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InformeEspecial

El bar estrena auditor


La empresa canadiense Bevinco desarroll un software que permite comparar en fracciones de onzas el consumo de licor con la venta del mismo, permitindoles a los establecimientos aumentar sus utilidades. Ya lleg a Colombia. Conozca los detalles a continuacin.
Fotografa: Andrs Valbuena. Locacin: Restaurante 1492.

no de los grandes problemas que enfrentan los propietarios de los establecimientos que venden bebidasalcohlicassonlosfaltantesmes a mes, debido a que el trago consumido es superior al facturado. Esto obedece a tres razones principalmente: 1. La falta de recetas previamente establecidas para la preparacin de las bebidas. 2. La ausencia de una cultura que les enseealosempleadoslaimportanciade medircuidadosayconscientementelas cantidades para cada trago. 3. El fraude por parte del personal del bar. Incluso, se ha podido comprobar que los negocios de esta industria alrededor del mundo pierden entre el 15% y el 35% de sus ventas brutas de vinos y licores a causa de estos factores, lo que equivale a miles de dlares. Lo ms preocupante es que algunos propietarios creen que pueden detectar estos problemas con el control de costo de su inventario, lo que no es cierto, puesto que si un bar vende ms whisky de 12 aos que de 7 o ms cerveza na-

cional que importada, los costos pueden subir o bajar sin que se reflejen en los faltantes. La pesa no miente Consciente de la necesidad del sector de contar con un mecanismo de medicin efectivo y confiable para el manejo del bar, la empresa canadiense Bevinco (Beverage Inventory Company) desarrollunsoftwarequepermitecomparar en fracciones de onzas el consumo de licor con la venta del mismo durante un periodo determinado. Lo que busca esta compaa dedicada al control de bebidas alcohlicas desde hace 17 aos es optimizar el manejo del bar y la estandarizacin de las preparaciones en los establecimientos de alimentos y bebidas. De ah que su negocio est orientado a dar auditoras peridicas al personal de bares y restaurantes, no a la venta del software. Este ltimo es de uso exclusivo de los asesores de Bevinco, quienes lo utilizan en cada visita para efectuar el clculo correspondiente al consumo y a las ventas. Cuando el propietario del establecimiento contacta a los expertos de esta

empresa por primera vez, estos realizan dos auditoras gratuitas y secretas para hacerundiagnsticodellugar.Posteriormente, le entregan al dueo un informe detallado sobre el funcionamiento del bar, su estado actual, los faltantes que existen y las prdidas que estos le estn generando al negocio. Si ste accede a recibir el servicio, se inicia el conteo fsico de las botellas cerradas y el pesaje de las que se encuentran abiertas. A todas se les pone una etiqueta, que indica que han sido revisadas e ingresadas al sistema por los asesores de Bevinco. Asimismo, se analiza la cristalera que maneja el negocio y los utensilios empleados por el barman para medir las cantidades de licor. El software se activa luego de conectar al computador un escner y una bscula electrnica. El primero se utiliza para leer el cdigo de barras de las botellas que han sido introducidas al sistema previamente, con el fin de que ste las identifique en cada asesora. La segunda se emplea para pesar la botella en estudio, de manera que aparezcan, en la pantalla, su contenido anterior y el actual. A partir de esta informacin se establece un comparativo de consumo.

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UN CASO

A un restaurantero, una botella de whisky Johny Walker 12 aos, cuyo contenido es de 26,4 onzas, le cuesta aproximadamente $80.000. Si el establecimiento maneja una receta de 1 onzas por trago (medida estndar mnima), de la botella deberan salir 21 tragos, por lo que cada uno tendra un costo de $3.809. Ahora, si el barman estuviera agregando a cada uno tan slo de onza adicional, el nmero de tragos por botella se reducira a 17; es decir, cuatro menos. En este caso, el costo por trago sera de $4.705. En otras palabras, de onza de ms le estara costando al propietario casi mil pesos. As que si el establecimiento mueve en una semana 25 tragos de esta bebida, perdera una botella completa, lo que equivale a $320.000 al mes, slo en lo referente a esa marca.

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El programa tiene una base de datos que contiene el nombre de la bebida, su densidad, el cdigo de barras de la botella, su tamao y su peso completo (lquido y vidrio). Una vez el sistema reconoce la botella, hace el clculo en fracciones de segundo. CompaRatiVo De ConsUmo De Una semana
Marca Receta por trago Contenido de la botella febrero 3 Contenido de la botella febrero 10 Consumo Ventas Anlisis Faltante Prdidas en pesos (precio de venta) Vodka Absolut 1 oz 13.6 oz 8,27 oz 5,33 oz 2 tragos Si la receta por trago es de 1 oz y slo se vendieron dos, el consumo no puede sobrepasar las 3 oz. 2,33 oz Aprox. $8.000, si se tiene en cuenta que oz vale casi $1.000.

Se elimina cualquier riesgo de fraude gracias a la exactitud del software y a que los asesores son ajenos al establecimiento. Puesto que se establece una receta estndar, los clientes no se embriagan con los dos primeros tragos. Esto favorece el consumo de bebidas alcohlicas. Se crea en los empleados un sentido de responsabilidad, ya quedebenentregarreportesescritosdetalladossobrelosmovimientos del bar, tal y como lo hace cualquier otra empresa. Siempre se ha dicho que la venta de bebidas alcohlicas es uno de los negocios ms rentables del mercado. No obstante, un solo descuido puede transformarlo en un generador de prdidas. Es hora de que haga cuentas y evale en qu estado se encuentra su bar.Un establecimiento al que no le interesa saber cunto licor en fracciones de onzas tiene en su inventario es como un banco al que no le preocupa cuntos centavos guarda en sus bvedas, concluye Willis.

Lo que quiere saber sobre este sistema


A qu negocios va dirigido? Desde los que mueven ms de dos millones de pesos a la semana en slo bebidas alcohlicas hasta los que cuentan con varias estaciones de servicio y generan ms de 20 millones de pesos en este mismo periodo de tiempo. En ambos casos es necesario que tengan una amplia variedad de vinos y licores. Cunto cuesta cada auditora? De 250 a 450 mil pesos. La tarifa se establece de acuerdo con el volumen de bebidas alcohlicas que maneja cada negocio. Cada cunto deben hacerse? Al principio, cada semana, con el fin de determinar el movimiento del establecimiento y crear una cultura de organizacin entre sus empleados. Luego de tres meses, se realizan quincenal o mensualmente, dependiendo de la mejora que muestre el sitio. En el caso de los bares y las discotecas deben hacerse mximo cada 15 das, debido a que la rotacin de bebidas con alcohol es muy alta. Qu duracin tiene cada una? Entre 1 y 5 horas fuera del horario de servicio. Esto vara segn el tipo de negocio y la cantidad de su oferta, los movimientos de la semana y las irregularidades que haya que revisar. Cuntos establecimientos ya lo tienen en Colombia? Diez. Ms que lograr un crecimiento rpido, esta franquicia busca desarrollar una relacin estable, confiable y de largo plazo con los clientes. En el 2004, ampliar su rango de usuarios. Quines pueden ser franquiciantes en otras ciudades? Empresarios e inversionistas del Valle, Antioquia y la Costa Atlntica. En dnde adquirir el servicio? En el celular 315 8690892 o escribiendo a bevinco_colombia@hotmail.com

ConsULtoRes De La inDUstRia Gracias al sistema de franquicias, Bevinco ha podido llevar esta innovacin a los diferentes establecimientos de alimentos y bebidas en el mundo. As, mientras la casa matriz en Toronto se concentra en el desarrollo del software y del sistema, los franquiciantesabrensupropiomercadoydesarrollanelnegocio localmente. Canad,Europa,NuevaZelanda,Mxico,ArgentinayEstados Unidos ya cuentan con esta herramienta. En este ltimo pas las cifrassonsorprendentes:cercade200franquicianteslehanapostado a este sistema. Colombia no es la excepcin. Hace un ao lleg la primera franquicia de esta compaa a Bogot y ya son 10 los establecimientos de la industria que gozan de sus beneficios. Ms que un gasto, estos negocios han entendido este concepto como una inversin.ThomasWillis, representante junto con su esposa de la franquicia en Colombia, explica por qu. Hemos encontrado bares que facturan sobre los diez millones de pesos a la semana en slo bebidas alcohlicas, de los cuales pierden un milln de pesos en faltantes. De esa suma, a nosotros nos deben pagar $300.000 por la auditora y los $700.000 restantes entran a ser parte de sus utilidades. El costo de nuestro servicio es slo una fraccin de lo que les estamos ayudando a recuperar. Pero adems del retorno de la inversin, este sistema les brinda otras ventajas a los establecimientos del sector: Losbartenders cambiansuactitudyempiezanaservireltrago de una forma consciente.

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