EL CONCEPTO DE DOCUMENTO ELECTRONICO Y SU VALIDACION “desaparece la separacién entre los Ar- chivos historicos y los administrativos, conscientes de que el Archivo historico es solo la culminacién del Archivo admi- nistrativo. Mds todavia, asumiremos la unidad de una secuencia documental cu- yas etapas exigirdn residencias sucesivas para’ los documentos, identificadas con los Archivos de oficina, centrales, inter- medios e histéricos. Nacen asi la gestion documental y las redes de Archivos que dardn consistencia a la estructura de los Sistemas. Como consecuencia el concepto de fondo se dinamiza y activa repartido fisicamente entre varios Archivos, aunque contintie reclamando la unidad de trata- miento archivistico.” (Heredia Herrera, 2003) Es a principio de los afios ‘80 del siglo XX cuando en Espaila empiezan a hacer su apari- cién las primeras herramientas informaticas que permiten el tratamiento masivo de datos y la gestién de los denominados, en aquellos afios, bancos de datos, y ahora, repositorios de infor- Alfonso DIAZ RODRIGUEZ Archivero del Gobierno del Principade de Asturias macién y repositorios seguros de documentos En términos histéricos y en tan solo 25 afios, podriamos considerar aquellos primeros “siste- mas” como pertenecientes a la prehistoria. La rapida evolucién de los avances cientificos en cuanto a desarrollo de los componentes infor- maticos y su implantacién en todos los érdenes del ciclo de vida de la persona, es algo innegable a dia de hoy, al mismo tiempo que ha sido y es objeto de debate constante en multitud de foros y desde perspectivas diversas. En este escenario y con referencia al mundo de la administracién de los documentos genera- dos pot las organizaciones en el ejercicio de sus potestades nos encontramos indudablemente, en un proceso evolutivo apasionante que se ha ma- terializado en la aparicién de la “administracién electronica” y, como consecuencia en la genera cién de los denominados “documentos electroni- cos” cuya gestién hemos de asumir ya, al mismo tiempo que desde el punto de vista deontolégico estamos obligados a buscar las soluciones nece- sarias para un tratamiento eficaz y adecuado que permita su puesta en valor,134 La validacién de los documentos: pasado, pres Desde una perspectiva personal y archivis- tica, creo que se ha magnificado en exceso el tema del documento electrénico: disefio, géne- sis, tratamiento, conservacién a largo plazo y comunicacién; y ello ha sido debido quizas ala dificultad que conlleva el ejercitar una abstrac- cidn desde el mundo de lo fisico al mundo de lo logico. {Por qué se produce esta dificultad? ‘Ami juicio porque nos encontramos en un periodo de transicién desde el mundo de lo co- nocido: a) acciones departamentales aisladas. b) “autarquia” de las unidades de gestion. ©) carencia de criterios para la adecuada dotacién y organizaeién de los recursos hu- manos. d) atomizacién de los sistemas de informa- cién, ¢) desestructuracién de las actividades ordi- narias. 1) duplicacién de Jos esfuerzos materiales y humanos. y nos encaminamos hacia un nuevo modelo de gestidn, un nuevo mundo, con el temor de que mis alla del “finis terrae”, nos encontremos con el abismo. En Ia actualidad y sin temor a equivocacién, se podria afirmar que nos encontramos en un pe- iodo en el que sin excepciones, todas las orga- nizaciones, -y aqui no cabe realizar la distincion entre piblicas y privadas-, estan inmersas en lo que se ha venido en denominar Sociedad de la Informacién, y como consecuencia, en la defi- nicién funcional de los sistemas de informacién que han de soportar la actividad de sus entornos de negocio y han de cimentarse en procesos 15- gicos de gestién documental. De esta forma, los documentos electrénicos que se generen seran administrados en soportes y sistemas informiti- cos, lo que desde el punto de vista archivistico ente y futuro implicaré que las actividades propias del tra- tamiento de los documentos se realizaran me- diante la ejecucién de comandos habilitados en las herramientas informaticas que den soporte a nuestras actuaciones. Paulatinamente, y como ejemplo, pasaremos de gestionar Ia conserva- ci6n de documentos en espacios fisicos (dep6- sitos) a administrar esos mismos documentos en los repositorios seguros de informacién (los depésitos electrinicos). Proceder a la implantacién de sistemas de in- formacién que, basados en gestiones documen- tales conoretas, den consistencia a la denomina- da administracién electronica como soporte de la actividad ordinaria en las Administraciones, demanda una serie de requerimientos funciona- les bisicos, y, al mismo tiempo, la participacién de diversos perfiles profesionales (gestores, ju- ristas, archiveros, tecndlogos, consultores, etc.) en la definicién de dichas funcionalidades: a) identifi mientos jon de procesos y procedi- b) _identificacién de la unidades orgdnicas y sus competencias administrativas c) identificacién de forma segura de los empleados piblicos y su adscripcién. las areas funcionales correspondientes d) normalizacién terminolégica e) _lenguajes controlados f) control y conservacién documental g) ete. ‘Ahora, en contraposicién a los documentos generados en soporte papel y que, de forma ais- lada, podian hacerse accesibles, podian viajar, comunicarse por si solos, -ya que el medio de transporte, su soporte natural forma parte indi- visible de los mismos, surgen los denominados documentos electrénicos que se disefiarén, ge- nerarin, administrarén, tratardn ténicamente, y se pondrin a disposicién de los interesados en su medio- también natural; es decir, a través del mismo medio electrénico en que se han ge-El concepto de documento electrénico y su validacién 135 nerado, y el soporte papel serd, en numerosas ocasiones, el soporte en el que se produzcan las copias de documentos {Qué diferencia un documento en papel de un documento electrénico? Desde un punto de vista general, y sin entrar en un andlisis porme- norizado de las caracteristicas singulares del do- cumento electrénico,' el medio y el soporte que genera y contiene la informacién. No existe mas diferencia. {Es necesario, pues, definir concep- tualmente al documento electrénico? Con la incorporacién de las Tecnologias de la Informacién y la Comunicacién al ambito de la gestion en las organizaciones los resultados de sus actividades administrativas se materializan en un nuevo soporte de produccién de documen- tos, que no nuevos documentos; estos, los docu- mentos siguen siendo los mismos y responden fielmente a la actividad piblica o privada a que hacen referencia; lo que se incorpora ahora es una nueva plataforma (soporte) de fijacién de la informacién, y que, sumada informacién y so- porte, constituyen el documento que, generado tanto en el Ambito administrativo como en el ci- vil, penal o procesal, resultardn ser tan probato- rios de derechos y obligaciones de partes como los generados en soporte papel, pergamino o papiro. Lo que a mi juicio resulta importante es deli- mitar el concepto de documento generado elec- trénicamente, determinando cuales son suscep- tibles de tratamiento por la funcién de archivo en las organizaciones, ya que se denomina do- cumento electrénico a cualquier entidad de in- formacién que es accesible a través de un medio electrénico, y digo accesible, no generado. Cual- quier informacién accesible a través de un canal de comunicacién tan importante como lo puede ser Internet tiene la consideracién de documen- to electrénico, del mismo modo cualquier docu- * Para un andlisis particular de las caracteristicas del docu- ‘mento electrénico (CRUZ MUNDET, 2003). mento que haya sido digitalizado y, por lo tanto, necesite de una “maquina” para proceder a su lectura viene teniendo también la consideracién de documento electrénico. En este sentido, me remito a mucha de la literatura que ha generado este fenédmeno de la informacién. A este respec- to creo que desde el compromiso deontologico que los profesionales de los Archivos asumen en el ejercicio de sus actividades hay que precisar de manera muy minuciosa cuales son los docu- mentos en el mundo electrénico objeto de trata: miento archivistico, debido a la confusién que en muchas ocasiones, se establece entre soporte de creacién de documentos y soporte de conser- vaci6n, y transmisién de informacion. Se entiende en primer lugar que al concepto de documento electrénico se debe afiadir el de- terminativo de archivo, es decir, que los docu- mentos generados en el medio electronico obje- to de tratamiento archivistico, seran aquellos di- sefiados, generados, transferidos, almacenados y comunicados a través de un medio electrénico, y que se materializan como consecuencia de un proceso determinado que se ejecuta de acuerdo a la norma juridica de aplicacién en cada mo- mento. La Ley 16/1985? en su articulo 49 define al documento de archivo como “toda expresion en Ienguaje natural o convencional y cual- quier otra expresién grifica, sonora 0 en imagen, recogidas en cualquier tipo de sopor- te material, incluso los soportes informatico: Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.” En contraposicién a esta definicién normati va y a las definiciones establecidas en las dis- tintas normas de Archivos y Patrimonio docu- mental de las Comunidades Auténomas espa- fiolas, se puede apostar desde un punto de vista archivistico por una definicién funcional que, 2 Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histérico Bs- pafol (BOF. 29/5/1985 ; rectficacién BOE 11/12/1985).136 de algiin modo, permita delimitar el concepto de documento objeto de negocio de los Archivos, al entenderlo como la entidad de informacién de cardcter tinico cuyo contenido informati vo estructurado y contextualizado se presen- ta como evidencia de las acciones, funciones, derechos y obligaciones de las organizaciones y de las personas fisicas y juridicas Por su parte la Ley 59/2003", considera do- cumento clectronico el redactado en soporte electrénico que incorpore datos que estén fir- mados electrénicamente, reconociendo asi al medio electrénico como soporte documental en el ambito de las actuaciones publicas y priva das. A los documentos electrénicos les confiere el valor y la eficacia juridica que corresponda a su respectiva naturaleza, de conformidad con la legistacién que les resulte aplicable y seran ad- misibles como prucba documental en juicio. De igual forma y atendiendo a su origen, esta Le categoriza los documentos producidos electr nicamente en: a) Documentos publicos, por estar firma- dos electrénicamente por funcionarios que tengan legalmente atribuida la facultad de dar fe publica, judicial, notarial o administra- tiva, siempre que actiten en el ambito de sus competencias con los requisitos exigidos por la ley en cada caso. b) Documentos expedidos y firmados elec- trénicamente por funcionarios © empleados piblicos en el ejercicio de sus funciones pi- blicas, conforme a su legislacién especifica. ©) Documentos privados. Introduce una novedad importante en cuanto a la produccién documental, ya que si indi- vidualizamos los elementos constitutivos del documento atendiendo a la definicién de esta ® Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electronica (BOE 20/12/2003), La validacién de los documentos: pasado, presente y futuro Ley nos encontramos con que un documento esta constituido por un soporte electrénico, unos datos electrénicos y una firma electréni- ca, de tal forma que tnicamente cuando con- vergen los tres elementos como resultado de una actividad se generar el instrumento con eficacia juridica que, desde la perspectiva ar- chivistica, entendemos como documento. En una reflexién apresurada al hilo de esta intervencién, creo que en el momento evolutivo en que nos encontramos, en este estadio de la revolucién tecnolégica, y desde la perspectiva de la administracién de documentos por parte de los profesionales de los Archivos, resulta urgen- te, a mi juicio, revisar o, tal vez, redefinir de for- ma global el concepto de documento, con inde- pendencia del soporte en que se materialice; ya que como se ha venido constatando a lo largo de estas Jornadas, desde la perspectiva archivistica se transmite la sensacién que cuando hablamos de gestién de documentos, administracién de Archivos, valores probatorios, etc, Io hacemos en referencia a los documentos administrativos, y no con referencia a un concepto global de do- cumento, eso si de archivo. En el mundo clectrénico ,cudles son los re- quisitos de administracién que tienen que tener los documentos cuyo soporte de creacién, ad- ministracién, almacenamiento y transmisién es electrénico para que tengan validez? En primer lugar, para que sean validas las formaciones contenidas, y eficaces los actos a que hacen referencia, han de estar “validados” mediante la correspondiente firma electronica reconocida. Pero, ademas, para que esta vali- dez sea efectiva a lo largo del tiempo, y desde el mismo momento de su produccién, y atin més, desde el mismo momento de la definicién de los procesos que deben de dar lugar a los procesos de tramitacién electrénica, las organizaciones in-El concepto de documento electrénico y su validacién 137 habrin de habilitar una serie de instrumentos que nos garanticen con respecto a los documen- tos electrénicos su: a) Autenticidad como evidencia de que el origen de las informaciones contenidas en un documento y fijada sobre un soporte deter- minado, en este caso electrdnico, son ciertas. Esta garantia de autenticidad se viene reali- zando sobre los documentos desde siempre, sin tener en cuenta su soporte material, me- diante la estampacién de Ia firma del autor del documento, firma que, al tener que hacer- se efectiva ahora en un medio de creacién de los documentos de cardcter electronic, ten- dra, a su vez, que configurarse con una serie de elementos de seguridad determinados, de tal forma que un conjunto de datos en forma electronica, consignados junto a otros 0 aso- ciados clectrénica), a este medio de autenticacién que permite la validacién documental, ahora recientemente el denominado docu- mento nacional de identidad electrénico que acredita electrénicamente la identidad perso- nal de su titular y permite la firma electronica de documentos. b) Integridad, como evidencia que garan- tice que las informaciones contenidas en el documento electrénico no han sufrido altera- ciones durante la transmisién entre distintos sistemas tanto dentro de los sistemas de la misma organizacién donde se generé el docu- mento electrénico, como cuando es transferi- do mediante las redes piblicas o privadas de comunicacién a una tercera persona (fisica 0 juridica). Una vez éste, el documento elect nico, haya sido autenticado mediante la firma clectrénica avanzada, que es Ia modalidad de firma electronica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio poste- rior de los datos firmados, est vinculada al firmante de manera tnica y a los datos a que se tefiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su ex- clusivo control. ©) Originalidad. La caracteristica de “ori- ginalidad documental” hay que establecerla con telacién al documento electrénico desde el punto de vista de su génesis dentro de un contexto determinado de produccién. Se ge- nera, es gestionado y transmitido por medios electrénicos, informaticos 0 teleméticos. No obstante en contraposicién con el documento en soporte papel, el original clectrénico no tiene por qué mantener la estructura de dis- posicién de la informacién desde su génesis hasta su comunicacién; la forma de presen- tacidn del documento variard en funcién de los criterios de gestién y conservacién que se establezcan en los sistemas de Archivos de las onganizaciones, ya que el documento electrénico, aunque unido permanentemente al contexto de produccién, no tiene por qué ser conservado en los Archivos en el mismo “programa informético” que se ha utilizado para su creacién, sino que, una vez finalizado el proceso de gestién y transferido a ta tu- tela de la funcién de archivo, podrin defi- nirse formatos de conservacién diferentes al formato de creacién, con el fin de asegurar que la perdurabilidad del documento, y por Io tanto, su acceso, no tenga que estar unida a Jos versionados de los “programas informati- cos” que determine la organizacién, ni some- tido a migraciones constantes. Otto elemento de juicio importante a la hora de determinar Ia originalidad de los docu- mentos electrénicos viene dado por Ia for- ma de comunicacién de dichos documentos. Siempre que la comunicacién, el acceso a los mismos, se produzca mediante redes puiblicas 0 privadas de comunicaeién estaremos acce- diendo al documento original, mientras que si la comunicacién del documento electroni- co se efectiia mediante CD-ROM, disquete, papel, etc.,estaremos hablando de copias de documentos.138 La validacién de los documentos: pasado, presente y futuro d) Seguridad. También en este aspecto de- Deremos de determinar el concepto de segu- ridad por contraposicién con los documentos en soporte papel, en el sentido de que, si para éstos la autenticidad e integridad son dos cle- mentos definitorios que manifiestan la origi- nalidad de los mismos, ahora la seguridad, sin desprenderse de esos dos elementos, vendra, ademis, determinada por la politica de segu- ridad de acceso a los sistemas de produccién que tenga establecida la organizacién donde se generen los documentos electrénicos. Si a la ya importante responsabilidad que supone la administracién de documentos en las organizaciones, funcién innegable de los profe- sionales de los Archivos, se une ahora la nece- sidad de administrar los documentos en entor- nos que no son fisicos, documentos que por otra parte nos parecen débiles y fragiles en cuanto a su perdurabilidad, esto ha de hacer necesario anticiparnos a las necesidades que se despren- den de la actividad de conservacién de dichos documentos, durante el tiempo que las politicas referidas a la seleccién documental establezcan en cada una de nuestras organizaciones. De ahi que a mi juicio, y siguiendo en parte las reco- mendaciones establecidas en la Norma ISO 15489: 2001 Information and Documentation. Records Management, todo sistema de informa- cién, aplicacién o recurso informatico de sopor- te a los procesos de gestién que permita la crea- cién de documentos electrénicos como mfnimo deberian de asegur a) Los documentos que debe de generar cada proceso de gestién identificado en la organizacién asi como la informacién (datos) que es necesaria incluir en dichos documentos. b) La formay la estructura en que se deben crear ¢ incorporar los documentos al sistema. ©) Los metadatos que deben crearse junto al documento y a lo largo de los procesos re- lacionados con el mismo, as{ como la forma de gestién de dichos metadatos a lo largo del tiempo. d) Los requisitos de recuperacién, uso y transmisién de documentos durante los pro- cesos administrativos 0 por otros posibles usuarios, asi como los plazos de conserva~ cién necesarios. e) La forma de organizacién de los docu- mentos de manera que se cumplan los requi- sitos necesarios para su uso. La forma de evaluacién de los riesgos que se derivan de la ausencia de documentos gue testimonian las actividades realizadas. 2) La forma de conservacién de los docu- ‘mentos de forma que se asegure su integridad y accesibilidad a lo largo del tiempo. h) El cumplimiento de los requisitos lega- les y reglamentarios, las normas aplicables y Jas politicas de la Organizacién, i) La garantia del proceso de transferencia de datos asociados a los documentos a los Archivos. j) La conservacién de los documentos en entomos seguros. k) La garantia de que los documentos se conservaran durante el periodo de tiempo ne- cesario 0 requerido y podran eliminarse si asi lo dictamina la Comisién de Calificacién y Valoracién de Documentos correspondiente. LA VALIDACION DE LOS DOCUMENTOS EN ENTORNOS FiSICOS Y LOGICOS La validacién de los documentos, producto de la actividad de las organizaciones, es una ac- tividad que viene ligada a la necesidad de dar validez a los propios actos generados por las organizaciones, mediante la materializacién de los mismos en documentos acreditativos de derechos, al mismo tiempo supone establecer la vigencia temporal de los hechos recogidos a que hacen referencia cada documento, asi como ase- gurar la eficacia, en términos de Derecho, de losEl concepto de documento clectrénico y su validacién ctos recogidos documentalmente, y, por tanto, de su legitimidad, A este respecto si, cuando hablabamos del concepto de documento electrénico, se afirmaba que quizas se habia magnificado en exceso dicho tema, al referimos a la validacién documental realizada mediante dispositivos de certificado y firma clectrénica, quizas se pudiese afirmar lo mismo. Hasta ahora, en nuestro pais el Ministerio del Interior resulta ser el 6rgano de la Administra- cién con competencias exclusivas para acredi- far la personalidad fisica de los individuos, para ello se dota a la ciudadanta de documentos iden- tificativos de la personalidad fisica con el fin de poder, una vez acreditada fehacientemente su personalidad, ejercitar el derecho de repre- sentacién y, por lo tanto, firmar todos aquellos documentos que sean de su interés con el fin de hacer efectivos sus derechos en todo momento. Los instruments, documentos, acreditativos de la personalidad son: a) Documento Nacional de Identidad (DNI*, El Documento Nacional de Identidad es un documento personal ¢ intransferible emitido por el Ministerio del Interior que goza de la proteccién que a los documentos piblicos y oficiales otorgan las leyes. Su titular estaré obligado a la custodia y conser- vacién del mismo. Dicho Documento tiene suficiente valor, por si solo, para acreditar la identidad y los datos personales de su titular que en él se consignen, asi como la naciona- lidad espafiola del mismo. ‘ Ley Orginica 1/1992, de 21 de febrero, sobre Protec- cién de la Seguridad Ciudadana, (BOE 22/2/1992),. tp: Ihwww:mires/SGACAVT/éni/eoncepto html ‘Ley Organica 1/1992, de 21 de febrero, sobre Protecein de la Seguridad Ciudadana. (BOE 22/2/1999), en su redaceién dada por la disposicién adicional cuarta de la Ley Orgénica 4/1997, de 4 de agosto (BOE 5/8/1997) y 139 b) Pasaporte* Bs un documento piblico, personal, individual e intransferible, expedi- do por los érganos competentes de la Admi- nistracién General del Estado, que. acredita, fuera de Espaiia, la identidad y nacionalidad de los ciudadanos espaiioles salvo prueba en contrario, y, dentro del territorio nacional, las mismas circunstancias de aquellos espafioles no residentes, ©) Numero de Identificacién Extranjero (NIE).‘La Tarjeta de Extranjero es el docu mento tinico y exclusivo destinado a dotar de documentacién a los extranjeros en situacién de permanencia legal en Espaiia, a cuyo fin los destinatarios del mismo deberin cumpli- mentar las actuaciones que se establezcan para su entrega. Dicha Tarjeta acredita la per- ‘manencia legal de los extranjeros en Espafia, su identificacién y que se ha concedido, de acuerdo con la normativa vigente, la autori- zacién o reconocido el derecho para perma- necer en territorio espafiol. En el ambito de la tramitacién administrativa en Jos organismos pitblicos y con los instrumen- tos de acreditacién mencionados el proceso de validacién del acto administrativo, y consecuen- temente del documento que genera dicho acto, en términos generales podria seguir el siguiente itinerario administrativo: a) Si el procedimiento administrativo se inicia a peticién de parte, se realiza mediante una solicitud de prestacién de un servicio a través de un contacto presencial en la oficina de registro correspondiente por parte de una por la ley 10/1999, de 21 de abril (BOE 22/4/1999). bhutp://www.igsap.map.es/guia/proce/110350.htm © Ley Ongénica 1/1992, de 21 de febrero, sobre Proteceién de la Seguridad Ciudadana (BOE 22/2/ 1992). hitp://wwwmir.esSGACAVTiextranjelexttarjetal concepto.himl140 La validacién de los documentos: pasado, presente y futuro persona fisica, que valida mediante la estam- pacién de su firma, y la acreditacién de su personalidad la referida solicitud. b) El acto de validacién de la acreditacién personal (persona fisica o juridica) en el dmbito de la actividad administrativa corres- ponder a un empleado piblico adscrito a un 6rgano administrative con competencias concretas en esta materia. ©) Acreditada la personalidad fisica 0 de representacién juridica del solicitante se pro- cederé a realizar el control documental me- diante el acto administrativo de registro y, en ese momento, surge el efecto para el que ha sido creado el documento de solicitu. 4) En el documento de solicitud aparece estampada una grafia, un signo (rubrica) que hace referencia a la persona fisica que hace la peticién, en nombre propio o en representa- cién de un tercero. ©) En caso de conflicto entre el signo.de validacién del documento en relacién a la persona fisica acreditada que hace la peticién podria procederse a un peritaje caligrafo. Con la aparicién de la Administracién elec- trénica, los instrumentos de acreditacién de la personalidad fisica varian también en cuanto al soporte que contiene la informacién que, en este caso, pasa a ser igualmente soporte electrénico. La novedad en este mundo légico, a este res- pecto, se manifiesta en Ia aparicién de nuevos operadores con capacidad de acreditacién, como lo son las entidades prestadoras de servicios de certificacién’, que junto con el Ministerio del In- terior, tienen la potestad de acreditar nuestra per- sonalidad, dotindose para ello de los siguientes instrumentos: 7 Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrénica, (BOE 20/12/2003). Articulo 2. 8 Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electronica, (BOE 20/12/2003)., Articulo 15. a) Documento Nacional de Identidad elee- trOnico (DNI-e)'. Expedido por el Ministerio del Interior, es el Documento Nacional de Identidad que acredita electrénicamente la identidad personal de su titular y permite la firma electrénica de documentos. Todas la personas fisicas © juridicas, piblicas o privadas, reconoceran la eficacia del docu- mento nacional de identidad electrénico para acreditar la identidad y los demas datos per- s del titular que consten en el mismo, y para acreditar la identidad del firmante y la integridad de los documentos firmados con los dispositivos de firma electronica en él incluidos. sonal b) La firma electrénica’ es el conjunto de datos on forma clectrénica, consignados jun- to a otros 0 asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificacién del firmante, c) La firma electronica avanzada es la fir- ma electronica que permite identificar al fir- mante y detéctar cualquier cambio ulterior de os datos firmados, que esta vinculada al fir- mante de manera tinica y a los datos a que se refiere, y que ha sido creada por medios que cl firmante puede mantener bajo su exclus control. d) Se considera firma electronica recono- cida" a la firma electronica avanzada basada en un certificado reconocido y generada me- diante un dispositivo seguro de creacién de firma, La firma electrénica reconocida tendra respecto de los datos consignados en forma clectrénica el mismo valor que la firma ma- nuscrita en relacién con los consignados en papel. 9 Ibidem. Articulo 3.1 10 Ibidem, Articulo 3.2 11 Ibidem. Articulo 3.3El concepto de documento electrénico y su validacién {Que ocurre, ahora, en el Ambito de la trami- tacién administrativa en los organismos puibli- cos y con los instrumentos de acreditacién men- cionados si interactuamos mediante los canales telemiticos de tramitacién electrénica? Siguiendo el ejemplo del mundo fisico, con documentos en soporte papel, el proceso de va- lidacién del acto administrativo en cl ambito de la administracién electronica, y, consecuente- mente, del documento electrénico que genera dicho acto, en términos generales podria seguir el siguiente itinerario administrativo: a) Si el procedimiento administrative. s inicia a peticién de parte, se realiza median- te una solicitud de prestacién de un servicio mediante un contacto electronico en el regis- tro telematico del organismo correspondien- te, por parte de una persona fisica. b) Bl acto de validacion de la acreditacién personal (persona fisica 0 juridica) en el ém- bito de la actividad administrativa supondré la acreditacién (autenticacién de la persona- lidad fisica del solicitante) ante la Adminis- tracién actuante, ©) Laacteditacién de la personalidad ha de realizarse en tiempo real y se ejecutard por una Autoridad reconocida de validacién (ter cero de confianza) que, mediante sistemas de gestidn al efecto, actuara interrogando al di- rectorio actualizado de certificados emitidos por la Autoridad de Certificacién que haya emitido el certificado usado por el ciudadano para la realizacién de esta actividad adminis trativa. 4d) Larespuesta que ha de emitir Ia Entidad de Certificacién permitira al sistema de te- letramitacién ejecutar el acto administrative de registro, siempre y cuando el certificado electrénico reconocido no esté caducado o revocado; esto ha de permitir al ciudadano proceder a firmar electrénicamente la solici- tud, quedando asi asegurada la integridad de los datos contenidos en la misma y ejecutado 1 el acto administrativo con el fin de que surta los efectos previstos. ©) El documento que se genera en este acto de registro, -asiento registral més solicitud firmada por el ciudadano,- se generar elec- trénicamente; y lo mismo que los documen- tos generados por la que podriamos deno- minar tramitacién ordinaria y soportados en papel, en los electrénicos se generaran unos datos de notarizacién (metadatos de control) que hacen referencia al mimero de registro, hora de registro, Autoridad de Certificacién, fecha y hora de validacién, resumen algori mico del contenido, etc.) CONCLUSIONES Los procesos y los documentos que generan las Administraciones son los mismos. Quizés la novedad importante a tener en cuenta, desde la perspectiva de la administracién de documentos en los Archivos, es el esfuerzo que ha de hacer el mundo profesional para posicionarse de una manera clara y decidida dentro de'sus organi- zaciones, a la hora de abordar la definicién de los sistemas de administracién de documentos propios de su Organizacién, Los cambios que se pueden aventurar con respecto a la funcién de Archivo con la apari- cidn de la Administracién electrénica y, conse- cuentemente, de los documentos electrénicos se podrian resumir 1, Desaparicién de la formalidad de las transferencias, ya que los documentos elec- tronicos que se generen serdn archivados y custodiados en soportes y sistemas informé- ticos desde el msimo momento de su crea- cién. 2. Desaparicién del formato ya que para su conservacién se podra utilizarse el mismo formato del documento electrénico originario © cualquier otro que, en todo caso, asegure la integridad y disponibilidad de la informacién que el documento contenga. 3. Aparicién de la funcién de auditoria do- cumental. Los soportes en que se almacenen142 La validacién de los docuementos: pasado, presente y futuro los documentos electrénicos seran objeto de medidas de seguridad que garanticen la in- tegridad, proteccién y conservacién de los documentos almacenados y, en particular, la identificacién de los usuarios y el control de acceso a los mismos. 4. _Interoperabilidad entre organismos. Con el fin de que las actuaciones piblicas sean eficaces en cuanto a la prestacién de servi- cios a la ciudadania, nos encontramos con que los documentos requeridos a peticién de parte, residentes en otros Archivos, serdn ac- cesibles, como no puede ser de otra manera, a través de canales de comunicacién y han de ser los Archivos piiblicos los encargados de autorizar la consulta de antecedentes en los repositorios electrénicos propios, asi como de la notarizacién de dichos actos de consulta, BIBLIOGRAFIA CRUZ MUNDET, JOSE RAMON. “Los do- cumentos electrénicos como funcién archiv ca”. En: AABADOM. Boletin de la Asociacién Asturiana de Bibliotecarios, Archiveros, Do- cumentalistas y Musedlogos, ISSN 1131-6764, Vol. 14, N°. 2, 2003, Pags. 4-10. [citado 2006- 02-15].Disponible en Internet: http://www.aa- badom.org/2003_2_2_Cruz_mundet.pdf DIAZ RODRIGUEZ, ALFONSO. "Admi- nistracién electronica y gestién de Archivos". 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