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Herramientas de Productividad II

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Base de datos
Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnolgico de campos como la informtica y la electrnica, la mayora de las bases de datos estn en formato digital (electrnico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos. Existen unos programas denominados sistemas gestor de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rpida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, as como su utilizacin y administracin, se estudian dentro del mbito de la informtica. Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos como es Access 2007 almacenan y tratan la informacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener informacin sobre los pedidos de stos. Tablas de datos Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser datos de clientes, pedidos etc. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin,... y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,... Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podra ser:

Registro Registro Registro Registro

1 2 3 4

Cdigo 1 2 3 4

Nombre Luis Marta Francisco Mara

Campos Apellidos Grande Lilos Fran Dardeno Juan Lpez Huesca Buevo

Direccin Calle. Germanas, 23 Calle. Mayor, 34 Calle. Valle, 56 Calle. Franciscano, 67

C.P. 46723 46625 46625 46521

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Consultas. Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones . Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo cdigo postal sea 46625. Formularios. Un formulario es el objeto de Access 2007 diseado para la introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de las tablas. Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se utilizan tienen la forma de pestaas de datos para la introduccin por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES. Informes. Un informe es el objeto de Access 2007 diseado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa. Pginas. Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Macros. Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado . Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la eleccin de un elemento de un formulario. Mdulos. Un mdulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando Visual Basic. Realmente se trata de programacin con Access.

Tipos de datos. A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qu tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo. Los diferentes tipos de datos de Access2000 son: Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dgitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres. Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres. Numrico: para datos numricos utilizados en clculos matemticos.

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Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999. Moneda: para valores de moneda y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y has ta 4 dgitos a la derecha del mismo. Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar. S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, grficos, sonidos u otros datos binarios). Hipervnculo: Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto que aparece en el campo o control. Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina. Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores seleccionados en l. Campo clave o clave principal Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la informacin se divide en tablas distinta s en funcin del tema. A continuacin, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cmo debe volver a reunir la informacin. Access utiliza campos de clave principal para asociar rpidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa. Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podra aparecer tambin en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en trminos simples, es la clave principal de otra tabla.

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Clave principal Clave externa

A menudo, un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id. o un nmero de serie o cdigo, sirve como clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podra tener un nmero de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sera, en ese caso, la clave principal. Un buen candidato para una clave principal debe tener varias caractersticas. En primer lugar, debe identificar inequvocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vaco ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Un ejemplo de una mala eleccin de clave principal sera un nombre o una direccin, ya que tanto el nombre como la direccin contienen informacin que puede cambiar con el tiempo.

Una columna con el tipo de datos Autonumrico suele ser una buena clave principal, porque garantiza que no habr dos Id. de producto iguales .

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Desarrollar: Crear una B.D. que lleve como nombre "Alumno", este contara con las siguientes tablas: Tabla 1: Nombre: Datos_personales Columnas Nombre CodigoAlumno NombreAlumno Fecha Nacimiento Telfono Foto Legajo Tabla 2: Nombre: Notas Columnas Nombre CodigoAlumno CodigoCurso PrimeraNota SegundaNota .

Tipo Texto Texto Fecha/Hora Texto Objeto/Ole Memo

Tamao 3 caracteres. 50 caracteres. 15 caracteres.

Tipo Texto Numero Numero Numero

Tamao 3 caracteres Byte Entero Entero

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