MICROSOFT OFFICE WORD

MARIA ISABEL POSLIGUA QUINDE ESPOL EDCOM 30/07/2011

II

TABLA DE CONTENIDO
CREAR UNA TABLA DE CONTENIDO ....................................................................................1 CREANDO MARCADORES ...................................................................................................1 NDICES DE CONTENIDO .....................................................................................................2 ENVIAR UNA CARTA A VARIOS DESTINATARIOS ................................................................5
Origen de datos desde un documento ....................................................................................... 6 Origen de datos desde Excel ...................................................................................................... 7 Origen de datos desde Access (origen de datos predeterminado) ............................................. 7

SECCIONES Y UTILIDADES .................................................................................................13 INSERTAR DIFERENTES OBJETOS ......................................................................................14

Insertar imagen ....................................................................................................................... 14 Insertar imagen prediseada ................................................................................................... 15 Insertar ecuacin ..................................................................................................................... 16 Insertar smbolo ...................................................................................................................... 16 Formato de las imgenes u objetos ......................................................................................... 17
Ajustar texto alrededor de una imagen .............................................................................................. 17 Recortar imgenes u objetos.............................................................................................................. 17

III

TABLA DE ILUSTRACIONES
Ventana 1- grupo tabla de contenido ________________________________________________________ 1 Ventana 2grupo vnculos-marcador _________________________________________________________ 1 Ventana 3grupo ndice ___________________________________________________________________ 2 Ventana 4grupo iniciar combinacin de correspondencia-seleccionar destinatarios ___________________ 7 Ventana 5Trabajar con campos: ejemplos ____________________________________________________ 9 Ventana 6secciones ____________________________________________________________________ 13 Ventana 7ficha insertar _________________________________________________________________ 14 Ventana 8imagen ______________________________________________________________________ 15 Ventana 9imagen prediseada____________________________________________________________ 16 Ventana 10ecuacin ____________________________________________________________________ 16 Ventana 11ficha formato ________________________________________________________________ 17 Ventana 12grupo tamao-recortar ________________________________________________________ 18

DOCUMENTO DE WORD

CREANDO UN DOCUMENTO DE WORD

CREAR UNA TABLA DE CONTENIDO
CREAR TABLA DE CONTENIDO CON LOS ESTILOS SELECCIONADOS 1. Haga clic en el lugar donde desee insertar la tabla de contenido, normalmente al principio del documento. 2. En el grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias, haga clic en Tabla de contenido y, a continuacin, en el estilo de la tabla de contenido que desee.

Ventana 1- grupo tabla de contenido

CREANDO MARCADORES

1. Seleccione el texto o el elemento al que desee asignar un marcador o haga clic en el lugar donde desee insertar un marcador.

Ventana 2grupo vnculos-marcador

2. En la ficha Insertar, en el grupo Vnculos, haga clic en Marcador. 3. En Nombre del marcador, escriba o seleccione un nombre.

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Los nombres de los marcadores deben comenzar por una letra y pueden incluir nmeros. No se puede incluir espacios en el nombre de un marcador. No obstante, se puede utilizar el carcter de subrayado para separar palabras, por ejemplo, "Primer_ttulo". 4. Haga clic en Agregar.

NDICES DE CONTENIDO
MARCAR PALABRAS O FRASES 1. Para utilizar texto existente como entrada de ndice, seleccione el texto. Para escribir su propio texto como entrada de ndice, haga clic donde desee insertar la entrada de ndice. 2. En el grupo ndice de la ficha Referencias, haga clic en Marcar entrada.

Ventana 3grupo ndice

3. Para crear la entrada de ndice principal que utilice su propio texto, escriba o modifique el texto en el cuadro Entrada. 4. Si lo desea, puede personalizar la entrada creando una subentrada,una entrada de tercer nivel o una referencia cruzada a otra entrada:
y y

Para crear una subentrada, escriba el texto en el cuadro Subentrada. Para incluir una entrada de tercer nivel, escriba el texto de la subentrada seguido por dos puntos (:) y, a continuacin, escriba el texto de la entrada de tercer nivel. Para crear una referencia cruzada a otra entrada, haga clic en Referencia cruzada en Opciones y, a continuacin, escriba en el cuadro el texto de la otra entrada.

5. Para aplicar formato a los nmeros de pgina que aparecern en el ndice, active la casilla de verificacin Negrita o Cursiva bajo Formato de los nmeros de pgina.
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Si desea dar formato al texto del ndice, seleccione el texto en el cuadro Entrada o Subentrada y haga clic en Fuente. A continuacin, seleccione las opciones de formato que desea utilizar. 6. Para marcar la entrada de ndice, haga clic en Marcar. Para marcar todas las apariciones del texto en el documento, haga clic en Marcar todas. 7. Para marcar entradas de ndice adicionales, seleccione el texto, haga clic en el cuadro de dilogo Marcar entrada de ndice y, a continuacin, repita los pasos 3 a 6.

MARCAR ENTRADAS DE INDICE PARA TEXTO QUE SE EXTIENDE POR UN INTERVALO DE PAGINAS 1. Seleccione el intervalo de texto al que desee que haga referencia la entrada de ndice. 2. En el grupo Vnculos de la ficha Insertar, haga clic en Marcador.

3. Escriba un nombre en el cuadro Nombre del marcador y haga clic en Agregar. En el documento, haga clic al final del texto marcado con un marcador. 4. En el grupo ndice de la ficha Referencias, haga clic en Marcar entrada.

5. En el cuadro Entrada, escriba la entrada de ndice correspondiente al texto marcado. 6. Para aplicar formato a los nmeros de pgina que aparecern en el ndice, active la casilla de verificacin Negrita o Cursiva bajo Formato de los nmeros de pgina. Si desea dar formato al texto del ndice, seleccione el texto en el cuadro Entrada o Subentrada y haga clic en Fuente. A continuacin, seleccione las opciones de formato que desea utilizar.

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DOCUMENTO DE WORD

7. En Opciones, haga clic en Intervalo de pginas. 8. En el cuadro Marcador, escriba o seleccione el nombre del marcador escrito en el paso 3 y, a continuacin, haga clic en Marcar. CREAR INDICE Despus de marcar las entradas, est listo para seleccionar un diseo de ndice e insertar el ndice en el documento. 1. Haga clic en el lugar donde desea agregar el ndice. 2. En el grupo ndices de la ficha Referencias, haga clic en Insertar ndice.

3. Siga uno de estos procedimientos:

y

Haga clic en un diseo del cuadro Formatos para utilizar uno de los diseos de ndice disponibles. Crear un diseo de ndice personalizado: 1. En el cuadro Formatos, haga clic en Estilo personal y, a continuacin, en Modificar. 2. En el cuadro de dilogo Estilo, haga clic en el estilo de ndice que desea cambiar y, a continuacin, en Modificar. 3. En Formato, seleccione las opciones que desee. 4. Para agregar los cambios efectuados en el estilo a su plantilla, haga clic en Todos los documentos basados en la plantilla. 5. Haga clic en Aceptar dos veces.

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CORRESPONDENCIA y SECCIONES EN WORD

ENVIAR UNA CARTA A VARIOS DESTINATARIOS

Utilizar la combinacin de correspondencia para crear e imprimir cartas y otros documentos Puede utilizar la combinacin de correspondencia cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de direccin. Cada carta o etiqueta contiene el mismo tipo de informacin, aunque su contenido es nico. Por ejemplo, en las cartas que enve a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La informacin nica de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos. El proceso de combinacin de correspondencia implica los siguientes pasos generales: Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto y los grficos que son iguales para cada versin del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remite o el saludo. Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene la informacin que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta. Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias slo para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qu elementos (registros) incluir. Agregar marcadores de posicin, llamados campos de combinacin de correspondencia, a los documento. Cuando realice la combinacin de correspondencia, los campos se rellenan con informacin contenida en el archivo de datos. Obtener una vista previa de la combinacin de correspondencia y finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto. Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia.

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CORRESPONDENCIA y SECCIONES EN WORD

Sugerencia Tambin puede realizar una combinacin de correspondencia utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, que le dirigir paso a paso a lo largo del proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuacin, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Origen de datos desde un documento

Puesto que este documento est conectado a un origen de datos y desea recuperar esos datos, haga clic en S. Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba conectado a un origen de datos, podra hacer clic en No para impedir accesos posiblemente malintencionados a los datos. Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados. Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo. CONECTAR EL DOCUMENTO A UN ORIGEN DE DATOS. Para combinar informacin en el documento principal, debe conectarlo a un origen de datos, tambin llamado archivo de datos. Si no dispone previamente de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de combinacin de correspondencia. Elegir un archivo de datos En el grupo Iniciar combinacin de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios.

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CORRESPONDENCIA y SECCIONES EN WORD

Ventana 4grupo iniciar combinacin de correspondencia-seleccionar destinatarios

Siga uno de estos procedimientos:

Origen de datos desde Excel

Si tiene una hoja de clculo de Microsoft Office Excel, haga clic en Usar lista existente y busque el archivo en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos. En el caso de Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de clculo o rango con nombre de un libro.

Origen de datos desde Access (origen de datos predeterminado)

En el caso de Access, puede seleccionar datos desde cualquier tabla o consulta (consulta: forma de buscar todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodn y parntesis para limitar la bsqueda.) Definida en la base de datos.

En el cuadro de dilogo Destinatarios de la combinacin de correspondencia, siga uno de estos procedimientos: Seleccionar registros individuales Este mtodo resulta muy til si la lista es breve. Active las casillas de verificacin junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las que aparecen junto a los destinatarios que desee excluir. Si sabe que desea incluir slo unos cuantos registros en la combinacin, puede desactivar la casilla de verificacin de la fila de encabezado y seleccionar slo aquellos que desee usar. De manera similar, si desea incluir la mayor parte de la lista, active la casilla de verificacin de la fila de encabezado y despus desactive las casillas de verificacin de los registros que no desee incluir.

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CORRESPONDENCIA y SECCIONES EN WORD

Agregar marcadores de posicin, llamados campos de combinacin de correspondencia, a los documento Una vez conectado el documento principal a un archivo de datos, estar listo para escribir el texto del documento y agregar marcadores de posicin que indiquen dnde aparecer la informacin nica en cada copia del documento. Los marcadores de posicin, como los de direcciones y saludos, se denominan campos de combinacin de correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que seleccione.

Las columnas de un archivo de datos representan categoras de informacin. Los campos agregados al documento principal son marcadores de posicin para estas categoras. Las filas de un archivo de datos representan registros de informacin. Al realizar una combinacin de correspondencia, Word genera una copia del documento principal por cada registro. Colocando un campo en el documento principal, indica que desea que en esa ubicacin aparezca una determinada categora de informacin, como un campo o una direccin.

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CORRESPONDENCIA y SECCIONES EN WORD

Qu ocurre al realizar la combinacin Al combinar, la informacin contenida en la primera fila del archivo de datos reemplaza los campos del documento principal para crear el primer documento combinado. La informacin de la segunda fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear un segundo sobre, y as sucesivamente.

Ventana 5Trabajar con campos: ejemplos

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CORRESPONDENCIA y SECCIONES EN WORD

Los campos se pueden combinar y separar con signos de puntuacin. Por ejemplo, para crear una direccin, puede colocar los campos en el documento principal de esta manera: Nombre Apellidos Direccin Cdigo postal Ciudad, Estado o provincia Para elementos que se utilizan con frecuencia, como bloques de direccin o lneas de saludo, Word proporciona campos compuestos que agrupan entre s una serie de campos. Por ejemplo: El campo Bloque de direcciones es una combinacin de varios campos que incluye el nombre, los apellidos, la direccin, la ciudad y el cdigo postal.

El campo Lnea de saludo puede incluir uno o varios campos de nombre, dependiendo del tratamiento de cortesa elegido. Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos compuestos. Por ejemplo, podr seleccionar un formato de nombre formal en la direccin (Sr. Javier Garca Saavedra), mientras que, en el saludo, podr optar por usar "Para" en lugar de "Estimado". Asignar los campos de combinacin de correspondencia al archivo de datos Para asegurarse de que Word encontrar una columna del archivo de datos que corresponda a todos los elementos de direccin o de saludo, puede que sea necesario asignar los campos de combinacin de correspondencia de Word a las columnas del archivo de datos.

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CORRESPONDENCIA y SECCIONES EN WORD

Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.

Se abrir el cuadro de dilogo Asignar campos.

Los elementos de la direccin y el saludo se colocan a la izquierda, mientras que los encabezados de columna del archivo de datos aparecen a la derecha. Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustracin, Word hizo coincidir automticamente la columna Apellidos del campo de datos con la columna Apellidos. Pero Word no pudo hacer coincidir los dems elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar el campo Nombre. En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna de su archivo de datos que corresponde con el elemento de la izquierda. En la ilustracin, la columna Nombre coincide ahora con el campo Apellido. No es problema que los campos Tratamiento de cortesa, Identificador nico y Segundo nombre no estn asignados. No es necesario que el documento de la combinacin de correspondencia utilice todos los campos. Si agrega desde su archivo de datos un campo que no contiene datos, en el documento combinado este campo aparecer como marcador de posicin vaco, normalmente una lnea en campo o un campo oculto.

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CORRESPONDENCIA y SECCIONES EN WORD

Escribir el contenido y agregar campos En el documento principal, haga clic donde desee insertar el campo. Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.

Siga uno de estos procedimientos: Bloque de direcciones con nombre, direccin y otra informacin Haga clic en Bloque de direcciones. En el cuadro de dilogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos de direccin que desee incluir y los formatos que desee aplicar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la informacin necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinacin de correspondencia. Lnea de saludo Haga clic en Lnea de saludo.

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CORRESPONDENCIA y SECCIONES EN WORD

Seleccione el formato de lnea de saludo: incluye el saludo, el formato de nombre y la puntuacin. Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos en los que Microsoft Word no puede interpretar el nombre del destinatario; por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene el nombre o apellido de un destinatario sino slo el nombre de una compaa. Haga clic en Aceptar. Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la informacin necesaria para la lnea de saludo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinacin de correspondencia.

SECCIONES Y UTILIDADES

Para cambiar el diseo o el formato de una o varias pginas del documento se pueden utilizar saltos de seccin. Por ejemplo, se puede disear parte de una pgina que slo tiene una columna para que tenga dos. Los captulos de los documentos se pueden separar de modo que la numeracin de las pginas de cada captulo comience por 1. Asimismo se pueden crear encabezados o pies de pgina distintos para una seccin del documento.

Ventana 6secciones

Seccin con formato de una sola columna Seccin con formato de dos columnas

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WORD FICHA INSERTAR

INSERTAR DIFERENTES OBJETOS

Ventana 7ficha insertar

Insertar imagen
1. Haga clic en el lugar en que desee insertar la imagen. 2. En el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en Imagen.

3. Busque la imagen que desee insertar. 4. Haga doble clic en la imagen que desee insertar.

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WORD FICHA INSERTAR

Imagen, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a continuacin, haga clic en Vincular a archivo.

Ventana 8imagen

Insertar imagen prediseada

1. En el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en Imgenes prediseadas.

2. En el panel de tareas Imgenes prediseadas, en el cuadro de texto Buscar, escriba una palabra o frase que describa la imagen que desea, o bien, escriba todo el nombre del archivo de la imagen o parte de l. 3. Para acotar la bsqueda, siga uno de los procedimientos siguientes o ambos:
y

Para limitar los resultados de la bsqueda a una coleccin de imgenes prediseadas especfica, en el cuadro Buscar en, haga clic en la flecha y seleccione la coleccin en la que desea buscar. Para limitar a imgenes prediseadas los resultados de la bsqueda, haga clic en la flecha del cuadro Los resultados deben ser y active la casilla de verificacin que aparece junto a Imgenes prediseadas. En el panel de tareas Imgenes prediseadas, tambin puede buscar fotografas, pelculas y sonidos. Si desea incluir cualquiera de esos tipos de medios, active las casillas de verificacin correspondientes a los mismos.

4. Haga clic en Buscar.

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WORD FICHA INSERTAR

5. En la lista de resultados, haga clic en la imagen prediseada para insertarla.

Ventana 9imagen prediseada

Insertar ecuacin

En la ficha Insertar, en el grupo Smbolos, haga clic en la flecha que hay junto a Ecuaciones y despus en la ecuacin que desee.

Ventana 10ecuacin

Insertar smbolo

1. Haga clic en el lugar donde desee insertar el smbolo. 2. En el grupo Smbolos de la ficha Insertar, haga clic en Smbolo. 3. Siga uno de estos procedimientos:
y y

Haga clic en el smbolo que desee en la lista desplegable. Si el smbolo que desea insertar no aparece en la lista, haga clic en Ms smbolos. En el cuadro Fuente, haga clic en la fuente deseada, elija el smbolo que desea insertar y, por ltimo, haga clic en Insertar.

4. Haga clic en Cerrar.

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WORD FICHA INSERTAR

Ejemplo

Formato de las imgenes u objetos

Para cambiar el tamao de una imagen, en Herramientas de imagen, en la ficha Formato, en el grupo Tamao, escriba las medidas que desee en los cuadros Alto y Ancho.

Ventana 11ficha formato

Ajustar texto alrededor de una imagen

1. Si la imagen o el objeto se encuentra en un lienzo de dibujo, seleccione el lienzo. Si la imagen o el objeto no se encuentra en un lienzo de dibujo, seleccione la imagen o el objeto. 2. En la ficha Formato, dentro del grupo Organizar, haga clic en Posicin.

Si no aparece la opcin Posicin, haga clic en Organizar y, a continuacin, en Posicin. 3. Haga clic en la posicin de ajuste que desee aplicar

Recortar imgenes u objetos

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WORD FICHA INSERTAR

Ventana 12grupo tamao-recortar

1. En Herramientas de imagen, en la ficha Formato, en el grupo Tamao, haga clic en Recortar.

y y

Para recortar un lado, arrastre el controlador de recorte central hacia dentro en ese lado. Para recortar dos lados por igual al mismo tiempo, presione y mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra el controlador de recorte central hacia dentro en alguno de los lados. Para recortar los cuatros lados por igual al mismo tiempo, presione y mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra el controlador de recorte de una esquina hacia dentro.

Uno de los seis controladores de recorte

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INDICE
A
archivo, 7 Marcador. Vase VINCULOS

B
Buscar. Vase FICHA INICIO Organizar, 17

D
Destinatarios, 7 pgina, 13

E
Estilo, 1 Recortar., 17 Referencias, 1

F
Formato, 14 FRASES, 7

S
Smbolos, 4, Vase ECUACION

H T
Herramientas de imagen, 17 texto. Vase ESCRITO

I
Imagen, 15 Imgenes prediseadas, 15 Ventana 6secciones, 13