> TTT GOBIERNO dc n i \ GUATEMALA MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES "MANUAL DENORMAS - YPROCEDIMIENTOS , Seccion de Servicios 1 Generales Guatemala, abril 2021MANUAL DE NORMAS Y GOBIERNO // MINISTERIO PROCEDIMIENTOS GUATEMA\ | BE CURTURA SECCION DE SERVICIOS GENERALES ANO 2021 ACUERDO MINISTERIAL MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES ‘ACUERDO MINISTERIAL NUMERO 5582021. - stemsl, juni 2004 EL winstR0 bE CULTURA Y DEPORTES CCoNsioeRAnoo: (Qo conerries con la Constiucln Palica de s Replica de Guatmalay Ley de [Cigar ejecuve ls coreoponde ais Autre Supeney narear la dee pte eScoy eine lag yc, a sora sansacbn Gober nanos ¥ (Que masini Ofcos Nomaros AG-0046-2021 y AG-0247-2021, bok de fecha 3 junio de 2, ren rors ls Manuces do Norvas y Srocadmancs de tsi Geperderi ir Ctr pat, us fre cor Admins Gea a od neo shiney por preus pain si’ damien poschients env ome Ferinens enue depoita ga coveepociane oR Tanto: Can Soc an leona y on episode as Krciones qu fe cenren ls acs 184 ore a 9608 ConstunPoiten ce Replon So Cstorai 2 rls). yt) dl Daca nunero 11-87 de Congreso gale Ropes ca Glory, Ly el Capi Cena, 17 numer 2) de Actas ubetsatve names 272008, de faa 10 60 ono 56 2008, Feyarrera Oeics iter nitro Ctra Sapre. AaTiCULo 1. Apter el cartenido de. lex Manusles de Normas y_Procadimiantos, onetprdnte ss copsnderie de Niner de Cura Oepoon sunt 2) Seco ce Savio Gone 5) Cais ches y ©) Fores Roto nero, AaTICULO 2, Los ania eu se fren et el eiso 1 del oresene Asverdo, debrtn dts @ ‘aca ate las cepensoneas se hnaara de Clute) Bepoten ene cesencs o ‘blgaore a par asec de cu gence, aaricuLo 3.1 reso Acero enplezs@regrinesitamens oriiquese Feceey) Ly Atenas los ee 8 Seon atesMINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES GOBIERNO //: GUATEMALA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SECCION DE SERVICIOS GENERALES ANO 2021 Elaborado por: Sergio Alejandro Antillon Herandez | Rocio Rodriguez Acajabon Juan José Reyes Ceballos Maria Elizabeth Godoy Valdés Rafael Alberto Meda Rivas Jefes de Servicios Generales o Centros de Costo > Superior Paice de Cultura y Deportes jan José Reyes Ceball 5, Cul aly tela 0 loco as Cuturas FULTURA V DEPORTES Pedro Orlando Monterroso Canastuj, Jerson M. Makepeace Mazariegos rector Administrative Financiero Direcc|pp, Sup me Director Administrativo Financiero de las Artes ries Uirecior Teeica! Direction dita iain Orecton Generel dels drtes Mrs de Cultura y DeportesA ee ee Ge Re ee ee eeGOBIERNO MINISTERIO ia | Secocron, Soares Yoepontes MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SECCION DE SERVICIOS GENERALES ANO 2021 Ardany Urbano Lépez Diaz Rafael Aristides Ortiz Reyes José Arturo Morales Quezada Lic, Ardany Urbano Léper (fas Digg oe asmiistracin y Fnarhas rajivo FindliGiere Desarrollo”) bomen de las Culturas \ | i | Lic. Rafael Orti | Doctor Adminitrative \ Direccion General del Patrimonio Coleen! ure! Salvador Diaz Quiroa Francisco José Quezada Jurado F., foe: Duegada farado jdministradgr General Cultiira y Depottes Administrador Generalkn mee ade a em) [aa | es fsMANUAL DE NORMAS Y GOBIERNO /- | MINISTERIO PROCEDIMIENTOS GUATEMALA | DESULTURA SECCION DE SERVICIOS GENERALES Perec ANO 2021 INDICE INTRODUCCION. OBJETIVO! OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS .nnmn BASE LEGAL SOLICITUD DE PAGO DE SERVICIOS BASICOS Y OTROS SERVICIOS. ASIGNACION DE VEHICULOS A FUNCIONARIOS 0 SERVIDORES PUBLICOS. ASIGNACION DE VEHICULOS PARA COMISIONES AL INTERIOR DE LA REPUBLICA.. se ASIGNACION DE VEHICULOS PARA RECORRIDOS INTERNOS O TRASLADO DE PERSONAL POR LABORAR EN HORARIO ORDINARIO Y EXTRAORDINARIO ps ASISTENCIA POR DESPERFECTOS MECANICOS EMERGENTES O ACCIDENTEICOLISION DE TRANSITO A LOS VEHICULOS DEL MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES. ASISTENCIA EN CASO DE ROBO DE VEHICULO PROPIEDAD DEL MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES. MANTENIMIENTO DE VEHICULOS DEL MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES ADQUISICION DE LLANTAS PARA LOS VEHICULOS DEL MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES. ADQUISICION DE BATERIAS PARA LOS VEHICULOS DEL MINISTERIO. DE CULTURA Y DEPORTES on. ANEXOS. ANEXO 2: FORMULARIO DE ASIGNACION DE VEHICULO. ANEXO 3: FORMATO DE DISTANCIAS POR DEPARTAMENTO PARA EL CALCULO DE COMBUSTIBLE.. ANEXO 4: FORMULARIO DE SOLICITUD DE COMBUSTIBLE AL INTERIOR DEL Pais... ANEXO 5: BOLETA DE REPORTE DE FALLA DE VEHICULO. ANEXO 6: SIMBOLOGIA DE DIAGRAMAS DE FLUJO.Yorsontes PROCEDIMIENTOS DE SERVICIOS GENERALES ANO 2021 j j SOBIERNO Vi | MINISTERIO. MANUAL DE NORMAS Y sua wr INTRODUCCION El Ministerio de Cultura y Deportes de Guatemala, considera de importancia la actualizacién y elaboracién del Manual de Normas y Procedimientos de cada uno de sus entes y siendo la seccién de servicios generales uno de ellos, pone a disposicién la presente herramienta administrativa. Con el fin de promover el desarrollo administrativo y contribuir al fortalecimiento y la mejora de la operacién institucional, la seccién de servicios generales establece el presente Manual de Normas y Procedimientos como un instrumento orientador y de apoyo en el que se consigna de forma metodolégica el funcionamiento interno de las diferentes areas que conforman dicha seccién Un procedimiento es una serie de pasos para Ia realizacién de un producto concreto, permite uniformar y controlar el desarrollo y cumplimiento de las rutinas de trabajo y evita su duplicidad y discrecionalidad en la actuacién de los servidores publicos. Su utilidad es multiple, porque permite visualizar el funcionamiento interno referente a la descripcién de las tareas, ubicacién y puestos responsables. Este documento contiene la descripcién y secuencia de las actividades que deben seguirse para la realizacién de las funciones del personel y para cada uno de los procedimientos se incluye la normativa que sustenta los mismos, asi como una descripcién detallada de los pasos a seguir, al final de cada descripcién se incluye un diagrama de flujo que presenta de manera grdfica la secuencia légica de dichos procedimientos. Por ultimo, se incluyen los anexos con los formularios utilizados para optimizar los procedimientos, buscando la eficiencia y eficacia de la gestion administrativa. El trabajo de elaboracion del presente manual parte de las directrices emanadas de las autoridades superiores de este Ministerio, con el fin de promover el orden administrative y la eficiencia en cada una de sus dependencias.MANUAL DE NORMAS Y GOBIERNO /. | MINISTERIO ; PROCEDIMIENTOS GUATEMALA | Jo cronee SECCION DE SERVICIOS GENERALES ANO 2021 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Proporcionar a los trabajadores del Ministerio de Cultura y Deportes, las directrices para facilitar y ejecutar de forma eficiente y efectiva la prestacién de los servicios y funciones de la seccién de servicios generales. OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Establecer la secuencia légica, coherente y sistematica de los procedimientos que se ejecutan en la seccién de servicios generales. Presentar los pasos a seguir para contribuir al funcionamiento de los mecanismos y herramientas administrativas de control para so de todos los servicios que presta la seccién 3. Lograr una coordinacién y una comunicacién efectiva entre los funcionarios, directivos y servidores publicos con la seccién de servicios generales en relacién a la ejecucién de las funciones de esta.MANUAL DE NORMAS Y GOBIERNO. | MINISTERIO ; PROCEDIMIENTOS GUATEMALA | DEcULTURA SECCION DE SERVICIOS GENERALES eee ANO 2021 BASE LEGAL Este ministerio fundamenta y orienta su accionar con base a sus mandatos legales ¢ institucionales; asi como en las politicas pliblicas vinculadas a las funciones, actividades y proyectos que se planifican. 1, Decreto nimero 57-92 del Congreso de la Republica de Guatemala y sus reformas, Ley de Compras y Contrataciones del Estado. 2. Decreto numero 101-97 del Congreso de la Reptiblica de Guatemala, Ley Organica del Presupuesto y su reglamento. 3. Acuerdo Gubernativo ntimero 27-2008, Reglamento Organico Intemno del Ministerio de Cultura y Deportes. 4, Acuerdo Gubernativo numero122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. 5. Acuerdo Ministerial 379-2017 Ministerio de Finanzas Publicas, Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pliblico de Guatemala. 6. Manual de Organizacién y Funciones del Ministerio de Cultura y Deportes 7. Acuerdo Ministerial 125-2010, Reglamento General de Asignacion y Uso de Vehiculos del Ministerio de Cultura y Deportes y sus reformas en Acuerdo Ministerial 55-2012 8. Acuerdo Ministerial nimero 1165-2020 que corresponde a la Telefonia Celular 9, Reglamento de Viaticos 2016, y reformas 37-2017 10.Acuerdo Ministerial numero 833-2019, Manual de Normas y Procedimientos para la Adquisicién y Manejo de Cupones Canjeables por Combustible y/o Lubricantes.MANUAL DE NORMAS Y SOBIERNO: MINISTERIO : PROCEDIMIENTOS GUATEMA\ DE CULTURA SECCION DE SERVICIOS GENERALES i ANO 2021 DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOSGOBIERNO // GUATEMALA MANUAL DE NORMAS Y MINISTERIO. : PROCEDIMIENTOS yosrouTeS SECCION DE SERVICIOS CeNERALES a T FECHA DE] obit 2021 MINISTERIO DE SECCION DE SERVICIOS EMISION CULTURA Y GENERALES MANUAL DE | CODIGO MCD-SSG-01 DEPORTES | NORMAS Y PROCEDIMIENTOS VERSION 2021-1 NOMBRE DEL ‘SOLICITUD DE PAGO DE SERVICIOS BASICOS Y OTROS PROCEDIMIENTO SERVICIOS ‘OBJETIVO Contar con un procedimiento que describa los pasos a seguir para realizar pagos mensuales de los servicios basicos de las unidades ane ejecutoras del Ministerio de Cultura y Deportes. INICIA Asistente de Servicios Generales. FINALIZA Asistente de Servicios Generales. 1. De los ser ios basicos: NORMAS Unicamente se consideran servicios basicos los siguientes: * Energia eléctrica ‘Agua envasada para consumo del personal. Extraccién de basura. Alcantarillado. Telefonia fija y movil. | Internet. Enlace dedicado (Enlace MINFIN y MICUDE), y se realizar el pago de los mismos segin aplique a cada seccién, 2. De la clasificacién de otros servicios: Las secciones de servicios generales a las que corresponda seran las responsables del pago de los siguientes servicios no clasificados como basicos: ‘* Arrendamiento de fotocopiadoras. © Suscripciones varias. 3. De los pagos de servicios acordados: Las secciones de servicios generales a quienes corresponda; seran los responsables de realizar los pagos de servicios acordados entre Viceministerios, del Ministerio de Cultura y Deportes, mediante Convenio de Cooperacién, autorizado por la Autoridad Superior de la institucion mediante un Acuerdo Ministerial. 4, De la documentacién que acompajia las liquidaciones para pago de Servicios: Unicamente se realizaré el pago de los servicios si la liquidacion contiene los siguientes documentos: |MANUAL DE NORMAS Y GOBIERNO J. | MINISTERIO PROCEDIMIENTOS Secuurusa GUATEMALA | DEcuLTURA SECCION DE SERVICIOS GENERALES * Formulario de Requisicién de Bienes, Suminisros, Obras y Servicios. * Factura del servicio debidamente razonada, firmada y sellada por el jefe de la seccién, el jefe administrativo o administrativo financiero y directores cuando aplique. Carta de satisfaccién para los servicios que corresponda. Solicitud de gastos cuando aplique. Carta de solicitud de pago cuando aplique. Cuenta Corriente de saldo y de pagos cuando aplique. Listado de ubicacién del equipo rentado. Listado del personal que tiene asignado teléfono movil Verificador de facturas de la SAT cuando aplique. Patente de Comercio de Empresa cuando aplique. Registro Tributario Unificado (RTU Ratificado) cuando aplique. Patente de Comercio de Sociedad cuando aplique. Nombramiento del Representante Legal cuando aplique. Copia del Contrato cuando aplique. Copia del Acuerdo Ministerial cuando aplique. 5. De las firmas en el formulario de Requisicién de Bienes, Suministros, Obras y Servicios: Unicamente podran firmar de autorizado el formulario las siguientes personas: * Solicitante. Jefe del Solicitante. Responsable, Encargado ylo Técnico del Centro de Costo, Jefe/encargado de almacén, cuando corresponda. Vo.Bo. Administrador General ylo Director General. 6. Del pago de los servicios: El departamento financiero recibiré el expediente completo debidamente conformado y realizara el pago por medio de caja chica, fondo rotativo 0 acreditamiento a cuenta. DMANUAL DE NORMAS Y MINISTERIO. : PROCEDIMIENTOS Vocrones! SECCION DE SERVICIOS oa GOBIERNO /- GUATEMALA DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE PASO No. DESCRIPCION INICIO: Elabora_ Formulario de Reaquisicién de Bienes, Suministros, Obras y Servicios. Recibe facturas, las razona y adjunta la 2 | papeleria de soporte seguin el servicio a | pagar. Trasiada el expediente al jefe de servicios | generales para revision y autorizacién. Recibe y revisa el expediente: a) Sino esté completo lo devuelve a asistente para que se realicen las Jefe de Servicios Generales | 4 ‘enmiendas. b) Si esta completo lo firma y devuelve a asistente pata que continue el proceso. (continua en paso 7). Asistente de Servicios Generales 5 | Recibe el expediente para realizar las correcciones Realiza las correcciones. 6 | Traslada al jefe de servicios generales Asistente de Servicios eae (welve al paso 4). Recibe el expediente firmado y gestiona las, 7 | firmas del jefe administrativo, administrativo financiero 0 directores, sequin corresponda. Traslada al departamento financiero 0 centro de costo segiin corresponda Recibe y revisa el expediente: a) Sino esté completo lo devuelve a Departamento asistente para que se realicen las Financiero/Centro de Costo | 9 enmiendas. b) Si est4 completo lo recibe para lo correspondiente, FIN. DEL PROCEDIMIENTO. | 39 | Resibe el expediente para realizar las Asistente de Servicios correcciones. Generales Realiza las correcciones. | 11 |Traslada al jefe de servicios generales (vuelve al paso 9). FIN DEL PROCEDIMIENTO yon?MANUAL DE NORMAS Y SoBIERNO /. | MINISTERIO PROCEDIMIENTOS oERORTES SECCION DE SERVICIOS GENERALES ‘ANO 2021 Solicitud de pago de servicios basicos y otros servicios isMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS cosierno i. | Ministerio GUATEMALA | DEcuLTuRA SECCION DE SERVICIOS GENERALES AN 2021 FECHA DE a MINISTERIO DE SECCION DE SERVICIOS ~—_| EMISION | ebrete CULTURA Y GENERALES MANUALDE | CODIGO_| _ MCD-SSG-02 DEPORTES | NORMAS Y PROCEDIMIENTOS | Version an NOMBRE DEL ASIGNACION DE VEHICULOS A FUNCIONARIOS © SERVIDORES PROCEDIMIENTO PUBLICOS ‘OBJETIVO Establecer los pasos necesarios para la asignacion de vehiculo a funcionarios © servidores publicos de las unidades ejecutoras del Ministerio de Cultura y Deportes. INICIA Solicitante, E FINALIZA Solicitante. NORMAS 1. De la solicitud de asignacién de vehiculos: Los funcionarios o servidores ptiblicos que soliciten asignacién de vehiculo deberén hacerlo mediante oficio dirigido al director general/administrador general, justificando la necesidad del mismo; quien dara Vo. Bo. a dicha solicitud. 2. De quienes pueden solicitar asignacién de vehiculo: Unicamente funcionarios o servidores publicos, cuyas funciones ameriten el uso de vehiculo en forma permanente. No se asignara vehiculos a personas que no sean funcionarios ni servidores puiblicos del Ministerio. 3. De la disponibilidad de vehiculos: La asignacién de vehiculo a funcionarios o servidores piblicos, dependera de la disponibilidad con que cuente la unidad ejecutora del Ministerio. | 4, De la responsabilidad sobre el vehiculo asignado: * El funcionario 0 servidor publico a quien se le asigne vehiculo para uso permanente, deberd firmar el acta administrativa y la tarjeta de responsabilidad * Sera responsable del cuidado y uso correcto del vehiculo en las funciones pertinentes a su cargo. La responsabilidad es | intransferible.GOBIERNO / j | GUATEMALA MANUAL DE NORMAS Y MINISTERIO : PROCEDIMIENTOS VOESoRtiS. SECCION DE SERVICIOS GeNERLES 5. De los servicios y reparaciones del vehiculo asignado: El funcionario o servidor pubblico a quien se le haya asignado vehiculo, deberé informar al jefe de servicios generales, sobre la necesidad de mantenimiento o reparacién del mismo para que el jefe de servicios generales proceda con lo correspondiente. 6. Del uso del vehiculo asignado: Los vehiculos del ministerio no deberan utiizarse para actividades personales 0 ajenas al desempefio de las funciones correspondientes del funcionario o servidor que lo tiene asignado. } 10GOBIERNO //- GUATEMALA MINISTERIO DE CULTURA YDEPORTES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SECCION DE SERVICIOS GENERALES ‘ANO 2021 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE _ “PASO No. DESCRIPCION INICIO: Solicitante Presenta Solicitud mediante oficio de asignacién de vehiculo dirigido al director general/administrador general. Director General/Administrador General Recibe y revisa el oficio de solicitud para asignacién de vehicul Consulta la disponibilidad de vehiculos a la Seccién de Servicios Generales. a) si no hay disponibilidad de vehioulos devuelve solicitud mediante oficio al solicitante. FIN DEL PROCEDIMIENTO. b) Si hay disponibilidad de vehiculos, autoriza la solicitud y la traslada mediante oficio al Director Administrativo —_Financiero. (continua en paso 3). Director Administrative Financiero Recibe y revisa oficio de autorizacién e instruye al jefe de Seccién de Servicios Generales para proceder con la asignacién del vehiculo. Jefe de Seccién de Servicios Generales Recibe y revisa los documentos, llena el formulario de peritaje del vehiculo asignado y lo firma. Coordina con él jefe de inventarios para realizar la asignacién y entrega del vehiculo. Traslada formulario al jefe de inventarios con datos del vehiculo y de la persona que sera responsable para elaborar tarjeta de responsabilidad. Jefe de Inventarios Recibe formulario de peritaje, verifica datos y procede a registrar el vehiculo en la tarjeta de responsabilidad del funcionario o servidor piiblico que recibe el mismo. Posteriormente se elabora el acta administrativa de la entrega del vehiculo. Solicitante En presencia del jefe de servicios generales y el jefe de inventarios revisa las condiciones del vehiculo, sus accesorios, lo recibe y firma: formulario de peritaje de vehiculo, tarjeta de responsabilidad de actives fijos y acta administrativa. FIN DEL PROCEDIMIENTO aMANUAL DE NORMAS Y a cosierno 1. | ministerio PROCEDIMIENTOS su, A | DE cuLTURS SECCION DE SERVICIOS GENERALES ANO 2021 Asignacién de vehiculos a funcionarios o servidores publicos 2MANUAL DE NORMAS Y SGATEMALA | SecuTuns SECCION DE SERVICIOS: GENERALES Yosrontes 7 ‘ANO 2021 FECHA DE ; MINISTERIO DE SECCION DE SERVICIOS —_EMISION brn 20etit| CULTURA Y GENERALES MANUAL DE | CODIGO_|_ MCD-SSG-03, DEPORTES | NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ercign ani NOMBRE DEL | ASIGNACION DE VEHICULOS PARA COMISIONES AL INTERIOR PROCEDIMIENTO DE LA REPUBLICA OBJETIVO Establecer los pasos a seguir para la efectiva alencién de requerimiento de vehiculos para comisiones al interior de la repablica, de las unidades ejecutoras del Ministerio de Cultura y Deportes. INICIA Solicitante. FINALIZA Jefe de Servicios Generales / Piloto asignado. NORMAS 1. De la solicitud: + Deberé hacerse mediante oficio dirigido al director general o administrador general adjuntando nombramientos del personal que realizara la comisién. + La solicitud de vehiculo deberd presentarse por lo menos con cinco (5) dias habiles de anticipacién a la comisién. + Previo a presentar el oficio al director general debe verificar en la Seccion de Servicios Generales la disponibilidad del vehiculo, 2. De la Informacién consignada en el Nombramiento: + Se debera especificar el lugar de destino (aldea, municipio y | departamento), determinar el kilometraje del recorrido interno de la comisién en cada lugar del municipio o departamento de la comision asignada, la naturaleza de la comisién, nombre del personal nombrado con firma del jefe inmediato * Fechas y horarios de salida y retorno de la comisi6n. 3. Del Solicitante: Unicamente podra solicitar vehiculo el personal que esté contratado en las distintas unidades ejecutoras del Ministerio de Cultura y Deportes. 4. De la no disponibilidad de vehiculos: * Cuando no haya disponibilidad de vehiculo el jefe de servicios generales informara inmediatamente al solicitante de forma verbal, correo electrdnico 0 plasmando en el oficio: sello de NO disponibilidad. * De NO existir disponibilidad de vehiculos propiedad de la unidad ejecutora del Ministerio de Cultura y Deportes; la 3BGOBIERNO “ic MAI MANUAL DE NORMAS Y MINISTERIO PROCEDIMIENTOS Vperonves SECCION DE SERVICIOS ceNenAes persona nombrada podrd utilizar un vehiculo de su propiedad para realizar la comisién conforme a lo establecido en la Ley de Viaticos vigente. 5. De la responsabilidad de Servicios Generales: * Sera el responsable de garantizar que los vehiculos que se asignen para comisiones estén en condiciones adecuadas de funcionamiento y con el combustible suficiente caloulado para el cumplimiento de la comision. + Garantizar que el piloto utilice la ruta establecida en la solicitud y cuando se vea obligado a cambiar de ruta debera comunicario de manera inmediata al jefe de servicios generales y posteriormente indicarlo en la seccién de observaciones de la bitacora de recorrido. 6. De los puntos de inicio y fin de la comi Las personas nombradas para la comisién deberén reunirse en las instalaciones de la dependencia solicitante para iniciar y finalizar la comision. 7. De la asignacién del Piloto: Para la conduccién de los vehiculos Unicamente se asignaran pilotos que pertenezcan a la seccién de servicios generales 8. De la Responsabilidad del Piloto: * Serd responsable del cuidado y uso adecuado del vehiculo. ‘+ Informara sobre cualquier inconveniente de forma inmediata al jefe de servicios generales. ‘+ Deberé realizar informe de los traslados y recorridos, asi como de los imprevistos que surjan durante la comisién; dicho informe deberd presentarse al dia siguiente de haber finalizado la misma, + Sera responsable de canjear los cupones por combustibles en las gasolineras correspondientes y debera solicitar un comprobante donde se evidencie el canje de dichos cupones. 9. Del personal que se transporta en los vehiculos: Solo podran transportarse en los vehiculos durante la comisién las personas consignadas en el nombramiento de la comisién.MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GOBIERNO. | mINISTERIO GUATEMALA | DE CULTURA SECCION DE SERVICIOS GENERALES ‘ANO 2021 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE __| PASO No. DESCRIPCION INICIO: | Consulta la disponibilidad de vehiculos a la | seccion de servicios generales. Solicita vehiculo para comisién al interior de la Solicitante Republica mediante oficio dirigido al director general o administrador general, adjuntando nombramientos. Recibe y revisa solicitud para asignacién de vehiculo. a) Si no hay disponibilidad de vehiculos informa mediante oficio y devuelve Director solicitud, FIN DEL PROCEDIMIENTO General/Administrador (Ver norma 4). General b) Si hay disponibilidad de vehiculos, autoriza —_a solicitud y la traslada mediante oficio = al’_— director administrativo financiero o donde corresponda. (Continua en paso 3). Director Administrativo Financiero Recibe, revisa e instruye al jefe de servicios generales para asignacién de vehiculo, piloto | y combustible. Jefe de Seccién de Servicios Generales Recibe la documentacién, la revisa y designa vehiculo y piloto para la comisién y trasiada al asistente de servicios generales para que proceda con los tramites correspondientes. Asistente de servicios generales Piloto asignado Realiza el calculo del combustible de acuerdo al recorrido descrito en el nombramiento de la dependencia solicitante. Liena el formulario de sol ud de cupones canjeables por combustible ylo lubricantes, para el vehiculo designado. Traslada la documentacion al piloto para gestion de cupones canjeables por | combustible. Recibe la documentacion y realiza el tramite correspondiente ante el encargado de combustible.MANUAL DE NORMAS Y cosierno | Ministerio PROCEDIMIENTOS GUATEMALA | DE cULTURA SECCION DE SERVICIOS GENERALES ANO 2021 RESPONSABLE PASO No. DESCRIPCION Recibe expediente, analiza los calculos, revisa datos y documentos de soporte, para proceder a la entrega de los cupones canjeables por combustible. a) Si el expediente no esta completo o necesita modificaciones lo devuelve al Enoemgedo de Combustible ui asistente de servicios generales para subsanar o completar datos. (Continua en paso 8) b) Si esta completo, entrega cupones canjeables por combustible. (continua en paso 9). Reclbe el expediente, revisa y realiza Asistente de servicios 3 | enmiendas y Io traslada al piloto asignado generales para el tramite correspondiente. (Regresa al _| paso 6). Recibe los cupones canjeables por | combustible y/o lubricantes. : Recibe y revisa el estado del vehiculo Piloto Asignado 10 asignado por medio del formulario de peritaje (cuando aplique) Realiza la comision y al regresar devuelve 11 | vehiculo en las mismas condiciones que recibi6 Jefe de Servicios | Recibe vehiculo y procede al resguardo del Generalesipiloto asignado i mismo, segin sea el caso. FIN DEL PROCEDIMIENTO ¢g 16MANUAL DE NORMAS Y MINISTERIO PROCEDIMIENTOS DESoRTes: SECCION DE SERVICIOS cols Asignacion de vehiculos para comisiones al interior de la repiblica Ret 8MANUAL DE NORMAS Y GoBIERNO | MINISTERIO : PROCEDIMIENTOS GUATEMALA | DECULTURA SECCION DE SERVICIOS GENERALES ANO 2021 FECHA DE 5 MINISTERIO DE SECCION DE SERVICIOS | EMISION abril 2021 CULTURA Y GENERALES MANUAL DE | copiGo MCD-SSG-04 DEPORTES | NORMAS Y PROCEDIMIENTOS | Vencion ri NOMBRE DEL _| ASIGNACION DE VEHICULOS PARA RECORRIDOS INTERNOS O PROCEDIMIENTO, — TRASLADO DE PERSONAL POR LABORAR EN HORARIO : ORDINARIO Y EXTRAORDINARIO OBJETIVO Presentar los pasos necesarios para la atencién de requerimiento de vehiculos para recorridos dentro del departamento de Guatemala 0 traslado del personal que labora en tiempo extraordinario. INICIA Solicitante. =e FINALIZA | Piloto asignado. | NORMAS. 1. Del Solicitante: Unicamente podra solicitar vehiculo personal contratado por las distintas unidades ejecutoras del Ministerio de Cultura y Deportes 2. De la solicitud: + Unicamente mediante oficio para solicitar traslados en horario extraordinario. * Para recorridos laborales ordinarios se recibiran solicitudes por cualquiera de los medios de comunicacién internos, dichos recorridos serén respaldados por la bitécora de traslado de personas. © Debera solicitarse por lo menos sesenta (60) minutos antes de la hora de la comisién. © Launidad solicitante debera gestionar la alimentacién del piloto cuando se labore en tiempo extraordinario. 3, Del horario de recepcién de la solicitud: Unicamente se recibiran solicitudes hasta una hora antes del horario de finalizaci6n de la jomada laboral. 4. De la no disponibilidad de vehiculos: * Cuando no haya disponibilidad de vehiculo el jefe de servicios generales informara inmediatamente al solicitante que no hay disponibilidad. 5. Del uso del vehiculo solicitad « Unicamente se asignara vehiculo para comisiones oficiales inherentes a las tareas encomendadas al solicitante. En ningun momento se asignaran vehiculos para fines particulares. 18GOBIERNO //- MALA MANUAL DE NORMAS Y MINISTERIO ; PROCEDIMIENTOS occas: SECCION DE SERVICIOS Aaah tpt . De las responsa * Solo podra transportarse en los vehiculos al personal para el cual se solicité el servicio, . De las responsabilidades del Piloto: * Sera el responsable del cuidado y uso adecuado del vehiculo, en caso de acontecerie algtin inconvenient durante la comision 0 se vea obligado a cambiar de ruta por imprevistos, debera comunicarlo por teléfono al jefe de servicios generales. * Deberd llevar consigo la bitacora del recorrido, indicando el kilometraje de salida y el kilometraje de entrada del mismo, asi como el nombre, firma y destino de las personas trasladadas. ‘* Serd el responsable de canjear los cupones por combustibles en las gasolineras correspondientes y debera solicitar el comprobante en donde se evidencie el canje de dichos cupones, idades del Jefe de Servicios Generales: * Deberd velar porque el piloto utilice la ruta establecida en la solicitud. * Sera el responsable de garantizar que los vehiculos que se asignen para comisiones, estén en condiciones adecuadas de funcionamiento y con el combustible necesario para el ‘cumplimiento de la comisién. 19GOBIERNO GUATEMALA MINISTERIO. DE CULTURA Y DEPORTES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SECCION DE SERVICIOS GENERALES ANO 2021 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO. RESPONSABLE PASO No. DESCRIPCION IN! CIO: Solicitante Realiza solicitud de vehiculo para el traslado de personal ante la seccion de servicios generales. Asistente de Servicios Generales Recibe y revisa el oficio de solicitud y lo traslada al jefe de servicios generales para autorizaci6n. Jefe de Seccién de Servicios Generales Recibe solicitud, verifica la disponibilidad de vehiculos, de pilotos; asigna vehiculo y nombra piloto. Realiza el calculo del combustible de acuerdo al kilometraje o recorrido solicitado. Verifica el indicador del tanque de gasolina del vehiculo asignado y si es necesario requiere mas combustible mediante la solicitud correspondiente (ANEXO 4). Instruye al piloto solicitar combustible cuando corresponda, Piloto asignado Liena el formulario de solicitud de cupones canjeables por combustible y/o lubricantes para el vehiculo asignado y gestiona ante el encargado de combustible la aprobacién y despacho de cupones. Encargado de Combustible Recibe formulario de solicitud de cupones canjeables por combustible, analiza los calculos y revisa datos y documentos de soporte, para proceder a la entrega de los cupones canjeables por combustible. a) Si no esta correcta la informacion y documentacién, devuelve al solicitante para que se realicen las enmiendas 0 correcciones. (Regresa al paso 6) Si la informacion y documentacion estén correctas, entrega cupones canjeables por combustible. Piloto Asignado Recibe los cupones de combustible y los canjea en la gasolinera respectiva. Informa al jefe de servicios ge vehiculo esta listo para JacomiMANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS cosierno | ministerio GUATEMALA | DecuLTURA SECCION DE SERVICIOS GENERALES ANO 2021 RESPONSABLE | PASONo. DESCRIPCION ; informa a la dependencia solicitante os Jefe de Seocién de Servicios 9 datos del vehiculo y piloto que atendera lo Generales solicitado en el horario requerido. Piloto Asignado Traslada al personal a su destino y lo retorna 10 | sifueraelcaso. ‘Avisa a jefe inmediato que ha culminado con 11 [el traslado y procede al resguardo del vehiculo. _FIN DEL PROCEDIMIENTO 21MANUAL DE NORMAS Y GoBIERNO J. | MINISTERIO PROCEDIMIENTOS GUATEMALA | SECULTURA SECCION DE SERVICIOS GENERALES fe a ‘ANIO 2021 Asignacion de vehiculos para recorridos internos 0 traslado de personal por laborar en! horario ordinario y extraordinarioMANUAL DE NORMAS Y GOBIERNO. | MINISTER! PROCEDIMIENTOS. Seta SECCION DE SERVICIOS GENERALES ANO 2021 | z FECHA DE ‘i MINISTERIO DE SECCION DE SERVICIOS —_| EMISION Geuleea CULTURAY | GENERALESMANUALDE | CODIGO | MCD-SSG-05 DEPORTES | NORMAS Y PROCEDIMIENTOS [Version oat NOMBRE DEL | ASISTENCIA POR DESPERFECTOS MECANICOS EMERGENTES PROCEDIMIENTO | O ACCIDENTE/COLISION DE TRANSITO A LOS VEHICULOS DEL ie MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES OBJETIVO Presentar los pasos a seguir para la asistencia en caso de accidentesicolision de transito, que involucren vehiculos del Ministerio de Cultura y Deportes INIGIA Persona responsable del vehiculo. FINALIZA Jefe de la Secciin de Servicios Generales / Centro de Costo. NORMAS Para el uso de vehiculos es obligatorio utilizar el Reglamento General 1. de Asignacién y Uso de Vehiculos del Ministerio de Cultura y Deportes, Acuerdo Ministerial No. 125-2010, y sus modificaciones (Acuerdo Ministerial No. 55- 2012, que reforma el Articulo 12 del Acuerdo Ministerial 125-2010). Del seguro de vehiculos: ‘* Todos los vehiculos de! Ministerio deberan contar con seguro vigente y con el pago de primas al dia. * Servicios generales 0 centro de costo deberé reportar con debida anticipacién el vencimiento de! seguro a la autoridad inmediata superior. * La autoridad administrativa se encargara de realizar el tramite correspondiente para la vigencia de los seguros. las Acciones a Tomar en el momento del siniestr * Servicios generales 0 centro de costo debera designar al personal de apoyo para cualquier situacién donde se vean involucrados los vehiculos del ministerio, para que se realicen correctamente los procedimientos técnicos y legales. * Los conductores deberan tener consigo en todo momento: licencia vigente, documentaci6n del vehiculo, los datos precisos de la aseguradora, para que tengan la asistencia inmediata al momento de un accidente o percance. + La persona responsable de! vehiculo asignado para una comisién, se comunicaré con el jefe de servicios generales 0 jefe inmediato superior, en caso de siniestro y debera colaborar conjuntamente con el agente de! seguro para la resolucién del caso. 23MANUAL DE NORMAS Y cosieRNo i. | Ministerio ; PROCEDIMIENTOS GUATEMALA eS SECCION DE SERVICIOS GENERALES a ‘ANDO 2021 3. De la asistencia legal de Asuntos Juridicos: Se requeriré la asistencia de la Direccién 0 Delegacién de Asuntos Juridicos, en caso de ser necesario, por motivo de siniestro, para darle seguimiento al caso. 4, De la no cobertura del seguro: Cuando el siniestro no justifique la asistencia del seguro o la asistencia | juridica, sera responsabilidad del conductor asignado responder por el dajio ocasionado al vehiculo. 5. Del pago del Deducible: Se responsabilizara del pago de deducible a la persona asignada para el uso del vehiculo en caso de no encontrarse en el lugar indicado segtin nombramiento de comisin.GOBIERNO | MINISTERIO. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. GUATEMALA | DEcuTuRA SECCION DE SERVICIOS GENERALES ‘ANO 2021 __DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO itt RESPONSABLE PASO No. | DESCRIPCION INICIO: Persona Responsable del vehiculo Informa de inmediato al jefe de servicios generales 0 jefe inmediato o a la persona responsable de la coordinacién con la aseguradora Jefe de Servicios Generales/ Centro de Costo Verifica que el vehiculo involucrado en el siniestro 0 incidente este asignado para comision: a) Si no esta asignado en comision responsabiliza a la persona que tiene en uso el vehiculo. FINALIZA PROCEDIMIENTO. b) Si esta asignado en comisién se/ comunica con la aseguradora para la asistencia debida. (continua en paso 3). Aseguradora Recibe llamada de la persona responsable informandole los datos del siniestro o incidente, solicitando la_asistencia correspondiente. Analiza la situacion: | a) En caso de ser desperfecto mecanico, la aseguradora envia griia para la asistencia al responsable del vehiculo. (Continda en el paso 5). b) En caso de siniestro designa un agente de seguros para que brinde la asistencia. (Continda en el paso 6). Servicio de griia Se presenta al lugar del incidente y coordina el traslado del vehiculo al taller 0 instalaciones del Ministerio de Cultura y Deportes que cortesponda. Fin del procedimiento. Agente de la Aseguradora | Se presenta al lugar del percance y coordina con la persona responsable del vehiculo. ge)GOBIERNO i MINISTERIO. De cULTURA SUATEMALA | Yospontes MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SECCION DE SERVICIOS GENERALES ANO 2021 _ DESCRIPCION RESPONSABLE | PASO No. Persona Responsable del vehiculo Uena el formulario respectivo, toma fotografias de los vehiculos colisionados y completa documentacién requerida (Si el responsable se encuentra en condiciones y en capacidad fisica de poder cumplir con lo antes mencionado). Posteriormente la entrega al agente de la aseguradora. Jefe de Servicios Generales/ Centro de Costo Elige el taller de la red de la Aseguradora. Gestiona el traslado del vehiculo al taller designado. Coordina con el taller la reparacién del vehiculo. Aseguradora 9 Gira la instruccién para la reparacién del Vehiculo. Entrega el vehiculo reparado por el taller asignado. Previo pago del deducible cuando lo amerite: Jefe de la Seccién de 10 Servicios Generales/ Centro Recibe el vehiculo, realiza pruebas mecanicas y firma el finiquito correspondiente. Recibe copia de finiquito y garantia por escrito. de Costo 1" Archiva papeleria que respalda el proceso realizado. FIN DEL PROCEDIMIENTOMANUAL DE NORMAS Y GOBIERNO, | MINISTERIO PROCEDIMIENTOS | j voebeures SECCION DE SERVICIOS GENERALES ‘NO 2021 ‘Asistencia por desperfectos mecanicos emergentes o accidente/colisin de transito a los vehiculos del Ministerio de Cultura y Deportes aeMANUAL DE NORMAS Y cosicane | Ministerio ; PROCEDIMIENTOS GUATEMALA | SEcuLTURA SECCION DE SERVICIOS GENERALES ia AKIO 2021 Hee FECHA DE ‘i MINISTERIO DE SECCION DE SERVICIOS Eision | __ Abril 2021 CULTURAY | GENERALES MANUAL DE NORMAS | CODIGO MCD-SSG-06 DEPORTES Y PROCEDIMIENTOS aun pines NOMBRE DEL ASISTENCIA EN CASO DE ROBO DE VEHICULO PROPIEDAD DEL PROGEDIMIENTO MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES OBJETIVO | Presentar los pasos a seguir para asistencia en caso de robo de vehiculos del Ministerio de Cultura y Deportes. INICIA Persona responsable del vehiculo. FINALIZA Encargado de Inventarios. NORMAS 1. De la Denuncia del Robo de Vehiculo: | En caso de robo de vehiculo, la persona responsable, debera presentar en el momento la denuncia ante la Policia Nacional Civil -PNC- y hacer una ratificacion ante el Ministerio Puiblico (MP). 2. De la Notificacién a Autoridades del Ministerio de Cultura y Deportes: Debera presentar la documentacién que soporta la denuncia realizada al jefe de servicios generales o centro de costo, para iniciar con la investigacién y los tramites correspondientes para dar con el paradero del vehiculo. |3. De las Responsabilidades: |» El jefe de servicios generales deberd dar aviso inmediato a la aseguradora sobre el robo del vehiculo y si este cuenta con el | servicio de Sistema de Posicionamiento Global ~GPS-, por sus siglas en inglés, para rastreo vehicular. | El encargado de la seccidn de inventarios debera suscribir el acta administrativa donde se haré constar los hechos del robo del vehiculo asignado a la comision, conteniendo esta las firmas de los puestos respectivos: © Encargado de la Seccién de Inventarios. © Responsable del vehiculo ©. Jefe inmediato. * El encargado de la seccién de inventarios conformard el expediente del robo del vehiculo, conteniendo: © Denuncia ante la Policia Nacional Civil -PNC-. © Ratificacion ante el Ministerio Publico. ©. Informe del hecho al jefe inmediato. © Nombramiento de la persona a quign se le asigné el vehiculo. © Formulario que respalda las condiciones del vehiculo utilizado.GOBIERNO // MINISTERIO. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GUATE! DE CULTURA SECCION DE SERVICIOS GENERALES i — ‘ANO 2021 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE [PASO No. DESCRIPCION INICIO: | Denuncia ante la PNC el robo del vehiculo de 4 | lainstitucién | Ratifica ante el MP el robo del vehiculo de la institucién, — Da aviso inmediato al jefe de Servicios | generales 0 centro de costo. 2 Presenta informe del _incidente con documentacién de las denuncias realizadas a la brevedad posible Recibe informe de robo de vehiculo y la documentacién que respalda la denuncia realizada ¢ informa a la aseguradora sobre el Jefe de Servicios Generales! ; robo para realizar. los _trémites Centro de Costo correspondientes. | Da aviso mediante oficio al encargado de | inventarios acerca del incidente adjuntando copia de la documentacién recibida. | a Recibe notificacién y documentacién de la denuncia de robo del vehiculo, conforma expediente sobre el caso y realiza los tramites Encargado Inventarios correspondientes. Conforma expediente y traslada a la Direccion 5 0 Delegacién de Asuntos Juridicos para los trémites correspondientes. FIN DEL PROCEDIMIENTOMANUAL DE NORMAS Y GoBIERNO /, | MINISTERIO : PROCEDIMIENTOS 5 vicoEsonres| SECCION DE SERVICIOS Saree Asistencia en caso de robo de vehiculo propiedad del Ministerio de Cultura y DeportesMANUAL DE NORMAS Y GOBIERNO. | MiNisTERIO : PROCEDIMIENTOS GUATEMALA | D=cuLTURA SECCION DE SERVICIOS GENERALES ANO 2021 T FECHA DE | abril 2021 MINISTERIO DE SECCION DE SERVICIOS EMISION Para realizar la solicitud de servicio y mantenimiento de vehiculos se requiere la firma del encargado de transportes, jefe de servicios generales y de la jefatura administrativa en el formulario de orden de trabajo Interna (cuando aplique). 2, De la documentacién que acompafia Ia solicitud de mantenimiento preventivo y correctivo: + Formulario de Requisicién de Bienes, Suministros, Obras y Servicios. * Certificacién de inventario del vehiculo. * Oficio de solicitud de servicio de mantenimiento (cuando aplique). * Orden de trabajo interna (cuando aplique). * Todos los documentos deberan contar con las firmas respectivas. 3. De las responsabilidades: * Es responsabilidad del jefe de servicios generales, mantener ‘as condiciones todos los vehiculos del ministerio, conforme a los estndares generalmente conocidos en el medio. + Es responsabilidad del funcionario 0 servidor publico que tenga asignado un vehiculo en forma permanente, coordinar con el jefe de servicios generales la periodicidad para el mantenimiento del vehiculo a su cargo. «Los conductores de los vehiculos del Ministerio de Cultura y Deportes, en todo momento deberdn tener consigo: Licencia vigente. Documentacién del vehiculo asignado. CULTURA Y GENERALES MANUAL DE CODIGO MCD-SSG-07 DEPORTES | NORMASY PROCEDIMIENTOS | Vepcigy ra NOMBRE DEL MANTENIMIENTO DE VEHICULOS DEL MINISTERIO DE PROCEDIMIENTO CULTURA Y DEPORTES OBJETIVO Presentar los mecanismos para realizar el mantenimiento y | reparacién de los vehiculos del Ministerio de Cultura y Deportes. INICIA [Piloto asignado / Persona responsable. [FINALIZA [Jefe de Seccién de Servicios Generales / Centro de Costo. NORMAS 1. De la solicitud: 31MANUAL DE NORMAS Y GoBIERNO | MINISTERI PROCEDIMIENTOS GUATEMALA | DECULTURA SECCION DE SERVICIOS GENERALES ‘ANO 2021 Datos de la aseguradora para solicitar la asistencia inmediata al momento de un accidente o percance. * Eljefe de servicios generales de cada direccién deberd llevar un control estricto del historial de mantenimiento de cada | vehiculo. * El director de administracién y finanzas correspondiente tiene la facultad de autorizar la reparacién y pago correspondiente de cualquier vehiculo del Ministerio de Cultura y Deportes, conforme a la programacién preventiva o correctiva.commnne J f GUATEMALA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MINISTERIO co SECCION DE SERVICIOS GENERALES ‘ANO 2021 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE [PASO No. | DESCRIPCION [ seecrespeeeEEEE-EEEEEES INICIO: ] Lena Boleta de reporte de fallas del vehiculo. (Anexo 5). Piloto / Persona Responsable Traslada al jefe de servicios generales 0 centro de costos. Jefe de Servicios Generales / Centro de Costos Recibe y revisa el formulario. Ingresa al control interno de mantenimiento de vehiculos. Coordina con los pilotos el traslado del vehiculo al taller y elabora el formulario de Requisicion de Bienes, Suministros, Obras y Servicios y lo traslada al centro de costos. _| Centro de costos Recibe el formulario de Requisicion de Bienes, Suministros, Obras y Servicios para el tramite correspondiente. Piloto Asignado / Persona Traslada el vehiculo a su cargo al taller | autorizado y recibe contrasefia de entrega del vehiculo dando original 0 copia a Servicios nero Generales. Recibe el vehiculo y realiza los trabajos de Taller mantenimiento y trabajos extras coordinados con Servicios Generales 0 centro de costos. Jefe de Seccién de Servicios Generales Coordina con taller la culminacién del servicio y cierre de orden de trabajo y solicita la factura por el total del costo de los trabajos realizados. Piloto Asignado Recoge el vehiculo y verifica que los trabajos solicitados cumplan con lo requerido e informa al jefe de servicios generales 0 centro de costos. Jefe de Seccién de Servicios Generales / Centro de Costos Recibe factura y la justifica Traslada expediente a seccién de compras para tramite de pago y archiva una copia del mismo. FIN DEL PROCEDIMIENTO 33sh: MANUAL DE NORMAS Y MINISTERIO PROCEDIMIENTOS encores: SECCION DE SERVICIOS oo SOBIERNO //- Mantenimiento de vehiculos del Ministerio de Cultura y Deportes 7.MANUAL DE NORMAS Y GOBIERNO J, | MINISTERIO ; PROCEDIMIENTOS GUATEMALA | DEcULTURA SECCION DE SERVICIOS GENERALES ANO 2021 oe H [EECHADE abril 2021 | MINISTERIO DE SECCION DE SERVICIOS EMISION CULTURA Y GENERALES MANUAL DE | CODIGO DEPORTES NORMAS Y PROCEDIMIENTOS | yep sion 20214 | NOMBRE DEL ADQUISICION DE LLANTAS PARA LOS VEHICULOS DEL PROCEDIMIENTO. MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES | OBJETIVO Presentar los procesos para la adquisicion de llantas para los | vehiculos del Ministerio de Cultura y Deportes. INICIA, Piloto / Persona Responsable. FINALIZA Jefe de Servicios Generales / Centro de Costos. NORMAS 4. De la Solicitud: El piloto asignado o responsable del vehiculo deberd presentar la solicitud de cambio de llantas mediante oficio dirigido al jefe de servicios generales 0 centro de costo. 2. De la rectificacién de las llantas: EI piloto o persona responsable de! vehiculo deberd llevar un control y registro, como medio de verificacién, de la condicién de las llantas, con base al desgaste por los siguientes aspectos: «© Recorrido/kilometraje. * Eventos fortuitos tales como explosion de llantas por condiciones del terreno u otros. Y adjuntaré el medio de verificacién al oficio de solicitud enviado al | jefe de servicios generales o centros de costos.GOBIERNO “/: GUATEMALA MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SECCION DE SERVICIOS GENERALES ANO 2021 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE PASO No, | DESCRIPCION INICIO: | Verifica la condicién de las llantas y cuando ya 1 [estén en malas condiciones (desgastadas) Piloto/ Persona Responsable llena boleta de reporte de falla de vehiculo. | 2 | Traslada al jefe de Servicios Generales 0 qe Centro de Costos el formulario. Recibe formulario 3 | Verifica ta condicién de las tlantas Ingresa al control intemo de vehiculos Solicta al _Deparlamento _ Financiero 4 | adquisicion de las llantas y elabora el formulario de Requisicion de Bienes, Suministtos, Obras y Servicios y lo trasiada al centro de costos. Recibe y revisa el formulario de Requisicion de 5 | Bienes, Suministos, Obras y Servicios, la Pet head revisa y autoriza la adquisicién de llantas. @___| Traslada a la Seccion de Compras. [7 (Recibe solicitud y realiza las gestiones correspondientes. Seccién de Compras Traslada el expediente de la compra a la 8 —_| Secoién de Almacén. 9 Recibe expedienie. Realiza_conteo y verificacién de las iB ; 10 | caracteristicas de las llantas conforme la Secconide Almacen documentacién del expediente. +1 Nolifica al jefe de servicios generaies 0 centro de costo el ingreso de las llantas. 72__| Recibe notificacion. 43 i re ee la verificacion de las iantas adquitidas. sefe de Servicios Generales / (“74 Retira las lantas de Alma Realiza la entrega con base a los formularios 15 | de necesidad de cambio de llantas (cuando FIN DEL PROCEDIMIENTO | aplique)MANUAL DE NORMAS Y MINISTERIO PROCEDIMIENTOS pecunuRe SECCION DE SERVICIOS aren i | SOBIERNO // Adquisicién de llantas para los vehiculos del Ministerio de Cultura y Deportes Paved]MANUAL DE NORMAS Y cosierno i. | ministerio PROCEDIMIENTOS GUATEMALA voaserne SECCION DE SERVICIOS GENERALES ANIO 2021 FECHA DE | abril 2021 MINISTERIO DE SECCION DE SERVICIOS EMISION CULTURA Y GENERALES MANUAL DE __| CODIGO__| MCD-SSG-09 DEPORTES NORMAS Y PROCEDIMIENTOS | Ven cigy 2021-1 NOMBRE DEL. ‘ADQUISICION DE BATERIAS PARA LOS VEHICULOS DEL PROCEDIMIENTO MINISTERIO DE CULTURA Y DEPORTES OBJETIVO Presentar los procesos para la adquisicién de baterias para los vehiculos del Ministerio de Cultura y Deportes. INICIA, Piloto / Persona Responsable. FINALIZA Jefe de Servicios Generales / Centro de Costos. NORMAS 1. De la Solicitud: EI piloto asignado o responsable del vehiculo deberé presentar la solicitud de cambio de bateria mediante oficio dirigido al jefe de servicios generales 0 centro de costo. 2. De la rectificacién de la bateria: El piloto 0 persona responsable del vehiculo deberé llevar un control y registro, como medio de verificacién, de la condicién de la bateria. Y adjuntara el medio de verificacién al oficio de solicitud enviado al | jefe de servicios generales o centros de costos.MINISTERIO DECULTURA Y DEPORTES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SECCION DE SERVICIOS GENERALES ANO 2021 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE PASO No. | DESCRIPCION INICIO: Piloto/ Persona Responsable Verifica la condicién de la bateria y cuando ya esté en malas condiciones (ya no cargue), | llena boleta de reporte de falla de vehiculo (Anexo 5) Traslada al jefe de servicios generales o | 2 | centro de costos el formulario. Recibe formulario, 3 _| Verifica la condicion de la bateria Ingresa al control interno de vehiculos. Solicita al departamento _financiero dete de Servicios Generales siponbilded “ercera pata realear’l 4 | adquisicion de las baterias y elabora el formulario de Requisiciin de Bienes, ‘Suministros, Obras y Servicios y lo traslada al centro de costos. Recibe y revisa el formulario de Requisicién de | 5 | Bienes, Suministos, Obras y Servicios y Gentro de Goatos _ auloriza la adquisicién de baterias. Traslada a la Seccién de Compras. 7 |Recibe solicitud y realiza las gestiones correspondientes. Seccion de Compras Traslada el expediente de la compra a la ‘Seccién de Aimacén. Recibe expediente. Realiza verificacion de las caracteristicas de Seat 10 | las baterias conforme la documentacién del _| expediente. " Notifica al jefe de servicios generales o centro de costo el ingreso de baterias. 72___[ Recibe natificacion 13 Conta con te. secon de “almacén Ta revision y solicitud de las baterias. dete gt ona [74 Retira las baterias de la Seccion de Almacén. Realiza la entrega en base a los formularios 15 | de necesidad de cambio de baterias (cuando aplique). FIN DEL PROCEDIMIENTO 39MANUAL DE NORMAS Y GOBIERNO. | minister! PROCEDIMIENTOS GUATEMALA | DESULTURA SECCION DE SERVICIOS GENERALES ‘ANO 2021 Adquisici6n de baterias para los vehiculos del Ministerio de Cultura y Deportes PenMANUAL DE NORMAS Y GOBIERNO i. | MINISTERIO PROCEDIMIENTOS GUATEMALA | DECULTURA SECCION DE SERVICIOS GENERALES ‘ANIO 2021 ANEXOS - aMANUAL DE NORMAS Y CoBIERNO i | MINISTERIO PROCEDIMIENTOS GUATEMALA | DESULTURA SECCION DE SERVICIOS GENERALES ANO 2021 ANEXO 1; BITACORA DE RECORRIDO VeaOO CESOONES he Ie cues us| cuss PLACA MODELO} MARCA! ‘unea) wa coun] | woroal waa es Sd Fras = + 0 rouse raw fama, OVBREY FMA DEPLTDASGAADO 42eo eiean i j i GUATEMALA MINISTERIO. DE CULTURA Y DEPORTES MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SECCION DE SERVICIOS GENERALES ANO 2021 ANEXO 2: FORMULARIO DE ASIGNACION DE VEHICULO FORMULARIO DE ENTREGA DE VEHICULOS SERVICIOS GENERALES IRECCION GENERAL DEL DEPORTE YLA RECREACION ARGUE VERTCINAR coe Tea TA PEROTGOBIERNO //- SUATEMALA | Yoeromes MANUAL DE NORMAS Y MINISTERIO PROCEDIMIENTOS pe cunure SECCION DE SERVICIOS GENERALES ‘ANO 2024 ANEXO 3: FORMATO DE DISTANCIAS POR DEPARTAMENTO PARA EL CALCULO DE COMBUSTIBLE INFORMACION DE CATRANSCA SOBRE LAS s DISTANCIAS EN KILOMETROS POR DEPARTAMENTO DE LA REPUBLICA DE ‘ GUATEMALA.GOBIERNO GUATEMALA MANUAL DE NORMAS Y MINISTERIO PROCEDIMIENTOS Vocssues SECCION DE SERVICIOS GENERALES Y DEPORTES ANO 2021 INFORMACION DE CATRANSCA SOBRE LAS DISTANCIAS EN KILOMETROS POR DEPARTAMENTO DE LA REPUBLICA DE GUATEMALA. = T QUICHE, al ra NTA CRUZ DEL QUICHE Tefeere ea] f= = eas} = 35] 233s = asf [naz | SANTA ROSA, few ensuon Tanase = Tara Tamers [paeseese 2] 2] COAPR Bless creisarons ae tf 245femee =a] 1217s Sil 2isfocaescass TaPiss onshore 4 Te|_ alesse eae Emses Bisiows esses PecoMANUAL DE NORMAS Y MINISTERIO : PROCEDIMIENTOS PY eeaeres: SECCION DE SERVICIOS aerit GOBIERNO “/c j j GUATEMALA ANEXO 4: FORMULARIO DE SOLICITUD DE COMBUSTIBLE AL INTERIOR DEL PAIS SOOO OPN CEARLSPORCOEUSTELS VOCINES | jen esonesonsenn Te SERENE a ae TTMANUAL DE NORMAS Y MINISTERIO PROCEDIMIENTOS pecumues SECCION DE SERVICIOS GENERALES pf coves, Hee Nera es ANEXO 5: BOLETA DE REPORTE DE FALLA DE VEHICULO BOLETA_REPORTE DE FALLA comtgno (| weno DE VEHICULO GUATEMALA | o=<-u8 Persona que solicit: FECHA Seccién de Servicios Generales aint )ADVEHICULAR Administratva uw Vehiculo Tipo: Placa: Marca: Odémetr Deseripcién: RECOMENDAGION ere: Nemive: es en ene 9 fhma de glen rea ol repre a7MANUAL DE NORMAS Y cosierno i. | MINISTERIO. PROCEDIMIENTOS GUATEMALA | DECULTURA SECCION DE SERVICIOS GENERALES ANO 2021 ii ANEXO 6: SIMBOLOGIA DE DIAGRAMAS DE FLUJO Simbolo Significado | Uso ] I Indica el inicio y el final del diagrama Cy) Inicio © dene. finalizacion Simbolo de proceso, representa la 7 realizacion de una operacién o Operacion/ | actividad relativa a un procedimiento Actividad | Representa cualquier tipo de documento que entra, se utilice, se Documento genere o salga del procedimiento Indica la salida y entrada de datos Datos ~ Indica el depésito permanente de un 7 documento o informacién dentro de un Almacenamiento /| archivo Archivo indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos Decision / alternativos Conecta los simbolos sefialando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones Conector dentro de pagina, representa la continuidad del diagrama dentro de la misma pagina. Enlaza dos pasos no consecutivos en una misma pagina Representa la continuidad del diagrama en otra pagina. Representa una conexién 0 enlace con otra hoja diferente en la que continua el | diagrama de flujo Lineas de Flujo Conector Conector de dO || pagina