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ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DEL LITORAL
Escuela de Diseño y Comunicación Visual

Utilidades de Word

Carolina Velásquez Castillo
01/01/2011

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Tabla de Contenido
CAPÍTULO I...........................................................................1

APRENDIENDO A UTILIZAR WORD.........................1
a.

¿Cómo crear una tabla de contenido?..................................1

a)

Creando marcadores............................................................5

b)

Índices de contenido.............................................................6

CAPÍTULO 2..........................................................................8

FICHA CORRESPONDENCIA Y LAS SECCIONES.......8
c)

Enviar una carta a varios destinatarios................................8
a. Origen de datos desde un documento.......................8
b. Origen de datos desde Excel...................................13
c. Origen de datos desde Access (origen de datos

predeterminado).......................................................................17

d)

Secciones y sus utilidades..................................................22

CAPÍTULO 3........................................................................24

FICHA INSERTAR.................................................24
e)

Insertando diferentes objetos.............................................24
a. Imagen..................................................................24
b. Imagen prediseñada...............................................25
c. Ecuación (crear una ecuación)................................25
d. Símbolos...............................................................26
e. Formato de las imágenes u objetos.........................27

ÍNDICE.................................................................................A

ÍndiceTabla

de Ilustraciones

VENTANA 1.............................................................................................................................1
VENTANA 2.............................................................................................................................1
VENTANA 3.............................................................................................................................2

2
VENTANA 4.............................................................................................................................2
VENTANA 5.............................................................................................................................3
VENTANA 6.............................................................................................................................3
VENTANA 7.............................................................................................................................4
VENTANA 8.............................................................................................................................4
VENTANA 9.............................................................................................................................4
VENTANA 10............................................................................................................................5
VENTANA 11............................................................................................................................5
VENTANA 12............................................................................................................................5
VENTANA 13............................................................................................................................6
VENTANA 14............................................................................................................................6
VENTANA 15............................................................................................................................6
VENTANA 16............................................................................................................................7
VENTANA 17............................................................................................................................8
VENTANA 18............................................................................................................................9
VENTANA 19............................................................................................................................9
VENTANA 20..........................................................................................................................10
VENTANA 21..........................................................................................................................10
VENTANA 22..........................................................................................................................11
VENTANA 23..........................................................................................................................11
VENTANA 24..........................................................................................................................12
VENTANA 25..........................................................................................................................12
VENTANA 26..........................................................................................................................13
VENTANA 27..........................................................................................................................13
VENTANA 28..........................................................................................................................14
VENTANA 29..........................................................................................................................14
VENTANA 30..........................................................................................................................15
VENTANA 31..........................................................................................................................15
VENTANA 32..........................................................................................................................16
VENTANA 33..........................................................................................................................16
VENTANA 34..........................................................................................................................17
VENTANA 35..........................................................................................................................17
VENTANA 36..........................................................................................................................18
VENTANA 37..........................................................................................................................19
VENTANA 38..........................................................................................................................19
VENTANA 39..........................................................................................................................20
VENTANA 40..........................................................................................................................20
VENTANA 41..........................................................................................................................21
VENTANA 42..........................................................................................................................21
VENTANA 43..........................................................................................................................22

1
VENTANA 44..........................................................................................................................22
VENTANA 45..........................................................................................................................23
VENTANA 46..........................................................................................................................24
VENTANA 47..........................................................................................................................24
VENTANA 48..........................................................................................................................25
VENTANA 49..........................................................................................................................25
VENTANA 50..........................................................................................................................26
VENTANA 51..........................................................................................................................26
VENTANA 52..........................................................................................................................27
VENTANA 53..........................................................................................................................27
VENTANA 54..........................................................................................................................28

Error: Reference source not found

Capítulo 1

Aprendiendo a utilizar Word

Capítulo I
APRENDIENDO A UTILIZAR WORD
Microsoft Word es un procesador de texto que nos ayuda a realizar muchas
actividades, la mayoría de las veces lo utilizamos para escribir textos pero sirve para
numerosas cosas más, a continuación algunas de las utilidades de Word:

a. ¿Cómo crear una tabla de contenido?
Para crear una tabla de contenido primero podemos aplicar estilos a nuestro texto.
Para hacerlo seguimos los siguientes pasos:
1. En la ficha INICIO, en la sección ESTILOS, Word nos brinda algunos para

utilizar, sin embargo, nosotros podemos modificarlos de acuerdo a nuestro
gusto haciendo clic derecho sobre un estilo y escogiendo la opción modificar o
si no simplemente hacemos clic izquierdo en el estilo predeterminado que mas
nos guste.

Ventana 1

2. Seleccionamos el título al que le queremos cambiar el estilo y luego hacemos
clic sobre el estilo que deseamos.

Ventana 2

1

Capítulo 1

Aprendiendo a utilizar Word

3. Los pasos para modificar un estilo es el siguiente:
Hacemos clic derecho sobre un estilo, luego de esto, nos aparecerá un
menú.

Ventana 3

Hacemos clic en la opción modificar y se nos mostrará un panel que nos
permitirá modificar el estilo a nuestra manera.

Ventana 4

En este panel encontraremos opciones para cambiar el nombre del estilo,
la fuente, el tamaño de fuente, poner en negrita, cursiva, subrayado, etc.
También hay otra opción llamada formato la cual nos abrirá un menú con
más opciones como aplicar bordes a un titulo, numeración, etc.

1

Capítulo 1

Aprendiendo a utilizar Word

Ventana 5

Después de haber realizado los cambios que deseamos para nuestro nuevo
estilo le damos clic en aceptar.
1. Luego de darle estilos a cada uno de los títulos nos dirigimos a la ficha

REFERENCIAS y hacemos clic en TABLA DE CONTENIDO.

Ventana 6

2. Podemos escoger las tablas de contenido predeterminadas en Word así como

también podemos insertar una tabla de contenido con un nuevo formato. Para
esto le damos clic a la opción INSERTAR TABLA DE CONTENIDO y se
nos abrirá una ventana donde nos permitirá modificar su formato.
1

Capítulo 1

Aprendiendo a utilizar Word

Ventana 7

3. Luego de haber hecho los cambios necesarios le damos clic en aceptar y se

nos generará la tabla de contenido. Es importante que el cursor esté ubicado en
el lugar donde queremos que vaya la tabla de contenido.

Ventana 8

4. Para actualizar la tabla de contenido después de hacer aplicado más títulos

damos clic izquierdo en la tabla y pulsamos la tecla F9 y ésta nos mostrará un
mensaje.

Ventana 9

5. Damos clic en la opción actualizar toda la tabla para de esta manera actualizar

todos los cambios que hemos hecho.
3

Capítulo 1

Aprendiendo a utilizar Word

a) Creando marcadores
1. Selecciono una palabra del texto escrito y vamos a la ficha INSERTAR y le

damos clic a la opción MARCADOR.

Ventana 10

2. Nos mostrará una pantalla la cual nos permitirá ponerle nombre al marcador,

luego de escribirle un nombre le damos clic a la opción AGREGAR para que
guarde la palabra como marcador.

Ventana 11

3. Con la combinación de teclas Ctrl + I nos mostrará una pantalla en la cual nos

permitirá escoger la opción de marcador y nos mostrará todos los marcadores
que hayamos creado, seleccionamos el que queramos y nos llevará donde se
encuentra dicho marcador.

Ventana 12

1

Capítulo 1

Aprendiendo a utilizar Word

a) Índices de contenido
1. Primero hay que seleccionar una palabra en nuestro texto.
2. Luego en la ficha REFERENCIAS hacemos clic en la opción MARCAR

ENTRADA.

Ventana 13

3. Nos aparecerá una pantalla donde nos permitirá poner una referencia cruzada

como por ejemplo un sinónimo o el significado de la palabra seleccionada.
Después de ingresar los datos hacemos clic en aceptar.

Ventana 14

4. Para insertar índice ubicamos el cursor en la hoja que vamos a insertar el

índice y en la ficha REFERENCIAS le hacemos clic a la opción INSERTAR
ÍNDICE.

Ventana 15

5. Aparecerá una ventana que nos mostrará el estilo del índice que podemos usar.

1

Capítulo 1

Aprendiendo a utilizar Word

Ventana 16

6. Después de escoger el formato que deseemos le damos clic a la opción
aceptar. Se creará automáticamente el índice en la hoja seleccionada.

1

Capítulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

Capítulo 2
FICHA CORRESPONDENCIA Y LAS SECCIONES
La ficha correspondencia sirve para poder enviar una carta a varios
destinatarios sin la necesidad de tener que cambiarle el nombre a cada
carta o rellenarla de nuevo, si no que, Word automáticamente a partir de
una base de datos ya sea de Word mismo, de Excel o de Access rellena los
campos sin necesidad de llenarlo por uno mismo ahorrándonos mucho
tiempo.

b) Enviar una carta a varios destinatarios
a. Origen de datos desde un documento
1. Primero realizamos una tabla desde la ficha INSERTAR, y llenamos
la tabla con los datos que queremos que vaya en la carta y
guardamos el documento, ésta va a ser nuestra base de datos
desde un documento de Word,

Ventana 17

2. Escribimos la carta en otro documento sin llenar con nombres sino
solo con una guía (ej.: “Nombre:”) ya que vamos a hacer que Word
a través de la base de datos rellene esos campos.
3. Para guiarnos podemos utilizar el asistente el cual lo encontramos
en la ficha CORRESPONDENCIA y hacemos clic en la opción INICIAR
2

Capítulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA y luego en la opción PASO A
PASO POR EL ASISTENTE PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA, y
nos aparecerá un menú en el lado derecho de nuestro documento.

Ventana 18

4. Luego de que aparezca este menú seguimos los pasos que nos
indica. Le damos clic en la opción siguiente y en el segundo paso
seleccionamos la opción utilizar el documento actual para trabajar
con la carta anteriormente escrita, le damos clic a siguiente.

Ventana 19

3

Capítulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

5. En la opción seleccionar destinatarios hacemos clic en la opción
utilizar una lista existente y examinamos para buscar el documento
que creamos anteriormente que contiene la tabla con los datos a
ingresar en nuestra carta.

Ventana 20

6. Nos aparecerá un cuadro donde nos mostrará los datos que
ingresamos a la tabla anteriormente escrita, la cual nos mostrará
opciones que podemos utilizar como por ejemplo FILTRAR la cual
nos sirve para según un patrón determinado colocar solo los de
título de Ingeniero u otros en la carta que queremos enviar.

4

Capítulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

Ventana 21

7. Continuamos con el siguiente paso que es escribir la carta,
ubicamos el cursor en la línea donde iría el título de la persona y
hacemos clic en la opción MÁS ELEMENTOS nos mostrará un listado
donde podemos escoger la opción título y luego insertamos.
Repetimos este proceso con los demás campos de nuestra tabla.

Ventana 22

5

Capítulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

8. Para agregar la línea de saludo damos clic en la opción línea de
saludo de la ficha CORRESPONDENCIA y nos mostrará la siguiente
pantalla:

Ventana 23

9. En este cuadro podemos elegir cómo queremos que sea nuestra
línea de saludo, luego de escoger una le damos clic en aceptar.
10.Le damos clic al siguiente paso del asistente que es la opción vista
previa de las cartas y observamos que en la ficha correspondencia
se nos activa la opción vista previa de resultados la cual nos
permitirá ver el resultado de las cartas ya con los campos
asignados.

6

Capítulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

Ventana 24

11.En la ficha INSERTAR en el cuadro VISTA PREVIO DE RESULTADOS
tenemos la opción de seguir con una flecha para observar que
estén todas las personas a las que quiere que le llegue la carta.

Ventana 25

12.En la opción editar cartas individuales del asistente de
correspondencia nos permite combinar en un nuevo documento
todas las cartas, esto nos creará un documento aparte.

7

Capítulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

Ventana 26

13.Nos mostrará un cuadro en el cual podemos seleccionar las hojas
del documento que queremos combinar en un nuevo documento.

Ventana 27

b. Origen de datos desde Excel
1. Al igual que en el origen de datos desde un documento primero realizamos la

tabla en Word y luego la copiamos en Excel, guardamos el libro, o si se desea
se realiza la tabla directamente desde Excel.
2. Escribimos la carta en otro documento sin llenar con nombres sino solo con

una guía ya que vamos a hacer que Word a través de la base de datos, en este
caso el origen de datos desde Excel, rellene esos campos.
3. Podemos utilizar el asistente y para esto nos ubicamos en la ficha
correspondencia y hacemos clic en la opción iniciar combinación de
8

Capítulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

correspondencia y luego en la opción paso a paso por el Asistente para
combinar correspondencia, y nos aparecerá un menú en el lado derecho de
nuestro documento.

Ventana 28

4. Luego de que aparezca este menú seguimos los pasos que nos indica para
realizar la combinación de correspondencia. Le damos clic en la opción
siguiente y en el segundo paso seleccionamos la opción utilizar el documento
actual para trabajar con la carta anteriormente escrita, le damos clic a
siguiente.

9

Capítulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

Ventana 29

5. En la opción seleccionar destinatarios hacemos clic en la opción utilizar una

lista existente y le damos clic en examinar para buscar el libro de Excel que
contiene la tabla con los datos a ingresar en nuestra carta, nos mostrará una
pantalla en la cual tenemos que seleccionar la hoja del libro en la que está
escrita la tabla. Luego de seleccionar la hoja le damos clic en aceptar.

Ventana 30

6. Nos aparecerá un cuadro donde nos mostrará los datos que ingresamos a la

tabla anteriormente escrita, la cual nos dará opciones que podemos utilizar
como por ejemplo FILTRAR la cual nos sirve para según un patrón
determinado colocar solo los de título de Ingeniero u otros en la carta que
queremos enviar.

10

Capítulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

Ventana 31

7. Después de esto continuamos con el siguiente paso que es escribir la carta,

ubicamos el cursor en la línea donde iría el título de la persona y hacemos clic
en la opción más elementos la cual nos mostrará un listado donde podemos
escoger la opción título e insertamos. Repetimos lo mismo con los demás
campos.

Ventana 32

11

Capítulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

8. Para agregar la línea de saludo damos clic en la opción LÍNEA DE SALUDO

de la ficha CORRESPONDENCIA y nos mostrará la siguiente pantalla:

Ventana 33

9. En este cuadro nos mostrará las opciones para elegir de cómo queremos que

sea la línea de saludo, luego de escoger una le damos clic en aceptar.
10. Le damos clic al siguiente paso del asistente que es la opción vista previa de
las cartas y observamos que en la ficha correspondencia se nos activa la
opción vista previa de resultados la cual nos permitirá ver el resultado de las
cartas ya con los campos asignados.

12

Capítulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

Ventana 34

11. En la ficha insertar en el cuadro vista previo de resultados tenemos la opción
de seguir con una flecha para observar que estén todas las personas a las que
quiere que le llegue la carta.

Ventana 35

12. En la opción editar cartas individuales del asistente de correspondencia nos
permite combinar en un nuevo documento todas las cartas, esto nos creará un
documento aparte.

c. Origen

de

datos

desde

Access

(origen

de

datos

predeterminado)
1. Así como realizamos el origen de datos desde un documento y desde Excel,

procedemos a realizar una tabla en Word, la llenamos con los datos que
queremos que vaya en la carta y guardamos el documento pero esta vez en la
opción de guardar la guardamos como archivo de Access (extensión MDB).

13

Capítulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

2. Luego escribimos la carta en otro documento sin llenar con nombres sino solo

con una guía ya que vamos a hacer que Word a través de la base de datos de
Access rellene esos campos.
3. Podemos utilizar el asistente y para esto nos ubicamos en la ficha

correspondencia y hacemos clic en la opción iniciar combinación de
correspondencia y luego en la opción paso a paso por el Asistente para
combinar correspondencia, y nos aparecerá un menú en el lado derecho de
nuestro documento.

Ventana 36

4. Luego de que aparezca este menú seguimos los pasos que nos indica para

realizar la combinación de correspondencia. Le damos clic en la opción
siguiente y en el segundo paso seleccionamos la opción utilizar el documento
actual para trabajar con la carta anteriormente escrita, le damos clic a
siguiente.

14

Capítulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

Ventana 37

5. En la opción seleccionar destinatarios hacemos clic en la opción utilizar una
lista existente y le damos clic en examinar para buscar el documento que
contiene la tabla con los datos a ingresar en nuestra carta.

Ventana 38

6. Nos aparecerá un cuadro donde nos mostrará los datos que ingresamos a la tabla
anteriormente escrita, la cual nos mostrará opciones que podemos utilizar como por
ejemplo filtrar la cual nos sirve para según un patrón determinado colocar solo los de
título de Ingeniero u otros en la carta que queremos enviar.

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Capítulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

Ventana 39

7. Después de esto continuamos con el siguiente paso que es escribir la carta,

ubicamos el cursor en la línea donde iría el título de la persona y hacemos clic
en la opción más elementos la cual nos mostrará un listado donde podemos
escoger la opción título e insertamos. Así mismo con los demás campos que
tenemos en nuestra tabla.

Ventana 40

8. Para agregar la línea de saludo damos clic en la opción línea de saludo de la
ficha correspondencia y nos mostrará la siguiente pantalla:
16

Capítulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

Ventana 41

9. En este cuadro nos mostrará las opciones para elegir de cómo queremos que
sea la línea de saludo, luego de escoger una le damos clic en aceptar.
10. Le damos clic al siguiente paso del asistente que es la opción vista previa de

las cartas y observamos que en la ficha correspondencia se nos activa la
opción vista previa de resultados la cual nos permitirá ver el resultado de las
cartas ya con los campos asignados.

Ventana 42

17

Capítulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

11. En la ficha insertar en el cuadro vista previo de resultados tenemos la opción
de seguir con una flecha para observar que estén todas las personas a las que
quiere que le llegue la carta.

Ventana 43

12. En la opción editar cartas individuales del asistente de correspondencia nos
permite combinar en un nuevo documento todas las cartas, esto nos creará un
documento aparte.

c) Secciones y sus utilidades
Las secciones nos ayuda a mantener nuestro documento ordenado de manera que
nos facilite la búsqueda de información. Como por ejemplo, dividir los capítulos
por secciones, colocar la portada, índice, tabla de contenido en una sección
diferente, etc..
Los pasos para realizar una sección son los siguientes:
1. Colocamos el cursor en el principio de la hoja de nuestro documento, vamos a

la ficha DISEÑO DE PÁGINA y le damos clic a la opción SALTOS DE
PÁGINA.

Ventana 44

18

Capítulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

2. Nos mostrará diversas opciones para las secciones, escogemos en la parte de

SALTOS DE SECCIÓN la opción PÁGINA SIGUIENTE para así crear una
sección que en este caso será la sección 2 ya que la primera hoja siempre es la
sección 1.
3. En la parte inferior de nuestro documento podremos observar que Word nos
mostrará el número de sección en la que estamos trabajando.

Ventana 45

4. En cada sección podremos insertar encabezados y pie de página así como

también numeración que será diferenciada de las otras secciones.

19

Capítulo 2
Secciones

Ficha Correspondencia y

20

Capítulo 3

Ficha Insertar

Capítulo 3
FICHA INSERTAR
Nos permite insertar imágenes desde el ordenador, imágenes prediseñadas, formas,
wordart, gráficos, ecuaciones, etc. A continuación se explica cómo utilizar estas
opciones.

a) Insertando diferentes objetos
a. Imagen

Word posee una galería de imágenes predeterminada las cuales se puede
utilizar, pero también se puede incorporar imágenes propias y que se
encuentran ubicadas en algún lugar de su computador. Para esto realizamos los
siguientes pasos:
1. Primero ubicamos el cursor en el lugar donde desea insertar la imagen, hay

que tomar en cuenta no colocar el cursor donde haya texto, hay que dar
ENTER después de un texto antes de insertar la imagen.
2. Damos clic en la ficha INSERTAR, y en el grupo ILUSTRACIONES,

seleccionamos la opción IMAGEN.

Ventana 46

3. Se abrirá un cuadro de diálogo en el cual procedemos a buscar la imagen
que deseamos.

Ventana 47

21

Capítulo 3

Ficha Insertar

a. Imagen prediseñada

La galería de imágenes prediseñadas presenta imágenes de diferentes
categorías. Algunas de éstas son tecnología, trabajo, educación, salud, etc. A
continuación los pasos para insertar imágenes prediseñadas:
1. Ubicamos el cursor en el lugar que queremos insertar la imagen.
2. Luego en la ficha insertar hacemos clic en la opción insertar imágenes
prediseñadas.

Ventana 48

3. Se nos abrirá un cajón con imágenes en el lado derecho de la hoja de Word, en

la cual en el cuadro buscar colocamos el nombre de la categoría que
deseamos.

Ventana 49

4. Hacemos clic en una de las imágenes para insertarla en el documento.

Podemos insertar varias imágenes en un mismo documento según la categoría
que escojamos.
b. Ecuación (crear una ecuación)

Podemos también insertar ecuaciones en nuestro documento, incluso crear una
que no esté predeterminada. Para insertar una ecuación realizamos lo siguiente:

22

Capítulo 3

Ficha Insertar

1. En la ficha INSERTAR hacemos clic en la opción ECUACIÓN para escoger

una ecuación predeterminada por el programa.

Ventana 50

2. Hacemos clic en cualquier ecuación que queramos insertar. También podemos

escoger la opción INSERTAR NUEVA ECUACIÓN la cual nos mostrará un
menú con distintas operaciones matemáticas.

Ventana 51

3. Escogemos la operación matemática que queremos insertar en el documento y
le damos clic.
x=-b±b2-4ac2a

c. Símbolos

En la ficha INSERTAR tenemos la opción de insertar diferentes símbolos
predeterminados por Word. A continuación la manera de hacerlo:
1. Primero vamos a la ficha INSERTAR y hacemos clic izquierdo en la opción

SÍMBOLO para que nos muestre los símbolos que tiene el programa.

23

Capítulo 3

Ficha Insertar

Ventana 52

2. Si queremos otros símbolos hacemos clic en la opción más símbolos, ésta nos

va a mostrar un cuadro donde aparecerán más símbolos para elegir.

Ventana 53

3. Luego de esto hacemos clic en el símbolo que queremos y pulsamos insertar,

podemos cambiar de símbolos en la opción fuente abriendo la pestaña.
4. Por último cuando hayamos terminado de colocar los símbolos que deseemos
damos clic en la opción cerrar.

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d. Formato de las imágenes u objetos.

Se les puede dar formato a las imágenes u objetos. En la ficha FORMATO la
cual se habilita solo cuando insertamos una imagen, nos muestra varias
opciones como: poner la imagen en línea con el texto, cuadrado, transparente,
estrecho, etc.
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Capítulo 3

Ficha Insertar

Ventana 54

25

Capítulo 3

Ficha Insertar

Índice

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