AS GRUPO MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS ASISTENCIA EN CAJA Todo el Grupo S.A. IND-PRO-ASICAJ-V001 Octubre 2022MANUAL DE POLITICAS ¥ ar GRUPO PROCEDIMIENTOS COD: GIS-PRO-ASICAI-001 Fecha de Modificad 22/agosto Pagina: 2 INDICE a TIL REFERENCIAS. IV. _ TERMINOS Y DEFINICIONES. Ve POLITICAS Y NORMAS DE CONTROL INTERNO, VI. PROCEDIMIENTO. ‘VIL. DIAGRAMA DE FLUJO. ‘VIII, ANEXOS. ANEKON, © 1 ANEKON, ®2., ANEXON, 83. ANEXON, 24. IX REVISIONES.a GRUPO. MANUAL DE POLITICASY | «0, gis-PRO-ASICAPOO ‘=~ INDUAUTO-INDUSUR PROGE DIMIENTOS. ‘aistencia en €aje Fecha de Modifvcacion 22/Agostay2022, Pagina: 3017 1. OBJETIVO. Establecer elprocedimiente ¥ paliticas que se deben curnplir pare teindar asistencia en Caja or motives estabiecidas en el praceso, ALCANCE. Este pracedimiento es aplicable para el personal del érea de: Ventas, Tevarerla y Repuastas ée TODO EL GRUPO INDUAUTO-INDUSUR. REFERENCIAS. Anexp Mo. 1: Motives de Asignacidn de asistencia en Caja sepa el tipo. Anexe No. 2: Reporte de Caja Divia Anexo No. 3: Cadena de M Anexp Mo. & Cargas o Puestos selectionadas para la Asistencia @ Caja. IV. TERMINOS Y DEFINICIONES. Cajera Remote. — Usuario que brinda asistencia a caja de forma remota a otra Agencia cacién, eeqecifiea, la cual el usuario que asiste al cliente de forma presencial debe estar en canstante camunieacién con el Cajera remote. Cajera Flotante, ~ Usuario asignado para remplara dat Cajera Principal durante e! indieato, para cualquier Agencia Sierra y Oriente. Reporte de Caja diarl retibidas durante ef dia, esto puede ser eémo: registre del valar de efectiva recibid, Reporte en donde se registra [as transaceianes realizadas registra de cheques, entre ates. V._ POLITICAS Y NORMAS DE CONTROL INTERNO. GENERALES A. Es responsabilidad dal Cajero solicitar al Jafe lamediato aprobacidn de los dias de ausencta en la empresa [Esta polities aplica para asistencia tipa Cajera Flatante. 2. ElCajera que brinda asistencia remata debe estar en continua comunicacién com el usuario que brinda ateneién al eiente de forma preseneial de atra Agencia 3. Es responsabilidad del usu que brinda la Avitencis Remots se vagistre toda transaceida en sisters (cheques, tarjeta de crédito, page en efectiva, transferencia y retenciones} jguien remplara en caja, comunicar de forma inmediata.alCajeroMANUAL DEPOUTICASY | <3 cao acieay-ooa ae GRUPO PROCEDIMIENTOS — ‘Asistencia en Caja Fecha de Modificadin: Pagina: « de 4. 5 de suma importancia exsta Coordinacin y buena comunicacién entre el Cajero que brinds asinencia remotay usuario que asiste al cliente 5. Es responsabilidad del Cajero que se ausenta.en Caja o cualquier usuario que se encuentce en la agencis afectada notficar# la efatura de Tesoreria que el Cajero que se encuentra ausente, con al fin de asignar al usuario definido pars que brinds le respectiva asistencia en cals (remotaffiotante) 6. El usuario que remplaze.al Cajero ena Agencia, debe reponer de sus fondos para el servicio de certificaciGn de cheque, es decir pare que el Mensajero o la persona asignada se dinjea reslizar dichas certificaciones; una vez que el responsable de Caja Chica (Cajera) se reincorpore asus labores deters tramiter el rembolso con el respective soporte y autorizacién de las firmas autorizades, Los valores solo pueden ser de $0,02 a 18,98 7. Derequerirse valores de caja el usuario interesedo es responsable de gestionar el ingreso de le factura y solicitar el page a través de Ia transferencia a Ia Jefetura de Tesoreria/analistas de ‘Tesoreria; con el respective soporte de las firmas autorizadas. Los valores solo pueden ser de $20,003 550,00, 8. 5 responsabilidad del Usuario que remplazs al Cajero Principal realizr el depdsito de los valores recaudados en el diay certficacién de cheques méximo al siguiente dis laborable. 9. El usuario asignado para el reemplazo, debe realizar las funciones de Caja en su propio puesto detrabajo. 10 tos ususrios asignadios pars el rempiazo del Cajero Principalen Agencia no deben tener accesos 2 opcionas de Cajz en el sistema que zplique, como; facturacién, reimpresién de facturas, ‘anulscidn de facturas 0 devoluciones, masificaciones de precios y porcentaje de descuentos, entre otras; sahvo 3 opciones para realizar consultas quelle sirve pars su funcién normal 11.cuande el cliente se acerque con ol etectve el usuario asignadia de la agencia rcibird el dinero vsaliciearéstcajere Remote que emits le f2ctura. No se deben generar fecturas crédito, bejo este excenario, 32.Pare cobros con tarjeta de crédito y no tengan acceso al Datefast/Medianet debe solicitarse ls eneracién de link de pagos. 23.L05 usuarios asignados pare el remplazo del Cajero Principal deben solicitar al asesor de Repusstos/asesor Comercial/asesor de Taller se realice Ia respective creacién de cliente adjuntande el reporte de ‘cliente nueva" Se referencia el procedimiento de Creacién y Actualizacién de Cédigos clientes, donde se indica las politicas y el proceso a seguir (hrtp:/'/192.166.30.6/grupoindusur/paf/IND-PRO-MANUAL DE POLITICAS ¥ ae GRUPO DROCEDIMIENTOS | SOU:GISPRO-ASICALOOL ‘Asistencia en Caja Fecha de Modificacion 22/04 m2 Pagina: sue 17 POCRLIS_MANUAL_DE_POLS:CSSEEDTICAS_y_PROCEDINIIENTOS_DE_CREACISCEEOSN_Y_AC ‘TUALIZATIKCSMAS_OE_C3sC3H92DIGOS_OE_CLIENTES pal 1a.cuando se presente la situacién que requiera para el remplazo del Cejero principal, es responsabilidad del efe/Cocrdinador/nalistas de Tesoreriasoicitar sl Gerente de Sistemas s configuren en el sistema que splique con los accesosa las compshias y agencias, para que el Cajero Remoto 0 Cajero Fiotante pueda empezar 3 trabajar de inmeciato Se debedetallar enel correo lo siguients lombres del usuario zsignado pars brindarasistencis, en Caja al cusl se debe dr acceso, compafias, agencias y nombres de as pantallas del sistema Excencione: 11. Todss las excepciones no incluidas en los procesos deben ser autorizadas por al Jefe de ares ‘en caso de que correspond, Vi. PROCEDIMIENTO FLUJO PRINCIPAL DE ASIGNACIGN A USUARIO PARA ASISTENCIA A CAA Cai 2. Comunicar al Jefe Inmediato la novedad o el motive del cual se encuentra ausente ‘en lz entidad (Agencia de la empresa). 0 Principal Se comunica (telefono, correc) con el jefe inmediato e indica la navedad o el motivo del ‘cual se encuentra o estar ausente en Ia empresa indicando detalles {nambre del calaborador, dias, fecha (desde-hasts), motivo, entre otros requerides} Jefe de Tesoreria/Coo ador de Tesoreria Rezlizar andlisis en base 8 la Matriz de Asistencia en Caja. Resliza andlisis en base al mative y revisa en Is Matriz de Acistencia en Caja al usuario asignado para el remplazo en base al tipo de asistencia que correspond. 3. éTipo de Asistencia? Si el tipo de Asistencia er de Cejero Remoto se continua en el siguiente paso; caso contraria si el tipo de Asistencia es Cajera Flotente se continua en el paso &.MANUAL DE POLITICAS ¥ GRUPO. PROCEDIMIENTOS 00: GIs-PRO-ASICAI-OO1 ‘Asistencia.en Caja Fecha de modificacion 22/agosto/2022 Pagina: 4. Comunicar al usuario asignade para brinder asistencia remota. Se comunice/solitita de manera emergente al usuario asignado se brinde asistencia remota indicando los siguientes detalles = Agencia al cusl se va a brindar asistencia ramata ~ Dias/Horas de remplazo = Nombre del Cajero Principal (usuario al que se remplaza). 5. Solicitar se atorgue permisos en sistema al Cajero Remoto asignado Se envis por correo solicitud para que se otcrgue permisas en sistems al usuario que brinda asistencia en caja indicande los siguientes detalles: Nombre dal usuario (Céduladel usuario Compatia, Divisién, Agencia Opcién/Pantalla del sistema Gtros a e000 Gerente de Sistema/Analista de Sistemas 6. Otorgar permices solicitades Se ctorga los permisas solicitados al usuario indicado y se envia la respective notificacién de confirmacién Cajero (Usuario que brinda asistencia a Caja) 7, Proceso de gestidn para asistencis 2 Caja. Para continusr con el proceso se debe seguir elfiujo de “Gestidn pare Asistencia en Caja en base al tipo Asignada’. Fin del Proceso. ador de Tesoreria 8. comur ral Cajero Flotante se dirjs = la agencie asignada ‘Se comunica con el cajero flotante indicando se dirja 2 la Agencia indicads pars que remplace al cajera Principal durante el periode indicado. Retornar al paso 7 para continuar el proceso.MANUAL DE POLITICAS ¥ as GRUPO PROCEDIMIENTOS 00: GIs-PRO-ASICAI-OO1 ‘Asistencia.en Caja Fecha de modificacion 22/agosto/2022 agi FLUJO DE GESTION PARA ASISTENCIA EN CAJA EN BASE AL TIPO ASIGNADO: Jefe de Tesoreria 1. éTipo de asistencia asignado? Si eltipo de asictencis asignado es Asistencia ramots continua en el siguientepaso; caso contraria si el tipa de asistencia asignado es Cajero Flotante continua en el paso 16. Usuario (Asiste al cliente-en Agencia) 2. Recibir al cliente para page de factura 2 al cliente en sus requerimientos. 3. Comunicar al Cajero que brinda asistencis remote. Se comunica deforms inmediata con el Cajaro que brindala asistencia remota para que ejecute la transaccidn indicando detalles (datos cliente, forma pago, valor, entre otros) For pagos en transferencias se debe enviar (correo electrénico) fa capture vis mail al Cejero que brinds asistencia Remots, para que reslice el registro y ejecute la transaccién Por cheques recibidos se debe enviar (correo electrénico) el cheque escaneado en POF al Cajero que brinds asistencia Remota, para que realice el registro y ejacute la transaccién, ro Remoto AL Recibir s itud y realizar transaccién Se racibe solicitud y se realize transaccién en sistema, luego se envi el comprobante vig mail al usuario solicitante Usuario (Asiste al cliente en Agencia) 5. Imprimir documenta recibide y entregar al cliente Se descarga el dacumenta de transaccién recibida vis mail, y lo entrega al cliente.MANUAL DE POLITICAS ¥ tated PROCEDIMIENTOS COD GIS PRO-ASICAS OG ‘Asistencia en Caja Fecha de modificacion Pagina: 5 ae 6. Registrar en el reparte de Caja Dieria el page realizado: Se ragistra en el reporte de Caja diaria, el valor en efectivo recibido, transfarencia (capture), cheque, nombre del cliente, cédige de la fectura y del comprobente. 7, Realizar depasito y certificacian de cheques Resliza el depésito del efective recaudado y certification de cheques al siguiente dia laborable. 8, Enviar reperte de caja disria, depdsite del efectivo recaudade entre otras. £1 Usuario que brinda asistencia remote envia correo elactrénico al Jefe de Tesoreria/Analistes de Tesoreria, adjuntande lo siguiente: = Reporte de ceja disria ~ Comprobante de Depdsite del efectivo recaudade ~ Cheques debidamente endesades, entre otros requeridas. Jefe de Tesoreria/Analistas de Tesoreria 9. Racibir reportede asistencis brindada, y atros decumentas raquerides. Se recibe (correo electrénica) el reporte de asistencia brindada en Caja, comprobante Gepésitos de efectivo, cheques debidamente endosados, entre otros 10. Revisar reparte y documentos recibidos. Valids que les documentes recibidos y el reporte de asistencia de caja dieria se encuentre sin navedad 11. eDocumentos y Reporte ck? Silos documentos y el raporte se encuentran ok se continua en el siguiente caso; caso contraria se continua en el paso 22, 12. Archiver en el file de-caja. Se archiva en el file de reporte de caja diaris. Fin del Proceso, 13, Notificar pare respective regulerizeciénMANUAL DE POLITICAS ¥ as GRUPO DROCEDINMENTOS OD: GIS-PRO-ASICALO02 ‘Asistencia en Caja Fecha de Modificadan: 2K Pagina: sce17 Se notifics par correo electrénico pare que se realice la regularizacién detallando Is novadad, Usuario (Asiste al Oiente en Agencia/Cajero Flotante) 14. Reslizar regularizacién. Recibe notificacién (correo electrénico) y realica la respectiva regularizacién soliciteds. 15. Enviar reporte de Caja Diaria Se envis {correo electrénico) reporte de Caja diaria y regularizads. Retornar al paso $ para continuar con ellprocesa. Jefe de Tesoreria/Analistas de Tesoreria 16. Comunicar al Cajero arignado se cinija lz Agencis Se comunics con el Cajero flotante e indice la Agencia en lz que brindaré Is asistencia etallando lo siguiente: + Total, de dias pars remplzo. - Ubiescién de ls Agencia. - Otros. CajeroFlotante 417. Trasladarse a le agencia asignada Se dirige 2 lz agencia atignada pars remplazer al Cejere Principal durante lor diss indicados por el Jefe de Tesareria/Analistas de Tesoreria, El Cajero flotante debe realizar todas las funciones encomendadas al ral de C: Retornar al paso 15 pars continuar can el proceso.GRUPO. 2 mounsTo-iNDUSUR MANUAL DE POLITICAS ¥ PROCEDIMIENTOS ‘asistencia en Caja (COD: GIS-PRO-ASICAI-001 Fecha de wadificacion 2afagosto/2022 Pagina: 10 e17 Vil DIAGRAMA DE FLUO. [oo ASAODN AUSLARD PAMAASSTINCA ACA GeoPincal) Atere dn sate frmiarstjoa Fate esas ipacs ats yest al ut cs ge pei] fe 3: Gas siglo pa bids| Suma xCjzoleroo fap SEP | Paes sicarerda vo e cn ba ol igsMANUAL DE POLITICAS Y 7 a GRUPO 00: Gis-PRO-ASICAL-001 [=> INDUAUTO- INDUSUR PROCEDIMIENTOS, ‘Gsistencia en Cal Fecha de Modificacion: 22/hgasto/2022 Pagina: 11 dex [UDO GES Pik ASTENCA DY CAA RASCAL THOASIGIADO BS nadie ere ee Tee tits cenriasee (hates Cite endgens) éslewes a) = es ~ seamagfotane ratose dm enone) geese bd Geotemote | faa hare een mee Agen Roe ST ERE Orel facemesrcn ae feta —_—_ i eae yf eimetaume Alo ar owe Pct nae oe ie ea 7 7 Ng taMANUAL DE POLITICAS Y ar GRUPO DROCEDIMIENTOS | COD: GISPRO-ASICAL ~ Fecha de modi Paina: VII ANEXOS ‘ANEXO N21 ‘Cajero Flotante or ‘Vacaciones programadas del cajero principal de Is sgencia enfermedad de mds de un dia del cajero principal Pars cubrir un puesto de csjero principal, cuandc.el cajera o cajers es despedido por faltantes de caja, hastaque se vuelvaa contratar alcajero principal fn las ferias cuando se requiere un cajero en campo, para vender merchandising, y que no se interrumps Is vents de la agenci or renuncia de un cajero. Por muerte de un cajero. or jubitacién no programas de un cajero. Por licencia por maternidad. or una posible jomads reducis » 6 horas por licencia por matemidad en las caias. ara mejorar los tiempos de espera. I cajero flotante en Quito o Guaysquil puede hacer como cajero remoto de las agencias que tienen esos inconvenientes en el-dig cvando el cajero 0 cojera principal de Is agencia falta por algun imprevisto, ‘Cajero Remote ermiso por horas solicitado por lg cajars princip: (ng eita médica programads 3 Gltims hors; Por falte de cajero flatante (va sea que no lo tenemos contratad, © porque también fallo el cajere flotante|; En caso de un pare que no permita movilizar Por un accidente; Ln imprevisto; vi otras. alcajero 8 la agencia;MANUAL DE POLITICAS Y ar GRUPO TROCEDIMIENTOS | CO0:GIS-PRO-ASICAL-002 encala Fecha de Modifiacion: ‘sister Pagina: ANEXON. 22 Reporte de Caja Dia aa EE Es ne Gunacut eee woe deme atoms Pesca proce (ae eomoees oss eco [var xox doron Car esac sso Tat Ten 6 ORT [xnceate ede TeMANUAL DE POLITICAS Y ar GRUPO PROCEDINIENTOS | C00: GIFPRO-ASICAL-002 ‘Abistendia en G3ia Facha de Modiicacien 2 Pagina: se ANEXO N. Cadena de Notificacién Jefe de Tesoreria/Analistas de Tesoreria ~ cuando se reeiba solieitud de que se requigre asistencia de un Cajero pars una Agencia ‘espacifica, debe notficar al usuario asignado en base 2 la Matrz de asistencia establecida. En el mismo correo se debe notificar al Gerente de Sistemas/Analista de Sistemas se ‘etorgue lot parmigo: en sistema al usuario asignado para atlstencis en caja (Cajero Flotante/cajero Remato} indicando tod los detalles requerides como: © Nombre del Usuario esignado: Aula del usuario asignade compaii n, Agencia Pantalla oro, Usuario que asiste al cliente ~ Cuando elcliente solicte cancelar valor de ls factura debe nottficar/comunicar al Cajero ‘que brings asistencia Remata registre en sistema la trensaccién, por el cualse debe Indicar los siguiente: © Nombresy spelides completes del cliente © Nimere de cédula © Nimera de facture compas, Agencia y Divisién Velarde la factura, yvalar en efective recibido + Cuando se reslice el depésito del efective recaudado y cheques debidamente endosados ‘debe netificar al jefe de Tazorarisy Analistar de Tesererig lo realizado adjuntando reports de.ceja Dias. Cajero Flotante = Alfinaizarel aia se debe notificar al Jefe de Tesoreris/anslsta de Tesoreris adjuntando el reporte de caja Diaria,MANUAL DE FOUTICAS Yop: Gis-PRO-ASICAL-O0L GRUPO PROCEDIMIENTOS ‘== INDUAUTO -INDUSUR ‘Avietencia en Caja Fecha de Modificacion: ‘22fagosto/2022 Pagina 25.4017 aes Peery Bema ce ane Pe eae TCL) SAMANUAL DE POLITICAS Y noawanoe as onuno pROcEDIMeNTos, | COP-GISPRO-ASICALOG1 -~ ‘sistendia en Cala Pagina IX_REVISIONES Fecha REAUZADO | SECCION | —RAZON DEL RETORTED POR cAMBIO TE-Age2022 | Ode limp ‘Actuslescion del_| Jefe de Tesoreria Procedimiento ‘DSSERCIOET | —Verenies aaignscign de Tete de Tesararis Barsige cargos/puestos X__APROBACION ‘verdnica sarrige nalista de Procesos ional de auditoria y Control interno REVEIOW RN beter Pintag. Subgerente de Proyectos Feena 2022 REWSION, RMA oscar Alvarez Fecha 082 ‘BPROBACION FIRMA Luciana euevare Jefe de Tesoreria Fecha: 2082 ‘RPROBACION. FRNA \walersiménes Gerente Administrative Fecha: /__/2022 ‘BPROBACION FIRMA Fausto cifuentes | ‘Gerente comercial Nacional de ventas | rachs: 2082 ‘BPROBACION. FRM sheanna coppigns | Gerente de Ventas Fecha 2022 Fecha 202,MANUAL DE POLITICAS ¥ ge GRUPO PROCEDIMIENTOS | CO0:GIS-PRO-ASICAHO02 ~ Asistencia en Gaia echa de Modifica: REVISION FIRMA Ma. Cristina Mendieta Gerante Nacional de Ventas INDUSUR | Fachs: 2022 REVISION. FIRMA Daysse Lemos Jefe de Crécitoy Cobranzas Fecha’ j2022 REVISION. FIRMA Rosario Ataws Gerente de Cobranzas Fecha: jan REVISION FARA Santiago Nebel Gerente Financiara- Acministrativo Fecha:__j__ 2022) ‘APROBACION FRNA Anthony Wiener Gerente General Motrac Fecha:__/___/2022, RPROBACION FIRMA, Daniel Wiener Gorante General Induwagen Fecha: 2002 APROBACION FIRMA Xavier Molestina ‘Gerente General Induauto Fecha: 2002