PEDIDO Y ENTREGA DE MERCANCAS

JUSTIFICANTES Y DOCUMENTOS
Se debe dejar constancia de todas las operaciones que se realicen. Esto se debe reflejar en un documento Documento: informacin estructurada en soporte material o medios electrnicos, cuyo objetivo es dejar constancia de las operaciones y de las personas que han intervenido.

FLUJO ADMINISTRATIVO DEL STOCK

El flujo de documentos refleja los acontecimientos de la actividad empresarial y transmite la informacin entre las distintas secciones o Dptos. de la empresa

FLUJO ADMINISTRATIVO DEL STOCK

COMPRADOR

RA NS FE AL PE RE BA NC DI R IA, DO LE N FA TR CT A, UR ... A

CH /, T

VENDEDOR

FLUJO ADMINISTRATIVO DEL STOCK (OTROS DOCUMENTOS)

COMPRADOR

JU ST IF IC

AN AS TE DE S AB DE ON FA OS CO CT UR BR AS OS DE /P GA AG ST OS O S

NO T

VENDEDOR

DOCUMENTOS DEL STOCK

La fuente y el destino pueden ser externa (proveedores) o de la propia empresa (Dptos.) Tipos:
De compraventa: pedido, albarn, factura, carta de portes, factura de gastos, notas de abono, tickets de caja. De cobro-pago: recibos, ch/, letras de cambio, transferencias bancarias.

DOCUMENTOS DEL STOCK

Existen documentos que reflejan varias operaciones realizadas como:
Registro de pedidos Fichas de almacn Inventario Registro de facturas recibidas/emitidas

El intercambio de documentos entre los dptos. ha de ser continuo, hasta en las organizaciones ms elementales.

DOCUMENTOS DEL STOCK

Los documentos sirven para la demostracin de la realizacin de las operaciones, ante un rgano interno o EXTERNO de la empresa.

TRANSMISIN ELECTRNICA DE DOCUMENTOS (EDI)

El EDI (Electronic Data Interchange) es un sistema estndar y universal para la transmisin electrnica de informacin y documentos. Permite a empresas y particulares enviar y recibir documentos en formato estndar y directamente de ordenador a ordenador Agiliza y abarata la comunicacin de las operaciones

TRANSMISIN ELECTRNICA DE DOCUMENTOS (EDI)

Ventajas:
Permite la recepcin de la informacin ms rpida y completa. Evita errores y prdidas en el envo de documentos Reduccin de costes administrativos y retrasos en cobros y pagos Proporciona un tratamiento acelerado de los pedidos Mejora la gestin de socks Utiliza un lenguaje estandarizado.

TRANSMISIN ELECTRNICA DE DOCUMENTOS (EDI)

Es necesario que las partes implicadas (emisor y receptor) tengan un lenguaje comn, con TERMINOLOGA propia. Se puede realizar a travs de internet (web o e-mail) o mediante redes privadas de acceso restringido. El uso de Internet, me obliga al uso de programas de autenticidad, integridad y confidencialidad. Permite las firmas digitales con igual validez legal que los soportes en papel.

EL PEDIDO
Es el documento que emite el comprador cuando solicita en firme materiales o artculos a su proveedor. Si se hace por telfono, deberemos confirmarlo despus mediante carta o impreso. Se debe guardar una copia para contrastar la mercanca recibida con la solicitada.

EL PEDIDO
Se suele enviar dos copias, para que el proveedor devuelva una firmada (sobre todo si hay condiciones que no figuran en contrato) Segn el compromiso adquirido:
Pedido en firme: conocimiento de las condiciones y aceptacin de ellas. Pedido condicional: Pendiente de confirmacin

TIPOS DE PEDIDO
Segn la forma:
Pedido Normal Pedido Programado Pedido Abierto

Segn el material:
Pedido extraordinario Pedido de reposicin Pedido de servicio u obra Pedido habitual de materiales o mercancas

TIPOS DE PEDIDO
Pedido Normal:
Solicitud de mercancas necesarias en un breve perodo de tiempo. Cantidad ajustadas a los consumos previstos

Pedido Programado:
Relacionado con los estudios previos de las necesidades Se solicita una cantidad anual. La entrega se puede fraccionar (previo aviso de la cantidad y fecha de entrega) INCONVENIENTE: Cant. SOLICITADA < CONSUMO

TIPOS DE PEDIDO
Pedido abierto:
Solicita cantidad total aproximada No supone compromiso de compra Debe ser confirmado reserva Plazos de entrega muy cortos (24/48 h) Obligacin del proveedor de tener stock mnimo Precio variable de la mercanca (negociable)

TIPOS DE PEDIDO
Ventajas del pedido abierto:
Reduce el stock inmovilizado Asegura un stock mnimo en el almacn del proveedor Rotacin mayor de los materiales Precios ms bajos de compra por grandes cantidades compradas Reduccin de costes de gestin

TIPOS DE PEDIDO
Pedido extraordinario:
Solicitud de materiales de pronto empleo Aunque existan en nuestro almacn Evita consecuencias negativas en el Stock de Seguridad

Pedido de reposicin:
Iniciativa parte del almacn Existencias bajas en el almacn Puede ser de varios almacenes en un mismo documento

TIPOS DE PEDIDO
Pedido de servicio u obra:
Solicita prestaciones o trabajos Materiales a cuenta del contratado o del contratante Materiales incluidos o no

Pedido habitual de materiales:

Solicita artculos que necesitamos en nuestro punto de venta.

EL IMPRESO PEDIDO
Se puede realizar en una carta o en un impreso. Deben contener claramente todos los datos siguientes:
DATOS DEL COMPRADOR NMERO DE ORDEN FECHA DE EXPEDICIN Y REFERENCIAS DATOS DEL VENDEDOR DETALLES DE LOS ARTCULOS CONDICIONES COMERCIALES

EL IMPRESO PEDIDO
DATOS DEL COMPRADOR:
Nombre CIF/NIF Domicilio completo [PAS] [DIRECCIN DE ENTREGA] Fecha de entrega o plazo de envo

NMERO DE ORDEN:
Correlativo para todos los proveedores o individual Forma sencilla : n/ao (123/07)

EL IMPRESO PEDIDO
FECHA DE EXPEDICIN Y REFERENCIAS:
Fecha: Emisin del pedido Referencia: N del contrato o persona/forma que se realiz el pedido

DATOS VENDEDOR
Idem comprador

RELACIN DE ARTCULOS
Nombre/Descripcin Referencia/cdigo Cantidad Precio unitario [importes parciales y totales]

EL IMPRESO PEDIDO
CONDICIONES COMERCIALES
Descuentos Gastos Formas de pago ... Firma del comprador, sino ... Propuesta de pedido.

EL IMPRESO PEDIDO

REGISTRO DE PEDIDOS
Refleja el control de los pedidos (seguimiento) Debe contener:
N pedido Fecha Importe del pedido Proveedor Cod/CIF del proveedor Fecha de entrega Almacn Fecha de recepcin N albarn observaciones

REGISTRO DE PEDIDOS

HOJA DE SOLICITUD
No todos los dptos. de la empresa pueden realizar pedidos. Deben estar centralizados, por lo que los dems departamentos o secciones deben solicitar la peticin de artculos, mediante un documento Este documento es INTERNO y se utiliza para solicitar materiales desde una seccin a otra de la empresa Generalmente estn automatizados (de ordenador a ordenador)

HOJA DE SOLICITUD

ALBARN O NOTA DE ENTREGA

Documento que confecciona el vendedor y lo entrega al comprador junto con la mercanca Tiene como objetivo:
servir de justificante la entrega de la mercanca Gua en la elaboracin de la factura

Se confeccionan tres copias:

Original + 1 copia: Se remiten al cliente (tras la devolucin de una de ellas, se entregar al Dpto. de Contabilidad) 2 copia: se queda en el almacn (justificacin de salida de mercanca) 3 copia: se enva al dpto. de compras

ALBARN O NOTA DE ENTREGA

El albarn puede ser dejado de emitirse cuando:
Se sustituya por una nota de entrega al transportista. (Se detallar la mercanca pero no los precios, referencias) En exportaciones, se sustituir por el packing list

ALBARN O NOTA DE ENTREGA

Datos que reflejar:
Datos del vendedor Nmero de orden y fecha de emisin Datos del cliente Referencias:
Nm. y fecha de pedido Representante/agente de la operacin

Forma de envo:
Agencia de transporte pago de los portes Nm. Paquetes o bultos

Descripcin de la mercanca Observaciones Recib

ALBARN O NOTA DE ENTREGA

En caso de no estar conforme con la mercanca recibida:
Se procede a la devolucin No se firma la aceptacin/conformidad

Aunque tambin podemos:

Rectificar el albarn Hacer las observaciones oportunas

ALBARN O NOTA DE ENTREGA

ALBARN O NOTA DE ENTREGA

Un caso especial de albarn es el Albarn Valorado. Se emite cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al contado Se cumplimenta con:
Descripcin de la mercanca Precio unitario Descuentos Importes parciales Impuestos (o IVA incluido) Importe total

Sirve como nota de entrega y justificante de compra.

ALBARN O NOTA DE ENTREGA

REGISTRO Y CONTROL DE LA MERCANCA

Antes de registrar la mercanca en el almacn debemos verificar la falta de errores o daos Debemos inspeccionar CUANTITATIVAMENTE y CUALITATIVAMENTE los productos recibidos Proceso a seguir:
1 Comparar el albarn con el pedido antes de descargar la mercanca 2 Contar los bultos descargados y examinar si existen daos externos ( salvo posterior examen) 3 Recontar fsicamente los artculos y contrastarlos con el albarn y el pedido

REGISTRO Y CONTROL DE LA MERCANCA

El resultado del examen puede ser conforme o no conforme En el segundo caso, podemos aceptarla o no, pero siempre deberemos indicar el motivo en OBSERVACIONES del albarn El ltimo paso es confeccionar la HOJA DE RECEPCIN, y enviar una copia a Compras y otra a Contabilidad.

LA HOJA DE RECEPCIN
Es un documento INTERNO que:
Demuestra la recepcin de los materiales solicitados Controla el cumplimiento de los plazos de entrega, roturas, etc.

Hace referencia a:
Orden de compra/nmero de pedido Albarn/nota de entrega Resultado de la inspeccin (cantidad/calidad) Descripcin Clasificacin Destino del material

LA HOJA DE RECEPCIN

TRAZABILIDAD EN LA CADENA DE SUMINISTRO

Es el conjunto de procedimientos que permiten conocer la ubicacin y la trayectoria de un producto o lote a lo largo de la cadena de suministro, desde su origen hasta su destino final como artculo de consumo. Desde el punto de vista empresarial: Es la capacidad de asociar el origen de las materias primas utilizadas en la produccin y los productos que fabrica con los destinos de dichos productos.

TRAZABILIDAD EN LA CADENA DE SUMINISTRO

Es necesario:
Recibir la informacin de los proveedores Transmitir la informacin a nuestros clientes Controlar los lotes durante el procedo productivo, almacenaje y expedicin

El sistema de trazabilidad se basa en:

Informacin de la etiqueta Registro en las bases de datos de cada agente de la cadena de suministros Transmisin electrnica entre los agentes de la cadena de suministros