Guia para una formacién efectiva para 7 empleados en 22 : EYEE Ee muy ue bal Cr} sultados empresarialesiNDICE 01 02 03 04 05 06 07 08 0g 10 | 12 13 14 15 El problema de la transferencia de conocimiento y aprendizaje. Mejora de la competitividad mejorando la transferencia de conocimiento Factores que determinan el aprendizaje ‘Actuando sobre el proceso de transferencia de contenido Mobile first. Contenido online a partir de contenido utilizado en formacién presencial La falacia de la disponibilidad Diversidad. Convivencia de Centennials con Seniors Resistencia activa Recompensas y beneficios. Recompensas y el Modelo Hook. La tecnologia no es lo més importante Emociones y aprendizaje Aprendizaje con preguntas y respuestas, Qué puede hacer Tallentto por tu organizacién01 El problema de la transferencia de conocimiento y aprendizaje en las organizaciones. Desde el punto de vista departamental de la organizacién empresarial se suele poner el foco en las propias unidades departamentales, pero rara vez se pone en lo que ocurre entre ellas, Esta relaci6n entre unidades departamentales es lo que da sentido a lo que, desde hace unos afios, se viene anunciando como “la era del conocimiento”. [OPERACIONES| [OPERACIONES| IN En los Ultimos afios se ha acelerado el proceso de transformacién digital de las distintas Areas de la empresa, tanto a nivel de procesos internos, como de procesos externos. Sin ‘embargo, no se ha prestado la misma atencién a una verdadera transformacién digital en la transferencia de conocimiento entre las distintas unidades que conforman la organizacion. En el proceso de digitalizacién de la formacion se ha puesto el foco en la tecnologia, elemento fundamental para poder hacer disponible toda la informacién 24x7x365, El andlisis de cada uno de los flujos de informacion entre cada uno de los departamentos, la identificacién de las transferencias de conocimiento més importantes, un enfoque de la formacién no como un mero trémite, sino como una oportunidad para mejorar la competitividad, y una monitorizaci6n permanente de dichos flujos de informacién para poder actuar en caso necesario, son aspectos fundamentales para una verdadera transformacién digital del proceso de aprendizaje y para conseguir convertir a las empresas en verdaderas organizaciones ultra dinémicas.02 Mejora de la competitividad mejorando la transferencia de conocimiento. Entre cada uno de los departamentos de la organizacion se generan, o se deberian generar, flujos de conocimiento, algunos de ellos clave para el correcto funcionamiento de la ‘empresa, PRODUCCION | ————————> VENTAS Catalogo de productos / servicios Especificaciones Hojas técnicas Fortalezas y debilidades Entre los equipos de produccién (responsables de construir y disefar los productos y servicios de la compajiia) y de ventas (proceso clave en relacién ala competitividad y cuenta de resultados), cabe hacerse las siguientes preguntas: > EConocen los equipos de ventas los puntos clave del porfolio? > cConocemos en qué grado dichas personas conocen esos puntes clave? > _cPodriamos mejorar la competitividad, no solo del departamento de ventas, sino de la organizacién en conjunto, mejorando el proceso de transferencia y optimizando el aprendizaje? Es el momento de abordar estas preguntas de una forma critica. La optimizacién de la transferencia de conocimiento en la organizacién deberia ser un proceso transversal en la organizaci6n que involucre a la direccién (que no debe conformarse con la disponibilidad de sistemas de gestién del aprendizaje LMS), abordando también la siguiente cuestion: Disefioy naturaleza de los contenidos > Motivacién de los “aprendices” ‘A menudo las organizaciones se centran en el primero de los puntos mediante la implementacion de sistemas de gestion (LMS) que habilitan funcionalidades muy interesantes, pero que enmascaran la importancia de cémo se ha disefiado el contenido y lo que es mas importante en muchisimas ocasiones: cual es la motivacién de las personas. para acercarse a ese contenido y por tanto, su predisposicién a aprender.04 Actuando sobre el proceso de transferencia de contenido. DISENANDO CONTENIDOS Disefiando contenides que optimicen el proceso de transferencia de conocimiento maximizando el aprendizaje. Este disefio debera entre otras cosas: > Reducir o eliminar los contenidos de poco valor, que no tengan efecto sobre la experiencia del aprendizaje. > Diferenciar entre conceptos y datos que deben ser aprendidos e interiorizados, y aquellos que tan solo deberian estar disponibles de forma répicia en manuales de referencia y consulta, Llegar a un compromiso realista entre lo que deberia ser aprendido incondicionaimente, y lo mas superfiuo y complementario. > Diseriar los contenidos bajo principios que han demostrado su eficacia para maximizar el aprendizaje, la retencion y la aplicabilidad de lo aprendido. Principios de micro aprendizaje, gamificacién, intercalacién de contenidos =cuando sea posible- repetici6n espaciada, AUMENTANDO LA VELOCIDAD EN LOS FLUJOS DE INFORMACION El aumento de la velocidad con la que los contenidos clave se transfieren y aprenden es una excelente via para mejorar el rendimiento de la organizacién. En ocasiones el tiempo que transcurre entre el momento en el que tenemos los conceptos y datos a transmitir, y el momento en el que comienzan a estar disponibles a las personas que deben conocerlos y aplicarlos es excesivamente largo, generando ineficiencias y bajo rendimiento en las areas afectadas. En otras ocasiones, precisamente por lo apuntado en el parrafo anterior, se generan contenidos mal disehados, meras trasposiciones de documentos técnicos 0 propios del departamento de origen, que no tienen en cuenta el aprendizaje nia las personas que deben consumir e interiorizar dichos contenidos, generando de igual forma ineficiencias, bajo nivel de aprendizaje, y sensaciones de peligrosa com placencia: “ya hemos enviado los documentos y recursos, el trabajo esta hecho”. E| aumento de a velocidad en la transferencia de conocimiento est estrechamente unido al disefio de contenidos (punto anterior). Para acelerar el proceso debemos ser capaces de generar contenido de calidad de una forma répida. Contenidos mas _livianos, sintéticos y asequibles que permitan una transferencia de conocimiento eficiente y rapida.MAXIMIZANDO LA PARTICIPACION DE LAS PERSONAS: De nada sirve habilitar canales de transferencia de conocimiento silas personas no quieren 0 no tienen interés en consumirlos. “Solo aprende e/ que quiere aprender y dispone de las herramientas para hacerlo" Esta frase es, si la analizamos desde el punto de vista del impacto en la organizacién, muy dramética. En este sentido surge una cuestién importante: eCémo consigo que las personas quieran aprender? Si queremos transformar el paradigma actual (modelo push) en el que la organizacién “empuja’ el conocimiento hacia las personas Por un nuevo paradigma (modelo pull) en el que una parte cada vez mas numerosa de las personas quiere formarse, participar involucrarse activamente en proceso, y reclama y accede a la formacién disponible si queremos transformar el proceso debemos cambiar la forma en la que disefamos los contenidos y las herramientas que utilizamos para llegar a ellos. MODELO PUSH Presencial y online Disponibilidad # que el contenido sea accedido Contenides densos, manoliticos Funciona bien con personas altamente motivadas Dificil participacién de externos @ Oxy9 EQUIPOS we MODELO PULL (Tallentto) Tu equipo quiere formarse Se consiguen equipes involucrados Incorporames a equipos con baja vinculacién Hacemos posible el acceso a externos| 05 Mobile First. Hace unos afos, algunas organizaciones ya llegaron tarde a lo que se conocié bajo el atributo “mobile first” (todavia hoy encontramos casos). Paginas web, ecommerces y contenidos en general disefiados desde el principio para ser consumidos de forma éptima en el dispositivo mévil. Ante los datos implacables acerca del uso creciente del dispositivo mévil como medio de acceso a la web primero y al comercio electrénico después, muchas organizaciones perdieron la batalla optando por disefios adaptados, que ciertamente se visualizaban correctamente en el movil, en vez de diserios optimizados, que no solo eran correctos para las caracteristicas fisicas del dispositive, sino que ofrecian contenidos mas apropiados para su consumo, En materia formativa nos encontramos en un punto de inflexién y un momento de ‘oportunidad similar. Si bien la resistencia al uso del mévil es un aspecto que sigue vigente, nos encontramos en un punto de inflexién en el que el abaratamiento de las tarifas de datos (generalizindose las tarifas planas) y la imparable tendencia BYOD (Bring your own device) supone una oportunidad para actuar antes que la competencia e incorporar el dispositivo mévil como un elemento clave en el proceso de transferencia de conocimiento y aprendizaje. El concepto de “mobile first” no deberia ser solo una cuesti6n de disefto sino que deberia prevalecer una estructuracién, segmentacion y construccién orientada a cémo los contenidos son consumidos en los dispositivos méviles. 06 Contenido online a partir de contenido utilizado en formacién presencial. En la época del “gran confinamiento" como muchos medias influyentes ya han bautizado a esta situacién singular, muchas organizaciones, y su personal, se han visto obligados a convertir los contenidos que utilizaban en formaciones y presentaciones presenciales a un formate online (webinar) sobre una plataforma de aprendizaje. El resultado en muchos casos dista de ser eficiente. gnorar que el medio y la forma de transmitir el conocimiento determinan en gran medida el aprendizaje obtenido es sin duda comprensible, sobre todo teniendo en cuenta la gran cantidad de cambios drasticos que las ‘organizaciones han tenido que soportar en tan poco tiempo. Pero esta mera conversion de contenidos no deberia convertirse en una practica comUn si queremos mejorar la competitividad de la organizacién mediante la transferencia éptima de conocimiento y aprendizaje| 07 La falacia de la disponibilidad. Optimizar la disponibilidad de la informacién, hoy algo sencillo mediante un LMS 0 incluso métodos mas asequibles, no garantiza que la informacién vaya a ser consumida, Solo un pequefio porcentaje de las personas de la compaiia se involucran activamente en los procesos de aprendizaje sin necesidad de grandes esfuerzos por nuestra parte. El grueso del personal se podria involucrar siempre que se le proporcionaran las herramientas apropiadas y los estimulos necesarios. Por ultimo, un pequefio porcentaje de personas -afortunadamente- no tienen el mas minimo interés por aprender y el coste de su activacién supera enormemente los beneficios que de ella se derivaria, Seria un error pensar, y a menudo se hace, que el mero envio o disponibilidad de la informacién es suficiente para activar a esta fuerza crucial en la competitividad de la ‘empresa. El contenido no solo debe estar disponible, algo que hoy en dia deberia darse por hecho. Debe ofrecerse en un canal y formato que estimule al grueso de la organizacion, fuerza fundamental para la competitividad y la mejora de resultados. | 08 Diversidad. Convivencia de Centennials con Seniors. Los habitos y valores de la generaci6n millennial y centennial ascienden rapidamente a rangos de edad mayores. El aprendizaje es un aspecto clave para centennials y millennials. El talento productive de estas generaciones, que van convirtiéndose progresivamente en mayoritarios en la ‘organizaci6n, no esta dispuesto a permanecer en organizaciones que no les hagan crecer profesionalmente y que no les proporcionen herramientas adecuadas para aprender de una forma continua. Del mismo modo, debemos compatibilizar el proceso de transferencia de conocimiento con perfiles junior y senior. Perfiles con diferencias significativas pero que tienen importantes aspectos en comtin con las generaciones mas j6venes: > Intolerancia creciente, contenidos densos, largos y monoli > Resistencia a memorizar colecciones de datos y conceptos > consumo cada vez mayor de contenidos bien diseftados, amenos, con experiencias éptimas fuera de la organizacion, El cambio generacional y del contexto esté siendo (y sera) significative. Disefiar contenidos cuya estructura, estilo y diserio son compatibles con los contenidos que se ofrecian en los tardios afios 90, no parece la mejor forma de conseguir que nuestras personas se involucren en el aprendizaje y apoyen el crecimiento de la compania,| 09 Resistencia Activa. No fumes. No comas mucha grasa. Si bebes no conduzcas. No subasa un poste de telefonia, utiliza calzado antiestatico. Todas estas son indicaciones sencillas de lo que debemos hacer para evitar graves, a veces gravisimas consecuencias, y sin embargo en muchas ocasiones los mensajes no se interiorizan 0 aplican por mucho que sean repetidos. Pero, {Por qué sucede todo esto? Los contenidos son disefiados frecuente e involuntariamente de una forma que maximiza la generacién de resistencia activa (reactance). Un estado de disconfort planteado ya en 1966 por Jack Brehm. La resistencia activa (reactance) es una sensacién incomoda que emerge cuando las personas detectan -consciente o inconscientemente- que estan siendo persuadidas y en cierta medida controladas, produciéndose una pérdida de libertad y autonomia, y en consecuencia una reaccién contraria a realizar aquello que se esté solicitando. La resistencia activa aparece muy frecuentemente cuando nos enfrentamos a manuales de lo que se debe y no se debe hacer (normativa) habitualmente presentados por una autoridad, que ejerce por tanto una fuerza coercitiva frente a nuestra autonomia, Este es el caso de manuales de prevencién de riesgos laborales, normativas de proteccién de datos, ciberseguridad,.. y en general todos aquellos contenidos que simplemente exponen qué se debe hacer sin entrar en por qué deberia hacerse, cuales son los beneficios ¢ incluso cuales serfan las opciones posibles -para que el aprendiz no se sienta controlado 0 con su libertad comprometida. Para evitar la resistencia activa, y por tanto poder asi maximizar el cumplimiento de normas, debemos disefar contenidos que expongan la verdad de los hechos, sus consecuencias, sus, alternativas. Debemos exponer cuales son los beneficios obtenidos (para el propio aprendiz, para su grupo y para la empresa en conjunto) y plantear la norma como algo que el empleado puede o no puede cumpiir (al fin y al cabo es lo que acaba ocurriendo}. Este planteamiento no quiere decir que no comuniquemos al empleado las consecuencias de sus incumplimientos, sino que implica tomar medidas para evitar que el radar anti persuasién que todos llevamos dentro acte de forma consciente o inconsciente y boicotee el proceso de aprendizaje. 10| 10 Recompensas y Beneficios. En ocasiones un nuevo proceso en el que se ha empleado talento, tiempo y recursos no acaba siendo entendido, interiorizado y aplicade por las personas responsables de ejecutarlo. Esto nos lleva a una pregunta incémoda: Estas comunicande a tus personas el beneficio de aprender una determinada norma, proceso, nuevo producto? > introduces recompensas, de diverso tipo, a las personas que se involucran en el proceso de aprendizaje? Sin responder afirmativamente a estas dos cuestiones no se podré optimizar la involucracién de las personas en el proceso de transferencia de conocimiento y aprendizaje porque al fin yal cabo... {Por qué deberia hacerlo?11 Recompensas y el Modelo Hook. El modelo de comportamiento Hook, tal y como lo describe Nir Eyal, plantea que cada vez que recibimos una llamada a la accién evaluames la relacién entre el coste (esfuerzo, tiempo, dificultad, ..) requerido y el beneficio que de forma informada o esperada esperamos conseguir. Siel beneficio esperado es mayor que el coste, atenderemos la llamada a la accién. Si por el contrario el coste se percibe demasiado alto en relacién al beneficio que se espera obtener, ignoraremos la peticién o la atenderemos bajo minimos de atencién e interés Llamada a la accion Relacion Cada uno de los puntos del indice, grupos de informacién, videos, comunicaciones... son llamadas a la accién hacia tu personal. Si no introducimos el beneficio dificilmente conseguiremos maximizar la involucracién y la participacién activa en el proceso de aprendizaje. Un concepto importante en el modelo hook es Ia falacia de la inversién perdida. Cada vez que atendemos a una llamada a la accién en un proceso continuado, incorporamos al algoritmo un aspecto importante: si abandonamos en un momento dado, todo el esfuerzo realizado se pierde. Parece que esos costes a los que nos hemos enfrentado no han servido de nada: Peres ter) INVERSION REALIZADA 7 n Relacién 4 INVERSION PASADA Llamadaa la acciénSi aplicamos las consecuencias de este modelo en el proceso de diseflo de nuestros contenidos, generaremos experiencias que las personas no quieran abandonar. Una vez més no es una tarea sencilla, y requiere de especializacién, tiempo y foco, pero genera experiencias éptimas de aprendizaje. + ++ htt INVERSION. INVERSION INVERSION | 12 La tecnologia no es lo mas importante. En los ultimos aftos han proliferado multitud de herramientas software con funcionalidades cada vez mas completas para la vehiculizacién de contenidos a los diferentes puestos de la organizacién. La tecnologia es sin duda importante, pero si solo se utiliza como un vehiculo para transferir contenidos mal disefiados, demasiado densos, no orientados al beneficio.. no va a conseguir por si misma optimizar los flujos de transferencia de conecimiento en la organizacién. En este sentido la tecnologia es importante, como elemento habilitador, como medio para conseguir un fin, pero no como un fin en si mismo. La tecnologia sin contenido de calidad es mero fuego de artificio que enmascara otro verdadero protagonista: el contenido,| 13 Emociones y Aprendizaje. Cuando transmitimos el contenido en una forma capaz de generar emocién se optimiza el aprendizaje y su memorizaci6n. Hay evidencias sélidas de que la emocién favorece el paso de conceptos a la memoria de medio y largo plazo fijando circuitos neuronales més estables y recuperables a futuro. La formacién tradicional no suele disefiarse teniendo en cuenta este importante aspecto. El no hacerlo constituye una oportunidad perdida para optimizar los flujos de transferencia de conocimiento y aprendizaje. Una vez més, incorporar emocién no es una tarea sencilla y requiere no solo de especializacién, sino de tiempo y foco. | 14 Aprendizaje con preguntas y respuestas. En las ultimas décadas el proceso de aprendizaje, el funcionamiento de la memoria, y el comportamiente human han sido objeto de estudio por universidades e instituciones de todo el mundo. Muchas investigaciones concluyen, curiosamente, que la mayoria de técnicas que han sido utilizadas profusamente con objeto de generar aprendizaje y optimizar el paso a memoria de medio y largo plazo no han sido precisamente las mas eficaces. Asi por ejemplo la relectura, el subrayado de ideas principales y la realizacion de esquernas y resumenes, aunque sencillos, son métodos que generan un bajo impacto en la retencién y el aprendizaje. Por otro lado, muchos de esos estudios concluyen que las mejores técnicas estén basadas en la configuracién o predisposicién a pensar de un modo interrogativo y cuestionador. En este sentido la realizacion de test de preguntas y respuestas es una de las técnicas de aprendizaje de mayor impacto, especialmente si incorporan resultados inmediatos de las selecciones, Es posible que puedas recordarte estudiande mediante el planteamiento de preguntas para a continuacién pasar a responderlas. También es probable que prepararas (si en tu pais es necesatio hacerio) el examen tedrico para la licencia de conduccién mediante la realizacion de test en vez de una mera lectura y memorizacién del manual correspondiente Hay multitud de evidencias de que estas técnicas son sin duda mas eficaces y configuran nuestra memoria de una forma éptima para la fijacin e interiorizacién del contenido. 415 Que puede hacer Tallentto por tu organizaci6n. En Tallentto tenemos el foco puesto en optimizar los procesos de transferencia de conocimiento para maximizar el aprendizaje aumentando la comnpetitividad de la empresa. Para ello nos centramos en las siguientes actividades: > Disehamos contenidos a partir de tus manuales, presentaciones, videos, ... 0 a partir de sesiones formativas con miembros de tu equipo > _ Incorporamos la emocién en el proceso de aprendizaje. El humor, la sorpresa, el desconcierto, la tensién... son emociones que favorecen la fijacion de contenidos y aumentan la involucracion e interés de tus equipos > Optimizamos el contenido resaltando lo esencial y eliminando lo superfiuo 0 aquello que puede ser consultado como manual de referencia y no debe ser realmente aprendido > Construimos una experiencia especificamente disefiada para ser consumida en el dispositivo mévil y lista en cualquier momento y en cualquier lugar }> Enfocamos los contenidos, especialmente los de tipo normativo, para evitar la resistencia activa (reactance) > Orientarnos el proceso de transferencia del conocimiento hacia el beneficio de las personas, de los equipos y de la propia organizacién. En definitiva, nos convertimos en tus aliados en materia de transferencia de conocimiento y mejora del aprendizaje.La transformacién digital del aprendizaje tallentto