“Año 

del Fortalecimiento de la Soberanía Nacional”.

Huallanca, 19 de diciembre del 2022.
CARTA N° 04- 2022- M.S.M.F-RETTE.

SEÑOR : ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE YANAMA

DIONICIO VICTOR MILLA BUSTOS

PRESENTE.
ASUNTO : Disponer entrega de cargo de la documentación administrativa bajo
responsabilidad.

DE ESPECIAL COSNIDERACIÓN:
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Tengo el agrado de dirigirme a Ud. Para expresarle mi saludo cordial, a la vez

recordarle que con fecha 09 de noviembre del año 2022 se instaló y conformó la comisión de
trasferencia de la gestión administrativa, en la que se acordó que el informe de rendición de
cuenta del titular saliente y el informe de rendición de cuentas haría entrega el 23 de diciembre
del presente año, para ser verificados por el ETTE los días 27 y 28 de diciembre del año 2022.
Como sabemos al aplicativo informático de la contraloría se ingresan únicamente las cinco
secciones contemplados en la directiva N°016-2022-CG/PREVI; estos son los 11 sistemas
administrativos, los indicadores de eficacia, la relación de servicios que brinda la entidad, los
resultados de gestión del titular por cada servicio público y la trasferencia de gestión; de tal
manera que los días 27 y 28 de diciembre se verificarán la documentación ingresado en el
aplicativo informático cotejando si estas se encuentran conformes en las oficinas
administrativas de la municipalidad.

De otro lado la administración municipal cuenta con una serie de documentación, archivos,
acervo documentario, memorándums, informes, cartas, oficios, TDR, conformidades,
requerimientos, certificaciones, entre otros, los mismos que no regulan en la directiva antes
mencionada para ingresar al aplicativo y tampoco para escanear; pues este tipo de
documentos deben ser entregados de manera armoniosa mediante actas de entrega interno
por cada oficina al ETTE cuya labor estaba previsto para el día 19 de diciembre del presente
año.

Es así que el día lunes 19 de diciembre del año 2022 nos apersonamos con mi equipo técnico
para dar inicio con las labores de verificación de docuentos de las áreas de infraestructura y
otros para proceder con la entrega de cargo por cada oficina; sin embargo la autoridad saliente
se negó brindarnos facilidades y con actitud rotunda nos manifestó que los trabajos de
transferencia sería los días 27 y 28 de diciembre conforme el acta de instalación;
desconociendo que estas fechas están programadas para la verificación del informe de
rendición de cuenta del titular y transferencia de gestión que fueran ingresados por la ETTS en
el aplicativo informático de la contraloría según las fechas de corte; más no para la recepción
del acervo documentario que obra en el interior de cada área administrativa de la
municipalidad.

Luego de incidencias y diálogos llegamos a un entendimiento de iniciar con la entrega de cargo

de los documentos administrativos el día 21 de diciembre del año 2022, fecha en que iniciamos
con la verificación del acervo documentario con el área de abasteciendo, ATM, secretaria
general, entre otros y cuando nos encontramos desarrollando nuestras actividades de manera
normal el responsable del área de archivo el Abog. JOSÉ A. DIAS CANTU nos entregó la lista
de los documentos que obran en archivo general, ubicado en el tercer piso de la municipalidad,
lugar donde nos llevó para proceder con la verificación de los archivos a las 10: 40 am del día
21/12/2022; siendo que al llegar al área de archivo encontramos gran cantidad de archivadores,
actas, documentos sueltos, etc. Por estantes y pabellones y con la intención de iniciar con la
verificación le pedimos que nos muestre la documentación de secretaría general según su lista
y orden correlativo que nos había entregado previamente, para luego proseguir con los otros
documentos.

En este acto el encargado de archivo antes mencionado no sabía donde se ubicaban estos
documentos, tampoco daba razón de la relación de los mismos según el pabellón y ante
nuestro reclamo nos dijo que es cosa de buscar debe estar allí, que a mí tampoco me
entregaron y que desconozco con exactitud el lugar donde se encuentran; imposibilitando
continuar nuestros trabajos de verificación en el área de archivo, cuyo comportamiento se
entiende como un acto de obstrucción y falta de voluntad para entregar la documentación, tanto
más si conforme a la directiva N° 08-2018-CG la comisión de transferencia de la autoridad
saliente se tenía que haber conformado en el mes de enero del presente año y posteriormente
al ser derogado por la directiva N°016-2022-CG estaban en la obligación de adecuar la
comisión del quipo saliente; de tal manera que durante varios años ya tenían conocimiento
respecto a la entrega de documentos y pese a ello se observa un total desorden que dificultan
la verificación del ETTE que trabajamos de la mejor manera y con el ánimo de cumplir con
nuestra labor; por tales razones SOLICITO LO SIGUIENTE:

1. Disponer que en el día se ordene el acervo documentario del área de archivo de la

Municipalidad Distrital de Yanama y nos facilite la verificación de documentos.
2. Disponer a todas las áreas administrativas de la municipalidad, tener la documentación
ordenada a fin de facilitar la verificación de los documentos y se eviten molestias y
observaciones innecesarias.
3. Exhortar de manera expresa el ingreso de toda la información de las 5 secciones que obliga
la directiva N°016-2022-CG/PREVI al aplicativo informático de la contraloría a fin de verificar
en el sistema y luego hacer el cotejo y la verificación en físico de la existencia de estos
documentos en cada oficina.
4. Disponer a los responsables de las áreas administrativas que corresponden manejar las
secciones que comprenden el informe de rendición de cuenta del titular y transferencia de
gestión tener la documentación que hayan ingresado en el aplicativo informático de manera
física y ordenada en sus oficinas para facilitar y acelerar la verificación de los mismos al
ETTE los días 27 y 28 de diciembre del año 2022 conforme al cronograma establecido.
5. Respecto los equipos, maquinarias pesadas, vehículos, volquetes y otras sírvase hacer la
entrega en las instalaciones de la municipalidad ya sea en sus garajes, playas de
estacionamiento o ambientes de la institución donde se guardan estos bienes; debiendo
disponer en el día el retorno de estos bienes en caso se ubiquen fuera del lugar
institucional.

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MARCIAL F. MALLQUI SANCHEZ
DNI N° 40892152
RESPONSABLE ETTE