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CONTABILIDAD

ANTECEDENTES Las primeras nociones que se tienen sobre el uso de la contabilidad datan de principios del siglo XIV, en las ciudades de Florencia, Venecia y Gnova en donde, debido a su actividad comercial, se encontraron libros de contabilidad llevados por partida doble una de las teoras contables. Pero no fue sino hasta el ao de 1494 cuando los fundamentos de la tcnica contable fueron establecidos por un monje franciscano llamado Fray Luca Pacioli quien en ese ao de public un libro de matemticas en el cual se trataba asimismo de contabilidad. En su obra, el sistema de contabilidad se establece a base de los libros: Inventario, Borrador, Diario, Mayor, y se dan reglas para llevar cada uno de ellos. Posteriormente se publicaron en Europa varios libros que sirvieron para difundir la tcnica contable, sin agregar nada nuevo a lo ya publicado por Fray Luca. En 1795 Edmond Legrange public en Pars un tratado de tenedura de libros en el cual recomendaba un Diario-Mayor a columnas, razn por la cual se le conoce como el precursor de los sistemas tabulares. No fue sino hasta fines del siglo XIX y la primera mitad del siglo XX, en Estados Unidos pas de gran progreso industrial, cuando ms adelantos se han logrado, tanto en lo relacionado a la filosofa de cuentas, como a procedimientos de registro, incluido el uso de computadoras y mquinas, publicndose una gran cantidad de literatura contable misma que ha sido traducida o adaptada por otros pases sin modificaciones fundamentales o de importancia. DEFINICION DE CONTABILIDAD. Es la disciplina que ensea las normas y los procedimientos para el registro ordenado y analtico las operaciones practicadas por las unidades econmicas constituidas por un solo individuo o bajo la forma de sociedades civiles o mercantiles conocidas como empresa (bancos, industrias, comercios etc.) FINES DE CONTABILIDAD Los fines de la contabilidad son los siguientes: 1.- Establecer un control riguroso sobre cada uno de los recursos y las obligaciones del negocio. 2.- Registrar, en forma clara y precisa, todas las operaciones efectuadas por la empresa durante el ejercicio fiscal. 3.- Proporcionar, en cualquier momento, una imagen clara y verdica de la situacin financiera que guarda el negocio. 4.- Prever con bastante anticipacin el futuro de la empresa 5.- Servir como comprobante y fuente de informacin, ante terceras personas, de todos aquellos actos de carcter jurdico en que la contabilidad puede tener fuerza probatoria conforme a lo establecido por la ley.

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1.- ESTADO DE SITUACION FINANCIERA 1.1. BIENES Y DERECHOS. OBLIGACIONES Y PATRIMONIO DE UNA EMPRESA ACTIVO, PASIVO Y CAPITAL ACTIVO Para establecer un negocio se requiere invertir y poner en movimiento un conjunto de valores de diferentes clases, tales como efectivo mercancas, maquinaria, etc. El activo se resume como todos los bienes y derechos propiedad de la empresa. PASIVO Algunas veces es necesario recurrir al crdito para adquirir cosas necesarias para la empresa, lo cual genera deudas y obligaciones para la misma. A todas las deudas y obligaciones a cargo de la empresa se le conoce como Pasivo. CAPITAL La palabra capital, tiene diversos significados, aunque por lo general se refiere al dinero o a los bienes expresados en dinero. Existen tres clasificaciones del capital que son: CAPITAL ECONOMICO Desde el punto de vista econmico el capital es uno de los factores de la produccin que son tierra, trabajo y capital. En este sentido el capital representa el conjunto de elementos que en ayuda del trabajo convierte en valores de uso los recursos naturales. CAPITAL FINANCIERO Es el dinero que se invierte para que produzca una renta o un inters, bien sea para la produccin de bienes o servicios compraventa de ellos o simplemente prestando dinero para percibir intereses. CAPITAL CONTABLE El capital contable es el conjunto de bienes invertidos por el empresario en el negocio, que viene a ser la diferencia aritmtica entre los bienes y las deudas de una empresa, es decir la diferencia aritmtica entre su activo y su pasivo, representando su patrimonio. CLASIFICACION DEL ACTIVO, PASIVO Y CAPITAL ACTIVO Los bienes y derechos de la empresa se clasifican en grupos dependiendo su naturaleza y a que tan rpido se pueden convertir esos bienes en efectivo. Por lo anterior podemos decir que el activo se clasifica de acuerdo a su grado de disponibilidad y convertibilidad a efectivo. La clasificacin del activo se da en valores homogneos mismos que se mencionan a continuacin:

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a)ACTIVO CIRCULANTE.- Esta formado por los valores con los cuales trabaja el empresario y mediante su cambio le producen utilidades. Entre ellos se cuentan principalmente el efectivo y las mercancas, debiendo tambin contarse las deudas a su favor, porque son consecuencia de las transacciones. b) ACTIVO FIJO.- Est formado por bienes que no emplea en transacciones, porque los necesita como base fundamental para la existencia del negocio, tales como edificios, mobiliario y equipo, o maquinaria si es fabricante. c) CARGOS DIFERIDOS.- Son aquellas inversiones que con el transcurso del tiempo se convierten en gastos, pero que por el momento tiene un verdadero valor, que en caso de venta del negocio puede recuperarse, como por ejemplo los gastos de instalacin, que aveces pueden ser cuantiosos pero con el paso del tiempo se amortizan. La clasificacin del Activo en estos tres grupos y los conceptos que los integran son los siguientes:
Caja Bancos Mercancas Clientes Documentos por cobrar Deudores Diversos Terrenos Edificios Mobiliario y equipo de oficina Equipo de cmputo y electrnica Equipo de reparto o de entrega Depsitos en garanta Acciones y Valores Gastos de Instalacin Papelera y tiles Propaganda o publicidad Primas de Seguros Rentas Pagadas por anticipado Intereses pagados por anticipado

CIRCULANTE

ACTIVO

FIJO

DIFERIDO

PASIVO De igual manera teniendo en cuenta que tambin el pasivo est formado por deudas y obligaciones de distinta naturaleza, se ha juzgado conveniente clasificar stas en grupos formados por valores homogneos y de acuerdo a su grado de exigibilidad esto es al plazo en que stas deban ser pagadas o cubiertas como se indica a continuacin: a)PASIVO CIRCULANTE.- Son aquellas deudas del empresario que provienen de compras o prstamos que deben reembolsarse a corto plazo, comnmente dentro de un ao como lmite. b) PASIVO FIJO.- Son aquellas deudas que se contraen para hacer inversiones en el negocio con el fin de fortalecerlo, y que tienen vencimiento a plazos mayores de un ao. c) CREDITOS DIFERIDOS.- Son productos cobrados por anticipado. Paralelamente a los cargos diferidos existen los crditos diferidos, pues si a su vez a la empresa se cubre el alquiler de un

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edificio, adelantado por varios aos hasta que no transcurren stos y se mantenga el contrato de arrendamiento, el cobro no podr considerarse como producto , debiendo ser mientras tanto un pasivo o responsabilidad que se difiere. La clasificacin del Pasivo en estos tres grupos y los conceptos que los integran son los siguientes: Proveedores CIRCULANTE
Documentos por pagar Acreedores Diversos IVA por pagar Impuestos por pagar Hipotecas por pagar o Acreedores hipotecarios Documentos por pagar ( a largo plazo ) Rentas pagadas por anticipado Intereses cobrados por anticipado

PASIVO FIJO DIFERIDO

CAPITAL El conjunto de bienes invertidos por el empresario esta representado de las siguientes maneras: Capital Social.- Es la inversin hecha por los socios Utilidades.- Son las ganancias o beneficios obtenidos por la empresa en un periodo Asimismo a la diferencia aritmtica de restar a los activos circulantes los pasivos circulantes se le llama CAPITAL DE TRABAJO. 1.2 LA CUENTA CUENTA: Es el registro especial donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizadas en los diferentes conceptos de Activo, Pasivo y Capital. Precisamente, de las cuentas Activo, Pasivo y Capital se obtienen los valores con los cuales se formula el Balance General y el Estado de Prdidas y Ganancias o de Resultados. NOMBRE DE LA CUENTA: El nombre que se asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla. CLASIFICACION DE LAS CUENTAS Las cuentas se clasifican de la siguiente manera: CUENTAS DE BALANCE CUENTAS CUENTAS DE RESULTADOS Cuentas de Ingresos Cuentas de Egresos Cuentas de Activo Cuentas de Pasivo Cuentas de Capital

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Cuentas de Activo.- Las cuentas de Activo son las que controlan los bienes y derechos propiedad de la empresa. Las cuentas de activo se relacionaron en el punto anterior. Cuentas de Pasivo.- Las cuentas de pasivo son las que controlan las deudas y obligaciones a cargo de la entidad. Las cuentas de activo se relacionaron en el punto anterior. Cuentas de Capital.- Las cuentas de Capital son las que controlan tanto las utilidades as como tambin las prdidas del negocio. Registran el valor del patrimonio y sus aumentos y disminuciones. Las cuentas de activo se relacionaron en el punto anterior. Cuentas de Egresos.- Son aquellas que se abren para registrar los conceptos de costo, gastos o prdidas. Las cuentas de egresos son las siguientes: Costo de venta, gastos de venta, gastos de administracin, gastos financieros y otros gastos Cuentas de Ingresos.- Son aquellas que se abren para registrar los conceptos de productos o utilidades. Las cuentas de Ingresos son: Ventas, productos financieros y otros productos ELEMENTOS DE LA CUENTA: La cuenta y sus elementos los podemos representar mediante el siguiente esquema: CUENTA DEBE HABER MOV. DEUDOR MOV. ACREEDOR SALDO DEUDOR ACREEDOR Debe.- Es la columna que se encuentra en la parte izquierda de la cuenta Haber.- Es la columna que se encuentra en la parte derecha. Cargar o debitar.- Es anotar una cantidad en el debe de una cuenta Abonar o acreditar.- Es anotar una cantidad en el haber de una cuenta Movimiento deudor.- Se llama movimiento deudor a la suma de los cargos de una cuenta. Movimiento Acreedor.- Se llama movimiento acreedor a la suma de los abonos de una cuenta Saldo.- Es la diferencia entre el movimiento deudor y movimiento acreedor, si el movimiento deudor es mayor que el acreedor resulta un saldo deudor y por el contrario si el movimiento acreedor. Cuenta saldada.- Se dice que una cuenta est saldada o cerrada cuando sus movimientos son iguales 1.3 TEORIA DE LA PARTIDA DOBLE La partida doble consiste en registrar, por medio de cargos y bonos, los efectos que producen las operaciones en las diferentes cuentas y conceptos que integran el Balance, de tal manera que siempre subsista la igualdad entre el Activo y la suma del Pasivo con el Capital. El enunciado de la teora de la partida doble es A todo cargo o cargos corresponden un abono o abonos en la misma cantidad y proporcin.

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La teora de la partida doble expone que: 1.- Toda operacin mercantil afecta un captulo del balance (activo, pasivo o capital) 2.- La operacin debe registrarse en las cuentas afectadas 3.- Este registro debe hacerse cargando o abonando las cuentas, es decir, anotando del lado del DEBE una, y la otra del lado del HABER 4.- Consecuentemente, por cada cargo debe hacerse un abono tocando cuentas distintas y habr muchos casos en que se cargue una cuenta abonando 2 o ms y viceversa, pero siempre debiendo ser por igual cantidad los cargos y los abonos que se hagan. A esta forma de hacer las anotaciones se le llama en contabilidad PARTIDA DOBLE, porque en virtud de ella las anotaciones deben hacerse 2 veces. Una vez cargando una o varias cuentas, y otra, abonando una o varias cuentas, debiendo ser el importe de los cargos igual que los abonos.
REGLAS PARA CARGAR O ABONAR SE DEBE CARGAR 1.- Aumenta el Activo 2.- Disminuye pasivo 3.- Disminuye el capital SE DEBE ABONAR 4.- Disminuye el activo 5.- Aumenta el pasivo 6.- Aumenta el capital

EJEMPLO: CARGOS ABONOS Caja...................................................................................... $ Mercancas.................................. Mercancas.......................................................................... Documentos por pagar................ 1.4 METODO Y REGISTRO DE CONTROL DE MERCANCIAS El registro de las operaciones de mercancas es uno de los ms importantes para cualquier empresa debido a que de este depende la exactitud de la utilidad o prdida en ventas. Para establecer un procedimiento para el registro de mercancas es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: 1.- Capacidad econmica del negocio 2.- Volumen de operaciones 3.- Claridad en el registro 4.- Informacin deseada El objeto de la cuenta de Mercancas o cualquiera que sea su denominacin de acuerdo al procedimiento empleado, es registrar el movimiento de entrada y salida de las mismas de la siguiente manera: DEBE 50,000 20,000 HABER
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50,000 20,000

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CARGOS 1.- Inventario Inicial a precio de costo 2.- Las entradas por compras a precio de costo 3.- Rebajas y descuentos en ventas a clientes 4.- Devoluciones por parte de los clientes ABONOS: 1.- Salidas de mercancas por concepto de ventas 2.- Rebajas y descuentos en compras que nos concedan los proveedores por el volumen de nuestras operaciones con ellos. 3.- Devoluciones sobre compra Existen tres procedimientos para el registro de mercancas los cuales son: 1.- Procedimiento Global o de Mercancas Generales 2.- Procedimiento Analtico o Pormenorizado 3.- Procedimiento de Inventarios Perpetuos PROCEDIMIENTO GLOBAL O MERCANCIAS GENERALES Este procedimiento consiste en registrar las diferente operaciones de mercancas en una sola cuenta, la cual se abre con el nombre de MERCANCIAS GENERALES. La cuenta de Mercancas Generales tiene el siguiente movimiento: MERCANCIAS
Se carga: Al principiar el ejercicio 1.- Del valor del inventario inicial de mercancas a precio de costo

GENERALES
Se abona: Durante el ejercicio 1.- Del valor de las ventas a precio de venta

MERCANCIAS
Durante el ejercicio 2.- Del valor de las compras a precio de adquisicin 3.- Del valor de los gastos de compra 4.- Del valor de las devoluciones sobre ventas a precio de venta 5.- Del valor de las rebajas sobre ventas

GENERALES

2.- Del valor de las devoluciones sobre compras a precio de adquisicin 3.- Del valor de las rebajas sobre compras

El movimiento de esta cuenta es heterogneo, pues en ella se registran conceptos a precio de costo y a precio de venta. El saldo de esta cuenta, llevada en esta forma, es igual al valor del inventario fsico ms la utilidad obtenida, y por lo tanto, para conocer est, debe compararse el saldo de la cuenta con el valor del inventario final, siendo la diferencia el beneficio obtenido, si es mayor el inventario que el saldo. La utilidad o prdida que arrojen las operaciones de compraventa en el perodo se determina del traspaso de del saldo de esta cuenta a la cuenta de PERDIDAS Y GANACIAS.

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En relacin al inventario fsico se entiende por ste la toma de razn que se hace de las mercancas en existencia al fin del periodo contable, valundolas a precio de costo. Este inventario se efecta tanto con el fin de conocer las existencias en la poca de balance, como para determinar la utilidad bruta que se haya obtenido durante el ejercicio. EJEMPLO: CONCEPTO -1Mercancas Generales (Inventario Inicial).................... $ Capital.................................... -2Mercancas Generales (Compra)................................. Caja........................................ -3Mercancas Generales (Gastos de compra)................. Caja....................................... -4Caja............................................................................... Mercancas Generales (Dev. S/compra) -5Mercancas Generales (compras)................................ Mercancas Generales (Reb. S/compra) Caja.......................................................... -6Mercancas Generales (Utilidad Bruta)......................... Prdidas y Ganancias............................... DESVENTAJAS DEL PROCEDIMIENTO GLOBAL 1.- No se puede conocer por separado el importe de ventas, el de compras, el de gastos de compra y el de las devoluciones y rebajas sobre compras y sobre ventas, por encontrarse reunidos todos en una misma cuenta, lo cual dificulta la elaboracin del Estado de Prdidas y Ganancias. 2.- No se puede conocer en cualquier momento, el valor del inventario final de mercancas, puesto que no existe ninguna cuenta que controle las existencias de mercancas. 3.- No es posible descubrir si ha habido extravos, robos o errores en el manejo de las mercancas, ya que no es posible determinar con exactitud el valor de las mercancas que debiera haber. 4.- Es necesario efectuar un recuento fsico de las mercancas para conocer el valor del inventario final, lo cual implica que se cierre el negocio. 5.- No se puede conocer el valor del costo de ventas ni la utilidad o prdida bruta, mientras no se conozca el valor del inventario final. DEBE 100,000 50,000 50,000 1,000 20,000 50,000
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HABER $ 100,000
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20,000
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5,000 45,000 181,000


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PROCEDIMIENTO ANALITICO O PORMENORIZADO Este procedimiento en lugar de registrar globalmente en una cuenta los conceptos que la forman, stos se pormenorizan en grupos generales tenindose que llevar varias cuentas especiales por concepto en el libro mayor. En este procedimiento se establecen las siguientes cuentas: Inventarios Compras Gastos de compra Devoluciones sobre compras Rebajas sobre compras Ventas Devoluciones sobre ventas Rebajas sobre ventas

DE SALDO DEUDOR

DE SALDO ACREEDOR

Para la determinacin de la utilidad bruta obtenida, se procede a efectuar una liquidacin, lo cual implica la necesidad de practicar un inventario fsico al fin del ejercicio incorporando el valor de ste a la cuenta de inventarios, asimismo se utilizan las dems cuentas. Para esta liquidacin existen dos procedimientos: I.- Mtodo de cuenta liquidadora.- Consiste en abrir una cuenta liquidadora de mercancas a la cual se le traspasan los saldos de las cuentas pormenorizadas. Despus de haberse hecho los traspasos a la cuenta Liquidadora, la cual se le denomina Cuenta Liquidadora de Mercancas, sta arrojar como saldo la utilidad bruta la cual se incorpora a la cuenta de Prdidas y Ganancias, como se hace con toda cuenta de resultados, a su vez la cuenta de Inventario quedar arrojando como saldo, el valor del inventario final. II.- Mtodo Analtico. . En este procedimiento no se abre la cuenta liquidadora, sino se hacen traspasos de una cuenta a otra como si se tratara de forma el Estado de Resultados, determinndose el coso de ventas. Finalmente el saldo de las cuentas restantes se traspasa a la cuenta de Prdidas y Ganancias. VENTAJAS DEL PROCEDIMIENTO ANALITICO. 1.- Se puede conocer cuando se desee el valor del inventario inicial, de las ventas, de las compras, de los gastos de compra, de las devoluciones y rebajas sobre compras y sobre ventas, debido a que para cada uno de estos conceptos se ha establecido una cuenta especial. 2.- Como se conoce por separado el valor de cada uno de los conceptos con que se forma es fcil la formacin del Estado de prdidas y ganancias. 3.- El registro de las operaciones de mercancas es mas claro DESVENTAJAS DEL PROCEDIMIENTO ANALITICO 1.- No se puede conocer el valor del inventario final, debido a que no existe una cuenta que controle la existencia 2.- No se puede saber si existen robos o extravos en el manejo de la mercanca 3.- Es necesario efectuar un inventario fsico de mercancas para conocer el inventario final, lo cual aveces obliga el cierre del negocio

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4.- No se puede conocer el costo de lo vendido ni de la utilidad bruta en cualquier momento que se desee. EJEMPLO EMPLEANDO EL MTODO ANALITICO LIQUIDADOR: 1.- Iniciamos un negocio con $ 100,000.00 en efectivo y $ 70,000.00 en mercancas. 2.- Vendimos mercancas por $ 600,000.00 de los cuales nos pagaron la mitad en efectivo y el resto a crdito. 3.- Los clientes devolvieron mercancas $ 40,000.00, cantidad que abonamos a sus cuentas. 4.- Se concedieron rebajas a los clientes, por valor de $ 10,000.00, suma que tambin abonamos a sus cuentas 5.- Compramos a crdito mercancas por $ 300,000.00. 6.- Las compras anteriores originaron gastos por $ 10,000.00 que se pagaron en efectivo 7.- Se devolvieron mercancas a los proveedores por $ 55,000.00, cantidad que cargamos a sus respectivas cuentas. 8.- Los proveedores nos concedieron rebajas por $ 5,000.00, suma la cual tambin cargamos a sus cuentas No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 CONCEPTO Caja.................................................................... $ Inventario............................................................ Capital............................................ Caja..................................................................... Clientes............................................................... Ventas........................................... Devoluciones sobre ventas................................. Clientes........................................ Rebajas sobre ventas......................................... Clientes....................................... Compras............................................................. Proveedores............................... Gastos de Compra.............................................. Caja............................................ Proveedores........................................................ Devoluciones sobre compras.... Proveedores........................................................ Rebajas sobre compra.............. Ventas................................................................. Devoluciones sobre venta......... Rebajas sobre ventas............... Compras............................................................. Gastos de compra..................... Devoluciones sobre compras.............................. Rebajas sobre compra........................................ Compras................................... Compras............................................................. Inventarios................................ Inventarios(Inventario Final)*.............................. Compras................................... Ventas................................................................. DEBE 100,000 700,000 300,000 300,000 40,000 10,000 300,000 10,000 55,000 5,000 50,000 10,000 55,000 5,000 700,000 500,000 450,000 HABER
00 00

$
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800,000 600,000

00

00 00 00 00 00 00 00 00 00 00

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40,000
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10,000
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300,000
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10,000
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55,000
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5,000
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40,000 10,000
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10,000
00 00

60,000
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700,000
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450,000
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Compras.................................. Ventas................................................................. 100,000 Prdidas y Ganancias.............. * El importe del inventario final se obtuvo mediante inventario fsico. CAJA
1) 100,000.00 2) 300,000.00 10,000.00(6

100,000 CLIENTES
2) 300,000.00

00

INVENTARIOS
1) 700,000.00 13) 500,00.00 700,000.00(12

CAPITAL
800,000.001)

40,000.00(3 10,000.00(4

VENTAS
9) 50,000.00 600,000.00(2 14) 450,000.00 15) 100,000.00 600,000.00 600,000.00 3)

DEV. SOBRE VTAS.


40,000.00 40,000.00(9 40,000.00 40,000.00

REB. SOBRE VTAS


4) 10,000.00 10,000.00(9 10,000.00 10,000.00

COMPRAS

5) 300,000.00 60,000.00 (11 10) 10,000.00 500,000.00(13 12)700,000.00 450,000.00(14 1010,000.00 1010,000.00

PROVEEDORES
1) 8) 55,000.00 5,000.00 300,000.00(5

DEV. SOBRE COMPRAS


11) 55,000.00 55,000.00 55,000.00(7 55,000.00

GASTOS DE COMPRA
6) 10,000.00 10,000.00 10,000.00 10,000.00

REB. SOBRE COMPRAS


11) 5,000.00 5,000.00 5,000.00(8 5,000.00

PERDIDAS Y GANANCIAS 100,000.00(15

PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS PERPETUOS O CONSTANTES Cuando se lleva el registro de mercancas por el mtodo global o el pormenorizado, no se puede conocer inmediatamente el importe del costo de los vendido ni de la utilidad bruta, para lo cual es necesario efectuar un inventario fsico para conocer el valor del inventario final. Este procedimiento consiste en registrar las operaciones de mercancas de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el importe del inventario final, el costo de ventas y de la utilidad o prdida bruta. En este mtodo se abren tres cuenta en libro mayor que son las siguientes: ALMACEN.- Es una cuenta de Activo Circulante; se maneja exclusivamente a precio de costo, su saldo es deudor y expresa, en cualquier momento, la existencia de mercancas, es decir, el inventario final. Se carga por el inventario inicial, compra de mercancas y por devoluciones de mercancas por ventas a precio de costo. Se abona por la salida de mercancas por ventas a precio de costo. COSTO DE VENTAS.- Es una cuenta de mercancas de resultados, se maneja a precio de costo, su saldo es deudor y expresa el costo de lo vendido. Se carga por el importe de las ventas a precio de costo. Se abona por el traspaso del importe total del costo de las ventas a la cuenta de ventas.
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VENTAS.- Es una cuenta de mercancas de resultados, se maneja a precio de venta, su saldo es acreedor y expresa las ventas netas, pero una vez que se traspasa a esta cuenta el importe del costo de ventas, su saldo representa la utilidad o prdida bruta. Se carga del importe de las devoluciones o bonificaciones sobre ventas a precio de venta, por el importe del costo de ventas y por el traspaso de la utilidad determinada a la cuenta de Prdidas y Ganancias. Se abona por el importe de las ventas a precio de venta. VENTAJAS DEL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS PERPETUOS O CONSTANTES 1.- Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final, sin necesidad de practicar inventarios fsicos. 2.- No es necesario cerrar el negocio para determinar el inventario final de mercancas, puesto que existe una cuenta que controla las existencias 3.- Se pueden descubrir los extravos, robos o errores ocurridos durante el manejo de las mercancas, debido a que se sabe con exactitud el valor de la mercanca que debiera haber. 4.- Se puede conocer, en cualquier momento, el valor del costo de lo vendido 5.- Se puede conocer, en cualquier momento, el valor de la utilidad o la prdida bruta En este procedimiento el auxiliar de la cuenta de almacn se lleva en tarjetas, una para cada clase de artculos, que se opera con entradas al costo y salidas bien sea al costo de primera entrada o al costo promedio, siendo este ltimo procedimiento el ms comn. Los documentos contabilizadores para la entrada de mercancas pueden ser un documento denominado nota de entrada a almacn, o ms eficazmente la nota de remisin o factura del proveedor debidamente anotada. EJEMPLO EMPLEANDO EL MTODO ANALITICO LIQUIDADOR: 1.- Iniciamos un negocio con $ 150,000.00 en efectivo y 50 artculos X con el precio de $10,000.00 cada uno. 2.- Compramos a crdito 60 artculos X con valor de $ 10,000.00 cada uno 3.- De la compra anterior devolvimos 20 artculos. 4.- Vendimos en efectivo 40 artculos X con valor de $20,000.00 cada uno. 5.- De la venta anterior nos devolvieron 10 artculos que pagamos en efectivo. No. 1 2 3 4 4a 5 5 CONCEPTO Caja.................................................................... $ Almacn............................................................ Capital............................................ Almacn.............................................................. Proveedores.................................. Proveedores........................................................ Almacn....................................... Caja..................................................................... Ventas......................................... Costo de Ventas................................................. Almacn..................................... Ventas................................................................ Caja............................................ Almacn.............................................................. Costo de Venta........................... DEBE 150,000 500,000 600,000 200,000 800,000 400,000 200,000 100,000 HABER
00 00

$
00 00

650,000 600,000 200,000

00 00 00 00 00 00 00

00

800,000
00

400,000
00

200,000
00

100,000

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Ventas................................................................. 300,000 Costo de Venta.......................... 7 Ventas................................................................. 300,000 Prdidas y Ganancias............... * El importe del inventario final se obtuvo mediante inventario fsico. CAJA
1) 150,000.00 4) 800,000.00 200,000.00(5

300,000
00

00 00

300,000

ALMACEN
1) 500,000.00 200,000.00(3 2) 600,000.00 400,000.00(4a 5A) 100,000.00

CAPITAL
650,000.00(1

PROVEEDORES
3) 200,000.00 600,000.00(2

VENTAS
5) 200,000.00 800,000.00(4 6) 300,000.00 500,000.00 800,000.00 7) 300,000.00 300,000.00

COSTO DE VENTA
4a) 400,000.00 400,000.00 100,000.00(5 300,000.00(6 400,000.00

PERDIDAS Y GANANCIAS
300,000.00

1.5 MAYORES AUXILIARES Cuando una empresa efecta operaciones con un nmero reducido de personas o de instituciones puede establecer el registro individual, que consiste en abrir una cuenta especial en el libro Mayor para cada persona o institucin con la que se opera, pero si es el caso de empresas que efectan operaciones con un nmero grande de personas o instituciones debe llevar un registro global porque en caso de abrir una cuenta especial para cada uno de ellos, el libro mayor resultara demasiado reducido para contener todas las cuentas personales; sera ms complicado localizar las cuentas; sera ms laborioso llevar al da los pases a las cuentas afectadas, no se podra determinar el total a favor o cargo del negocio as como tambin sera ms lenta la elaboracin de los estados financieros. Por tal razn se hace necesario el uso de cuentas colectivas o de control, que son las que se llevan en el libro mayor y expresan el total de los saldos de una serie de cuentas particulares asentadas en libros o registros llamados Mayores Auxiliares. El nombre que reciben las cuentas particulares es cuentas auxiliares o subcuentas, debido a que representan una parte del saldo de la cuenta colectiva a que corresponde, de tal manera que la suma de las subcuentas de cada mayor auxiliar debe coincidir, en cualquier momento, con el saldo de la cuenta colectiva correspondiente. CUENTA COLECTIVA CLIENTES
Saldo: 150,000.00

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IVN VZQUEZ RUBIO

CONTABILIDAD
MAYOR AUXILIAR DE CLIENTES

CLIENTE A Saldo 20,000.00

CLIENTE B Saldo 30,000.00

CLIENTE C Saldo 60,000.00

CLIENTE D Saldo 40,000.00

20,000.00 30,000.00 60,000.00 40,000.00 $150,000.00 En caso de existir una diferencia entre la suma del saldo de las subcuentas y el saldo de las cuentas colectivas, ste puede deberse a errores aritmticos en la suma; a errores en el pase de una cantidad de la subcuenta a la cuenta colectiva o a que se omiti el pase de una cuenta. Las subcuentas que forman parte del Mayor Auxiliar de una cuenta colectiva se pueden llevar en un libro, en hojas intercambiables o en tarjetas. Los mayores Auxiliares pueden ser en lo general, de dos formas: a) Con clasificacin columnar y asientos sucesivos de detalle b) Con clasificacin de cuentas en tarjetas u hojas intercambiables Los mayores con clasificacin columnar o tabular, son aquellos que se llevan para analizar cuentas y cuya subdivisin puede preverse, conocindolas de antemano. El libro auxiliar por lo tanto puede ser tabular y requiere como columnas: a) b) c) d) e) Fecha Concepto Referencia Total del asiento Tantas columnas como subdivisiones se hayan hecho a la cuenta

Preferentemente se le da clasificacin tabular a los auxiliares de las cuentas de resultados tales como Gastos de Administracin; Gastos de ventas; Gastos y Productos Financieros y de Gastos y productos diversos. Los mayores auxiliares de clasificacin por subcuentas son aquellos cuya expansin depende del mayor nmero de cuentas personales que se tenga que abrir. En este tipo de auxiliares no sera posible llevarlo en forma tabular si no se necesita un Subcuenta, con las mismas caractersticas que la cuenta, para cada persona. Los principales Mayores auxiliares por clasificacin de subcuenta son los siguientes: Mayor Auxiliar de Bancos Mayor Auxiliar de Almacn Mayor Auxiliar de Cuentas por cobrar:

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IVN VZQUEZ RUBIO

CONTABILIDAD

Clientes Documentos por cobrar Deudores Diversos Mayor Auxiliar de Cuentas por Pagar: Proveedores Documentos por pagar Acreedores diversos MAYOR AUXILIAR DE BANCOS Se lleva con el objeto de ejercer control sobre las operaciones efectuadas con cada uno de los bancos. Por lo general las subcuentas que forman el mayor auxiliar de bancos, se llevan en hojas sueltas o en tarjetas 22 2 1 1 34 ____________12 de julio______________ Bancos......................................................... $ Banco de Comercio, S.A........................... Caja............................................... Nuestro depsito en efectivo, segn ficha. ____________21 de julio______________ Gastos de venta........................................... Propaganda IVA Acreditable............................................ Tesorera de la Federacin........................ Bancos.......................................... Banco de Comercio S.A............. Ch/345621 a El Universal, S.A.... 400,000
00 00

400,000

181,818 18,181

19 81

200,000

00

El registro en la subcuenta es el siguiente: Nombre Banco de Comercio S.A. Direccin Emilio Carranza Nm. 203, Col Moctezuma Poblacin Mxico 9, D:F Ao del 2000
Fecha Julio 1 12 21 Cargos y Abonos Saldo inicial N/depsito en efectivo Ch/345621 a El universal F 1 22 34 $ Debe 500,000 00 400,000 $ 200,000 00

Nm. 1 Cuenta
Haber $

Bancos
Saldo 500,000 00 900,000 00 700,000 00

MAYOR AUXILIAR DE ALMACEN Debido a que la cuenta de Almacn es colectiva, por controlar mercancas de diferente clase, peso, medida, etc., hace necesario llevar un Mayor auxiliar para poder ejercer control particular

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IVN VZQUEZ RUBIO

CONTABILIDAD

sobre cada tipo de mercanca, por lo referente a entradas, salidas, existencia y dems detalles de cada especie de las unidades manejadas. En el mayor auxiliar de Almacn se lleva un control particular de cada una de las entradas y salidas de los diferentes tipos de mercanca que existen, de tal manera que se pueda conocer en el momento que se desee tanto la existencia como el valor de la mercanca. Las subcuenta del Mayor Auxiliar de Almacn, por lo regular, se llevan en hojas sueltas o en tarjetas, las cuales deben contener espacio suficiente para anotar los siguientes datos: a) b) c) d) e) f) Descripcin del artculo Unidad de que se trata que puede ser pieza, kilogramo, metro, par, docena, ciento etc. Mximo es decir la cantidad mayor de artculos que se pueden tener en existencia. Mnimo es decir la cantidad menor de artculos que debe haber en existencia Nmero de casilleros en donde se encuentran almacenados los artculos Nmero de la tarjeta u hoja.

Asimismo, los datos que debe contener el encabezado de las subcuentas son los siguientes: 1.- Fecha 2.- Nmero 3.- Entradas 4.- Salidas 5.- Existencias 6.- Precio por unidad En relacin al precio por unidad, existen tres mtodos para determinarlo: a) Primeras Entradas Primeras Salidas b) Ultimas Entradas Primeras Salidas c) Precio Promedio PRIMERAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS.- Este procedimiento consiste en considerar las unidades que salgan del almacn, al mismo precio con que se les dio entrada, en caso de que existan varias entradas y salidas, las unidades y el importe de stas que saldrn primero, son el importe y las unidades que entraron primero. Por ejemplo.- Durante el ejercicio se hicieron dos compras del artculo Z la primera por 10 unidades a $ 80.00 cada una, y la segunda 15 a $ 85.00 cada una. En relacin a lo anterior, del almacn saldrn 10 unidades al precio de $80.00 y una vez concluidas esas 10 unidades, las 15 siguientes unidades saldrn a $85.00 cada una ULTIMAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS.- Este procedimiento consiste en considerar que las primeras unidades en salir, en caso de que haya varias entradas y varias salidas de mercancas, sern las unidades y su importe que hayan entrado al ltimo. Por ejemplo.- Durante el ejercicio se hicieron dos compras del artculo Z la primera por 10 unidades a $ 80.00 cada una, y la segunda 15 a $ 85.00 cada una.

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IVN VZQUEZ RUBIO

CONTABILIDAD

En relacin a lo anterior, del almacn saldrn primero 15 unidades al precio de $85.00 y una vez concluidas esas 15 unidades, las 10 siguientes unidades saldrn a $80.00 cada una PRECIO PROMEDIO.- Este procedimiento consiste en dar salida a las unidades del almacn al ltimo precio promedio determinado. Este precio promedio se determina dividiendo el importe total de las unidades existentes que aparece en la columna de saldo, entre el nmero de unidades que aparecen en la columna de existencia Por ejemplo.- Durante el ejercicio se hicieron dos compras del artculo Z la primera por 10 unidades a $ 80.00 cada una, y la segunda 15 a $ 85.00 cada una. En relacin a lo anterior el precio promedio de las unidades existentes se determina de la siguiente forma: COMPRAS Primera Segunda No. DE UNIDADES 10 15 25 PRECIO POR UNIDAD VALOR $ 80 $ 800.00 85 1,275.00 $ 2,075.00

Precio Promedio = 2,075.00 = 83 25 MAYOR AUXILIAR DE CLIENTES La cuenta colectiva de Clientes recoge todos cargos y abonos del libro diario y el saldo de esta cuenta representa el total del importe a cargo de los clientes, pero en virtud de que esta cuenta tambin se conforma de varios clientes no de uno solo, es necesario llevar un Mayor Auxiliar, de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el importe del saldo de cada uno de ellos y de la cuenta colectiva. Las subcuentas del Mayor Auxiliar de Clientes, por lo general se lleva en hojas intercambiables o en tarjetas. EJEMPLO: 20 ____________12 de julio______________ 8 Clientes........................................................ $ 23 Delia Garduo Rosas............................... 16 Ventas............................................. 17 IVA por pagar.............................., 21 Tesorera de la federacin......... Nuestra venta a crdito, segn Fac. nm. 146 ____________21 de julio______________ 1 Caja............................................................. 8 Clientes.......................................... 60,000
00

54,545 5,454

00 46 54

21

6,000

00

6,000

00

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CONTABILIDAD

23 22 8

Arturo Snchez Ocampo................ Su abono en efectivo, segn recibo nm. 512............................. ____________23 de julio______________ Clientes........................................................ Delia Garduo Rosas................................. Ventas............................................ IVA por pagar................................ Tesorera de la federacin

10,000

00

9,090 91 909 09

El Mayor auxiliar sera el siguiente: Nombre Garduo Rosas Delia Direccin Atoyac Mz. 147 Lt. 16 Poblacin Mxico 9, D:F Ao del 2000
Fecha Julio 12 21 22 21 Cargos y Abonos Nuestra venta segn fact. 146 Su abono s/recibo nm. 512 Nuestra venta segn fact. 295 Saldo actual Sumas iguales Saldo anterior F 20 21 23 $ Debe 60,000 10,000 $ 70,000 64,000 00 $ 00 00 00 64,000 70,000 00 00 64,000 00 6,000 00

Cuenta
Haber

Nm. 23 Clientes
Saldo $ 60,000 00 54,000 00 64,000 00

Agosto

Este mismo formato se puede utilizar para los mayores auxiliares de Deudores Diversos, Proveedores y Acreedores Diversos. En general se pueden establecer mayores auxiliares para el concepto o cuenta que se desee como son Mayores auxiliares de Gastos de venta, Gastos de Administracin etc. 1.6 CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO Las cuentas complementarias de Activo son aquellas que, como su nombre lo dice, complementan el valor de algunos activos para que se conozca su valor real. Estas cuentas se presentan en el Balance General restando el valor del activo a que correspondan. Podemos considerar como cuentas complementarias de activo las reservas que se hagan en relacin como son: Reserva para cobros dudosos (Clientes o Deudores Diversos) Reserva para depreciacin ( para cada uno de los activos fijos) No es conveniente restar al valor del activo el importe de las reservas y presentar la diferencia como valor del activo en el Balance General, debido a que es importante primero saber el valor real del activo. En el caso de la Reserva para cobros dudosos, sta se trata de una mera estimacin que no es real, cuando se tenga la certeza de lo incobrable, entonces ser correcto disminuir la cuenta de Clientes o Deudores Diversos

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IVN VZQUEZ RUBIO

CONTABILIDAD

En relacin a la Reserva para la depreciacin para activos fijos, es importante conocer el valor real del bien y hacer referencia a la prdida del valor de ste por concepto de depreciacin. DEPRECIACION Y AMORTIZACION Depreciacin. La depreciacin es la prdida del valor de los activos fijos ocasionada por el uso o por el paso del tiempo, por obsolescencia, desgaste o deterioro ordinario, defectos de fabricacin, falta de uso e insuficiencia. El mtodo ms empleado por las empresas comerciales para el clculo de la depreciacin es el mtodo de lnea recta, el ms simple de los sistemas que existe para calcular la depreciacin. Dicho mtodo asigna el mismo valor de depreciacin a gastos en cada periodo, pero deben tenerse en cuente los siguientes factores: 1.- Costo de adquisicin 2.- Valor de desecho o de rescate 3.- Vida probable o tiempo de uso La depreciacin por este mtodo debe emplearse en aquellas clases de activos fijos en que el transcurso del tiempo es el elemento de reaccin ms importante. De lo anterior se desprende que el costo de adquisicin es el valor al que se adquiri el bien, el valor de desecho probable es el valor que se espera que tenga el bien al final de su utilidad y la vida probable es el tiempo que se espera que un bien sea til o eficiente. La frmula para la determinacin de la depreciacin es la siguiente: D = C- R N En la cual: C= costo de adquisicin del activo R= valor de rescate de desecho N= tiempo estimado do vida til D= depreciacin Ejemplo: La fbrica de Dulces, S.A de C.V., tiene una maquinaria cuyo costo es de $ 190,000.00. Se le considera un valor de rescate de $ 10,000.00 y una vida probable de 8 aos. Determnese la depreciacin que corresponda a un ejercicio (un ao) C= $ 190,000.00 R= $ 10,000.00 = D= $ 22,500.00 N= 8 aos Amortizacin Los activos diferidos representan bienes que en un principio ocasionan una erogacin que ir produciendo un beneficio poco a poco, esto es se ir consumiendo ese beneficio por periodos.

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CONTABILIDAD

La amortizacin es la accin de redimir un capital invertido, el consumo de esos bienes que se adquirieron en los que se invirti un capital y que se obtendr un beneficio derivado de esa inversin hasta agotar el total invertido, y cuando el valor de esos bienes se consume totalmente, su valor en el balance es cero. El porcentaje de amortizacin ms empleado es el que se menciona en la ley del Impuesto Sobre la Renta, la cual establece un porcentaje del 10% anual. Ejemplo: La Fbrica de Dulces, S.A. de C.V., tiene gastos de organizacin en cantidad de $ 20,000, calcular la amortizacin mensual y anual. Amortizacin anual: $ 20,000 x 10% = 2,000 Amortizacin mensual: $ 2,000/ 12 meses = $ 166 1.7 FORMULACION DEL ESTADO DE SITUACION FINANCIERA ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros son documentos contables que muestran la situacin financiera de la empresa. Existen dos tipos de estados financieros como a continuacin se muestra: ESTATICO ESTADOS FINANCIEROS DINAMICO
Estado de Resultados

Balance General

ESTADO DE SITUACION FINANCIERA O BALANCE GENERAL Es el estado financiero considerado como esttico que presenta la situacin financiera de la empresa en una fecha determinada, pues por un lado presenta sus recursos totales y por el otro sus deudas y capital o patrimonio a la fecha que necesariamente debe consignarse en dicho documento. El balance general se puede presentar de dos formas: Balance General en forma de reporte.- este documento se presenta en forma vertical y se desprende de la ecuacin contable: ACTIVO PASIVO = CAPITAL

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IVN VZQUEZ RUBIO

CONTABILIDAD

BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 1999 ACTIVO


CIRCULANTE Caja Mercancas Clientes FIJO Mobiliario y Equipo CARGOS DIFERIDOS Gastos de Instalacin Suma el Activo $ 2,500.00 80,700.00 12,600.00

95,800.00 30,600.00 12,500.00 $ 138,900.00

PASIVO
CIRCULANTE Proveedores FIJO Documentos por pagar CREDITOS DIFERIDOS Intereses anticipados Suma el Pasivo $ 6,700.00 10,000.00 200.00 16,900.00

CAPITAL
Inversin anterior Utilidad del ejercicio $ 100,000.00 22,000.00 122,000.00

Balance General en forma de cuenta.- Este documento presenta la informacin de manera horizontal y corresponde a la ecuacin contable: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 1999
ACTIVO CIRCULANTE Caja Mercancas Clientes FIJO Mobiliario y equipo CARGOS DIFERIDOS Gastos de Instalacin $ 2,500.00 80,700.00 12,600.00 $ 95,800.00 30,600.00 12,500.00 PASIVO CIRCULANTE Proveedores FIJO Documentos por pagar CREDITOS DIFERIDOS Intereses anticipados CAPITAL Inversin anterior Utilidad del ejercicio Sumas Pasivo y Capital 100,000.00 22,000.00
122,000.00 138,900.00

$ 6,700.00 10,000.00 200.00


$16,900.00

SUMA EL ACTIVO

138,900.00

En el balance general se relacionan los valores del activo, valores de pasivo y los valores de capital, para de esta manera mostrar la situacin financiera de la empresa, pues por un lado presenta sus recursos totales y por el otro sus deudas y capital o patrimonio en un momento dado.

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IVN VZQUEZ RUBIO

CONTABILIDAD

2.- ESTADO DE RESULTADOS 2.1 ELEMENTOS QUE DETERMINAN EL ESTADO DEL EJERCICIO El Estado de Resultados es el documento contable que muestra los resultados obtenidos por la empresa en un periodo determinado. Asimismo, este documento presenta en varios renglones, los distintos conceptos de utilidad y prdida. El Estado de Resultados, por su naturaleza, se considera un estado financiero dinmico. El objetivo principal del Estado de Resultados es mostrar la forma en que se obtuvo la utilidad en la empresa, mediante la venta de mercanca, en caso de empresas comerciales. Dicha utilidad es la que se presenta en el Balance General en el rengln de capital. El estado de Resultados se divide en dos partes para su elaboracin que son como sigue: PRIMERA PARTE En la primera parte se analizan todos los elementos que entran en la compraventa de mercancas hasta determinar la utilidad o la prdida de ventas, esto es la diferencia entre el precio de costo y el de venta de las mercancas. Para determinar las utilidades es necesario restar al importe de las ventas el costo de las mercancas vendidas, pero para llegar a estas cantidades es necesario obtener otros resultados, dependiendo del mtodo para el registro de mercancas, como son los siguientes: Por el procedimiento analtico o pormenorizado: UTILIDAD EN VENTAS= Ventas netas Costo de ventas VENTAS NETAS= Ventas totales Devoluciones y rebajas sobre ventas COSTO DE VENTA= Inventario Inicial + Compras Netas Inventario Final COMPRAS NETAS= Compras totales Devoluciones y rebajas sobre compras COMPRAS TOTALES= Compras + Gastos de compra Por el procedimiento de inventarios perpetuos o constantes: UTILIDAD EN VENTAS O BRUTA= Ventas Costo de venta En este procedimiento no es necesario conocer por separado otros conceptos debido que solo se emplean 3 cuentas para el registro de la mercanca. SEGUNDA PARTE En la segunda parte se analizan detalladamente los gastos de operacin, as como los gastos y productos que no corresponden a la actividad principal del negocio y determinar el valor neto que debe restarse de la utilidad bruta, para obtener la utilidad o la prdida lquida del ejercicio. Para obtener la utilidad o la prdida lquida del ejercicio es necesario conocer, los siguientes resultados:

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IVN VZQUEZ RUBIO

CONTABILIDAD

GASTOS DE OPERACIN= Gastos de venta + Prdida financiera (- Utilidad financiera) + Gastos de administracin UTILIDAD FINANCIERA (PERDIDA)= Productos financieros - Gastos financieros UTILIDAD DE OPERACIN= Utilidad bruta Gastos de operacin UTILIDAD NETA ENTRE OTROS GASTOS Y OTROS PRODUCTOS= Otros productos Otros gastos PERDIDA NETA ENTRE OTROS GASTOS Y OTROS PRODUCTOS= Otros gastos Otros Productos UTILIDAD DEL EJERCICIO= Utilidad de Operacin Prdida neta entre otros gastos y productos FORMA DE CMO SE OBTIENE EL ESTADO DE RESULTADOS

UTILIDAD BRUTA O UTILIDAD EN VENTAS GASTOS DE VENTA

MENOS
GASTOS DE OPERACION

MAS
GASTOS DE ADMINISTRACION

IGUAL IGUAL
UTILIDAD DE OPERACION

MAS O MENOS
PERDIDA O UTILIDAD EN GASTOS Y PRODUCOTS FINANCIEROS

MAS O MENOS
UTILIDAD O PERDIDA EN OTROS GASTOS Y PRODUCTOS

IGUAL
UTILIDAD DEL EJERCICIO

RELACION CON EL BALANCE GENERAL Las relaciones entre el Estado de Resultados y el Balance General son:

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IVN VZQUEZ RUBIO

CONTABILIDAD

1.- El inventario final de mercancas aparece en ambos estados, en el de resultados, como elemento para determinar el costo de ventas, y en el balance, como partida de activo, debiendo ser por la misma cantidad. 2.- La utilidad neta tambin debe figurar en los ambos documentos; en el Estado de Resultados como resultado final de las operaciones y, en el Balance General como acumulacin al capital original para determinar el capital actual. 2.2 ASIENTOS DE ACTUALIZACION Los asientos de actualizacin son aquellos que se elaboran para el registro diario de las operaciones de compra venta de mercancas, efectundose por el nuevo periodo de registro, de tal manera que se actualice el periodo anterior al actual. EJEMPLO: Segn procedimiento analtico o pormenorizado: 1.- Inicia el negocio con un inventario inicial de mercancas $ 910,000.00 y efectivo por $1000,000.00 2.- Venta de mercancas por $895,000.00 a crdito 3.-Devoluciones sobre ventas por $8,000.00 de la venta anterior 4.-Se compr mercanca por $540,000.00 a crdito 5.- Se pagaron fletes por compra de mercancas por $2,000.00 6.-Se pagaron rentas de las oficinas por $ 15,000.00 con cheque 7.- Se devolvieron mercancas compradas por $9,000.00 8.-Comisiones de agentes y dependientes por $8,000.00 9.-El inventario final fue por la cantidad de $765,500.00 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 CONCEPTO Caja.................................................................... $ Inventarios.......................................................... Capital............................................ Clientes.............................................................. Ventas.......................................... Devoluciones sobre ventas................................. Clientes........................................ Compras............................................................. Proveedores................................ Gastos de compra............................................... Caja............................................. Gastos de Administracin................................... Bancos........................................ Proveedores........................................................ Devoluciones sobre compra....... Gastos de Ventas............................................... Caja........................................... Inventario............................................................ Compras.................................. DEBE 1000,000 910,000 895,000 8,000 540,000 2,000 15,000 9,000 8,000 765,000 765,000 HABER
00 00

$
00

1910,000 895,000

00 00 00 00 00 00 00 00 00

00

8,000
00

540,000
00

2,000
00

15,000
00

9,000
00

8,000

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IVN VZQUEZ RUBIO

CONTABILIDAD

Segn procedimiento inventarios perpetuos: No. 1 2 2a 3 3a 4 5 6 7 8 CONCEPTO Caja.................................................................... $ Almacn.............................................................. Capital............................................ Clientes.............................................................. Ventas.......................................... Costo de venta................................................... Almacn....................................... Ventas................................................................. Clientes........................................ Almacn.............................................................. Costo de venta........................... Almacn............................................................. Proveedores................................ Almacn............................................................. Caja............................................. Gastos de Administracin................................... Bancos........................................ Proveedores........................................................ Almacn...................................... Gastos de Ventas............................................... Caja........................................... DEBE 1000,000 910,000 895,000 682,000 8,000 4,000 540,000 2,000 15,000 9,000 8,000 HABER
00 00

$
00

1910,000 895,000

00 00 00 00 00 00 00 00 00 00

00

682,000
00

8,000
00

4,000
00

540,000
00

2,000
00

15,000
00

9,000
00

8,000

2.3 ASIENTOS DE LIQUIDACION Los asientos de liquidacin son aquellos que se emplean para conocer la utilidad o la prdida bruta, mismos que se llevan acabo mediante cargos y abonos de las cuentas que integran la primera parte del Estado de Resultados. PROCEDIMIENTO ANALITICO O PORMENORIZADO ASIENTOS DE LIQUIDACION: 9 10 11 12 13 14 15 Ventas................................................................. Devoluciones sobre ventas............. Compras............................................................. Gastos de compra........................... Devoluciones sobre compra............................... Compras........................................ Compras............................................................. Inventarios..................................... Inventario............................................................ Compras.................................. Ventas................................................................. Compras................................. Ventas................................................................ Prdidas y Ganancias............ 8,000 2,000 9,000 910,000 765,000 678,000 208,000
00

8,000
00

00 00 00 00 00 00 00

2,000
00

9,000
00

910,000
00

765,000
00

678,000
00

208,000

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IVN VZQUEZ RUBIO

CONTABILIDAD
15,000 8,000
00

16 17

Prdidas y ganancias.......................................... Gastos de Admn................... Prdidas y ganancias.......................................... Gastos de venta...................... CAJA INVENTARIOS
2,000(5 8,000(8 1) 910,000 13) 765,000 910,000 (12

15,000
00

00 00

8,000 CAPITAL
1910,000(1

CLIENTES
2) 895,000 8,000(3

1) 1000,000

VENTAS
9) 8,000 678,000 686,000 209,000 895,000(2 895,000 209,000

DEV. SOBRE VTAS


3) 8,000 8,000 (9 4)

COMPRAS

PROVEEDORES
540,000(4 7) 9,000

540,000 765,000(13 2,000 9,000(11 12) 910,000 1452,000 774,000 678,000

GASTOS DE COMPRA
5) 2,000 2,000 (10

GTOS DE ADMON
6) 15,000

BANCOS
15,000(6

DEV. SOBRE COMPRA


11) 9,000 9,000(7

GASTOS DE VENTA
8) 8,000 8,000 (17

PERDIDAS Y GANANCIAS
16) 17) 15,000 8,000 23,000 209,000(15 209,000 186,000

PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS PERPETUOS O CONSTANTES ASIENTOS DE LIQUIDACION: 9 10 11 12 Ventas................................................................. Costo de ventas.............................. Ventas................................................................ Prdidas y ganancias..................... Prdidas y Ganancias........................................ Gastos de venta............................. Prdidas y Ganancias......................................... Gastos de Admn.......................... CAJA
1) 1000,000

678,000 209,000 9,000 15,000 CAPITAL


1910,000(1

00

678,000
00

00 00 00 00

209,000
00

9,000
00

15,000 CLIENTES
2) 895,000

ALMACEN
8,000 (8 1) 910,000 3a) 4,000 4) 540,000 2,000 (5 5) 2,000 1456,000 765,000 682,000 (2a 9,000 (7 691,000

8,000 (3

26

IVN VZQUEZ RUBIO

CONTABILIDAD
COSTO DE VENTA
2a) 682,000 678,000 4,000 (3a 678,000 (10

VENTAS
3) 8,000 10) 678,000 686,000 10) 209,000 895,000 (2 895,000 209,000

PROVEEDORES
7) 9,000 540,000 (4

GTOS DE ADMON
6) 15,000 15,000 (12

BANCOS
15,000 (6

GASTOS DE VENTA
8) 8,000 8,000 (11

PERDIDAS Y GANAN.
11) 8,000 12) 15,000 23,000 209,000 (9 209,000 186,000

ESTADO DE PERDIDAS Y GANACIAS Procedimiento Analtico o pormenorizado:


ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS CONCEPTO Ventas Totales Menos: Devoluciones sobre ventas Ventas Netas Compras Mas: Gastos de Compra Compras totales o brutas Menos: Devoluciones sobre compra Compras netas Mas Inventario Inicial Suma total de mercancas Menos: Inventario final Costo de lo vendido Utilidad bruta o en ventas Gastos de Operacin Gastos de venta Gastos de administracin Gastos Financieros Productos financieros Utilidad de operacin Otros gastos Otros productos Prdida neta entre otros gastos y productos Utilidad del ejercicio 895,000 678,000 540,000 2,000 00 00 542,000 9,000 00 00 533,000 910,000 1443,000 765,000 00 00 00 00 678,000 209,000 8,000 15,000 0 0 0 0 00 00 00 00 00 00 0 186,000 00 00 00 00 00 00 887,000 00

23,000 186,000

00 00

Por el procedimiento de Inventarios Perpetuos


ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS CONCEPTO Ventas Netas Costo de ventas Utilidad bruta o en ventas Gastos de Operacin Gastos de venta Gastos de administracin Gastos Financieros Productos financieros Utilidad de operacin Otros gastos Otros productos Prdida neta entre otros gastos y 887,000 678,000 8,000 15,000 0 0 0 0 00 00 209,000 00 00 00 00 00 00 00

23,000 186,000

00 00

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productos Utilidad del ejercicio

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0 186,000 00 00

3.- SISTEMAS DE CONTABILIDAD Los sistemas de contabilidad que no son mas que mtodos de registro en el diario, son aquellos procedimientos mediante los cuales se anotan las operaciones financieras de una empresa, valindose de documentos y diarios, cuya determinacin constituye el carcter peculiar del sistema En relacin a los sistemas de contabilidad, se establece que en la contabilidad en general, se constituye por tres clases de libros que son: I.- Los que sirven para sintetizar las operaciones y forman la contabilidad sinttica que son el mayor, el de inventarios y balances y el de resultados generales. II.- En los que se analizan o detallan por conceptos tales operaciones, y que a su vez forman las contabilidad analtica, a la que corresponden toda clase de libros auxiliares. III.- Los libros de primer apunte o diarios, que no forman parte ni de la contabilidad analtica ni de la sinttica, sino sirve de enlace y coordinan ambas contabilidades. Son precisamente tanto estos libros diarios como los documentos que se emplean para consignar a travs de ellos las operaciones, los que marcan la diferencia entre los mtodos de registro de los sistemas de contabilidad. Dichos sistemas de contabilidad son consecuencia de la evolucin del diario nico continental. El procedimiento llamado Continental, desarrollado por Fray Luca Paccioli, en el siglo XV, ao de 1494, consiste en registrar en un libro denominado Diario general, por medio de asientos, todas las operaciones al irse efectuando; pasar dichos asientos diariamente, uno a uno, tanto a los mayores auxiliares como al libro Mayor, y obtener de este ltimo los datos para hacer en el libro de Inventarios y balances, los estados financieros, o sea, el Balance general y el Estado de prdidas y ganancias. Dicho sistema de diario Continental presenta las siguientes desventajas: a) Debido a que solo una persona realiza las anotaciones de las operaciones, no es posible registrar oportunamente un crecido nmero de operaciones en el libro Diario. b) Cada asiento que se registre en el libro diario tiene que pasarse al libro mayor lo que implica que tales pases sean numerosos. c) Debido a que el libro diario se trata de un libro encuadernado, el registro de las operaciones se hace de forma manuscrita d)El pase a las subcuentas de los Mayores auxiliares se debe hacer tomando los datos del libro diario, labor que obliga a interrumpir el registro de las operaciones en el libro diario, y esto causa retraso. Para evitar estas desventajas, la evolucin del diario continental, se orient hacia la divisin del trabajo buscando ahorro de tiempo, dicha visin consisti en lo siguiente:

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CONTABILIDAD

a) Aumento en el nmero de columnas para anotar cantidades b) Divisin del diario en varios volmenes c) Corriendo los asientos en papeles sueltos, y no directamente sobre el diario En el diario continental hay solamente dos columnas de valores: una para cuentas de cargo y otra para cuentas de abono. Al aumentar estas columnas se dedican dos para cada cuenta: una para cargos y otra abonos, encabezada por el nombre de las cuentas respectivas. Por lo anterior, la evolucin del Diario continental, originada por el ahorro del tiempo como la divisin del trabajo; se logr aumentndole columnas, dividindolo en varios diarios o registrando las operaciones en hojas sueltas. Los procedimientos de registro que se han empleado en el proceso de evolucin del diario continental por el aumento de columnas, por su divisin en varios Diarios o por registrar las operaciones en hojas sueltas, son los siguientes: 1.- Procedimiento de Diario Mayor nico 2.- Procedimiento de Diario columnar 3.- Procedimiento de Diario y caja 4.- Procedimiento Centralizador 5.- Procedimiento de Plizas 6.- Procedimientos de cuentas por cobrar 7.- Procedimiento de cuentas por pagar 8.- Procedimiento de Volantes, o fichas 9.- Procedimientos combinados PROCEDIMIENTO DE DIARIO MAYOR UNICO Este diario data del ao de 1795, diseado por E. Degrange, con el objetivo de simplificar el trabajo de pasar los asientos del libro Diario al libro Mayor, lo cual se obtuvo uniendo en un solo libro el diario con relacin cronolgica de conceptos, y el mayor por la acumulacin clasificada en esas cuentas de los valores de cargo y abono. Este diario consiste en 5 columnas dobles para valores de cada una de las cuentas: Mercancas generales, Caja, Documentos por cobrar, Documentos por pagar, Prdidas y ganancias y Diversos Algunos de los inconvenientes relacionados con este procedimiento son: 1.- Equivocacin en el registro de las cuentas, cargar en una en vez de abonarla y viceversa 2.- Cargar o abonar un importe mayor o menor 3.- Un nmero reducido de cuentas dificulta su empleo en empresas de gran movimiento Una vez descubiertos los errores la forma de corregirlos es anulando el asiento equivocado mediante el empleo de la tinta de color rojo y, en el mismo rengln, hacer el asiento correcto con tinta azul o negra, anteponindole en el espacio de redaccin la anotacin contrapartida y correccin del asiento nmero. Esta es la mejor forma ya que no altera los movimientos de las cuentas.

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PROCEDIMIENTO DE DIARIO TABULAR Este sistema consiste en aumentar columnas en el rayado del diario continental, dedicando columnas de debe y haber a aquellas cuentas que tengan ms movimiento y abriendo tres columnas de varias cuentas que se destinan para ttulo, cargos y abonos. El rayado de este libro, por lo regular consta de diez o doce columnas de valores adems de las de fecha, nmero de partida, concepto, subcuenta, nmero de la subcuenta y parcial. Existen dos formas de registrar las operaciones en el Diario tabular, la primera, consiste en emplear tantos renglones como cuentas afecte la operacin o sea tal como se hace el registro en el diario continental, y la segunda consiste en suprimir en el espacio de concepto, los nombres de las cuentas afectadas, y tan solo emplear de l, para redactar cada operacin uno o varios renglones si fuere necesario. Dentro de las ventajas de este procedimiento tenemos que evita que los asientos pasen diariamente uno a uno e las cuentas del mayor ya que estos pasan por concentracin a las cuentas de mayor. Dicho asiento de concentracin se efecta por periodos que generalmente son de un mes. PROCEDIMIENTO DE DIARIO Y CAJA. El procedimiento de diario y caja fue el primero que admiti la divisin del trabajo, de tal forma que lo pudieran desarrollar dos personas, segn lo requera el registro de las operaciones. Es el resultado que tuvo la primera evolucin del diario continental al dividirse en dos diarios. La distribucin del trabajo se realiz en operaciones de caja que son las que originan ingresos o egresos de dinero efectivo; y las operaciones de diario que son las que no promueven movimiento de dinero efectivo. Por lo anterior, la distribucin del registro de las operaciones entre dos personas dio lugar a la divisin del diario continental en dos diarios, a uno de los cuales se le asign el nombre de Diario y Caja, y al otro, el de Diario de Operaciones Diversas. El libro de Caja puede adoptar 3 formas que se denominan: a) Caja corrida, b) Caja distribuida, y c) Caja columnar o tabular. El libro de caja corrida es el forma ms sencilla y consiste en anotar en el mismo, los documentos de entrada y salida de efectivo separadamente. El libro de caja distribuida se llama as porque las entradas y salidas se clasifican o distribuyen por cuentas, y en esta forma se registran cada da. El libro de caja tabular recibe este ttulo porque en ella se dedican columnas para las cuentas de ms movimiento y una seccin de varias cuentas, para las de menor uso , como el diario tabular. En el libro de operaciones diversas se registran aquellas operaciones que no implican el movimiento de efectivo. Las operaciones que ah se registran pueden ser de dos tipos, operaciones simples y operaciones compuestas, cuando se presentan operaciones que por una parte implican el movimiento de

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efectivo y otra parte no, es necesario hacer el registro tanto en el libro de operaciones diversas como en el de caja, por lo que para evitar el doble registro se utilizan las cuentas puente para enlazar ambos diarios. Las principales cuentas puente que, por lo regular, se emplean para registrar las operaciones compuestas o mixtas, son: Clientes-cuenta puente, Deudores diversos-cuenta puente, Proveedores- cuenta puente y Acreedores diversos cuenta puente. SISTEMA CENTRALIZADOR Este sistema es el resultado de la segunda evolucin del diario continental, en este se establecen varios diarios auxiliares para registrar en cada uno de ellos solamente un grupo genrico y homogneo de operaciones, con lo cual se divide el trabajo, as mismo, establece tales diarios en forma tabular o por columna. Para fijar el nmero de diarios especiales que deben utilizarse al implantar este procedimiento, es preciso determinar cuales son los grupos de operaciones que se repiten con frecuencia de tal manera que se establecen tantos diarios especiales como grupos de operaciones se encuentren. Dentro del nmero de operaciones que se efectan con mas frecuencia tenemos las siguientes: 1.- Cobros y pagos en efectivo 2.- Compras de mercancas al contado, a crdito y con garanta documental 3.- Ventas de mercancas al contado, a crdito y con garanta documental. 4.- Ventas de mercancas a precios de costo 5.- Expedicin o aceptacin y pago de documentos que garantizan compras de mercancas u otros objetos 6.- Recepcin, cobro y endoso de documentos que garantizan ventas de mercancas u otros conceptos. Los diarios ms comunes que pueden establecerse en una empresa, de acuerdo con los grupos de operaciones anteriores, son los siguientes: Diario de Caja En este diario se deben anotar nicamente operaciones que originen movimiento de efectivo ya sea de ingresos o egresos de dinero en efectivo. Dentro de los grupos de operaciones que se efectan constantemente, en empresas mercantiles importantes, existen algunas que adems de afectar el Diario de caja afectan a otro diario, como son las compras y ventas de mercancas al contado. Diario de Compras Este diario se establece cuando la empresa efecta compras de mercancas con frecuencia, en ste se deben registrar las adquisiciones de mercancas, adems los gastos de compra y las devoluciones y rebajas sobre compras, con el objeto de que en cualquier momento se conozca el importe de las compras netas.

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Diario de Ventas Este se establece cuando la empresa efecta operaciones de venta de mercancas con frecuencia, en el que se deben registrar las ventas a precio de venta y las devoluciones y rebajas sobre ventas, para conocer en cualquier momento el importe de las ventas netas. Diario de Salidas de Almacn En este diario se registran las ventas y devoluciones y rebajas sobre ventas a precio de costo, se debe establecer siempre que exista el diario de ventas y que, adems, el procedimiento que se lleve para registrar las operaciones de mercancas sea el inventarios perpetuos. Diario de Documentos por Pagar Este debe de establecerse slo cuando la empresa expida o acepte documentos para su pago con bastante frecuencia; en l se deben registrar tanto los ttulos de crdito ( LETRAS DE CAMBIO Y PAGARS ) que se expidan o acepten, como los que se pagan y cancelan. Diario de Operaciones Diversas En este diario, se deben anotar las operaciones que no se efectan frecuentemente, por lo que no es necesario el uso de un diario especial; tales como compras y ventas de terrenos, de edificios, mobiliario, etc. 3.1 SISTEMAS DE PLIZAS DE TRES REGISTROS En primer trmino es necesario conocer lo que significa la palabra pliza, la cual es un documento de carcter interno en el que se asienta o registra una operacin en forma detallada, tal como se registrara en el diario continental. En las plizas se deben asentar las firmas de las personas que intervinieron en su formulacin, las cuales toman los datos para elaborarlas , directamente de los documentos que dieron origen a la operacin, mismos que se anexan a la pliza. Dichos asientos una vez que se han autorizado, se deben pasar a diarios tabulares sin concepto, denominado registro de plizas y adems a las subcuentas de los mayores auxiliares. Una vez concluida la anotacin en los registros y en los mayores auxiliares, las plizas se deben archivar en orden progresivo de nmero para facilitar su localizacin. El sistema de plizas puede funcionar con una, dos o tres clases de plizas; cuando se emplea slo una se llama procedimiento de plizas de diario o de un registro, cuando opera con dos, se le denomina procedimiento de plizas de diario y caja o de dos registros, y cuando funciona con tres, se le denomina procedimiento de plizas de diario, plizas de ingresos y plizas de egresos, o sistema de plizas de tres registros. Plizas de un Registro Tambin llamado sistemas de plizas de diario, en ste se establece un solo tipo de pliza como documento contabilizador, es decir un solo diario. Este diario es tabular y su rayado es exactamente igual al del diario tabular, para contabilizar la pliza, la informacin se toma de los comprobantes mismos se anexan a la pliza.

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Plizas de dos Registros Tambin llamado sistema de diario y caja en el que se destinan dos juegos de plizas, uno destinado a controlar y contabilizar clasificadamente las operaciones con movimiento de efectivo y otro para las dems operaciones. Las primeras se denominan Plizas de Caja, y las segundas Plizas de Diario. Por lo que se abren dos registros de plizas, o sea dos diarios, para anotar las operaciones que indica cada clase de pliza, para lo cual puede llevarse adems un diario de forma continental que haga la funcin de diario general, con el nico fin de anotar en l cada mes los dos asientos de concentracin que arrojen los Registros de pliza. El rayado de las plizas de caja y de diario, es el mismo rayado, imprimindose en distinto color. En las plizas de caja se deben anotar exclusivamente operaciones que originen entradas o salidas de dinero efectivo. En las plizas de diario se deben anotar exclusivamente operaciones que no causen movimiento de dinero efectivo. Sistema de Plizas con tres Registros Este sistema consiste en dividir las operaciones en tres grupos que son: 1.- Operaciones en las que no interviene movimiento de dinero 2.- Operaciones que originan entrada de dinero 3.- Operaciones que originan salidas de dinero Por lo anterior es necesario emplear tres tipos de plizas que son: 1.- Plizas de entradas de efectivo 2.- Plizas de salidas de efectivo 3.- Plizas de diario que sirven para contabilizar todas aquellas operaciones que no implican movimiento de dinero Las plizas de entras de efectivo se conocen tambin como plizas de ingresos y en stas slo se registran entradas de dinero en efectivo, y las de salidas de efectivo se conocen tambin como plizas de egresos y slo se deben registrar salidas de dinero en efectivo. El rayado de las tres clases de plizas puede ser igual, se distinguen por el color del papel y el nombre con que se imprimen. Las plizas de ingresos normalmente se imprimen en hojas de papel azul, las plizas de egresos en hojas de papel rosa y las plizas de diario en papel blanco. 3.2 CUENTAS DE ORDEN Las cuentas de orden son aquellas que se abren para registrar valores contingentes que no afectan directamente los valores reales que integran el activo pasivo y capital.

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El hablar de contingencia se refiere a cosas que pueden suceder o no, en el caso de valores contingentes hablamos de valores probables que no se han realizado y por tal manera no modifican los valores reales plasmados en el Balance General. Los valores reales se registran en cuentas de activo, pasivo y capital, y los valores contingentes se registran en cuentas de orden las cuales se cancelan si la contingencia no se realiza. La razn por la cual se abren las cuentas de orden, es como recordatorio, o bien, para controlar algunos aspectos de la administracin. Son cuatro casos en los que deben abrirse cuentas de orden que son los siguientes: 1.- Para registrar el movimiento de valores y bienes ajenos, que se reciban en a) guarda; b) prenda o garanta y c) para la ejecucin de algn mandato como la comisin de compra o venta, y en general por operar por cuenta ajena. 2.- Para registrar derechos u obligaciones contingentes, que en muchas ocasiones originan un contrato bilateral, mismos que se pueden contraer por cualquier cosa, tales como primas sobre contratos de seguro que la empresa a pagado y por las cuales adquiere el derecho de proteger sus bienes por cierta cantidad, durante determinado tiempo; documentos que la empresa endosa, por los cuales adquiere una responsabilidad contingente, que se convertir en real si el girado o principal responsable no liquida el valor de dichos documentos 3.- Para registrar la emisin y control de valores emitidos, de cuyo pago se hace responsable el emisor, y ste sea en efectivo o por compensacin en servicios. 4.- Para registrar operaciones por duplicado, con fines de control desde un punto de vista distinto, por ejemplo cuando la depreciacin de los bienes del activo fijo se registra a tasa diferente de la que marca la Ley del Impuesto sobre la Renta, para controlar, tanto el precio de costo real, como el precio alzado de las mercancas en consignacin. Clasificacin de las Cuentas de Orden. Teniendo como base los cuatro casos anteriores para establecer cuentas de orden, stas se pueden clasificar desde dos puntos de vista: a) Para los efectos de presentacin al calce del balance general, se dividen en: 1.- Valores ajenos 2.- Valores contingentes 3.- Cuentas de registro b) Para regir su movimiento, se clasifican en: 1.- De orden de activo 2.- De orden de pasivo 3.- De orden de resultados (Ingresos y egresos). 4.- De orden de registro Los nombres de las cuentas de orden deben dar una idea clara y precisa de las operaciones que en ellas se registran, con el fin de interpretar fcilmente su objeto y movimiento.

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Movimiento de las cuentas de orden. Las cuentas de orden deben llevarse dentro de un sistema de partida doble, y en grupos de dos, siendo la una correlativa de la otra y debiendo tener forzosamente movimientos y saldos compensados en todo tiempo aunque de naturaleza contraria, siendo tambin, el saldo de la primera deudora y de la segunda acreedora. Existen dos procedimientos para registrar el movimiento de las cuentas de orden que son: a) Por movimiento directo o paralelo, que consiste en que el asiento que se registre emplear cuentas de orden tanto en su cuenta deudora como acreedora, sin que intervengan cuentas de balance. b) Por movimiento cruzado, que es cuando en un asiento intervengan como cuenta deudora, una cuenta de orden, y como acreedora una cuenta de balance. A su vez, para afectarse la segunda cuenta de orden tendr que tocarse otra cuenta de balance. Despus de hechos los asientos, las cuentas de orden debern arrojar saldos iguales. Presentacin en el Balance Es importante la presentacin de las cuentas de orden en el balance general, pues los interesados en la empresa no solamente deben conocer sus derechos y obligaciones reales, sino tambin los de carcter contingente, toda vez que stos pueden influir en el futuro de dicha empresa, pues sealan expectativas favorables o adversas. Por lo general, las cuentas de orden se presentan al calce del balance general, esto es debajo de la suma del activo y la del pasivo ms el capital, indicando solamente las del saldo deudor debido a que su saldo es igual a las de saldo acreedor
ACTIVO CIRCULANTE Caja Mercancas Clientes FIJO Mobiliario y equipo CARGOS DIFERIDOS Gastos de Instalacin $ 2,500.00 80,700.00 12,600.00 $ 95,800.00 30,600.00 12,500.00 PASIVO CIRCULANTE Proveedores FIJO Documentos por pagar CREDITOS DIFERIDOS Intereses anticipados CAPITAL Inversin anterior Utilidad del ejercicio Sumas Pasivo y Capital 100,000.00 22,000.00
122,000.00 138,900.00

$ 6,700.00 10,000.00 200.00


$16,900.00

SUMA EL ACTIVO

138,900.00

CUENTAS Valores ajenos Mercancas en comisin Valores contingentes Documentos endosados ................ ................ ...................

DE ORDEN ............................$ 135,000.00

.................... $ 125,000.00

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Seguros en vigor Cuentas de Registro Activo depreciable Suma ................. .................... 450,000.00 575,000.00

CONTABILIDAD

................. .................... ...............................190,000.00 ................. .................... ............................$ 900,000.00

3.3 MERCANCIAS EN TRANSITO Cuando se compran mercancas, sta debe de ser registrada en las cuentas de Mercancas Generales, Compras o Almacn segn el mtodo que se adopte, pero siempre al costo de adquisicin. Cuando la compra es en plaza, el costo de adquisicin es generalmente el valor de la factura del vendedor, no as, cuando la compra se hace fuera de plaza, pero dentro del pas, su costo estar representado por el precio de factura, ms seguros en trnsito, fletes y acarreos. Cuando se presenta dicha situacin, el registro de la compra de mercanca, no se puede hacer directamente a la cuenta de activo, pues el costo se integra por etapas, dado que sus componentes se conocen en distintas fechas, por ejemplo, primero se conoce el precio de la factura del vendedor, posteriormente al asegurar la partida, se conoce el monto de la prima del seguro; despus, al liquidar la cuenta de gastos del medio de transporte de la mercanca, se conocer el importe del flete, y finalmente, al llevar la mercanca al almacn, se conocer el importe de los acarreos. El hecho de que no se puedan conocer estos gastos simultneamente, obliga a que se lleve un registro de carcter transitorio para acumularlos segn se vayan presentando, y que al final cuando las mercancas compradas lleguen al almacn, ya con conocimiento del costo total, se podr hacer el cargo a la cuenta de Mercancas, Almacn etc. Cuenta de Mercancas en Trnsito Mercancas en Trnsito es una cuenta de activo circulante, que se emplea para registrar el costo ms los gastos que se van presentando en la compra de mercancas fuera de plaza. Dicha cuenta se carga: 1.- Por el importe de la factura, cuando sta se recibe. 2.- Por la prima de seguro en trnsito. 3.- Por el flete desde el punto de origen al de destino 4.- El acarreo de la estacin de ferrocarril hasta el almacn Dicha cuenta se abona: 1.- El costo de la mercanca adquirida 2.- El costo de los artculos extraviados o daados, con cargo a la cuenta de la compaa de seguros, si los efectos estuvieran asegurados. El saldo de la cuenta ser deudor y representa el costo de los efectos no llegados o en trnsito. En el caso de compras de importacin, los gastos ms comunes son: gastos aduanales, empaques, seguros, fletes, maniobras de carga y descarga y diversos. Ya en territorio nacional se
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causan gastos tales como: almacenaje, gastos de internacin, pesaduras y abriduras del despacho aduanal, derechos de importacin etc. EJEMPLO 1.- Se giran 1,000 dls. Al proveedor Jimmy Collins, de los Angeles, Ca., por un pedido de mquinas rasuradoras, siendo el tipo de cambio de $ 9.30. 2.- Se recibe factura del proveedor por 100 mquinas rasuradoras a 10 Dls. C/u. 3.- Se recibe cuenta del mismo, por gastos que liquida, incluyendo seguros de trnsito y fletes hasta la frontera, por valor de 70 dls. 4.- Se recibe nota de gastos y derechos de P. Torres y Ca., agentes aduanales, por valor de $2,500.00 5.- Se liquidan fletes de Tijuana a Mxico por valor de $ 2,000.00 6.- Se liquidan acarreos de la estacin de ferrocarril a los almacenes, por valor de $ 200.00 7.- Se reciben 95 mquinas rasuradoras que se dan de entrada en el almacn 8.- Se reclaman a la Ca de Seguros el reembolso del costo del costo de 5 mquinas rasuradoras extraviadas. 1 2 3 4 Proveedores....................................................... Caja ............. Mercancas en trnsito....................................... Proveedores................................... Mercancas en trnsito....................................... Proveedores................................... Mercancas en trnsito........................................ Proveedores.................................. Mercancas en trnsito ....................................... Caja......................................... Mercancas en trnsito........................................ caja.............................................. Almacn.............................................................. Mercancas en trnsito................... Cuentas Personales Varias................................ Mercancas en trnsito.................. 9,300 9,300 651 2,500 2,000 200 8,835 465
00

9,300
00

00 00 00 00 00 00 00 00

9,300
00

651
00

2,500
00

2,000
00

2,000
00

8,835
00

465

Para determinar el costo cuando se habla de artculos exactamente iguales, el costo unitario se determina dividiendo los gastos totales entre las unidades llegadas. Cuando se trata de artculos diferentes, su precio de adquisicin es distinto, cada clase de artculos tiene distinto peso, los derechos de importacin que causa son distintos y puede haber gastos especiales sobre cada artculo. En este caso debe hacerse una prorrata de los gastos, que tiene por objeto conocer el costo unitario de cada clase de artculos.
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3.4 MERCANCIAS EN CONSIGNACION Son aquellas mercancas que el comerciante remite a una persona llamada comisionista, para ser vendidas por cuenta del primero y de acuerdo con las instrucciones estipuladas por l La venta de mercancas en consignacin permite al comerciante aumentar el volumen de las ventas, sin tener que desembolsar fuertes cantidades de dinero, esto es, tener menos gastos y de esa manera incrementar el margen de su utilidad. Debido a que las mercancas dadas en consignacin, es un rengln ms del negocio del comitente y para conocer separadamente el resultado de esas operaciones, es necesario que abra cuentas especiales, separadas de las que lleve para el control de las mercancas dentro de su negocio. Para el registro de este tipo de operaciones, existen los mismos procedimientos para el registro de mercancas que ya se han estudiado anteriormente, con la nica diferencia de que en el registro es necesario abrir cuentas separadas. Se presenta el siguiente ejemplo: 1.- Se envan en consignacin para su venta 200 discos compactos a $ 20.00 2.- Se pagan fletes por $ 1,000.00 en efectivo para enviar los discos compactos 3.- El comisionista nos informa que vendi 100 disco a $40.00 c/u. 4.- Se devuelven 10 discos defectuosos 5.- Se paga al comisionista su comisin correspondiente por $ 500.00 6.- El comisionista nos enva fondos en cantidad de $ 1,500.00 7.- En el inventario de discos en poder del comisionista es de 90 discos compactos MERCANCAS EN CONSIGNACION METODO GLOBAL 1 2 3 4 5 6 7 Mercancas en consignacin Mercancas Generales Mercancas en consignacin Caja Cuentas personales. Comisionista Mercancas en consignacin Mercancas Generales Mercancas en consignacin Mercancas en consignacin Cuentas personales. Comisionista Caja Cuentas personales Mercancas en consignacin Prdidas y Ganancias del Ejercicio 4,000 1,000 4,000 200 500 1,500 1,000
00

4,000
00

00 00 00 00 00 00 00 00

1,000
00

4,000
00

200
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500
00

1,500
00

1,000
00

MERCANCAS EN CONSIGNACIN POR EL METODO ANALITICO 1 Mercancas en consignacin Inventario 4,000


00

4,000

00

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1,000 4,000 200 500 1,500 2,000 1,000
00

2 3 4 5 6 7 8

Ventas en consignacin Caja Cuentas personales. Comisionista Ventas en consignacin Inventario Mercancas en consignacin Venta en consignacin Cuentas personales. Comisionista Caja Cuentas personales Ventas en consignacin Mercancas en consignacin Ventas en consignacin Prdidas y ganancias del ejercicio

1,000
00

00 00 00 00 00 00 00

4,000
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200
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500
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1,500
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2,000
00

1,000

En este procedimiento se abren dos cuentas la primera MERCANCIAS EN CONSIGNACION en la que se efectan: Cargos por: Valor de la mercanca enviada a precio de costo Y se efectan abonos por: 1.- Devolucin de mercancas 2.- Costo de las ventas, en funcin al inventario actual El saldo de esta cuente representa el valor de las mercancas en consignacin, existentes a precio de costo. La segunda cuenta que se abre es la de VENTAS EN CONSIGNACION, en la que : Se abona: el importe de las ventas Se carga: el importe de gastos por fletes, almacenaje, comisiones, etc. y el Costo de lo vendido El saldo representa la utilidad bruta obtenida en las ventas MERCANCAS EN CONSIGNACIN POR EL METODO DE INVENTARIOS PERPETUOS O CONSTANTES 1 2 3 4 5 6 Almacn en consignacin Almacn Costo y ventas en consignacin Caja Cuentas personales. Comisionista Costo y Ventas en consignacin Almacn Almacn en consignacin Costos y Ventas en consignacin Cuentas personales. Comisionista Costos y Ventas en consignacin 4,000 1,000 4,000 200 500 2,000
00

4,000
00

00 00 00 00 00 00

1,000
00

4,000
00

200
00

500
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2,000 1,500 1,000
00

Almacn en consignacin 7 8 Caja Cuentas personales Costos y Ventas en consignacin Prdidas y ganancias del ejercicio
00

1,500 1,000

00 00

Las cuentas que se abren por este mtodo son: ALMACEN EN CONSIGNACION en la que se efectan los siguientes movimientos Se carga por el valor de la mercanca enviada, a precio de costo. Se abona por la devolucin de mercancas y por el costo de las ventas Su saldo representa constantemente el valor de las existencias a precio de costo Por la cuenta COSTOS Y VENTAS EN CONSIGNACION: Se abona por el importe de las ventas Se carga por los gastos por fletes, almacenaje, comisin, etc. y el costo de lo vendido Su saldo representa la utilidad bruta en las operaciones Independientemente del procedimiento que se lleve a cabo, cuando haya un gran volumen de operaciones con varios comisionistas, es necesario abrir tantas subcuentas como comisionistas se tengan para cada una de las cuentas controladoras del mayor. DOCUMENTOS DESCONTADOS O ENDOSADOS Una forma de garantizar un crdito es mediante el uso de documentos llamados ttulos de crdito que son los pagars y la letra de cambio. Pero si el comerciante necesita tener fondos no es necesario que espere hasta el vencimiento futuro de dichos documentos para cobrarlos a sus clientes, sino que puede recurrir al DESCUENTO de documentos a travs de endoso del mismo a una Institucin Bancaria, y de esta manera contar con los fondos que necesita. Al efectuar el descuento de documentos, el comerciante recibir inmediatamente el lquido producto, esto es el valor real o actual el cual ser el valor nominal del documento menos un descuento que le efecta el banco. Dicho descuento se calcula sobre el valor nominal de los documentos y los das que hay entre la fecha en que se lleva a cabo el descuento y la del vencimiento de los mismos. Pero la responsabilidad del comerciante no ha terminado, como lo establece el artculo 154 de la Ley de Ttulos y Operaciones de Crdito su responsabilidad termina hasta que el banco cobre dichos documentos. Por lo anterior, se necesita consignar en libros tal responsabilidad contingente, es decir la responsabilidad est sujeta a la contingencia de la falta de pago de la letra o pagar. El registro del endoso se puede hacer de dos formas:

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a)- Estableciendo una cuenta complementaria de activo de saldo acreedor llamada Documentos Descontados, que se abona del valor del documento cuando se endosa y se carga cuando ste sea liquidado al vencimiento o en su caso devuelto EJEMPLO 1.- El 01 de marzo de 2000 Sr. Vicente Fernndez descont una letra de cambio con valor de $ 5,000.00 con fecha de vencimiento el 31 de marzo del 2000 con el 12% anual. Caja Gastos y productos financieros Documentos Endosados $ 4,950.00 50.00 $ 5,000.00

2.- El 31 de marzo del 2000, el banco nos comunica que ya efectu el cobro de la letra de cambio, por lo que corremos el asiento para dar salida legal al documento. Documentos Endosados Documentos por cobrar $ 5,000.00 $ 5,000.00

3.- En el caso de que el documento no hubiera sido cubierto, y el comerciante hubiera tenido que liquidarlo ms gastos que en este caso seran por $ 100.00, el asiento correspondiente sera: Cuentas Personales Caja Documentos por cobrar Documentos endosados $ 5,100.00 $ 5,000.00 5,000.00 5,100.00

El saldo de la cuenta Documentos Endosados aparecer en el balance restando el saldo de la cuenta Documentos por Cobrar mientras no haya vencido el documento. b) El otro mtodo es abriendo dos cuentas de orden para registrar la responsabilidad contingente, las que tendrn movimiento compensado llamadas Documentos Endosados una y Responsabilidad por Endoso la otra. EJEMPLO Suponiendo el mismo caso mencionado anteriormente, los asientos seran los siguientes: 1.- El 01 de marzo de 2000 Sr. Vicente Fernndez descont una letra de cambio con valor de $ 5,000.00 con fecha de vencimiento el 31 de marzo del 2000 con el 12% anual. -- 1 -Caja Gastos y productos financieros Documentos Por cobrar -- 1a -Documentos Endosados Responsabilidad por endoso $ 4,950.00 50.00 $ 5,000.00 5,000.00 5,000.00

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CONTABILIDAD

2.- El 31 de marzo del 2000, el banco nos comunica que ya efectu el cobro de la letra de cambio, por lo que corremos el asiento para dar salida legal al documento. Responsabilidad por Endoso Documentos Endosados $ 5,000.00 $ 5,000.00

3.- En el caso de que el documento no hubiera sido cubierto, y el comerciante hubiera tenido que liquidarlo ms gastos que en este caso seran por $ 100.00, el asiento correspondiente sera: Cuentas Personales Caja Responsabilidad por Endoso Documentos endosados $ 5,100.00 $ 5,000.00 5,000.00 5,100.00

Dichas cuentas aparecern al final del balance, en tanto no venza el plazo de los documentos en la misma manera en que aparecen las dems cuentas de orden 3.5 MERCANCIAS EN COMISION Adems de las operaciones ya vistas que puede realizar un comerciante, existe la comisin mercantil, que de acuerdo al Cdigo de Comercio en el artculo 273 la comisin mercantil es el mandato aplicado a actos concretos de comercio, denominndose Comitente al que confiere la comisin y Comisionista al que la desempea. El mandato es el encargo de hacer una o varias actividades, como comprar y vender por cuenta ajena, como la venta de mercancas a cuenta y nombre de otra persona. Las mercancas que recibe un comisionista para venderlas a nombre del comitente se les llama mercancas en comisin, dichas mercancas no aumentan el activo del comisionista, ya que no son de su propiedad, y solo puede disponer de ellas para los fines del encargo del comitente. Es costumbre que peridicamente el comisionista le rinda un informe al comitente de las operaciones que ha realizado Debido a que dichas mercancas no son de su propiedad, el comisionista no puede emplear en su registro cuentas normales de activo, por lo que debe abrir cuentas de orden cuyo objetivo es registrar el movimiento de los valores ajenos. Como se vio anteriormente en el estudio de las cuentas de orden, stas se establecen como cuentas de clasificacin especial. El grupo de cuentas de orden que se abren en este caso son cuentas de valores ajenos por tratarse de valores que no son propiedad del comisionista. Para registrar las mercancas que se reciben del comitente, as como las ventas y devoluciones de las mismas se establecen las siguientes cuentas de orden: Mercancas en comisin (c.o.d.) Comitente, cuenta de mercancas (c.o.d.)
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Para las entradas y salidas de dinero en efectivo que originen las operaciones que ha efectuado el comisionista, por cuenta del comitente, se abren las siguientes cuentas de orden: Caja del comitente (c.o.d.) Comitente, cuenta de clientes (c.o.d.) Mientras la cuenta de mercancas en comisin se carga por, la cuenta de Comitente, cuenta de mercancas se abona por: 1.- El precio de costo de las mercancas recibidas del comitente para su venta 2.- El precio de costo de las mercancas devueltas por los clientes al comisionista La cuenta de Mercancas en comisin se abona por, y la cuenta de Comitente, cuenta de mercancas se carga por: 1.- El precio de costo de las mercancas vendidas por el comisionista. 2.- El precio de las mercancas devueltas por el comisionista al comitente. El saldo de estas cuentas, debe ser siempre igual aunque de naturaleza contraria, y representa el precio de costo de las mercancas en poder del comisionista, que son propiedad del comitente. La cuenta de Caja del Comitente se carga por, y la cuenta de Comitente, cuenta de caja se abona por: 1.- La provisin de fondos que recibe el comisionista del comitente. 2.- El dinero en efectivo que recibe el comisionista por las ventas al contado. 3.- Los cobros que hace el comisionista sobre las ventas a crdito. La cuenta de Caja del Comitente se abona por, y la cuenta de Comitente, cuenta de caja se carga por: 1.- Los gastos que pague el comisionista por cuenta del comitente. 2.- La cuota o comisin que el comisionista cobre al comitente 3.- Las remesas en efectivo que el comisionista haga al comitente El saldo de estas cuentas representa el dinero en efectivo en poder del comisionista, que es propiedad del comitente. Y finalmente las cuentas de Clientes del Comitente y Comitente, cuenta de clientes se cargan y se abonan respectivamente por: 1.- El importe de las ventas efectuadas a crdito por el comisionista. Se abonan y se cargan respectivamente por: 1.- Los cobros efectuados por el comisionista sobre las ventas a crdito 2.- El importe de las mercancas devueltas por los clientes al comisionista El saldo de ambas cuentas representa lo que an deben los clientes, cuyo importe pertenece al comitente.

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EJEMPLO: 1.- La empresa X S.A., nos remiti 50 televisores con un costo de $ 2,000.00 c/u 2.- Recibimos de la empresa X S.A., una provisin de fondos por $ 200.00 3.- Los televisores originaron gastos de acarreo, desde la estacin del ferrocarril hasta la bodega, por $500.00, pagadas en efectivo 4.- Devolvemos 10 televisores defectuosos al comitente. 5.- Vendemos 10 televisores al contado a $ 2,500.00 c/u 6.- Un cliente nos devolvi 3 televisores 1 2 3 4 5 5a 6 6a Mercancas en comisin Comitente cuenta de mercancas Caja del comitente Comitente cuenta de Caja Comitente cuenta de mercancas Caja del comitente Comitente cuenta de mercancas Mercancas en comisin Caja del comitente Comitente, cuenta de caja Comitente, cuenta de mercancas Mercancas en comisin Mercancas en comisin Comitente, cuenta de mercancas Comitente cuenta de clientes Caja del comitente 100,000 200 500 20,000 25,000 20,000 7,500 6,000
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