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ESCUELA POLITECNICA JAVERIANA DEL ECUADOR

ESCUELA EN CIENCIAS DE LA SEGURIDAD

INGENIERIA EN CIENCIAS DE LA SEGURIDAD

CONSULTORIA DE SEGURIDAD
TUTOR: EMAIL: TELEFONO: Fernando Freile Neira fpfn58@yahoo.com 2549323 / 099780949

Quito 2009

CONSULTORA DE SEGURIDAD 1
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Antecedentes.Tratar el tema de la consultora de seguridad privada en el Ecuador, debe ser el comienzo de un gran debate constructivo sobre la realidad de esta importante actividad. La seguridad es una profesin joven, en transicin hacia una profesionalizacin y formacin, puede ser esa la razn por la cual no se ha definido el deber ser del consultor de seguridad privada. La verdadera competencia necesaria para desempearse como consultor de seguridad, no ha sido en muchas ocasiones un acto de responsabilidad. Para analizar la situacin, es necesario partir del marco conceptual de la consultora en general. Quin es un consultor? Un consultor es quien ha acumulado una masa considerable de conocimientos sobre situaciones y problemas de diversas empresas y ha solucionado, propuesto y por lo tanto adquirido la capacidad (competencia) necesaria para: Identificar los problemas. Hallar informacin pertinente. Analizar y sintetizar la informacin recolectada. Plantearse diversas soluciones. Elegir entre diversas soluciones la que se ajusta mejor al consultante.

Se puede pensar que muchas de estas competencias son comunes a pos cargos de direccin. La diferencia est en que el consultor debe tener experiencias previas en muchos tipos de organizaciones y situaciones, que le generan competencias de mayor amplitud para decantar sus conocimientos, habilidades y destrezas hacia el beneficio de la organizacin que lo consulta. Es obligacin del consultor profesional, mantener actualizacin permanente sobre las mejores prcticas, metodologas y tcnicas as como los marcos legales y normativos tan cambiantes en el mundo empresarial de hoy. Y es tambin su obligacin sealar estos avances a sus consultantes y contribuir en su aplicacin. De lo anterior se deduce que el consultor de seguridad debe ser un profesional que, adems de poseer un conocimiento especfico sobre tcnicas de seguridad, debe tener la oportunidad de visualizar diversas tcnicas aplicadas reconociendo las fortalezas y debilidades de cada una, y debe principalmente haber determinado como convergen esas tcnicas, mtodos y tecnologa en el concepto de continuidad de negocio y en el logro de los objetivos estratgicos. El criterio del consultor de seguridad debe ser producto del reconocimiento de muchas fallas y errores propios y ajenos as como de un continuo intercambio profesional interdisciplinario.

Cules son las caractersticas de la consultora? La ms importante de las caractersticas es que sea independiente: el criterio del consultor no puede dejarse contaminar por las emociones, los sentimientos o la autoridad. No puede ajustarse a intereses personales de grupo, por el contrario debe ajustarse a la tica y el deber ser de la seguridad. La independencia debe ser, econmica, social, emocional y tcnica. Otra caracterstica es la de que el consultor sea especializado. Los consultores deben conocer los lmites de su competencia y stos estn determinados por la capacidad de mantener la independencia y por la competencia en el rea expuesta. Un consultor debe declararse inhabilitado antes que perder su independencia. Los aspectos ticos del consultor.Uno de los ms importantes es generar autonoma en la empresa y no generar una dependencia interesada y malsana. Otros aspectos son: Demostrar su competencia sin valerse de herramientas para impresionar. Trabajar con organizacin y disciplina es decir con mtodos. No utilizar ms tiempo que el requerido por el problema. Mantener la confidencialidad de la informacin suministrada o evidenciada sobre los consultantes. Escuchar los argumentos del personal consultante. Ensear a trabajar sin consultar, es decir generar autonoma. Actitud del consultor.1. Actuar como mediador en los conflictos, en varias ocasiones el consultor se convierte en el muro de los lamentos, actuar con discrecin debe ser su obligacin.

2.

Utilizar el convencimiento y no la imposicin para que se acepten sus criterios.

3.

Tener conciencia del concepto pas teniendo en cuenta la responsabilidad social y el impacto ambiental y social de las decisiones.

4.

Evitar asumir la responsabilidad de las decisiones.

5. 6.

Espritu de sacrificio y consagracin al trabajo. Mantener su consultora dentro de los mrgenes ticos y legales.

7.

Trabajar con el espritu de ganar / ganar.

Cundo es necesario el trabajo del consultor de seguridad? Cuando la organizacin requiere de cambios, pero no cuenta con la experiencia o capacidad suficiente para implementarlos. Cuando no hay claridad sobre la estrategia necesaria y efectiva. Cuando las organizaciones tienen la necesidad de mantener y mejorar aquellos recursos y procedimientos que les permitan realizar una seguridad eficaz y rentable. Qu falencias presentan las empresas con respecto a la consultora de seguridad? Incapacidad para consultar. Es la posicin del propietario o directivo quien creyendo saberlo todo no consulta o lo hace a quien no corresponde. As tenemos a propietarios consultando de todo y para todo a su asesor, en ocasiones que desconocen de los temas consultados. Incapacidad para reconocer sus graves errores en materia de seguridad. Incapacidad para definir el problema, o lo que es ms grave an, su no deteccin, el no detectar las causas del mismo. La incapacidad para generar soluciones factibles, y la falta de capacidad para su puesta en ejecucin. Qu errores son evitables en la consultora? Suponer que la solucin est en sus manos. Recordar que las decisiones las toma el cliente. Tomar demasiadas responsabilidades en aspectos crticos.

Violar pasos, quemar etapas en aras de ganar tiempo o por otras razones. Utilizar cualquier informacin obtenida sin la autorizacin del cliente. Mostrar derrota, impotencia. Hay que perseverar. Cul es el papel del consultor de seguridad con respecto a la profesin? Lo ms importante es dignificar la prctica de la seguridad. Relevar ante la alta direccin la funcin y el aporte de los profesionales de la seguridad de todos los niveles, de los sistemas, de los procesos y de los procedimientos. Posicionar el aporte de la seguridad a la continuidad del negocio e interlocutor con la alta direccin, en trminos de gerencia, la funcin de la seguridad, y ampliar la visin y la percepcin de las organizaciones con respecto al rol de la seguridad. Vincularse a crculos de profesionales que aporten a los practicantes. Cules son los principios de la consultora? Es necesario definir la misin. La consultora debe tener clara la misin que va a proponerse durante el proceso. Descripcin de un ejemplo de misin en una consultora orientada a la prevencin de prdidas: Encontrar los factores causales de la prdida en los procesos determinados, detectando cul o cules son los puntos de la cadena de suministro que estn fallando y por qu, proponiendo estrategias de solucin, y generar a los afectados que vigilarn que las circunstancias de prdida no se repitan. Es necesario definir cmo se van a evaluar los resultados. Qu reflexiones tiene que plantearse el sector con respecto a la consultora? Existe el marco legal y tico para la prctica competente de la consultora de seguridad? Es suficiente la acumulacin de ttulos para acreditarse como consultor de seguridad competente? Hay claridad sobre el riesgo que significa ser un consultor incompetente? Para resolver estas interrogantes y proponer soluciones, ha sido de inters de la sociedad de administradores de seguridad, liderar la certificacin por competencias. EL CONSULTOR DE SEGURIDAD El consultor no tiene responsabilidad por prescribir el mtodo que el cliente emplear al corregir o mejorar condiciones si, verdaderamente, el cliente elige tomar cualquier accin sea la que sea. una vez que el consultor selecciona un mtodo o curso en particular, l y no el cliente, ser el padrino del remedio

porque la implementacin es un rea sobre la que el consultor tiene poco, si acaso, algn control. Esto, normalmente, es el rea exclusiva del cliente. El consultor debe estar satisfecho de que se ha hecho el mejor trabajo, en la manera ms profesional posible, para traer a la atencin de la direccin sus conclusiones y recomendaciones para mejorar la seguridad de la instalacin o la operacin en cuestin. Philip L. Schiedermayer

Qu es un Consultor? El Consultor, Asesor, Auditor, Analista es una persona que vende confianza seriedad y profesionalismo, as determin que es un individuo que aconseja o da su opinin sobre un tema general o especifico dentro de su especialidad, por lo tanto no es otra cosa que un sujeto que sugiere o aconseja prestando un servicio profesional. En palabras ms simples an, el Consultor de Seguridad es como el mdico clnico que conoce su materia en general pero cuando se le presenta un tema que va de lo general a lo particular, debe recurrir a los especialistas El Consultor de Seguridad El Consultor de seguridad, es un trmino simple, pero abarca un sentido ms amplio y polifactico dado que atiende una diversidad de temas ya que ste debe conocer desde ya su materia sino que, adems, tendr conocimientos de las dems ramas de la seguridad (Electrnica, Industrial, Bancaria, Informtica, Aeroportuaria, etc.) Cabe no obstante una explicacin, el consultor pudo obtener su experiencia en forma acadmica mediante el estudio en una Universidad o por haber desarrollado la profesin para la cual es citado. Es la persona que tiene la capacidad de Resolver Problemas porque tiene la Pericia y los Conocimientos tcnicos basados en la experiencia de la prctica cotidiana de la actividad. As qued demostrada que el consultor es una actividad profesional no una oportunidad empresarial, ms cuando el tema es de seguridad ya que debe apreciar y aconsejar en algo tan importante como es la proteccin de la vida, las personas y sus bienes.

El Consultor de Seguridad es aquel que ha tenido la vivencia de la calle, en la observacin cotidiana de hechos dainos y no aquel que tiene buenas intenciones y adopta una postura de entendido comprometiendo a un tercero en un posible riesgo En materia de seguridad, un punto lgido de nuestra sociedad actual, se debe ser responsable en el rea de conocimiento, como lo es el staff con que l cuenta, ya que es su crdito profesional, no cabe otra. As ensea un reconocido y estimado Consultor de Seguridad, a quin recurro siempre en consulta, En Seguridad, la certidumbre radica en la calidad de lo que se utiliza, un buen profesional y sistemas ptimamente instalados, es el hecho consabido que los sistemas son tan buenos como sus componentes y que estos permitan ser compatibles e intercambiables. Es all donde radica la creatividad y el profesionalismo. El avance de la tecnologa, ha venido y permitido ampliar el campo de accin del consultor, porque es verdad, el consultor no es un experto en todo y, por lo tanto, debe interactuar en forma conjunta con todas las ramas que la componen. Ello permite, segn la rama que sea, que ambos en forma experta, evalen, diagnostiquen y diseen un sistema de seguridad que combina ambas seguridades, la fsica y la electrnica y que permita con ello reducir el porcentual de riesgo o sus consecuencias. Funciones del Consultor de Seguridad 1. Aportar nuevas ideas: Ello ocurre por que la empresa o la persona se encuentran inmerso en los conflictos o ramificaciones y no hallan el camino a seguir, pero el hallarse del lado de afuera permite reconocer cual es el asunto principal, pudiendo con ello aconsejar, recomendar, sugerir la forma de resolverlo. 2. Elevar la Eficiencia: El ser efectivo en la resolucin del problema hace a la importancia del consultor y a su crdito. Toda empresa busca la eficiencia caso contrario perdera su competitividad. Es importante no aconsejar sin estar completamente interiorizado y analizado el problema, las recomendaciones de primer momento no resultan efectivas. 3. Diagnosticar el Problema: Este es el punto principal de la actividad del Consultor y donde radica toda su habilidad y su capacidad. El definir el

problema no es otra cosa que de determinar los factores que lo provocaron. Hay que tener cuidado en definir problema y no de confundirlo con los sntomas. Ese es el porqu las empresas requieren la presencia de un Consultor, no es otra cosa que una persona que sabe diagnosticar el problema y una vez logrado ello, que sepa disear la solucin del mismo. 4. Hallar la Solucin: Una vez hallado las causas del problema; el otro punto fundamental de la actividad del Consultor, es saber dar la solucin. Ah radica la capacidad y la creatividad en disear esa solucin, ya que eso es lo que se espera de l. Debe estudiar, examinar y analizar las opciones y alternativas que se le presentan y como resultado de ello, le permitir presentar un curso de accin que le permita arribar a una conclusin. 5. Conclusiones: No es otra cosa que la presentacin formal de su solucin. sta debe mantener una estructura clara y lgica, con un estilo profesional pero no cargado de profesionalismo, donde desarrollar el problema que llevo a ser consultado. Debe contener el resultado del anlisis de la situacin y la individualizacin del problema y como arrib a dicha solucin basada en hechos concretos conteniendo planes de contingencias, polticas y la metodologa para lograr los objetivos esperados. Es un tema que merece ser tratado con mayor amplitud, ya que es un artculo y no un manual, donde he dejado de lado temas que debe conocer un Consultor, como ser legislacin, investigacin operativa, prevencin predelictual y del delito, evaluaciones de riesgo y otras. Consultora Interna frente a externa Muchas compaas llaman a un consultor externo para realizar estudios, hacer evaluaciones y ofrecer recomendaciones para mejorar sus programas de seguridad. Algunas compaas se han beneficiado de la experiencia y conocimiento que un consultor puede aportar a los problemas encontrados durante el estudio. Otras compaas no se han beneficiado. Las decepciones son un resultado de un nmero de factores. Por un lado, los empleados algunas veces consideran a un extrao como un intruso, un forneo, uno que no tiene sentimientos reales por la compaa o sus empleados. Los empleados de base, lo mismo que supervisores y directivos de lnea, pueden resentirse y ser reservados, as impidiendo al extrao de obtener un entendimiento completo de los problemas como existen actualmente dentro de la compaa. No importa cuanta experiencia el consultor pueda tener, su primera tarea, la cual es frecuentemente difcil y laboriosa, es aprender las complejidades de la compaa, sus procesos arraigados, procedimientos y mtodos de operacin. Tambin, las recomendaciones del consultor, normalmente, vistas

primeramente por los directivos de lnea en la forma de un informe escrito, pueden producir una reaccin negativa. Algunos directivos de lnea pueden gastar ms tiempo en defender el estatus quo que en poner en marcha lo que podran ser recomendaciones vlidas para mejorar la operacin. Entre los empleados es generalmente conocido que los consultores externos cargan grandes minutas por el trabajo que podran bien haberse hecho a un costo substancialmente menor usando los recursos internos. Finalmente, algunos de los as llamados consultores de seguridad representan a empresas de mano de obra o de equipo, y son primeramente vendedores de productos y consultores en segundo lugar. Como tales, estos vendedores corren el riesgo de ser reprimidos si sus propuestas a los clientes prospectos no maximizan el uso de los equipos de su compaa. El resultado final es que el cliente encuentra que est pagando ms seguridad de la que necesita. Un ejemplo, encontrado por el autor durante un estudio, bastar para explicar este punto. Se encontr que una corporacin financiera que trabaja en la venta al por mayor de metales preciosos - oro, plata y platino - utilizaba diecisis cmaras de TV de circuito cerrado (CCTV) en un rea de oficina de 3.000 pies cuadrados. Una cmara fija de CCTV fue montada en el techo de un pasillo interior localizado a unos 25 pies de la consola de seguridad. Esta cmara de CCTV fue presentada en el rea de display de la consola, que entre otras cosas contena diecisis monitores de CRT. As el oficial de seguridad en la consola estaba controlando una pantalla CCTV que le mostraba una imagen de cmara de l mismo trabajando! Esto difcilmente puede considerarse como un uso efectivo en costo de CCTV para la seguridad de la oficina. Otra tcnica que al autor le gusta citar es el de contratar demasiadas guardias con una empresa contratista de servicio de guardia. La recomendacin de la eliminacin de un puesto de guardia (cobertura de veinticuatro horas al da, siete das a la semana) puede ahorrar a un cliente alrededor de $50.000 por ao - ms que lo que cuesta contratar al consultor. Entonces, el cliente recibe todas las conclusiones y recomendaciones del consultor virtualmente gratis. Los consultores de seguridad pueden proveer y de hecho proveen servicios valiosos a sus clientes con tal de que el cliente haga un trabajo razonablemente bueno al seleccionar al consultor adecuado en primer lugar. Como un consultor de seguridad profesional, uno que gana la vida ejerciendo su profesin, aconsejara a usuarios futuros de los servicios de seguridad emplear los mismos slidos juicios de negocio y estndares al seleccionar un consultor de seguridad, que emplearan al seleccionar cualquier otro tipo de consultor. Para hacerlo, quizs una breve mirada al desarrollo histrico de los consultores de seguridad valdra la pena. Historia de la Consultora de Seguridad

El campo de la consultora de proteccin (seguridad) es relativamente nuevo, quizs no ms de treinta aos. La consultora de proteccin tiene sus orgenes en la industria del seguro, principalmente con relacin a la proteccin de propiedad (incendio). El campo entonces creci, como una extensin natural, en prevencin de accidentes (heridos) o consultora de proteccin. Finalmente, pero no por eso menos importante, vino la consultora (prevencin de crimen) de seguridad. La consultora de seguridad probablemente comenz justo antes de que los Estados Unidos entrara en la II Guerra Mundial, con el desarrollo de la industria de la defensa y sus proyectos secretos y de alta seguridad. Originalmente el nfasis fue la proteccin del permetro, control de accesos y clasificacin de documentos como los medios principales para proteger los secretos de defensa. Los requisitos de seguridad fueron de naturaleza contractuales; lo que es decir, seguridad adecuada fue necesaria antes de que la instalacin fuera considerada segura para proyectos secretos o de alta seguridad. Fue solamente entonces, cuando se detect un defecto obvio o agujero en la seguridad, que alguien entr y analiz la situacin y hizo la recomendacin para mejorar la seguridad suficientemente para que la instalacin permaneciera acreditada para produccin Secreta y Altamente Secreta. Es probablemente correcto decir que la mayor parte de los encargos de consultora de seguridad estaban basados en problemas que ya haban ocurrido. Solamente ha sido recientemente (probablemente durante los aos 70) que la consultora de seguridad experiment su crecimiento ms grande. Fue alrededor de este tiempo que bien informados emprendedores, propietarios y directivos comenzaron a reconocer que para incrementar eficiencia y reducir costo, seguridad tena que ser incluida en los planes de diseo de la instalacin y no pagada encima como una ocurrencia. Hoy, es comn que arquitectos busquen los servicios de consultores de proteccin cualificados para asegurarse que sus diseos finales contengan los requisitos de seguridad para el edificio o proyecto bajo consideracin. Como tal, los consultores de seguridad estn involucrndose cada vez ms en los negocios de ingeniera de diseo. El trabajar con arquitectos e ingenieros en proyectos de construccin y diseos complejos, no es una tarea para asignarle a un consultor de seguridad aprendiz. Claramente, una combinacin de educacin y experiencia que conduce a madurez profesional se necesita aqu. Se dice que un hombre sabio sabe sus limitaciones. En el campo de la consultora, equivocaciones pueden ser costosas. A veces la reputacin profesional de uno puede sufrir si uno acomete un proyecto para el cual uno no est totalmente cualificado y falla. Complejos industriales muy grandes tales como instalaciones nucleares o complejos de hospitales grandes, requieran los servicios de un equipo de consultores a causa de las varias disciplinas y multidisciplinarias que se requieren para estudiar tan complicados entornos. Usando la aproximacin por equipos, cada consultor se selecciona segn su experiencia en el campo particular para el cual sus talentos sern utilizados, reconociendo que ningn

consultor puede ser experto en todos los campos de empeo que tienen que ver con seguridad o cualquier otra disciplina. No es necesario decir, que usando el planteamiento de equipo a tareas de consultora es tan laborioso como caro. Sin embargo, es la nica forma para manejar adecuadamente a muchos proyectos grandes a causa de las muchas reas de especialidad encontrados en estos entornos. No se debe esperar que ningn consultor de seguridad sea experto en todas las fases de procedimientos de seguridad, hardware y electrnica, aunque la mayor parte, por necesidad, tiene una idea general de la aplicacin correcta de los varios sistemas de seguridad que pueden usarse bajo condiciones especficas. Por que utilizar consultores de seguridad externos? El autor recuerda una conversacin telefnica con un profesional de seguridad que peda se le enviara un texto o gua escrita para ayudarle a disear un sistema de control de acceso electrnico para una instalacin de ordenadores desarrollada recientemente. En aquel tiempo no conoca de semejante libro de texto (desde entonces ha habido varios excelentes libros de texto escritos sobre el tema), y se lo dije. Entonces le pregunte, Por qu no contratar el trabajo externo de un consultor de seguridad cualificado? El afirm No puedo hacer eso! Mi corporacin espera de m ser capaz de manejar cada uno de los problemas de seguridad que ellos encuentren sin tener en cuenta como es de complicado. Pondra mi reputacin profesional en entredicho si admitiera alguna vez que no tena las habilidades necesarias para disear un sistema de control de acceso para el centro de clculo. La respuesta simple a esta situacin es - tontera!. Ningn profesional de cualquier disciplina se espera sea capaz de resolver cada uno de los problemas que se presenten. Esta situacin sera anlogo a un mdico de cabecera que llama a un cirujano y le dice que tiene un paciente que necesita ciruga cerebral para extirparle un tumor, y entonces le pide al cirujano que le recomiende un libro de texto de tal forma que el mdico de cabecera pudiera leer el tema antes de realizar la operacin por l mismo. El ejemplo anterior no ocurre infrecuentemente. La pregunta sobre cuando emplear los servicios de un consultor externo surge frecuentemente. Algunas de las preguntas ms comunes con relacin al uso de recursos externos frente a internos para hacer un estudio de seguridad o trabajo de consultora son como sigue: Por qu Necesito Asesora Externa? Un consultor independiente puede proveer opiniones objetivas sin prejuicio y sin tener en cuenta las presiones o polticas internas El consultor puede, de hecho dejar caer las responsabilidades donde corresponden. Mayormente, un director o gerente de seguridad competente sabe cual es el problema e incluso ha definido la solucin. En estos casos, el consultor

externo provee una segunda opinin que refuerza la opinin inicial, especialmente en aquellos casos referente a soluciones efectivas en costo a problemas complicados. Cuando uno busca asesora y ayuda externa, uno puede seguramente buscar ayuda de un profesional con un alto grado de experiencia para tratar el asunto actualmente entre manos. Como se ha mencionado antes, la tcnica de la segunda opinin es prctica comn en otras profesiones y disciplinas. Pero todava en el campo de la seguridad parecemos encontrar una gran reticencia por parte de ciertos profesionales a admitir sus limitaciones obvias. Al contrario de la mano de obra o los vendedores de equipo, el profesional de seguridad verdaderamente independiente tiene solamente una lealtad - el mejor inters de su cliente. La mano de obra y los consultores de equipo (lase vendedor) estn limitados en su alcance y as parciales haca su propio producto o servicio. Su primera lealtad es para la compaa que les emplea, y as debe ser. Sin embargo, los profesionales de la seguridad tienen poca reticencia en aceptar propuestas de servicios de hombres de negocio de seguridad contractual. Al mismo tiempo, el mismo profesional de seguridad dudar mucho sobre la posibilidad de contratar un consultor de seguridad que har un estudio de seguridad general de su operacin completa, incluyendo procedimientos, mano de obra y equipo. Como Puedo Justificar el Costo de un Consultor con un Presupuesto Limitado? Uno no debe perder de vista el hecho de que la mayor parte de los estudios de seguridad necesita una dedicacin completa. Suponiendo que el profesional de la casa est trabajando enteramente en su ocupacin de da-a-da (y quin en nuestro negocio admitira no estarlo!), de dnde sacara el tiempo para llevar a cabo una auditora o estudio que valga la pena? Los consultores profesionales normalmente tienen disponible para ellos la ayuda de bibliotecas y de investigacin que no est disponible para el practicante de seguridad normal. Los recursos de la biblioteca han sido recopilados, catalogados y clasificados durante el transcurso muchos aos. Pocos practicantes de la seguridad han desarrollado la profundidad de conocimiento necesaria para hacer valoracin de riesgo en un ambiente multidisciplinario. La mayor parte de los profesionales tiende a llegar a ser especialistas en ciertos campos - gobierno, financiero, hospital y comercio, por nombrar unos pocos. No se trata que la mayor parte de los profesionales no sean capaces de ampliar su alcance, es meramente un hecho de la vida que unos pocos de nosotros preferimos el confort de nuestro propio campo de experiencia o prctica. Un consultor externo puede tambin discernir los aspectos financieros de las soluciones de equipos y mano de obra y entonces negociar estos factores de

costo con la direccin. No todos los profesionales de la seguridad de la casa estn adiestrados en las tcnicas de negociacin y financieras necesarias para vender cambios en el programa. La mayor parte de los consultores lo estn. Puede un Consultor Externo proveer Asistencia para Poner en Marcha el Programa Recomendado? Este es un miedo muy comn. Hay miedo a que el consultor har recomendaciones globales y entonces se desvanezca en el crepsculo, contando su minuta excesiva, y dejando tras s un trabajo difcil para aquellos que deben implementar sus recomendaciones. De hecho, el consultor puede continuar siendo empleado en la extensin que ambos l y la direccin juzguen conveniente para alcanzar el nivel de proteccin necesaria y resolver los problemas identificados durante el estudio. La valoracin del riesgo es en lo mejor una cuestin de opinin, con mucha incertidumbre. La presencia continuada del consultor con aportaciones en las etapas de instalacin y puesta en marcha de las recomendaciones puede aportar mucho al xito final del proyecto. La mayora de los consultores no proveen servicios por contrato. En su lugar, normalmente recomiendan varias compaas fiables en la vecindad geogrfica inmediata que tienen la reputacin de proveer servicio de calidad. El consultor entonces asiste al cliente, escribiendo las especificaciones para proveerlas a las varias compaas, solicitndolas que cada una haga una oferta. Despus que las ofertas se entregan al cliente, el consultar puede asistirle en revisarlas y seleccionar el servicio que cumpla los requisitos del cliente al mejor costo (no necesariamente el ms bajo). Una vez que el servicio se acepta, el consultor puede instruir, guiar, proveer supervisin administrativa y criticar la puesta en marcha o instalacin del servicio. Este mismo procedimiento se aplica si el producto es mano de obra, hardware o electrnica de seguridad. Pero, como con todas las partes del estudio, el papel clave del consultor es funcionar como representante del cliente. El consultor con xito debe actuar por el mejor inters de su cliente en todo momento. Propuestas de Seguridad (Redaccin y Valoracin del Costo) Un estudio de seguridad puede variar desde una simple llamada por telfono hasta una revisin in situ de un da, con conclusiones y recomendaciones verbales, o hasta hacer un estudio de campo completo. Este ltimo conllevara una revisin a fondo de todos los riesgos, junto con un informe completo documentado que ofrece un esquema completo de la seguridad. Encargos de consultora pueden tambin incluir el desarrollo de planes y revisin de planos de construccin y especificaciones de compra de sistemas de alarma contra intrusos y control de acceso y otros equipos y material de seguridad sofisticados.

Para evitar malentendidos sobre los parmetros de la tarea por hacerse, tanto el cliente como el consultor debera establecer desde el comienzo, las especificaciones de la(s) tarea(s) a hacerse. Probablemente la mejor forma de lograr esto sea con una propuesta escrita. Antes de que un cliente encargue un estudio, o que un consultor empieza a prepararlo, es importante que cada uno tenga un entendimiento bsico del problema, o problemas, que necesitan resolverse. Esto puede ser conflictivo. Frecuentemente el cliente tiene solamente una idea limitada de su problema y puede o no ser capaz de articular sus necesidades. Algunos clientes no han hecho una apreciacin realstica de su problema y as puede que no tengan expectativas realsticas con respecto a la solucin o soluciones. La nica forma de asegurar que ambas partes entienden exactamente lo que se ha de lograr es por definir los temas en una propuesta escrita. Propuestas escritas pueden tener muchas formas, pero hay cinco elementos bsicos que son comunes a la mayora. Ellas son la introduccin, propuesta, direccin, costo y resumen. La Introduccin Esta seccin identifica al cliente y los problemas en trminos muy amplios. Tambin identifica al consultor(es) y la empresa que somete la propuesta. La Propuesta Esta seccin debe indicar una clara comprensin de la necesidad a satisfacerse, mayormente expresado como una definicin del trabajo, o de su alcance. Presenta en trminos muy especficos, tanto el problema como la revisin o estudio propuesto que ser emprendido para reunir los datos necesarios para resolver los problemas y cumplir las necesidades del cliente. Tambin servir ms tarde como un esquema al consultor que hace el trabajo. A continuacin se resalta algunas de las reas de temas bsicas que pueden considerarse al desarrollar esta parte de la propuesta. Estas reas no son completas y deben recortarse o modificarse para ajustarse a las caractersticas de la tarea que conlleva. Se presentan aqu como un ejemplo solamente. Objetivos de Seguridad. Hay cuatro objetivos primarios que se desarrollarn durante la evaluacin de la instalacin: 1. Valoracin del riesgo 2. Valoracin de la vulnerabilidad 3. Valoracin de la criticalidad 4. Funcin de seguridad. Prdidas.

Se har una valoracin en profundidad sobre las tendencias de prdidas en el lugar, experiencia de crimen en el rea local, investigacin de limitaciones existentes y los incidentes de incendio, daos maliciosos y vandalismo. Organizacin de Seguridad. Se har una revisin de la estructura de seguridad como perteneciente a la autoridad investida, polica, asignacin de responsabilidad y efectividad en costo.

Procedimientos y Reglas de Seguridad. Se har una revisin completa de la seguridad del programa en marcha. Esto incluira control de acceso, identificacin del personal, inspeccin de paquetes, procedimientos de seguridad despus de las horas de trabajo, enlace con la polica y otras agencias de la autoridad competente, y adoctrinamiento en seguridad de los empleados. Equipo de Guardia. Una revisin del equipo de guardia actual y/o de la seccin de proteccin se har que cubra la organizacin, efectividad en costo, entrenamiento, informes escritos y utilizacin de mano de obra disponible. Seguridad del Personal. Esta fase incluir una revisin de los mtodos en uso para la seleccin de empleados, uso de chapas y pases y procedimientos de terminacin de empleo. Condiciones de Seguridad Fsica. El equipo del estudio evaluar las condiciones fsicas, incluyendo todos los aspectos de la seguridad interior, perifrica y seguridad de los objetos que estn protegidos o pueden necesitar proteccin. Esta evaluacin considerar la instalacin presente, condiciones temporales durante la construccin y planes de expansin propuestos. Servicios Pblicos. Un examen de seguridad y evaluacin se har de los puntos de instalacin de servicios pblicos, por ejemplo, gas, telfono, alcantarillado, agua y electricidad. Las prcticas de almacenaje y previsiones de seguridad relacionadas sern incluidas tambin.

Construccin de Instalaciones de Seguridad. Se proveer al arquitecto e ingeniero con informacin detallada de asesoramiento con relacin a los mtodos de construccin y la instalacin de equipos que afectan a la seguridad. Ejemplos son las casetas de control, cajas fuertes, sala de ordenadores, mecanismos contra intrusos y sistemas de acceso por tarjeta electrnica. Material de Seguridad. Un cerrajero evaluar el material de seguridad existente, tales como disuasorios fsicos, cerraduras, clases de llaves, material asociado y instalaciones. Las recomendaciones incluirn la reparacin y reemplazo de equipos existentes y material sugerido para nueva fabricacin. Sistemas de Alarmas. Se har una evaluacin de los sistemas y subsistemas existentes que incluye expansin y mejoras que pueden requerir adiciones substanciales a los sistemas o su reemplazo completo. Se considera la actuacin y conformidad del sistema en el Estado del Arte. Los sistemas de deteccin de intrusos exteriores e interiores, de extincin de fuego y de planes de evacuacin del edificio tambin formarn parte de la tarea. Comunicaciones. Se har una evaluacin de la seguridad de las redes de comunicaciones existentes y propuestas. Estas incluirn sistemas cableados de interior, sistema de telfonos y instalaciones de radio. Vigilancia. El control de seguridad con CCTV y fotografa por cmara mvil y fija se evaluar segn se aplica y se considera para aplicaciones futuras. Material de Seguridad. Se evaluarn contenedores de seguridad, material de seguridad, cerraduras y aquellos otros productos empleados para la seguridad de vidas y control y extincin de incendios. Compras. Se proveer la metodologa de compras que incluye el proveedor, estimaciones de costo y calendario de entrega. La puesta en marcha con xito de cualquier sistema de seguridad gira mayormente sobre un contrato de compras bien definido y ejecutado. La Gestin

Esta seccin de la propuesta identificar y describir totalmente la organizacin de la consultora, su experiencia, su personal y, si es necesario, una muestra de compaas clientes que pueden usarse como referencias. En cualquier caso, la direccin, administracin y las capacidades deberan describirse con bastante detalle y deberan describir completamente al consultor y la compaa para la tarea a llevarse a cabo. Normalmente se incluye en esta parte de la propuesta resmenes de la experiencia de los consultor (es) que de hecho realizarn el estudio.

Costo Las cifras de costo es una estimacin ptima del consultor que realizar el trabajo. Son solamente una referencia y estn sujetas a cambio si el alcance de la investigacin cambia cuando el trabajo est ya en marcha. Sin embargo, el cliente tiene derecho a una estimacin razonablemente exacta del costo y su pronta notificacin cuando el trabajo que se est realizando est en marcha y se cambia el alcance (reformado) - y el costo. Algunos clientes especficamente dan un esquema del trabajo a realizarse y enven el esquema para que se oferte a varias compaas y entonces aceptan la oferta que tiene el menor costo. Esta tcnica, que sucede ms frecuentemente con entidades gubernamentales, se llama una RFP (Request for Proposal - Peticin de Propuesta). Se usa tambin por parte de grandes multinacionales con departamentos de compras bien estructurados. La propuesta de costo incluir generalmente los factores siguientes:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Costo de la mano de obra directa. Viajes y gastos Costos miscelneos, si alguno Gastos generales (Overheads), (normalmente en porcentaje) General y administracin (incluye informes) Costo estimado total Beneficio Total del costo de la propuesta

Un consultor prudente programar tambin un 10 por ciento de gastos imprevistos, sobre la cifra de costo total, para cubrirse de los problemas imprevistos tales como: Retrasos potenciales a pie de obra Reuniones antes, durante y despus de que comienza la obra Responder a las preguntas de seguimiento despus de que el informe final se ha entregado Otros costos en relacin con el proyecto no anticipados. Resumen

El resumen se usa para resaltar los detalles de la propuesta como se seala en las cuatro secciones previas. Tambin contiene el costo total del proyecto propuesto que se ha obtenido en la seccin cuatro. Esta seccin debe identificar los beneficios que el estudio espera lograr en trminos que incluso el ms recalcitrante, detallista de los ejecutivos pueda entender. Debe dejar al lector con la impresin positiva de haber terminado de leer una propuesta preparada de una manera profesional, eficiente y oportuno. Una propuesta desorganizada, pobremente preparada y fuera de tiempo es un reflejo de lo que le espera en el futuro con relacin a la tarea principal. No espere ms o menos de la propuesta de un consultor de lo que le esperara recibir de la tarea principal. Un formulario (formato) de estimacin del precio de una propuesta (Tabla 14-1) se incluye para asistir a ambos los consultores y los clientes al desarrollar las cifras de costo para entregarlos con las propuestas. EVALUACION DE PROPUESTAS E INFORMES El Sr. Charles Hayden de la oficina en San Francisco de Marsh & McLennan Protection Consultants desarroll una lista de criterios para aplicarse al evaluar propuestas e informes preparados por los consultores. Los criterios siguientes fueron entregados y adoptados por el cliente. Se reproducen aqu con la aprobacin y permiso del Sr. Hayden. El informe (propuesta) debera satisfacer totalmente el propsito por el que se ha hecho la evaluacin. 2. Los objetivos de la evaluacin deberan identificarse y alcanzarse. 3. El alcance de la evaluacin debe ser consistente con el propsito y objetivos. 4. La metodologa que se use debe sealarse y debe asegurarse que toda la informacin significante se recopila, se filtra y se analiza. 5. Las calificaciones documentadas del consultor deben ser adecuadas para realizar la tarea. 6. Las conclusiones sacadas en el informe deben incluir: a. Aplicacin de estndares apropiados y experiencia b. Estimaciones crebles de riesgo comparativo (probabilidad/tiempo) y dao/prdida potenciales. 7. Las recomendaciones para la reduccin del riesgo deben ser apropiadas y efectivas con relacin a: a. Prioridad b. Costo c. Reduccin estimada del costo y dao potencial.
1.

La propuesta debe presentar un procedimiento de informar. Ser el informe peridico o final? Cuando (fecha) puede el cliente esperar que el informe se le entregar? Cmo? Por quin? Y de que forma? Recuerde, mantenga el lenguaje y el formato de los informes simple.

Tabla 14-1. Formulario de Valoracin de Precio de la Oferta

Nombre y Ttulo del Contacto: ___________________________________________________________ NOMBRE Y DIRECCIN DEL PROSPECTO: _____________________________________________ Calle ____________________________ Telfono: _________________________________ Ciudad y Estado: ___________________ Cdigo Postal: _____________________________ DESCRIBIR EL SERVICIO ESPECFICO A PROVEERSE: _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ INSTRUCCIONES PARA LA FACTURA:_________________________________________________ Describe: _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ Clase de Informe Deseado: _______________________________________________________ Fecha Deseada del Informe: ______________________________________________________

PRESUPUESTO VLIDO HASTA: ______________________________________________________ TIEMPO N de Locales involucrados: __________________ Horas en situ* (Aade 25-50% para el extranjero: ____________________________________ Horas de Preparacin del Informe* ____________ Gua de relacin entre Prep. Informe e In Situ Revisin simple: 1:1 Revisin Complejo: 2:1 *Horas anteriores convertidas en Costo: ________ Apoyo (mecangrafa, etc.) Costo: _____________ TOTAL COSTO DE TIEMPO: __________ DESPLAZAMIENTOS Y GASTOS (D&G) Horas de desplazamientos: ___________________ Costo de desplazamientos: ___________________ Areo _______________ Taxis ______________ Tren ________________ Alquiler coche ______ Autobs _____________ Cocha particular ____ Alojamiento: ______________________________ Comida: __________________________________ Miscelneo: _______________________________ Nota: Viajes domsticos normales irn de $100 a $300/da TOTAL D&G: __________________________

IMPREVISTOS Pelculas ______________ Revelado ________ Diapositivas __________ Encuadernacin ________ Proyector ______________ Pelculas __________ Cintas _______________ Otros ________________ TOTAL:

COSTO DEL TIEMPO ______________________ Estimado por: ______________________________ COSTO D&G _____________________________ COSTO IMPREVISTOS ____________________ FECHA: __________________________________ 10% CONTINGENCIA _____________________ TOTAL COSTO FINAL: _________________ APROBADO POR: _________________________

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