Código: P-14

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION Y Versión 01

COMPRAS
27/08/2021

1. OBJETIVO

Establecer una metodología para la adquisición de bienes, servicios, materiales,

insumos, equipos, así como la selección evaluación y reevaluación de proveedores
para reducir riesgos al momento de las compras en EQUIPOS PROGRESSA
S.A.S.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación para la adquisición de bienes, servicios,

materiales, insumos y equipos, así como para la selección evaluación y
reevaluación de proveedores y contratistas críticos destinados a las actividades de
EQUIPOS PROGRESSA S.A.S.

3. RESPONSABLES Y AUTORIDADES.

Gerencia:

 Aprobar los pedidos realizados por las áreas responsables.

 Pasar al departamento de compras o adquisiciones de la empresa para realizar
el proceso de conseguir las tres cotizaciones Y así definir el proveedor idóneo.
 Junto con el área de recursos humanos, y el asistente SST, establecer los
requisitos a ser solicitados para los proveedores o contratistas de bienes y
servicios.
 Junto con el área de recursos humanos establecer y el asistente SST enviar los
resultados de las evaluaciones y re-evaluaciones de los trabajadores.
 Nombrar una persona interventora de los contratos al interior de la empresa.
 Todos los contratos debes ser elaborados por el abogado del área jurídica de
la empresa y el asesor laboral de la empresa, cumpliendo con todo lo que pide
el decreto 1072 de 2015.

COORDINACIÓN SST

 Junto con la gerencia y recursos humanos establecer los requisitos a ser

solicitados a los proveedores y contratistas.
 Evaluar (identificar los peligros, evaluación, valoración de riesgos y
determinación de controles) los riesgos y valoración de los peligros asociados
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al nuevo bien o servicio.

 Junto con recursos humanos realizar las evaluaciones y re evaluaciones de los
proveedores.
 Capacitar al personal sobre los nuevos peligros y riesgos que se valoraron y
sus respectivos controles.

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

 Encargados de realizar la solicitud recepción y verificación del producto o

servicio adquirido.
 Encargado del pago y facturación del proveedor.
 Junto con el asistente SST realizar la evaluación y re-evaluación de los
proveedores.

PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

 Acatar las normas de seguridad dadas por el área SST.

 Asistir a las capacitaciones dadas por el área de SST
 Entregar los documentos solicitados
 Cumplir con los parámetros dados en el contrato.

4. DEFINICIONES.

Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos: Proceso

para establecer si existe un peligro y definir las características de este.
Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los
trabajadores, en los equipos o en las instalaciones.
Productos: Cosa producida natural o artificialmente, como resultado de un
trabajo u operación.
NOTA 1 Existen cuatro categorías genéricas de productos:

 servicios (por ejemplo, transporte);

 software (por ejemplo, programas de computador, diccionario);
 hardware (por ejemplo, parte mecánica de un motor);
 materiales procesados (por ejemplo, lubricante, ACPM).
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Proveedor: organización o persona que proporciona un producto, EJEMPLO

Productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un
servicio o información.

 NOTA 1: Un proveedor puede ser interno o externo a la organización.

 NOTA 2: En una situación contractual un proveedor puede denominarse
"contratista".

Seguridad y Salud en el Trabajo: Es la disciplina que trata de la prevención de

las lesiones y las enfermedades causadas por las condiciones del trabajo, y de la
protección y promoción de la salud de los trabajadores.
Servicios: Un servicio es un conjunto de actividades que buscan responder a las
necesidades de un cliente.

5. DESARROLLO Y ACTIVIDADES.

5.1. GENERALIDADES.
Este procedimiento tendrá aplicación cuando existe la necesidad de realizar la
compra de algún servicio o producto que inciden en la prestación de los servicios
de EQUIPOS PROGRESSA S.A.S., para lo cual se aplica a los proveedores que
están en listado de proveedores, y se realiza una evaluación de proveedores,
donde se tendrán en cuenta los proveedores que obtengan el mayor puntaje.
Este procedimiento debe ser aplicado por todas las dependencias que requieren
bienes y/o servicios; con el fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos de los
bienes, productos y/o servicios comprados.
Estas pautas, son obligatorias y tendrán aplicación cuando exista la necesidad de
realizar la compra de algún producto o servicio.
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5.2. DIAGRAMA DE FLUJO

Departamento de
Compras Seguridad y Salud en
Área responsable Alta Dirección
el Trabajo

Solicitud Visto
compra o bueno
No
alquiler

Elaboración del Establecer Si

requisitos de Fin
pedido compra en SST

Envío pedido al
proveedor

Control documentación
y requisitos de compra

Visto Si Visto
Si
bueno bueno

No
Comunicación con
No
proveedor y propuesta
de corrección

Acepta producto
solicitado

Registro de
productos
adquiridos

Revisión No
de Fin
Riesgos

Si

Procedimiento de
identificación de
peligros y
valoración de
riesgos
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5.3. ACTIVIDAD/ DESCRIPCIÓN/RESPONSABLES

RESPONSA
ACTIVIDAD TIEMPO COMO PORQUE REGISTRO
BLE
Identificación Área que Una vez Realizando * Permite la *Inventarios
de la necesidad requiere la se un análisis identificación real de las áreas
de la adquisición manifiest de la de las que
adquisición y/o o compra e la necesidad necesidades de presentan la
compra de de los necesida de adquirir adquisiciones o necesidad.
bienes y bienes o d de un o comprar compras de *
servicios servicios producto un nuevo bienes y servicios Normatividad
o servicio producto así como vigente
nuevo y/o servicio cantidad, y *Nuevos
sus características procesos que
ventajas y exijan la
desventajas adquisición de
y su nuevos
necesidad elementos
real *Seguimiento
s de
mantenimient
o de equipos
donde se
evidencia la
adquisición de
un nuevo
producto, o
un servicio ya
sea nueva
adquisición o
una
necesidad de
mantenimient
o
Establecer Gerencia Una vez *Revisando * Permite la  
requisitos RR HH se normativida identificación de
legales y de Residente establezc d vigente, los requisitos
SST necesarios SST a el análisis de exigibles para
para la producto riesgos y dicha adquisición
adquisición del o servicio valoración evitando hace
bien o servicio. a adquirir de peligros multas y
sanciones por
incumplimiento,
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hace como y una

menor
constitución de
fuentes de
riesgos y
peligros.
Elaboración del Una vez Por medio * Permite realizar
pedido RR HH se escrito en un listado de
establezc los bienes o
a el servicios a
producto solicitar
 
o servicio disminuyendo las
a adquirir fallas y malos
entendidos por
cortes de
comunicación
Envió del RR HH Una vez Como lo
pedido al elaborad indica el * Permite enviar
proveedor o el procedimie la información de
NOTA: si el pedido nto de manera clara
proveedor es que se va comunicaci
 
nuevo seguir el a realizar ón
procedimiento
para evaluación
y re-evaluación
de proveedores
Control de RR HH Una vez A través de * Permite llevar
documentación enviado la carpeta y un control y
y registro de la la matriz de registro de los
compras solicitud seguimient documentos.
 
del o de * Permite tener
producto. proveedore los documentos a
s. la mano en caso
de auditorias
Aceptación de Gerencia Una vez de * Permite  
productos y RR HH recibido inspección verificar el
solicitados el visual, y cumplimiento de
NOTA: si los producto comparand los requisitos pre
productos y/o o con la establecidos para
servicios no orden de la adquirían del
cumplen con los compra bien o servicio
requisitos solicitado.
solicitados se
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realizara su
devolución o
cancelación
según
corresponda.
Autorización del   Recolección *Permite llevar
pago de RR HH de facturas un control de
proveedores o cuentas pagos
de cobro y
teniendo en  
cuenta el
procedimie
nto de
contabilidad
Re-evaluación Definido Definido el * Permite llevar u
*
del proveedor RR HH el procedimie registro y control
Complimiento
Residente procedimi nto de del de requisitos
SST ento de seguimient comportamiento
legales
seguimie o, e proveedor con
*
nto, evaluación todo lo Cumplimiento
evaluació y relacionado en
de acuerdos
ny reevaluació cumplimiento de
*
reevaluac n de requisitos , Adaptabilidad
ión de proveedore calidad del al cambio
proveedo s servicio o bien
* Pedidos
res adquirido , urgentes
comportamiento
*
frente a la comportamie
empresa nto del
personal a
cargo
Entrega de Gerencia Definido Definido el * Permite que el *
resultados de RR HH el procedimie proveedor Complimiento
las evaluaciones Residente procedimi nto de conozcas sus de requisitos
y SST ento de seguimient fortalezas y legales
recomendacione seguimie o, debilidades frete *
s a tener en nto, evaluación a la empresa da Cumplimiento
cuenta evaluació y la oportunidad de de acuerdos
ny reevaluació corregir y *
reevaluac n de mejorar Adaptabilidad
ión de proveedore al cambio
proveedo s * Pedidos
res urgentes
*
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comportamie
nto del
personal a
cargo
Una vez Como lo * Permite la
Residente adquirido indica el identificación de * Datos de
SST el procedimie los peligros y su fabricación
producto nto para respectiva del producto
Identificación y
identificació valoración , la * Manuales
valoración de
n de ejecución de de uso del
los riesgos que
riesgos y planes de acción producto
regeneren el
peligros para toma de *Inspecciones
nuevo producto
medidas de seguridad
o servicio
correctivas y *observación
prestado
preventivas y el de los pasos
respectivo del servicio a
cumplimiento del prestar
mismo
Inducción de * Permite dar
SST a los herramientas a
trabajadores , los trabajadores
Procedimi Procedimie
proveedores y Residente para el cuidado
ento de nto de  
contratistas SST de la seguridad y
inducción inducción
sobre los salud de los
nuevos riesgos trabajadores
presentes

6. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD Y

SEGURIDAD EN EL TRABAJO PARA CONTRATISTAS.

 Afiliación y pagos a Seguridad Social

 Reglamento Higiene y Seguridad Industrial
 Políticas de SST
 Políticas de Prevención del consumo de sustancias Psicoactivas
 Matriz de identificación de Peligros y valoración de Riesgos
 Constancia de Capacitación en prevención y atención de emergencias
(empresa)
 Certificación de la ARL del comportamiento de accidentalidad de la empresa
en los últimos tres (3) años * (Periodicidad: ANUAL) *La Certificación de
la ARL sobre accidentalidad, debe incluir número de accidentes totales,
número de accidentes que generaron incapacidad; número de días de
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incapacidad generados; descripción de los accidentes fatales o que generan

incapacidad permanente.
 Constancia de entrega de Elementos de Protección personal
 Certificado de avance del SGSST emitido por la ARL
 Certificado de aptitud médica Ocupacional del personal asignados al servicio
conforme profesiograma de exámenes médicos de la Empresa
 Otros dependiendo las tareas a encomendar ha dicho contratista
(certificaciones de alturas, valoraciones psicofísica).

7. DOCUMENTOS SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO PARA

PROVEEDORES.

Centros médicos:

 Licencia de Salud Ocupacional Vigente del Centro Médico

 Licencia vigente de los médicos especialistas en Salud Ocupacional
 Habilitación centro médico Secretaria Salud donde opera el centro
médico
 Certificados de calibración de los equipos de monitoreo para los
exámenes de Salud Ocupacional y complementarios (Ej.: Audiómetro,
Espirómetro, Equipo de optometría etc.).

Productos y/o sustancias Químicas

 Hojas de seguridad de los productos químicos MSDS de acuerdo al sistema
globalmente armonizado, con fecha de actualización no mayor a 5 años y
en español.
 Certificado de pago de seguridad social (EPS, ARL, Pensión, Parafiscales)
del personal encargado del transporte.

Proveedores Dotaciones y Elementos de Protección Personal –EPP-

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 Fichas técnicas de los Elementos de Protección Personal –EPP-

suministrados.
 Certificación del producto cuando aplique.

Proveedores de maquinaria y equipo

 Ficha técnica del equipo
 Manual de uso del equipo o maquina
 Capacitación en uso de equipo
 Mantenimiento preventivo y correctivo

8. REGRISTROS

 Matriz de Elementos de Protección Personal

 Cotizaciones
 Remisiones
 Certificaciones.
 Selección y evaluación de Proveedores
 Fichas técnicas

9. REFERENCIA

 Decreto 1072 de 2015.

 Resolución 0312 de 2019.

Fecha cambio Versión

27/08/2021 Elaboración de documento 01