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PROCEDIMIENTO DEL SGC CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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ELABOR Coordinador de Procesos

REVIS Gerente interno de Procesos y control

APROB Gerente general

1. OBJETIVO Establecer las disposiciones para el control de los documentos internos y externos que conforman el Sistema de Gestin de CASAMOTOR S.A.

2. ALCANCE Aplica en todas las agencias, estaciones de servicio y dems sucursales o sitios de operacin de la empresa, para todos los procesos del Sistema de Gestin de la compaa, incluidos los pertinentes al Sistema de gestin de la calidad, y en general para todos los documentos que se requiera controlar, de acuerdo a lo especificado en el numeral 4.1 de este procedimiento.

3. DEFINICIONES 3.1 Documento: Informacin y su medio de soporte (3.7.2 Norma Iso 9000:2005) 3.2 Documentos externos: Son todos aquellos documentos que no pueden ser modificados o alterado ya que no son documentos propios de la organizacin (Fichas tcnicas de productos y Normas tcnicas). 3.3 Documentos internos: Son los elaborados en la empresa, y por lo tanto pueden ser modificados internamente. 3.4 Copia controlada: Copia fsica o electrnica de un documento que fue emitida por el Administrador documental y que est sujeta a control de actualizaciones. Las copias en papel sern controladas mediante un sello hmedo en color azul que lea COPIA CONTROLADA y sern registradas en la FICHA DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS (F1). 3.5 Copia no controlada: Documento en cualquier medio de soporte al que no se le controla su actualizacin. Su validez para el uso o aplicacin se limita al da de su emisin o impresin. 3.6 Documentos del SGC: Son todos aquellos documentos de la empresa cuyo objeto hace parte del alcance del SGC certificado. Se identifican en el campo TIPO DE DOCUMENTO del encabezado, donde se le adiciona la frase DEL SGC. Por otra parte en el aplicativo web se pueden listar por aparte estos documentos. 3.7 Administrador documental: Personal del rea de Procesos y control interno. 3.8 Documento obsoleto: Documento que ya no aplica para su uso por haber sido modificado y reemplazado por una nueva versin ya vigente. El Administrador documental tiene la responsabilidad de impedir que estos documentos queden en circulacin o en los puntos de

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uso. El aplicativo de control documental los identifica como tal y solo estn al alcance del administrador documental. 3.9 Documento Anulado: Documento que ya no aplica para su uso porque se ha determinado por el administrador documental que la actividad objeto del documento no se realiza o no es necesaria. El aplicativo de control documental los identifica como tal y solo estn al alcance del administrador documental. 3.10 Versin de un documento: Es un nmero consecutivo que empieza en 1 (uno) y que representa el nmero de veces que un documento ha sido emitido o modificado.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1 CRITERIOS PARA DOCUMENTAR Y CONTROLAR LOS DOCUMENTOS Para determinar cundo hay que documentar y controlar un documento interno, se debe presentar al menos una de las siguientes situaciones: a) cuando sea requisito legal, del cliente o de algn sistema de gestin certificable (ISO9001 u otros), b) Cando la complejidad de la actividad lo requiera, c) Cuando pocas personas conozcan la actividad, para preservar el conocimiento, d) Cuando varias personas ejecutan la actividad y se requiere estandarizar, e) No ser necesario documentar cuando la competencia de la persona garantice el buen resultado de la actividad, f) Cuando se pueda ver afectada la eficacia del sistema de gestin de la compaa. De acuerdo a esto, pueden existir actividades que no se requiera documentar o que cuenten con documentos que no se requiera controlar. Para estos documentos que no se requiera controlar, no aplica este procedimiento.

4.2 DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS Para asegurar que los documentos se encuentren disponibles en los puntos de uso, la empresa dispone de un aplicativo web para los colaboradores que tienen computador personal, como tambin suministra una copia controlada impresa para los que no cuentan con computador. Para el control de las copias impresas, el administrador documental se apoya en los administradores de agencia u otros encargados en las diferentes sucursales o lugares de operacin. Quines son responsables por: 1) mantener los documentos ubicados en sitios estratgicos donde se facilite su consulta por parte del personal operativo, 2) Proteger los documentos de deterioro o prdida, 3) Recibir las nuevas versiones y devolver los obsoletos al administrador documental.

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5. DESARROLLO 5.1DOCUMENTOS INTERNOS 5.1.1 PROCEDIMIENTO PARA CREAR O MODIFICAR UN DOCUMENTO INTERNO

ACTIVIDAD EDITAR DOCUMENTO

TAREAS

RESPONSABLE

REGISTRO / DOC. REFERENC

REVISAR DOCUMENTO

APROBAR DOCUMENTO

DIVULGAR DOCUMENTO

1. Solicitar la creacin / modificacin Todo empleado 2. Confirmar creacin y/o decidir el manejo documental a realizar (Ver 4.1) 3. Codificar y crear en el aplicativo el nuevo Administrador documento o preparar la copia para la Documental nueva versin, si se trata de modificar uno vigente; como tambin asignar los responsables de editar, revisar y aprobar. Persona asignada por el 4. Recolectar la informacin y editar el Responsable de documento (Ver 5.1.3). aprobar el El administrador documental se asegura documento, con que se registre el control de cambios al el apoyo del documento, cuando aplique (Ver 5.1.4) Administrador .Documental 5. Pasar el documento a revisin de la(s) Quin realiza la persona(s) asignadas para ello. edicin 1. Leer el documento para asegurar que todo Persona(s) con lo definido en ste es lo que se debe autoridad o hacer, por lo adecuado y conveniente, y conocimiento para asegurar que realmente se hace o se del tema para puede comenzar a hacer lo descrito. asegurar su 2. Solicitar o realizar los ajustes requeridos. aplicabilidad 3. Dar el Revisado y pasar a aprobacin. 1. Leer el documento para asegurar la Persona con coherencia del documento con las autoridad para polticas y objetivos de la organizacin. garantizar la 2. Solicitar o realizar los ajustes requeridos. implementacin 3. Dar el Aprobado y as autorizar su uso. del documento Administrador 1. Definir lista de personas a las que se debe Documental / divulgar o distribuir el documento. Dueo del proceso 2. Capacitar a las personas que deben Persona Registro de aplicar el documento e informar a los que asignada por asistencia (F2) deben enterarse. Si se trata de un cambio quien Aprob el simple, bastar con informarlo. documento

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ACTIVIDAD

REGISTRO / TAREAS RESPONSABLE DOC. REFERENC Ficha de 3. Suministrar las copias controladas Administrador distribucin de impresas necesarias para los puntos de Documental documentos uso y destruir los obsoletos. (F1)

5.1.2

CODIFICACION Y CONTROL DE ACTUALIZACIN

TIPO

INFORMACION QUE CONTIENE

CARACTERIZACIO N DE PROCESO

Descripcin completa de un proceso. Incluye el objetivo, las entradas, las actividades, las salidas, la documentacin relacionada, los requisitos legales, los responsables, los registros, los indicadores, etc. Documento que recoge lo esencial o bsico de una materia, tema o actividad. El manual de calidad especifica el sistema de gestin de calidad de la compaa. Describe como se deben realizar actividades de amplio alcance en los procesos de la empresa. Describe como se deben realizar actividades de pequeo alcance en los procesos de la empresa Establece requisitos o caractersticas tecnolgicas o tcnicas que deben cumplirse en procesos, productos o servicios. Ejemplo: Ficha tcnica de productos o servicios. Son formularios para el registro de informacin. Despus de diligenciado se trata como un REGISTRO. Suministra evidencia de hechos o informacin sobre resultados obtenidos. Puede estar contenida en un Formato o no (VER 5.1.5)

CODIGO (# = Consecu tivo) C#

CONTROL DE ACTUALIZACION Por versin y fecha

MANUAL

M#

Por versin y fecha

PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS ESPECIFICACION

P# I# E#

Por versin y fecha Por versin y fecha Por versin y fecha

FORMATO

F#

Por versin y fecha (mes y ao) No son actualizables

REGISTROS

Por ttulo cd. del formato, si aplica Por cdigo (L#) o

LISTADOS TABLAS

Lista de tems o informacin til para la realizacin de las tareas de los procesos, cuya particularidad es que es altamente cambiante. Siempre deben

Por versin y fecha

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TIPO

INFORMACION QUE CONTIENE

tener un responsable asignado de su actualizacin. Nota 1: El cdigo es opcional, cuando no sea fcil codificarlos se identificarn por el ttulo. Nota 2: La versin de los listados no cambia cuando se actualizan sus contenidos, sino cuando cambian las columnas o campos.

CODIGO (# = Consecu tivo) ttulo (ver Nota 1)

CONTROL DE ACTUALIZACION

5.1.3 EDICION DE DOCUMENTOS INTERNOS

5.1.3.1

Edicin de Manuales, procedimientos, instructivos, Especificaciones

5.1.3.1.1 Normas generales de redaccin. a) Los textos deben ser escritos en forma explcita, clara, precisa para evitar malas interpretaciones y a la vez concisa para facilitar su lectura. b) Se recomienda que la documentacin se realice en hojas tamao carta. c) El documento debe evidenciar en todo su contenido que se tiene absoluta coherencia con el objeto del mismo. Como tambin se debe evidenciar que se ha tenido en cuenta todo lo definido en su alcance. 5.1.3.1.2 Encabezado El encabezado que se utiliza para estos documentos es el siguiente Figura No.1 Este encabezado ir en todas las hojas: LOGOTIPO TIPO DE DOCUMENTO DEL SGC TITULO Pgina _ de _ CODIGO: VERSION: F. ACTUALIZACION:

El siguiente cuadro para firmas va nicamente en la primera pgina del documento: ELABOR <Nombre> <Cargo> REVIS <Nombre> <Cargo> APROB <Nombre> <Cargo>

5.1.3.1.3 Cuerpo El cuerpo de estos documentos deber contener los siguientes captulos:

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Objetivo: Corresponde al fin con el cual se est elaborando dicho documento. Alcance: Corresponde al cubrimiento en el cual aplicara el empleo de dicho documento. Definiciones: Corresponde a todas las definiciones asociadas a la elaboracin del documento, que no sean fcilmente entendibles o sean propias del proceso. Cuando no hayan Definiciones, se indicar que para este documento no aplican. Condiciones generales: Corresponde a las determinaciones especiales a ser contempladas para el empleo de dicho documento, incluso puntos de control cuando apliquen. Cuando no hayan Condiciones generales, se indicar que para este documento no aplican. Desarrollo o Descripcin de actividades: Debe contener como mnimo la siguiente informacin: Actividades a realizar, responsables, registros, documentos referencia o complementarios. La informacin podr presentarse en forma de tabla, flujo-grama, redaccin de texto, o la que se considere ms adecuada. Documentos y registros asociados: Se listan los nombres y cdigos de todos los documentos, Registros, Polticas y Circulares o Documentos externos relacionados con la ejecucin de las actividades descritas. Anexos: Se insertan todos los documentos que se considere necesario con el fin de ampliar, dar claridad o especificar algo previamente dicho en captulos anteriores; tales como: tablas, grficos, textos, diagramas. Cambios respecto a la versin anterior: Se describen los cambios con respecto a la versin inmediatamente anterior del documento. Se debe indicar el numeral o lugar del documento donde se encuentra el cambio y ser conciso en la descripcin.

5.1.3.2

Edicin de formatos

El formato podr llevar el mismo encabezado especificado arriba, si el espacio lo permite. De no incluir el encabezado, el formato deber identificarse con el cdigo, la versin y la fecha de actualizacin de la siguiente manera: F#_v#_m/yy. En el ejemplo: F8_v2_5/11 se observa que es el formato nmero 8, en su versin 2 de mayo del 2011. Los formatos se componen de los siguientes captulos: Objeto, Esquema del formato y Cambios a la versin anterior. En el captulo Esquema del formato se coloca el vnculo que permita observar el formato editado en Word, Excel, PDF o cualquier otro programa que pueda ser abierto por los usuarios del documento. El Objeto del formato ir nicamente en el aplicativo web, pero no en el formato fsico.

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Condiciones particulares de los formatos:

a) Los Esquemas de los formatos (Captulo 2 de cada Formato) pueden ser impresos directamente por cualquier usuario cuando lo requiera, conservar copias electrnicas o tomar fotocopia de los mismos para su diligenciamiento. No requieren sellos de copia controlada en su distribucin. b) Al diligenciar un Formato, este documento se convierte en un 'Registro' y debe ser controlado segn las disposiciones definidas para los mismos en el numeral 5.1.5 Control de Registros. c) Cuando se emita una nueva versin de un formato y halla existencias preimpresas de la versin anterior, stas pueden seguir siendo utilizadas hasta agotar existencias, cuando as lo autorice la persona que aprueba la nueva versin. Para aprobar su uso deber tener en cuenta que no se pierda informacin necesaria, que no se generen confusiones entre los usuarios o trastornos en los procesos. En todo caso se debe comunicar a todos los involucrados, la disposicin que se dar a los formatos pre-impresos obsoletos. 5.1.3.3 Edicin de la Caracterizacin de proceso

La caracterizacin de proceso debe llevar el mismo encabezado especificado arriba y se compone de los siguientes captulos: Objetivo, Desarrollo y Cambios a la versin anterior.

5.1.4 CONTROL DE CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS INTERNOS Los cambios de una versin a otra de un documento se especifican en cada nueva versin en el ltimo captulo de cada documento. El administrador documental cuenta con un Listado maestro de documentos donde se especifica la versin actual de cada documento, fecha de actualizacin y dems informacin til para evitar el uso de documentos desactualizados. Este listado se localiza como una funcin el aplicativo web y es actualizado automticamente al ser emitida una nueva versin.

5.1.5 CONTROL DE REGISTROS ACTIVIDAD IDENTIFICACION Y CONTROL TAREA Incluir los registros a controlar en Listado Maestro de registros, definiendo Ttulo, Cdigo, Ubicacin, Tiempo de archivo, Responsable y Disposicin. 1 Diligenciar los registros con letra legible, diligenciar todas las casillas, colocar N/A RESPONSABLE Admin. Documental en conjunto con el Responsable del rea o proceso. Todo empleado

DILIGENCIAMIEN TO

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si es el caso. Sin enmendaduras ni tachones. 2 ALMACENAMIEN TO 1 Exigir el diligenciamiento correcto y oportuno. completo, Quien registro recibe un

Archivar el registro en la ubicacin o ruta, orden y tiempo establecido en el Listado Maestro de Registros (LMR). El almacenamiento se har de acuerdo al ao calendario o mes vencido de acuerdo a lo establecido en el LMR. Los lugares de almacenamiento o acopio de registros se encuentran establecidos en el MANUAL DE ARCHIVO Y CORRSPONDENCIA.

Responsable designado en el LMR.

Garantizar la conservacin de los registros en los centros de acopio mantenindolos en lugares libres de humedad, calor excesivo, y con un adecuado control de plagas al sitio. Trasladar los registros generados al archivo Central o al Inactivo segn se establezca en el LMR, cuando se cumpla el tiempo de retencin establecido. Destruir los registros del archivo de gestin, archivo Central o Inactivo cuando se cumpla el perodo de tiempo establecido en el LMR. Garantizar la fcil recuperacin de los registros en poder de cada responsable asignado, archivando de acuerdo al LMR Garantizar la realizacin de las copias de seguridad de los documentos electrnicos controlados, para prevenir su prdida por daos de hardware o software.

Responsables del centro de acopio (Archivo Central e Inactivo) Responsable designado en el LMR.

DISPOSICION

Responsable designado en el LMR.

RECUPERACION

Responsable designado en el LMR. Gerente de TIC

5.2DOCUMENTOS EXTERNOS 1.1.1. Se identifican por su ttulo.

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1.1.2.

Los documentos externos a controlar son los que se incluyen en el LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS, por parte del Administrador documental. Los formularios o formatos externos no se controlan; cuando sea necesario, se controla el registro. Los documentos externos ingresan a la empresa conservando su propia estructura sin necesidad de adecuarlos a la estructura y codificacin implementada en la organizacin. El administrador documental y el responsable del proceso o dependencia definen un responsable para cada documento externo, y lo anotan en el listado maestro de documentos externos. Cada persona asignada como responsable de un documento externo deber: a) Asegurarse que el documento permanezca legible identificable. No hacer aadiduras, marcas, tachones, etc. y fcilmente

1.1.3. 1.1.4.

1.1.5.

b) Colocar leyenda de 'Vigente' y 'Fecha', en forma fcilmente visible, a los documentos externos a controlar que no muestren en forma explcita la fecha o perodo de vigencia. c) Asegurarse que permanezca disponible en el punto de uso y distribuirlo a quienes lo requieran. Debe verificar que estas personas correspondan con las registradas en el listado maestro de control de documentos externos. d) Reemplazar los documentos externos que pierden vigencia por la versin actualizada. Cuando el documento haya sido distribuido a otras personas debe asegurarse de realizar nuevamente lo descrito en el punto anterior (c). Igualmente debe proceder cuando se sepa de cambios inesperados que invalidan o modifican lo definido en documentos externos vigentes. e) Asegurarse de identificar los documentos que han perdido vigencia o aplicabilidad y que no es conveniente destruir por su valor histrico, colocndoles la leyenda 'DOCUMENTO OBSOLETO' de forma visible, cuando sea necesario (cuando la fecha de vigencia no es visible o haya lugar a confusin), retirarlos de los puntos de uso y ubicarlos en un lugar apropiado donde puedan ser conservados sin riesgo a ser consultados como vigentes por error. Si el documento obsoleto no se requiere conservar debe destruirlo inmediatamente se distribuye el reemplazante.

6. DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS:

L1 - Listado maestro de documentos L2 - Listado maestro de registros L3 - Listado maestro de documentos externos

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F1 Ficha de distribucin de documentos F2 - Registro de asistencia M2 - Manual de archivo y correspondencia

7. ANEXOS Ninguno.

8. CAMBIOS CON RESPECTO A LA VERSION ANTERIOR Cambios respecto a la versin 8 (may/11): El cambio se realiza con el propsito de ampliar el control a todos los documentos crticos de la empresa, adems de los documentos del sistema de gestin de la calidad. Los cambios ms significativos fueron: 1. Se cambia la forma de presentar la informacin de flujo-grama a tabla y texto. 2. Se unifican en este nico procedimiento los tres que existan para Control de procedimientos, Control de registros y Gua para la elaboracin de documentos. 3. Se actualiza el procedimiento teniendo en cuenta la implementacin del aplicativo web para gestin documental. 4. Se modifica la forma de codificar los documentos internos (Ver 5.1.2), se respeta la versin en la que vayan los documentos actuales. 5. Se modifica la clasificacin de la documentacin (Ver 5.1.2) eliminando los tipos GUIA y creando otros como LISTADO 6. Se cambian los criterios para definir cundo hay que documentar y controlar un documento. (Ver 4.1) 7. Se utilizarn Facilitadores documentales en las diferentes agencias y EDS para que colaboren en la administracin del conjunto de documentos impresos de su agencia o estacin. (Ver 4.2) 8. Se controlar la actualizacin de las copias fsicas distribuidas de los documentos mediante un listado de entrega y mediante un sello hmedo de color azul. (Ver 3.4) 9. Se elimina el formato para solicitud de creacin o modificacin de documentos, por lo que ya no ser necesario registrar esta actividad. (Ver 5.1.1) 10. Se incluyen ms disposiciones de control de los documentos externos, como la asignacin de un responsable que garantice su actualizacin y disponibilidad (Ver 5.2) 11. Se modifican todos los formatos y listados asociados.