9 PASOS DELTA \\ ESTRATEGIA DE 4); COMPRAS Septiembre/2022 PROCUREMENT GARAGE Creado por: Fernando Siqueira5 PASOS DE LA ESTRATEGIA DE COMPRAS Recomendaciones para definir la mejor estrategia de compras En los negocios, el término Compras se refiere a la accion de adquirir servicios 0 productos a gran escala. Una estrategia de compras detalla como una empresa debe lidiar con su proceso de adquisicién. Esto brinda una visién general, de todas las etapas involucradas y puede ser usado como una hoja de ruta sobre la manera en que una empresa lleva a cabo ese proceso. La estrategia de compras ayuda a las empresas a escoger + proveedores + productos o servicios + métodos y procedimientos que se utilizardn en las transacciones con proveedores Para establecer la mejor estrategia es esencial saber dénde se encuentra el area de compras y a dénde quiere llegar. El tiempo, esfuerzo e impacto logrado dependeran del nivel actual del 4rea y del nivel de su objetivo. Cuanto més elevado es el objetivo en relacién a la situacién actual, mayor seré el tiempo, esfuerzo e inversién necesarios. Fuente: Procurement Garage 5 Pasos de a estratepia de compras2 Prewemen ane{Na tienes una estrategia de compras definida y en ejecucién? Felicidades. Sin embargo, ademas de cumplir el plan definido (alcance, costo y plazo) es esencial medir los resultados obtenidos. “'No se gestiona lo que no se mide, no se mide lo que no se define, no se define lo que no se entiende, y no hay éxito en lo que no se gestiona.” William Edwards Deming (2900-1993) De acuerdo con Procurement Garage, la eficacia de la estrategia en el rea de compras puede ser evaluada por el anilisis de retorno de inversién (“return on investment” o ROI) y también por el costo de servir, de acuerdo con la tabla de abajo. Fuente: Procurement Garage Sobre el ROI, por cada peso gastado en el equipo y otras inversiones en el drea, compras tiene que generar ahorros "X" veces mayores. Ejemplo de ROI: Si Procurement gasto $1 MM tiene que traer por lo menos $10 MM en ahorros. Sobre el Costo de Servir, se calcula dividiendo el gasto del 4rea entre el gasto total de la gestién de compras. El costo de servir se ve altamente impactado por la complejidad de la operacién de cada tipo de negocio. EI nivel de centralizacién también influencia el ‘sos dela estat de comers3 PG reesmno=total de la gestion de compras, las que son consideradas “Best in Class” estan entre 98 a 99%. Para elaborar una estrategia de compras que permita alcanzar la eficacia esperada {incluyendo el ROI y Costo de Servir), sugerimos seguir los siguientes pasos: Ve a continuacién algunos comentarios sobre cada paso: PASO 1 Anilisis de la Situacién Actual Algunas preguntas: = ¢Dénde estamos? = éCual es la evolucién de los KPIs en compras? = éCual es el nivel de madurez del rea? + Cuales el “assessment” de los colaboradores del rea? Algunas fuentes para responder las preguntas: "= Organigrama. ‘Pats de eesti de compracd PG rez+ Politicas y procedimientos. + Procesos y sistemas. + Anélisis de gastos Algunas preguntas: = éCual es la naturaleza del mercado de la empresa? * &Cémo se motivard a los mejores proveedores a participar? = Cémo es que otros compradores capturan valor en este mercado? + éCual es la disponibilidad local, regional, nacional o internacional de los productos y servicios que necesitamos? Algunas fuentes para responder las preguntas: + Evaluacién de los proveedores y prestadores de servicios. + Informacién de Inteligencia de Mercado. PASO 3 Necesidades de la organizacién Algunas preguntas: + éQué necesidades deben ser atendidas? + éCudles son los resultados esperados? + éCudles son los tipos de contratos, nivel de servicio esperado y condiciones a ser atendidas? + éCudles son los cambios esperados en el ambiente actual de operacién? + éCudl es la capacidad (operacién X inversién) y nivel de servicio a ser alcanzados? Algunas fuentes para responder las preguntas: * Misién y vision. = Ultimo plan estratégico de la organizacion. + Matriz de capacitacién de los colaboradores. 5 Pasos de a estratepia de comprasS Prewemen anePASO 4 Generacién de opciones estratégicas Algunas preguntas: * éQué escenarios deben ser analizados? * Qué riesgos y oportunidades deben ser considerados? + éCudles son las fortalezas y debilidades de la organizacién? + éCudles la visién a largo plazo que deberd orientar las decisiones? Algunas fuentes para responder las preguntas: + Lluvia de ideas y discusién de escenarios. + Matriz de riesgo (probabilidad x impacto). PASO 5, Ejecucién de la estrategia escogida Ejemplos de documentos e informaci + Detalle de las oportunidades. + Definicién del plan de adquisiciones/compras. * Confirmacién de las premisas y requerimientos. + Definicién de los indicadores de desempefio. + Implementacién de proceso de gestién de los contratos. + Implementacién de procesos de gestién del cambio y gestidn de riesgos. Después de realizar estos 5 pasos, tendras en tus manos: Visién general del proyecto; Evaluacién cuantitativa y cualitativa de la estrategia a adoptar; Anilisis de riesgos; Objetivos del drea de compras; Plan de accién macro para buscar la estrategia definida. PG reams QVO08Ejecutando el enfoque sugerido en este documento, creemos que tu empresa logrard ahorros significativos, con un ROI elevado y un costo de servir reducido, con una mayor centralizacién y productividad del area de compras. EN RESUMEN: U Ejecuta con atencién, organizacién y planeacién cada uno de los 5 pasos de la estrategia en compras. (1) En general, la Estrategia de Compras debe ser revisada anualmente. (J Invierte regularmente en tecnologia e innovacién, de manera que la evolucién del drea de compras no sea solamente incremental, sino principalmente disruptiva. 5 Pasos de a estratepia de compras? Prewemen anePG Procurement Garage Expertise Matters Sobre Procurement Garage (PG) PG es una consultoria especializada en Compras, Cadena de Suministro y Logistica que busca generar una ventaja competitiva para sus clientes, aumentando sus ingresos, reduciendo sus costos, mitigando riesgos y apoyando en transformaciones estratégicas de productos y servicios, actuando siempre con enfoque, procesos giles e innovacién. Son diferenciadores de PG: + Socios-fundadores y Directores con amplia experiencia en Supply Chain y Procurement. + Especialista en proyectos para la optimizacién y reduccién de compras tanto directas como indirectas. + Reputacién comprobada por el gran indice de satisfaccién y recurrencia entre los clientes. + Uso de las principales tecnologias dedicadas a la optimizacién del proceso de compras. + Mayor implementador en LATAM de la plataforma Coupa + +USD 481 en ahorros generados + +250 proyectos desarrollados + +2,000 entrenamientos aplicados Sic Peete kin) Direcci Ee Onc ee Ee cS fo eert} eter MVM ote)