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Inventarios cclicos vs.

Inventarios totales
Mauricio Moncada 1

reas afectadas por la mala calidad de los registros de inventario


Mercadeo y ventas: vende lo que no hay realmente en inventario. Compras: realiza un abastecimiento en base a datos irreales. Produccin: programa produccin en base a cantidades inexistentes. Contabilidad: registra movimientos y cuentas de balance para los reportes al gobierno con datos errneos.
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Metodologa anterior
Anteriormente la calidad de los asientos del inventario no era lo importante, gracias a los altos niveles de inventario que se mantenan, la preocupacin era evitar los agotados. Hoy en da lo importante es la rotacin o la velocidad del inventario. Con niveles ms pequeos de inventario, la confiabilidad de las cifras se hace cada vez ms crtica.
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Metodologa anterior
Anteriormente las empresas realizaban inventarios totales semestrales o anuales, incurriendo en altos costos y en suspensiones del servicio a los clientes. Adems de utilizar a personas de otras reas cuyo nico objetivo es terminar rpido en vez de hacerlo bien. El caos de informacin generaba que los resultados de los anlisis se conocieran varias semanas despus. Los ajustes en los inventarios se realizaban pues sobre cantidades que haban presentado movimientos e incluso nuevas diferencias.
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La solucin a los anteriores problemas es el inventario rotativo o cclico.


Los pasos para el inventario cclico son: Cronograma de realizacin del inventario. Conteos fsicos. Anlisis de las diferencias ms importantes. Identificacin de las causas ms comunes de diferencias. 5. Plan de accin correctivo. 6. Indicadores. 7. Seguimiento.
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Cronograma de realizacin del inventario.

Lo primero es definir el periodo de tiempo en el que se desee cubrir todas las referencias (un mes a un ao). Se define una clasificacin ABC de productos, ya que los productos tipo A por ser los de mayor rotacin, son los que presentan diferencias con mayor frecuencia. Los tipo B se tienen en cuenta en segundo lugar y por ltimo los tipo C y D, que por su poco movimiento no presentan mayores diferencias (excepto los productos tipo C de alto costo).
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2. Conteos fsicos.
El conteo fsico se debe realizar por personas con alto grado de experiencia sobre el producto, el almacenamiento y buena capacidad intelectual. Se debe realizar un corte de documentos al momento de la toma fsica (preferiblemente hacerlo sobre referencias que no estn en movimiento). No slo se debe contar, sino revisar el estado de la mercanca y su organizacin.
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3. Anlisis de las diferencias ms importantes.

La primera recomendacin es no iniciar un inventario sin antes conciliar el anterior. La conciliacin de las referencias se debe realizar con las diferencias paretto, ya que es normal que ocurran las mismas. Algunas de las causas ms comunes de diferencias de inventario son: errores en despachos, errores en devoluciones, errores en recibo a proveedores y errores en digitacin. Ley Pareto de Inventarios: 20% de las Causas corresponden al 80% de las diferencias
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Las acciones ms comunes para verificar las diferencias son:

1. Realizar un segundo conteo. 2. Analizar el movimiento de una referencia desde el 3. 4. 5. 6.

ltimo ajuste. Revisar el corte de documentos. Realizar un conteo a referencias similares (cruces). Comparar la diferencia actual con el ajuste anterior. Investigar las causas con los involucrados.

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4. Identificacin de las causas ms comunes de diferencias

Luego de consolidada la base de datos con las diferencias, se identifican claramente las causas ms comunes.

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5. Plan de accin correctivo.

Una vez identificadas las causas ms relevantes, se implementan acciones correctivas para evitar que el problema se presente de nuevo. Las soluciones a los diferentes problemas se deben consolidar en un documento que sirva de gua para la correccin de futuros problemas.

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6. Indicadores.
Una de las ventajas ms importantes de los inventarios cclicos es la mejora en la confiabilidad de los registros y el control del mismo. Los indicadores ms importantes que se deben tener en cuenta son:
1. Confiabilidad en pesos: es el indicador ms crtico a la hora de administrar el inventario.

CP= 1 valor de diferencias en pesos Valor total del inventario


2. Confiabilidad en referencias: indica el porcentaje de referencias que estn completamente exactas.

CR= 1 Nmero de referencias correctas Nmero de referencias inventariadas.


3. Diferencias con explicacin: haya el valor de las diferencias con que se ha tenido xito al encontrarlas.

DE= valor de las diferencias con explicacin Valor de las diferencias totales
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7. Seguimiento.

Se debe tener un alto grado de compromiso con la confiabilidad del inventario, verificar continuamente que se est cumpliendo el cronograma de manera estricta y que todos los ajustes estn aprobados y cerrados antes de realizar el siguiente cclico. La administracin del inventario debe tener metas de confiabilidad claras. Las metas de los almacenes de clase mundial son: confiabilidad en pesos 99% y confiabilidad en referencias 95%.
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