Está en la página 1de 9

Funciones de Desarrollo Econmico

III.7.10.1.2. Pemex-Refinacin Control Interno de Fluctuacin de Inventarios Auditora Financiera y de Cumplimiento: 09-1-18T4M-02-0443

Criterios de Seleccin Esta auditora se seleccion con base en los criterios generales y particulares establecidos en la Normativa Institucional de la Auditora Superior de la Federacin para la planeacin especfica utilizada en la integracin del Programa Anual de Auditoras para la Fiscalizacin Superior de la Cuenta Pblica 2009, considerando la importancia, pertinencia y factibilidad de su realizacin. Objetivo Fiscalizar la gestin financiera de los sistemas de control interno de la cuenta fluctuaciones de inventarios para verificar los registros de faltantes, variaciones y recuperacin de productos refinados durante 2009; las aclaraciones que justifiquen el origen y su procedencia, as como los criterios aplicables para su reconocimiento en la contabilidad. Alcance Universo Seleccionado: Muestra Auditada: Representatividad de la Muestra: Antecedentes Para el proceso de produccin, Pemex Refinacin cuenta con seis refineras (Cadereyta, Madero, Minatitln, Salamanca, Salina Cruz y Tula); para el proceso de distribucin, con cuatro subgerencias de Transporte por Ducto (Centro, Golfo, Norte y Sureste), una Superintendencia de Transporte por Ducto Pacfico, una Gerencia de Operacin Martima y Portuaria, que opera con cuatro terminales martimas (Madero, Pajaritos, Salina Cruz y Tuxpan), y para el proceso de almacenamiento y reparto, con cuatro gerencias (Centro, Golfo, Norte y Pacfico) que controlan 77 terminales de Almacenamiento y Reparto (TAR), las cuales, al efectuar la movilizacin de petrleo crudo y refinados, inciden en las fluctuaciones de los inventarios, por lo que el control desempea un papel importante para establecer los lmites y estndares racionales aplicables para un manejo mejorado. Resultados 1. Ambiente de control Con el estudio y evaluacin del control interno respecto de la fluctuacin de inventarios, se determin que la entidad fiscalizada no cuenta con evidencia documental de una administracin orientada al control interno de la misma, ya que no ha llevado a cabo las acciones pertinentes para establecer un sistema de control
1

16,865,637.4 miles de pesos 2,355,753.1 miles de pesos 14.0 %

Informe del Resultado de la Fiscalizacin Superior de la Cuenta Pblica 2009

integral que incluya los procedimientos de control en los procesos operativos, particularmente en lo referente al registro y control de los eventos que repercuten en la fluctuacin de los inventarios de productos. Al respecto, se determin que no se han realizado acciones para que el Instructivo para el Manejo de Cuentas de Balance y Resultados especifique los diferentes conceptos (faltantes, sobrantes, mermas, desviaciones en la medicin, sustracciones, recuperaciones, entre otros) por los que se debe afectar la cuenta 6114 Fluctuaciones en Inventarios de Productos, la cual, conforme lo indica el propio instructivo, se aplica por el importe de las diferencias entre el inventario inicial y final, cuando el inicial sea superior al final y viceversa, y por el importe del traspaso que se haga de su saldo a la cuenta 3106 Resultado del Ejercicio. Vase accin(es): 09-1-18T4M-02-0443-01-001 2. La entidad fiscalizada no ha actualizado la Norma para la elaboracin del balance de volmenes corregidos a 20C en terminales de Almacenamiento y Distribucin, ya que en la actualidad la nomenclatura aplicable es Terminales de Almacenamiento y Reparto conforme a la reestructuracin organizacional y contina empleando en sus manuales la nomenclatura anterior. Vase accin(es): 09-1-18T4M-02-0443-01-002 3. El Procedimiento para la cuantificacin del producto recuperado en tomas clandestinas, elaborado por la Gerencia de Control Tcnico y Operativo de Manejo de Combustibles (GCTOMC), no est autorizado, no ha sido dado de alta, ni difundido entre las reas que participan en la operacin; adems, no prev el reconocimiento en la contabilidad de los volmenes recuperados. Vase accin(es): 09-1-18T4M-02-0443-01-003 4. Evaluacin del Riesgo Por lo que se refiere a la evaluacin y administracin de riesgos, la entidad fiscalizada no document haber realizado una evaluacin de la propensin al riesgo en lo relativo al manejo de los inventarios y su fluctuacin, a fin de implementar las acciones para definir las fluctuaciones tolerables acordes con la operacin y riesgo en los eventos que afectan los inventarios (evaporaciones, desviaciones o incertidumbre en mediciones o, en su caso, prdidas por sustracciones ilcitas). Vase accin(es): 09-1-18T4M-02-0443-01-004 5. Entre los riesgos de relevancia detectados en la operacin existe el que reiteradamente se reflejan volmenes faltantes, en los envos de petrleo crudo a refineras para su proceso, as como de productos refinados en los envos a las terminales de almacenamiento y reparto, sin precisar su origen, es decir, si corresponden a sustracciones en ductos o si se generan durante la operacin de las reas emisoras y receptoras de esos productos; con objeto de disminuir y administrar el riesgo relativo a los volmenes faltantes y, en su caso, definir actividades de control aplicables. Vase accin(es): 09-1-18T4M-02-0443-01-005
2

Funciones de Desarrollo Econmico

6.

Actividades de Control Por lo que se refiere a las actividades de control, entre las directrices establecidas por la direccin para afrontar los riesgos relacionados con las operaciones que inciden en la fluctuacin de los inventarios, se cuenta con los manuales de organizacin de las subdirecciones de Produccin; de Distribucin; de Almacenamiento y Reparto, y el de la GCTOMC; sin embargo, destaca que la Subdireccin de Produccin, en sus polticas y manuales de procedimientos, no prev la conciliacin, verificacin y validacin diaria con la Gerencia de Ductos de los volmenes recibidos de petrleo crudo destinados al proceso de refinacin y, en su caso, las actividades para la aclaracin de diferencias o faltantes, as como su clasificacin para los efectos de registro y control. Vase accin(es): 09-1-18T4M-02-0443-01-006

7.

En los manuales de la entidad fiscalizada no se incluyen las actividades de control que garanticen el correcto y oportuno registro diario y mensual de los volmenes obtenidos de la produccin, a fin de emitir reportes confiables, en los que se muestren los volmenes obtenidos del proceso de refinacin, mermas, faltantes y sobrantes, ya que el clculo de la produccin se basa en los volmenes reportados por la Subgerencia de Ductos, la cual registra y valida las salidas de las refineras, por lo que la produccin se determina posteriormente a la salida del producto y no al trmino del proceso de produccin. Vase accin(es): 09-1-18T4M-02-0443-01-007

8.

Respecto de las actividades de control relacionadas con las salidas de productos petrolferos de las refineras a la Subdireccin de Distribucin, la entidad fiscalizada no cuenta en sus manuales, con controles ni registros para validar diariamente y dar seguimiento a los volmenes que la Subdireccin de Produccin entrega a la de Distribucin para su movilizacin y, en su caso, determinar faltantes, diferencias por bajas de presin y volmenes perdidos. Vase accin(es): 09-1-18T4M-02-0443-01-008

9.

En relacin con la actualizacin de las actividades de control en el proceso de produccin, la entidad fiscalizada aplica la gua Algoritmo de Tanques para el clculo de prdidas por evaporacin en tanques de almacenamiento en refineras (mermas); sin embargo, no prev actividades y estndares de control ni registro. Vase accin(es): 09-1-18T4M-02-0443-01-009

10. Se determin que la Gerencia de Control Tcnico y Operativo de Manejo de Combustibles (GCTOMC) calcul la estimacin de los volmenes extrados, en tomas clandestinas en 2009 de 3,078.4 miles de barriles, equivalentes a 3,502.1 miles de pesos, a travs del Procedimiento para estimar el volumen de combustible extrado en tomas clandestinas a partir de reportes de bajas de presin en ductos de Pemex Refinacin, que no ha sido dado de alta ni difundido entre las reas participantes en dicho proceso. Vase accin(es): 09-1-18T4M-02-0443-01-010
3

Informe del Resultado de la Fiscalizacin Superior de la Cuenta Pblica 2009

11. Informacin y Comunicacin Por lo que se refiere a la Informacin, con el anlisis de la integracin del saldo de la cuenta contable 6114 Fluctuaciones en Inventarios de Productos por 16,865,637.4 miles de pesos (8,408,496.6 miles de pesos en petrleo crudo y 8,457,140.8 miles de pesos de productos refinados), se determin que dicha cuenta se afect por la variacin de los inventarios inicial y final de cuatro reas como, se expone a continuacin:
INTEGRACIN DE LA CUENTA 6114 FLUCTUACIONES EN INVENTARIOS DE PRODUCTOS (Miles de pesos)
rea Ductos GOMP y Terminales Martimas Gerencia de Almacenamiento y Reparto Refineras Total Fluctuacin Crudo 5,450,393.2 0.0 0.0 2,958,103.4 8,408,496.6 Fluctuacin Refinado 1,347,309.5 1,541,458.5 2,389,354.4 3,179,018.4 8,457,140.8 Fluctuacin Total 6,797,702.7 1,541,458.5 2,389,354.4 6,137,121.8 16,865,637.4

FUENTE: Base de datos de los movimientos de la cuenta 6114 Fluctuacin en inventarios de productos.

Lo anterior ocurri sin que los registros incluyan auxiliares que reflejen los conceptos que motivaron la fluctuacin de los inventarios, como desviaciones, mermas, faltantes, sobrantes, sustracciones, entre otros, as como recuperaciones, en su caso. Esto se debi a que la entidad fiscalizada no ha implementado mecanismos de control para que los sistemas de informacin generen los reportes que contengan datos operacionales y financieros suficientes, precisos y accesibles que le permita la toma de decisiones y la presentacin de informes en la gestin financiera, respecto de la fluctuacin de los inventarios. Vase accin(es): 09-1-18T4M-02-0443-01-011 09-1-18T4M-02-0443-01-012 12. Respecto de la informacin generada para los efectos de control de las fluctuaciones, se determin que de la muestra seleccionada por 2,355,753.1 miles de pesos, la Subdireccin de Distribucin, durante el ejercicio de 2009, present variaciones de presin y flujo (faltantes) en ductos de Pemex Refinacin por un volumen perdido estimado de 1,322.4 miles de barriles (123.4 miles de barriles de petrleo crudo y 1,199.0 miles de barriles de productos refinados) por 1,465,167.3 miles de pesos, los cuales no se encuentran reflejados en forma expresa en la cuenta de fluctuaciones en inventarios, por la carencia de mecanismos institucionales de control para su reconocimiento. Vase accin(es): 09-1-18T4M-02-0443-01-013

Funciones de Desarrollo Econmico

13. Monitoreo La Gerencia de Coordinacin de Operaciones de la Subdireccin de Distribucin report mensualmente un volumen perdido estimado en 2009 de 1,322.4 miles de barriles (123.4 miles de barriles de petrleo crudo y 1,199.0 miles de barriles de productos refinados), equivalentes a 1,465,167.3 miles de pesos para el seguimiento de las variaciones de presin y flujo en ductos por parte de la Gerencia de Control Tcnico y Operativo de Manejo de Combustibles (GCTOMC); mientras que sta report 3,078.4 miles de barriles (912.0 miles de barriles de petrleo crudo y 2,166.4 miles de barriles de productos refinados) por 3,502,095.1 miles de pesos, no identificados en la contabilidad de manera expresa, por lo que se desconoce cules son las cifras reales de los volmenes perdidos, debido a la carencia de mecanismos de conciliacin y aclaracin entre las citadas gerencias. Al respecto, la entidad fiscalizada inform que las diferencias estriban en que la Subdireccin de Distribucin report las bajas de presin en todos los eventos, que en algunos casos, omiti el dato del volumen e importe estimados y la GCTOMC estim el total del volumen perdido. Vase accin(es): 09-1-18T4M-02-0443-01-014 Acciones Recomendaciones 09-1-18T4M-02-0443-01-001.- Para que Pemex Refinacin implemente un sistema de control integral que incluya los procedimientos de control en los procesos operativos, particularmente en lo referente al registro y control de los eventos que repercuten en la fluctuacin de los inventarios de productos, como faltantes, sobrantes, mermas, desviaciones en la medicin, sustracciones, recuperaciones, entre otros. [Resultado 1] 09-1-18T4M-02-0443-01-002.- Para que Pemex Refinacin actualice la Norma para la elaboracin de balances de volmenes corregidos a 20C, y especifique la nomenclatura de Terminales de Almacenamiento y Reparto conforme a la reestructuracin organizacional. [Resultado 2] 09-1-18T4M-02-0443-01-003.- Para que Pemex Refinacin realice las gestiones pertinentes, a efecto de concluir con el proceso de autorizacin, registro y difusin del "Procedimiento para la cuantificacin del producto recuperado en tomas clandestinas" e incluya las actividades para el reconocimiento en la contabilidad de los volmenes recuperados. [Resultado 3] 09-1-18T4M-02-0443-01-004.- Para que Pemex Refinacin realice la evaluacin de la propensin al riesgo relativo al manejo de los inventarios y su fluctuacin, a fin de que implemente las acciones para definir las fluctuaciones tolerables acordes con la operacin y riesgo en los eventos que afectan los inventarios (evaporaciones, desviaciones o incertidumbres en mediciones o, en su caso, prdidas por sustracciones ilcitas). [Resultado 4]
5

Informe del Resultado de la Fiscalizacin Superior de la Cuenta Pblica 2009

09-1-18T4M-02-0443-01-005.- Para que Pemex Refinacin establezca las medidas de control para evaluar el riesgo de reflejar los volmenes faltantes en los envos de petrleo crudo como de productos refinados a las terminales de Almacenamiento y Reparto; asimismo, que precise su origen y su tratamiento, para definir las actividades de control aplicables. [Resultado 5] 09-1-18T4M-02-0443-01-006.- Para que Pemex Refinacin adopte las medidas necesarias, a efecto de que en sus polticas y manuales de procedimientos se incluyan las actividades de control de la Subdireccin de Produccin, relativas a la conciliacin, verificacin y validacin diaria con el rea de ductos de los volmenes recibidos de petrleo crudo destinados al proceso de refinacin y, en su caso, las actividades para la aclaracin de diferencias o faltantes, as como su clasificacin para los efectos de registro y control. [Resultado 6] 09-1-18T4M-02-0443-01-007.- Para que Pemex Refinacin establezca en sus manuales mecanismos que permitan contar con los controles y registros diarios y mensuales de los volmenes obtenidos del proceso de refinacin, en los que muestren los volmenes de produccin, mermas, faltantes y sobrantes, en su caso, con la finalidad de emitir reportes confiables. [Resultado 7] 09-1-18T4M-02-0443-01-008.- Para que Pemex Refinacin adopte los mecanismos necesarios, a efecto de validar diariamente y dar seguimiento a los volmenes entregados a la Subdireccin de Distribucin para su movilizacin, a fin de determinar faltantes, diferencias por bajas de presin y volmenes perdidos. [Resultado 8] 09-1-18T4M-02-0443-01-009.- Para que Pemex Refinacin lleve a cabo las gestiones pertinentes, a efecto de que el "Algoritmo de Tanques" incluya actividades y estndares de control y registro para el reconocimiento de las prdidas por evaporacin en tanques de almacenamiento en refineras (mermas). [Resultado 9] 09-1-18T4M-02-0443-01-010.- Para que Pemex Refinacin lleve a cabo las gestiones pertinentes para dar de "alta" y difundir el "Procedimiento para estimar el volumen de combustible extrado en tomas clandestinas a partir de reportes de bajas de presin en ductos de Pemex Refinacin", entre las reas que participan en dicho proceso. [Resultado 10] 09-1-18T4M-02-0443-01-011.- Para que Pemex Refinacin establezca auxiliares, a efecto de que los registros incluyan los conceptos que motivan la fluctuacin de los inventarios, ya sean desviaciones, mermas, faltantes, sobrantes, sustracciones, y recuperaciones, en su caso. [Resultado 11] 09-1-18T4M-02-0443-01-012.- Para que Pemex Refinacin implemente mecanismos de control necesarios, a efecto de que los sistemas de informacin generen reportes que contengan datos operacionales y financieros suficientes, precisos y accesibles que permitan la toma adecuada de decisiones y la presentacin de informes en la gestin financiera, respecto de la fluctuacin de los inventarios. [Resultado 11] 09-1-18T4M-02-0443-01-013.- Para que Pemex Refinacin implemente mecanismos institucionales de control para el reconocimiento especfico dentro de la cuenta de
6

Funciones de Desarrollo Econmico

fluctuacin de inventarios de las variaciones de presin y flujo (faltantes) en ductos. [Resultado 12] 09-1-18T4M-02-0443-01-014.- Para que Pemex Refinacin establezca un procedimiento que regule la conciliacin peridica y registro de los volmenes perdidos estimados de petrleo crudo y productos refinados, a efecto de que presenten cifras reales para que se identifiquen expresamente en la contabilidad. [Resultado 13] Resumen de Observaciones y Acciones Se determin(aron) 13 observacin(es) que gener(aron): 14 Recomendacin(es). Dictamen: negativo La auditora se practic sobre la informacin proporcionada por la entidad fiscalizada, de cuya veracidad es responsable; fue planeada y desarrollada de acuerdo con el objetivo y alcance establecidos, y se aplicaron los procedimientos de auditora y las pruebas selectivas que se estimaron necesarios. En consecuencia, existe una base razonable para sustentar el presente dictamen, que se refiere slo a las operaciones revisadas. La Auditora Superior de la Federacin considera que, en trminos generales y respecto de la muestra auditada, Pemex Refinacin no cumpli con las disposiciones normativas aplicables para controlar los riesgos y proveer una seguridad razonable en la consecucin de los objetivos respecto de las operaciones en los procesos de produccin, distribucin y almacenamiento y reparto de productos refinados, en particular en lo referente a la falta de un control integrado de fluctuacin de inventarios, como se precisa en los resultados que se presentan en el apartado correspondiente de este informe, donde destacan los siguientes: la entidad fiscalizada no ha llevado acciones para establecer un sistema de control para incluir procedimientos en los procesos operativos, referentes al registro y control de los eventos que repercuten en la fluctuacin de los inventarios de productos; no document haber realizado una evaluacin de la propensin al riesgo respecto del manejo de los inventarios y su fluctuacin, a fin de implementar acciones para definir las fluctuaciones tolerables acordes con su operacin y riesgo; no precis el origen de los volmenes faltantes de petrleo crudo y refinados, con objeto de disminuir y administrar su riesgo; las actividades de control de la Subdireccin de Produccin no prevn en sus polticas y manuales de procedimientos la conciliacin, verificacin y validacin diaria con la Gerencia de Ductos de los volmenes de petrleo crudo destinados al proceso de refinacin, as como su clasificacin para los efectos de registro y control; la Subdireccin de Distribucin no cuenta en sus manuales con controles o registros para validar diariamente y dar seguimiento a los volmenes que la Subdireccin de Produccin le entrega para su movilizacin; el Algoritmo de Tanques no prev actividades y estndares de control ni de registro de las prdidas por evaporacin en tanques de almacenamiento; los registros no incluyen auxiliares que reflejen los conceptos que motivaron la fluctuacin de los inventarios por 16,865,637.4 miles de pesos, por la carencia de mecanismos de control para que la informacin financiera en ese concepto muestre datos suficientes, precisos y accesibles; las variaciones de presin y flujo (faltantes) en ductos por un importe estimado

Informe del Resultado de la Fiscalizacin Superior de la Cuenta Pblica 2009

de 1,465,167.3 miles de pesos, no se encuentran reflejados en forma expresa en la cuenta de fluctuaciones en inventarios, y se carece de mecanismos para la conciliacin peridica de los volmenes perdidos estimados, ya que la Gerencia de Coordinacin de Operaciones report 1,465,167.3 miles de pesos que difiere de lo reportado por la Gerencia de Control Tcnico y Operativo de Manejo de Combustibles (3,502,095.1 miles de pesos).

Apndices Procedimientos de Auditora Aplicados 1. Evaluar el control interno respecto de las operaciones relacionadas con la fluctuacin de inventarios, as como los procedimientos, polticas y lineamientos autorizados para su control y registro. Integrar la cuenta contable Fluctuacin en inventarios, por centro de trabajo y producto. Verificar los volmenes reportados como mermas, faltantes y sobrantes por centro de trabajo, as como su normativa aplicable. Comprobar que las reas encargadas de la entrega-recepcin de productos notifiquen con oportunidad, las variaciones ocurridas durante el proceso. Verificar la valuacin de productos sustrados y volmenes recuperados, de conformidad con la normativa aplicable. Constatar el correcto registro contable de las fluctuaciones en inventarios de productos y documentacin soporte, de acuerdo con el Instructivo para el Manejo de Cuentas de Balance y Resultados.

2. 3. 4. 5. 6.

reas Revisadas Las subdirecciones de Produccin, Distribucin, Almacenamiento y Reparto; as como las gerencias de Recursos Financieros y de Control Tcnico y Operativo de Manejo de Combustibles. Disposiciones Jurdicas y Normativas Incumplidas Durante el desarrollo de la auditora practicada, se determinaron incumplimientos en las leyes, reglamentos y disposiciones normativas que a continuacin se mencionan: 1. 2. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria: artculo 242. Ley General de Contabilidad Gubernamental: artculos 16, 21, 33, 36, 37 y 44.

Funciones de Desarrollo Econmico

3. 4.

Ley Federal de las Entidades Paraestatales: artculo 59, fraccin IX. Otras disposiciones de carcter general, especfico, estatal o municipal: Ley de Petrleos Mexicanos artculo 31, fraccin VII y Acuerdo por el que se establecen las Normas Generales de Control Interno en el mbito de la Administracin Pblica Federal artculos 3 y 13, fracciones I, Primera Norma; II, Segunda Norma; III, Tercera Norma; IV, Cuarta Norma; y V, Quinta Norma.

Fundamento Jurdico de la ASF para Promover Acciones Las facultades de la Auditora Superior de la Federacin para promover las acciones que derivaron de la auditora practicada, encuentran su sustento jurdico en las disposiciones siguientes: Artculo 79, fraccin II, prrafos tercero y quinto; fraccin IV, prrafo primero; y prrafo penltimo, de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Artculos 6, 12, fraccin IV; 13, fracciones I y II; 15, fracciones XIV, XV y XVI; 32, 39, 49, fracciones I, II, III y IV; 55, 56 y 88, fracciones VIII y XII, de la Ley de Fiscalizacin y Rendicin de Cuentas de la Federacin. Comentarios de la Entidad Fiscalizada Es importante sealar que la documentacin proporcionada por la(s) entidad(es) fiscalizada(s) para aclarar y/o justificar los resultados y las observaciones presentadas en las reuniones fue analizada con el fin de determinar la procedencia de eliminar, rectificar o ratificar los resultados y las observaciones preliminares determinadas por la Auditora Superior de la Federacin y que les dio a conocer esta entidad fiscalizadora para efectos de la elaboracin definitiva del Informe del Resultado.

También podría gustarte