PROCEDIMIENTO PDI “visitante” sin relación contractual con la UPNA:

OBJETO: Facilitar e impulsar facilitar la acogida de todos aquellos profesores e

investigadores externos que tengan interés en hacer una estancia con fines docentes o
de investigación en la UPNA.

Por este motivo, se modifica el protocolo de acogida, con el propósito de organizar con
antelación las visitas y agilizar los trámites administrativos.

Además, se centraliza y completa un Registro de Visitas.

1. A QUIÉN VA DIRIGIDO:

Personal docente e investigador (PDI) externo que realiza una estancia temporal en la
UPNA con fines docentes o investigadores, de manera presencial o virtual:

 Profesorado de convocatorias de la Sección de Internacionalización y Cooperación.

 Profesorado visitante en Centros, Departamentos, Institutos o Grupos de
Investigación UPNA.
 Investigadores visitantes que hayan sido invitados por un Instituto o Grupo de
Investigación de la UPNA.

2. CONDICIONES DE LA ESTANCIA Y SEGUROS OBLIGATORIOS:

 En el caso de visitas presenciales: El PDI Visitante deberá disponer de seguro

sanitario (ciudadanos UE, Tarjeta Sanitaria Europea, el resto seguro privado).
 La estancia en cualquier caso no constituye para la UPNA vínculo laboral ni
contractual de ningún tipo por lo que, dicha Institución está exenta realizar
remuneración alguna.
 Durante la estancia se respetarán las normas y prácticas de la UPNA, las regulaciones
sobre salud, seguridad y uso de instalaciones y equipos en el desarrollo de su
actividad, así como el calendario y los horarios que se establezcan por el responsable
de la estancia.
 El PDI Visitante está sujeto a confidencialidad en lo referente a los procedimientos y
datos de la investigación desarrollada durante la estancia.
Esta confidencialidad queda anulada mediante autorización del Investigador
Responsable, por autorización escrita.
 Si procede, se dará traslado de la estancia para su conocimiento a la Unidad de Salud
Laboral y Gestión Medioambiental.
3. SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN:

Este procedimiento se inicia a solicitud de un PDI con vinculación permanente en la

Universidad Pública de Navarra que invita a la persona externa, siendo este PDI el
responsable de la estancia. En todo caso, la solicitud de estancia siempre estará sujeta
a la autorización por parte del Director del Departamento o Decano de la Facultad que
corresponda.

Entrega de la solicitud debidamente cumplimentada a la OAU Oficina Atención

Universitaria: (SOLICITUD DE ESTANCIA DE VISITANTES)

1. Firmada por: PDI visitante

2. Firmada por: PDI que se responsabiliza de la estancia
3. Evaluada y Autorizada por: Decano/a o Director/a que corresponda

Documentación anexa a la solicitud:

a) la autorización para la realización de la estancia emitida por la Institución de

origen, o en su caso, aportar o indicar el convenio donde puede enmarcarse la
estancia.
b) copia de la póliza de seguros que cubran la estancia.

En el caso de las estancias de personal procedente de convocatorias del Vicerrectorado

de Internacionalización, será suficiente con la solicitud a la OAU desde la Sección de
Internacionalización y Cooperación de los servicios que vayan a necesitar.

4. CARTA DE INVITACIÓN

Si el PDI visitante lo indica en la solicitud, el Vicerrector de Internacionalización le hará

llegar una Carta de invitación, que se enviará al Departamento a nombre del PDI
responsable.

 Se solicita por el PDI Visitante en la solicitud enviada a la OAU

 La OAU completará el modelo de carta de invitación que enviará para su firma al
Vicerrectorado
 Una vez firmada se devuelve a la OAU
 La OAU guarda una copia en el expediente y envía el original al Departamento o
centro responsable.
5. TRAMITACIÓN Y REGISTRO

La OAU:

 Recibe y centraliza las solicitudes de estancia temporal.

 Gestiona las solicitudes de servicios disponibles:

o carta de invitación
o credenciales wifi temporales
o acceso a préstamo bibliotecario y uso de gabinetes de investigación
o para visitas virtuales: acceso en remoto a biblioteca para lo que se les
habilitará una cuenta de correo institucional temporal
o información y apoyo en trámites de extranjería

 Mantiene un registro actualizado de PDI visitante: De manera que la OAU se

convierta en el punto de referencia tanto del profesorado UPNA como del que
realiza las estancias

6. CERTIFICACIÓN DE LA ESTANCIA:

Cuando así lo solicite el PDI visitante, la UPNA emitirá un Certificado de la estancia

realizada:

 El PDI visitante deberá presentar un resumen de su actividad realizada en la UPNa a

través de la “Solicitud de Certificación de la Estancia”. Ésta debe enviarse a la OAU
debidamente cumplimentada y firmada por éste y con el visto bueno del PDI
responsable y del Director del Departamento o Centro.

 La OAU centraliza las solicitudes y las traslada a Secretaría General de la UPNa, que
emitirá un certificado de la estancia para el interesado. El certificado, que recogerá
la misma información que la “Solicitud de Certificación de la Estancia”, será enviado
al Departamento a nombre del PDI responsable.

 La OAU procederá al archivo de la documentación de la visita para su registro.