MANUAL DE USUARIO MDULO WORKPLACE EJECUTAR TAREAS DE UN PROCESO

Sistema de Gestin de Procesos y Documentos

Proyecto: Manual de Usuario FOREST Workplace Versin: 2.0 Documento: Manual de Usuario FOREST Revis: Fecha Aprob: Fecha Juan Pablo Gamba Revisin: Horacio Carreo. Aprobacin: 22-02-2010 22-02-2010

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Historial de Revisiones
Fecha 22-09-2009 22-02-2010 Versin 1.0 2.0 Descripcin Manual inicial de usuario. Actualizacin del Manual definitivo con todas las funcionalidades de la ltima versin del sistema Autores Nicols Silva. Nicols Silva Juan Pablo Gamba

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Contenido Historial de Revisiones ...................................................................................................... 2 EJECUTAR TAREAS DE UN PROCESO ................................................................................. 4 Proyectar documentos requeridos para la comunicacin con firma escaneada ............... 4 Radicar documentos requeridos para la comunicacin sin firma escaneada ..................... 10 Generar respuesta definitiva a comunicado INTERNO .................................................... 14 Generar respuesta definitiva a comunicado EXTERNO ................................................... 20 Finalizar proceso de radicacin sin firma escaneada ...................................................... 22 No requiere respuesta, finalizar proceso ....................................................................... 23

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EJECUTAR TAREAS DE UN PROCESO

Una vez ledo el documento y saber el caso del proceso procedemos a ejecutar la tareas

Proyectar documentos requeridos para la comunicacin con firma escaneada

1. En esta tarea subimos un borrador para que el jefe de dependencia lo revise y lo firme con la firma escaneada

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1.1

Seleccionamos la tarea

1.2

Hacemos clic en subir borrador

1.3 Seleccionamos y digitamos los siguientes tems:

1.3.1 Seleccionamos en Versin anterior: Nueva Versin 1.3.2 Seleccionamos Plantilla Formato Carta AP-GD-RG-05 , Hacemos clic en el logo de Word para bajar la plantilla

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1.3.3 Abrimos el documento y lo modificados, una vez clic en guardar documento dentro del Microsoft Word.

modificado

hacemos

1.3.4 Nombre: Escribimos un nombre opcional en este caso se escribi carta 1.3.5 Archivo: hacemos clic en examinar y seleccionamos la plantilla modificada ( El documento que modificamos en el paso 1.3.3 ). 1.3.6 Observaciones: (Opcional)

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1.4

Damos clic en siguiente

1.5

Seleccionamos al secretario , coordinador de grupo o el funcionario que va a firmar la carta proyectada.

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1.6

Escribimos una observacin

Hacemos clic en el botn finalizar para terminar de enviar el documento para su revisin y firma por parte del secretario , coordinador de grupo , jefe , etc.

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El aplicativo arroja un mensaje de notificacin el cual indica que la operacin fue exitosa

Al darle clic en aceptar la actividad se finaliza automticamente

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Radicar documentos requeridos para la comunicacin sin firma escaneada

2. En esta tarea radicamos un documento para que el jefe de dependencia lo firme sin utilizar la firma escaneada , este proceso se utilizara mas que todo cuando es una respuesta a un destinatario externo

NOTA: Si tenemos que hacer una correccin al documento radicado , hacemos las modificaciones en la plantilla y la volvemos a subir para volverla a radicar , este proceso se puede hacer cuantas veces sea necesario.

2.1

Seleccionamos la Tarea

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2.2

Hacemos clic en subir borrador

2.3 Se digitan los siguientes datos: Plantilla: se selecciona la plantilla a modificar en este caso Plantilla Formato Carta AP-GD-RG-05-2 sin firma, se hace clic en .

Asunto: Se digita el asunto del documento a radicar Archivo: Se da clic en examinar y se sube la carta modificada Clase Documental: se selecciona de salida ya que es una respuesta a un destinatario externo. Destinatario: Se debe eliminar el que sale por defecto y colocar el destinatario externo del documento , para esto se debe hacer clic en el si el destinatario ya existe en la base de datos este trae toda la informacin

En caso de no existir hacemos clic en crear tercero

y digitamos los datos del destinatario

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Otros Destinatarios: Se seleccin si se va a enviar a varios destinatarios el documento. Tipo documental: Se selecciona de informacin o el que sea conveniente con el contenido del documento Agregar Adjuntos: En esta opcin se adjunta los documentos electrnicos como documentos en Word, Excel , pdf , etc Anexos: En caso de llevar anexos fisicos hacemos clic sobre el recuadro y describimos los anexos del documento. Folios: Ponemos los nmeros de folios que llevan el documento

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2.4 Se da clic en aceptar y a continuacin se selecciona el numero de radicacin en el mensaje de notificacin , hacemos clic en el numero de radicado para imprimir el documento, lo imprimimos como un documento de Word normal y lo mandamos para la firma fsica a nuestro jefe de dependencia.

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Generar respuesta definitiva a comunicado INTERNO

3. En esta tarea proyectamos y firmamos el documento a un comunicado interno . NOTA: esta tarea la podemos ejecutar si tenemos nuestra firma escaneada y subida en el sistema .

3.1

Seleccionamos la tarea

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3.2

Hacemos clic en ejecutar tarea

3.3

Se debe ingresar los siguientes datos: Plantilla: Se selecciona segn su preferencia

Se baja la plantilla , se hace clic en Asunto: Se digita el asunto de la carta Archivo : Se hace clic en examinar y se sube la carta modificada Tipo documental: Carta Tipo de Gestin: De informacin Dias de termino: se colocar el tiempo que se demora en el tramite Adjuntos :Se suben los adjuntos electrnicos del proceso , documento en Excel , Word , etc. Anexos: se escriben los anexos fsicos , por ejemplo carpetas , cd , folletos , etc. Folios: se digitan el numero de folios del comunicado Contrasea: para la firma si usted posee firma escaneada por favor ingrese la contrasea para la firma.

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3.4

Damos clic en siguiente

3.5 Seleccionamos a los funcionarios a los que les queremos enviar la informacin, hacemos clic en agregar y seleccionamos los funcionarios por dependencia.

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3.6 Una vez seleccionados los funcionarios escribimos una observacin y hacemos clic en finalizar.

3.7 Damos clic en Finalizar los trminos de estas radicaciones y luego hacemos clic en aceptar

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3.8 Hacemos clic en el numero de radicacin , para ver el documento firmado y con el sticker de radicacin generado por el sistema , despus procedemos a imprimirlo.

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Generar respuesta definitiva a comunicado EXTERNO

4. En esta tarea proyectamos y firmamos un documento Externo NOTA: esta tarea la podemos ejecutar si tenemos nuestra firma escaneada y subida en el sistema . 4.1 Seleccionamos la tarea

4.2

Damos clic en subir borrador

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4.3

Los pasos para la realizacin de esta tarea son parecidos a la generacin respuesta definitiva a comunicado interno ( Paso 3.3 ) . La nica diferencia es la seleccin del destinatario del documento , el cual debemos mirar si los datos son los correctos para que salga en la planilla de salida.

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Finalizar proceso de radicacin sin firma escaneada

5. En esta tarea finalizamos el proceso una vez radicado el documento en la tarea Proyectar Documentos requeridos para la comunicacin con firma escaneada.

5.1

Seleccionamos la tarea

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5.2

Escribimos una observacin y le damos clic al botn aceptar.

No requiere respuesta, finalizar proceso

6. Ejecutamos esta tarea si no necesita proyectar una carta a su jefe de dependencia o generar una respuesta definitiva por parte suya o ya realizo la tarea manualmente.

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6.1 Realizamos los pasos descritos en los numerales 5.1 y 5.2

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