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Blueprint Proceso de Negocio (BBP)

Escenario de Negocio Proceso de Negocio Datos Maestros CO Datos Maestros CO

Cdigo RACE-PN-BBP CO 002- Datos Maestros CO Lder Proceso Sr. Francisco Benedetto Key Users Sr. Manuel Carrasco / Fernando Jimenez Consultor(es) Sr. Sebastin Caro Orellana Versin documento V1 Fecha jueves, 07 de abril de 2011

Resumen:

Descripcin del Proceso SAP Flujo Transaccional del proceso Descripcin general de tareas del flujo Reportes SAP que apoyan el proceso Requerimientos del negocio fuera del alcance Interfaces que intervienen en el proceso Mejoras Futuras Consideraciones de Configuracin del Sistema

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1. Descripcin del Proceso SAP
El Controlling proporciona la informacin para las decisiones de gestin, facilitando la coordinacin, el control y la optimizacin de todos los procesos en la empresa. La creacin de Centros de Costo tiene por finalidad captar toda la informacin y movimientos que tengan relacin con la imputacin de gastos a un rea de responsabilidad en particular. De esta manera cada centro de costo debe permitir almacenar todos los gastos generados. Se define que los centros de costos sern creados para las tiendas y para las distintas reas de apoyo de la empresa. Se utilizarn valores estadsticos como base para la distribucin de los gastos de las unidades centrales hacia las tiendas, lo que permitir tener una visin ms detallada de la rentabilidad de cada uno de los negocios de TJC. Se definirn ciclos de distribucin, actividad que se lleva a cabo en forma peridica, durante el cierre del perodo en Controlling de Gastos Generales (CO-OM), en el cual los gastos generales primarios son distribuidos desde uno o ms objetos emisores a uno o ms objetos receptores, basados en valores estadsticos o porcentajes.
Datos Maestros Centros de Costos

La creacin de Centros de costos tiene por finalidad captar toda la informacin y movimientos que tenga relacin con la imputacin de gastos a un rea de responsabilidad en particular. De esta manera cada centro de costo debe permitir almacenar todos los gastos generados. Cada uno de los centros de costos creados deber ser asignado a un grupo consolidador de centros de costos acorde a la estructura jerrquica de la compaa, obteniendo de este modo, la informacin a nivel de centros de costos individuales y tambin agrupados. Los grupos mencionados anteriormente sern diseados segn el organigrama de la compaa. Por otro lado, la jerarqua de centros de costo debe ser flexible, permitir generar centros de costos cada vez que se cree un nuevo departamento en la compaa, hacer un cambio de dependencia, eliminaciones y bloqueos. Cada centro de costo tiene un perodo de vigencia, que se le da cuando se crea el dato maestro, este se puede crear con un periodo de vigencia definido (inicio y fin) y podr ser ampliado a medida que se va cumpliendo la fecha de vigencia, o como tambin no indicarle un fecha de vigencia final, en este caso se recomienda darle como fecha final 31.12.999. El centro de costo deber tener asignado un responsable, siendo ste modificable cuando sea necesario El dato maestro centros de costo en (SAP), puede ser borrado slo cuando no ha tenido movimiento en caso contrario slo se puede bloquear para realizar imputaciones.

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Los campos de los datos requeridos sern configurados como obligatorios, asegurando as la exactitud en la entrada de datos. Los datos obligatorios son: Nombre del Centro de costos Descripcin Responsable Clase de centros de costo rea jerrquica Sociedad FI Centro de beneficio

Codificacin de Centros de Costos El cdigo se compondr de 8 dgitos, segn el siguiente detalle:

Las transacciones que intervienen en este proceso son las siguientes: Crear Modificar Visualizar Borrar KS01 KS02 KS03 KS04

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Los datos maestros definidos para TJC son los siguientes:
Se adjunta archivo excel

Centros de Beneficio

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Centros de costo

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2. Flujo Transaccional del proceso

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Datos Maestros -Clases de Costos
Cuenta Contable Clase de Costo

Crear Maestro a nivel de Sociedad (FSS0)

Crear Maestro a nivel de Plan de Cuentas (FSP0)

Es una cuenta de Resultado?

SI

Creacin de Clase de Costo Automtica

Crear Maestro a nivel Central (FS00)

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3. Descripcin general de tareas del flujo Paso 1: Datos Maestro Centros de Costo
La creacin de Centros de costos tiene por finalidad captar toda la informacin y movimientos que tenga relacin con la imputacin de gastos a un rea de responsabilidad en particular. De esta manera cada centro de costo debe permitir almacenar todos los gastos generados. Cada uno de los centros de costos creados deber ser asignado a un grupo consolidador de centros de costos acorde a la estructura jerrquica de la compaa, obteniendo de este modo, la informacin a nivel de centros de costos individuales y tambin agrupados. Los grupos mencionados anteriormente sern diseados segn el organigrama de la compaa. Por otro lado, la jerarqua de centros de costo debe ser flexible, permitir generar centros de costos cada vez que se cree un nuevo departamento en la compaa, hacer un cambio de dependencia, eliminaciones y bloqueos. Cada centro de costo tiene un perodo de vigencia, que se le da cuando se crea el dato maestro, este se puede crear con un periodo de vigencia definido (inicio y fin) y podr ser ampliado a medida que se va cumpliendo la fecha de vigencia, o como tambin no indicarle un fecha de vigencia final, en este caso se recomienda darle como fecha final 31.12.999. El centro de costo deber tener asignado un responsable, siendo ste modificable cuando sea necesario El dato maestro centros de costo en (SAP), puede ser borrado slo cuando no ha tenido movimiento en caso contrario slo se puede bloquear para realizar imputaciones. Los campos de los datos requeridos sern configurados como obligatorios, asegurando as la exactitud en la entrada de datos. Los datos obligatorios son: Nombre del Centro de costos Descripcin Responsable Clase de centros de costo rea jerrquica Sociedad FI Centro de beneficio

Codificacin de Centros de Costos El cdigo se compondr de diez dgitos, segn el siguiente detalle:

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Las transacciones que intervienen en este proceso son las siguientes: Crear Modificar Visualizar Borrar KS01 KS02 KS03 KS04

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Paso 2: Datos Maestro Centros de Beneficio
La creacin de un centro de beneficio tiene como finalidad captar toda la informacin y movimientos que tengan relacin con un rea de negocio en particular o unidad de estructura organizativa. Se debe asociar el centro de beneficio al Centro de Costo en el dato maestro, de esta forma, toda imputacin por concepto de Gasto es replicada en el Centro de Beneficio. Las imputaciones por concepto de ingresos y costos son imputadas directamente al centro de beneficio. De esta forma, la informacin para obtener el Estado de Resultado por unidad de negocio es proporcionada por el Centro de Beneficio. Al actualizar los parmetros de control generales para la contabilidad de centros de beneficios relativos a la sociedad, es necesario indicar nombre de la jerarqua estndar para la clasificacin de los datos maestros del centro de beneficio. Los datos obligatorios al crear un centro de beneficio son los siguientes: Cdigo centro de beneficio Perodo de validez (desde, hasta) Denominacin Texto explicativo Responsable rea de jerarqua Sociedades FI

Codificacin de Centros de Beneficios El cdigo se compondr de 8 dgitos

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Las transacciones que intervienen en este proceso son las siguientes: Crear Modificar Visualizar Borrar KE51 KE52 KE53 KE54

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Paso 3: Datos Maestro Ciclo de Distribucin


Durante el proceso de imputacin contable de la compaa podemos encontrarnos con una serie de gastos que requieren ser distribuidos, estos pueden ser contratos de servicios bsicos, telefona, etc. Para estos efectos se definirn criterios de distribucin que en forma peridica puedan ser ejecutados de manera de obtener dichas distribuciones. Es importante tener presente que si bien la distribucin puede ejecutarse en cualquier momento, SAP la registrar a la fecha de cierre del periodo, por lo que el responsable deber ejecutar esta distribucin a la fecha de cierre de manera de no obviar imputaciones contables. Si durante el proceso de parametrizacin surgen nuevos objetos de costo o clases de costo que requieran ser distribuidas, stas debern ser consideradas en el mdulo de CO. Por lo anterior, ser necesario crear nuevos criterios de distribucin en cualquier momento de la vida del sistema. Cada vez que se detecte la imputacin de un gasto que requiera ser distribuido, se contabilizar el gasto a un centro de costo prorrateable, el cual ser a su vez emisor en un proceso automtico de distribucin que asignar gastos a otros centros de costos receptores. Se crearn los ciclos de distribucin necesarios de manera de ejecutar el proceso al fin del perodo contable. Se podr ejecutar la distribucin en cualquier momento del perodo, no obstante sta ser anulada una vez contabilizada la distribucin definitiva del mes. Para crear un ciclo de distribucin se requiere: Cdigo de Ciclo Fecha de inicio Cabecera del ciclo o Texto del ciclo o Indicador Iterativo o Moneda del objeto Segmento o Cabecera segmento Valor emisor Importes contabilizados Porcentaje a distribuir Base referencia receptora

Se podr distribuir en: partes variables, Importes fijos, Porcentajes fijos o o Emisor/Receptor Se deber ingresar el emisor de gastos a distribuir (clase de costo/centro de costo) A su vez, se ingresan los receptores: Orden o Elemento PEP o Centro de Costo. Valor emisor Se ingresar el porcentaje que recibir los receptores Criterios de seleccin Versin 0 Valores reales.
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o

Base referencia receptora Si la base referencia receptora es Valores estadsticos, se ingresar cdigo de valor estadstico Si la base referencia receptora es Costos Reales, se ingresar las cuentas o la cuenta de costos o gastos. Factores de ponderacin receptor Si la Norma receptora indica Importes Fijos o Porcentajes Fijos, se deber ingresar el monto o porcentaje que corresponde por centro de costo receptor. Las transacciones que se utilizaran para ejecutar y crear los ciclos de distribucin sern las estndar de SAP, las transacciones son las siguientes:

Creacin Ciclos de Distribucin Modificacin Ciclos de Distribucin Visualizacin Ciclos de Distribucin Ejecucin Ciclos de Distribucin

KSV1 KSV2 KSV3 KSV5

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Paso 4: Datos Maestro Valores Estadsticos
Los valores estadsticos se usan para calcular ratios para informes, y tambin como base para imputaciones peridicas. El sistema SAP usa los valores estadsticos como factor de referencia para la distribucin y subreparto de imputaciones reales y plan como tambin para los traspasos peridicos. Los valores estadsticos pueden ser: Nro. de Unid. Telefnicas, Nro. de Empleados, rea en Metros Cuadrados Nro. de Usuarios El consumo de Gas, Agua, telfono y Electricidad pueden ser distribuidos o subrepartidos para los centros de costo en relacin a los valores estadsticos definidos. Las transacciones que intervienen en este proceso son las siguientes:

Crear Modificar Visualizar Borrar

KK01 KK02 KK03 KK04

Los valores estadsticos definidos para TJC son los siguientes: o o o o o Nmero de personas M2 Ventas Unidades Vendidas Nmero de equipos

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Paso 5: Datos Maestro Ciclo de Subreparto
Los ciclos de subreparto, suponen una mecnica distinta a los ciclos de distribucin, ya que utilizan una clase de costo secundaria para la recepcin de los gastos. El ciclo de subreparto es un mtodo de imputacin de costes principales y secundarios en la Contabilidad de centros de costo. Los receptores obtienen la siguiente informacin: Se asignan las clases de costo originales acumuladamente o en grupos a clases de costo de subreparto (secundarias). Los receptores no registran las clases de costo original. La informacin del emisor y del receptor (centro de costo emisor, centro de costo receptor) aparece en el documento CO.

La imputacin mediante subreparto es til cuando la composicin de los costos no es importante para el receptor. Por ejemplo, el subreparto de costos de comedor a un centro de costo ya no debe desglosarse ms. Es posible utilizar el sistema de informacin para analizar los resultados de subreparto por clases de costo de subreparto segn las relaciones emisor-receptor. Para imputaciones mediante subreparto, pueden resumirse todas las clases de coste dentro de una clase de costo de subreparto. Al llevar a cabo el subreparto, el sistema imputa todos los costos a imputar del emisor mediante esta clase de costo. Sin embargo, este mtodo no almacena ninguna informacin en el receptor en lo referente a la composicin de los costos. Para crear un ciclo de subreparto se requiere: Cdigo de Ciclo Fecha de inicio Cabecera del ciclo o Texto del ciclo o Indicador Iterativo o Moneda del objeto Segmento o Cabecera segmento Clase de costo secundario Esquema imputacin Valor emisor Importes contabilizados Porcentaje a distribuir Base referencia receptora Se podr distribuir en: partes variables, Importes fijos, Porcentajes fijos o Emisor/Receptor Se deber ingresar el emisor de gastos a distribuir (clase de costo/centro de costo)

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o A su vez, se ingresan los receptores: Orden o Elemento PEP o Centro de Costo. Valor emisor Se ingresar el porcentaje que recibir los receptores Criterios de seleccin Versin 0 Valores reales. Base referencia receptora Si la base referencia receptora es Valores estadsticos Se ingresar cdigo de valor estadstico Si la base referencia receptora es Costos Reales, se ingresar las cuentas o la cuenta de costos o gastos. Factores de ponderacin receptor Si la Norma receptora indica Importes fijos o Porcentajes Fijos, se deber ingresar el monto o porcentaje que corresponde por centro de costo receptor.

Las transacciones que se utilizaran para ejecutar y crear los ciclos de distribucin sern las estndar de SAP, las transacciones son las siguientes:

Creacin Ciclos de Distribucin Modificacin Ciclos de Distribucin Visualizacin Ciclos de Distribucin Ejecucin Ciclos de Distribucin

KSU1 KSU2 KSU3 KSU5

Paso 6: Datos Maestro Clases de costos


La clase de costo se crea si existe la cuenta de mayor en el plan de cuentas de FI, por lo tanto, es necesario validar que dicha cuenta est creada en el plan de cuentas. Por otro lado, se debe validar que una cuenta de mayor FI con rango de nmero (cdigo contable) sea creada como clase de costo (cuenta) en CO antes de admitir imputaciones. En la contabilidad de costos (mdulo CO), las cuentas de gastos de la contabilidad financiera (mdulo FI) se gestionan como clases de costo primario. Un requisito para la existencia de clases de costo primario, es que deben haber sido creadas en la contabilidad financiera como cuentas de mayor de resultado (Ingresos y Gastos), para poder ser introducidas en la contabilidad de costos. Las clases de costos primarios de ingreso (tipo 11), de costo (tipo 12) y gastos (tipo 01) en la carga inicial se crearn automticamente. Esto se realiza mediante una parametrizacin previa donde se indicar la clase de costo y el tipo de clase de costo. Para introducir nuevas clases de costo, stas se crearn manualmente en el sistema. Para introducir nuevas clases de costo posterior a la carga inicial, stas se crearn automticamente al momento de crear la cuenta de mayor en el mdulo de FI. Los datos obligatorios para la creacin de una clase de costo primaria son: Cdigo de clase de coste Sociedad CO Fecha desde y hasta Denominacin Descripcin

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Tipo de clase de costo. Se crearn como clase de costo primario, slo las clases para las cuales existan sus respectivas cuentas de mayor en el plan de cuentas. La denominacin de la clase de costo (Nombre de la cuenta contable) se adopta desde el maestro de cuentas de mayor de FI y puede modificarse en Controlling para efectos de presentacin si fuera necesario. Una vez creada la clase de costo ser asignada a uno o varios grupos de clases de costos, dependiendo de las estructuras de informes que requiera la empresa. Las transacciones que intervienen en este proceso son las siguientes: Crear Clase Costo Modificar Visualizar KA01 KA02 KA03

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Tarea

Breve Descripcin

Transaccin

4. Reportes SAP que apoyan el proceso Reporte SAP Breve Descripcin Transaccin

5. Requerimientos del negocio fuera del alcance


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GAP Breve Descripcin Documento

6. Interfaces que intervienen en el proceso 7. Mejoras Futuras 8. Consideraciones de Configuracin del Sistema 9. Consideraciones de Datos Maestros

Documentos Anexos
Nombre del Documento Versin Descripcin Resumida

Autores y Participantes
Rol Consultor Consultor 1 Usuario Clave 1 Usuario Clave 2 Nombre

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Usuario Clave 3 Usuario Clave 4 Usuario Lder

Aprobadores
Rol Consultor Consultor 1 Usuario Clave 1 Usuario Clave 2 Usuario Clave 3 Usuario Clave 4 Usuario Lder Firma Fecha

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