seleccionar el tipo de
marco que deseamos crear, el estilo de línea, sólida,
discontinua, etc., el color de la línea y el ancho.
A la derecha podemos seleccionar si aplicaremos el formato sobre una línea, o
sobre el párrafo. También podemos utilizar los botones para seleccionar una línea
superior, inferior, izquierda, derecha o todas.
La ficha borde de página es idéntica a la de Borde, con la única diferencia de que
aparece una lista desplegable llamada Arte para poder colocar alrededor de la
página un borde artístico.
- Sombreado. Permite sombrear con un color que utilizaremos como fondo del
párrafo. Para colocar un sombreado sobre un párrafo basta con seleccionar la
pestaña Sombreado del cuadro de diálogo Bordes y sombreado. Aparecen tres
listas de valores:
Tema 3 - 17
o Relleno. Ofrece una posibilidad de utilizar como fondo
tonos de gris y los principales colores.
o Colores. Word permite utilizar el color de
relleno. En agregar colores personalizados
podemos crear el color a nuestro gusto.
 Letra capital. Esta técnica se emplea para

aumentar el tamaño de la primera letra de un
documento. Para realizarlo, nos situamos sobre el
párrafo en el que queremos realizar la letra capital
y accedemos al cuadro de diálogo haciendo clic
en el menú Formato Letra Capital.
En dicho cuadro podemos seleccionar la forma
que tomará la letra capital y su distribución sobre el
párrafo.
 Cambiar mayúsculas y minúsculas. Permite

cambiar las mayúsculas por minúsculas y otro
conjunto de operaciones tales como:
- Tipo oración. Primera en mayúscula y el resto
en minúsculas.
- Minúsculas. Todo en minúsculas.
- Mayúsculas. Todo en mayúsculas.
- Tipo Título. La primera letra de cada palabra
en mayúsculas.
18 - Tema 3
3.9. Herramientas de corrección: ortográfica y gramatical

Todos los procesadores de texto actuales incluyen la posibilidad de realizar correcciones
ortográficas sobre nuestros documentos, incluso algunos incluyen también la corrección
gramatical. Además incluyen herramientas de autocorrección que permiten realizar
correcciones mientras se introduce el texto.
Por defecto, Word efectúa en ocasiones una corrección automática mientras se escribe, al
menos en los errores más comunes por descuido. Pero el procedimiento más común es
seleccionar, dentro del menú Herramientas —> Ortografía y gramática, o pulsar en su caso el
botón de la barra de herramientas estándar.
El corrector permite utilizar el diccionario propio de Word o diccionarios creados por el usuario.
La base de cualquier corrector ortográfico es el diccionario, que es un listado de palabras

escritas correctamente con el que compara todas las palabras del documento y comprueba
si se han escrito adecuadamente. En caso contrario, mostrará todas las palabras que se
parecen a las que se hayan introducido, ya sea para seleccionar una de ellas o para añadir
esta palabra al diccionario.
Las opciones que se encuentran en el cuadro de diálogo y que

aparecen al utilizar el corrector ortográfico son las siguientes:
 Omitir una vez. Deja la palabra tal y como está, pero la

próxima vez que aparezca en el documento nos volverá a
avisar.
 Omitir todas. Omite esa palabra todas las veces que
aparezca en el documento.
 Agregar al diccionario. Añade la palabra a nuestro dic-
cionario personalizado.
 Cambiar. Sustituye la palabra por la que tenemos selec-
cionada en la parte inferior en el apartado Sugerencias.
 Cambiar todas. Si la palabra aparece en varios lugares del
documento, las cambia todas de una vez.
 Autocorrección. Agrega la corrección a la lista de Auto-
corrección (se verá más adelante).
Otra forma de corrección ortográfica es el subrayado de las
palabras mal escritas. Para ello, existen dos tipos de subrayado:
 Rojo. La palabra que aparece subrayada está

mal escrita, o al menos no está incluida en
ningún diccionario de Word.
 Verde o azul. La palabra o palabras subrayadas
tienen un error gramatical, es decir, no concuerda el
género, el número, etc.
Tema 3 - 19
3.9.1. Autocorrección
Esta función es la encargada de corregir ciertos errores mientras se escribe (por ejemplo,
cambia automáticamente “varco” por barco).
Word tiene un listado de autocorrección en el que se pueden añadir las palabras que se
reemplazarán automáticamente por las indicadas. Además de palabras, también se
pueden se pueden incluir símbolos (cambia (c) por ©).
Para acceder al cuadro de diálogo de Autocorrección haremos clic en el menú

Herramientas  Opciones de Autocorrección.
Para utilizarlo se introduce el texto en Reemplazar, el texto por el que se reemplazará en la

caja de texto Con y le damos al botón Agregar. Además existen otras opciones que vienen
con casillas de verificación por si queremos que también tengan dichas funciones. Estas
funciones son: corregir dos mayúsculas seguidas, poner en mayúscula la primera letra de una
oración, corregir el uso accidental de bloqueo de mayúsculas, etc.
Por último, comentar que existe la posibilidad de volver a la palabra que se había escrito
anteriormente. Cuando colocamos una palabra de este tipo y cambia automáticamente,
aparece un pequeño recuadro debajo de la palabra.
Si colocamos el ratón en esa posición, aparece un botón y al desplegarlo aparecen un

conjunto de opciones tales como:
 Deshacer la corrección.
 Dejar de usar mayúsculas en la primera letra de las frases.
 Detener la corrección automática de esa palabra (eliminándola de la lista).
20 - Tema 3
3.10. Imprimir en Word

Como es lógico, buena parte de los documentos que escribimos se imprimen para
presentarlos o para revisarlos. Es importante que la impresora se configure para el ordenador y
su sistema operativo.
Una opción muy importante que poseen los procesadores de texto es la de poder visualizar
cómo va a quedar el documento sobre el papel antes de imprimirlo. De esta forma, si hay
alguna cosa que no nos guste, se puede modificar antes de enviar la información a la
impresora.
Para ver el aspecto que tendrá (Vista Preliminar), hacemos clic sobre el botón de la barra de
herramientas estándar o utilizaremos la opción del menú Archivo  Vista preliminar.
Aparecerá en la pantalla la hoja sobre la que se va a imprimir y el texto tal y como quedará
escrito sobre el papel.
La vista preliminar proporciona una barra de herramientas

que permite modificar la forma de visualización del do-
cumento. Para imprimir el documento, se elegirá la opción
del menú Archivo  Imprimir, o haremos clic sobre el botón
de la barra de herramientas estándar. También se puede
utilizar la combinación de teclas Ctrl + P.
Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se seleccionará la

impresora que vamos a utilizar, indicaremos el número de
copias que queremos realizar y si deseamos imprimir todo el
documento o sólo algunas páginas.
• Impresión de páginas sueltas. Indicaremos sus respectivos
• números separados por comas.
Impresión de páginas sucesivas. Indicaremos el primer y el
último número de dicho bloque de páginas separado por un
guión.
Tema 3 - 21
3.11. Los gráficos

Podemos incluir en nuestro documento elementos gráficos para lograr un mayor impacto
visual. Para ello se pueden elaborar las imágenes y los gráficos con las propias herramientas
del procesador de textos, o bien insertarlos desde archivos almacenados en el ordenador.
Entre las opciones más frecuentes se encuentran:
 Inserción de autoformas. Las autoformas son un conjunto de líneas, formas, flechas,

diagramas, etc., que proporciona Word para mejorar el aspecto de nuestros docu-
mentos. Para insertar una autoforma, podemos utilizar la opción del menú Insertar 
Imagen  Autoformas o el botón Autoformas de la barra de herramientas de dibujo. Al
hacer clic en Autoformas, aparece un listado con las categorías disponibles: líneas,
formas básicas, flechas de bloque, diagramas de flujo, cintas y estrellas y llamadas.
Cada categoría se compone de diferentes objetos o dibujos que podemos insertar en
nuestro documento.
 Inserción de WordArt. Word incluye la herramienta WordArt que permite insertar en el
documento un rótulo o texto artístico. Para insertar un rótulo podemos utilizar la opción
Insertar  Imagen WordArt o hacer clic en el botón de la barra de dibujo.
 Inserción de ClipArts. Los ClipArts son imágenes creadas con otros programas que
podemos utilizar en nuestros documentos. Microsoft Office incluye en la Galería de
imágenes de Microsoft un conjunto de imágenes clasificadas por categorías. Para
insertar una imagen Cli pArt en un documento elegiremos la opción del menú Insertar
 Imagen  Imágenes prediseñadas.
 Inserción de gráficos o dibujos. Word permite insertar en los documentos dibujos y
gráficos que han sido creados con otros programas, capturados por medio de un
escáner, fotografías realizadas con cámaras digitales o archivos gráficos de Internet.
Para insertar una imagen almacenada en un archivo, debemos elegir la opción del
menú Insertar  Imagen  Desde archivo.
 Inserción de diagramas. Word cuenta con una herramienta para construir diagramas y
organigramas en un documento, con el fin de poder mostrar de forma gráfica
información jerarquizada o para animar documentos. Para insertar un diagrama,
haremos clic en el menú Insertar  Diagrama... se desplegará un cuadro de diálogo
con seis tipos de diagrama. Elegimos uno de ellos y seguimos los pasos que se indican.
4. EXCEL
Excel es un programa integrado en el paquete Office para Windows que permite trabajar con
elementos numéricos, facilitando la posibilidad de efectuar desde sencillas operaciones
matemáticas hasta complejas funciones.
Permite introducir datos de manera muy sencilla y realizar aquello que más nos interesa, sin
olvidar la facilidad para corregir errores. Además proporciona la posibilidad de presentar los
trabajos de manera vistosa. Por ello, conviene prestar atención a los formatos y sus combina-
ciones.
22 - Tema 3
Facilita también la realización de simulaciones numéricas con el uso apropiado de las

funciones que contiene, permitiendo además presentar gráficos aclaratorios.
Por tanto, Excel es un programa eminentemente matemático, de fácil manejo, que no

descuida el aspecto de los trabajos que de su uso se derivan. La extensión que tienen los
ficheros de Excel es .XLS (hasta Excel 2003) o .XLSX (del Excel 2007 en adelante).
4.1. La ventana de Excel

Una vez instalada la aplicación, para empezar a utilizarla el primer paso será ejecutarla. Para
ello existen varias maneras:
1. Clic sobre Inicio  Programas  Microsoft Excel.

2. Si está creado el acceso directo en el Escritorio, hacer doble clic sobre dicho icono.
3. Si está el icono incluido en la barra de Inicio rápido, hacer clic sobre él.
Una vez ejecutada la aplicación aparecerá la pantalla principal, sobre la que sitúan todos los
elementos necesarios para trabajar con Excel.
Existen cinco elementos que tienen las mismas características que los descritos anteriormente:
 Barra de título.
 Barra de menús.
 Barra de herramientas.
 Barras de desplazamiento.
 Barra de estado.
A continuación describimos los elementos que son propios de Excel:
 Barra de fórmulas. Se utiliza para introducir información en la celda seleccionada, o

modificar el contenido de una celda. En la parte izquierda de la barra de fórmulas,
aparece un elemento desplegable que nos indica la celda que tenemos seleccionada,
llamado cuadro de nombres.
 Columnas. En esta zona aparecen las letras que identifican a cada columna (espacios
verticales de la hoja de cálculo). La columna en la que se encuentra la celda activa
aparece destacada. Desde la versión 2010 hay 16.384 columnas (XFD), anteriormente
había hasta 256 columnas.
 Filas. Aparece la numeración de las filas (espacios horizontales de la hoja de cálculo). La

fila en la que se encuentra la celda activa aparece destacada. Hasta la versión 2003
habían 65.536 filas aunque las versiones posteriores llegan hasta 1.048.756.
 Celdas. Representa la unidad de trabajo de la hoja de cálculo. Es la intersección de una

columna con una fila y se identifica con la letra de la columna y el número de la fila (por
ejemplo A1).
 Hojas de trabajo. En esta parte de la ventana aparecen las hojas que contiene el libro, y
desplazándonos con el ratón sobre ellas, al hacer clic, pasaremos a la hoja que
seleccionemos. El nombre de las hojas puede ser modificado y también el número de hojas
de nuestro libro. Por defecto, aparecen tres hojas al comenzar un libro nuevo.
Controlador de relleno. Pequeño punto de color negro que se encuentra en la esquina inferior
derecha de la celda seleccionada. Cuando acercamos el ratón al controlador de relleno, el
puntero toma la forma de una cruz negra fina y pequeña. Es muy útil para copiar fórmulas y
rellenar datos de una planilla. Introducimos aquí el concepto de referencia de celda. Una
referencia de celda es el conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de
Tema 3 - 23
cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna

B y la fila 3 es B3. Se refiere, por tanto, a una celda o a un rango de celdas en una hoja de
cálculo y se puede usar en una fórmula de manera que Microsoft Office Excel pueda
encontrar los valores o datos para el cálculo de la fórmula. Una referencia relativa en una
fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula, de
modo tal que si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la
referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta
automáticamente. Una referencia absoluta de celda en una fórmula, como $A$1, siempre
hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda
que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula
en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas
fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Para
fijar las referencias absolutas se va a utilizar la tecla F4.
Otros conceptos importantes dentro de Excel son:
 Libro. No es otra cosa que un archivo en el que se introducen los datos. Un libro de
Excel está compuesto por varias hojas de cálculo, desde 1 a 255 hojas.
 Rango de celdas. Cuando se selecciona más de una celda hablamos de un “rango”,
por ejemplo, A1:B5. Significa que afectamos a un rango formado por 10 celdas, ya
que los dos puntos (:) significan “hasta”. En cambio, si nombramos a un rango A1; B5
afectamos sólo a 2 celdas (A1 y B5), ya que el punto y coma (;) significa “y”.
4.2. El desplazamiento por la ventana de Excel

A continuación, vemos las formas de desplazamiento en Excel con el teclado:
 Cursor izquierdo. Se pasa de la celda activa a la que se encuentra a la izquierda.

 Cursor derecho. Se pasa de la celda activa a la que se encuentra a la derecha.
 Cursor arriba. Se pasa de la celda activa a la que se encuentra encima.
 Cursor abajo. Se pasa de la celda activa a la que se encuentra debajo.
 Ctrl + izquierda. Se pasa de la celda activa a la primera de la fila (A).
24 - Tema 3
 Ctrl + derecha. Se pasa de la celda activa a la última de la fila (IV).

 Ctrl + arriba. Se pasa de la celda activa a la primera de la columna (1).
 Ctrl + abajo. Se pasa de la celda activa a la última de la columna (65536).
 Inicio. Se pasa de la celda activa a la primera celda de la fila (A).
 Fin. Se pasa de la celda activa a la que se encuentra a la última celda de la fila.
 Ctrl + Inicio. Se sitúa la celda activa en la primera de la hoja (A1).
 RePág. Se mueve la celda activa una pantalla o ventana hacia arriba.
 AvPág. Se mueve la celda activa una pantalla o ventana hacia abajo.
 Ctrl + RePág. Pasa a la hoja anterior.
 Ctrl + AvPág. Pasa a la hoja siguiente.
4.3. Introducción de datos en Excel

Los distintos tipos de datos que admite el programa Excel representan valores constantes o
fórmulas.
Los valores constantes son aquellos que se introducen directamente en la celda y pueden ser
texto, número, fecha y hora.
Para introducir los datos lo primero es seleccionar la celda en la cual se desee que estén
contenidos. Para ello, se puede realizar de dos formas:
 Haciendo clic sobre la celda que se desee activar.
 Mediante las flechas de teclado, la celda activa se diferencia de las demás celdas ya
que el borde de la misma es de mayor grosor.
Una vez introducidos, se pulsará la tecla Intro o Tabulador, y en ese momento el contenido de
la celda quedará grabado.
Si se pretende modificar datos antes de ser grabados o validados, se puede realizar de

distintas formas:
 Pulsando la tecla ESC del teclado.

 Pulsando el icono de la barra de fórmulas.
4.4. Formatos en Excel

Dar formato a las celdas es de las operaciones que permite más cambios visuales en un
documento. Para ello existen muchas posibilidades según el tipo de dato, el estilo, el color,
tamaño, etc.
Así, seleccionando el menú Formato  Celda, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Tema 3 - 25
Veamos cada una de estas fichas:
 Números. Si se selecciona la solapa “números” se encuentran las palabras:

o Categoría
o Muestra
En la primera se selecciona
sobre un extenso listado de
formatos según se desee
dar a la celda. Al pinchar
sobre cada una de ellas, el
propio cuadro de diálogo
muestra una pequeña
descripción de la misma.
 Alineación. Se refiere a las

diferentes posibilidades
que un valor (numérico,
texto, etc.) puede tener en
una celda.
26 - Tema 3
- Horizontal. Al desplegar esta ventana se

puede elegir qué aspecto se quiere dar al
contenido de la celda o celdas
seleccionadas; si centrado, a la derecha,
justificado, etc.
- Vertical. Permite elegir si en la celda se
desea el texto en la parte superior,
inferior, centrada...
- La orientación permite colocarlos en
diferentes posiciones, indicando el
número de grados en que se mostrará el
texto.
 Fuente. Ofrece distintas posibilidades para cambiar el aspecto del dato ya sea en tamaño,
color, estilo, tipo de fuente, etc.
En Estilo, podemos seleccionar si el

contenido de la celda debe estar en
cursiva, en negrita, subrayado o en ambas.
Cuando se refiere al tamaño se despliega

una amplia gama de posibilidades desde
tamaño 8 en adelante.
En cuanto al color existe una amplia gama

de colores en las que se puede escribir el
contenido de la celda.
 Bordes. Se encuentran todas las posibilidades

referidas al aspecto de las líneas que
componen el perímetro de las celdas
seleccionadas.
Si se eligen las opciones preestablecidas

tendremos:
- Ninguno. La celda no tendrá ningún

contorno.
- Contorno. Sólo marca el perímetro de las
celdas seleccionadas.
- Interior. Sólo genera borde entre las celdas seleccionadas.
En la opción Borde se marcan sólo aquellas líneas del perímetro que interese (arriba,
abajo, derecha, izquierda). Para dar Estilo a las líneas, se deben tener las celdas
seleccionadas previamente. Éstas pueden variar desde una línea de puntos hasta una
doble línea, o desde una línea muy fina a otra muy gruesa.
Tema 3 - 27
Con Color se puede proporcionar un color

a los bordes y tipos de línea seleccionados
previamente.
 Tramas. Con esta opción se modifica el

fondo de la celda.
4.5. Tipos de datos en Excel

Los distintos datos que se pueden introducir en
una celda, se clasifican en dos tipos de
valores:
 Valores constantes: son los constituidos

por números, textos, fechas u horas.
 Formulas.
4.6. Operaciones de cálculo en Excel

Para Excel, una fórmula es una ecuación que permite realizar cálculos con los valores que
tenemos ingresados en la hoja de cálculo. Para que Excel identifique que estamos solicitando
que se realice un cálculo, toda fórmula debe comenzar con el signo = (igual). Para relacionar
en una fórmula los distintos valores que se utilizan en un cálculo, tenemos que usar
operadores.
Los operadores básicos de Excel son:
 + SUMA
 -RESTA
 MULTIPLICACIÓN
 / DIVISIÓN
En una fórmula podemos usar valores constantes, como por ejemplo, =5+2. El resultado será,
por supuesto, 7; sin embargo, si tuviéramos que cambiar esos valores, el resultado será siempre
7. En cambio, si en la fórmula se utilizan referencias a las celdas que contienen los valores, el
resultado se modificará automáticamente cada vez que se cambien alguno o ambos valores.
Por ejemplo, si en las celdas A1 y B1 ingresamos valores constantes y los utilizamos en una
fórmula para calcular la suma, podemos escribir =A1+B1 y, de este modo, si modificamos
cualquiera de esos valores, el resultado se ajustará automáticamente a los valores que
encuentre en las celdas a las que se hace referencia en la fórmula.
4.7. Cálculos combinados

Cuando en una misma fórmula se realizan diferentes tipos de cálculo, Excel resolverá las
operaciones dentro de la fórmula con un determinado orden de prioridad, siguiendo el
criterio matemático de separación en términos.
Si necesitamos obtener otro tipo de resultado, podemos introducir paréntesis en la fórmula,

para indicarle a Excel que primero debe realizar los cálculos que se encuentran dentro de los
paréntesis.
 Orden de prioridad: el orden de prioridad que aplica Excel para realizar los cálculos
básicos que encuentra en una misma fórmula es:
- Cálculos entre paréntesis.

- Negación.
28 - Tema 3
- Porcentaje.
- Potencia.
- Multiplicación y división.
- Suma y resta.
4.8. Operaciones de comparación

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores que se describen a
continuación. Al comparar dos valores con estos operadores, el resultado es un valor lógico,
bien verdadero o bien falso.
Operador de
Significado Ejemplo
comparación
= Igual a A1=b1
> Mayor que A1>b1
< Menor que A1<b1
>= Mayor o igual que A1>=b1
<= Menor o igual que A1<=b1
<> Distinto de A1<>b1
4.9. Funciones en Excel

En Excel, una función es una fórmula que utiliza palabras específicas (previamente
programadas) en una estructura determinada. Las funciones se utilizan para simplificar los
procesos de cálculo. Existen muchos tipos de funciones en Excel, para resolver distintos tipos
de cálculos, pero todas tienen la misma estructura:
El argumento de una función es el ámbito de aplicación de la misma. Puede ser un rango de

celdas, comparaciones de celdas, valores, texto, otras funciones, dependiendo del tipo de
función y situación de aplicación.
Excel clasifica a las funciones por categorías: Fecha, Matemáticas, Estadísticas, Lógicas,
Financieras, etc.
Otra manera de insertar una función es utilizar el menú Herramientas, la opción insertar
función, haciendo clic sobre ella aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Tema 3 - 29
En este cuadro de diálogo podremos seleccionar cualquier función que utilicemos, se

encuentran ordenadas por categorías, en la parte izquierda aparecen todas las categorías,
incluyendo una que contiene las usadas recientemente y otra en la que aparecerán todas las
funciones. Dentro de la ayuda de Excel podremos obtener información acerca del manejo de
todas las funciones que tenemos a nuestra disposición.
Tras seleccionar la función aparecerá otro cuadro de diálogo, en el cual podremos

seleccionar el rango que contiene los datos sobre los que queremos aplicar la función. Ésta se
insertará sobre la celda activa en el momento de ejecutar la opción del menú.
Si modificamos los datos que se utilizan para la fórmula, la fórmula se actualizará

automáticamente, de forma que el resultado depende de los valores que insertemos, en caso
de que el tamaño de la celda no permita mostrar el resultado de la fórmula, en esa celda
aparecerá “#########”; en este caso debemos ampliar el tamaño de la celda para que la
fórmula se visualice por completo.
Ejemplos de Funciones:
SUMA(43;C2;34) MAYUSCULAS(“jesus”)
AHORA() CONCATENAR(“El”;” perro”;”es “;D3)
PROMEDIO(C3:F6) SI(A4>D5;”Azul”;”Verde”)
4.10. Crear e insertar gráficos en Excel

El primer paso para crear un gráfico es partir de una tabla; ésta debe contener los datos que
el gráfico debe mostrar, cuando la tabla está creada se procederá de la siguiente manera:
Seleccionamos toda la tabla, incluyendo las filas de títulos.
En el menú Insertar, seleccionamos la opción Gráfico, entonces se mostrará una ventana
como la siguiente:
30 - Tema 3
En este cuadro de diálogo seleccionaremos el Tipo de gráfico entre los disponibles. Las
posibilidades son bastante amplias, pues existen gráficos de casi todos los tipos, columnas,
barras, líneas, circulares,
etc. Tras seleccionar uno de estos tipos, en la parte derecha de la ventana podremos
seleccionar con más precisión el tipo de gráfico que crearemos dentro de ese grupo. Para
este ejemplo, seleccionamos un gráfico de columnas. Tras finalizar la elección del tipo de
gráfico se debe hacer clic en siguiente.
Este es el segundo cuadro de diálogo de gráficos, en él se puede seleccionar el rango de

datos sobre el que se hará el gráfico; en este caso, el rango lo hemos seleccionado
previamente, pero si se comete algún error, seleccionaremos de nuevo la tabla haciendo clic
en el botón que se encuentra a la derecha del cuadro de texto Rango de datos.
En la parte superior de este cuadro aparece una presentación preliminar, con el aspecto que
tendrá nuestro gráfico una vez finalizado, y para continuar haremos clic en Siguiente. En caso
de que el gráfico que se muestre alcance nuestras expectativas, podemos hacer clic en
Terminar, con lo que saltaremos directamente al último paso.
En este cuadro de diálogo podemos asignar un título a nuestro gráfico, modificar los valores
de los ejes, crear líneas de división (con lo que el gráfico resultará más preciso), modificar la
posición de la leyenda (dado que el propio Excel genera una leyenda con las series de datos
que le proporcionemos), modificar los rótulos de cada serie e incluso, añadir al gráfico la tabla
con los datos del mismo.
Una vez terminado preguntará dónde queremos insertar el gráfico. En caso de querer
insertarlo dentro de un recuadro en la hoja sobre la que trabajamos, seleccionaremos como
Objeto en, y en el desplegable, la hoja en la que deseamos que aparezca. Si lo que
queremos es crear una hoja nueva que contenga el gráfico, seleccionaremos en una hoja
nueva; de esta manera, el gráfico ocupará una hoja completa que tendrá el tamaño que
esté definido en la impresora.
4.11. Imprimir en Excel

En Excel existen varias técnicas
de impresión, todas ellas se
pueden utilizar desde el menú
Archivo  Imprimir (Ctrl +P):
 Se puede seleccionar un
rango de celdas que será la
misma área de impresión.
 Se puede imprimir la hoja
directamente.
Lo más habitual es seleccionar
un rango que se definirá como
Área de impresión para
imprimirlo posteriormente.
Para realizar esta acción, iremos
al menú Archivo  Imprimir 
Configurar página, iremos a la
ficha Hoja y haremos clic sobre
el botón de la derecha del cuadro de texto denominado Área de impresión. Tras esto, se mos-
trará la tabla sobre la que seleccionaremos el área a imprimir.
Tema 3 - 31
Dentro de Configurar página, también podemos asignar un encabezado y un pie a nuestra

página.
Por supuesto, también podremos definir los márgenes y configurar el tamaño que tendrá la
hoja.
5. BASES DE DATOS
Una base de datos se define como un fichero en el cual se almacena información (conjunto
de datos homogéneo) en campos o delimitadores, teniendo acceso a ella posteriormente
tanto de forma separada como de forma conjunta. Se utiliza para recoger grandes
cantidades de información.
Normalmente el número de campos (columnas) que se pueden tener en una base de datos
varía según las necesidades, de forma que después se pueda explotar la información de
forma ordenada y separada, aunque el resto de la información sigue almacenada y
guardada en la base de datos.
Al conjunto de información contenida en la base de datos y programas de aplicación para su

creación, modificación, actualización, recuperación y realización de informes escritos se
denomina sistema de gestión de base de datos (SGBD) o DBMS (de Database Management
System).
Las distintas técnicas para definir las relaciones entre datos han dado lugar a los distintos tipos
de bases de datos:
 Base de datos jerárquica: maneja estructuras

en árbol. Las relaciones son del tipo uno a
muchos. Esta estructura se almacena usando
punteros como enlace entre los distintos
registros.
 Bases de datos en red: no existe límite ni en el
tipo ni en los registros que pueden intervenir en
las distintas relaciones que se pueden usar. Permite usar conexiones muchos a muchos.
 Base de datos relacional: están formadas por tablas o estructuras bidimensionales que
incluyen una sucesión de registros del mismo tipo.
Las principales características que tienen las bases de datos son las siguientes:
 Independencia de los datos. Los datos no dependen del programa, y por tanto cualquier
aplicación puede hacer uso de los datos.
 Disminución de la redundancia. Llamamos redundancia a la existencia de duplicación de
los datos, al reducir ésta al máximo conseguimos un mayor aprovechamiento del espacio
32 - Tema 3
y además evitamos que existan inconsistencias entre los datos. Las inconsistencias se dan
cuando nos encontramos con datos contradictorios.
 Seguridad: Posibilidad de controlar el acceso a la información, impidiendo su uso a
personas no autorizadas.
 Acceso múltiple: Es posible que varios usuarios puedan utilizar la información almacenada
en una misma base de datos.
 Protección contra errores: Existen mecanismos de recuperación en caso de fallos del
ordenador o del propio usuario.
 Se visualizan normalmente como una tabla de una hoja de cálculo, en la que los registros
son las filas y las columnas son los campos.
 Permiten realizar un listado de la base de datos.
 Permiten la programación a usuarios avanzados.
 Por último hablamos de la indexación que es una forma de organizar los datos dentro de
una base de datos, de forma que a la hora de buscar, consultar y manejar los datos en
general, se hace más fácil su manejo. Sería como un índice dentro de un libro para poder
encontrar una información determinada.
6. MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos. Desarrollado por Microsoft y
perteneciente a la suite Office, dirigido al usuario doméstico y a la pequeña y mediana
empresa.
Un sistema de gestión de bases de datos es un software específico, dedicado a servir de

interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan.
Una base de datos conlleva un conjunto de datos homogéneos, ordenados de una forma
determinada; es decir, la guía telefónica es una base datos, la única diferencia entre ésta y
aquellas con las que vamos a trabajar es el soporte donde se ubica, papel en vez de digital.
Existen dos modos principales de trabajar con una base de datos, el primero en modo Diseño
y el segundo la Administración.
Por supuesto, el diseño es muy importante y es anterior a la administración que constaría de la

introducción y modificación de datos en una base.
6.1. Objetos de Access

Iniciar un trabajo en Access y empezar a trabajar con una base de datos es muy sencillo:
hacer clic en el menú inicio, señalar en el menú Todos los programas, submenú Microsoft
Office y por último clic en Microsoft Access.
En la barra de la derecha seleccionamos en Base de datos en blanco. Access nos pedirá la

ubicación donde el archivo de la base de datos se almacenará.
Las fichas que aparecen al iniciar una base de datos en blanco son las siguientes:
 Tablas: Son el objeto más importante de una base de datos, ya que se utilizan para
organizar y presentar la información. En realidad, una tabla sería una base de datos
simple, ya que siempre contiene un conjunto de datos organizados. Cada tabla se
compone de campos y registros, organizados en columnas y filas respectivamente.
Tema 3 - 33
 Consultas: La información de las tablas se tratan mediante consultas, que son filtros
que empleando un determinado criterio seleccionan la información de una tabla para
ser tratada.
 Formulario: Es una ventana que permite mostrar y editar la información por medio de
diferentes controles (botones, cuadros de texto, etiquetas, etc.). Los formularios en sí no
almacenan la información, sólo permiten acceder a los datos que están guardados en
una tabla.
 Informes: Se crean para ofrecer una presentación personalizada de una determinada

información. Los informes permiten controlar el resumen de la información, agrupar los
datos y ordenarlos de la forma deseada.
 Páginas: Nos permite tener páginas web con acceso a nuestras tablas.
 Programación/macros: Los programas de gestión de base de datos ofrecen algún tipo

de programación para usuarios avanzados, bien mediante un lenguaje de macros,
bien a través de un lenguaje de programación que contenga instrucciones
específicas para el tratamiento de información estructurada.
A. Las tablas
Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. Dentro
de cada una hay que definir los campos que contendrán la información.
En una tabla nos encontramos con registros y campos. Un campo es la descripción de

nuestros registros.
Se puede ver cómo la información referida a una persona, “un dato”, aparece en una fila de
la tabla, a esto es a lo que se denomina registro. A cada una de las partes en las que hemos
desglosado la información se le denomina campo, y al conjunto formado por todos los
registros, se le denomina tabla.
34 - Tema 3
Para crear una tabla tenemos varias opciones, pero primeramente debemos pulsar sobre el
botón Nuevo. Tenemos tres opciones a elegir que son las siguientes:
 Crear una tabla en vista Diseño. Permite crear los campos manualmente y configurar el
diseño de la tabla.
 Crear una tabla utilizando el asistente. El asistente pide las características de los
campos y de la tabla y la genera automáticamente.
 Crear una tabla introduciendo datos. Crea una nueva tabla con formato de tabla. En
la primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo1, Campo2... Sobre los cuales
se escriben los nombres de los campos.
En la ventana de diseño de tabla se definen los distintos campos que van a componer la
estructura de la tabla. La parte superior está compuesta por tres columnas:
 Nombre del campo. En esta columna se escribe el nombre del campo que va a tener.
 Tipo de dato. Determina la naturaleza del contenido que se introducirá posteriormente en
el campo. Existen los siguientes tipos de datos:
- Texto. Cualquier carácter de texto, número o signo de puntuación. Máximo de 255
caracteres.
- Memo. Igual que el texto pero admite hasta 32.000 caracteres.
- Numérico. Cualquier cifra con la que se vayan a realizar cálculos matemáticos.
- Fecha/Hora. Admite valores fecha y hora desde 100 hasta 9.999 años.
- Moneda. Se usa para valores monetarios.
- Auto numérico. Inserta un número que Access aumenta progresivamente cada vez
que se agrega un nuevo registro en la tabla. Los campos autonuméricos no se pueden
actualizar.
- Sí / No. Admite sólo los valores Sí o No (verdadero o falso). Internamente lleva valores
numéricos: No se corresponde con 0 y Sí se corresponde con -1 (menos 1).
- Objeto OLE. Contiene datos de diferente naturaleza, hojas de cálculo de Excel,
dibujos, imágenes, ficheros de sonido, etc. Por ejemplo, para las fichas de los
empleados se introducirá en un campo de este tipo la foto del empleado. Se asociará
al campo un archivo .jpg únicamente.
- Descripción. Es opcional. Se puede incluir una observación con respecto al campo.
En la parte inferior se especifican las Propiedades de los campos que se han definido más
arriba. Dependiendo del tipo de datos que se haya definido para el campo las propiedades
podrán contener distintos parámetros:
Tema 3 - 35
Tamaño del campo. Es la longitud máxima del campo en los textos (255). En el tipo Byte, cifras
del 0 al 255. En el tipo Entero cifras desde -32768 hasta 32768. En los tipos Entero largo, Simple y
Doble se consigue mucha más precisión.
Formato. Permite establecer la forma en que se verán los datos introducidos en un campo.
Determina la presentación de números, fechas, textos y valores Sí/No en distintos formatos. Al
acceder al cuadro de texto Formato aparecerá, a la derecha del mismo, un diminuto
triángulo negro que indica lista desplegable. Al hacer clic sobre el mismo se muestran las
distintas opciones de formato, en función del tipo de dato contenido en el campo del que se
dispone.
El formato modifica simplemente el aspecto visual del dato almacenado. En el campo se

almacenan los valores sin formato.
Se suele definir para campos numéricos y moneda el formato general. Para campos
Fecha/hora se dispone de varias posibilidades: fecha general, fecha corta, etcétera
 Título. El texto que se introduzca en esta propiedad será el texto descriptivo del campo que
aparecerá como encabezado en la tabla, o delante del valor del campo al diseñar
Formularios o Informes.
Si se omite esta propiedad, Access utilizará como título el nombre del campo
correspondiente.
 Valor predeterminado. El valor que se introduce en esta propiedad, aparece en el campo

al añadir un nuevo registro. Es útil en el caso de que un campo concreto tenga el mismo
valor para la mayoría de los registros que van a ser introducidos. Por ejemplo, para el
campo provincia dentro de una tabla de clientes, si la gran mayoría de nuestros clientes
son de Valencia, podríamos establecer como valor predeterminado Valencia.
 Requerido. Se utiliza cuando se quiere establecer que sea obligatoria la introducción de un
dato en el campo.
 Indexado. Al activar esta casilla con el valor en Sí, Access crea un índice para el campo, lo
que permitirá realizar búsquedas más rápidas en él. Si, por ejemplo, en un libro disponemos
de un índice, se buscará más rápidamente un determinado concepto que si no se dispone
de índice. En Access esta propiedad dispone de tres opciones:
1) No: es el valor por omisión, indica que no se creará ningún índice.
2) Sí (con duplicados): crea un índice
para el campo.
3) Sí (sin duplicados): crea un índice
único para el campo. De este modo
se impide que existan dos registros en
la tabla con el mismo valor en este
campo.
Una vez diseñados cada uno de los campos, el siguiente paso será grabar la tabla.
Seleccionamos la opción Archivo ^ Guardar y luego elegimos un nombre para la tabla. Si
no se ha elegido clave principal para la tabla, aparecerá el mensaje “No hay clave
principal definida” y Access dará opción a crear una automáticamente.
‒ Máscaras de entrada. Access permite predeterminar máscaras de entrada, a modo de
plantillas, para los campos del registro, de forma que al introducir la información, ya
aparece el formato del campo. Esto puede resultar muy útil para fechas, teléfonos, etc.
Claves principales. Una clave principal es un elemento más de una tabla (sin ser un
campo) formado por uno (lo más sencillo y frecuente) o varios campos, que identifican de
36 - Tema 3
forma exclusiva cada uno de los registros de la tabla. Los valores de los campos de una
clave principal nunca se repetirán a lo largo de la tabla.
Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas:

o Acelera las consultas.
o Al visualizar los registros de una tabla, aparecerán inicialmente ordenados por los valores
de la clave principal.
o Access impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya existente, lo
que impide duplicaciones.
Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El concepto de relaciones es
un concepto avanzado de Access.
Para establecer una clave principal en una tabla los pasos a seguir son:
 Seleccionar la fila o filas de los campos cuyo valor o combinación de ellos se desea utilizar
como clave principal. Para ello hay que hacer clic sobre el selector de fila, situado a la
izquierda de la columna Nombre del campo, y, si fuese necesario, mantener pulsada la
tecla Ctrl para seleccionar más de una fila.
 Seleccionar la opción Clave principal del menú Edición, o bien hacer clic sobre el botón ve
principal de la barra de herramientas. En el selector de las filas seleccionadas se visualizará
un icono en forma de llave, identificando los campos que se constituyen como clave
principal.
Visualizar una tabla. Existen dos posibilidades de visualizar una tabla, el modo Vista Diseño
(su estructura), que es en el cual se ha creado la tabla, y el modo Vista Hoja de datos
(entrada y visualización de información), que muestra los datos introducidos en la tabla
estableciéndolos en filas y columnas, cada campo en una columna y cada registro en una
fila.
Relacionar tablas. Una base de datos relacional es aquella que permite relacionar varias
tablas por un campo común, de forma que, al acceder a una tabla, se accede
automáticamente al registro correspondiente en la tabla relacionada.
Para establecer una relación necesitamos un requisito indispensable: que las tablas a
relacionar tengan un campo en común, y éstos sean del mismo tipo de datos.
Esta operación se suele realizar normalmente una vez definidas las tablas y antes de
introducir registros en ellas, para que las reglas de relación empiecen a provocar su efecto.
El diseño de una base de datos se plantea para que, en la medida de lo posible, no se
repitan campos entre las distintas tablas, ya que después se podrán generar consultas o
informes completos con todos los datos ya relacionados.
• Desde la ventana de la base se selecciona la opción Editar Relaciones, o pulsamos sobre

el botón Relaciones.
Tema 3 - 37
o En el cuadro Agregar Tabla, se agregarán todas las tablas de la base de datos que se
van a relacionar
o Cerramos el cuadro de diálogo de Agregar Tabla.
o Para establecer la relación se debe pulsar sobre el campo que vinculará la relación en
la primera tabla y arrastrarlo hasta el mismo campo de la segunda tabla.
Los tres tipos de relaciones que pueden existir entre las tablas serian:
• Relación de uno a muchos. Es la relación más usual, en ella cada registro de la primera
tabla o tabla principal puede tener más de un registro relacionado en la segunda tabla
o tabla relacionada.
• Relación de muchos a muchos. Cada registro de la primera tabla o principal puede

tener más de un registro relacionado en la segunda tabla, y cada registro de la
segunda tabla puede tener más de un registro relacionado con la primera.
• Relación de uno a uno. En esta relación, cada registro de la primera tabla sólo puede
tener un registro enlazado en la segunda tabla y viceversa. Se trata del tipo de relación
menos frecuente.
Hablaremos ahora de la integridad referencial a la que definiríamos como la

dependencia que tiene una tabla sobre otra. Esto nos protege de duplicidades de
datos o de datos “colgados”, es decir claves primarias que no tiene referencia en otras
tablas. Cuando exigimos integridad referencial en las relaciones entre tablas de una
base de datos, esta nos puede aparecer de dos formas:
• Actualizar en cascada los campos relacionados: Al modificar el campo de referencia

en una tabla, se modifica también en la tabla que depende de ella.
• Eliminar en cascada los registros modificados: Al eliminar un registro, eliminamos

también los registros de las tablas que dependen de la primera.
38 - Tema 3
B. Las consultas en Access

Las tareas básicas de gestión de una base de datos se realizan diseñando consultas para
localizar, agrupar, organizar o editar datos contenidos en las tablas.
Las consultas permiten seleccionar registros que cumplen una serie de condiciones para
hacer una serie de modificaciones.
Opciones de Access para crear una consulta:
• Vista diseño: permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente.
• Asistente para consultas sencillas: crea una consulta automáticamente, según los
campos seleccionados.
• Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta que muestra los
datos con un formato compacto, parecido al de una hoja de cálculo.
• Asistente para consultas destinadas a buscar duplicados: crea una consulta en la que se
buscan registros con valores duplicados en un campo.
• Asistentes para consultas destinados a buscar no-coincidentes: crea una consulta que
busca registros que no tienen registros relacionados en otra tabla.
Al crear una nueva consulta, Access nos muestra una ventana con la tabla o tablas sobre
las cuales queremos realizar dicha consulta. La cuadrícula sobre la cual vamos a
establecer los criterios de nuestras consultas se llama QBE (Query By Example, consulta
según ejemplo).
Las filas de la cuadrícula QBE que se encuentran por debajo de la fila Campo permiten:
• Establecer un orden de clasificación.
• Ocultar el campo si no queremos que aparezca en la consulta
• Establecer los distintos criterios de selección.
La fila Total, que permite usar cálculos de resumen, y la fila Tabla, que muestra el nombre de la
tabla, sólo estarán visibles si se encuentran activadas las opciones Totales y Nombre de tabla
en el menú Ver.
Básicamente existen cinco tipos de consultas:
1. Consulta de selección. Es la más sencilla, se indican unos criterios para visualizar sólo lo
que interesa de una tabla. Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinámicas que
Tema 3 - 39
se asemeja a una tabla pero no lo es, sólo muestra los datos de una tabla o de varias
tablas según los criterios de la consulta. También se puede utilizar una consulta de
selección para agrupar los registros y calcular las sumas, cuentas, promedios y otros
tipos de totales.
Aunque la hoja de respuestas dinámica no es una tabla se pueden introducir datos en
las tablas a través de ella.
2. Consultas de parámetros. Es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro
de diálogo propio que solicita una determinada información.
3. Consulta de tablas de referencias cruzadas. Presenta los datos con títulos en las filas y
en las columnas; la apariencia es la de una hoja de cálculo. De esta forma se resume
en muy poco espacio mucha información de una forma muy clara. Las consultas de
referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales
de datos.
4. Consulta de acciones. Modificar los registros de una o varias tablas a través de una sola
operación. Existen cuatro tipos de consultas de acción:
- Consulta de eliminación. Elimina un grupo de registros de una o más tablas.
- Consulta de actualización. Realiza cambios globales en un grupo de registros de
una o más tablas. Se pueden cambiar los datos de las tablas existentes.
- Consulta de datos anexados. Agrega un grupo de registros de una o más tablas al
final de una o más tablas.
- Consulta de creación de tabla. Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una
parte de los datos de una o más tablas.
5. Consulta SQL. Una consulta SQL es una consulta creada con una instrucción SQL. Se
puede utilizar el lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured Query Language)
para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales, como Access.
C. Los formularios en Access

Existen diversas formas de insertar información en una base de datos pero quizás la más
flexible son los formularios.
Un formulario implica, a menudo, el mejor diseño para introducir, cambiar y ver los registros de
su base de datos. Al diseñar un formulario se especifica la manera en que se presentan los
datos. Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta
de acuerdo con su diseño, ya sea en la pantalla o en formato impreso.
En un formulario es posible incluir listas de valores entre los que puede elegir y usar colores
para resaltar los datos importantes y presentar mensajes que le indiquen si ha in troducido un
valor incorrecto. Además, puede hacer que Access incluya datos automáticamente y presente los
resultados de cálculos. Con un solo clic se puede cambiar desde el modo de presentación
Formulario al modo de presentación Hoja de datos, que es una presentación tabular del mismo
conjunto de registros.
A la hora de crear un formulario, tenemos dos posibilidades:
40 - Tema 3
Crear un formulario en Vista Diseño. En ese caso diseñamos nosotros mismos las posibilidades
de creación del formulario.
Existen diferentes elementos dentro del Diseño del formulario:
• La regla. Ayuda a colocar los controles en un determinado punto del formulario.
• La cuadrícula. Facilita la inserción de los controles en determinados puntos del formulario.
• El cuadro de herramientas. Contiene las etiquetas y controles que es necesario utilizar en

el diseño del formulario.
• Los controles. Son objetos gráficos que se incluyen en el formulario para mostrar los datos
de una forma u otra, e incluso para mejorar la apariencia del mismo. Cualquier elemento
que esté dentro de la cuadrícula puede ser considerado un control. Existen diferentes
tipos de controles.
Crear un formulario utilizando un Asistente. Se puede crear rápidamente un formulario básico

que muestre todos los campos y los registros de una tabla o consulta, o también se puede
crear un formulario personalizado que revele los datos de registros seleccionados con un
formato determinado.
Existen diferentes tipos de asistentes para crear formularios:

> Columna simple.
> Tabular.
> Gráfico.
> Principal/subformulario.
> Formulario automático.
Por último, comentar que se pueden agregar encabezados y pies de página y eliminarlos de
un formulario y de las páginas impresas de un formulario. Los encabezados y pies de página
aparecen en la parte superior e inferior de la ventana Formulario y al principio y al final de la
impresión.
Tema 3 - 41
D. Los informes en Access

Un informe se crea para ofrecer una presentación personalizada de una determinada
información. Los informes permiten controlar el resumen de la información, agrupar los datos y
ordenarlos de la forma deseada.
Los tipos de informes más comunes son los siguientes:
 Informe Tabular. Muestra los datos en filas o en columnas pero suele agruparlos por uno o
más valores del campo, calcula y muestra subtotales.
 Informe de Columnas. Muestra todos los campos en una sola columna, generalmente
alineada a la izquierda de la página.
 Etiquetas. Muestra los datos impresos como etiquetas de correo.
A la hora de crear un informe disponemos de dos posibilidades:
 Crear un informe en Vista Diseño. En ese caso diseñamos las posibilidades de creación del
informe. Existen diferentes elementos dentro del Diseño del Informe y que coinciden casi
en su totalidad con los que se han visto en Vista Diseño del Formulario.
 Crear un informe utilizando un Asistente. En este caso, el asistente guía en la creación de

las diferentes partes del informe. Es más sencillo, pero el usuario tiene menos control en la
creación del informe.
Las diferentes secciones que forman parte de un informe son las siguientes:
 Encabezado del informe. Representa la zona donde aparece el título del informe. Se
asigna en el último paso del asistente de creación de informes, como hemos visto
anteriormente.
 Encabezado de página. Aparece al inicio de la página. Si queremos incluir alguna

etiqueta para que aparezca al principio de cada página, se ha de hacer en esta
sección.
 Si hemos definido una agrupación al crear el informe, el Encabezado de grupo contiene

las etiquetas que van a aparecer al principio de cada grupo.
 En la sección Detalle del informe aparecerán los datos de los registros.
 El Pie de página incluye por lo general el número de página o el número de página en

que nos encontramos de un total de páginas que tiene el documento.
 El Pie del informe incluirá las etiquetas o controles en general que nos interesa que
aparezcan en la última parte del informe. Por ejemplo, algún control calculado que
represente un total o algo similar.
42 - Tema 3
E. Las macros en Access

Ejecuta una acción o varias a la vez, que producen como consecuencia la automatización
de tareas comunes. Se puede automatizar cualquier función de Access para ser iniciada con
el teclado o con el ratón, abrir una tabla, consulta informe o formulario, etc.
Estas acciones se pueden realizar de manera individual

o encadenarse unas a otras añadiéndolas en celdas
seguidas.
Para crear una macro, se hace clic en la pestaña de la

ficha Macros y se presiona sobre el botón Nuevo.
F. Los módulos en Access

Access permite realizar una programación basada en el lenguaje VBA
(Visual Basic para Aplicaciones) y esta programación se realiza
mediante los denominados módulos.
Los módulos se asocian directamente a objetos tales como formularios o informes, y éstos se
crean y se asignan a los eventos más comunes de los objetos mencionados. También se
pueden crear módulos independientes que estarán visibles en la venta de base de datos en
la ficha Módulos.
Un módulo es una colección de declaraciones y procedimientos de Visual Basic para

aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad.
7. PAQUETES INTEGRADOS
Los paquetes informáticos integrados o suite ofimática son un conjunto de programas que se
reúnen en un solo paquete y que proporcionan todos los servicios ofimáticos que se han
descrito en el apartado anterior. Este formato es muy útil, ya que permite distribuir un conjunto
de aplicaciones ofimáticas como procesador de textos, hoja de cálculo, base de datos,
software de presentaciones y otras aplicaciones más pequeñas del mismo; integrándose
todas ellas perfectamente para poder realizar todas las tareas que son necesarias llevar a
cabo en una oficina.
Una característica fundamental que ha de cumplir cualquier aplicación ofimática es su

portabilidad, es decir, la posibilidad de trasladar información hacia otros programas.
7.1. Diferentes tipos de paquetes integrados

La suite o paquete más conocido es Microsoft Office. Esta suite integra todas las aplicaciones
descritas de la empresa Microsoft:
 Procesador de textos Word.

 Hoja de cálculo Excel.
 Base de datos Access.
 Presentaciones con PowerPoint.
 Agenda y correo electrónico Outlook.
Tema 3 - 43
Otras suites ofimáticas conocidas son:

- Corel Wordperfect Office Suite.
- IBM Lotus Smartsuite.
- OpenOffice.org.
- LibreOffice.org
- Papyrus Office
- WPS Office
- Softmaker Office
- Star Office
8. PROGRAMAS GRÁFICOS Y DE AUTOEDICIÓN

Un gestor de gráficos y presentaciones crea y manipula imágenes y exposiciones
informatizadas.
Los gestores gráficos permiten una representación gráfica de datos cuantitativos de

operaciones realizadas en la oficina. Estos gráficos hacen que los datos se vean más
interesantes y atractivos, y que sean más fáciles de leer y evaluar. También pueden servir de
ayuda en el análisis y la comparación de datos.
Después de crear un gráfico, éstos pueden ser mejorados y hacer hincapié en cierta
información, agregando elementos para gráficos, como rótulos de datos, una leyenda, títulos,
líneas de tendencia, líneas de división, etc.
Normalmente, estas aplicaciones muestran la posibilidad de comunicarse con otras (hojas de

cálculo, bases de datos, etc.) de donde se pueden obtener los datos cuya representación
gráfica se desea, e incluso en muchos casos aparecen integrados con dichas aplicaciones.
Las aplicaciones de presentación generan una secuencia de diapositivas, notas para el

ponente y la proyección del documento en la pantalla de un ordenador a modo de película.
Cada diapositiva puede estar formada por diferentes tipos de objetos: textos gráficos,
imágenes, vídeos, sonidos, etc.
Las presentaciones se emplean en campos muy diversos (exposición de trabajos, exposiciones

comerciales, campañas publicitarias, etc.), pero siempre con el mismo propósito, exponer
algo a los demás.
Antes de la aparición de este tipo de programas, las presentaciones se realizaban utilizando

proyectores de diapositivas o empleando transparencias con un retroproyector. Actualmente,
estos medios han sido sustituidos por un ordenador conectado a un proyector multimedia que
muestra a mayor tamaño el contenido de la presentación que aparece en la pantalla del
ordenador
Entre las funcionalidades básicas que tienen estas aplicaciones están las siguientes:
 Los paquetes gráficos incluyen filtros para importación/ exportación de datos, gráficos,
textos...
 Permiten inserción de imágenes gráficas, diagramas de barras y tablas.
 Permite el dibujo a mano alzada.
44 - Tema 3
 Permiten todas las características incluidas en la barra de herramientas dibujo

(seleccionar y agrupar, rotar/girar, dimensionar, posicionar en primer o segundo plano).
 Se pueden manipular textos.
 Permiten efectos de transición entre las diapositivas, con el fin de conseguir una sensación
de profesionalidad en la presentación.
 Existen fondos de página predeterminados.
 Asimismo, todos estos programas incluyen una amplia librería de gráficos.
Los principales programas que han aparecido en el mercado son los siguientes:
Harvard Graphics: fue el primer programa que salió para
presentaciones gráficas.
PowerPoint: es el principal programa de presentaciones del mercado.
Picture it: programa de Microsoft que permite editar, retocar y archivar las fotos
digitales de forma sencilla.
Corel Draw Graphics Suite: paquete diseñado para el entorno gráfico de

Windows. Posee varios programas tales como: CorelDraw, CorelChart,
CorelPhotopaint, Corel- Show y CorelMove.
Micrograph Designer: programa de ilustración para Windows.
Graphic Works: paquete gráfico que incluye: Draw, Photo magic, Orgchart,
Winchart y Slideshow.
Lotus Freelance: programa para diseñar gráficos y presentar informaciones.

Incluido en el paquete Lotus SmartSuite Office.
Adobe Photoshop: aplicación informática en forma de taller de pintura y

fotografía que trabaja sobre un lienzo y que está destinado para la edición,
retoque fotográfico y pintura a base de imágenes de mapa de bits.
Adobe Ilustrator: permite crear gráficos vectoriales distintivos para cualquier proyecto.
8.1. Programas de autoedición

Un procesador está pensado para documentos de oficina o correspondencia, informes,
apuntes, etc., pero no para un uso intensivo de imagen o tratamientos especiales del texto.
Por ejemplo, podríamos escribir fácilmente una novela o un libro de poesía tal como se
imprimiría, pero difícilmente seríamos capaces de maquetar una revista, un catálogo a color
o un folleto informativo con alto contenido gráfico.
Las soluciones más profesionales para estos propósitos son los programas de DTP (de Desktop
publishing o Autoedición). Estos programas tienen funciones mucho más avanzadas para el
diseño de las páginas, el manejo de bloques de texto, control tipográfico, gestión del color y
colocación de imágenes.
Tema 3 - 45
La forma en que los programas DTP manejan el texto es bastante diferente, y mucho más
flexible que en un procesador. Los textos y gráficos se pegan como si fueran recortes que se
pueden mover libremente por la página, o de una página a otra; reservarse al lado de la
página, sobre la “mesa de trabajo”. El texto que no cabe en un bloque, fluye hacia otro
bloque, que se indica con el programa. Esto permite composiciones complejas y creativas de
texto e imagen, como las que tenemos en las revistas o catálogos; por otra parte, también
puede automatizarse el flujo de texto para crear distribuciones más regulares y simples (como
en el texto de un informe o un libro).
Algunos conceptos de los más comunes utilizados en los paquetes de autoedición son:
 Portada: primera página de una publicación.

 Historia o cuento: colección de textos reconocidos como una unidad conexa.
 Sumarios: se utilizan para resumir las ideas generales de una página y romper así la
linealidad de la misma.
 Esquematizados es una herramienta que sirve de índice con el fin de guiar una
publicación.
Los programas de autoedición más utilizados son:
 Adobe InDesign/Adobe Pagemaker: éste último llegó hasta la versión 6.5, pero ha sido
sustituido por InDesign como herramienta de maquetación muy bien integrada con
programas de gráficos del mismo fabricante, y con una interfaz semejante.
 QuarkXpress Usado principalmente por las imprentas, tiene escaso o nulo soporte para
edición de html o para la pantalla.
 Corel Ventura es un viejo programa que después de muchas vicisitudes fue adquirido por
Corel.
46 - Tema 3

TEMA 3. Autoevaluacion de Oficina - Herramientas Ofimaticas

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

TEMA 3. Autoevaluacion de Oficina - Herramientas Ofimaticas

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

TEMA 3.

OPE GVA INFORMÁTICA

1. Automatización de oficina ..........................................................................................................5

2. Herramientas ofimáticas ..............................................................................................................5

2.1. Ayuda ......................................................................................................................................... 7

3.1. Regla ......................................................................................................................................... 10

4.1. La ventana de Excel .............................................................................................................. 23

6. Microsoft Access .........................................................................................................................33

6.1. Objetos de Access ................................................................................................................. 33

7.1. Diferentes tipos de paquetes integrados .......................................................................... 43

8.1. Programas de autoedición .................................................................................................. 45

Se entiende por automatización de oficinas el conjunto de tecnologías de la información y

Podemos definir la ofimática (oficina automática) creado a partir de oficina e informática,

Las aplicaciones de oficina se centraron inicialmente en la mecanografía, la gestión de

Las características del software ofimático son las siguientes:

 Gran capacidad de almacenamiento de información.

1. Procesador de textos : Sin duda es el tipo de aplicación ofimática más

2. Hoja de cálculo: Reproducen nuestra mecánica habitual de trabajo con

3. Gestor de base de datos : La informática cambió radicalmente los soportes

4. Programa de presentaciones: Este tipo de programas permite realizar

Una forma de definir el uso de las herramientas informáticas sería:

 El procesador de textos: sirve para escribir textos, almacenarlos, recuperarlos,

La interfaz tiene dos misiones principales:

Ayuda sensible al contexto: según estemos ejecutando ciertas tareas dentro

2.2. Cuadros de diálogo

Existen varios objetos posibles dentro de un cuadro de

 Botones de comando: ejecutan una determinada

2.3. Utilización de macro comandos

2.4. Zoom-vista preliminar

2.5. Barra de título

 Minimizar. Oculta la aplicación mostrando un icono en

 Maximizar. La ventana pasa a ocupar la pantalla completa.

 Restaurar. Cuando la ventana está maximizada, este botón devuelve el tamaño al

 Cerrar. Cierra la aplicación.

2.6. Barra de menús

2.7. Barra de herramientas

1. Clic sobre Inicio  Programas  Microsoft Word.

Una vez ejecutada la aplicación aparecerá la pantalla principal,

3.2. Barras de desplazamiento

3.3. Área de trabajo o edición

3.4. Barra de estado

3.5. El desplazamiento por la ventana de Word

Para movernos por el texto podremos utilizar el teclado de la manera

 Utilizaremos los cursores.

 Tecla Inicio. Nos lleva al principio de la línea en la que estamos.

 Tecla Fin. Al pulsarla nos traslada al final de la línea en la que

 Tecla AvPág. Permite pasar a la ventana siguiente cuando

 Tecla RePág. Permite pasar a la ventana anterior.

 También podemos utilizar el ratón, ya que al hacer clic sobre el

Para rectificar un texto se pueden utilizar las siguientes teclas:

 Supr. Borra el carácter que aparece a la derecha del punto de

 Retroceso o Backspace. Elimina el carácter que se encuentra a

Debemos fijarnos si está activada la opción sobrescribir, ya que, si está

3.6. Crear, abrir, guardar y salir de documentos de Word

 Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.

Para abrir un documento ya existente tenemos estas otras tres opciones:

 Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.

 Ir al menú: Archivo  Abrir. En la lista desplegable Buscar En,

 Combinación de teclas Ctrl + A

Para guardar un documento tenemos estas otras tres opciones:

1. Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas.

2. Ir al menú: Archivo Guardar. Si es la primera vez que guardamos un documento, y

3. Combinación de teclas Ctrl + G.