Manual de Project 2010

Manual Project 2010 1
2 Manual Project 2010

INSTALACIÓN DE MICROSOFT PROJECT PROFESSIONAL 2010
Para iniciar a trabajar con cualquier producto, es importante saber cual es la utilidad de la aplicación, los
requerimientos mínimos de hardware y software necesarios para poder almacenarlo en una computadora y
conocer el proceso de instalación del programa para brindarnos los beneficios y la funcionalidad requeridos.
Objetivos:
Al término de este módulo el alumno:
 Podrá describir los beneficios y la funcionalidad de Microsoft Project Professional
2010
 Conocerá los requisitos mínimos del sistema para poder ser instalado
 Ejecutará el programa de instalación de Microsoft Project Professional 2010
Beneficios y Funcionalidad de Ms Project Professional 2010

Ms Project Professional 2010 es una herramienta adecuada para la planeación, administración y control de
proyectos.
Esta herramienta cuenta con características y funciones que lo hacen poderoso:
 Es Fácil de Usar  Permite controlar el proyecto  Mantiene informado a los

involucrados
 Configura el plan de proyecto  Establece plazos realistas para  Administra los recursos que
rápidamente, estableciendo y completar las tareas realizan el trabajo
organizando la lista de tareas
 Controla el presupuesto  Acceso rápido a la información  Muestra el plan de proyecto en
necesaria diferentes formas
 Genera e imprime informes  Permite visualizar el proyecto en  Nos anticipa los problemas que
fácilmente diferentes angulos pueden llegar a presentarse en la
programación del proyecto
Requisitos Mínimos del sistema

Para poder instalar Ms Project Professional 2010 , se requiere lo siguiente
Computadora/Procesador  Pentium 800 MHZ o Superior

Memoria  Para Windows 98 y Windows 98 Segunda Edición 128 MB de RAM para el sistema operativo
y 512 MB de RAM para el producto.
 Para Windows ME, Windows NT Workstation o Server 4.0, 32 MB de RAM para el sistema
operativo y 48 MB de RAM para el producto.
 Para Windows 2000 Professional 64 MB de RAM para el sistema operativo y 48 MB de RAM
para el producto.
 Para Windows XP Professional 128 MB de RAM para el sistema operativo y 48 MB de RAM
para el Producto.
Disco Duro  105 MB de espacio libre para una instalación Típica,
 310 MB para una instalación completa sin Office XP instalado
Drive  CD-ROM
Display  VGA con 800 x 600 de resolución y mínimo 256 Colores
Sistemas operativos  Microsoft Windows 98
 Windows 98 Segunda Edición
 Windows ME, Windows NT 4.0 con service Pack 6
 Windows 2000 Professional
 Windows XP Professional
Varios  Mouse, o cualquier dispositivo de puntero compatible
 Internet Explorer 8 (Recomendado)

Ejecutar el programa de Instalación
Para comenzar a utilizar el producto, es necesario hacer la instalación en la computadora donde se va a utilizar
1. Abra “ Mi PC” o el explorador de Windows

2. De doble clic a la unidad de CDROM donde se encuentra el disco compacto de instalación
3. Dé doble clic al comando Setup.exe
4. Siga las instrucciones por pantalla y personalice su instalación, proporcionando su nombre, sus iniciales, el nombre de su empresa
y la clave de producto, así como también, podrá escoger, la instalación típica, completa o personalizada del producto
Seleccione la instalación típica para instalar los elementos frecuentemente utilizados por el producto, si desea utilizar algún componente
que no fue instalado durante este proceso, la computadora le pedirá que introduzca el disco de instalación del producto.
Seleccione la instalación completa, para instalar la versión completa del producto, haciendo esto, se absorberá mas espacio de
almacenamiento en disco duro, pero cuando necesite utilizar cualquier característica del producto, esta ya estará instalada previamente, así
usted no tendrá que proporcionar el disco de instalación.
Seleccionando la opción personalizada, podrá escoger, desde donde desea ejecutar el producto, esto es, desde su PC, desde su CDRom,
o inclusive, desde una unidad de red.

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT PROFESSIONAL 2010
Para poder comenzar a administrar un proyecto, es importante entender la terminología utilizada.
Objetivos:
Al término de éste módulo el alumno:
 Podrá definir que es un proyecto
 Enumerará las fases de la administración de un proyecto
 Conocerá los elementos para modelar un proyecto
¿Qué es un proyecto?
Es un esfuerzo temporal para la creación de un producto o servicio único.
Es temporal por que los proyectos no pueden ser considerados operaciones en curso ya que estas transcurren de manera indefinida y no
se establece una fecha de fin. Es un esfuerzo, por que los recursos como el personal y equipamiento, necesitan realizar un trabajo, el
esfuerzo es encargado a un equipo u organización.
La planeación del proyecto

Es el proceso de tareas secuenciales y recursos para completar los objetivos del proyecto. Es el
acto de definir:
Que es lo que se va a hacer
Como y cuándo se va a hacer
Como se sabe que está hecho
Administración del Proyecto

Este es un proceso estructurado de planeación, organización, dirección, control y motivación de
una serie de recursos para un periodo de tiempo específico encaminados a cumplir una serie de objetivos predefinidos.
La administración de proyectos puede ser dividida en tres fases distintas:
Fase de Definición
En esta fase se define lo que es el proyecto y lo que no es. Define el destino del proyecto y debe responder a las siguientes
preguntas básicas
a) ¿Cuál es el propósito del proyecto?
b) ¿Cuáles son los objetivos?
c) ¿Qué se espera tener al final?
d) ¿Qué recursos se requieren?
e) ¿Quiénes son nuestros clientes?
Fase de Planeación
El propósito de esta fase es definir, distribuir y asignar los objetivos del proyecto y desarrollar un plan que los complete con el
alcance propuesto. La definición de cómo completar el proyecto involucra las siguientes preguntas básicas
a) ¿Quién es el responsable para cada tarea?
b) ¿Cuál es el camino para completar las actividades?
c) ¿Sobre que restricciones de tiempo estamos trabajando?
d) ¿Qué recursos específicos se requieren?
Fase de control.
El propósito de esta fase es implantar un plan, monitorear el progreso del proyecto y tomar acciones correctivas para asegurar que
la distribución del proyecto es realizada eficientemente. Estas son algunas de las muchas actividades que comprenden esta fase:
a) Seguir el progreso de lo que esta ocurriendo actualmente con relación a lo planeado
b) Preparar reportes y sumarios detallados de tiempo
c) Resolver los conflictos concernientes a recursos, programación, dinero, etc.
d) Reconocer la conclusión del proyecto y celebrar el éxito

¿Que es una Tarea?
Durante el desarrollo de un proyecto se realizarán actividades que serán asignadas a
diferentes personas y equipamientos, esas actividades reciben el nombre de tareas, las cuales
deberán estar limitadas en tiempo, y éstas deberán ser lo suficientemente pequeñas para poder
controlarlas. Estos pasos o tareas definen el ámbito del proyecto.
¿Que es una Fase?

Al conjunto de tareas que nos llevará al término de una porción del proyecto de
manera controlada se le denomina fase.
¿Que es un Hito?
Representa un evento o condición que marca la finalización de un grupo de tareas
relacionadas o la finalización de una fase del proyecto.
¿Qué es un Recurso?
Lo constituye cualquier espacio o elemento necesario para realizar una tarea.
El triangulo de Proyecto
El trabajo de un proyecto puede ser visualizado de muchas formas aunque la más conocida sea probablemente la denominada
“Triángulo del Proyecto”. Esta forma de visualización está compuesta de tres delimitaciones importantes:
 El Tiempo: Es la delimitación con la que más se trabaja en cualquier proyecto

debido a que es la duración del mismo.
 El Costo: Son todos los recursos requeridos para llevar a cabo el proyecto, tales
como, personas, equipo, material, dinero, atención, etc.
 El Ámbito: Este es una delimitaciones que tenemos que planear antes del
desarrollo del proyecto, y está dividido en:

o Ámbito del Producto: Describe la calidad, características y funciones
del producto o servicio a desarrollar, en ocasiones los documentos que
esquematizan esta información son denominados especificaciones del
producto.
o Ámbito del Proyecto: Describe el trabajo requerido para lograr el
objetivo, producto o servicio, del proyecto con el ámbito previsto del
producto y este ámbito se mide principalmente en tareas y fases.
El administrador del proyecto deberá realizar un balance de las delimitaciones de tiempo, coste y ámbito de sus proyectos, si el
tiempo del proyecto disminuye podría necesitar aumentar el presupuesto (Coste) o podría necesitar reducir el ámbito. Si el coste disminuye
puede que necesite más tiempo o reducir el ámbito del proyecto. Si el ámbito del proyecto aumenta puede que necesite más tiempo o más
coste para realizar el trabajo adicional.
Como asiste MS Project 2010 Professional a la administración de proyectos

Microsoft Project Professional 2010 es una herramienta para la administración de proyectos que nos permite:
 Realizar un seguimiento de toda la información que conlleva los requerimientos del trabajo, la duración y los recursos para el
proyecto.
 Visualizar el plan de proyecto en un formato estándar y con un diseño apropiado.
 Programar tareas y recursos de manera apropiada y consistente.
 Intercambiar información del proyecto con todos los participantes a través del Internet o Intranet.
 Comunicar la información de los recursos y otros participantes.

Ejercicios:
1. ¿Qué es un proyecto?
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2. ¿Qué es una Tarea?
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3. ¿Cuales son las fases de la administración de un proyecto?
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4. ¿Qué es un Hito?
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5. ¿Cuáles son las tres delimitaciones importantes en el triángulo de proyecto?
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6. ¿Qué diferencia hay entre el ámbito de producto y el ámbito de proyecto?
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7. ¿Qué es un recurso?
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8. ¿En que fase se define cual es el propósito del proyecto?

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9. ¿En que fase se define quien es el responsable de cada tarea?
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10. ¿En que fase se le da el seguimiento al progreso del proyecto?
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APRENDIZAJE DESDE LA BASE
En el desarrollo de un proyecto es necesario conocer técnicas y procedimientos que nos permitirán realizar más rápido y más eficiente
nuestro objetivo. Microsoft Project Professional 2010 es la herramienta que utilizaremos para la programación y control de nuestro proyecto.
Objetivos:
 Iniciará el programa de Microsoft Project Professional 2010.
 Enumerará las partes que constituyen la pantalla del producto.
 Conocerá el proceso de la apertura de un archivo de proyecto.
 Conocerá el proceso del guardado de un archivo de proyecto.
 Utilizará las diferentes vistas que conforman al producto.
 Utilizará las diferentes tablas del producto.
 Cambiará la escala temporal de visualización
 Conocerá el uso y configuración de las barras de herramientas de formato y estándar.
 Conocerá el proceso de cerrado de un archivo de proyecto
 Creará un nuevo archivo de proyecto.
Como iniciar Microsoft Project Professional 2010

Para poder iniciar Microsoft Project Professional 2010 localice en icono alojado en el menú de programas del botón de inicio. Al
iniciar el producto por primera vez, puede mostrar una pantalla similar a la de la figura 3.1. Esta es una ventana donde aparece la pantalla
principal del producto, y la ventana de nuevo proyecto.
<Figura 3.1>

MANEJO DE LAS TAREAS DE PROYECTOS
A la hora de planear el proyecto, necesitamos conocer cuales son las actividades, el tiempo de duración de esa actividad, la manera en la
que se comportará el proyecto y las dependencias que hay entre una y otra actividad. Ms Project Professional 2010 proporciona
herramientas que nos permitirán rápida y efectivamente manejar esas actividades.
Objetivos:
 Iniciará la programación de un proyecto.
 Creará un calendario laboral del proyecto
 Asignará el calendario previamente creado al proyecto.
 Conocerá la forma de introducir la programación de una tarea.
 Realizará una estimación de tiempo que se empleará en finalizar cada tarea.
 Introducirá la información de duración de la tarea.
 Dividirá una tarea extensa en varias tareas de menor duración.
 Establecerá vínculos de tareas.
 Conocerá la forma de obtener la duración del proyecto.
 Añadirá tareas a una lista de tareas.
 Eliminará tareas de una lista de tareas.
 Organizará las tareas en fases.
 Creará un hito para realizar el seguimiento de un evento importante.
 Introducirá tareas repetitivas.
 Ocultará y presentará un esquema.
Programación de un Proyecto
Para iniciar un proyecto se tiene que proporcionar la forma en la que se comportará el proyecto. Una vez creado el
archivo de proyecto abra la Ficha Proyecto  Información del Proyecto. Aparecerá el cuadro de diálogo Información
del Proyecto. En este cuadro de diálogo se deberá proporcionar la forma en que será programado el proyecto, es
decir, si será programado a partir de una fecha de comienzo o a partir de una fecha de fin. Si es el primer caso
deberá proporcionarse la fecha de comienzo del proyecto, si es el segundo deberá proporcionarse la fecha de fin. En
el mismo cuadro de diálogo podrá visualizar la fecha actual y podrá especificar un fecha de estado del proyecto esta
fecha la utiliza el producto para calcular el valor acumulado. Podrá especificar también el calendario con el que se
regirá el proyecto y la prioridad que tiene el mismo en relación a un conjunto de proyectos.
El botón Estadísticas le proporcionará información del resumen de proyecto tales como el comienzo, fin del
proyecto, la duración, el trabajo y el costo

Creación del Calendario Laboral
El proyecto, los recursos y las tareas se deberán regir por el horario y las fechas en que estos se utilizarán
en el proyecto. Es por esto que debemos de configurar un calendario que nos proporcione los días que son
laborables, no laborables y las horas en las que estaremos trabajando en el proyecto. Para crear un calendario
laboral seleccione Ficha Proyecto  Cambiar Calendario Laboral. Aparecerá el cuadro de diálogo Cambiar
Calendario Laboral con la opción para modificar el calendario estándar. Si usted modifica el calendario estándar
modificará el calendario de todos los proyectos que sean regidos por éste, así, usted deberá crear un calendario
laboral en el caso de que el proyecto se lleve a cabo en diferentes horarios que otros proyectos del sistema.
Oprima el botón Nuevo y aparecerá un cuadro de diálogo llamado Crear

Nuevo Calendario Base, en éste cuadro de diálogo deberá escribir el
nombre del calendario que se creará y escoger si se desea crear un nuevo
calendario base completamente en blanco o hacer una copia de un
calendario existente. Una vez creado el calendario, en el cuadro
Seleccionar Fechas seleccione los días que desea configurar y en el
cuadro Establecer Fechas Seleccionadas escriba el horario en el que
tendrá que desarrollarse su proyecto. En el caso de que un día del proyecto no sea laborable, seleccione el día y
ajústelo en “período no laborable”.
Seleccionando el botón de opciones usted podrá especificar en qué día comienza la semana, cuando
comienza su año fiscal, las horas predeterminadas de entrada y salida, la jornada laboral, la semana laboral, y los
días por mes.

Asignación del Calendario Laboral al Proyecto
Para asignar un calendario laboral al proyecto seleccione la Ficha Proyecto Información del Proyecto y en
el cuadro de diálogo Información del Proyecto seleccione la opción Calendario y escoja el calendario creado
previamente que regirá el proyecto.
Introducción de Tareas
Una vez configurado el comportamiento del proyecto deberá introducir las tareas, las fases y los hitos que
conformarán el proyecto.
Para introducir una tarea seleccione la vista Diagrama de Gantt, asegúrese estar en la tabla de Entrada, dé un clic en
la celda que está bajo la columna Nombre de Tarea y escriba el nombre de la tarea. Oprima la flecha de dirección
hacia abajo o la tecla Enter para introducir la siguiente tarea.
NOTA: Si desea modificar el nombre de la tarea, ubique la celda activa en la tarea que desea modificar, escriba
nuevamente el nombre de la tarea, o presione F2 para entrar al modo de edición.
Estimación del Tiempo de una Tarea
La duración es el período total de trabajo activo necesario para completar una tarea. Generalmente es la
cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo al fin de una tarea, puede ser tomada con base a un día de 24
horas y una semana de 7 días o puede ser tomada como tiempo laboral, es decir un día de 8 horas o una semana de
5 días o según como se haya especificado en el calendario laboral.
La forma de introducir los valores son los siguientes:

 1m para indicar que es un minuto laboral.
 1h para especificar una hora laboral.
 1d para indicar un día laboral.
 1ms para indicar un mes laboral
 1s para indicar una semana laboral
Si desea especificar valores transcurridos o reales, es decir, en base a 24 horas deberá agregar una “t” a las
abreviaturas antes mencionadas. Ejemplo: una semana transcurrida sería 1st.
NOTA: No escriba fechas en los campos comienzo y fin de la tabla, ya que Project calculará esas fechas.

Introducción del Tiempo de una Tarea
Para introducir la duración de una tarea bajo la columna de duración seleccione la tarea a la cual introducirá
la duración y escríbala
NOTA: Si la duración es aproximada, escriba la duración seguido de ?. Recuerde que si usted pone una duración
aproximada, Project le devolverá cálculos aproximados.
División de una Tarea Extensa
Regularmente las tareas deben ser suficientemente pequeñas para poder controlarlas, si usted tiene una
tarea cuya duración es de un mes, divídala en pequeñas tareas con duración de semanas o días para un mejor
control.
NOTA: En la barra de herramientas estándar existe un icono llamado Dividir Tarea, ese icono tiene una función
especial en el sistema y no debe de ser utilizado para realizar este proceso.
Vinculación de Tareas
El Esquema Lógico de Tareas

Los proyectos están segmentados de manera que se pueda distinguir claramente el objetivo específico de
cada fase. De esta forma las tareas se convierten en fases y en subtareas. Para convertir las tareas en subtareas de
una fase se aplica una sangría a las tareas que pertenezcan a esa fase.
Para convertir una tarea en subtarea seleccione la tarea o tareas a convertir, en la barra de herramientas de
Formato existen los iconos Aplicar Sangría y Anular Sangría, oprima el botón de Aplicar Sangría si desea convertir
una tarea en subtarea o utilice el icono Anular Sangría si desea quitarla.
Vinculación de Tareas
Una vez creadas las fases y las subtareas se tienen que vincular, lo que significa cómo se va a comportar una tarea
con respecto a otra. El comportamiento por omisión de las vinculaciones en Project es “FC” (Fin Comienzo). Esto
significa que la tarea predecesora debe de finalizar para que la tarea sucesora inicie.
Para vincular tareas seleccione las tareas a vincular y oprima el icono Vincular Tareas de la barra de herramientas
estándar. También puede realizar el proceso inverso utilizando el comando desvincular tareas

Estadísticas del Proyecto
Para obtener las estadísticas del proyecto seleccione la Ficha Proyecto  Información del Proyecto y oprima el
botón Estadísticas, en el cuadro de diálogo Estadísticas del Proyecto usted podrá obtener información actual,
prevista, real y variación del comienzo y fina del proyecto, la duración, el trabajo y el costo.
Inserción de Tareas
Para insertar una tarea seleccione el espacio donde desea insertar la nueva tarea, seleccione la ficha tarea
 Nueva Tarea, o presione la tecla insertar.
Eliminación de Tareas
Para eliminar una tarea seleccione la tarea que desea eliminar, presione suprimir.
Creación de Fases
El Esquema Lógico de Tareas
Los proyectos están segmentados de manera que se pueda distinguir claramente el objetivo específico de cada fase.
De esta forma las tareas se convierten en fases y en subtareas. Para convertir las tareas en subtareas de una fase
se aplica una sangría a las tareas que pertenezcan a esa fase.
Para convertir una tarea en subtarea seleccione la tarea o tareas a convertir, en la barra de herramientas de Formato
existen los iconos Aplicar Sangría y Anular Sangría, oprima el botón de Aplicar Sangría si desea convertir una tarea
en subtarea o utilice el icono Anular Sangría si desea quitarla.
Creación de Hitos
Para crear un hito seleccione la tarea que será un hito y en la columna duración escriba “0d”, esto le indica a
Project que esa tarea es un hito.
Creación de tareas repetitivas
Ms Project Professional 2010 crea una tarea de resumen que incluye todas las veces que se produce la tarea
repetitiva y agrega el número especificado de veces al proyecto. Cada caso de la tarea repetitiva se marca. Ms
Project Professional 2010 muestra los símbolos de tarea marcada en lugar de la barra de la tarea de resumen. La

tarea repetitiva debe ser nueva y no podrá cambiar una tarea existente a una tarea repetitiva. Podrá programar una
tarea para que se repita diaria, semanal, mensual o anual.
Para crear una tarea repetitiva seleccione la celda donde creará la tarea, selección la ficha tarea Tarea
Repetitiva. Escriba el nombre de la tarea, la duración, el patrón de repetición, el intervalo de repetición, y el
calendario que se utilizará para esta tarea.
Presentación y ocultado del esquema
Durante el desarrollo del proyecto, tendrá la necesidad de visualizar únicamente determinados niveles de proyecto,
por ejemplo usted podrá desear ver únicamente las fases del proyecto. Ms Project Professional 2010 proporciona la
herramienta Mostrar Niveles de Esquema para visualizar el nivel requerido.
Para realizar este proceso abra la herramienta Mostrar de la barra de herramientas de formato y seleccione
el nivel de esquema que desea visualizar, u oprima el icono del signo menos que se encuentra al lado del nombre de
la tarea para contraer las subtareas visualizadas o el signo más para expandir las subtareas y poder visualizarlas.

Ejercicio.
1. ¿Cómo cambias el calendario laboral y lo asignas a tu proyecto?

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2. ¿Cuál es el proceso a seguir para insertar una nueva tarea?

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3. ¿Cómo especificas el tiempo de duración de cada tarea?
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4. ¿Qué significa que una tarea tenga una duración de por ejemplo 1ht, cual es el significado de la “t” al final de
la abreviatura?
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5. ¿Para qué es bueno dividir una tarea y cómo sería el proceso de dividir la tarea?
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6. ¿Cuáles son los pasos a seguir para la creación de una fase?

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7. ¿Cómo vincular tareas?

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8. ¿En donde puedo visualizar las estadísticas de mi proyecto y qué información nos proporciona?
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9. ¿Es posible modificar una tarea para hacerla repetitiva?

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10. ¿Cómo crear una tarea repetitiva?

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GESTIÓN DE LOS RECURSOS DEL PROYECTO
En todo proyecto es necesario contar con los recursos suficientes para realizarlo, conocer el costo de los mismos y el material que se
consumirá durante el proyecto. Ms Project Professional 2010 proporciona herramientas y procedimientos para llevar a cabo una buena
administración de los recursos.
Objetivos:
 Introducirá la información de recurso básica de las personas que trabajarán en el proyecto.
 Introducirá la información de recurso básica del equipamiento que será utilizado en el proyecto.
 Introducirá la información de recurso básica del material que será consumido durante el proyecto.
 Introducirá la información del costo de los recursos.
 Asociará los recursos con el nombre de los grupos.
 Introducirá información adicional sobre los recursos en un campo de texto.
Información de Recurso Básica de las Personas, Equipo y Material que trabajan en el Proyecto
Para introducir la información básica de las personas, equipo y material que trabajarán durante el proyecto, de la
barra de vistas seleccione Hoja de Recursos. La tabla por omisión que aparece es la tabla de entrada.
Ahí deberás introducir la información básica de un recurso, tal como:

 Nombre del recurso
 Tipo de recurso
o Trabajo: Es aquel recurso que efectuará un esfuerzo y por ese esfuerzo será remunerado, por
ejemplo: Una persona que trabaja en el proyecto o un equipo que ha sido rentado.
o Material: Son todos los consumibles que serán utilizados durante el proyecto, por ejemplo:
Papelería, etc.
 Etiqueta de Material: Es la forma en la que está medido el recurso material, no debe de ser asignado a un
recurso de trabajo.
 Iniciales: En algunos gráficos es necesario utilizar las iniciales del recurso, debido a que el nombre es
demasiado largo y para evitar que el gráfico se sature de información.

 Grupo: Es la forma en que estarán agrupados los recursos.
 Capacidad máxima: Determina la cantidad de trabajo que puede realizar un recurso sin llegar a estar sobre
asignado.
 Tasa estándar: Es el costo por hora, día, semana o mes que causará el recurso.
 Tasa horas extras: Es el costo por concepto de horas extras del recurso.
 Costo de uso: Cantidad que se acumulará cada vez que se utilice el recurso, con independencia del trabajo
realizado.
 Acumular: Esta celda nos indicará cuándo se incurrirá en costos de recursos. Y pueden ser:
o Comienzo: el costo se imputa al comienzo de una tarea asignada.
o Prorrateo: el costo se imputa mediante un prorrateo en el tiempo, esta es la opción predeterminada.
o Fin: el costo se imputa al finalizar la tarea asignada.
 Calendario Base: Es el calendario que regirá al recurso.
 Código: Puede ser el código del empleado o un código que se maneje internamente en el proyecto.

Creación de Campos de Texto
En la tabla de entrada se visualizan por omisión los campos anteriormente mencionados, como
administrador de un proyecto tendremos la necesidad de agregar algún campo extra de texto que nos permita tener
más información de nuestro recurso, por ejemplo un área de observaciones.
En el Nombre de Campo podrá escoger cualquiera de los campos por omisión que la base de datos de Ms Project
Professional 2010 tiene, si usted desea crear un campo de texto existen 30 campos de los que usted puede
disponer, enumerados de Texto1 a Texto30.
En la opción Título escribirá el nombre que usted desea tenga la columna. En la opción Alinear Título usted podrá
escoger el tipo de alineación que tendrá su título con respecto a la columna y puede ser: Izquierda, Centrado o
Derecha. En la opción Alinear Datos podrá escoger la manera en la que se alinearán los datos con respecto a la
columna, ya sea Izquierda, Centro o Derecha.
En la opción Ancho podrá especificar el ancho que requiere tener en la columna y puede especificar si quiere ajustar
el texto del encabezado. La opción Ajuste Perfecto ajusta el ancho de columna automáticamente

Ejercicio
1. ¿A qué se le denomina un recurso en Ms Project Professional 2010?

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2. Vista utilizada para dar de alta recursos

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3. Diferencias entre un recurso de tipo Material y un recurso de tipo Trabajo.

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4. ¿En qué me puede beneficiar crear un nuevo campo de texto a mis vistas?
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5. ¿Cuáles son los pasos a seguir para crear un campo de texto?

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ASIGNACIÓN DE RECURSOS A LAS TAREAS
La asignación de recursos a las tareas, es un proceso para determinar la duración de la tarea, el trabajo realizado, y por ende la duración
del proyecto completo y el costo, el método utilizado para la asignación de los recursos a las tareas debe ser cuidadosamente estudiado y
comprendido para saber como Ms Project Professional 2010 hace los cálculos.
Objetivos:
 Asignará un recurso a una tarea.
 Visualizará los valores sobre la duración, unidad y trabajo de forma simultánea.
 Asignará varios recursos a una tarea.
 Desactivará y activará la programación condicionada por el esfuerzo para una tarea.
 Eliminará una asignación de recurso a una tarea.
 Creará recursos en el cuadro de diálogo “Asignar recursos”.
Asignación de Recursos a las Tareas

Para asignar un recurso a una tarea de manera básica, deberá estar en la vista del
Diagrama de Gantt, seleccione la tarea a la cual quiere asignar el recurso, en la barra de
herramientas estándar escoja el icono Asignar Recursos, aparecerá el cuadro de diálogo
Asignar Recursos.
A continuación se indican los detalles relativos al cuadro de diálogo:

 Filtrar por: Los filtros se pueden utilizar para mostrar los recursos que cumplan ciertos criterios, por ejemplo:
los recursos que pertenezcan a determinado grupo.
 Disponible para trabajar: Permite limitar la lista a los recursos que están disponibles para trabajar un cierto
número de horas.
 Recursos de:
o Nombre del recurso
o Solicitud o demanda (SD): Al preparar
proyectos para la sustitución de recursos,
especifique si el recurso seleccionado debe
realizar la tarea o si cualquier recurso con las
cualidades necesarias puede llevarla a cabo.
o Unidades: Nivel de esfuerzo, expresado como
porcentaje o número decimal para esta
asignación. Por ejemplo, para asignar un
recurso de trabajo que trabaje media jornada en
una tarea especifique 50%.
Seleccione el recurso que desea asignar, escriba las unidades de trabajo que realizará para esa tarea y
oprima el botón Asignar, una marca al lado izquierdo del recurso indicará que ese recurso está asignado a esa tarea.
Si desea quitar la asignación seleccione el recurso y oprima el botón quitar.
NOTA: La asignación de los recursos a través de este cuadro de diálogo estará condicionado por el esfuerzo.

Utilización del Formulario de Tareas
El formulario de tareas es una ventana que permite la asignación de

recursos de una manera personalizada.
Seleccione la tarea a la cual desea asignar recursos, en el formulario

de tarea aparecerá el nombre de la tarea, la duración, el condicionamiento por
el esfuerzo, la fecha de comienzo y fin de la tarea, el tipo de tarea y el porcentaje completado. Bajo el nombre del
recurso seleccione el nombre del recurso que desea asignar y oprima el botón aceptar del formulario, realice este
proceso para cada recurso que desee asignar.
NOTA: Evite dar de alta todos los recursos en un solo paso, ya que haciendo este proceso Ms Project Professional
2010 no podrá calcular la cantidad de tiempo, trabajo o unidades requeridas por la tarea y el recurso.
Para borrar la asignación de un recurso, seleccione el recurso oprima la tecla Supr. y el botón de Aceptar del
formulario.
Para cambiar el trabajo o las unidades del recurso, seleccione el recurso oprima el botón de Aceptar modifique
las unidades o el trabajo que realizará y oprima de nuevo Aceptar, para que Ms Project Professional 2010 haga sus
cálculos.

Para quitar el formulario de tareas abra el menú Ventana y seleccione la opción Quitar División.
Otra forma de obtener el formulario de tareas es: abra la Ficha Vistas  Otras vistas en el cuadro de diálogo de
más vistas seleccione Formulario de Tareas y oprima el botón aplicar. Con este proceso solamente podrá ver el
Formulario de Tareas.
¿Qué es el Condicionamiento por el Esfuerzo?
Si usted activa la opción del condicionamiento por el esfuerzo Ms Project Professional 2010 guarda el trabajo
total de la tarea con su valor actual. La duración de una tarea se acorta o alarga a medida que se
agregan o se quitan recursos de una tarea que está condicionada por el esfuerzo, pero la
cantidad de esfuerzo necesario para completar una tarea se mantiene invariable.
Esto es, si dos recursos trabajan al 100% de su tiempo en el proyecto en una tarea de
dos semanas, si la tarea está condicionada por el esfuerzo ésta se reducirá a una semana, de lo
contrario si no está condicionada la duración de la tarea permanecerá invariable.

Eliminación de una Asignación
Para eliminar una asignación desde la herramienta Asignar Recursos seleccione el

recurso que desea des-asignar y oprima el botón Quitar.
Desde el Formulario de Tareas seleccione el recurso, oprima la tecla Supr. y oprima el

botón Aceptar.
Creación de Recursos en el Cuadro de Diálogo “Asignar Recursos”
Para crear recursos a través del cuadro de diálogo Asignar Recursos escoja el icono de Asignar Recursos de
la barra de tareas estándar, aparecerá el cuadro de diálogo Asignar Recursos desplácese a través de la lista hasta el
final, escriba el nombre del recurso, escriba las unidades de trabajo y oprima el botón Asignar. De esta manera está
creando un recurso y lo está asignando a una tarea.
NOTA: Una vez realizado este proceso deberá ir a la Hoja de Recursos para completar la información restante del
recurso.

Ejercicio
1. Enumera las ventajas y desventajas de utilizar el cuadro de diálogo Asignar Recursos para la asignación de
recursos a tareas
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2. ¿Para que sirve activar o desactivar la opción SD (Solicitud o Demanda)?

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3. Enumera las ventajas y desventajas de utilizar el cuadro de diálogo Formulario de Tareas para la asignación
de recursos a tareas
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4. ¿Qué es el condicionamiento por el esfuerzo?

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5. Enumera los pasos para la creación de un recurso a través del cuadro de diálogo Asignar Recursos.
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REFINAMIENTO DE LOS DETALLES DE LA TAREA
En la fase de planeación y refinamiento es importante definir sobre qué restricciones de tiempo estamos trabajando, cómo se comportan las
tareas en relación con otras, saber qué tareas deberán ser realizadas en el tiempo definido para que no haya una modificación del proyecto,
tener a la mano información referente a la tarea a través de notas, documentos o páginas de web. Ms Project Professional 2010 posee
características y funciones que permiten la manipulación de información extra de una tarea.
Objetivos:
 Creará un calendario de tarea y lo aplicará a las tareas.
 Introducirá el tiempo de adelanto y posposición y cambiará las relaciones de las tareas.
 Cambiará el tipo de tarea y observará los efectos que se producen en la programación.
 Dividirá una tarea para registrar una interrupción en el trabajo.
 Aplicará una delimitación a una tarea.
 Aplicará un tiempo límite para una tarea.
 Identificará las tareas que se encuentran en la ruta crítica.
 Registrará los detalles de la tarea en notas.
 Insertará hipervínculos hacia el Internet o hacia otros documentos.
 Reordenará las tareas.
Asignación del Calendario a la Tarea
Una tarea puede ser desarrollada en un horario diferente al que se está desarrollando el proyecto. Siendo
así debemos de crear un calendario que cumpla con el tiempo en el que se desarrollará dicha tarea y posteriormente
asignarlo a la tarea.
El proceso de creación del calendario es el mismo proceso que se utilizará para crear un calendario de tarea. Una
vez creado el calendario se asigna a la tarea realizando lo siguiente: Seleccione la vista de Diagrama de Gantt,
seleccione de la lista de tareas aquella que tendrá un calendario diferente. De la barra de herramientas estándar,
seleccione la opción Información de la Tarea, aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente, seleccione la pestaña
de Avanzado y seleccione la opción de Calendario, de la lista de los calendarios seleccione el calendario a aplicar y
tendrá la opción de escoger “la programación omite los calendarios de los recursos”. Esta opción especifica que Ms
Project Professional 2010 solo utiliza el calendario de tareas para programar las tareas seleccionadas y no toma en
cuenta el calendario asignado a los recursos, presione Aceptar.

Modificación de Vínculos de Tarea
Las tareas se vinculan por omisión con la opción fin a comienzo (FC), eso significa que la tarea predecesora debe de
ser completada para que la tarea sucesora comience.
En un proyecto no todas las tareas tendrán este comportamiento. Para cambiar el comportamiento de la
vinculación seleccione la tarea a la que desea cambiar el tipo de vinculación, de la barra de herramientas estándar
seleccione Información de la Tarea aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente, seleccione la pestaña de
Predecesoras.
En dicha pestaña aparece el nombre de la tarea, la duración y si ésta es estimada o no, bajo la columna de Tipo
usted podrá escoger el tipo de vinculación que se asociará a esa tarea con respecto a su predecesora.
Los tipos de vinculaciones que usted puede escoger son:
 Fin a Comienzo (FC): Significa que la tarea predecesora deberá finalizar para
que la tarea sucesora comience.
 Comienzo a Comienzo (CC): Significa que tanto la tarea predecesora como la

sucesora deberán comenzar al mismo tiempo.
 Fin a Fin (FF): Significa que tanto la tarea predecesora como la sucesora
deberán terminar iguales.
 Comienzo a Fin (CF): Significa que la tarea predecesora deberá comenzar

cuando la tarea sucesora finalice.
 Ninguno: Esta opción quita cualquier vinculación.

Modificación del Tiempo de Adelanto y Posposición de una Tarea
Las tareas se vinculan utilizando algún método de los vistos anteriormente, pero ¿qué pasaría si tuviera dos
tareas con vinculación de Comienzo a Comienzo (CC), pero la tarea sucesora deberá comenzar dos días después
de que la primera tarea inicie? Ms Project Professional 2010 permite introducir un tiempo de adelanto y posposición a
las tareas. Para hacer este proceso seleccione la tarea a configurar, de la barra de herramientas estándar seleccione
Información de la Tarea, aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente, seleccione la pestaña Predecesoras y en
la columna de posposición (pos) escriba –x (donde x es un número entero) para especificar un adelanto en la tarea; y
escriba un número entero positivo para indicar una posposición, puede utilizar los valores de tiempo vistos en el
modulo IV; por ejemplo si desea que su tarea inicie dos días antes de la tarea predecesora escriba el valor -2d, si
desea que inicie 3 días después que la tarea predecesora 3d.

División de Tareas para interrumpir el Trabajo
Durante el proyecto, tendrá la necesidad de interrumpir el trabajo debido a

diferentes factores como: días de descanso de todo el equipo de proyecto, retraso
en el abastecimiento de material, etc.
Para hacer una división de tarea en la vista del Diagrama de Gantt, seleccione la tarea que va a dividir, de la
barra de herramientas estándar seleccione dividir tarea, mueva su cursor hacia el área de gráfico sobre la barra que
represente la duración de esa tarea, arrastre hacia la derecha hasta encontrar el tiempo en el que volverá a
comenzar dicha tarea.
Aplicación de Delimitaciones
Las delimitaciones permiten imponer ciertas restricciones a la forma en que Ms Project Professional 2010
calcula las fechas de comienzo y de fin de las tareas. En la tabla siguiente se enumeran y se describen las
delimitaciones disponibles:
Delimitación Descripción
Lo más tarde posible Programa la tarea lo más tarde posible sin retrasar las tareas posteriores. No escriba
ninguna fecha con esta delimitación.
Lo antes posible Programa la tarea para que empiece lo antes posible. Esta es la delimitación
predeterminada. No escriba ninguna fecha con esta delimitación.
No finalizar antes de Programa la tarea para que finalice en o después de la fecha especificada. Utiice esta
delimitación para asegurarse de que la tarea no finalizará después de una fecha
concreta.
No finalizar después de Programa la tarea para que finalice en o antes de la fecha especificada.
Debe finalizar el Programa la tarea para que finalice en la fecha especificada.
Debe comenzar el Programa la tarea para que comience en la fecha especificada.
No comenzar antes del Programa la tarea para que comience en o después de la fecha especificada.
No comenzar después del Programa la tarea para que comience en o antes de la fecha especificada.
Para aplicar una delimitación en el diagrama de Gantt seleccione la tarea la cual se va a configurar, de la
barra de herramientas seleccione la opción Información de la Tarea, aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente,
seleccione la pestaña de Avanzado, en el área Tipo de Delimitación seleccione de la lista la delimitación a aplicar, de
la fecha de delimitación seleccione la fecha en la que va a ser asentada si el caso lo amerita, oprima e botón
Aceptar.

Aplicación de Tiempos Límites
La definición de una fecha límite no establece una delimitación de fecha y normalmente no afecta a la
programación de la tarea. En su lugar muestra un indicador, si la fecha límite no se cumple y la tarea no se ha
completado.
Para configurar una fecha límite seleccione la tarea a configurar, seleccione de la barra de herramientas
estándar la opción Información de la Tarea, aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente, seleccione la pestaña
de Avanzado y en el área Fecha Límite seleccione la fecha.

Ruta Crítica
La ruta crítica es una serie de tareas que deben completarse según la programación para que un proyecto
finalice a tiempo. Cada una de las tareas de la ruta crítica es una tarea crítica.
Para visualizar la ruta crítica seleccione la opción Más Vistas, aparecerá el cuadro de diálogo
correspondiente seleccione la Vista Gantt Detallado y elija aplicar
Notas
Para tener información extra de la tarea podemos utilizar notas. Para aplicar
una nota a la tarea seleccione la tarea a la cual va a configurar, seleccione de la barra
de herramientas estándar Notas de Tareas aparecerá el cuadro de diálogo
Información de la Tarea directamente en la pestaña de Notas. En el área de texto
usted podrá escribir las observaciones que desee poner a la tarea; podrá cambiar el
tipo de fuente, la alineación, podrá utilizar viñetas o podrá insertar un objeto OLE
como archivos de sonido, imágenes de video u hojas de cálculo de Excel.

Hipervínculos
Si usted desea tener acceso rápido a una página de Web o a un documento que contenga información
relacionada de la tarea a ejecutar y de manera rápida y efectiva con un solo clic aplique hipervínculos.
Para aplicar un hipervínculo a una página de Web seleccione la tarea a configurar, seleccione de la barra de
herramientas estándar Insertar Hipervínculo aparecerá el cuadro de diálogo Insertar Hipervínculo, seleccione la
opción vincular a.. archivo o página Web existente, en el área de texto escriba el título que usted le pondrá al acceso,
y en el área de dirección escriba la dirección de Web que desea acceder o seleccione la opción páginas consultadas
para escoger alguna página que haya sido previamente accesada a través del Internet Explorer, presione Aceptar.
Para crear un hipervínculo hacia un documento seleccione la tarea que desea configurar, de la barra de
herramientas estándar seleccione el icono Insertar Hipervínculo, en el área de vincular A asegúrese que la opción
archivo o página Web existente esté seleccionada, en el área de texto escriba el nombre que le dará al hipervínculo,
en el área buscar en seleccione la unidad y la carpeta done se encuentre el archivo que desea vincular. Usted podrá
utilizar la opción carpeta actual para buscar el archivo en las subcarpetas o podrá utilizar archivos recientes para
visualizar una lista de los últimos archivos al que usted ha tenido acceso, presione el botón de Aceptar.
NOTA: En el cuadro de diálogo Insertar Hipervínculo podrá crear un nuevo documento si así lo desea y vincularlo
con la tarea seleccionada o podrá insertar un hipervínculo de las direcciones de correo electrónico a las cuales
desee mandar información.

Reordenación de Tareas
Las tareas al ser introducidas al sistema se les proporciona automáticamente un número identificador para
saber en que secuencia fueron introducidas, para fines de emisión de reportes usted deseara ordenar la lista de
tareas ya sea por fecha de comienzo, por fecha de fin, por prioridad, por costo, por identificador o crear su propio tipo
de ordenación.
Para ordenar las tareas seleccione la ficha de Vistas  Ordenar, y seleccione el tipo de ordenación que
desea aplicar.
Para crear un ordenación de tareas personalizada abra la ficha de Vistas  Ordenar y seleccione ordenar
por, aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente de las opciones Primero, Segundo y Tercer criterio seleccione el
campo por el cual se ordenarán, seleccione la manera en que se ordenarán si ascendente o descendente.
Usted puede cambiar la numeración de las tareas según el nuevo orden de clasificación. Para cambiar la
numeración de las tareas, primero debe activar la casilla de verificación “Conservar la estructura del esquema” y
seleccionar la casilla de verificación “Renumerar tareas permanentemente”.
Para restaurar la secuencia original, haga clic en Deshacer Ordenar inmediatamente después de haber
efectuado el proceso.

Ejercicio
1. ¿En qué casos se debe asignar un calendario a una tarea?

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2. Mencione y explique los diferentes tipos de vinculación de una tarea

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3. ¿Cuándo es necesario modificar el tiempo de adelanto y posposición de una tarea?

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4. ¿Para qué dividir una tarea?

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5. ¿Cuáles son los diferentes tipos de delimitaciones que existen?

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6. ¿Dónde es bueno aplicar una Fecha Límite?

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7. ¿Qué es una ruta crítica y dónde la podemos visualizar?

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8. ¿Qué puedo hacer si quiero poner algunos comentarios extras a las tareas?
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9. ¿Cómo insertar un hipervínculo y para qué me serviría?

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REFINAMIENTO DE LOS DETALLES DEL RECURSO
En la creación de un proyecto, es importante saber la manera en que los recursos serán utilizados, los costos de esos recursos y el trabajo
que producen, así como también, como administrador del proyecto se desea conocer a qué recursos se les está asignando más trabajo del
que pueden realizar y tener a la mano información relacionada con el recurso a través de notas y documentos. Ms Project Professional
2010 proporciona herramientas y funciones que permiten la manipulación estos datos.
Objetivos:
 Actualizará los calendarios individuales de un recurso.
 Configurará la disponibilidad de recursos para que pueda ser cambiada en cualquier momento.
 Establecerá diferentes tasas de costo para un recurso.
 Establecerá diferentes tasas de costo para un recurso que cambiarán en cualquier momento.
 Visualizará los costos de un recurso.
 Visualizará el modo en que son programados los recursos para trabajar durante el proyecto.
 Resolverá las sobreasignaciones de recursos.
 Creará notas al recurso.
Calendarios Individuales de los Recursos
Así como podemos asignar un calendario a las tareas que se ejecutarán en diferentes horarios del proyecto,
los recursos pueden también no estar dentro del horario establecido en el mismo.
Por ejemplo: imaginemos que un proyecto se está desarrollando regularmente de las 8:00am a las 7:00pm
pero la tarea que será realizada por un recurso específico solamente puede ejecutarse de 10:00pm a 2:00am, en
estos casos habrá necesidad de proporcionar un calendario tanto a la tarea como al recurso.
Para asignar un calendario a un recurso seleccione la Hoja de Recursos y en la columna de Calendario Base
seleccione el calendario que aplicará a ese recurso; este calendario debió de haber sido creado según el
procedimiento descrito en el módulo IV.
Otra forma de modificar el calendario del recurso es: Se selecciona la Hoja de Recursos, se selecciona el
nombre del recurso al cual se desea establecer el calendario; en la barra de herramientas estándar selecciona el
icono Información del Recurso, selecciona la pestaña Horario de Trabajo, ahí podrás ver el nombre del Recurso,
cambiar el Calendario Base y visualizar los tiempos predeterminados de ese calendario.

Aplicación de la Disponibilidad Variable de un Recurso
Habrá recursos que podrán tener una disponibilidad variable para la ejecución de sus tareas
asignadas dentro del proyecto.
Por ejemplo: supongamos que existe un equipo que se utilizará en el proyecto y que en
determinada fecha ese equipo estará disponible al 100% de su tiempo; pero a partir del siguiente
mes ese equipo será utilizado en otro proyecto por lo que los administradores de los proyectos
acuerdan utilizar el 50% del tiempo disponible del equipo en un proyecto y el otro 50% en otro
proyecto.
Para aplicar una disponibilidad variable seleccione de la vista Hoja de Recursos el recurso a configurar; de la
barra de herramientas estándar seleccione la opción Información del recurso, en la pestaña de General encontrará
un área llamada Disponibilidad de Recursos que contiene tres columnas:
 Disponible desde..: En esta columna seleccione la fecha de inicio de la disponibilidad

 Disponible hasta…: En esta columna seleccione la fecha de fin de la disponibilidad.
 Unidades: Seleccione el porcentaje que estará disponible el recurso.
Presione Aceptar.
NOTA: Para especificar la fecha de inicio del proyecto o la fecha de fin utilice la variable NA.

Introducción de una Tasa de Costo Fija para un Recurso
Para introducir una tasa de costo fija seleccione la vista Hoja de Recursos en la columna tasa estándar
introduzca el costo que tendrá el recurso. Otra manera de realizar este proceso es: en la Vista Hoja de Recursos
seleccione el recurso que desea configurar, de la barra de herramientas estándar seleccione Información del
Recurso, seleccione la pestaña de Costos, en el área Tabla de Tasas de Costo seleccione la pestaña A (predet.) e
introduzca los valores correspondientes a tasa estándar, tasa de horas extras, y costo por uso.
Introducción de una Tasa de Costo Variable para un Recurso
Para introducir una tasa de costo variable seleccione la vista Hoja de Recursos, seleccione el recurso que
desea configurar, de la barra de herramientas estándar seleccione la opción Información del Recurso y aparecerá el
cuadro de diálogo correspondiente, seleccione la pestaña de Costos y en el área “Tablas de tasa de Costos” indique
la fecha efectiva en la que entrará en vigor el nuevo costo, la nueva tasa estándar, la nueva tasa de horas extras y el
nuevo costo por uso.

Visualización de una Tabla de Costo
Para visualizar una tabla de costo seleccione la vista Hoja de Recursos, abra la ficha de vista  Tabla:
Entrada y seleccione la opción de costo, en este momento usted podrá ver una tabla con el nombre del recurso, el
costo, el costo previsto, la variación, el costo real y el restante.
Visualización de la Programación de un Recurso
Durante el desarrollo del proyecto requeriremos visualizar la forma en la que un recurso trabajará, es decir
cómo está distribuido su tiempo, a esto se le llama Visualizar la Programación de un Recurso.
Para hacer este proceso seleccione la vista Uso de Tareas, esta vista está formada por dos tablas una de
ellas muestra las tareas a realizar y los recursos que están asignados a cada tarea, la otra tabla nos muestra la
distribución del trabajo diario de cada uno de los recursos como si fuera un hoja de cálculo.
Otra forma de visualizar la programación es utilizando la vista Uso de Recursos, esta vista está compuesta
de dos tablas una de ellas presenta los recursos y las tareas que están asignadas a cada recurso, la otra tabla nos
muestra la distribución de trabajo

TIP: Si usted quiere ver rápidamente la distribución de trabajo de un recurso en la vista Uso de Recursos o en la
vista Hoja de Tareas, de la barra de herramientas estándar seleccione el icono “Ir a tarea seleccionada”.
NOTA: Este icono funciona para todas las vistas.
Resolución de Sobre asignaciones

Imaginemos que en un proyecto un recurso trabaja 8 horas diarias y ese recurso está asignado a dos tareas
que comienzan en la misma fecha o se traslapan, entonces ese recurso tendría que trabajar 16 horas para resolver
ambas tareas a esto se le llama una sobre asignación de recursos. El sistema detecta de manera automática los
recursos sobre asignados y los presentará en la vista Hoja de Recursos en color rojo y con un símbolo de precaución
en la columna informativa.
Estas sobre asignaciones podrán ser resueltas manualmente por el administrador del proyecto o pueden ser
resueltas de manera automática por el sistema.
Si desea resolver las sobreasignaciones de manera manual, las opciones que tendría serían: o asignar otro
recurso o desplazar la tarea a otra fecha donde no se traslape.
Si desea que Ms Project Professional 2010 resuelva de manera automática las sobre asignaciones abra el
menú Herramientas  Redistribuir Recursos…; aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente. Utilice este cuadro
de diálogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben distribuir los recursos. Así mismo,
utilice este cuadro de diálogo para iniciar el proceso de redistribución. Ms Project Professional 2010 redistribuye los
recursos sobre asignados retrasando y dividiendo tareas tomando en cuenta los criterios que se configuraron.

Las opciones que usted puede escoger es el tipo de redistribución que puede ser:
 Automática: Esta opción redistribuye los recursos inmediatamente si se detecta una sobre asignación. Si se
trata de un proyecto grande la redistribución automática puede hacer más lento el trabajo. Si elige esta
opción desactive la casilla de verificación “Borrar valores de redistribución antes de redistribuir”
 Manual: Permite controlar cuándo Ms Project Professional 2010 de e redistribuir los recursos.
La opción buscar sobre asignaciones con el criterio establece el punto en le que debe intervenir la redistribución
y puede ser:
 Por minutos
 Por horas
 Por días
 Por semanas
 Por meses
Estas opciones redistribuyen los recursos si hay más trabajo programado para un recurso aguante un minuto,
hora, día, semana o mes del que puede completarse en ese minuto, hora, día, semana o mes.
La opción Borrar Valores de Redistribución antes de redistribuir indica que cualquier retraso registrado con
anterioridad, como resultado de la redistribución debe borrarse antes de realizar la siguiente operación de
redistribución. Esta casilla se activad de manera predeterminada.
Borrar valores de redistribución antes de redistribuir La activación de esta casilla de verificación indica que
cualquier retraso registrado con anterioridad como resultado de la redistribución o de especificar un retraso de
redistribución manual, debe borrarse antes de realizar la siguiente operación de redistribución. Esta casilla se activa
de manera predeterminada.
Ámbito de la redistribución: Especifique si desea redistribuir todo el proyecto o solamente las tareas
comprendidas en un período de tiempo específico.
Orden de redistribución Especifique el orden en el que Microsoft Project debe retrasar o dividir las tareas que
tengan sobre asignaciones. Después de determinar cuáles son las tareas que están provocando la sobreasignación
y las que puede retrasar, Microsoft Project utilizará el orden que se especifique en este cuadro.
Las prioridades de las tareas se especifican en el cuadro de diálogo Información de la tarea. Haga clic en la ficha
General y, a continuación, introduzca un valor en el cuadro Prioridad. Elija valores comprendidos entre 0 y 1000,
siendo 0 la prioridad más baja y 1000 la más alta (equivalente a no redistribuir). La prioridad predeterminada es 500.
Si trabaja con recursos en varios proyectos, también puede establecer prioridades para los proyectos en el
cuadro de diálogo Información del proyecto. En el menú Proyecto, haga clic en Información del proyecto y después
introduzca un valor en el cuadro Prioridad.
Sólo identificador Microsoft Project retrasa las tareas según sea necesario, con los números de identificación
más altos, antes de tener en cuenta otros criterios.
Estándar Microsoft Project toma en cuenta relaciones con predecesoras, margen de demora (primero se
retrasan las tareas que tengan más margen de demora total), fechas (primero se retrasan las tareas con fecha de

comienzo posterior), prioridades y delimitaciones para determinar si deben redistribuirse las tareas y cómo debe
hacerse. Ésta es la opción predeterminada.
Prioridad, estándar Microsoft Project considera primero las relaciones con predecesoras, margen de demora,
fechas y delimitaciones para determinar si las tareas deben redistribuirse y cómo debe hacerse.
Redistribuir sólo conforme al margen de demora disponible Active esta casilla de verificación sólo si desea
evitar que se demore la fecha de fin del proyecto. En muchos proyectos, no obstante, a menos que incorporen un
amplio margen de demora, con esta configuración es posible que no vea un cambio significativo después de la
redistribución. Esta casilla de verificación se encuentra desactivada de forma predeterminada.
La redistribución puede ajustar asignaciones individuales Active esta casilla de verificación para permitir que la
redistribución realice un ajuste cuando un recurso trabaje en una tarea independientemente de los demás recursos
que trabajan en la misma tarea. Ésta es una configuración general para todas las tareas y se activa de manera
predeterminada. Si desea permitir la redistribución selectiva de asignaciones individuales para tareas específicas,
puede agregar el campo Redistribuir asignaciones a una hoja de tareas y establecer después el campo como Sí o
No.
La redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante Active esta casilla de verificación si desea que la
redistribución interrumpa tareas dividiendo el trabajo restante en tareas o asignaciones. Ésta es una configuración
general para todas las tareas y se activa de manera predeterminada. Si desea permitir la redistribución selectiva para
dividir el trabajo restante de tareas específicas, puede agregar el campo Dividir al redistribuir a una hoja de tareas y
establecer después el campo como Sí o No.
Oprima el botón Redistribuir Ahora para iniciar el proceso.
Notas de un Recurso
Al igual que en las tareas los recursos pueden tener textos explicativos llamados notas.
Para configurar seleccione de la vista Hoja de Recursos el recurso que desea configurar; de la barra de
herramientas estándar seleccione el icono Notas del Recurso aparecerá el cuadro de diálogo Información del
Recurso en la pestaña de Notas escriba en el área de texto la nota que desea agregar.
Podrá utilizar las opciones de estilo de texto, alineación, viñetas e insertar objetos OLE tales como archivos
de sonido, gráficos de Excel o películas de video.

Ejercicios
1. ¿Podemos especificar un calendario diferente a los recursos, dónde lo configuramos?

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2. ¿En qué casos podemos aplicar una disponibilidad variable para un recurso? Dé ejemplos.
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3. ¿Cuándo hay que configurar una tasa de costo fija y dónde lo hacemos?
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4. ¿Cuándo configurar una tasa de costo variable y dónde lo hacemos?

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5. ¿Qué es una sobreasignación?

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6. ¿De qué manera se pueden resolver las sobre asignaciones?

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7. Si queremos poner información adicional a un recurso ¿Qué podemos hacer?

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REFINAMIENTO DE LOS DETALLES DE LA ASIGNACIÓN
Como administradores de proyectos necesitaremos sustituir un recurso en caso de que este ya no exista o no pueda seguir
trabajando en el proyecto, también necesitamos retrasar el comienzo de una tarea asignada a un recurso con respecto a la misma tarea
asignada a otro recurso, necesitaremos aplicar diferentes costos a recursos que realicen diferentes actividades, y también necesitaremos
saber cual es la cantidad de recursos materiales que se han consumido o que se consumirán durante el transcurso del proyecto y la
información necesaria de esa asignación. Ms Project Professional 2010 proporciona características y funciones que nos permitirán
manipular los detalles de una asignación de recursos a las tareas.
Objetivos:
 Sustituirá un recurso por otro en una asignación.
 Aplicará tasas de costo diferentes para un recurso asignado a varias tareas.
 Retrasará el comienzo de una asignación de recurso.
 Utilizará perfiles de trabajo.
 Configurará tasas variables de consumo de los recursos materiales.
 Creará notas a las asignaciones.
Sustitución de un Recurso por Otro

Si se presenta una sobre asignación o el recurso asignado no estará disponible para el proyecto, éste
deberá ser sustituido.
Para sustituir un recurso seleccione la vista Diagrama de Gantt, seleccione la tarea en el que está asignado
el recurso, de la barra de herramientas estándar seleccione el icono Asignar Recursos; en el cuadro de diálogo
Asignar Recursos seleccione el recurso que se va a reemplazar oprima el botón de Reemplazar, aparecerá el cuadro
de diálogo Reemplazar Recurso seleccione el recurso que va a reemplazar al anterior y escriba sus unidades de
trabajo. Oprima el botón Aceptar.

Aplicación de Diferentes Tasas de Costo a un Recurso Asignado a Diferentes Tareas
En un proyecto un recurso podrá estar realizando diferentes tareas con diferente costo en cada tarea. Por
ejemplo: en un proyecto de construcción de casas una persona puede estar realizando la tarea de Instalación
Eléctrica, la Instalación de Gas, la instalación de pisos y azulejos; pero por la primera tarea él cobrará $150.00 la
hora, por la segunda tarea cobrará $270.00 pesos la hora y por la tercer tarea cobrará $110.00 la hora.
Este proceso esta dividido en dos partes:
 La primera parte consiste en proporcionar las diferentes tasas de costo que el recurso cobrará.
 La segunda parte consiste en asignar el costo correspondiente a la tarea correspondiente.
Para dar de alta las diferentes tasas de costo seleccione la vista Hoja de Recursos, seleccione el recurso
que va a configurar en la tabla de entrada. De la barra de herramientas estándar seleccione Información del Recurso.
Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente, seleccione la pestaña de Costos y en la opción Tablas de Tasas de
Costo tendrá cinco pestañas (A(predet..), B, C, D, E), estas pestañas nos permitirán introducir las diferentes tasas de
costo para este recurso.
NOTA: Recuerde que la pestaña A(predet..) es la tasa de costo estándar que tomará el sistema por omisión para el
cálculo de los costos.
Una vez proporcionadas las diferentes tasas de costo seleccione la vista Uso de Tareas. En esta vista usted
tendrá una relación de las tareas a realizar en el proyecto y los recursos que están asociados a cada tarea,
seleccione el recurso, de la barra de herramientas estándar seleccione la opción Información de la Asignación,
aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente, en la pestaña de General encontrará la opción Tabla de Tasas de
Costo, seleccione de la lista la tabla de costo que aplicará a ese recurso en esa tarea.

Retraso del Comienzo de una Asignación
Si dos recursos están asignados a una misma tarea, posiblemente uno de ellos no podrá comenzar su parte
de esa tarea hasta que el otro haya comenzado a ser la parte que le corresponde.
Imaginemos que dos personas trabajan en una tarea llamada Pegado de Suela de Zapatos, dentro de esa
tarea una de las personas creará la suela y la otra pegará el tacón, la persona que se encarga de pegar los tacones
no podría comenzar su actividad si la persona que crea la suela no ha por lo menos comenzado.
Para crear un retraso del comienzo de una asignación selecciona la vista Uso de Tareas, esta proporciona
una relación de todas las tareas y los recursos que tiene asignados, selecciona el recurso al que quieres aplicar el
retraso, selecciona de la barra de herramientas estándar la opción Información de la Asignación. El cuadro de
diálogo correspondiente aparecerá, en la pestaña de General selecciona las fechas de comienzo y fin de esa
asignación. Presiona Aceptar.
Perfiles de Trabajo
Un perfil de trabajo es la tendencia que tendrá una persona para desarrollar su trabajo. Por ejemplo,
imaginemos que una persona realizará una caricatura: su trabajo sería uniforme, es decir esa persona tendría que
ocupar todo su tiempo para crear la secuencia. Existe otra persona que se encargará del audio de esa caricatura: su
trabajo sería creciente, es decir conforme vayan pasando los días su actividad irá incrementándose hasta tener el
100% de su tiempo ocupado.

Para configurar un perfil de trabajo seleccione la vista Uso de Tareas, seleccione el recurso que quieres configurar,
de la barra de herramientas estándar seleccione Información de la Asignación, en la pestaña General, en la opción
Perfil de Trabajo selecciona el tipo de perfil que aplicaría a esa persona.
Los perfiles pueden ser:

 Uniforme
 Creciente
 Decreciente
 Dos Picos
 Pico inicial
 Pico final
 Campana
 Campana Achatada
Creación de Notas a las Asignaciones
Al igual que las tareas y lo recursos, las asignaciones pueden tener notas informativas.
Para realizar este proceso selecciona la vista Uso de Tareas, de la barra de herramientas estándar
selecciona la opción Notas de la Asignación, aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente, en el área de notas
escribe el texto y podrás utilizar las opciones de estilo de letra, alineación, viñetas e incrustación de objetos OLE
tales como archivos de sonido, secuencia de video o gráficos de Excel.

Ejercicio
1. ¿En qué circunstancias debo sustituir un recurso por otro?

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2. Dé un ejemplo de en dónde aplicaría tasas de costo diferentes a los recursos que trabajan en diferentes
tareas.
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3. ¿Cuantos diferentes costos puedes asignar a un recurso?

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4. ¿En dónde asignamos los costos que va a tener un recurso en una tarea en específico?
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5. ¿Para qué nos sirve retrasar el comienzo de una asignación?

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6. ¿Qué es un perfil de trabajo?

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7. ¿Cuántos tipos de perfiles de trabajo se pueden proporcionar en Ms Project Professional 2010?

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8. ¿Es posible poner explicaciones adicionales a las asignaciones? ¿Cómo?

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DISEÑO DE LA APARIENCIA DE LA INFORMACIÓN DEL PROYECTO
La apariencia de la información del proyecto es importante ya que en ella podemos ordenar los datos de acuerdo a las especificaciones que
el equipo del proyecto haya establecido, así como también filtrar la información que necesitamos saber para la toma de decisiones, y
visualizar la información ya sea utilizando los estándares del proyecto o creando nuestros propios formatos. Ms Project Professional 2010
proporciona herramientas y funciones que permiten darle una mejor apariencia a los datos y presentarlos como se requiere.
Objetivos:
 Ordenará los datos de las tareas y recursos.
 Visualizará los datos de las tareas y recursos en grupos.
 Filtrará los datos de las tareas y recursos.
 Creará una tabla y una vista personalizada.
 Dará formato al diagrama de Gantt.
 Dará formato al diagrama de red.
 Dará formato a la vista de Calendario.
Ordenación de Datos de Tareas y Recursos
Para ordenar las tareas deberá tener seleccionada la vista Diagrama de Gantt.
Para poder ordenar los recursos deberá tener seleccionada la vista Hoja de Recursos.
Para realizar este proceso seleccione la vista correspondiente, abra la ficha de vistas  Ordenar. Si está en
la Hoja de Recursos usted podrá ordenar por costo, por nombre o por identificador del recurso; si está en el
Diagrama de Gantt usted podrá ordenar las tareas por fecha de comienzo, por fecha de fin, por prioridad, por costo,
por identificador.
Si desea crear su propio método de ordenación seleccione la opción Ordenar por…, aparecerá el cuadro de
diálogo Ordenar seleccione en la opción Primer Criterio el campo por el cual se ordenarán las tareas y los recursos y
el tipo de ordenación: Ascendente o Descendente. Si es necesario establezca criterios de ordenación adicionales.
Las tareas o los recursos se ordenan en primer lugar por le campo especificado en primer criterio, después por el
campo indicado en el segundo criterio y por último por el campo especificado en el tercer criterio.

Si selecciona la opción renumerar recursos permanentemente cambia la numeración de las tareas según el
nuevo orden de clasificación. Para cambiar la numeración de las tareas active la casilla “Conservar la estructura del
esquema”. Oprima el botón Ordenar.
Visualización de Datos de Tareas y Recursos en Grupos
Los grupos pueden ser utilizados en diferentes vistas, por ejemplo en el Diagrama de
Gantt, en el Diagrama de Red, en el Gantt de Seguimiento, en el Uso de Tareas, en la Hoja
de Recursos y en el Uso de Recursos. De acuerdo a la vista que usted seleccione son los
grupos que podrán utilizarse, por ejemplo si usted selecciona el Diagrama de Gantt usted
puede agrupar sus tareas por duración, por prioridad, por tareas completas e incompletas o
si lo desea sin agrupar, que es la opción por omisión. Si usted selecciona la vista Hoja de
Recursos podrá agruparlos por tasa estándar, por grupo de recursos, por trabajo y recursos
materiales, etc.
Para utilizar los grupos predefinidos seleccione la vista correspondiente, abra el menú de Proyecto 
Agrupar por… y seleccione el tipo de agrupación que desea poner.
Usted podrá crear sus propios grupos.
Para crear una agrupación personalizada seleccione la vista correspondiente, abra la ficha de vista 
Agrupar por  Más Grupos aparecerá el cuadro de diálogo Más Grupos. Si usted desea crear una agrupación y
quiere tomar como base una agrupación prediseñada seleccione la agrupación y oprima el botón de Copiar,
aparecerá el cuadro de diálogo Definición de Grupo, con los datos con que fue realizada la agrupación anterior.
Si desea crear un nuevo grupo seleccione el botón de Nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Definición de
Grupo donde usted podrá especificar el nombre de la nueva agrupación, si desea mostrar el grupo personalizado en
el submenú Agrupar por… del menú Proyecto. Deberá seleccionar el/los campos y el orden de clasificación para
cada campo. El orden puede ser ascendente o descendente. La opción Agrupar las asignaciones o los recursos,

especifica si se puede elegir agrupar por recursos o por asignaciones. Si selecciona esta opción a continuación
deberá especificar en la columna tipo de campo si agrupará la asignación o el recurso.
Podrá especificar la fuente de los títulos de grupos para el campo seleccionado en nombre de campo, podrá
especificar también el color de fondo de la celda de los títulos de grupo y podrá especificar la trama de relleno de
fondo. Si desea definir los intervalos de los grupos y el valor inicial del campo seleccionado en Nombre de Campo
haga clic en el botón Definir Intervalos de Grupo. Podrá también mostrar las tareas de resumen (Fases) dentro de las
agrupaciones especificadas.
Una vez configurado el cuadro de diálogo oprima Aceptar y volveremos al cuadro de diálogo Más Grupos,
oprima el botón de Aplicar para aplicar el grupo personalizado creado anteriormente.
Si desea modificar la agrupación en el cuadro de diálogo Más Grupos seleccione la agrupación que desea
modificar y oprima el botón Modificar.
Filtrado de Datos
Para filtrar las tareas deberá tener seleccionada la vista Diagrama de Gantt, para
poder filtrar los recursos deberá tener seleccionada la vista Hoja de Recursos. Los filtros
pueden también ser aplicados en otras vistas pero regularmente se aplican en las vistas
antes mencionadas.
Para realizar este proceso abra el menú Proyecto  Filtro Para. Si está en la Hoja
de Recursos usted podrá filtrar: los recursos de costo mayor que el presupuestado, por
grupos, por intervalo de recursos, por recursos materiales, por recursos de trabajo, por
recursos sobre asignados, etc.
Si selecciona el diagrama de Gantt usted podrá filtrar las tareas: Críticas, hitos,
intervalos de fecha, intervalos de tarea, tareas completadas, tareas críticas, etc.
Si desea crear su propio filtro seleccione la ficha de Vista  Filtro Para  Más Filtros…, aparecerá el
cuadro de diálogo Más Filtros. Usted podrá crear desde esta ventana filtros para tareas o para recursos.
Para crear un filtro nuevo presione el botón Nuevo y aparecerá el cuadro de diálogo Definición de Filtro en el
que podrá establecer el nombre del filtro y la visualización en el menú. En el área Nombre de Campo seleccione el
campo que desea aplicar; en la columna de criterio seleccione de la lista de opciones: Igual a, diferente de, mayor
que, mayor o igual que, menor o igual que, etc. Y en la sección valores seleccione el criterio del filtro; por ejemplo si
usted desea filtrar todas las tareas que comiencen con la letra “e” en el área Nombre de Campo seleccione el campo
Nombre; este es el campo donde se guardan los nombres de las tareas, en el área de criterio seleccione “igual a” y
en el área de valor escriba “e*”.

Ejercicios:
1. ¿Dónde podemos ordenar los datos de los recursos?

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2. ¿Dónde podemos ordenar los datos de las tareas?

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3. ¿Cómo se crean las definiciones de ordenación personalizadas?
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4. ¿Para que agrupar la información de recursos y tareas?
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5. ¿Cómo crear una agrupación personalizada?
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6. ¿Cuándo es conveniente aplicar filtros a los datos?
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7. ¿Qué es una Tabla de Ms. Project Professional 2010?
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8. ¿Cuándo es conveniente crear una vista? Y ¿Cómo hacerlo?
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IMPRESIÓN DE LA INFORMACION DEL PROYECTO
Los miembros del grupo de proyecto necesitarán realizar informes o reportes que proporcionen la información de cómo se está llevando a
cabo el desarrollo y control del proyecto, Ms Project Professional 2010 proporciona un manera fácil y dinámica de producir informes a la
medida y los reportes necesarios para la impresión de los datos del proyecto.
Objetivos:
 Trazará objetos como: Cuadros de texto o flechas en un diagrama de Gantt
 Cambiará las opciones de configuración de página para una vista.
 Observará la vista preliminar que pretendemos imprimir.
 Visualizará y editará los informes diseñados para la impresión de los datos del proyecto.
Trazado de Objetos
En el diagrama de Gantt es posible trazar cuadros de texto o flechas para resaltar algún evento o poner una
marca en algún punto en el tiempo.
Para crear cuadros de texto o flechas selección abra la ficha de Formato  Dibujo, aparecerá la barra de
herramientas de Dibujo, seleccione línea, flecha, rectángulo, óvalo, arco, polígono, cuadro de texto, según la forma
que desea insertar. Arrastre el puntero del Mouse sobre la gráfica para empezar a crear un dibujo.
Una vez creado el dibujo podrá escoger opciones como traer al frente, enviar al fondo, traer delante, o enviar
detrás, con respecto al gráfico o a formas previamente realizadas. Podrá modificar la estructura del dibujo cómo su
dirección o forma, así como también su color y la manera en la que se adjuntará a la tarea.
Para modificar la forma en la que se adjuntará el objeto a una tarea, seleccione el objeto y oprima la opción
“Adjuntar a la tarea” de la barra de dibujo, aparecerá el cuadro de diálogo Formato de Dibujo. En esta ventana, en la
pestaña de Tamaño y Posición, podrá especificar cómo adjuntar el objeto a la escala temporal seleccionando la
fecha y los centímetros verticales para el objeto. Si desea que el objeto no se separe de una tarea específica puede
indicar el identificador de la tarea, el punto de unión del objeto (Inicio y fin) y la posición horizontal y vertical del dibujo
con respecto al principio o fin de la barra de tareas especificada. Podrá proporcionar el tamaño y ancho del objeto.

Configuración de Página
Si deseamos imprimir informes o vistas, podemos configurar las opciones de página donde haremos la
impresión. Para realizar este proceso abra la Ficha de Inicio Imprimir, Configurar Página, aparecerá el cuadro de
diálogo Configurar Página para la vista correspondiente.
Este cuadro de diálogo está compuesto de 6 pestañas:

 Página: En esta pestaña podemos configurar la orientación (Vertical u Horizontal) de la página, la escala, el
tamaño del papel a utilizar y el número de la primera página.
 Márgenes: En esta pestaña podrá configurar los márgenes superior, izquierdo, derecho e inferior y la
utilización de bordes de página.
 Encabezado: En esta pestaña podemos configurar el encabezado que aparecerá en todas las hojas al
momento de la impresión, usted podrá escoger para que aparezca en el encabezado el título del proyecto, la
organización, el nombre del administrador, la fecha y fin de proyecto, los costos generados, etc.
 Pie de Página: En esta pestaña podemos configurar el pie de página que aparecerá en todas las hojas al
momento de la impresión, usted podrá escoger que aparezca en el pie de página el título del proyecto, la
organización, el nombre del administrador, la fecha y fin de proyecto, los costos generados, etc.
 Leyenda: En la hoja impresa existe un área llamada Leyendas, o una página completa, donde aparecerán
las etiquetas de los tipos de gráficos generados e información general del proyecto como puede ser: el
nombre del proyecto, la organización, el administrador del proyecto, etc. Usted podrá especificar si desea
una sola página de leyendas, que las leyendas aparezcan en cada página, si es así puede indicar el ancho
en centímetros del área de leyendas. O podrá escoger no imprimir leyendas.
 Vista: En la pestaña de Vista podrá configurar si desea imprimir todas las columnas de la tabla o solamente
las columnas especificadas, si desea imprimir notas, páginas en blanco o si desea ajustar la escala temporal
a la página.
En todas estas pestañas aparecerá en la parte inferior los botones

 Vista Preliminar: Proporciona una vista preliminar del documento que se va a imprimir.
 Opciones: Permite configurar las opciones para la impresora tales como Orientación, tipo de papel, origen,
etc.
 Imprimir: Permite sacar el documento directamente a un dispositivo de impresión.

Visualización de Informes
Los informes son documentos predefinidos en Project que nos permiten obtener en una sola impresión la
información que necesitamos.
Para visualizar un informe abra la Ficha de Proyecto  Informes aparecerá el cuadro de diálogo
correspondiente, en esta ventana se presentan de una manera agrupada los informes que podemos sacar y
podemos ver los tipos de informes:
 Generales
o Resumen del Proyecto
o Tareas de nivel superior
(Fases)
o Tareas críticas
o Hitos
o Días Laborables
Actividades Actuales
o Tareas sin comenzar
o Tareas que comienzan
pronto
o Tareas en curso
o Tareas completadas
o Tareas que deberían haber
comenzado
o Tareas pospuestas

 Costos
o Flujo de Caja
o Presupuesto
o Tareas con presupuesto
sobrepasado
o Recursos con presupuesto
sobrepasado
o Valor acumulado
 Asignaciones
o Tareas y recursos humanos
o Tareas, recursos humanos
y fechas
o Lista de tareas pendientes
o Recursos sobre asignados
 Carga de Trabajo
o Uso de tareas
o Uso de recursos
 Personalizados
o Es la relación de todos los
reportes anteriormente
mencionados.

Seleccione el tipo de reporte que desea visualizar del cuadro de diálogo Informes y oprima el botón
Seleccionar, aparecerá otro cuadro de diálogo para que usted escoja el informe que desea visualizar, seleccione el
informe y oprima el botón Seleccionar, aparecerá una vista preliminar del Informe. Usted podrá configurar desde esa
vista la página, la impresión o podrá volver a la ventana Informes utilizando el botón Cerrar.
Creación y Edición de Informes
Existen informes que ya vienen creados por Ms Project Professional 2010, pero usted puede crear sus
propios informes. Para crear un informe seleccione la ficha de proyecto Informes, aparecerá el cuadro de diálogo
correspondiente, seleccione la opción personalizados y oprima el botón Seleccionar. Aparecerá el cuadro de diálogo
Informes Personalizados.
Usted podrá crear un informe nuevo, modificar uno ya existente, o copiar un informe de la lista de informes
predeterminados, de igual manera podrá realizar una vista previa del informe, configurar página e imprimir el informe
directamente de la ventana Informes Personalizados.
Para crear un nuevo informe presione el botón Nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Definir Nuevo Informe,
seleccione el tipo de informe que desee realizar, como por ejemplo un informe de tareas, un informe de recursos, un
calendario mensual, o un informe general.
Si selecciona el tipo de informe Tareas o Recursos aparecerá el cuadro de diálogo Informe de Tareas o
Recursos, que consta de 3 pestañas:
 Definición: En esta pestaña deberá

proporcionar el nombre que le dará el informe,
las unidades de tiempo que se utilizarán para
ayudar a determinar los intervalos cuya
información se va a imprimir, la tabla con los
campos que desea mostrar en la primera línea
de cada tarea o recurso, el filtro que desee
utilizar para ver o resaltar información del
proyecto seleccionado, si desea incluir las
tareas de resumen y si desea mostrar una
banda de grises entre las fechas cuando se
deban imprimir otras tareas por separado.
Cuando hay varias tareas programadas en un
día que caben en un cuadrado, se imprimen
páginas adicionales que incluyen una lista de las
tareas no mostradas de cada día, con bandas
de grises que separan los días.

 Detalles: En esta pestaña podrá escoger qué
datos desea incluir en le informe, tales como
notas de la tarea, objetos de otros programas
que se hayan anexado a las tareas, la impresión
de las tareas predecesoras y sucesoras, las
notas de las asignación, la programación, el
costo y el trabajo, el borde, la cuadrícula y los
totales.
 Ordenar: En esta pestaña deberá especificar

los criterios de ordenación (Hasta 3), y la
manera en la que se van a ordenar los datos
(Ascendente o Descendente). La opción
Conservar la Estructura del Esquema permite
que las tareas de resumen permanezcan junto a
sus subtareas.
 Ordenar: En esta pestaña deberá especificar los criterios de ordenación (Hasta 3), y la manera en la que se
van a ordenar los datos (Ascendente o Descendente). La opción Conservar la Estructura del Esquema
permite que las tareas de resumen permanezcan junto a sus subtareas.
Si selecciona el tipo de informe Calendario Mensual usted deberá especificar el nombre que le dará al
informe, el filtro que desea aplicar, el calendario que utilizará el informe. Al imprimir la vista de calendario puede
decidir mostrar o no los días no laborables en gris, mostrar una línea continua al final de una barra si la tarea
continua la siguiente semana, a esto se le llama líneas de separación de barras.
Podrá especificar cómo desea que aparezcan las tareas: como barras, como líneas, o fechas de comienzo y
de fin. Podrá asignar o no a las tareas las etiquetas de sus identificadores. Y configurar los estilos de texto del
informe tales como la fuente, el estilo, el tamaño y el color.
Si selecciona el tipo de informe Informe General aparecerá el cuadro de diálogo Informe General que consta
de 3 pestañas:

Ejercicio
1. ¿Es posible crear objetos en todas las vistas?

_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
2. ¿Cómo puedo crear objetos en la vista Diagrama de Gantt?
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
3. ¿Cuáles opciones podemos configurar el encabezado y pie de página a nuestro proyecto?
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
4. ¿En dónde puedo visualizar cómo saldrá mi proyecto impreso antes de mandarlo a imprimir?
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
5. ¿Qué es un informe?
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
6. ¿Cuántos tipos de informes existen? Menciónelos

_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
7. ¿Cómo puedo crear informes personalizados?
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
8. Cuando se crean informes personalizados ¿Cuáles tipos de informes están disponibles?

_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________

SEGUIMIENTO DEL PROGRESO DEL PLAN DE PROYECTO
Ms Project Professional 2010 permite el control y el seguimiento del estado de proyecto, para determinar la variación de lo real con respecto
a lo presupuestado, el equipo de proyecto utilizará las funciones y características del producto que le permitirá conocer lo que se planeó del
proyecto y lo que está sucediendo realmente en el desarrollo y ejecución del mismo.
Objetivos:
 Almacenará los valores reales de la programación como una línea base.
 Registrará el trabajo actual completado en una determinada fecha.
 Registrará las tareas como porcentaje completado de la tarea.
 Introducirá los valores reales del comienzo, fin y duración de tareas.
 Introducirá valores reales de trabajo diario para las tareas y asignaciones.
 Cambiará el trabajo o duración restante de las tareas.
 Almacenará un plan provisional.
La Línea Base
Es una instantánea de la programación de la información que se ha introducido antes de llegar a la etapa de
seguimiento, la información que incluye es:
 Tareas: Fechas de comienzo y de fin, duración, trabajo, costo, trabajo de fase temporal y costo de fase
temporal
 Recursos: Trabajo, costo, trabajo de fase temporal y costo de fase temporal.
 Asignaciones: Fechas de comienzo y de fin, trabajo, costo, trabajo de fase temporal y costo de fase
temporal.
Para guardar la línea de base, seleccione la ficha de proyecto  Establecer línea de Base, aparecerá el
cuadro de diálogo correspondiente, en la opción Guardar Línea de Base seleccione el campo donde desea realizar el
guardado de esa información. Con Ms Project Professional 2010 podrá guardar hasta 11 líneas base. Oprima el
botón Aceptar.
Si ha guardado la línea de base usted puede borrarla. Para hacer este proceso seleccione la ficha de
Proyecto  Establecer línea base  Borrar Línea de Base, aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente
seleccione la opción Borrar plan previsto y de la lista desplegable seleccione la línea de base en la fecha que fue
guardada. Usted podrá especificar si el plan previsto borrará toda la información del proyecto completo o solo para
las tareas seleccionadas.

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6. ¿Cuáles son los pasos a seguir para la creación de una fase?

7. ¿Cómo vincular tareas?

9. ¿Es posible modificar una tarea para hacerla repetitiva?

10. ¿Cómo crear una tarea repetitiva?

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Ahí deberás introducir la información básica de un recurso, tal como:

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 Calendario Base: Es el calendario que regirá al recurso.

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18 Manual Project 2010

1. ¿A qué se le denomina un recurso en Ms Project Professional 2010?

2. Vista utilizada para dar de alta recursos

3. Diferencias entre un recurso de tipo Material y un recurso de tipo Trabajo.

5. ¿Cuáles son los pasos a seguir para crear un campo de texto?

Manual Project 2010 19

Asignación de Recursos a las Tareas