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Debilidades y fortalezas en gestión de proyectos

Cuando aplicamos el análisis DAFO a un proyecto, las fortalezas y debilidades


suelen estar relacionadas con los recursos internos. Normalmente son aquellos
aspectos que pueden ayudarte a hacer frente a contratiempos en la planificación,
o puntos débiles que ponen en duda la viabilidad del proyecto. En este segundo
caso, es necesario buscar formas de contrarestar estas debilidades o posibles
contratiempos.

Como ejemplos de debilidades de un proyecto tendríamos:

 El proyecto no tienen unos objetivos claros. En este caso sería necesario tomar
acciones para mejorar la definición del alcance
 No existe una estrategia definida. La falta de estrategia puede estar relacionada
con el punto anterior, o con la falta de una planificación consistente. Si tienes
esta debilidad en tu proyecto, son dos puntos que deberías revisar.
 Costes internos elevados. Esto puede dificultarte conseguir el presupuesto del
proyecto si usas demasiados recursos internos. En este caso puede ser más
recomendable buscar recursos externos.
 Faltan determinadas competencias específicas. Si en el equipo del proyecto no
se dispone de los conocimientos específicos y necesarios para la ejecución del
proyecto, será necesario considerarlo en el plan de recursos, y bien buscarlos en
la organización o contratarlos.
 Las herramientas disponibles son obsoletas o no adecuadas. Si no se dispone de
buenas herramientas, la ejecución y control del proyecto va a ser más difícil.
Sería bueno plantearse su adquisición e implantación.
 Rentabilidad inferior a la media. Esta es una debilidad del proyecto respecto a
los otros proyectos dentro de la organización. Si tu proyecto aporta menos a la
organización es posible que te asignen menos recursos o prioridad. En este caso
debes encontrar otras formas de incrementar su valor.

Como ejemplos de fortalezas de un proyecto podrías tener:

 Ser una organización flexible que te permita adaptarte rápidamente a los


cambios que puedan surgir en la planificación.
 Disponer de buenas herramientas de planificación y control de proyectos. En
este caso la cuestión es asegurar que estas se usen correctamente.
 Disponer de buenas herramientas de comunicación. Si las usas tendrás una
mejor visión de la ejecución de las tareas y podrás hacer un control del proyecto
más preciso.
 Disponer de personas capaces realizar el trabajo. En este caso tu preocupación
será que estas personas estén asignadas a tu proyecto, y que tengan claros los
objetivos.
Oportunidades y amenazas en gestión de proyectos
Las oportunidades y amenazas son las partes del análisis DAFO más fáciles de
considerar en la planificación del proyecto, ya que se corresponden de forma
bastante directa con los riesgos. De hecho, el análisis DAFO es una de las
técnicas que se recomiendan para la identificación de riesgos. Las amenazas serían
los riesgos negativos que deberían considerarse en la planificación, mientras que
las oportunidades serían los riesgos positivos.

Como ejemplo de amenazas en un proyecto podrías considerar:

 La existencia de otros proyectos que compitan por los mismos recursos. En este
caso te va a costar conseguir los mejores recursos, por lo que deberás intentar
dar suficiente importancia a tu proyecto para que tenga prioridad en caso de
conflictos.
 Existencia de cambio o nuevos requisitos. Este punto está muy ligado con la
falta de definición del alcance, por lo que es un indicador que se debería
trabajar este aspecto. Una forma de limitar este riesgo es tener un buen proceso
de gestión de cambios.
 Mala posición en las negociaciones con proveedores o clientes. Si trabajas en
una empresa pequeña, puede ser que tengas clientes o proveedores más grandes,
lo cual implicará que tu capacidad de negociar será menor. En este caso es
importante que uses técnicas de negociación basadas en el liderazgo y no en la
fuerza.
 Cambios políticos. Cambios en la legislación pueden suponer sobrecostes o
dificultades a considerar como riesgos. Un ejemplo de ello sería el BREXIT
para las empresas que trabajan para clientes ingleses.
Las oportunidades son aquellos aspectos externos que pueden favorecer la
evolución del proyecto. Por ejemplo:

 Reaprovechar conocimientos. Si tu proyecto tiene similitudes con otros


proyectos de tu empresa, puedes intentar reaprovechar el trabajo ejecutado.
 Compras conjuntas o de mayor volumen. Unir las compras con las de otros
proyectos, o poder dar paquetes de trabajo mayores a un mismo proveedor son
formas de reducir el coste de las compras.
 Compartir recursos. Si existen otros proyectos que requieren de forma parcial
del mismo recurso en fechas similares, puedes intentar compartirlo, dividiendo
su coste.
Una forma más metódica de definir las acciones a tomar en cada caso es
mediante la matriz PREN, la cual se tratará en otro artículo. Aquí puedes
descargar una plantilla para hacer el análisis DAFO.

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