Correccin de datos de ficheros de afiliacin con errores ___________________________________________________________________________________

Sistema RED Procedimiento de correccin de datos de ficheros de Afiliacin con errores

1. OBJETO Este documento establece el procedimiento a seguir en la realizacin de la correccin de ficheros de afiliacin con errores. La correccin de datos de ficheros de afiliacin con errores, permite que el propio usuario autorizado pueda corregir los datos de las acciones de afiliacin remitidas a la TGSS mediante la modalidad de Afiliacin remesas (ficheros AFI), y que han sido rechazadas por errores derivados, bien del envo, o bien de su intento de aplicacin sobre el Fichero General de Afiliacin (en adelante FGA). Se trata de corregir la causa que origin que la accin fuera rechazada para que pueda ser procesada de nuevo y aceptada, sin necesidad de subsanar presencialmente en una Administracin de la Tesorera General de la Seguridad Social (en adelante TGSS). No se trata de modificar datos de acciones que hayan sido procesadas correctas y por tanto aplicadas sobre el FGA.

2. CONSIDERACIONES INICIALES 2.1. Fundamento normativo El plazo permitido para realizar las correcciones ser de diez das naturales, segn marca el Reglamento General sobre Inscripcin de empresas, afiliacin, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores de la Seguridad Social, aprobado por el Real Decreto 84/1996, de 26 de enero, que en su artculo 31.2 dice textualmente: Si las solicitudes de alta y baja no reunieran los requisitos establecidos ni se acompaare la documentacin exigida en este reglamento y dems disposiciones complementarias, se requerir a quien hubiere presentado para que en el plazo de diez das subsane la falta o acompae los documentos preceptivos. Habr que tener en cuenta que los diez das naturales comenzarn a contar desde el da siguiente a la fecha de presentacin del movimiento en el fichero AFI correspondiente. 2.2. Ficheros a corregir Se podrn corregir dos tipos de ficheros: - los que hayan sido rechazados en su totalidad por errores de autorizacin (ficheros identificados con situacin 20); - los que contengan acciones que no hayan podido ser aplicadas sobre el FGA por errores de gestin (ficheros identificados con situacin 24). En ambos casos la fecha de presentacin debe ser de hasta diez das naturales antes.

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Se podrn corregir tanto los ficheros de real como los de prcticas, procesando los ficheros de correccin en la base de datos que corresponda. 2.3. Movimientos que se pueden corregir nicamente se permitir corregir los movimientos de actualizaciones de informacin (altas, bajas y modificaciones), en ningn caso las acciones de peticin de informes. En concreto se podrn corregir las siguientes acciones: Alta (accin MA) Baja (accin MB) Cambio de grupo (accin MG) Cambio de ocupacin (accin MT) Cambio de contrato (accin MC) Eliminacin de movimientos previos (accin ME) Eliminacin de altas consolidadas (accin MD) Eliminacin de bajas consolidadas (accin MR) Correccin de alta, rgimen 0132 (accin CA) Correccin de baja, rgimen 0132 (accin CB) Cambio de Categora Profesional (accin CCP) Cambio de Coeficiente Reductor de la Edad de Jubilacin (accin CCJ) Mecanizacin de Jornadas Reales (rgimen 0613) (accin MJR) Modificacin Fecha Real del alta (rgimen 0613) (accin MFR) Anotacin de periodos de situaciones adicionales de afiliacin (accin ASA) Modificacin de periodos de situaciones adicionales de afiliacin (accin MSA) Eliminacin de periodos de situaciones adicionales de afiliacin (accin ESA) Alta de subcontratacin o cesin (accin ASC) Modificacin de subcontratacin o cesin (accin MSC) Eliminacin de subcontratacin o cesin (accin ESC) 2.4. Modalidades Las correcciones de ficheros podrn realizarse mediante dos procesos distintos: 1. ON LINE: las correcciones se harn a travs de una transaccin Internet que permitir modificar los datos de las acciones rechazadas y generar un fichero de correccin para que sea procesado. 2. REMESAS: las correcciones se realizarn mediante el envo de nuevos ficheros con las acciones rechazadas ya corregidas. Ambas modalidades sern compatibles, es decir, un mismo fichero podr ser objeto de correcciones tanto por Online como por remesas.

3. CORRECCIN ON LINE DE DATOS DE FICHEROS CON ERRORES Se ha creado una nueva transaccin en Internet, a travs de la cual los usuarios podrn modificar los ficheros de su autorizacin que contengan errores. Para entrar en dicha transaccin deber seleccionarse, en el men principal del Sistema RED, en el apartado de Afiliacin, la opcin Correccin de errores- Correccin de datos de ficheros con errores.

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3.1. Ficheros a corregir Mediante esta modalidad podrn corregirse los dos tipos de ficheros mencionados anteriormente: - Ficheros completos que hayan sido rechazados en su totalidad por error de autorizacin (situacin 20). - Ficheros cuyas acciones hayan sido rechazadas, en su totalidad o en parte, por errores derivados de la aplicacin sobre el Fichero General de Afiliacin (situacin 24). Nota: nicamente podrn corregirse las situaciones 20 y 24 porque en el resto de situaciones existentes, el fichero no llega a ser ledo por errores de formato. 3.1.1. Ficheros completos que hayan sido rechazados en su totalidad por error de autorizacin (situacin 20).

Cuando un fichero de afiliacin (AFI) es rechazado por completo por un error de autorizacin, puede deberse a dos causas diferentes: a) La autorizacin que figura en el fichero no existe b) La autorizacin existe, pero el usuario que realiza el envo no pertenece a dicha autorizacin. En cada caso se enva a la direccin de correo del usuario que ha realizado el envo, el correspondiente mensaje de error. 3.1.2. Ficheros cuyas acciones hayan sido rechazadas, en su totalidad o en parte, por errores derivados de la aplicacin sobre el Fichero General de Afiliacin (situacin 24)

En este caso las causas por las que se rechazan las acciones de un fichero son numerosas (IPF incorrecto, contrato inexistente, Tesorera incorrecta, etc). El fichero se queda en situacin 24, y al usuario se le enva un fichero de respuesta (FRA) informando del resultado del procesado de cada una de las acciones.

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3.2. Proceso Mediante una transaccin Internet Online, el usuario que realiz el envo de los ficheros, o cualquier otro de la misma autorizacin, previamente identificado mediante su certificado, podr acceder por diferentes parmetros a los ficheros de su autorizacin que se encuentren en situacin 20 y 24. nicamente se mostrarn los ficheros que se encuentren en plazo para poder ser corregidos. Hay que tener en cuenta que mediante esta transaccin se modifican los errores existentes en el fichero AFI, pero no significa que las modificaciones se apliquen en tiempo real sobre el Fichero General de Afiliacin, sino que se generar un nuevo fichero que ser procesado en el proceso normal de remesas de afiliacin. Por lo tanto slo es Online la correccin del fichero, no la aplicacin del movimiento. Una vez seleccionada la opcin Correccin de datos de ficheros con errores en el men principal del Sistema RED, aparecer la siguiente pantalla:

En ella se podr realizar la bsqueda segn alguno de los siguientes parmetros: - Cdigo de envo: para acceder directamente a un fichero de afiliacin (AFI) con errores, se deber introducir el identificador que figura en el acuse de respuesta del fichero AFI que se desea corregir. - Ident. de usuario (slo para situacin 20): mediante esta opcin se podr acceder a todos los ficheros que hayan sido rechazados por autorizacin y se encuentren en plazo para ser corregidos, enviados con el DNI de la persona que est conectada. En este caso no se podrn corregir envos de otro usuario de la autorizacin. - Ident. de usuario + periodo (slo para situacin 20): mediante esta opcin se podr acceder a todos los ficheros que hayan sido rechazados por autorizacin y se encuentren en plazo para ser corregidos, enviados con el DNI de la persona que est conectada, en el periodo solicitado, que debe ser inferior a 10 das. - Remitente autorizado: mediante esta opcin se podr acceder a todos los ficheros de la autorizacin tecleada que se encuentren en plazo para ser corregidos. - Remitente autorizado + periodo (DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA) (slo para situacin 24): mediante esta opcin se podr acceder a todos los ficheros susceptibles de
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correccin de la autorizacin tecleada, en el periodo solicitado, que debe ser inferior a 10 das. - Remitente autorizado + Ident. de usuario (slo para situacin 24): mediante esta opcin se podr acceder a todos los ficheros de la autorizacin y usuario tecleados, que se encuentren en plazo para ser corregidos. - Nmero de autorizacin + Ident. de usuario + periodo (DD/MM/AAAA DD/MM/AAAA) (slo para situacin 24): mediante esta opcin se podr acceder a todos los ficheros de la autorizacin y usuario tecleados, susceptibles de ser corregidos, correspondientes al periodo solicitado, que debe ser inferior a 10 das. Una vez cumplimentados los parmetros de seleccin deseados, aparecer la siguiente pantalla:

En ella se seleccionar el fichero que se quiere corregir haciendo sobre l doble clic con el ratn. A. Si el fichero seleccionado se encuentra en situacin 20, se mostrar la siguiente pantalla:

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En ella aparece un campo con la autorizacin que originalmente vena en el fichero, y un campo vaco para introducir la nueva autorizacin. Una vez introducida y superadas las validaciones de autorizacin-usuario correspondientes, se mostrar otra pantalla de confirmacin:

Una vez confirmada la nueva autorizacin, el sistema la introducir en el fichero AFI original, y dicho fichero se enviar a procesar. Hay que tener en cuenta que el fichero AFI no fue procesado sobre el FGA con anterioridad al no superar las validaciones de autorizacin, por eso se procesa el mismo fichero con el nico cambio de la autorizacin. B. Si el fichero seleccionado se encuentra en situacin 24, se mostrar la siguiente pantalla:

En ella aparecen todas las acciones errneas existentes en el fichero, slo las errneas, que sean susceptibles de correccin, para poder seleccionarlas una a una.

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Una vez seleccionada una accin concreta, aparecer una pantalla en la que figurarn todos los campos con los datos del fichero original, para que el usuario pueda modificar los que crea necesario.

Habr que tener en cuenta una serie de reglas de validacin: - Slo se podr modificar uno de los datos que identifican al trabajador, es decir, si se modifica el NAF, no se podr modificar el IPF y viceversa. - Se podr modificar el CCC. - El resto de datos del movimiento (situacin, contrato, grupo de cotizacin, etc..) se podrn modificar, realizando en alguno de ellos un control mnimo de existencia de los valores. Hay que tener en cuenta que sern las transacciones de afiliacin las que apliquen todas las reglas de gestin cuando se procese el fichero que se genere y se intenten aplicar los movimientos. Al pulsar el botn Continuar, si las validaciones no se superan se emitir el correspondiente mensaje de error. Si se superan las validaciones se volver a la pantalla de seleccin de acciones. Si no se desea corregir ninguna otra accin, se deber pulsar el botn Generar fichero, para que el sistema de forma automtica genere el fichero de correccin. Este fichero tendr extensin CFA (Correccin de Ficheros de Afiliacin). En este fichero se incluirn todas las acciones que el usuario haya modificado y ser enviado al proceso normal de remesas del Sistema RED.

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Mientras no se pulse el botn de Generar fichero, todas las acciones podrn seguir modificndose (incluidas las ya modificadas). Una vez generado el fichero, mientras ste no sea procesado las acciones ya modificadas estarn protegidas para que no puedan ser modificadas. De igual forma si alguna de las acciones del fichero hubiera sido enviada por el usuario en algn fichero de correccin enviado mediante la modalidad de remesas, tampoco se podr corregir mediante la transaccin Online. Diseo del fichero CFA (el formato es el mismo del fichero AFI al que se le ha aadido un nuevo segmento denominado CEA). Si el nuevo fichero tuviera de nuevo errores, se repetir el proceso, siempre teniendo en cuenta que a efectos de plazos para posibles correcciones, la fecha que se tomar como referencia ser la del envo del fichero de afiliacin (AFI) al que se intenta corregir. Por otra parte, todos los ficheros de correccin (ficheros CFA) que se generen de forma automtica por correcciones Online, estarn disponibles para su descarga a travs de la pgina web.

4. CORRECCIN POR REMESAS DE DATOS DE FICHEROS CON ERRORES 4.1. Ficheros a corregir Mediante esta modalidad slo podrn corregirse ficheros cuyas acciones hayan sido rechazadas, en su totalidad o en parte, por errores derivados de la aplicacin sobre el Fichero General de Afiliacin (situacin 24). Nota: mediante esta modalidad no podrn corregirse ficheros en situacin 20 puesto que aunque estos ficheros se leen no llega a procesarse por no superar las validaciones relativas a autorizacin, y por tanto no existen acciones concretas rechazadas, ni causa de rechazo. 4.2. Proceso Como resultado del procesado de los ficheros, el usuario recibe un fichero de respuesta (FRA) en el que se incluyen las acciones que han sido rechazadas, con el error concreto por el que se han rechazado.

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Si su programa de nmina y gestin de personal se encuentra adaptado a esta nueva funcionalidad del Sistema RED, una vez corregido el dato o datos que originan los errores en su propio sistema, se deber generar un nuevo fichero de correccin (fichero CFA) en el que se incluirn las acciones ya corregidas, y enviarlo a Tesorera por el proceso normal de envo. Si el programa de nmina y gestin de personal no se encuentra adaptado, WinSuite32 permite la creacin de los ficheros de correccin CFA. El fichero de correccin CFA incluye un registro denominado CEA en el que se identificar el fichero AFI original al cual pertenecen las acciones que se estn corrigiendo. Dicho registro se situar detrs del registro ETI, y su formato ser el siguiente:
Seg. Dato Elemento Form O/C Pos C an..3 n10 n8 an49 O O O C 1 4 14 22 Long 70 3 CEA 10 8 49 Slo para FRA Valor NFor Tabla Comentarios

CEA Correccin de Errores de Afiliacin Cabecera de segmento Referencia envo AFI a corregir Fecha de presentacin del AFI Reservado

Cada fichero de correccin corregir a un nico fichero de afiliacin (AFI), que deber ir debidamente identificado. Adems slo podr corregir las acciones que se rechazaron inicialmente. Por cada fichero CFA que se reciba, la TGSS realizar las siguientes comprobaciones: Que el fichero de afiliacin (AFI) al que se intenta corregir es susceptible de ser corregido, es decir se encuentra en situacin 24. Que la fecha de presentacin del fichero AFI inicial no excede los diez das de plazo reglamentario para corregir; Que las acciones del fichero CFA coinciden con acciones errneas que tena el fichero AFI que figura en el registro CEA. Se considerar que las acciones son las mismas si: - no se ha modificado ni el CCC, ni el NAF, ni el IPF, sino cualquier otro dato; - aunque se haya modificado el CCC, slo se haya modificado el NAF, o el IPF; Si se superan estas validaciones, el nuevo fichero CFA se enviar al proceso normal de remesas. Si estas validaciones no se superan, se devolver el correspondiente mensaje de error.

5. PROCESADO DE FICHEROS DE CORRECCIN (CFA) Todos los ficheros de correccin (CFA), tanto los enviados por remesas directamente por los usuarios como los generados por la propia Tesorera como consecuencia de correcciones realizadas a travs de la transaccin Online, se procesarn con la misma frecuencia que los

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ficheros de afiliacin (AFI), es decir tres veces al da: primera remesa a las 7:00 de la maana, segunda remesa a las 15:00 horas y tercera remesa a las 8 de la tarde. Los ficheros sern procesados segn la fecha y la hora de llegada, con independencia de que hayan sido enviados por los usuarios por remesas o generados por la propia Tesorera a partir de la transaccin Online. Si las acciones resultan procesadas correctamente y por tanto son aplicadas en el FGA, terminar el proceso. Si las acciones son de nuevo rechazadas, podrn ser objeto de nuevas correcciones mientras se encuentren dentro del plazo establecido de 10 das desde la fecha del envo de afiliacin AFI.

6. RESPUESTAS A LOS USUARIOS Las respuestas al resultado del procesado de los ficheros de correccin de afiliacin (CFA), se realizarn igual que para los ficheros de afiliacin (AFI): se remitir un fichero de respuesta de afiliacin (FRA) pero aadiendo en estos casos el registro CEA, para identificar el fichero AFI al que se ha intentado corregir. Nuevo diseo fichero FRA, con las novedades resaltadas sobre fondo gris.

7. SINCRONIZACIN DE CORRECCIONES Las dos modalidades de correccin de datos de ficheros con errores (Online y remesas) sern compatibles entre s. Por ello, una misma accin se podr intentar modificar por ambas modalidades, lo que se tendr en cuenta a la hora de comprobar la procedencia o no de las correcciones que intente el usuario. Si una accin se encuentra pendiente de proceso, no admitir ms correcciones por ninguna de las modalidades mientras no se procesen los ficheros.

8. SINCRONIZACIN DE FICHEROS Los ficheros de correccin CFA se sincronizarn con los ficheros de afiliacin AFI de la misma autorizacin, por si llevan acciones relacionadas. Es decir, a la hora de la secuencia de procesado de ficheros, los ficheros AFI y CFA se procesarn segn la fecha y hora de presentacin como si todos los ficheros fueran de la misma naturaleza, teniendo en cuenta que para esta sincronizacin en el fichero CFA se tomar la fecha de presentacin del propio CFA y no la del AFI original, que se tendr en cuenta a efectos de plazos de aplicacin del movimiento.

9. WINSUITE32 WinSuite32 se encuentra adaptada tanto para la generacin de ficheros CFA desde el propio programa, como para validar ficheros CFA procedentes de los programas de nmina y gestin de personal.

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9.1. Generacin de ficheros CFA WinSuite32 incorpora un mdulo para generar los ficheros CFA. Para ello, en la pantalla inicial del mdulo de Afiliacin habr que seleccionar Correccin de errores, Nombre del fichero a crear y procesar.

Si adems el fichero que se quiere generar es en pruebas, se deber seleccionar la opcin Fichero de pruebas. Al pulsar Siguiente >>, se mostrar la siguiente pantalla:

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En ella, en el campo N envo AFI a corregir (10 dgitos), se deber introducir el identificador que asigna a cada fichero esta TGSS y que figura en el acuse de respuesta del fichero AFI que se desea corregir. Dicho identificador ser obligatorio cumplimentarlo y tendr siempre 10 dgitos. El campo Fecha de presentacin ser opcional y se cumplimentar con la fecha en la que fue presentado el fichero AFI que se desea corregir. Una vez cumplimentados estos campos, al pulsar el botn Aceptar se acceder a la misma pantalla que cuando se genera un fichero AFI, en la que las transacciones de consultas e informes se encontrarn deshabilitadas, puesto que de ellas no se puede hacer correccin de errores. El funcionamiento es exactamente igual que el de la generacin de los ficheros AFI. 9.2. Validacin de ficheros CFA La validacin de ficheros generados desde WinSuite32 con anterioridad y guardados, o generados desde el programa de nmina y gestin de personal adaptado, podrn validarse a travs de WinSuite32. Para ello, en la pantalla principal del mdulo de afiliacin se debern seleccionar las opciones Correccin de errores, Seleccionar el fichero a procesar.

Si adems el fichero que se quiere generar es en pruebas, se deber seleccionar la opcin Fichero de pruebas. Al pulsar Siguiente >>, el programa se comportar exactamente igual que cuando se valida y adapta un fichero AFI. 9.3. Impresin de respuestas La impresin a travs de WinSuite32 de los acuses tcnicos que se emiten como resultado del procesado de ficheros CFA, se realiza de la misma forma que para los ficheros AFI. Se incluye ejemplo de acuse de la correccin de un movimiento de cambio de contrato.

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