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1. PERFIL: Profesional En reas de: Especializacin Tipo de especializacin: Un (1) ao de experiencia relacionada. Experiencia mnima: Dos (2) aos de experiencia relacionada (Secretara) Otros Requisitos: Jefe Inmediato Manejo de Microsoft Office. DIRECTOR ADMINISTRATIVO SI _ NO X

SI _

NO X

2. PRINCIPALES FUNCIONES: 2.1 FUNCIONES GENERALES DEL CARGO Llevar el control de las labores diarias en la hoja de tiempo. Conocer y aplicar los procedimientos que estn relacionados con su cargo. Verificar que las comunicaciones que genere la compaa cumplan con la normatividad pertinente. Mantener organizado el archivo a su cargo. Atender las rdenes administrativas del Director Administrativo. Atender los requerimientos operativos de las personas a quien se le asigne como jefe inmediato. Prestar apoyo de mensajera cuando se requiera. Las dems funciones que sean asignadas a su cargo. 2.2 FUNCIONES ESPECFICAS PARA AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES

Revisin No. SEIS (6) Elabor: Luz Mery Galindo Jefe de Area Gestin Humana Firma:

Fecha de aprobacin: 8 de Enero de 2010 Aprob: Francisco Wiesner Tobar Gerente Firma:

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2.2.1 FUNCIONES ESPECFICAS PARA AUXILIAR DE OFICIOS VARIOS Controlar entrada y salida de personas a las instalaciones. Velar por el cuidado de los vehculos estacionados en los sitios autorizados. Diligenciar los formatos de control de ingreso del personal de la Empresa. Controlar la salida de elementos de las instalaciones. Verificar el funcionamiento de las lneas telefnicas. Efectuar ronda peridica durante la noche en las oficinas. Evacuar los residuos slidos en los das que corresponda. 2.2.2 Prestar apoyo a la recepcin. FUNCIONES ESPECFICAS PARA AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES

(MENSAJERA) Diligenciar la planilla de control de mensajera. Tramitar, recoger y entregar la correspondencia y/o documentos generados. Adelantar diligencias en las entidades bancarias, del Estado y dems. Realizar compras menores. 2.2.3 FUNCIONES ESPECFICAS PARA AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES

(CAFETERA) Realizar el aseo de las instalaciones, tanto en oficina central como en los frentes de obra, segn corresponda. Atender las actividades de cafetera. Colaborar con el alistamiento de los alimentos de los empleados que almuerzan en la oficina. Colaborar con la separacin de residuos slidos en la fuente.

2.3 FUNCIONES ESPECFICAS PARA AUXILIAR DE CENTRO DE DOCUMENTACIN

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Clasificar correspondencia por contratos. Manejo de carpetas y de informes de contratos. Manejo de propuestas, trminos de referencia. Envo de Fax. Prestamos de libros, documentos, informes y correspondencia. Manejar y mantener la base de datos ISIS. Controlar el ingreso, retiro y devolucin de documentos. Clasificar la documentacin que se incorpora al archivo. Controlar el archivo activo e inactivo. Controlar la base de datos del rea.

2.4 FUNCIONES ESPECFICAS PARA AUXILIAR DE GESTION HUMANA

Realizar las actividades por el ingreso y egreso de personal: elaboracin de cartas, examen
medico, apertura de cuenta, contrato de trabajo, afiliaciones a la seguridad social y caja de compensacin.

Elaborar correspondencia, enviarla y asegurar que el trmite que le dio origen quede realizado. Atender al cliente interno y externo. Elaborar autoliquidaciones, seguridad social y parafiscal.
Realizar liquidaciones, prestaciones sociales. Elaborar nmina. Realizar interfaces de nmina. Mantener actualizada y revisar las plizas de seguros de vida del personal. Hacer el envo de toda la correspondencia (volantes de pago, carnet, documentos de seguridad social, documentos del contrato de trabajo, etc.), a todos los proyectos asegurando el retorno con las firmas respectivas. Mantener actualizada la base de datos de estado de contratos, elaborando los documentos como notificaciones, prorrogas, otros de contratos, que su control generen. Asegurar que las carpetas de hojas de vida del personal contengan la totalidad de documentos requeridos al momento del ingreso. Archivar la documentacin que se genere en el rea, asegurando que esta quede

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correctamente archivada. 2.5 FUNCIONES ESPECFICAS PARA AUXILIAR DE SALUD OCUPACIONAL

Mantener actualizados los archivos magnticos y fsicos del rea, matriz de requisitos legales,
matriz de identificacin de riesgos de Salud Pblica, matriz de capacitacin, matriz de EPP.

Apoyar la elaboracin del BoletinASO, entrega y seguimiento al programa de Motivacin con el

BoletinASO, en oficina central y proyectos.

Mantener actualizadas las estadsticas de incidentalidad y ausentismo en el trabajo.

Apoyo en la elaboracin de propuestas del PGI Aplicacin de matriz de identificacin de peligros y valoracin de riesgos, en los diferentes cargos de la organizacin. Visitas de implementacin CASSA a proyectos. Apoyo en la realizacin de campaas en prevencin de enfermedades y promocin de la salud. Revisin de la entrada y salida de dotacin EPP Coordinacin de capacitaciones y/o eventos de SySO. Recepcin de Auditorias Archivo de documentos Asistencia a reuniones HSE de clientes. Realizacin de inducciones y capacitaciones. Apoyar las dems actividades del plan de salud ocupacional (PLASSO) en proyectos. 2.6 FUNCIONES ESPECFICAS PARA AUXILIAR DE COMPRAS Recibir por parte del personal el formato de requisicin debidamente aprobados por el director del respectivo proyecto en la parte de papelera, dotacin y epp y/o productos de aseo y cafetera. Identificar y seleccionar proveedores, segn criterios de tiempo de entrega, costos, calidad de los productos, crdito y papeles de constitucin legal. Negociar y elaborar la respectiva orden de compra para hacer oficialmente el pedido. Elaborar cartas de entrega para dotaciones y epp especificando lo entregado.

M02-002 AUXILIAR ADMINISTRATIVO Pgina 5 de 12 Hacer firmar dichas cartas por las personas que recogen lo requerido o anexar nmero de
gua de alguna empresa transportadora si se enva fuera de la ciudad.

Empacar y embalar debidamente las dotaciones y epp que se envan fuera de la ciudad, para
ser recogidas por el debido proveedor de mensajera segn el destino. Escanear y enviar por correo electrnico dichas cartas firmadas o con numero de gua al rea de Salud Ocupacional. Entregar las cartas fsicas firmadas o con anexo de nmero de gua al rea de archivo para que lo anexen a la respectiva carpeta del proyecto a la que pertenezca. Hacer firmar el formato de requisicin de papelera cuando se hace entrega de la misma. Entregar a las seoras del aseo los productos que requieren cada mes. Cargar a los diferentes proyectos a las facturas con sus anexos (orden de compra, requisicin etc.) con todos los proveedores para que se radiquen y hagan patinar los diferentes pedidos para su posterior entrega al rea de contabilidad. Ordenar, clasificar y fotocopiar debidamente las ordenes de compra con su respectiva requisicin, factura y dems soportes para ser archivado en unas az que maneja el rea de compras para consulta. Ordenar, cargar a los diferentes proyectos en una relacin Excel y hacer patinar las facturas de Servientrega e Inter Rapidsimo (Nuestros proveedores de correspondencia y mensajera) con sus respectivos nmeros de guas para entregar posteriormente al rea de Contabilidad. 2.7 FUNCIONES ESPECFICAS PARA SECRETARIA Elaborar y tramitar la correspondencia y los documentos generados y recibidos de acuerdo Recepcin de llamadas. Colaborar con la elaboracin de las hojas de vida de los profesionales requeridos en las

con las normas internas establecidas.

propuestas, en caso que se requiera.

2.7.1 FUNCIONES ESPECIFICAS PARA LA SECRETARIA DE GERENCIA Atender los requerimientos de la Junta Directiva de ESTUDIOS TECNICOS S.A., de los Directores de Proyectos, del Gerente y de los Representantes Legales de las unidades de negocio.

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Manejar la caja menor. Manejar las solicitudes de tiquetes areos. Digitalizar las actas de reuniones. 2.7.2 FUNCIONES ESPECFICAS PARA SECRETARIA ADMINISTRATIVA Elaborar consignaciones y retiros. Reservar tiquetes. Transcribir los formularios ICA, IVA, RETEFUENTE. Elaboracin y entrega de cheques. Archivar y controlar los comprobantes de egreso y facturas de proveedor. Solicitud de plizas. Solicitud de saldos bancarios. Actualizar listado de cuentas. Reservas hoteleras. 2.7.3 FUNCIONES ESPECIFICAS PARA RECEPCIONISTA Manejo de conmutador y telfono alterno. Atender y controlar el acceso de personal ajeno a la compaa, diligenciando formato de visitantes. Actualizar los directorios de ETSA. Identificar el cargo de las llamadas nacionales, internacionales y celulares en la cuenta de telfono. Hacer recorrido por las dependencias de la Oficina Central mnimo cuatro veces al da, entregando y recogiendo correspondencia y documentos que requieran ser rotados. Recibir la correspondencia interna y externa que se genere e ingresar la informacin pertinente en la base de datos (ISIS) diseada para tal fin. Responsable por el buen funcionamiento de la base de datos CORRE. Negar el acceso a la base de datos de personas no autorizadas. Negar la permanencia de personas no autorizadas en el espacio fsico donde funciona la recepcin.

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2.8

FUNCIONES ESPECFICAS PARA CONDUCTOR

Acatar las instrucciones y recomendaciones de la Cartilla para Conductores de Estudios Recoger el personal conforme a instrucciones previamente recibidas.

Tcnicos S.A.

Desplazarlo a los frentes de trabajo correspondientes. Informar oportunamente de su estado de salud y del estado del vehculo.
Aseo y mantenimiento rutinario del vehculo, bajo condiciones ambientalmente seguras. Apoyar las labores de mensajera, segn instrucciones del Jefe Inmediato. Conocer y respetar las normas de trnsito y movilidad. En caso de ser asignado a un proyecto atender las rdenes del Director de Proyecto. Velar por que el vehculo permanezca en pticas condiciones para su funcionamiento. Velar por la actualizacin y vigencia de los documentos tanto propios como del vehculo.

3. FUNCIONES DE CALIDAD Conocer y aplicar los procedimientos que estn relacionados con su cargo. Atender las auditorias de calidad, as como las acciones correctivas de las mismas. (Aplica

slo para secretarias) 4. FUNCIONES AMBIENTALES Conocer y aplicar los procedimientos del SGA, relacionados con las actividades que Participar y adquirir compromiso para la implementacin y mejoramiento continuo del SGA. Cumplir los requisitos legales y otros requisitos que la empresa suscribe, relacionados con las Atender las Auditorias del SGA. Mantener los registros adecuados del SGA, que sean de aplicabilidad en su cargo. Comunicar a la Coordinacin Ambiental cuando los procedimientos del Sistemas de Gestin

desarrolla.

actividades que desarrolla en su cargo.

Ambiental no se cumplan por parte del personal o de las reas correspondientes en temas de

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consumos, disposicin, separacin, presentacin, prcticas y cualquier otra condicin subestndar que no permita cumplir con los procedimientos del SGA con el fin de tomar medidas correctivas. Asistir a los entrenamientos programados para la toma de datos sobre los aspectos ambientales de su competencia y realizar dicha actividad cada vez que corresponda segn la programacin del SGA.

5.

FUNCIONES DE SALUD OCUPACIONAL Y SEGURIDAD INDUSTRIAL Conocer y cumplir las normas y procedimientos establecidos por la empresa en Salud Ocupacional y Seguridad Industrial. Reportar incidentes, condiciones y actos inseguros en los lugares de trabajo, tomando, si es posible, las medidas correctivas pertinentes ante condiciones o actos inseguros o peligrosos. Participar activamente en todas las actividades y campaas de prevencin que se organicen en el desarrollo del Programa de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial, ejemplo: vacunaciones, valoraciones, exmenes peridicos, etc. Utilizar y cooperar en el mantenimiento, conservacin y limpieza de los elementos de proteccin personal que le sean suministrados. Cooperar con el mantenimiento y limpieza del lugar de trabajo que le sea asignado.

6. PRINCIPALES RESPONSABILIDADES Responsable de verificar la autorizacin para la salida de elementos y/o equipos de las instalaciones (Responsabilidad Vigilancia). Responsable de entregar en buen estado y en el sitio sealado la correspondencia y/o documentos entregados (Responsabilidad Mensajera). Responsable de la cancelacin y trmite de la correspondencia y/o documentos generados en la fechas sealadas en acuerdo con el Jefe de rea (Responsabilidad Mensajera) Responsable de la cancelacin y trmite de la correspondencia y/o documentos generados en las fechas sealadas en acuerdo con el jefe de rea (Responsabilidad Mensajera). Responsable del adecuado manejo de caja menor (Responsabilidad Secretaria de Gerencia). Reporte oportuno de documentos del proyecto (Responsabilidad Secretaria de Gerencia)

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Responsable porque los comprobantes de egreso cuenten con todas las firmas y sellos requeridos para aceptar el pago. (Responsabilidad de Secretaria) Responsable de organizar y controlar el archivo de comprobantes de comprobantes de egreso y facturas de proveedores. Responsabilidad especfica del cargo de Secretaria de Gerencia) Responsable de llevar el consecutivo de correspondencia correctamente (Responsabilidad Recepcin) Responsable del conocimiento y respeto a las normas de trnsito (Responsabilidad Conductor). Responsable por cancelar las multas que le sean impuestas por infringir las normas de transito, cuando se comprueba su responsabilidad (Responsabilidad Conductor). Responsable de las herramientas contempladas en el inventario general del vehculo (Responsabilidad Conductor). Responsable del buen manejo del vehculo a su cargo (Responsabilidad Conductor). Responsable de reportar cualquier novedad que presente el vehculo (Responsabilidad Conductor). Responsable de verificar las fechas de vencimiento del SOAT, extintor y botiqun (Responsabilidad Conductor). Responsable del porte de los documentos de identificacin del vehculo (Responsabilidad Conductor). Responsable de entregar en buen estado y en el sitio sealado, la correspondencia y/o documentos entregados. (Responsabilidad Conductor) 7. RELACIONES DE TRABAJO CLIENTES / PROVEEDORES EXTERNOS (Con quin) SECRETARIA DE GERENCIA NATURALEZA O PROPSITO (Para qu) Coordinar operacin de mensajera (Aplica para Auxiliar Servicios Generales) Coordinacin y entrega de tareas Y Informar acerca de las novedades en los trmites. (Aplica para Auxiliar Servicios Generales, Centro de documentacin y Gestin Humana)

DIRECTOR FINANCIERO

ADMINISTRATIVO

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CLIENTES / PROVEEDORES EXTERNOS (Con quin) JEFE INMEDIATO NATURALEZA O PROPSITO (Para qu) Mantener informado sobre su trabajo (Aplica para Secretaria de Gerencia)

GERENTE

Cumplir tareas (Aplica para Secretaria de Gerencia)

CLIENTE

Canal de comunicacin entre el cliente y la organizacin (Aplica para Secretaria de Gerencia) Citacin a juntas y/o asambleas (Aplica para Secretaria de Gerencia) Coordinacin de actividades (Aplica para Secretaria de Gerencia)

ACCIONISTAS

ORGANIZACION

PROVEEDOR

Informes (Aplica para Secretaria Administrativa)

BANCOS

Solicitar saldos Administrativa) ADMNISTRATIVO

(Aplica

para

Secretaria

DIRECTOR FINANCIERO

Y Coordinar e informar sobre tareas (Aplica para Secretaria Administrativa) Reserva de tiquetes, informe de entrega y/o emisin de cheques (Aplica para Secretaria Administrativa)

DIRECTOR DE PROYECTO

Nota:Las interrelaciones especficas de cada rol se presentan en los procedimientos e instructivos.

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8. AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES. DECISIONES IMPORTANTES ASUMIDAS POR DECISIONES IMPORTANTES ASUMIDAS POR EL TITULAR EL SUPERIOR (Refiralas a las responsabilidades (Refiralas a las responsabilidades anteriores) anteriores) Organizar ruta de entrega de correspondencia y documentos generados. Priorizar reparto de documentos (Aplica para Secretaria de Gerencia) Importancia de las llamadas recibidas (Aplica para Secretaria de Gerencia) Direccionar llamadas (Aplicable para Secretaria de Gerencia) Autorizar la ruta propuesta por Mensajera.

Ninguna

Ninguna

Ninguna

9. COMPETENCIAS, HABILIDADES Y FORMACIN

COMPETENCIAS Trabajo en Equipo y cooperacin Orientacin de resultados

Disciplina

Compromiso con la Entidad

HABILIDADES Habilidad para trabajar con otros en forma conjunta, de manera integral y participativa. Habilidad para realizar funciones y cumplir los compromisos organizacionales con eficacia y calidad. Habilidad para adaptarse a las polticas institucionales y buscar informacin y cambio con las autoridades superiores. Habilidad para alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y metas de la entidad. Habilidad para enfrentar con

FORMACIN Seminario Taller en Trabajo en equipo y cooperacin Seminario Taller en motivacin.

Seminario Taller en Comprensin de la organizacin como sistema (sentido de pertenencia y significado) Seminario Taller en gestin

Adaptacin al cambio

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COMPETENCIAS HABILIDADES FORMACIN flexibilidad y versatilidad a del cambio y crisis situaciones nuevas para aceptar cambios. Habilidad para identificar y conocer las circunstancias y las relaciones de poder que influyen en el entorno institucional. Habilidad para manejar con respeto y confiabilidad la informacin institucional y personal. Habilidad para mantener altos niveles de actividad, como indicativo de resistencia y capacidad de trabajo.

Conocimiento del entorno

Manejo de la informacin

Dinamismo