FOLIACION DE DOCUMENTOS ‘ARCHIVISTICOS PPracedimionto| Cecigo: $62.62 Veran: 09 PROCEDIMIENTO DE FOLIACI ION DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS Version [Fecha Puntos modlfleados 00 |-22-07-20) Warsi ii Respensabios [|W y sare Departemento de Aaminstracon y Logica | QC Homelogado: Oficina de aneamiont y Mejoracontinun | \ Revisado y Aprobado: Goroncia do Adminstracion y Fnanzas Pagina 1 deoFOLIACION DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS Procedlinienta, '@ cosgo: 86.2.2 Iwoice 1. oervo. I ALCANCE IL DOCUMENTOS DE REFERENCIA. Iv. ViGeNCiA V. CONTENIDO. DEFINICIONES / CONSIDERACIONES, DISPOSICIONES GENERALS. DISPOSICIONES ESPECIFICAS. ALCANCES FUNCIONALES. REGISTROS/ ANEXOS. 1 2 6 Pégina 2. 9FOLIACION DE DOCUMENTOS cio: $5.2.P2 ‘ARCHIVISTICOS, Procedimianto Version: 00 oaserwo Estalocer las daposicones para la flan del acerva documenta dl Sistema Inston ‘de Archive de ActosMineros 8 A.C. acorde ala normatva dl Arrive Gener! a Ns, ‘or el fn de rentals aocones de fasaton de documents, asl como asegurr a iegricad ‘elo documentos arctvisos. ALCANCE El presente procedmieto 2s de obligato cumplenta por las Garena, las Asistentes ‘Ainistratvas yl porsoal das unidades organics de AMSAC, as como el Departarnens fdendmntracien y opt, alo a eds los documentos archiviscos del Sista nsbiuconal de Archives de AMSAC, IL DOCUMENTOS DE REFERENCIA + Ley "25329 Sistema Nacicnal de Archivos, sus modesto, pormas compementaras ‘eglamentrs. 1+ ‘Loy 1 27686, Ley Marco de Modernizacén de omas complementrasyrelamentarias. ‘+ Ley W" 27809, Loy ce Transparencia y Acceso @ notmas complemerbriasyregisetara. + Ley N° 28206, Ly General dl Paton Cull doa Nacin sus modeatarias, noma ‘complementais y glenda. ‘Dacron Suprema N’008-2017-JUS, quo aprugba ol Testo Unico Ordenado dela Ley N° 274d Lay gel Precedmiento Adminatvave General + DiectivaN'006.2019-AGNIDDPA™“Lineamienice para le folacién de documentos archivists de las Entiases Pubboas” aprobada mediante Resoluoon Jefatral N C26 2OIRAGNID. + Resouclon de Secrtarla de Gobiemo Digital N*001-2017-PCM/SEGDI, que apucba Modelo de Gestion Documental *+ Drectva Cororatva de Geston Empresaral de FONAFE, Capitulo IX, em 8.2 Modelo de Gest Documenta Gest de Estodo, sue modicatoriag, Iformacn Publica, sus moditeatoias, VIGENCIA Este documento enrara en vgencla 2 part del primer sla nébi despues de la fecha de aprobacon ‘CONTENIDO 4. DEFINICIONES / CONSIDERACIONES 1+ Constancia de Rectiicacién de Folios: Es el documento adminstaho procedente de ‘Se eid gue ace conaircon opto de ngrenao urea de enpeseniey fhe do recepion, que un documento de schvo he sto abscrveda por present erores de foxacen (repetion, omen» legibdad de es fotos). Esta constanca so agroga aa Unidad documenta ndesnda la canted ta de floe yeu racifoaoan, ‘+ Documento de Archivo: Iformaciin conten an cuslquer formate, soporte y tno \” documenta predueda, ec yconsarvaca po ol gan unidadorgnica de AMSAC, ) eneteerica de sus competncis o como esutada de sus acividadas;ycualqule oo ‘qe so gonece cara resutade Ge avance eanaogia, Pégina 3 409FOLIACION DE DOCUMENTOS ceago: 862.2 ARCHIVISTICOS Procedilento Version: 00, DDocumento de Archivo Compuesto: Se constuye por més de una united documenta "se" forma. ‘como consoruenca ‘de la agregsclon sucesia de derentes bees {osumantals:inmament ls documentos mansonen un orden cronlogeo Tambien e= ‘imado expecians, ya ue coneltuye una uldaddocumartalfrmads or un conjunto 3 documentos. DDocumento de Archivo Simple: Consituiso por un solo documento, unidad 0 pleza documenta cuyaecarctersteas extras teres ton uals o simaaes, Expedionte: Unidad documenta compuesta por dos o més tpos de documents. S2 forma con elcbjete de esrucirar os documentos que se producen (Qeneran oer) fn'on acto adminitatvo,geslon operative procesmlents. Foja: Hoa do pape de un document ofa sao mayermente ena termincoga uri Follacion: Aci administra u operatva, inchs eno trabajos de ordenamiato, que nate an nurnmar 9 enumerercoriavamerta eas una de as hojas fos de na ezaouniad docamentaly cyo cumpliniento es obigstori paralos archivos Inegrantes ‘al Sistemansitasona de Arch det AMISAG, toa vez qu eo constuyeen un metodo ‘de conte posterior a la scolén de oenamario de documentos y se fslaa arts ce ‘alguna de fos precesos de doscrpaén, ceacon de mictofomas y Sgalzacion do ‘soeumentoa Follar: Acctn da numerar enumarar ls folos de un docimenta de archivo, Foo: Hoja de un documento de aro. Folio recto: Primera cara de un foo u hoa, a a cul se enumera para Keifcar su {olan Tamblnes tamed car ects, Folio vuelto: Soginds cara de un oho ala cual nose Ie scribe nimero sguno, salvo casos ecopcinains, para eecos de este procesmient. También es tamado cara vel, Imcorporacién de documentos: Es un hecho admintavo que consist en insert, ‘ijt 0 svar folos con fa atoractn rspectva dl funconai responsable de a ‘dminisaconotrencia sel document, ath de resolver un asm. Cordenamiento de Documentos: Acc archivist, realizada come pate del procasa do ‘rgaizaion de documentos, por cua se ntegran, enlazan y reacionan los @ementos onsttutvos de ca seve documenta (documentos impos fo compuesos), de acuerdo Seed labs, manadc,alanumeres, cronies uot COrganizaidn de Documentos: Proceso téenicn arcivstco donde se epican accones ‘mtadas ala casiicaclon,ordenariontoy sigatira de los documentos. Estas accones ‘Se realzan ospotando los anlposarehlsteos da precodencia de oreo origi rgano de Adminstacion de Archivos (OMA): Es responsable de panics, organiza, dig, rormar, coordina, eecviar y contol is acivdades artistas. & nivel Instuclna al com de la conservacn y uso de los documentos provenientes do los ‘ervos. do Gesten y Peilercos e inerent en la Wanslrencia eliminecon de ‘Soeumentos,enecoanacn con el Archivo Gereral de la Nain. Principio do Orcon Original: Haco rforoncia al orden logo quo consoran tos ‘cums dene de cada see, de acuerdo una dterminadasecuercialacualorgind ‘document expedient ye den eronaégia en qe se gestonaron lo documento. Pégina 4 de 9FOLIAGION DE DOCUMENTOS cosigo: 86.2.°2 ‘ARCHIVISTICOS Preearnients Versén: 00 24 22, 23 24 Principio de Procedencia: Coda documenta debe estar bicad ene! fondo documenta Y secon del que ose, debiendo martenerse la unidad endependencia de cada fondo, ‘em dea ntprdod y carctoreoraco de os documentos Retiro de documantos: Consste en esqregar 0 topaar momentaneamente uro o més ocumentoso fs due frman pare de un sxpedante, sea por requerimiento de un ‘itoided, 2 sotelud ‘del admeisvado, de of cusluera fuera le cause 0 por onsorvacin dl soporte fico. “Tipo Documenta: Estucturaléglea y sca determina por ls dlrentes acuacones de [bP edronisracin relejadas en un detetmnado soprte y esbuctura. Los. tpos ocumentales se drvan de as funcones y acvidades esardadas por los éganos © Uniades ergancas de AMSAC, "ads funcon se vaduce en une vars tos ocument Unidad Documental: Pate menor indie de una serie documenta lamada también pieza documerta 0 undad Ge Informacion, que puede estar constuda por un solo ‘Seeumanto [documento simple) 0 por varios que Tomnen un expedient (socurenio ‘compuesto. DISPOSICIONES GENERALES Los documentos de archivo a folarse deben estar provamente depuraos,claseaos y ‘ordenados respebindo fos principio arehivistens de procaderciay da ordon orga Lot documentos de archivo deben estar depuades do ta aquela documentacin no fsrcbvistoa © aqua que no forme pale ge un ae, tals come folate, bln, Teva vs, pblicaciones mensuaies, omestaes, ipteos, dps, folos en blanco {ot reproduscnes de apoyo, os cusles no sera objeto de flan, Todas les plexes documertales so deben folar, ya sea que conformen series documentos simples soles documentos compuostas. a fllaclén de seis documenta tomo, egajoo carpeta a flsei6n do series documentales compuests so realizar a cada uno dete focimentoe que conforma el expedient ola unldad documenta Enel caso quo so ferme mas de una undad do conser, fa folacén se electra de forma tal quela ‘egunda unad ce conservacion sora la contnuacon de fa pera simples so realzara do manera independent por Los documentos 4e archivo son ordanados on forma secuencial ronoégca. La OAA- [AMSAG. do aa ala neces practcay dspostones nomatvas mlrhas, pods Pgina 8 do8FOLIACION DE DOCUMENTOS ——_| codyo s02.°2 “ARCHIVISTICOS Provedminte. Vorlon: 09 ot a4 aaa 314 ISPOSICIONES ESPECIFICAS. De la Foliacion Lafolacn segs on a parte suporor dorecha de cata hoa y se realize en nimeros arabigas, en orden en que han so acumulados Teg documentos, eh forma ‘rong, dere ol mas aniguo hasta ams relents + anioue was 4 maw 2 wsoaams 3] \ srectente Taam wane Elexpediont enpezarssufotacon pat de ls siguientes documentos: 1 Prmer eset que pronto acminisado af ena, ik Document ave gener furcinare compatente de AMSAC I Actade cal remo por oa ena. Lanumeracin ue tle asiga a cada foto deber ser consacutva, do forma sucesia, “anomitr ni repe nimaros, debiendoelctearse cone ples dl numarador mtca {be asogure la impreston legible de numeros colatvos en cada flo, tniendo en hont igulete Lacon ee efctia eno gu superior derecho de la cara recta dal flo eno ‘smo setide detest del documento. Elnumerador meldicocorsgna el nimero {ofa nc arabigas, hasta por cuatro dos |. Enel ease gels cocursentacncatlogada como nti le folelon ee reaiza fanelvsode ale mina negra y banda tps HB. les documentes a archivo son compaginados siguendo ol orden regular del Drocedimento que to gonsfe, fomanda cuerpae colaves que no excedan oo ‘eackentos (20 foes, sao cuando fal lie bigara a dlr eseros 0 documentos ‘be consbtuyanun sol tet, en exyo caso se mantenra su nila, Etexpadiante ate supereosdoscentos (200 foes manne su tsgrad confoemand {apes conrataps, os cites Gabon manana’ su elacn correla, dondea segunca {apa conratapacontnge la olalon dela primera si sucesvamorto. 1 nimero que se asia a coda folo debe escrbirse de manera lepbie, in ‘etmendadurae, sobre un especo en blanco, sn stars textos, alls orignales, ot Para ol caso de los documantasresolutves y convnios originale, éstos deberén ser folds con ap omsndose en cena paral conte etal de os fle del decumanto lantes do ealaeia descrpotn socumntal voto proceso. Los sustontos yo anexos se {olan de seer aloe estalecda on el numeral 312 Pagina 6 d09FOLIAGION DE DOCUMENTOS cecigo: 86.272 ‘ARCHIVISTICOS rocecimiento| Version: 00 32. Delos Documers que se deben folar 324 Los dosent ues abn oa son “Todas les ‘decumonios on spore papel (hoje) que contongan eros, Teprosenaclones."graieas (panos, mapas, proyecoones "carogcficas 0 ‘catturae) i 00 tipo de norman, |i Los docuentes en formato menor aA, como recos de page, facras, rene de coma, vouchers, te, cuando so encuentran adhrios 2 una hj @ état ‘oresponde su respoctve mero de foo (80 ret}, |i Los doeumentas contends en co tipo de soporte, le coresponde una unidd de onservadn eobre), La nfermacin dlaada daba mancionaree on ol aves de Transferencia de Oneumentos Iv. Loe foemans de cnstancia do incorporacén,rectcacion y rer de documentos, 22. Delos Documenios que no se deben foliar aa Los documento que nose daben fia son: | Lascardas, oj, oat folios suet, tlle en blanco, aches, cosidos ‘ empasldos que te encverirn en tors o egos, es dec, que na cntengan ‘fas en foo feto nl wleo Estos no deben se” separados scumplen ura fc pesos conte aposs opens u oe gre | Las unidates docimentalos que se generannumeradas yo paginas de faba, fommo sons Yor pnctaies, aula foros contbles, en estos casos, co respetay acopla su folsion orginal baja supervision y conto del organo 0 Unied ogenita, anotandose el dtale ge ls cantdad ge oes enol Invenio de ‘Traneferocla do Documentos [R Erreversoo la cara wa dels jas ya fads, nls tapas y cotatapas do los documents, 34, Dota Rectifeactén del Foliade Los emores ena foliacin pan sor dea stunt naturalaz: por haber varsgreido os procedimieresInleade ene prarerto precedimerfo, por omsio, por Hepbided (porrepaticen de aes. ‘Cuando lo errs en a folacion son detectaosen documentos de archivo produces fo ANAC. © Aaisterte Adminitatva del am. debe prosoder eu focifeaccn, facnando i falas anarir conta nea dbo yrelstando sus datos (ombres ‘pesos, cagoy fa) en el argon derocho de a ima Moja del foc recticado. # Fe) Pégina 7 doFOLIACION DE DOCUMENTOS cio: $8.2 P2 ‘ARCHIVISTICOS sersen 00 243, Cuando ls eee en a false son dtectados en documentos de archive procedentes Gest entados, ol Aistono Admnsvatvo del rea debe agregar una Consiancia do FRestfeacion de ols Fermata 8822 F}. 35. Dela ncorporactn de Documentos 264 382. 362. 354 Lncorporacin de documents consist en sdienar ura o més decumaniossobro un ‘mismo asuno,sismorey cuando quargen afnicad ose enevenen elscanacos ante ‘para se estos on un ato admin, estn operas 0 procedimint, Er gerente 0 Jol de la unidad orgies es quien debe auirzr a incrporaicn do ‘documentos, medlante memansoo corto elscrenico drigdoalJofed Departament ‘de Administra y Logiatea, Lot documento que ee inearporan a otos documentos (documentos incorporadcs) | Ccontnuaran su flatre, por f tanto, mantandran su numeracn, agregando. una CCenstancia de incorporation de Documentos (ronmato S82 P22), en cual se debe Ince u incorpran ya cantied de fos agreyacas cha constacia es osberada Pore! Asatonte Admnstravo y colocadn al ineo de cata expen, adjuando el, memorando 0 eareoelectenica de atorzacon ce Incaporacion de documentos. En caso que uevo documento o expedient ngresado tenga fecha aterir a primero ‘qe do neo al tannte admintatvo, se fespeara el orden de fegada de Gchos ‘Seedientos 0 documentos. 38, Det Reto de Documentos 361 362 36a ret de documartos proved slo ses autorizao pr el greneo je def unidad ‘orgniza 0 del unlonara competent, mediante memoranda carres elec, En ese caso, @ Assterte Adminsratvo dete dlaborar la Constacia de Retiro de DDecumento(Fomat 86 2.P2 3), deblendose falar en et expeeta a cual quedard fen higor de fe documents reas, indleando ef tipo documenta a rere, su, fecha dl docurero, f(s} el mate y destino da les documorie road, No sect fact de retro: 1 Gtand e ocumentoo los documentos sollctadoe sean indspensabes ode ran ‘nportanca pare el rite posarior del expadanta 9 acto administrate, en Cujo ‘aso se remlazaré con una copia autenicada dels mismos |i Cuando! documento © expedente tenga una calfcacon de reserva o que Comproml gestion nstuconal, adnate inclusive ls que tate asus Ge Estado y que tergan que ver con os tereses do la Nacion en esto CaSO se ‘orga copa autrtoase de documento, slampre y cuando sea autorzado ora ‘mesona sued adminis de a empress, 7. Dol Contry Seguridad de los Documentos am Et conten de un documento yo expedient en trait o trminado es intangibles ‘di, que no puede nveduclse enmendaduas,ateracioes,enrelneados nl esctos ‘Suregatios en os decumentos. De oalzase alguna modicacin, esta debe ectearse ‘modiante a aceén de desaretvament de documentos Pégira 809FOLIACION DE DOCUMENTOS ciligo: 98.2. P2 ‘ARCHIVISTICOS, Procadiinte Version: 00 4. ALCANCES FUNCIONALES 44, Gorenta de Administracén y Finanzas ‘Vala pl cumplminto de presente procedeianto 42. sJofe dol Departamento de Adminisiracion y Logistic, en su callad de Organo de ‘dminatracion de Archivos de AMSAC *"Supervsar seca sequin del cumplinento del presente procedmiento, de ‘u'actalzaci, ye dar el atamiento adecusde alos casos qu nose encuenton omtmplade an a misma + Brindorcapestacsn y aeesoramiento en materia del presente procedimleno ls fesponsables de a Archives de Gestion y Arcos Perfericos de fos Gans Uniades eginieas de AMSAC. + Real vias tenias de ofentacon a Jos Atchvos de Gestion y Archivos Peartéreos de lor srganos y inidades orgzicas de AMSAC, para vetlea el ‘amplmiento de lo dspueso en sl presente prvedimenta 42. Gorantes y Jefos on su calldad de Thulares de los Organos y Unidedes Orgénicas ‘de AMSAC >” Resporsabes del cumplimlento dea aceén de fotacén delos documentos de archiva ‘gue peneren, como resultado del cesaralo de ss funcones, a fn de bindr e Tratamiento achiveteo correspondent, “+ Bra a fachsades necesarias al personal del Archivo Cental pare que efecto las ‘isis Wonca: de asesoramont supervision aks Achivos de Gestion a su carga, 44, Asiatentes Admiistativos, on su ealded do Responsables de fos Archivos de Gost y archivos Prfericos "+ Curpir las dspasciones establcidas en el presente procedimiento ks

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