UNIDAD 3: TÉCNICAS DE SELECCIÓN DE PROTOCOLO

3.1 CONCEPTOS BÁSICOS DE PROTOCOLO

3.1.1 Grandes de España
Es el grado más alto del sistema nobiliario. Carlos I de España y V de Alemania, en 1520, instauró
la Grandeza de España como la mayor categoría de la nobleza titulada, para esclarecer el grado
de aproximación de los nobles del reino a su persona.

No existe un acuerdo unánime para enumerar las casas, títulos o familias que integraron, pero
sí los 25 primeros se les conoce como Los Grandes de Inmemorial, representación del linaje de
la nobleza española y su tratamiento es Excmo.Sr

3.1.2. La nobleza
La nobleza es una clase social privilegiada formada por nobles. Por su distinción y señoría, por
nacimiento o decisión final, se le concede algún título que le hace gozar de ciertos privilegios.

Cargo
Vitalicio Hereditario Consaguineidad Privilegio
importante

De padres
Mientras Herencia Desemp Concedid
a hijos
esta (tres eñado os por el
persona generacio para la rey por
viva nes) sociedad servicios
o méritos

3.1.3. Heráldica
El heraldo es el antecesor más directo del profesional del protocolo. Surge en la Edad Media y
era la figura del mensajero de los monarcas y nobles en tiempos de guerra. Persona encargada
de dirigir el ceremonial y la colocación, por orden de precedencia, de los asistentes importantes
y participantes, en actos públicos y torneos.

La heráldica es el conjunto de normas que ayudan a componer y describir escudos de armas. Es

la ciencia del blasón, la que explica y describe los escudos de armas de cada linaje, persona o
ciudad. Forma de comunicación por símbolos, formas y colores, muestra del prestigio y poder.
Su origen era militar, para distinguir tropas, diferenciar reyes, nobles, ciudades, pueblos, familias
y oficios diversos.

Su origen data de finales del siglo XI.

ANTECEDENTES Entre la leyenda, lo mitológico e histórico

SOPORTES Piedra, pergamino y metal
 ELEMENTO Escudo, pieza que adapta diferentes formas dependiendo del país
IMPORTANTE
MATERIALES Madera y esmaltes (oro, plata y otros)
COLORES Rojo, negro, azul, verde y violeta
REPRESENTACIONES • Figuras naturales (leones, águilas, leopardos, águilas, etc)
• Figuras artificiales (castillos, espadas, balanzas y coronas)
• Figuras alegóricas (dragones, centauros, unicornios y sirenas)

3.1.4 Bandera
Insignia realizada en tela para izarse en una asta, convirtiéndose en la señal e identidad de una
nación, ciudad o institución. Su colocación y ordenación en muchos casos está regulada por ley
y depende del tipo de acto, dónde se realice y la nacionalidad de los asistentes de los países
representados.

3.1.5 Condecoraciones
Distinciones honoríficas como muestra de reconocimiento y gratitud que concede la
Administración o entidades privadas, asignando un distintivo para que se reconozca pública. Las
condecoraciones más comunes son las medallas y placas.

3.2 PRECEDENCIAS
Es el lugar que le corresponde ocupar a una persona, en razón de sus características al asistir a
un acto al que acuden más personas.

3.2.1 Reglas
PRESIDENCIA La ocupa el anfitrión del evento

LEY DE CORTESÍA Ceder la precedencia a otra persona, al invitado de honor

LEY DE LA DERECHA Persona más importante después del anfitrión, a su derecha

TERCERA PERSONA 3ª después del anfitrión→ persona a la izquierda de este

LEY DE ALTERNANCIA Invitados se irán colocando partiendo desde el anfitrión de derecha a

izquierda, por orden de importancia y de forma equitativa.

LEY DEL ORDEN Cuando varias personas poseen el mismo rango e importancia→
ALFABÉTICO ordenación alfabética según el apellido

EN LÍNEA La persona más importante→ Más cerca de símbolos o banderas.

Nº IMPAR 42135

Nº PAR 531246

LEY ANTIGÜEDAD Ante personas del mismo rango o jerarquía→ prevalece la más antigua
en nombramiento de sus funciones o cargos o por edad (mayor a
menor)
 PRECEDENCIA Importancia de la persona en organigrama

LEY REPRESENTATIVIDAD Cuanta más participación posee una persona en una empresa, mayor
es su precedencia.
LEY DE ALTERNADO Rige la variación del lugar de precedencia en firma de documentos.

LEY DE IGUALDAD Reconoce por igual a todos los países del mundo y a sus representantes
JURÍDICA de cualquier parte del mundo
INTERNACIONAL
LEY DE ANALOGÍA Cubre lagunas protocolarias y asigna un lugar a una persona sin lugar
estipulado, pero con cargo similar a la de otra persona
USOS Y COSTUMBRES Adaptación fundamental en el protocolo. Se aplica el sentido común.

3.3. Presidencia y ubicación de asistentes

Comienza cuando se recibe las confirmaciones de los invitados al evento. Es el momento de
asignarles el lugar que les corresponde y rodearles de las personas más cercanas a su razón
social, cargo, sexo, edad, nacionalidad u otra distinción pertinente.

3.3.1 Sistemas de presidencia

• Sistema Francés: el más usado internacionalmente. Sitúa al anfitrión o persona de
mayor rango en el puesto central de un lado ancho de la mesa. Si son dos anfitriones,
uno enfrente del otro. Nº de invitados impar a cada lado de la mesa.
o Conversación, en el centro de la mesa (categorías superiores) y extremos de
la mesa, categorías inferiores
 • Sistema anglosajón: Presidencia, en la mesa. Si hay doble presidencia, ocuparán los
extremos opuestos de la mesa. Centro, invitados de menor categoría, se sienten más
cómodos e integrados en la conversación.

3.3.2Ubicación asistentes
• Presidencia→ la suele ocupar el anfitrión, pero se puede honrar al invitado de honor,
cediendo su lugar a este o al de más jerarquía o al de más edad.
• Hombres y mujeres se alterarán.
• Mujer asume el rango de su marido en las precedencias.
• Separar matrimonios, parejas, familiares de primer y segundo grado, así como
trabajadores de una misma empresa, para no centralizar la conversación en temas que
las demás personas desconozcan.
• Distribución de asientos a partir de presidencia única: de derecha a izquierda por
importancia.
• Distribución de asientos a partir de doble presidencia: en aspa.
• Persona de más edad precede al más joven, la mujer casada frente a la soltera y el
extranjero ante el nacional.
• Si hay invitados extranjeros, hay que mezclarlos, no concentrarlos ni sentarlos en los
extremos.
• Mejor adjuntar un plano a la invitación con la ubicación exacta de la mesa y el asiento
que ocupará el invitado.
• Si la lista de comensales no está cerrada, se colocará un panel con plano del comedor,
lista por orden alfabético de comensales, mesa y lugar que ocupará cada uno.
o En la mesa de cada comensal, encontrará una tarjeta apoyada en el plato con
su nombre y apellido.

3.3.3 Sistema de organización de invitados

SISTEMA DE RELOJ SISTEMA CARTESIANO

Colocación de los En forma de X. Se alternan

comensales en el sentido los comensales uno a uno
en que se mueven las por presidencia, de derecha
agujas del reloj. a izquierda.
3.4 Tratamientos
Es el título de cortesía que se le confiere a una persona y que se utilizará para dirigirse a él. Muy
importante conocer el tratamiento que, por categoría, cargo, condecoración u otro tipo de
reconocimiento corresponde a determinadas autoridades o personalidades.

Usted como tratamiento generalizado, para todas las personas.

Don + Nombre Doña + Nombre

Señor + Apellido Señora + Apellido

• Razones de cargo: limitado al

tiempo de duración del cargo Excelentísimo (Excmo)
empresarial/político.
Ilustrísimo (Ilmo.)
• Méritos o distinciones
personales: títulos que se Señoría
otorgan con carácter vitalicio
o hereditario (lo hereda el Usía (militar)
primogénito o primogénita)
 3.5 Entorno de un acto
Es el lugar donde se celebra el evento, todo lo que rodea al acto. Su elección se debe hacer con
sumo cuidado, prestando especial atención a todos los detalles.

Son determinantes la época del año, la hora y las actividades que se van a realizar para tomar
la decisión adecuada.

Considera Según el Se tiene en Antes de Elección En las

mos el tipo de cuenta tomar una de mesas mesas:
espacio por acto decisión
M. rectangular: Tarjetones
Espacio Presupuesto Saber cuántas Para (leerse
abierto Salón de personas van a
hotel negociaciones o por
(informal) acudir. reuniones ambos
Accesibilid lados)
Espacio Como se
ad M. Herradura o U:
cerrado Auditorio garantizará la
seguridad Si son tres las Bloc con
(formal y Capacidad partes interesadas folios,
relevante) de Estaciona lápices,
Teatro invitados miento de bolis...
Mesa oval
Zona de vehículos.
prestigio Recursos
Visita in situ para Taza de
Centros de necesarios
la comprobación Mesa circular: Más café o té
Edificio convenciones (físicos y
de acústica, cordial: los
con buena /exposiciones humanos)
climatización, invitados quedan Bandejas
imagen enfrente unos de con pasta
insonorización...
Sala o salón otros y galletas
Aulas
con estlo y Opciones Bolsitas de
comodidades de pago, leche en
Iluminación, Clubs seguros, polvo
capacidad, sociales depósitos
climatización y y servicios
gratuitos Agua
acústica de espacio

Copas y
servilletas
3.6 Estructura básica del acto
3. Bienvenida por parte
2. Ordenación de los del anfitrión y
1. Recepción de
invitados (orden y agradecimiento a los
asistentes
criterios de precedencia) asistentes de los
invitados

4. Introducción:
5. Presentación de los 6. Desarrollo del acto,
exposición de objetivos
participantes de la mesa siguiendo programa y
del evento por anfitrión
presidencial cronograma
o persona designada

8. Fomento de
7. Discursos: anfitrión e relaciones sociales entre 9. Despedida del
invitado de honor anfitrión e invitados: anfitrión.
cóctel.

10. Entrega de regalos

3.7. Técnicas de protocolo: organización y planificación de actos protocolarios

Las claves para la ejecución del evento son la elaboración del programa de eventos (con acciones
para seguir), personas que intervienen y cronograma del acto (con horario del evento)

3.7.1 Organización
Existen dos modelos organizativos de actos protocolarios empresariales:

• Responsable y equipo de protocolo de la empresa

• Contratación a agencia especializada en gestión de eventos.

3.7.2 Planificación: las fases

Supone un proceso que se desarrolla en distintas fases previsibles y controlables. Para ello,
debemos usar un diagrama de Gantt, herramienta gráfica para planificar y programar las tareas
necesarias a lo largo de un tiempo determinado. No confundirlo con el cronograma del evento,
ya que este último incluye gráficos, planos, protocolos de recibimientos, etc.
3.8 Documentación en actos protocolarios
Tiene que estar organizada y clasificada en carpetas que separen la documentación oficial,
administrativa, relacionada con el protocolo y con los medios de comunicación.

• Diagrama de Gantt, con la planificación temporal del evento

• Solicitud de licencias y permisos para organizar el evento
• Contratación de seguros de responsabilidad civil
• Contratación de publicidad y material de merchadising
• Tarjetón de 11,50 x 16,50 cm o invitación: requiere confirmación de los asistentes.
• Cartas más personales y de diferentes tamaños. S.R.C (Se Ruega Confirmación)
• Notas de prensa, planos, dosieres informativos
• Programa y cronograma del evento (libro de ruta)
• Nota de protocolo para adjuntar a la invitación: etiqueta, hora exacta con antelación,
parking, duración del acto, puerta de acceso, credenciales, acomodación de invitados,
confirmaciones y breve programa.
• Tarjetas de presentación
• Acreditaciones
• Call for papers de las ponencias o presentaciones para congresos
• Croquis de los espacios para su uso en cada momento
• Guión para el anfitrión, componentes de mesa presidencial y medios de comunicación.
• Documentación con datos del lugar del evento.
• Instrucciones para el personal auxiliar del protocolo y seguridad (lugar y funciones que
tienen que desempeñar)
• Lista de invitados (autoridades, personalidades, anfitrión y resto de invitados, incluidos
conyuges). Hay que distinguir a los invitados de:
o Principales, corporativos, sociales, autoridades, periodistas, colaboradores,
amistades y familiares.
• Cartulinas identificadoras del lugar que ocuparán los asistentes.
• Presupuestos de todo lo contratado
• Contratos de patrocinios, promotores y subvenciones
• Contratos de los servicios de restauración
• Contratos del personal auxiliar, del alquiler de sala o espacio
• Contratos de servicios audiovisuales, mantenimiento y otros servicios.
• Contratos de transfers
• Billetes de avión o tren.
• Bonos de hotel y restauración.
• Documentación del catering: vinos, menús, música…
• Minutas: la primera hoja, grabado de la ciudad, logotipo… Segunda hoja: si es boda
religiosa, grabado de la iglesia o restaurante donde se ha celebrado el enlace. La tercera,
datos de vinos y platos, precedido de la palabra minuta. Última página en blanco.
• Calendarios
• Folletos
• Libros de firmas con páginas numeradas y espacio suficiente.
• Certificados y diplomas de 30 x 40 cm
• Regalos: carpetas, placas grabadas, insignias, etc
• Cartas de agradecimiento por asistencia o participación como colaboradores al evento
• Memoria del evento en formato digital
3.8.1 Diseño de invitaciones
Es el principal elemento de comunicación escrita por parte del anfitrión, para dar a conocer su
interés en qué determinadas personas asistan al evento. La antelación media del envío de las
invitaciones es de 15 días (más si caerían en el olvido, menos puede provocar problemas de
compatibilización de agendas). Las confirmaciones es clave para la creación del evento,
contratación de salones, catering, acomodación de invitados… Llegan hasta cuatro días antes las
confirmaciones oficiales.

Se adjunta una nota de protocolo para confirmar o denegar asistencia.

3.9. Organigrama, programa y cronograma

3.9.1 Organigrama
Es la representación gráfica de la empresa, que refleja toda su estructura interna y donde se
percibe su organización jerárquica y departamental. Así, todos los departamentos están
conectados

3.9.2 Programa
Documento básico para el protocolo. Establece orden de las acciones que se deben seguir y las
personas que intervienen. No se realizarán modificaciones unilaterales que afecten al desarrollo.
Se le facilitará una versión en bolsillo para ser consultado en cualquier momento, y normalmente
el programa no se entrega íntegro (salvo al anfitrión)

Se deben incluir:

• Anfitrión del acto

• Día, lugar y hora exacta de celebración
• Invitados
• Protocolo de recibimientos y despedidas
• Distribución del espacio, señalizando la mesa presidencial
• Etiqueta del acto
• Timing completo del acto (incluyendo discursos)
• Programa social
• Grafismos: diseño de invitaciones, carteles, paneles…
• Convocatoria de los medios de comunicación, indicando hora y lugar

3.9.3 Cronograma
Junto al programa, se le añade el cronograma. Esta no se le entrega a los asistentes, sino que es
exclusivo del comité organizativo. Detalla los aspectos protocolarios más relevantes. Debemos
hacer las siguientes preguntas en tres columnas, cuando realicemos el cronograma: ¿A qué
hora?, ¿Dónde? Y ¿Quién y qué sucede?
3.9.4 Presupuestos y reservas presupuestarias
Conlleva la contabilización de los recursos necesarios para la organización del evento. No
olvidemos del IVA.

• Recursos monetarios: alquiler del salón, alojamientos, transportes, etc

• Recursos humanos: muy importante, según el personal que necesitemos: personal de
protocolo y relaciones públicas, personal auxiliar, personal de información e
intérpretes…
• Recursos materiales: pueden ser propios o se pueden alquilar.
o Soportes tecnológicos: teléfonos, fax, megafonía, micrófonos, proyector de
diapositivas…
o Recursos relacionados con imagen corporativa: tarjetones o carta de invitación,
sobres, programas, folletos, tarjetas identificativas…
o Otros recursos materiales: transporte, banderas, escudos, mobiliario, paneles,
decoración y ornamentación.
• Gastos fijos (personal, seguros, alquiler del local, etc)
• Gastos variables (servicio de catering, acreditaciones, regalos para asistentes, etc)
• Ingresos: recursos propios, patrocinios, venta de entradas, suscripciones, venta de
productos o subvenciones recibidas.

3.10. La seguridad en actos protocolarios

No es competencia directa del departamento de protocolo, pero sí deben de trabajar de manera
coordinada y con conocimientos mínimos.

• Protección de autoridades e invitados→ Protección de transporte, se les da la

bienvenida en tren o aeropuerto y se les recoge hasta conducirles al hotel o al acto. Si
la situación lo requiere→ caravana de seguridad
• Protección de instalaciones→ pruebas de carga si el suelo soporta el peso de los
asistentes.
• Solicitud de permisos para cortes en calles o carreteras→ Acotar la zona como medida
disuasoria visible para cualquier persona que atente contra la seguridad del evento.
• Plan de evacuación y servicios de emegencias→ Salida diferente al resto de los invitados.
• Custodio de la documentación→ Credenciales, lista de invitados y cualquier otro
documento que pueda vulnerar la seguridad. A la prensa se le facilitará la información
mínima.
• Atención sanitaria: médicos, ambulancias..
• Vigilancia de itinerarios.
• Control y seguridad alimentaria→ tanto de calidad como de la temperatura alimenticia
para no romper la cadena de frío o manipulación incorrecta.
• Vigilancia de vehículos y aparcamientos.
• Control de mantenimiento y seguridad eléctrica.
• Control de explosivos.
• Control de accesos→ Cuidado con las duplicidades.
• Actos de alta seguridad→ última inspección antes de comenzar el evento, para ver que
no hay nada extraño que atente contra la seguridad.

La seguridad es fundamental en el desarrollo de un acto protocolario. En sitios con alto índice

de inseguridad:
 • Pasar desapercibido.
• No mencionar nuestro nombre, cargo, empresa o viajes a personas desconocidas.
• Debemos varias nuestros hábitos: alojarnos en hoteles diferentes, comer en diferentes
restaurantes…
• Prestar atención a nuestra identificación y documentos.
• Si nos recoge un chófer en el aeropuerto→ pedir su identificación.
• Llevar dinero en efectivo para propinas y posibles contratiempos→ nunca en grandes
cantidades.
• Inscribirse en la embajada de España→ es una medida de seguridad

En la seguridad en vehículos de ejecutivos; en precedencia, la persona de más rango subirá la

primera y bajará la última:

• Uso de coche discreto, de marca, color y matrícula del lugar visitado.

• No parar si no se tiene previsto
• No aparcar en aparcamientos subterráneos.
• Convenir con el chófer un gesto para que no entremos en el coche.

Los escoltas son los profesionales encargados de salvaguardar la seguridad de las personas para
quienes trabajan.

3.11. La calidad de actos protocolarios

Es la percepción que poseen los asistentes a un acto, en relación con sus expectativas, a través
de verbal o cuestionarios, una vez finalizado el evento. Calidad subjetiva si es esta última, pero
objetiva si queremos medir el éxito del evento por medio del nº de asistentes e ingresos
percibidos.

Hay que hacer un estudio de mercado para conocer los gustos y necesidades del público, qué
servicios necesitan y cuánto está dispuesto a pagar. La experiencia profesional en la
organización de eventos similares ayudará enormemente, incluso gracias al manual de
procedimientos (qué hacer, quién, cuándo, dónde y cómo, materiales y equipos necesarios.

Para medir la calidad:

• Dimensión humana: con capacidad de los trabajadores contratados, imagen,

habilidades sociales, capacidad de respuesta, etc.
 • Dimensión técnica: recursos científicos y técnicos audiovisuales, Internet, redes
sociales, accesibilidad, etc.
• Dimensión económica: todos tienen beneficios y costes controlados.

Al final→ informes y memoria con resultados.

El cliente puede valorar:

• Calidad del soporte físico: relativo al lugar donde se celebra el evento (aspecto externo,
decoración, seguridad, parking, accesibilidad y limpieza)
• Calidad del servicio: calidad proveedores, rapidez, pago…
• Calidad económica: presupuesto competitivo y ajustado para minimizar costes.
• Calidad de atención al cliente: apariencia personal, amabilidad, eficiencia, actitud
deservicio, empatía e información veraz.

3.10.1. Desviaciones

• Desviación objetivos: programados tanto por exceso como por defecto.

• Desviación en repercusión: proyección que se le quería dar.
• Desviación de planificación: incumplimiento del calendario y plazos.
• Desviación en la prestación del servicio: prestación equivocada o inadecuada.
• Desviación en presupuesto: por ventas, gastos, coste de ventas o desviación en margen
del beneficio→ control presupuestario.
• Desviación en contratación del personal, por exceso o defecto.
Contenido
UNIDAD 3: TÉCNICAS DE SELECCIÓN DE PROTOCOLO .................................................................. 1
3.1 CONCEPTOS BÁSICOS DE PROTOCOLO ........................................................................1
3.1.1 Grandes de España ....................................................................................................... 1
3.1.2. La nobleza.................................................................................................................... 1
3.1.3. Heráldica ..................................................................................................................... 1
3.1.4 Bandera ........................................................................................................................ 2
3.1.5 Condecoraciones ................................................................................................... 2
3.2 PRECEDENCIAS ...........................................................................................................2
3.2.1 Reglas ........................................................................................................................... 2
3.3. Presidencia y ubicación de asistentes .........................................................................3
3.3.1 Sistemas de presidencia ............................................................................................... 3
3.3.2 Ubicación asistentes ..................................................................................................... 4
3.3.3 Sistema de organización de invitados .......................................................................... 4
3.4 Tratamientos..............................................................................................................5
3.5 Entorno de un acto .....................................................................................................6
3.6 Estructura básica del acto ...........................................................................................7
3.7. Técnicas de protocolo: organización y planificación de actos protocolarios .................7
3.7.1 Organización................................................................................................................. 7
3.7.2 Planificación: las fases .................................................................................................. 7
3.8 Documentación en actos protocolarios .......................................................................8
3.8.1 Diseño de invitaciones ................................................................................................. 9
3.9. Organigrama, programa y cronograma .......................................................................9
3.9.1 Organigrama ................................................................................................................. 9
3.9.2 Programa ...................................................................................................................... 9
3.9.3 Cronograma ................................................................................................................ 10
3.9.4 Presupuestos y reservas presupuestarias .................................................................. 12
3.10. La seguridad en actos protocolarios ....................................................................... 12
3.11. La calidad de actos protocolarios ........................................................................... 13
3.10.1. Desviaciones ............................................................................................................ 14