ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO PLAN DE MANEJO DE LOS RIESGOS INSTITUCIONALES

Edgardo José Maya Villazón Procurador General de la Nación

Carlos Arturo Gómez Pavajeau Viceprocurador General de la Nación
Presidente del Comité de Control Interno

Gonzalo Enrique Sierra Vasco Jefe Oficina de Control Interno
Coordinador

OFICINA DE CONTROL INTERNO BOGOTA, D.C. AGOSTO 2006

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
PLAN DE MANEJO DE LOS RIESGOS INSTITUCIONALES

Gonzalo Enrique Sierra Vasco Jefe Oficina de Control Interno
Coordinador

Martha Esneda Heredia
Elaboración y compilación

Participantes
Angelica Maria Alaix Martinez Damaris Blanco Barragan Omar Vivas Cortés

OFICINA DE CONTROL INTERNO BOGOTA, D.C. AGOSTO 2006

Oficina de Control Interno Ext. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.gov.co Carrera 5 No.15-80 piso 9 Pbx. 3360011-3520066 www.procuraduria.gov.co

TABLA DE CONTENIDO

1

OBJETIVOS

1 1 1 2 2 3 3 3 4

1.1 OBJETIVO GENERAL 1.1.1 Objetivos específicos 1.2 1.3 2 2.1 2.2 3 ALCANCE DEL PLAN DE MANEJO DE LOS RIESGOS ESTRATEGIAS MARCO LEGAL NORMATIVIDAD NACIONAL NORMAS TÉCNICAS Y ESTÁNDARES INTERNACIONALES FILOSOFIA DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

4 ELEMENTOS DE CONTROL DEL COMPONENTE ADMINISTRACIÒN DEL RIESGO 5 5 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 8

6 RIESGOS INSTITUCIONALES IDENTIFICADOS Y SU NIVEL DE SEVERIDAD 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 7 MACRO PROCESO ESTRATÈGICO MACRO PROCESO MISIONAL PREVENTIVO MACROPROCESO DISCIPLINARIO MACRO PROCESO DE INTERVENCIÓN MACRO PROCESO DE APOYO

13 13 14 15 16 17

POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS INSTITUCIONALES 19

7.1 OPCIONES PARA EVITAR LA MATERIALIZACIÓN DE LOS RIESGOS 19 7.1.1 Implementación de controles 19 7.1.2 Modelo de gestión ética 21
Oficina de Control Interno Ext. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.gov.co Carrera 5 No.15-80 piso 9 Pbx. 3360011-3520066 www.procuraduria.gov.co

7.1.3 7.1.4 7.1.5 7.1.6 7.1.7 7.1.8

Procesos de capacitación y formación Programa de Modernización institucional Formulación de planes operativos anuales (POAS) Programas de desarrollo y bienestar para el personal Programas de mantenimiento preventivo para equipos Políticas para el uso de equipos y manejo de la información

21 21 24 25 26 26 27 27 28 28 28 29

7.2 OPCIONES PARA REDUCIR EL RIESGO 7.2.1 Optimización de los procedimientos 7.2.2 Fortalecimiento del ejercicio del autocontrol 7.2.3 Fortalecimiento del ejercicio de la autoevaluación de la gestión 7.2.4 Evaluación independiente del Sistema de Control Interno 7.2.5 Proceso de Auditoria interna

7.3 OPCIONES PARA DISPERSAR O ATOMIZAR EL RIESGO 30 7.3.1 Procedimientos de seguridad para el resguardo de la información institucional 30 7.3.2 Procedimientos de Seguridad para protección del personal y bienes de la Entidad. 30 7.4 OPCIONES PARA COMPARTIR O TRANSFERIR EL RIESGO 7.4.1 Pólizas 8 31 31

OPCIONES PARA EL TRATAMIENTO DE LOS RIESGOS RESIDUALES 34 34 35 36 36

8.1 CRITERIOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS RESIDUALES 8.2 IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS RESIDUALES

8.3 PROGRAMA DE SENSIBILIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO INSTITUCIONAL 8.4 9 ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS RESIDUALES

MONITOREO Y EVALUACIÓN DEL PLAN DE MANEJO DE LOS RIESGOS 38

10 MANTENIMIENTO Y SOSTENIBILIDAD DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. 11 12 RECURSOS CONCEPTOS BÁSICOS

39 40 41

Oficina de Control Interno Ext. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.gov.co Carrera 5 No.15-80 piso 9 Pbx. 3360011-3520066 www.procuraduria.gov.co

INDICE DE TABLAS

TABLA 1 - OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 9 TABLA 2 - RIESGOS DEL MACRO PROCESO ESTRATÉGICO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD 13 TABLA 3 - RIESGOS DEL MACRO PROCESO PREVENTIVO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD 14 TABLA 4 - RIESGOS DEL MACRO PROCESO DISCIPLINARIO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD 15 TABLA 5 - RIESGOS DEL MACRO PROCESO DE INTERVENCIÒN Y SU NIVEL DE SEVERIDAD 16 TABLA 6 - RIESGOS DEL MACRO PROCESO CONEXO MISIONAL Y SU NIVEL DE SEVERIDAD 17 TABLA 7 - RIESGOS DEL MACRO PROCESO DE APOYO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD 18 TABLA 8 - RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO PREVENTIVO 35 TABLA 9 - RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO DISCIPLINARIO 35 TABLA 10 - RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO DE INTERVENCIÓN 35 TABLA 11 - RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO DE APOYO 36

Oficina de Control Interno Ext. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.gov.co Carrera 5 No.15-80 piso 9 Pbx. 3360011-3520066 www.procuraduria.gov.co

Para dar continuidad al proceso de administración de riesgos. con el cual se pretende en primera instancia. siendo este el objetivo del presente plan. la administración de riesgos es fundamental en aras de asegurar el logro de su misión constitucional. así como de preservar sus recursos y activos. socializar en todos los servidores un lenguaje común sobre el tema y por último. difundir las políticas formuladas que permitan la sostenibilidad del sistema de administración del riesgo. así como los elementos que comprenden la administración del riesgo y que se 1 Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 adoptado mediante Decreto 1599 de 2005. por tanto con la adopción de este Plan se concluye la fase de implantación del componente de Administración de Riesgos.gov. y mediante este Plan en particular. y con el Plan de Manejo de los Riesgos se consolidan las políticas para el control de los factores y agentes que pueden originar situaciones de afectación. de sus funciones y objetivos. se hace necesario definir criterios orientadores respecto al tratamiento de los riesgos identificados a fin de mitigar sus efectos en la entidad. Dado que los riesgos son posibilidades de ocurrencia de toda situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones. se definen los objetivos del plan de manejo. delimitado en el Modelo Estándar de Control Interno –MECI. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. 429 de Noviembre 30 de 2005. 3360011-3520066 www. a través del análisis y estructuración de los siguientes elementos de control: Contexto estratégico Identificación de los riesgos Análisis de los riesgos Valoración de los riesgos Políticas de administración de riesgos La implementación de los cuatro primeros elementos se materializó con el Mapa de riesgos Institucional adoptado mediante Resolución No. sus alcances.gov. trasmitir la posición de la alta dirección sobre la manera de abordar la administración de los riesgos institucionales.INTRODUCCIÓN Para la Procuraduría General de la Nación.co . dando paso al mejoramiento continuo que debe acompañar todo proceso de desarrollo.co Carrera 5 No.15-80 piso 9 Pbx. el marco legal. El documento se divide en dos partes: La primera contiene un resumen ejecutivo donde se describe la filosofía institucional respecto al tema. que impiden el logro de los objetivos estratégicos y el cumplimiento de la misión institucional. el Componente de Administración de Riesgos. la entidad está fortaleciendo su Subsistema de Control Estratégico.adoptado mediante el Decreto 1537 del 20011. Oficina de Control Interno Ext.procuraduria. las estrategias.

proporciona las políticas y /o acciones institucionales a emprender.co . 3360011-3520066 www. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Oficina de Control Interno Ext.procuraduria.15-80 piso 9 Pbx.gov.encuentran actualmente en curso.co Carrera 5 No.gov. lo que sin duda permitirá encausar el accionar de la entidad hacia el uso eficiente de los recursos y la continuidad en la prestación de los servicios con calidad. La segunda parte.

se lleven a cabo adecuada y oportunamente.1. lo cual permitirá cumplir eficazmente con la misión institucional. Establecer las actividades de control necesarias para asegurar que las respuestas a los riesgos institucionales. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. 1.1 OBJETIVO GENERAL Formular y dotar a la Procuraduría General de la Nación de las políticas requeridas para responder a los riesgos seleccionados de acuerdo con los criterios establecidos.1 Objetivos específicos Fortalecer un ambiente interno institucional que responde a la filosofía de la administración del riesgo. Reconocer las técnicas que permitan reducir los riesgos hasta situarlos dentro de las tolerancias al riesgo.ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO PLAN DE MANEJO DE LOS RIESGOS INSTITUCIONALES 1 OBJETIVOS 1.gov. Enfocar las opciones de respuesta a los riesgos a los cuales está expuesta la Procuraduría General según los siguientes tipos posibles: Evitarlos. reducirlos.procuraduria.co Carrera 5 No.co . a fin de asegurar que los responsables de los procesos las lleven a cabo.gov. Desarrollar actividades de monitoreo permanente sobre la efectividad de los componentes de la administración del riesgo.15-80 piso 9 Pbx. compartirlos o aceptarlos. Oficina de Control Interno Ext. 3360011-3520066 www.

las acciones y decisiones que las materialicen deben ser de carácter obligatorio por parte de los servidores que ejecutan los procesos. este plan se convierte en una guía institucional de respuesta ante los riesgos a los cuales está expuesta la entidad.2 ALCANCE DEL PLAN DE MANEJO DE LOS RIESGOS La necesidad de diseñar e implementar un Plan de manejo de los riesgos institucionales. ha sido el desarrollo de procesos de formación y capacitación que posibiliten el conocimiento suficiente a los servidores para la ejecución eficiente de sus tareas. con la finalidad de evitar. Oficina de Control Interno Ext. Complementario a ello. reducir. 3360011-3520066 www. compartir. lo cual supone que las políticas. donde los servidores se comprometen en la aplicación de prácticas y formas concretas de actuación en el cumplimiento de sus funciones. destacándose la aplicación del modelo de gestión ética. los procesos de asimilación y sensibilización de los servidores en el tema de administración de riesgos.co Carrera 5 No.3 ESTRATEGIAS La principal estrategia de la alta dirección para la administración del riesgo. la entidad funda su gestión mediante la utilización de mecanismos y acciones que orientan su quehacer institucional con integridad.gov.procuraduria.co . En consideración a lo anterior.gov. permitirán fomentar en mayor grado la cultura del autocontrol y autoevaluación. que logren resolver con calidad y equidad las necesidades de los ciudadanos.15-80 piso 9 Pbx.Plan de Manejo de Riesgos Página 2 1. fundamentado en la adopción de una carta de valores y principios éticos. ha sido la formulación y adopción de controles traducidos en políticas. está asociada con el impacto o consecuencias que éstos puedan generar en el normal desarrollo de los procesos y por ende en el cumplimiento de la misión institucional. 1. lineamientos y acciones. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. En este sentido. transparencia y eficiencia. La segunda estrategia implementada. como herramientas de gestión para lograr buenas prácticas. transferir o asumir los riesgos identificados. así como de las oficinas responsables de la gestión.

3360011-3520066 www.1 NORMATIVIDAD NACIONAL Ley 87 de 1993.” Decreto 1599 de 2005.2 NORMAS TÉCNICAS Y ESTÁNDARES INTERNACIONALES AS/NZ 4360.co Carrera 5 No.co . detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos.Plan de Manejo de Riesgos Página 3 2 MARCO LEGAL 2. Decreto 2145 de 1999. “Por medio del cual se adopta el modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano” MECI 1000:2005. Modificado parcialmente por el Decreto 2593 de 2000”. Norma Técnica Colombiana de Gestión del Riesgo. Estándares para Australia y Nueva Zelanda sobre el manejo de riesgos. “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”. Artículo 2 literal f). ICONTEC: NTC-5254. ”Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones. 2.gov. “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno en las Entidades y Organismos del Estado.procuraduria. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.15-80 piso 9 Pbx.gov. artículo 2 literal a). Proteger los recursos de la organización. buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afectan. Oficina de Control Interno Ext. Decreto 1537 de 2001.

así como al buen desarrollo y aplicación de los componentes y elementos del sistema de control interno.gov.15-80 piso 9 Pbx. Realizando un adecuado análisis del contexto estratégico. impediremos la materialización de eventos generadores que puedan afectar o entorpecer el normal desarrollo de los procesos y el cumplimiento de los objetivos institucionales”. Con la siguiente premisa la alta dirección.co . para que entre todos creemos. administremos y monitoreemos las actividades: “Nos comprometemos a preservar la eficacia operativa de la Procuraduría General de la Nación. el acertado estudio y valoración de los riesgos. para cumplir con la misión y objetivos institucionales. mediante el establecimiento e implementación de un Sistema de Administración del Riesgo que permita la prestación normal de la función constitucional y minimice eventuales costos causados por eventos de pérdida. así como la debida selección de métodos para su tratamiento y monitoreo. así como con la salvaguarda y bienestar de sus funcionarios.Plan de Manejo de Riesgos Página 4 3 FILOSOFIA DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO La filosofía de la administración del riesgo en la Procuraduría General está asociada con el nivel de compromiso de sus servidores respecto de la práctica de los valores y principios éticos. participación y efectividad de los servidores hacia el proceso de administración de los riesgos. 3360011-3520066 www. garantizando el mejor manejo de los recursos.gov.procuraduria. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.co Carrera 5 No. espera obtener un mayor grado de integración. la pronta identificación de las amenazas y fuentes. Oficina de Control Interno Ext.

gov.Plan de Manejo de Riesgos Página 5 4 ELEMENTOS DE CONTROL ADMINISTRACIÒN DEL RIESGO DEL COMPONENTE El Sistema de Control Interno definido en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005. Anexo Técnico MECI 1000:2005. Compromisos o protocolos éticos AMBIENTE DE CONTROL Desarrollo del Talento Humano Estilo de Dirección Subsistema de Control Estratégico Planes y Programas DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Modelo de Operación Estructura Organizacional ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Contexto Estratégico Identificación de Eventos Análisis de Riesgos Valoración del Riesgo Políticas de Administración de Fuente: MECI 1000:20052 La administración del riesgo.procuraduria.gov.co . al ser un componente del Subsistema de Control estratégico. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. 3360011-3520066 www. habilita a la entidad para emprender las acciones necesarias que le permitan el manejo de todos aquellos eventos que puedan afectar negativamente el logro de sus objetivos institucionales. Oficina de Control Interno Ext.15-80 piso 9 Pbx. dejando como eje central del control. 2 Decreto 1599 de 2005. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO SUBSISTEMA COMPONENTES ELEMENTOS Acuerdos. impulsada por la alta dirección y abordada por todos sus servidores. precisamente el anticiparse a la ocurrencia del riesgo. incluye dentro del Subsistema de Control Estratégico el componente de Administración del Riesgo.co Carrera 5 No. convirtiéndose así en una herramienta eficaz de gestión.

procuraduria. es que la Procuraduría General de la Nación debe lograr de manera eficiente el cumplimiento de sus objetivos. misión y objetivos institucionales. En el marco de los elementos definidos en el MECI 1000:2005.de los procesos. La implementación de los elementos de la administración del riesgo a nivel institucional. tiene que estar suficientemente preparada para anticipar y enfrentar cualquier contingencia que se pueda presentar y que le pueda generar consecuencias e impactos negativos. Verificar. 5 Al respecto se puede ampliar la información sobre los elementos en el MECI 1000:2005 numerales 1.3. De igual manera.gov.5. Hacer. se inicio con un primer ejercicio donde se desarrollaron las actividades de identificación y evaluación de los riesgos.Plan de Manejo de Riesgos Página 6 La premisa implícita en la administración del riesgo institucional. se sugiere revisar el numeral 1.1 Generalidades. Actuar) está prevista en la familia de las normas ISO 9000 y es recogida para el sector público en la NTCGP 1000:2004. contenida en la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:20044. para ampliar esta información. son los siguientes5: Contexto estratégico: Es la base que facilitó identificar los riesgos bajo el escenario o entorno institucional. pertenecen a la primera fase de la estructura del ciclo PHVA – PLANEAR3 . las políticas institucionales así como la ejecución e interiorización de la cultura del autocontrol y autoevaluación juegan un papel preponderante en la administración del riesgo. Oficina de Control Interno Ext.co Carrera 5 No.co 3 . definidos éstos. analizados e implementados a nivel institucional.gov. las causas o factores de riesgo y los posibles agentes generadores. Identificación de riesgos: Como resultado del análisis del contexto estratégico y con fundamento en la ejecución de los procesos y actividades realizados para cumplir con los objetivos y en la información suministrada por las dependencias. 4 El Decreto 4110 de 2004 reglamenta la Ley 872 de 2003 y adoptada la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. y para ello. al garantizar el cumplimiento de la Ley y el desarrollo de una gestión eficaz. las diferentes dependencias de la entidad definieron circunstancias que puedan generar una serie de eventos que afecten el normal desarrollo de sus funciones.1 a 1. 3360011-3520066 www. se establecieron en primera instancia. Es así. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. culminando con la elaboración del Mapa de Riesgos.15-80 piso 9 Pbx.3. partiendo de la base de su razón de ser y su compromiso con la sociedad. En este sentido. Estas acciones se encuentran enmarcadas dentro del subsistema de control estratégico. como producto de la observación. los elementos de control del componente Administración del Riesgo. en donde se reconocieron posibles eventos potenciales de orden interno o externo que de ocurrir afectarían el logro exitoso de su función. como sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un riesgo y que están La metodología conocida como PHVA (Planificar.

la tecnología. cuyos rangos son: EXTREMO – ALTO – MODERADO y BAJO. los controles de tipo preventivo y correctivo formulados por la entidad y aplicados por los servidores en la ejecución de los procesos. de bienes. esto es para calificar la consecuencia. la infraestructura. Entre ellos. los siguientes rangos: CASI CIERTA – MUY PROBABLE – MODERADA – IMPROBABLE y RARA. los recursos etc.Plan de Manejo de Riesgos Página 7 bajo el control de la entidad. Para adelantar el análisis se consideraron los siguientes aspectos: Calificación del riesgo: Para asignar peso a las variables consecuencia y probabilidad. Las consecuencias de la ocurrencia de los riesgos sobre los objetivos institucionales. fueron definidas de tal suerte que se presentase incidencias importantes en bienes materiales e inmateriales. las calificó de acuerdo con las escalas definidas por las normas técnicas internacionales. a fin de hacer una valoración nueva del riesgo. referidas a pérdidas de información. 3360011-3520066 www. lo cual se hizo mediante el aplicativo utilizando los parámetros de la escala para medir el nivel de exposición o severidad del riesgo. la herramienta utilizada.gov. Es una adaptación de los previstos en lal Norma Técnica Colombiana NTC 5254.gov. interrupción del servicio y a un aspecto intangible de gran importancia para la entidad. como son el estándar AS/NZ y la norma técnica Colombiana NTC-5254 que proponen para la primera mencionada. como consecuencia de la percepción ciudadana y de los medios de comunicación en general.15-80 piso 9 Pbx. como es la pérdida o deterioro de su imagen y credibilidad. lo cual permitió la evaluación de los riesgos descritos6. representada por el número de veces que el riesgo pueda presentarse en un determinado periodo y el impacto de sus consecuencias a causa de la materialización del mismo. Evaluación y valoración del riesgo: Luego de calificar el riesgo sin controles se procedió a identificar y calificar de acuerdo con su grado de eficacia. cinco valores: CATASTRÓFICO – MAYOR – MODERADO – MENOR e INSIGNIFICANTE y para calificar la probabilidad de que ocurra el riesgo. 7 6 Oficina de Control Interno Ext. aplicada en el software Proaudit que maneja la Oficina de Control Interno de la Procuraduría. los procesos. el personal.procuraduria.co . 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Al respecto ver el Apéndice E de la Norma Técnica Colombiana NTC 5254. dando como resultado los riesgos residuales que afectan los propósitos institucionales y para los cuales es necesario desarrollar una serie de acciones a fin de alinearlos con los niveles de aceptación y tolerancia7.co Carrera 5 No. Análisis de riesgos: Este elemento de control permitió establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos negativos.

describir. El desarrollo de una gestión por procesos hace imprescindible la formalización. sin embargo.gov. medición) creada por el Doctor Jesús Arapé. escenario donde se pueden generar toda clase de riesgos. como el conjunto de factores o condiciones que deben estar presentes o cumplirse para poder saber si se ha o no logrado el objetivo en cuestión. en este primer ejercicio se consolidaron los riesgos institucionales dentro del contexto estratégico. Todo ello se materializa a través del desarrollo de la gestión. Es importante mencionar que al momento de implementarse los elementos de control que conforman el componente de administración del riesgo. es la herramienta de gestión mediante la cual se articulan las políticas institucionales con los objetivos estratégicos y estos a su vez en los proyectos. para los cuales se definieron criterios de logro descritos en la metodología CDM8. 384 de Octubre 18 de 2005. el cual se irá perfeccionando en la medida que surja la implementación de otros elementos de control que lo complementen. estos en su mayoría se estaban cumpliendo. procesos y actividades.co 8 . documentación e impulso de procedimientos y actividades tendientes a cumplir con los objetivos estratégicos.15-80 piso 9 Pbx.gov. como es el caso del modelo de operación por procesos. Oficina de Control Interno Ext. y con base en las funciones legalmente encomendadas a la entidad y teniendo como referente el anterior plan de desarrollo. 3360011-3520066 www. Como se señaló anteriormente. definición. lo que permitió identificar. los objetivos estratégicos institucionales no se encontraban bajo la estructura metodológica que desarrolla la planeación estratégica actual. lo cual a su vez repercute en Elementos constitutivos de la metodología CDM (conceptualización. Así el mapa de riesgos institucional construido bajo un enfoque por procesos se constituye en la fase inicial de desarrollo de este componente del sistema de control interno. los objetivos formulados se encuentran vinculados e integrados con otros objetivos. En consecuencia. los cuales pueden verse enfrentados a una gama de riesgos procedentes de fuentes externas e internas. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.Plan de Manejo de Riesgos Página 8 5 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS El Plan de Desarrollo Estratégico de la Procuraduría General de la Nación. el que debe establecerse de acuerdo con lo señalado en la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2004. a través de la ejecución de procesos y acciones por parte de las dependencias de acuerdo con sus competencias. analizar y calificar con base en la información disponible.procuraduria. siendo necesario prever una serie de acciones pretendiendo alinearlos con el riesgo aceptado y a su vez con niveles de tolerancia formalmente establecidos. para el periodo 2005-2008 adoptado mediante Resolución No. como es el Balanced Scorecard.co Carrera 5 No. todos aquellos eventos que podrían afectar el logro de los procesos.

tendientes a modificar su probabilidad e impacto. en defensa del ordenamiento jurídico. sean efectivamente vigiladas. administrativas) que contribuyan a una mayor intervención de la PGN en defensa del patrimonio público. razón por la cual. Que las entidades públicas sujetas a vigilancia de la PGN. con el fin de ahorrar recursos.Plan de Manejo de Riesgos Página 9 la consecución de los objetivos estratégicos formulados. Que los espacios de atención a la ciudadanía sean adecuados y amigables. Que la información relevante sobre la gestión de la entidad.15-80 piso 9 Pbx. propone su vinculación directa para que se puedan alinear con las actuales políticas institucionales a fin de adoptar medidas de respuesta. presupuesto público.co Carrera 5 No. regalías) se disminuya el riesgo de vulnerabilidad de la ley. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Que a través del proceso de seguimiento y control de los recursos públicos (ejemplo: Contratación. Que los funcionarios del sector público con mayor riesgo de vulneración de la ley.gov. Que se incremente el conocimiento de la Garantizar todos los esfuerzos para la protección de los derechos humanos Prevenir y sancionar la corrupción Procurar la defensa del patrimonio público Involucrar al ciudadano (Sociedad) en la labor de la PGN Oficina de Control Interno Ext. los derechos fundamentales y el patrimonio público. reciban la capacitación pertinente dada por la PGN.gov.co . 3360011-3520066 www. se suministre en forma oportuna y regular. transferencias. Que las actuaciones disciplinarias adelantadas por la PGN se realicen con la mayor celeridad posible.OBJETIVOS ESTRATÉGICOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS CRITERIOS DE LOGRO Que los requerimientos de protección de derechos humanos (individuales y colectivos) sean atendidos o impulsados por la PGN. por desconocimiento de la misma. Que las instituciones del sector público adopten mejores prácticas (por ejemplo la carta de valores y los pactos éticos) por impulso de la PGN. La siguiente tabla describe los objetivos señalados en el Plan de Desarrollo Estratégico de la Procuraduría General de la Nación: Tabla 1 . Que se intervenga en todos los procesos judiciales y administrativos en los cuales sea importante y relevante la actuación de la PGN. Que se impulsen todas las iniciativas (legislativas.procuraduria. Que se propicien acuerdos conciliatorios ante demandas al estado. el presente plan de manejo de los riesgos.

15-80 piso 9 Pbx. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Que todas las dependencias o funcionarios que ejerzan funciones preventivas conozcan dicho concepto rector y lo apliquen.procuraduria. Que las dependencias que ejerzan funciones preventivas lleven a cabo acciones en conjunto. Que las áreas de apoyo presten sus servicios de manera oportuna y eficaz. lleven a cabo acciones en conjunto. Que las dependencias que ejerzan las funciones misionales lleven a cabo acciones en conjunto. técnico y de información necesaria. Optimizar la función de intervención Optimizar la función disciplinaria Articular las funciones misionales Fortalecer la gestión administrativa y de las áreas de apoyo Desarrollar un sistema de gestión gerencial Oficina de Control Interno Ext.gov.Plan de Manejo de Riesgos Página 10 labor de la PGN por parte de la ciudadanía.gov. Que cada dependencia administrativa y de apoyo cuente con una planeación sistemática que permita atender los requerimientos de soporte operativo.co Carrera 5 No. de manera que éstos se revisen y se puedan tomar acciones frente a ellos. Que a todas las quejas o solicitudes realizadas a la Entidad se les garantice un trámite oportuno. Que se disminuyan los niveles de prescripción y nulidades en los procesos disciplinarios. Que la información solicitada por la ciudadanía se suministre de forma oportuna. Que las dependencias que ejerzan la función disciplinaria. Que se dispongan los canales que permitan compartir y transferir la información.co . Que el sistema contribuya a la toma de decisiones. Que los procesos disciplinarios se resuelvan en el tiempo establecido por los responsables del proceso. Que la función preventiva cuente con políticas claras que guíen su labor y sean conocidas por todos. Que los procesos y procedimientos de apoyo se encuentren documentados. 3360011-3520066 www. Que todas las dependencias o funcionarios que ejerzan funciones preventivas las adelanten de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos para tal fin. Que las dependencias tengan acceso al sistema de gestión gerencial. Que no se presenten contradicciones entre actuaciones disciplinarias adelantadas por hechos similares. Que todas las áreas efectúen periódicamente informes estándar de gestión. Que existan espacios de atención al público en todas las regiones.

Institucionalizar la planeación estratégica Motivar la interiorización de los valores éticos en el personal de la PGN Construir y optimizar la plataforma tecnológica de la institución.gov. haga uso de las mismas. Que se le dé seguimiento y control continuo al desarrollo de cada uno de los objetivos. Que cada herramienta de TI que se tenga sea aprovechada al máximo en sus capacidades funcionales.co Carrera 5 No. Que los funcionarios hagan de los principios y valores de la PGN parte de su actuar diario.Plan de Manejo de Riesgos Página 11 Que todos los funcionarios de la entidad conozcan la planeación estratégica institucional. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Que se cuente con funcionarios capacitados en la formulación e implantación de planes.gov. Que todas las herramientas de TI estén actualizadas.co .15-80 piso 9 Pbx. Que toda unidad organizacional o área funcional donde sea posible el uso intensivo de herramientas TI disponibles en el inventario. Que todo requerimiento en materia de disponibilidad de herramientas TI sea satisfecho. iniciativas y acciones de la planeación estratégica. Que las dependencias realicen actividades periódicas que fortalezcan la planeación estratégica. Que todas las herramientas de TI que sean integrables físicamente (interfases) se encuentren integradas. 3360011-3520066 www. para no tener riesgo de obsolescencia tecnológica. Que los sistemas de información por outsourcing cuenten con garantía de actualización e innovación. Que todos los requerimientos de soporte técnico de los funcionarios sean satisfechos en un tiempo razonable. Que disminuyan las investigaciones y sanciones disciplinarias a servidores por violaciones éticas. Que existan procesos y procedimientos de gerencia humana normalizados y soportados en manuales. y los que sean integrables funcionalmente también lo estén. Optimizar la gestión del talento humano Oficina de Control Interno Ext. Tener una reglamentación que regule el uso de las herramientas tecnológicas en la institución. Que todas las dependencias de la PGN formulen e implanten sus planes operativos anuales basados en el PEI.procuraduria. metodologías y herramientas válidas. Que todos los sistemas de información permanezcan el mayor tiempo posible.

es así que el enfoque en la identificación y análisis de los riesgos se da a la luz de la misión institucional.Plan de Manejo de Riesgos Página 12 Que los cargos de carrera administrativa sean provistos por medio de concurso. que responda a las expectativas de calidad y logro de resultados. Que se mantenga actualizado el banco de pruebas para la selección por mérito. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. el análisis se realiza a partir del conocimiento de situaciones del entorno de la entidad.co .gov. político. Que se definan los perfiles de cada uno de los cargos de la PGN. económico.15-80 piso 9 Pbx. Que el presupuesto aprobado se ajuste a los Procurar y optimizar un presupuesto que requerimientos hechos en el anteproyecto de garantice el cabal cumplimiento de las presupuesto.co Carrera 5 No. etc. Que se tenga un sistema de evaluación de desempeño estructurado con parámetros objetivos. Guía de Administración del Riesgo. Que el plan de compras se ejecute en su totalidad. página 15. tanto de carácter social. acorde con los perfiles del cargo definido.procuraduria. 3360011-3520066 www. 9 DAFP. Fuente: Plan de Desarrollo Estratégico 2005-2008 Como lo señala el Departamento Administrativo de la Función Pública “Este Contexto Estratégico es la base para la identificación de los riesgos en los procesos y actividades. Que se mantengan actualizados los manuales de funciones. de orden público. entre otros.gov. se alimenta también del análisis de la situación actual de la entidad…”9. Que el presupuesto asignado sea utilizado con criterios técnicos (centros de costos). Oficina de Control Interno Ext. Que existan procedimientos estandarizados para realizar los traslados. legal y/o cambios tecnológicos. encargos. las funciones institucionales y sus objetivos. funciones de la Institución Que toda la apropiación aprobada se comprometa o ejecute. cultural.

1 MACRO PROCESO ESTRATÉGICO Su objetivo es asesorar a la Dirección en la formulación de las políticas y la implementación de planes. luego se consolidaron bajo la metodología señalada en las normas técnicas.co . así como al desarrollo de la divulgación de sus actividades. así como la administración de los recursos. decisiones y trámites errados. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. el logro de los objetivos estratégicos. trámites y toma de decisiones erróneas Pérdida de imagen y credibilidad institucional por un inadecuado diseño del PEI Pérdida de imagen y credibilidad institucional por imposición de sanciones no económicas Pérdida de imagen y credibilidad por el inadecuado manejo de la información institucional Pérdida de imagen y credibilidad institucional por la extemporaneidad en la presentación de los informes de las auditorias Pérdida de imagen y credibilidad por inoportunidad en la presentación y socialización del informe ejecutivo anual del Sistema de Control Interno Pérdida de imagen y credibilidad institucional por incumplimiento de los objetivos y metas estratégicas Pérdida de imagen y credibilidad por desconocimiento de los medios informativos institucionales Pérdida de imagen y credibilidad institucional por realización de acciones.procuraduria. El ejercicio se realizó aplicando la siguiente estructura de procesos: 6. PROCESOS Gestión estratégica Comunicación e información Control de gestión Tabla 2 .gov.Plan de Manejo de Riesgos Página 13 6 RIESGOS INSTITUCIONALES IDENTIFICADOS Y SU NIVEL DE SEVERIDAD Los riesgos se identificaron y valoraron con base en la información suministrada por las dependencias. a la difusión de la imagen institucional.15-80 piso 9 Pbx.gov. Alto Moderado NIVEL DE SEVERIDAD Calificación 5 6 6 4 3 4 3 3 4 Oficina de Control Interno Ext.RIESGOS DEL MACRO PROCESO ESTRATÉGICO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD LISTADO DE RIESGOS Incremento en los costos operacionales por desgaste administrativo. teniendo en cuenta factores como el impacto sobre la imagen y credibilidad institucional. 3360011-3520066 www. programas y lineamientos técnicos. debido a la realización de acciones.co Carrera 5 No. tendientes a lograr los objetivos estratégicos.

10901-10902 controlinterno@procuraduria.procuraduria.gov. Alto Moderado NIVEL DE SEVERIDAD Calificación 9 4 6 3 3 4 3 6 Oficina de Control Interno Ext.Plan de Manejo de Riesgos Página 14 6. debido a demoras en la resolución de conflictos Pérdida de imagen y credibilidad por ineficacia de la acción preventiva. etc. debido a la no realización de visitas a las cárceles Perdida de imagen y credibilidad institucional debido a la inoportunidad en la toma de decisiones relacionadas con la vigilancia y el control del patrimonio público. debido a la inadecuada adjudicación y evaluación de registros. CIVIGEP Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la función preventiva. debido a la ausencia institucional en la vigilancia a los procesos contractuales del Estado Pérdida de imagen y credibilidad institucional por la ineficacia de la acción preventiva.co Carrera 5 No.2 MACRO PROCESO MISIONAL PREVENTIVO El objetivo del macro proceso disciplinario. debido al inadecuado trámite y/o demora en la resolución de casos de Derechos Humanos Pérdida de imagen y credibilidad institucional por la ineficacia del proceso preventivo.15-80 piso 9 Pbx. debido al incumplimiento de las funciones del Convenio Interinstitucional para la Vigilancia de la Gestión Pública. que conduzcan a satisfacer los requerimientos de la sociedad y/o grupos de interés.RIESGOS DEL MACRO PROCESO PREVENTIVO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD LISTADO DE RIESGOS Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción preventiva. PROCESOS Control de gestión administrativa a las entidades estatales Control preventivo de la contratación estatal Protección de los derechos humanos y el DIH Control y vigilancia de los bienes y recursos de la nación Intervención administrativa Gestión Secretarial preventiva Tabla 3 . 3360011-3520066 www.gov. es adelantar las actividades que debe realizar la Procuraduría General de la Nación para cumplir con la función preventiva que le fijan la Constitución y la Ley. debido a la pérdida de documentos y registros Incremento en los costos de operación por ineficacia de la acción preventiva. Incremento en los costos de operación por ineficacia de la acción preventiva. quejas.co . solicitudes.

debido a la evaluación inadecuada o demora en el trámite de la queja Pérdida de imagen y credibilidad institucional por la ineficacia de la acción disciplinaria. que conduzcan a satisfacer los requerimientos de la sociedad y/o grupos de interés.Plan de Manejo de Riesgos Página 15 6. debido a que se presente el fenómeno de la prescripción Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria. debido a la pérdida del expediente o de piezas procesales de este Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.procuraduria. debido a la mora en la actuación Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria. debido al trámite inadecuado del proceso disciplinario NIVEL DE SEVERIDAD Calificación 6 6 7 3 3 3 4 4 3 22 Alto Moderado Bajo Oficina de Control Interno Ext. PROCESOS Proceso disciplinario ( procedimientos ordinario – especial y subprocesos o etapas) Vigilancia superior Gestión secretarial disciplinaria Tabla 4 .RIESGOS DEL MACRO PROCESO DISCIPLINARIO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD LISTADO DE RIESGOS Incremento de gastos de funcionamiento por desgaste administrativo. debido a un inadecuado trámite del procedimiento verbal Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria. es adelantar las actividades que debe realizar la Procuraduría General de la Nación para cumplir con la función disciplinaria que le fijan la Constitución y la Ley. debido al retraso en la gestión secretarial Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria. debido al trámite de investigaciones por un mismo hecho Incremento de los gastos de funcionamiento por desgaste administrativo debido a la reconstrucción de expedientes o piezas procesales Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria.15-80 piso 9 Pbx. 3360011-3520066 www.co Carrera 5 No. debido a violación de la reserva procesal Incremento de los gastos de funcionamiento por desgaste administrativo.3 MACROPROCESO DISCIPLINARIO El objetivo del macro proceso disciplinario.gov.gov.co .

Conciliación según jurisdicción Tabla 5 . Oficina de Control Interno Ext.gov. de familia. para cumplir con la función de intervención en cada una de las jurisdicciones. desarrollar las acciones tendientes a representar a la entidad en los procesos en que esta sea demandada o deba actuar como demandante.Plan de Manejo de Riesgos Página 16 6.15-80 piso 9 Pbx. Intervención administrativa.co . agraria y ambiental.RIESGOS DEL MACRO PROCESO DE INTERVENCIÒN Y SU NIVEL DE SEVERIDAD LISTADO DE RIESGOS Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción de intervención. las cuales le han sido fijadas por la Constitución y la Ley. contencioso administrativa. doctrinal y jurisprudencial que resulte necesaria para el cumplimiento de las funciones constitucionales y resolver los derechos y peticiones de los ciudadanos consagrados en la Constitución y la ley.5. 3360011-3520066 www. MACRO PROCESO CONEXO MISIONAL Su objetivo es realizar las actividades necesarias para suministrar a los usuarios y ciudadanía en general la información y servicios procedentes de los macro procesos misionales. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.procuraduria. debido a la inoportunidad de los trámites dentro de los procesos en que se debe intervenir como Agente del Ministerio Público Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ausencia de los Agentes del Ministerio Público en las actuaciones procesales penales y administrativas en las que deba intervenir Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción de intervención debido a un inadecuado trámite NIVEL DE SEVERIDAD Calificación 3 8 6 Alto Moderado 6. PROCESOS Intervención según jurisdicción. Tiene varios subprocesos que operativizan el proceso en una secuencia definida por el proceso penal y/o administrativo en el cual se interviene como Ministerio Público. penal.gov. con el fin de satisfacer los requerimientos o necesidades básicas de la comunidad y/o grupos de interés. civil y penal con fuero constitucional.co Carrera 5 No. brindar información normativa.4 MACRO PROCESO DE INTERVENCIÓN El objetivo del macro proceso de intervención es adelantar las actividades que se deben realizar como Ministerio Público.

3360011-3520066 www. PROCESOS Gestión del talento humano Gestión contractual Gestión financiera Gestión documental Servicios informáticos y tecnológicos Administración y suministro de bienes Convenios internacionales Seguridad Oficina de Control Interno Ext.Plan de Manejo de Riesgos Página 17 PROCESOS Atención al usuario Registro de sanciones e inhabilidades SIRI Trámite de acciones jurídicas Relatoría Tabla 6 .5 MACRO PROCESO DE APOYO Su objetivo es realizar las actividades necesarias para brindar apoyo y soporte al desarrollo y ejecución de los procesos misionales.gov.co .co Carrera 5 No. estratégicos y conexo misional. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.procuraduria.15-80 piso 9 Pbx.RIESGOS DEL MACRO PROCESO CONEXO MISIONAL Y SU NIVEL DE SEVERIDAD LISTADO DE RIESGOS Pérdida de imagen y credibilidad institucional por morosidad en el impulso de los procesos coactivos Pérdida de imagen y credibilidad institucional por inadecuada atención al usuario Pérdida de imagen y credibilidad institucional por errores e inconsistencias en el registro de sanciones e inhabilidades Pérdida de imagen y credibilidad institucional por decisiones jurídicas en contra de la Entidad Pérdida de imagen y credibilidad institucional por información jurisprudencial desactualizada NIVEL DE SEVERIDAD Calificación 6 3 3 3 3 Moderado 6.gov.

debido a la realización de acciones. debido a la realización de conciliaciones bancarias extemporáneas Pérdida de imagen y credibilidad institucional por falta de seguimiento y monitoreo a los proyectos financiados por la Comunidad Internacional.15-80 piso 9 Pbx. por desgaste administrativo. debido a desactualización de convenios bancarios Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia en las funciones administrativas. Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la función administrativa. 3360011-3520066 www. daño de equipos y fallas en los sistemas de información Incremento en costos operativos por pérdida de activos por extravío y hurto de elementos devolutivos.RIESGOS DEL MACRO PROCESO DE APOYO Y SU NIVEL DE SEVERIDAD LISTADO DE RIESGOS Pérdida de imagen y credibilidad institucional por inadecuado servicio a los usuarios externos y paralización o retraso en el funcionamiento de la Entidad Afectación del recurso humano por vulnerabilidad de su integridad debido a la falta de programas de bienestar social Incremento en costos operativos. trámites y toma de decisiones inadecuadas Incremento en costos operativos por desgaste administrativo.procuraduria. Afectación del recurso humano por vulnerabilidad de su integridad. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. debido a la realización de actividades y trámites errados en el proceso contractual Extremo Alto Moderado Bajo NIVEL DE SEVERIDAD Calificación 12 9 8 6 4 4 6 3 6 3 3 4 4 3 Oficina de Control Interno Ext.gov.gov. debido a un inadecuado proceso de selección Incremento en costos operativos por desgaste administrativo. entre ellos el material bibliográfico. debido a la violación sobre la reserva de la información Pérdida de imagen y credibilidad institucional por vinculación de funcionarios no competentes.co . debido pérdida de información. debido al incumplimiento de políticas y términos en el desarrollo de acciones y toma de decisiones Incremento en costos operativos por desgaste administrativo.co Carrera 5 No.Plan de Manejo de Riesgos Página 18 Tabla 7 . debido a las inconsistencias en los registros contables e inventarios Incremento en costos operativos por desgaste administrativo. Incremento en costos operativos por desgaste administrativo. debido a la realización y evaluación errónea de estudios de seguridad.

mientras que los Para ampliar la aproximación técnica a las respuestas al riesgo por favor remitirse al título 6 Respuesta a los Riesgos del libro de Administración de los Riesgos Corporativos – Marco Integrador.Plan de Manejo de Riesgos Página 19 7 POLITICAS DE ADMINISTRACIÓN INSTITUCIONALES DE LOS RIESGOS La Procuraduría General está implementando los elementos de control pertenecientes al componente de Administración del Riesgo del Modelo Estándar de Control Interno. los controles de tipo preventivo expresados en políticas.1 Implementación de controles Es la principal opción considerada.1 OPCIONES PARA EVITAR LA MATERIALIZACIÓN DE LOS RIESGOS Entendidas como todas aquellas medidas encaminadas a prevenir la materialización del riesgo. Oficina de Control Interno Ext. publicado por Price Waterhouse Coopers.1.gov. Este conjunto de actividades corresponden al segundo Subsistema de Control denominado Control de Gestión. para ello las acciones y controles deben orientarse a reducir la probabilidad de ocurrencia del riesgo o a mitigar el impacto negativo del evento de pérdida. Actualmente se tienen implementados una serie de controles traducidos en políticas. con base en el Decreto 1599 de 2005 y en la directrices emanadas del Departamento Administrativo de la Función Pública.co 10 . razón por la cual el presente Plan estructura criterios y lineamientos técnicos orientadores para la gestión. dirigidos y orientados al cumplimiento de la gestión institucional. La filosofía general aplicable es prevenir.gov.para lo cual se tienen contempladas las siguientes acciones: 7.co Carrera 5 No. así como también a la segunda fase el ciclo PHVA . Las opciones que a continuación se definen son las categorías de respuesta a los riesgos10.HACER. estrategias y lineamientos han sido clasificados en generales y específicos para los efectos alusivos a la administración del riesgo. estrategias y acciones tendientes a evitar los efectos adversos que se puedan presentar en el desarrollo de la gestión institucional. los primeros.procuraduria. 3360011-3520066 www. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Algunos de ellos son: 7..15-80 piso 9 Pbx. es decir la toma de decisiones y el desarrollo de actividades que consideren el tratamiento de los riesgos identificados.

gov. se dictan normas para su funcionamiento. 041 de 2001 y 197 de 2003. 262 de 2000. el de inhabilidades e incompatibilidades de sus servidores y se regulan las diversas situaciones administrativas a las que se encuentren sujetos. por el cual se modifican la estructura y la organización de la Procuraduría General de la Nación y el Instituto de Estudios del Ministerio Público. Decreto No. Resoluciones Nos. 323 de 2001 y 254 de 2003. respecto a los de origen externo.procuraduria. Bajo los siguientes lineamientos de tipo general la Alta Dirección de la Procuraduría General de la Nación busca una gestión de resultados orientada hacia las personas y su dimensión ética. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. es exigible su cumplimiento. con la cual se adopta el Manual de Indicadores. como el cumplimiento de las funciones a cargo de sus servidores. así como al desarrollo eficaz de los procesos. 450 de 2000. 212 de 2003. mediante las cuales se establece el esquema general de ejecución y administración del Programa de Apoyo al fortalecimiento de la Procuraduría General de la Nación. se adopta el manual de funciones para la ejecución y administración del mismo Programa y se dictan otras disposiciones. mediante las cuales se adopta el manual de procedimientos. Resoluciones Nos.Plan de Manejo de Riesgos Página 20 segundos. 3360011-3520066 www. Resolución No. 452 de 2002. 107 de 2005.co Carrera 5 No.co . se modifica el régimen de carrera. Resolución No.15-80 piso 9 Pbx. por medio de la cual se establecen las directrices y mecanismos para el mejoramiento continuo de los procedimientos. por medio de la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la Procuraduría General de la Nación. son lineamientos concretos para la ejecución de los procesos. mediante la cual se establecen las funciones y requisitos específicos para los cargos. Resolución No. Resolución No. el régimen de competencias interno. la cual adopta la carta de valores y principios éticos para encaminar de manera permanente tanto el desarrollo de las misiones institucionales asignadas a la Entidad. Oficina de Control Interno Ext. por medio de las cuales se adopta el manual de identidad visual para la Procuraduría General de la Nación. 119 de 2004. por medio de la cual se subrogan las resoluciones 068 y 0336 de 2003. Resolución No. 176 de 2000. Resolución No.gov.

Se tiene conformado un Comité de ética encargado de proponer la adopción de medidas para el efectivo cumplimiento.procuraduria.4 Programa de Modernización institucional El Programa de Apoyo al Fortalecimiento Institucional.1.gov. para ello cuenta con el soporte del Instituto de Estudios del Ministerio Público. así como a avanzar en el desarrollo tecnológico institucional. así como con recursos importantes destinados dentro del programa de modernización a desarrollar un completo proceso de capacitación en aspectos técnicos y en herramientas ofimáticas. 429 de 2005 por medio de la cual se adopta el Mapa de Riesgos de la Procuraduría General de la Nación.3 Procesos de capacitación y formación Para garantizar una gestión institucional eficaz. los servidores deben contar con actualización permanente. desarrolló y aplicó una encuesta de opinión teniendo como referente las funciones asignadas. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.gov. ha sido una de las principales estrategias abordadas a fin de que los servidores se comprometan en la aplicación de prácticas y formas concretas de actuación que permitan minimizar toda clase de riesgos en el desarrollo de sus funciones.co . orientados al fortalecimiento de sus competencias. utilizando un sistema de medición para conocer la percepción de los ciudadanos. ha permitido poner en práctica consultorías que apoyan la visibilización de los problemas y la viabilidad del cambio organizacional en el aspecto misional. 7. 3360011-3520066 www. 7. sus resultados logran también fortalecer la imagen institucional. gestión y evaluación de los asuntos éticos en la entidad.2 Modelo de gestión ética El fortalecimiento de una cultura de gestión ética fundamentada en una carta de valores y principios éticos adoptada.1. es así como en busca del mejoramiento del servicio al ciudadano y a la comunidad estatal. financiado con los recursos del contrato de empréstito celebrado entre el Gobierno de Colombia y el Banco Interamericano de Desarrollo. se diseñó.15-80 piso 9 Pbx. los subcomités impulsan los procesos de reflexión. es por ello que en la entidad se tiene claramente definidos procesos de capacitación y formación. Oficina de Control Interno Ext.Plan de Manejo de Riesgos Página 21 Resolución No. 7. usuarios y funcionarios públicos respecto de la calidad en la prestación de los servicios.co Carrera 5 No. En relación con los componentes del programa.1. planes y programas eficaces que coadyuven a la ejecución de la gestión.

se han realizado las siguientes investigaciones a través de consultorías.co Carrera 5 No. con especial énfasis en las dependencias que investigan a la Fuerza Pública y a los funcionarios que cumplen funciones de policía judicial. además de analizar la vaguedad que en ocasiones presentan los criterios de distinción de las faltas.procuraduria. Análisis de la función disciplinaria. evaluar la calidad del servicio desde el punto de vista de los usuarios y el tiempo de efectividad de la respuesta. naturaleza. la competencia concurrente de la Procuraduría General de la Nación y de Oficina de Control Interno Ext. Sus resultados se reflejan en los siguientes indicadores: 17% de los ciudadanos está familiarizado con lo que hace la entidad. La conceptualización de la función disciplinaria. principios que la rigen y la incidencia del derecho internacional sobre la concepción del derecho disciplinario en Colombia. 46% tiene una imagen favorable de la Procuraduría General. que permitan mantener y fortalecer la imagen institucional. El estudio fue desarrollado bajo la siguiente estructura: Aspectos generales de la función disciplinaria. 41% sabía que la Procuraduría General tiene la misión de representarlo ante el Estado. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Respecto a las áreas misionales.Plan de Manejo de Riesgos Página 22 La encuesta logró medir el grado de reputación que tiene la entidad frente a la sociedad. 73% califica positivamente el nivel ético de la entidad y 17% lo califica como excelente o muy bueno. El problema de la distribución de competencias en Colombia. 30% se siente representado por la Procuraduría General. es decir. 48% confía en la Procuraduría General. 62% considera a la Procuraduría General. 59% considera que la entidad es la más importante o una de las más importantes en la defensa de los Derechos Humanos. Los anteriores resultados llevarán a desarrollar planes de acción y ejecutar procesos efectivos para corregir las falencias y definir prioridades de mejoramiento. así como identificar las necesidades de información de los ciudadanos y de otras entidades. la entidad más importante o una de las más importantes en la lucha contra la corrupción.gov.gov.co . que aborda el problema de la clasificación de las faltas y en especial la aparente falta de sintonía entre el régimen internacional de clasificación de las violaciones de derechos humanos y el derecho interno colombiano.15-80 piso 9 Pbx. lo que ha permitido: 1. 3360011-3520066 www.

gov. El desarrollo de estos estudios ha permitido establecer líneas de acción para el cumplimiento eficaz de las funciones misionales. en cada una de las siguientes áreas: laboral. como los tipos de protocolos correspondientes a cada una de las Delegadas con funciones preventivas. función pública. una serie de herramientas conceptuales y metodológicas útiles para el desarrollo de su labor. con el propósito de mostrar la aplicación del manual de procedimientos de prevención. para dotar a los servidores de computadores e impresoras y del software de oficina necesario para el cumplimiento de sus funciones.procuraduria. medio ambiente. Conceptualización de la función preventiva. Con relación al componente tecnológico se diseñó un plan de trabajo para ejecutar en varios frentes de manera simultánea. Oficina de Control Interno Ext. descentralización de las entidades territoriales. alcances y contenidos de la función de intervención. en el cual se describen así: “El primer frente. lo cual coadyuva a prevenir riesgos que se puedan presentar en la ejecución de los procesos. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. junto con los regímenes disciplinarios especiales. menor y familia. La noción de acto de servicio como criterio de asignación de competencias disciplinarias y las violaciones graves de derechos humanos como objeto de intervención obligatoria por parte de la Procuraduría General de la Nación.15-80 piso 9 Pbx. así como de la actividad conciliatoria. titulado “Tecnología al servicio de una mejor gestión”11. Hay que destacar el avance sustancial en la renovación de la plataforma tecnológica de sistemas.Plan de Manejo de Riesgos Página 23 los órganos de las Fuerzas Armadas y de la Policía Judicial en la sanción de los disciplinados. corresponde al fortalecimiento de la infraestructura computacional. derechos humanos y asuntos étnicos.gov. que obedece a la coexistencia del régimen general del Código Único Disciplinario (Ley 734 de 20000). 3360011-3520066 www. El objeto del estudio fue ofrecer a los encargados de realizar la función preventiva. Edición 35 agosto de 2005. civil. el cual se encuentra en pleno desarrollo. 3. tal como lo señala el artículo de Procurando en su publicación de Agosto de 2005. es así que mediante este programa se han adquirido: 11 Revista Institucional de la PGN Procurando. Construcción sistemática de las bases conceptuales y procedimentales que permitan determinar los límites. ante las autoridades jurisdiccionales y administrativas. 2. La investigación permitió analizar las normas vigentes.co Carrera 5 No. presentar un conjunto de documentos que apoyan la noción integral de prevención.co .

así como a la compra de un mecanismo que permita la automatización 12 de las copias de respaldo de la información.co Carrera 5 No. los indicadores a evaluar en cada uno de los sistemas de información existentes. El segundo frente. y definir requerimientos de alto nivel para los sistemas de información que apoyarán las áreas misionales. con el fin de asegurar la conectividad de la entidad y ofrecer servicios de correo electrónico. El cuarto frente dirigido a la adquisición de equipos de última tecnología para el almacenamiento de la información institucional.5 Formulación de planes operativos anuales (POAS) Definido en el Plan de Desarrollo Estratégico de la PGN. En este y con la finalidad de tener una visión total e integrada de los sistemas de información necesarios para sostener las estrategias.1. a fin 12 Revista Institucional de la PGN Procurando. Oficina de Control Interno Ext. el plan operativo anual (POA). se realizó un estudio mediante una consultoría. así como los equipos de alto desempeño y sus sistemas de copias de seguridad. 700 licencias de uso molp volume de office Standard y 700 licencias molp volume de Windows Server cal. 3360011-3520066 www. 700 licencias molp volume de Exchange Server cal.gov.procuraduria. desarrollar un diagnóstico de los actuales sistemas de información. pretende la dotación de un centro de cómputo dividido en dos áreas.15-80 piso 9 Pbx. una para gestionar y monitorear los servicios informáticos y otra en donde se instalen adecuadamente todos los servidores. mediante la adquisición de dispositivos que protejan a la entidad de virus. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.co . diseño e implementación de las redes lógicas y eléctricas a nivel territorial. que permitió definir los macro procesos. consistente en la modernización de la red lógica (voz y datos) y eléctrica (regulada y no regulada) de la sede central. operación y estructura de las áreas misionales. 7. Internet y el acceso al nuevo sistema de información misional y a los sistemas de apoyo. procesos y los flujos de información internos y externos de cada área misional. Un tercer frente. es el componente fundamental para asegurar la real y efectiva ejecución de la estrategia institucional. página 275. acceso a páginas indebidas y de los ataques provenientes de delincuentes informáticos o hackers.gov.Plan de Manejo de Riesgos Página 24 684 computadores de escritorio 72 impresoras láser blanco y negro a nivel nacional y 2 servidores montados en rack. Edición 35 agosto de 2005. la implementación de un plan de seguridad informático. Por último. Mediante éste se busca un proceso participativo.” . las aplicaciones y los sistemas de información.

1222 de 1999. la entidad cumple con programas de salud ocupacional.1. rescates y salvamentos. y finalmente por la Ley 776 de 2002. Dicho comité se ocupa de la promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de salud ocupacional. dando estricta observancia a la legislación y disposiciones reglamentarias existentes sobre la materia. para lo cual se convocó a elecciones mediante Resolución No. mediante programas de medicina del trabajo se obtienen diagnósticos de la salud del personal. etc. como para retiro del servicio. administración y prestaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales”. La Ley 100 de 1993 creó el sistema general de riesgos profesionales y facultó al gobierno nacional para dictar las normas necesarias tendientes a organizar su administración. 3360011-3520066 www. 326 de 1996. los recursos necesarios y los responsables. modificado por los Decretos 2150 de 1995.6 Programas de desarrollo y bienestar para el personal Para prevenir cualquier afectación por vulnerabilidad en la integridad del personal. Así mismo. al igual que para garantizar los medios correspondientes. 266 de 2000. “Por medio de la cual se dictan normas sobre la organización. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. de reubicación del personal en puestos de trabajo que favorezcan la conservación de su salud. para mantener un alto grado de bienestar bio-psico-social de los servidores. También se cuenta con un plan de emergencia cuyas actividades están diseñadas para mitigar las consecuencias de una situación súbita que pueda poner en peligro la estabilidad institucional.co Carrera 5 No. para asegurar y controlar que dichos objetivos serán alcanzados en todos los niveles de la Institución. los agentes y factores de riesgo presentes en el medio de trabajo.Plan de Manejo de Riesgos Página 25 de determinar las acciones a realizar para la consecución de los objetivos estratégicos. 055 de 2005. Oficina de Control Interno Ext. La Procuraduría General por contar con más de mil trabajadores tiene un Comité paritario de salud ocupacional – COPASO – conformado por cuatro miembros designados mediante la Resolución No.co .procuraduria.gov. lo cual se estableció mediante el Decreto 1295/94.15-80 piso 9 Pbx. extinción de incendios. 7.gov. para lo cual se tienen conformadas unas brigadas de emergencia en todas las sedes. que puedan causar alteraciones irreversibles o permanentes en la salud de los servidores. también se realizan para reingreso. así como de medicina preventiva a través de la realización de exámenes periódicos. 225 de Junio 24 de 2005 para un periodo de dos años y los restantes cuatro con sus respectivos suplentes elegidos por los servidores. evaluar y controlar mediante estudios ambientales periódicos. es así como se ejecutan programas de higiene y seguridad industrial con la finalidad de identificar. a fin de que apoyen aspectos relacionados con primeros auxilios.

plantas eléctricas. equipos de cómputo.gov. respecto a la administración del riesgo institucional. los riesgos mínimos clasificados en clase I que comprende el grueso de los empleados y aquellos ubicados en clase V para aquellos de mayor riesgo.gov. al realizar la evaluación de los procesos. De igual manera.co Carrera 5 No.Plan de Manejo de Riesgos Página 26 Dichas normas definieron el sistema general de riegos profesionales como el conjunto de entidades públicas o privadas. normas y procedimientos. mediante autoevaluaciones periódicas. destinados a prevenir. en el desempeño de sus funciones. sin embargo y como quiera que no existe un método único que se pueda considerar un estándar. Oficina de Control Interno Ext. para evaluar el control y su efectividad. sistemas de información. la Oficina de Control Interno establecerá si se están aplicando los controles así como su efectividad en el manejo de los riesgos identificados en éstos.1. verificando eso sí. 7.15-80 piso 9 Pbx. son los programas de mantenimiento preventivo y correctivo para equipos y bienes como son. etc. instalación y desinstalación de software y la conservación y cuidado de la información. el parque automotor. la entidad para controlar cualquier vulneración que afecte la integridad de sus servidores cuenta con una ARP para la atención de los servicios en cuanto a riesgos profesionales. cubra por lo menos una de sus causas. a fin de sugerir correctivos e iniciar acciones periódicas de mejoramiento.co . como también para el manejo. cuando se justifique. que cada uno de los controles asociados a él. proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan.procuraduria. 3360011-3520066 www. aires acondicionados. De igual manera. de acuerdo con la clasificación determinada de actividades económicas y con base en las funciones desarrolladas se viene cotizando y cancelando a la ARP seleccionada. para lo cual será necesario realizar pruebas de cumplimiento. las opciones concretas dependerán de cada responsable del proceso y serán más precisas en la medida que la severidad y categoría del riesgo lo amerite. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.8 Políticas para el uso de equipos y manejo de la información Igualmente. 7.1. Con base en ello. Las medidas antes señaladas son algunas de las opciones aplicadas a fin de prevenir o mitigar la materialización de los riesgos. existen políticas para el uso de los equipos de cómputo y los servicios institucionales de correo electrónico e Internet.7 Programas de mantenimiento preventivo para equipos Otra de las políticas aplicadas para prevenir o evitar la materialización de los riesgos.

aquellos factores externos y los riesgos de mayor ocurrencia que puedan llegar a incidir de manera negativa en los resultados de la gestión. destinatarios y beneficiarios de sus funciones. La implementación del modelo de operación institucional se inició con la reingeniería de los procesos administrativos. 107 de 2005. bienes y servicios requeridos para el funcionamiento institucional.1 Optimización de los procedimientos Propuestas de mejoras o cambios a los procesos y procedimientos existentes. Determinar los criterios y métodos necesarios para la medición de los resultados de la gestión a cargo de las dependencias y áreas misionales.gov. por tanto se puede concluir que un gran porcentaje de los eventos identificados serán a nivel institucional razonablemente controlados aplicándolas de manera eficaz. así como el perfil de los proveedores potenciales de los insumos. Oficina de Control Interno Ext. con la activa participación de sus servidores públicos.2 OPCIONES PARA REDUCIR EL RIESGO Esta clase de controles busca disminuir tanto la probabilidad de ocurrencia del riesgo. en otros: Tipificar el perfil de los usuarios o destinatarios de los servicios que presta la entidad. 3360011-3520066 www. en su implementación se logre. 7. Institucionalmente se tienen implementadas las siguientes acciones: 7. se asume que las medidas antes señaladas que actualmente son aplicadas por los funcionarios. La entidad viene desarrollando acciones que le permitan aplicar el sistema de gestión de calidad mediante un enfoque basado en los procesos que se desarrollan y en las expectativas de los usuarios.co .procuraduria.15-80 piso 9 Pbx.2. Identificar y evaluar.gov. Obtener información de los usuarios. o la formulación de nuevos.co Carrera 5 No. como el impacto que éste puede generar. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.Plan de Manejo de Riesgos Página 27 Con base en lo anterior. para lo cual se espera que de acuerdo con lo señalado en la Resolución No. problemas e inconformidades relacionados con la prestación de los servicios y el cumplimiento de las funciones asignadas. Identificar y priorizar los procesos misionales o estratégicos y evaluar su funcionamiento. destinatarios o beneficiarios acerca de las necesidades y expectativas. han sido y continuaran siendo efectivas.

es así como periódicamente se desarrollan reuniones de reflexión y evaluación de la gestión de las diferentes Delegadas. se está fortaleciendo y aplicando este principio del Sistema de Control Interno en la entidad. con el propósito de tomar decisiones relacionadas con el mejoramiento de su desempeño.gov.3 Fortalecimiento del ejercicio de la autoevaluación de la gestión Al medir cada área la efectividad y los resultados de su gestión en tiempo real. mejorar y solicitar ayuda cuando lo considere necesario. la cual fue diseñada por la Oficina de Control Interno con temas específicos determinados por la Ley.15-80 piso 9 Pbx.co . con el fin de detectar sus debilidades y de esta manera proponer los correctivos que permitan la optimización de los procesos. 7. de tal suerte que la ejecución de los procesos. de acuerdo con cada uno de los componentes establecidos.procuraduria. actividades y tareas bajo su responsabilidad. se evalúa su Sistema de control interno institucional. en cumplimiento a la ley 87 de 1993. se consolida y analiza de acuerdo a los parámetros señalados por el Departamento Administrativo de la Función Pública. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. a fin de tomar las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos institucionales. verificar su capacidad para cumplir con las metas. promueve su práctica. así como de las Procuradurías Judiciales. Oficina de Control Interno Ext. garanticen el ejercicio de una función administrativa transparente y eficaz. la Oficina de Control Interno de la entidad.2.4 Evaluación independiente del Sistema de Control Interno Año tras año. 7. efectuar correctivos. dando como resultado el informe ejecutivo anual que se debe remitir a la Contraloría General de la República y al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno.2. 3360011-3520066 www.Plan de Manejo de Riesgos Página 28 7. La evaluación del SCI consiste en el diligenciamiento de una metodología denominada MEJORANDO. detectar desviaciones. Una vez recopilada la información proveniente de las dependencias.2 Fortalecimiento del ejercicio del autocontrol A fin de que cada servidor.gov. Provinciales.co Carrera 5 No. Regionales.2. independientemente de su nivel jerárquico tenga la capacidad de evaluar su trabajo.

10901-10902 controlinterno@procuraduria. Versión 1 Casals & Associates Inc. la Oficina de Control Interno utiliza un componente tecnológico moderno que permite realizar auditorias integrales y auditorias basadas en la administración del riesgo. operaciones y resultados de la entidad. estableciendo el nivel de riesgo en que se encuentren y la necesidad de su verificación.procuraduria. Se tiene un inventario de procesos y procedimientos que se ejecutan para el cumplimiento de sus funciones y es el siguiente: PRO-OCI-00O PRO-OCI-000 PRO-OCI-000 Procedimiento para la evaluación del sistema de control interno.co Carrera 5 No. así como de la gestión a nivel institucional y de cada una de sus dependencias. actividades. a fin de determinar si los recursos se han utilizado con la debida consideración por su economía.15-80 piso 9 Pbx. para efectos de priorizar y programar auditorias y revisiones a los procesos.Plan de Manejo de Riesgos Página 29 Como última fase se realiza el seguimiento periódico de las acciones contempladas en el programa de mejoramiento establecido en cada dependencia. eficiencia. que contiene los aplicativos Planning Cobit y Proaudit Advisor. áreas y objetos de control. la Oficina de Control Interno estableció unos parámetros para la realización de sus actividades que le garanticen una valoración objetiva del sistema de control interno. 3360011-3520066 www. para el desarrollo de las auditorias.5 Proceso de Auditoria interna Se constituye en el mecanismo que permite llevar a cabo un examen sistemático. para revelar los aspectos más importantes de la gestión y los resultados obtenidos.gov. Para ello se cuenta con un Manual que incluye las directrices utilizadas para el cumplimiento de las funciones legales. 7. 13 Modelo de Control Interno para entidades del Estado. para ello cuenta con un software denominado Methodware. eficacia y transparencia. objetivo e independiente de los procesos.2.co .13 Para tal efecto. 2004 Oficina de Control Interno Ext. seguimiento al cronograma y evaluación). Procedimiento de auditorias. si se han observado las normas internas y externas que le sean aplicables y si los mecanismos de comunicación pública son confiables. De igual manera. el cual atiende al modelo estándar de control interno MECI: 1000:2005 y a los requisitos de documentación del sistema de gestión de calidad de la Procuraduría General de la Nación. comunicación. Procedimiento Plan Anual de Auditoria (incluye elaboración.gov.

7. es un aplicativo para realizar auditorias a procesos. tanto a los archivos de trabajo (Word.gov. es así como actualmente la entidad tiene implementadas las siguientes acciones: 7. ubicado en otra sede de la entidad. 3360011-3520066 www. La entidad tiene contratada una firma especializada. que permite la aplicación de las mejores practicas de control en organizaciones públicas y privadas.3.1 Procedimientos de seguridad para el resguardo de la información institucional Para evitar la posible pérdida de información. la entidad cuenta con un proceso de respaldo que permite efectuar copias de seguridad (backups). específicamente diseñado para administrar los riesgos relacionados con procesos de implementación de nuevas tecnologías de información. De igual manera. PowerPoint. se usa el aplicativo COBIT que es un estándar generalmente aplicable y aceptado por las buenas prácticas de control y seguridad en tecnología de información.Plan de Manejo de Riesgos Página 30 Con relación al Proaudit. 7. áreas u objetos siguiendo el esquemas tradicional de pasos de programa o el moderno. Oficina de Control Interno Ext. el cual se fundamenta en el estándar internacional conocido como informe COSO 1994. como de sus instalaciones y bienes.procuraduria.co .3.3 OPCIONES PARA DISPERSAR O ATOMIZAR EL RIESGO Estas medidas logran distribuir o localizar el riesgo en diversos lugares. Excel.15-80 piso 9 Pbx. encargada de garantizar la protección y seguridad de los servidores. se puede concluir que con su aplicación se logrará reducir la probabilidad de ocurrencia del riesgo como el impacto que éste pueda generar en la gestión institucional. para cada una de las dependencias y archivo documental de los procesos misionales a nivel nacional. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. otros) como a los archivos de bases de datos y resultados de las aplicaciones específicas en producción.2 Procedimientos de Seguridad para protección del personal y bienes de la Entidad. Teniendo en cuenta el alto porcentaje de cobertura individual de cada uno de los controles antes señalados sobre los riesgos identificados. Actualmente la Oficina de Sistema tiene dispuesto guardar la información más relevante fuera de la red en un centro de información seguro.co Carrera 5 No. de auditoria basada en riesgos.gov. calificándolos con un elevado grado de efectividad sobre el total de los procesos que se desarrollan.

su tratamiento parte del establecimiento apropiado de una estrategia que saque del escenario institucional estos riesgos asegurables. personas. motín.gov. terremoto 100%. Sin embargo y teniendo en cuenta que hay una serie de eventos que indirectamente influyen en el desarrollo de la gestión. Es así que para reducir los efectos que puedan generar la materialización de estos riesgos. remoción de escombros. Póliza No. maquinas y equipos de oficina. cubriéndolos mediante el uso adecuado de pólizas y garantías. Corriente débil (equipos móviles y portátiles) Cubrimiento: Ampara daños por actos mal intencionados. equipo electrónico. incluido terrorismo y asonada. Cierta clase de riesgos identificados por las dependencias no aparecen en el mapa de riesgos institucional. dineros y títulos valores.co .gov. equipos y maquinaria en general. cobertura para equipos móviles y portátiles. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. las siguientes pólizas: 7. teniendo actualmente suscritas con la Previsora S. sustracción con y sin violencia).1 Pólizas La entidad tendrá las pólizas para amparar de riesgos sus bienes. así como de manejo que sea necesario. activos. 1001616 todo riesgo sustracción Oficina de Control Interno Ext.4 OPCIONES PARA COMPARTIR O TRANSFERIR EL RIESGO Esta clase de acciones permiten reducir el efecto del riesgo a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones. etc. Gastos adicionales. ante cualquier clase de afectación que se presente en los servidores.Plan de Manejo de Riesgos Página 31 7. o a través de otros medios que permiten distribuir una porción del riesgo con otra entidad. equipos electrónicos y eléctricos. la entidad ha dispuesto traspasar posibles pérdidas a entidades privadas. como en los bienes de su propiedad. Bienes asegurables: Edificios.4.15-80 piso 9 Pbx. conmoción civil o popular y huelga. muebles y enseres.co Carrera 5 No. en razón a que se consideraron únicamente aquellos que afectaran específicamente la ejecución de los procesos. y como mínimo mantendrá las siguientes: Póliza No. patrimonio. 1001331 todo riesgo a daños materiales Cubrimiento: Ampara las pérdidas y/o daños materiales que sufran los bienes por cualquier riesgo o causa (incluye.A.procuraduria. 3360011-3520066 www. rotura de maquinaria.. mejoras locativas. gastos para la extinción del siniestro. entre otros.

Hurto simple (para máquinas. herramientas. Póliza No.15-80 piso 9 Pbx. Todo riesgo por sustracción de armas de fuego. gastos de reconstrucción de cuentas. pérdida total por daños. parqueaderos. Bienes asegurables: 110 vehículos que conforman el parque automotor de la entidad.007 empleados. labores y operaciones. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.gov. 1003409 responsabilidad civil extra-contractual Cubrimiento: Ampara predios. gastos de transporte de víctimas. alcances fiscales. farmacéuticos y hospitalarios. gastos de transporte por daños y hurto o hurto calificado. pérdida total o parcial por hurto o hurto calificado. daños y pérdida al vehículo por terremoto o erupción volcánica. toda la maquinaria. Póliza No. muestra de vendedores en oficinas y demás que no estén cubiertos por otras pólizas). explosión.co . lo mismo que los actos de sus funcionarios. en el desarrollo de sus actividades y en lo relacionado con ella. Bienes asegurables: Perjuicios patrimoniales. contratistas y subcontratistas independientes. como consecuencia de la responsabilidad civil extra-contractual originada dentro o fuera de sus instalaciones. equipos de oficina no electrónicos. vehículos propios y no propios. etc. Bienes asegurables: Total 3. gastos funerarios.gov. muerte. Póliza para cubrimiento del seguro obligatorio Cubrimiento: Gastos médicos. equipos fotográficos. incluyendo incendio. incapacidad permanente. equipos accesorios y herramientas susceptibles de sustracción con o sin violencia. Bienes asegurables: Todas las personas que resulten afectadas a consecuencia de un accidente de tránsito incluyendo el conductor y los ocupantes.067 empleados Clase A: 60 empleados Clase B: 3. 1003714 automóviles Cubrimiento: Ampara responsabilidad civil extra-contractual. 3360011-3520066 www. mercancías contenidas en el almacén. Oficina de Control Interno Ext.Plan de Manejo de Riesgos Página 32 Cubrimiento: Ampara por hurto calificado para todos los bienes. armas de fuego. 1003291 manejo global Cubrimiento: Delitos contra la administración pública. daño y hurto de vehículos en predios del asegurado.procuraduria. Bienes asegurables: muebles y enseres.co Carrera 5 No. quirúrgicos. gastos de rendición de cuentas. Póliza No.

1001269 Vida Grupo Ley 16/88 Cubrimiento: Vida (muerte violenta).co Carrera 5 No. Bienes asegurables: Todos los funcionarios y empleados de la entidad. Aplicando los criterios de evaluación de la efectividad y cobertura del control. incapacidad total parcial. su cobertura es alta por cuanto cubre un alto porcentaje de la consecuencia que estos pudieran ocasionar. en los términos establecidos en la Ley 16/88.gov. gastos funerarios.gov. se puede concluir que es una medida excelente teniendo en cuenta que la Compañía de seguros contratada responderá por los siniestros en caso de presentarse.Plan de Manejo de Riesgos Página 33 Póliza No. 3360011-3520066 www. gran invalidez.15-80 piso 9 Pbx. al hacer un balance de beneficio/costo. y que igualmente. Oficina de Control Interno Ext.co . 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Incapacidad total y permanente.procuraduria.

Programas de sensibilización del mapa de riesgos institucional. respecto al tratamiento de los riesgos residuales y sus efectos en la gestión institucional. descritos. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.gov. 14 Guía de Administración del Riesgo. Convocar a los servidores a aplicar los lineamientos establecidos para la administración del riesgo y a su participación activa para la aprehensión de las nuevas prácticas propuestas. analizados y calificados en el mapa de riesgos. es decir cuando las técnicas de la administración del riesgo han sido aplicadas. así como medidas específicas para actuar únicamente frente a aquellos riesgos residuales no asegurables.procuraduria. 3360011-3520066 www. decisiones oportunas y eficaces. así como racionalidad en los recursos. Para tal fin. lo que conllevará a garantizar el cumplimiento eficaz de los objetivos estratégicos y la misión institucional. identificados por las dependencias. a fin de reducir su probabilidad e impacto. 8.Plan de Manejo de Riesgos Página 34 8 OPCIONES PARA EL TRATAMIENTO DE LOS RIESGOS RESIDUALES Se define el riesgo residual 14 como aquel que queda después de los controles. Con base en el ejercicio precedente y para terminar la implementación del componente de administración del riesgo. Construcción de un Plan Logístico que señale las políticas institucionales.co .gov. 2006 Oficina de Control Interno Ext. dirigido a todos los servidores. Definición de términos. significa que requieren acción inmediata. queda por definir las políticas institucionales que tienen como objetivo tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos y medidas de respuesta ante los riesgos residuales. que exigen valores y principios éticos.15-80 piso 9 Pbx. DAFP. una vez determinado el impacto que los controles ejercen sobre ellos.co Carrera 5 No.1 CRITERIOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS RESIDUALES De acuerdo con los resultados de la valoración de los riesgos identificados y teniendo en cuenta que algunos de ellos se ubican en la matriz con un alto nivel de severidad. como del plan del manejo de los riesgos. calidad en la información generada y compartida. para lo cual es necesario seleccionar acciones convenientes para su tratamiento. se contemplan las siguientes acciones que deben ser adoptadas en el corto y mediano plazo: Estructuración de criterios orientadores.

3360011-3520066 www. o quizás éstos no sean efectivos.co Carrera 5 No. demuestra que probablemente el evento puede producirse al no ser aplicados los controles establecidos por parte de los responsables de la ejecución de los procesos. lo cual no obsta para diseñar un tratamiento contingente que induzca a cumplir con los objetivos del proceso y por ende.RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO DISCIPLINARIO RIESGO Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria. con los objetivos estratégicos.15-80 piso 9 Pbx. debido a demoras en la resolución de conflictos Alto NIVEL DE SEVERIDAD Calificación 9 Tabla 9 . uno se ubicó en el rango extremo. se tendrán que determinar acciones contingentes que permitan reducir en gran proporción sus efectos.RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO PREVENTIVO RIESGO Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción preventiva.co . en cualquier jurisdicción y administrativas en las que deba intervenir Alto NIVEL DE SEVERIDAD Calificación 8 Oficina de Control Interno Ext.RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO DE INTERVENCIÓN RIESGO Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ausencia de los Agentes del Ministerio Público en las actuaciones procesales penales.procuraduria. después de los controles. 8.gov.2 IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS RESIDUALES Los riesgos residuales identificados por macro proceso son los siguientes: Tabla 8 . mientras otros se ubicaron en el rango alto con una calificación que oscila entre 1-5 para los cuales se deben continuar aplicando eficazmente los controles establecidos. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Para los calificados por encima de este rango. Al calificar nuevamente el riesgo.Plan de Manejo de Riesgos Página 35 El análisis realizado con relación al resultado obtenido en cuanto al nivel de severidad.gov. debido a la pérdida del expediente o de piezas procesales de este Alto NIVEL DE SEVERIDAD Calificación 7 Tabla 10 .

el Mapa de Riesgos Institucional y el presente plan de manejo de los riesgos. por desgaste administrativo. debe hacer seguimiento y evaluación a las acciones implementadas. En tal sentido y de acuerdo con sus funciones.4 ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS RESIDUALES Como quiera que el fin último de la administración del riesgo es propender por el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales. para ser ejecutadas. acciones y decisiones prácticas.procuraduria.gov. 3360011-3520066 www. definición de cronogramas e indicadores a fin de verificar el cumplimiento para tomar medidas correctivas cuando sea necesario.3 PROGRAMA DE SENSIBILIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO INSTITUCIONAL Para conocimiento de los servidores y ciudadanía en general.co .gov. la Oficina de Planeación estará encargada de diseñar e implementar el plan de contingencias en el cual se formularán lineamientos. con la participación de las áreas involucradas. identificación de las áreas o dependencias responsables de llevar a cabo las acciones. el plan considera la viabilidad jurídica. establecerá procedimientos contingentes para el manejo y tratamiento del riesgo. institucional. a fin de colocar estos riesgos dentro de los niveles aceptables de tolerancia. Link infoinstitucional Oficina de Control Interno.RIESGOS RESIDUALES DEL MACRO PROCESO DE APOYO RIESGOS Pérdida de imagen y credibilidad institucional por inadecuado servicio a los usuarios externos y paralización o retraso en el funcionamiento de la Entidad Afectación del recurso humano por vulnerabilidad de su integridad debido a la falta de programas de bienestar social Incremento en costos operativos. Es importante señalar que el responsable del proceso así como del área. financiera y económica del balance entre el costo de la implementación de la acción propuesta.15-80 piso 9 Pbx. técnica. 8. factibles y efectivas. De igual manera. contra el beneficio de la misma. para asegurar que Oficina de Control Interno Ext. debido a desactualización de convenios bancarios Extremo Alto NIVEL DE SEVERIDAD Calificación 12 9 8 8.co Carrera 5 No.Plan de Manejo de Riesgos Página 36 Tabla 11 . se encuentra en la página Web de la Entidad. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Así mismo. las políticas para el manejo y administración de los riesgos residuales deben ir articuladas con la planeación institucional.

sin perjuicio de que la Oficina de Control Interno realice también su respectivo control.procuraduria. evaluar su eficiencia.gov.co Carrera 5 No.gov.15-80 piso 9 Pbx. 3360011-3520066 www. así como para evidenciar todas aquellas situaciones o factores que pueden estar influyendo en la aplicación de las acciones. Oficina de Control Interno Ext.Plan de Manejo de Riesgos Página 37 se estén llevando a cabo.co . 10901-10902 controlinterno@procuraduria.

así mismo. analizar.Plan de Manejo de Riesgos Página 38 9 MONITOREO Y EVALUACIÓN DEL PLAN DE MANEJO DE LOS RIESGOS Las actividades asociadas a Monitoreo y Evaluación del plan. corresponden al tercer subsistema denominado Control de evaluación y tiene como punto de partida los riesgos identificados y los controles definidos en los dos primeros subsistemas. Oficina de Control Interno Ext. y Establecer y mejorar sistemáticamente los riesgos asociados a los procesos. y Monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz.gov.15-80 piso 9 Pbx. hacen parte del ciclo PHVA. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. 3360011-3520066 www. fase VERIFICAR.co . es responsabilidad de los ejecutores de los procesos. Control Estratégico y Control de Gestión. definir tratamientos y aplicarlos Realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo. En consecuencia.gov. calificar.co Carrera 5 No. quienes deberán: Administrar los Riesgos Identificar. La Oficina de Control Interno debe realizar: Seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo. el monitoreo de los riesgos así como de los controles.procuraduria.

gov.procuraduria.ACTUAR. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. lo cual llevará a tomar decisiones necesarias para la corrección de las desviaciones que se presenten frente a los objetivos y metas planteadas. permitirán lograr el mejoramiento continuo y la sostenibilidad del proceso de administración del riesgo a nivel institucional.aplicado al proceso de administración del riesgo. basados en los resultados de evaluación y monitoreo.co .Plan de Manejo de Riesgos Página 39 10 MANTENIMIENTO Y SOSTENIBILIDAD DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO. la Oficina de Control Interno comunicará y presentará los resultados y propuestas de mejoramiento y tratamiento de las situaciones detectadas con respecto a los riesgos institucionales. Oficina de Control Interno Ext. La definición de procedimientos y acciones correctivas y preventivas. 3360011-3520066 www. Estas actividades corresponden igualmente al subsistema Control de evaluación y a la última fase del ciclo PHVA: .co Carrera 5 No.gov.15-80 piso 9 Pbx. De igual manera.

Se espera entonces la apropiación de herramientas e instrumentos contenidos en este documento. para lo cual se dispone de los recursos físicos. por proceso.gov. Oficina de Control Interno Ext.procuraduria. Esto debe ser correspondiente entre la alta dirección institucional y los demás funcionarios. evaluación y seguimiento serán activas a fin de cumplir los objetivos y propósitos del presente plan. 3360011-3520066 www.gov. que permitan darle oportuna solución a cualquier evento que propicie la ocurrencia de los riesgos relacionados.15-80 piso 9 Pbx. dependencia o funcionario responsable. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. las instancias de control.co . Igualmente. económicos. eficiente y eficaces se requiere de la permanente participación de los todos los funcionarios. así como del talento humano con que cuenta la Procuraduría General.co Carrera 5 No. Para que se obtengan resultados efectivos. para que sean eficientemente realizadas las acciones descritas y con ello poder atender debidamente los posibles eventos que activen algún riesgo institucional. apropie y se ponga en práctica procesos y procedimientos.Plan de Manejo de Riesgos Página 40 11 RECURSOS La implementación del presente plan de manejo del riesgo institucional cuenta con el compromiso de la Alta Dirección. tecnológicos. en concordancia con el acatamiento del ordenamiento legal. para que se divulgue.

prácticas que actúan para eliminar o minimizar los riesgos adversos o mejorar oportunidades positivas. 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Mapas de riesgos: Herramienta metodológica que permite hacer un inventario de los riesgos ordenada y sistemáticamente. que genera pérdida. Oficina de Control Interno Ext. Consecuencia: Es el resultado de un evento (causa) expresado cualitativa o cuantitativamente. ejecuta y hace seguimiento al plan de manejo que contiene las técnicas de administración propuestas por el grupo de trabajo. Macro proceso: Conjunto de acciones encadenadas. PORQUÉ Y CÓMO. haciendo la descripción de cada uno de estos y las posibles consecuencias. acciones. hasta técnicas colaborativas. definiéndolos. en que se elabora. análisis y determinación del nivel. Análisis del riesgo: Determina el impacto y la probabilidad del riesgo. daño. procesos. su misión y visión.co Carrera 5 No. evaluadas y aceptadas por la alta dirección. Exposición al riesgo: Nivel de vulnerabilidad que tiene el riesgo después de los controles.gov. dependiendo de la información disponible pueden emplearse desde modelos de simulación. 3360011-3520066 www. Control: Son las políticas. y II) El manejo o la administración propiamente dicha. perjuicio. Proveen una seguridad razonable relativa al logro de los objetivos. que la entidad debe realizar a fin de cumplir con su función constitucional y legal. Evaluación del riesgo: Proceso utilizado para determinar prioridades en la administración del riesgo por la comparación de niveles de riesgo frente a estándares determinados.gov. desventaja o ganancia.procuraduria. Identificación del riesgo: Proceso que determina QUÈ puede suceder. protegerla de los efectos ocasionados por su ocurrencia.15-80 piso 9 Pbx.Plan de Manejo de Riesgos Página 41 12 CONCEPTOS BÁSICOS Administración del riesgo: Es la capacidad que tiene la entidad para emprender las acciones necesarias que le permitan el manejo de los eventos que puedan afectar negativamente el logro de los objetivos institucionales. Consta de dos etapas: I) El diagnóstico o valoración mediante identificación. Enfoque basado en procesos: Identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en las entidades.co .

transferir y asumir el riesgo. 3360011-3520066 www.procuraduria.co . 10901-10902 controlinterno@procuraduria. Oficina de Control Interno Ext.gov. Valoración del riesgo: Primera fase en la administración de riesgos. Técnicas para manejar el riesgo: Evitar o prevenir.co Carrera 5 No. con el fin de dar continuidad a los objetivos de la Entidad. análisis y determinación del nivel de riesgo. dispersar. Riesgo: Es toda posibilidad de ocurrencia de una situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la Entidad y le impida el logro de sus objetivos. Riesgo absoluto: Es la evaluación de la consecuencia y probabilidad que ignora los controles que están vigentes. Plan de Manejo de Riesgos: Plan de acción propuesto por el grupo de trabajo. tales como el comportamiento racional por parte de los funcionarios.Plan de Manejo de Riesgos Página 42 Plan de contingencia: Parte del plan de manejo de los riesgos que contiene las acciones a ejecutar en caso de la materialización del riesgo.15-80 piso 9 Pbx. reducir. cuya evaluación beneficio costo resulta positiva y es aprobado por la gerencia. excepto los controles inherentes.gov. diagnóstico que consta de la identificación. Riesgo residual: Es el riesgo que queda cuando las técnicas de la administración del riesgo han sido aplicadas.

Año 2005. Oficina Valencia & Iragorri. Sistema de información methoware.co . Boletín AUDIDEAS. 10901-10902 controlinterno@procuraduria.15-80 piso 9 Pbx. Guía de Administración del riesgo.A. 2004. Procuraduría General de la Nación. Unidad Coordinadora BID-PGN. Teléfono 2884062. Procuraduría General de la Nación.procuraduria. Administración de Riesgos Corporativos – marco Integrado.gov. Artículo “Introducción al modelo de control interno: Un estándar de gobierno.” DEPARTAMENTO ADMNISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. control y auditoria de tecnología de información”.35 Agosto de 2005.BIBLIOGRAFIA Boletín Informativo Procurando.co Carrera 5 No. Plan de Desarrollo Estratégico periodo 20052008. Norma estándar AS/NZ 4360. Encuesta realizada por la firma Datexco. Oficina de Control Interno Ext. Boletín AUDIDEAS. 3360011-3520066 www. Procuraduría General de la Nación. Edición No. Mapa de Riesgos Institucional 2005. Modelo de Control Interno para entidades del Estado. Artículo “Implementación de “Mejores prácticas” de administración de riesgos como parte de los modelos “MECI” y NTC-GP1000. Versión 1. Corredores de Seguros S. Procuraduría General de la Nación. Resoluciones internas Procuraduría General de la Nación. USAID-CASALLS & ASOCIATES Inc.gov. Años 2004-2005. GIT. Administración del riesgo. Informes Proyecto de Modernización. diciembre de 2005. Primera Edición 2001 y Tercera Edición Abril de 2006. Price Waterhouse Coopers. SOLUCIONES INTEGRALES. Resumen de Seguros. Consultores.

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