Plan de cambio organizacional

Contenido
Objetivos...........................................................................................................................................2
General..........................................................................................................................................2
Especificos.....................................................................................................................................2
Diagnostico........................................................................................................................................3
Descripción.......................................................................................................................................5
Indicador.......................................................................................................................................5
Plan de acción...................................................................................................................................8
Cronograma................................................................................................................................11
Recursos......................................................................................................................................12
Bibliografía.....................................................................................................................................14
 Objetivos
General
Orientar los procesos académicos y administrativos de la Fundación Juventud y
Educación a un campo tecnológico.

Especificos
Identificar los actores y sus roles dentro de la Fundación Juventud y Educación.

Visualizar la cultura organizacional dominante dentro de la Fundación Juventud y

Educación.
 Diagnostico
En la actualidad, la Fundación Juventud y Educación consta con 13 años como
implementador de programas de índole educativo que promuevan la igualdad de
oportunidades en la educación, dentro de sus principales programas se encuentran sus
cursos de preparación para aspirantes a universidades y preparatorias cuyos planteles tenga
una alta demanda de alumnos.

De igual forma, brinda becas de descuento en universidades privadas a alumnos que

no consigan ingresar a instituciones públicas y que cuyo perfil se oriente a algún programa
educativo que se encuentre dentro del catálogo de oferta.

La organización de la Fundación se basa en una estructura paralela entre las partes

administrativas y académicas, desde lo administrativo se realizan acciones relacionadas con
el funcionamiento de la Fundación, pero también de proporcionar los medios para la
atracción de alumnos, y desde la parte académica se garantiza la calidad de sus contenidos
y la capacitación de sus docentes. La estructura se encuentra conformada por dos
secretarios, uno con la encomienda de la operatividad administrativa y otro que atiende la
operatividad académica, a su vez, estas secretarias cuentan con 2 y 12 personas
respectivamente para la delegación de todas las tareas.

A más de dos años de la pandemia de la covid-19, los 170 millones de niñas, niños y
adolescentes de América Latina y el Caribe han vivido uno de los cierres escolares más
prolongados del mundo, con toda una generación privada de clases presenciales, parcial o
completamente, dos tercios de los días hasta la fecha. La región enfrenta así la mayor crisis
educativa de la historia, según el reporte Dos años después: salvando a una generación. El
informe señala que, a pesar de los esfuerzos locales y nacionales, millones de estudiantes
han perdido tanto en términos de aprendizaje, que están en riesgo de abandonar las aulas en
un próximo futuro (Barria, B. 2022).

Lo anterior, también afecta la administración y organización de las instituciones

educativas, sobre todo aquellas que son descentralizadas del gobierno, si bien, muchas
escuelas particulares tuvieron los recursos y capacidad de implementar un accionar digital,
los organismos descentralizados y de apoyo como Asociaciones Civiles se vieron muy
vulnerables a la atención de la contingencia sanitaria.

Por lo anterior el proceso educativo, en búsqueda de mejorar los procesos de

atención a sus usuarios, busca después de la pandemia un proceso de modernización de su
gestión con el objeto de reducir tiempos de respuesta ante crisis que generen consecuencias
iguales o similares a los vividos por el Covid-19, entregar a los usuarios acceso a
información completa y precisa y aumentar la cobertura que brida la institución, mejorando
de esta forma la satisfacción de los usuarios.
 Descripción
Indicador
Indicador es un dato o un conjunto de datos que nos ayudan a medir objetivamente
la evolución del sistema de gestión y de esta forma garantizar la calidad de los procesos. En
el contexto de orientación hacia los procesos, un indicador puede ser de eficiencia o de
eficacia. En el primer caso, mide el logro de los resultados propuestos, y en segundo se
quiere medir los niveles de ejecución del proceso.

Para efectos de la presente propuesta de cambio organizacional mediremos nuestros

logros bajo un indicador de eficacia que nos demuestre si se están logrando los resultados
propuestos, en este caso será enfocado en porcentaje de procesos tradicionales a procesos
digitales.

Los procesos tradicionales que actualmente se realizan en la Fundación Juventud y

Educación, se engloban en 3 grandes rubros, primeramente, los relacionados a sus procesos
de inscripción e incorporación, el seguimiento de sus alumnos y la impartición de sesiones
de aprendizaje, cada uno de los anteriores con sus respectivas actividades y
particularidades.

A continuación, se enlistas las actividades por rubro:

1. Inscripciones e incorporaciones

Actividad Proceso actual Proceso propuesto y que

Publicidad Volanteo en planteles
educativos y medios de
difusión tradicionales y
digitales.
Registro En situ, mediante previa
cita.
Inscripciones En situ, mediante previa
medirá el indicador
Prevalencia de los medios
digitales en toda fuente
publicitaria.
Habilitar la opción de
registro en línea o por
medio de Quiosco.
Incorporar la opción de
 cita con pago en efectivo.
2. Seguimiento del alumnado
Actividad Proceso actual
Inducción a la institución En situ, mediante 2 sesiones
sabatinas.
Cobranza A la espera de las fechas de
vencimiento y con
recordatorio en el aula, pagos
en efectivo.
Rendimiento académico. Mediante entrega de informes Digitalizar los informes
de desempeño impresos.
3. Sesiones de aprendizaje
Actividad Proceso actual
Planeación Planeación por curso que
elaboran los encargados de
cada área.
Diseño de materiales Actualización anual
elaborada por el secretario
académico.
Materiales impresos.
pago electrónico.
Proceso propuesto y que
medirá el indicador
Habilitar una plataforma
que este disponible de
forma automática al
realizar la inscripción.
Incorporación de
herramientas digitales
que garanticen la
notificación de fechas y
modalidades de pago.
de desempeño.
Proceso propuesto y que
medirá el indicador
Incorporación de
herramientas digitales que
permitan la colaboración y
sincronización de los
esfuerzos.
Incorporación de
herramientas digitales que
permitan la colaboración y
sincronización de los
 esfuerzos.
Instrucción En situ, apoyado de Incorporar recursos
pintarrón y materiales digitales a los procesos de
impresos. instrucción.
Garantizar el traslado
intermodalidades.
Evaluación Instrumentos impresos. Fortalecer los instrumentos
impresos con herramientas
digitales.

Bajo los principios de eficacia, se diseñará una lista de cotejo que nos permita
visualizar de acuerdo a plazos establecidos el cumplimiento o no de cada una de las
acciones propuestas.
 Plan de acción
Este proceso se basará en la metodología de descongelamiento, cambio y
recongelamiento, que establece 3 momentos cumbre para lograr el cambio, a continuación,
se esquematiza este proceso de acuerdo a lo planteado en el diagnóstico:

Actividad Descongelamiento Cambio Recongelamiento

Prevalencia de los Ante escenarios como El uso de estas Cuando se garantice
medios digitales los generados por la estrategias tiene la facilitación de la
en toda fuente pandemia, en un probada llegada de nuestro
publicitaria. confinamiento no es efectividad, pero mercado meta a
posible aplicar esta es posible ir nuestras tribus
estrategia. guiando a las digitales.
nuevas
generaciones a
tribus digitales
que permitan
comunicarles
nuestra oferta
educativa.
Habilitar la La incapacidad de Incorporar un Cuando se cuente
opción de registro atender al mercado sistema de gestión con un sitio de
en línea o por meta, pone en riesgo el escolar con las registro e
medio de aforo de la institución. herramientas que inscripción por
Quiosco. garanticen la medio electrónico.
atención a
distancia.
Incorporar la La falta de opciones Generar los Cuando se cuente
opción de pago electrónicas de pago vínculos con al menos una
electrónico. pone en alto riesgo que necesarios para opción alternativa
nuestro mercado nos implementar de cobro que
tome en cuenta. nuevas opciones considere los
 de pago medios electrónicos.
electrónico.
Habilitar una La incapacidad de Incorporar un Cuando se cuente
plataforma que atender al mercado sistema de gestión con un sitio de
esté disponible de meta, pone en riesgo el escolar con las registro e
forma automática aforo de la institución. herramientas que inscripción por
al realizar la garanticen la medio electrónico.
inscripción. atención a
distancia.
Incorporación de La falta de liquidez por Dotar de Cuando se generen
herramientas problemas de cobranza herramientas y los canales de
digitales que pone en riesgo la capacitación al comunicación, que
garanticen la operatividad de la personal permitan garantizar
notificación de institución. encargado de las la notificación de
fechas y labores de pago a cada usuario.
modalidades de cobranza.
pago.
Digitalizar los En la actualidad, los Digitalizar la Cuando se garantice
informes de informes son impresos, información y el acceso a los
desempeño. que no garantizan su ponerla en un informes de
fácil accesibilidad o sistema web. desempeño de cada
inmediatez de consulta. usuario.
Incorporación de La falta de un trabajo Implementar el Cuando se cuente
herramientas sincronizado y uso de con las plataformas
digitales que colaborativo pone en herramientas de de colaboración
permitan la riesgo el desempeño trabajo que mínimamente
colaboración y docente. garanticen la necesarias para la
sincronización de colaboración entre institución.
los esfuerzos pares.
institucionales.
Incorporar Las secuelas Implementar Cuando se pueda
 recursos digitales postpandemia generan estrategias de garantizar la
a los procesos de motivos de ausencia más digitalización de instrucción de cada
instrucción. comunes entre el sesiones. contenido de forma
alumnado que espera de presencial y virtual
un plan de atención a sin importar la
estas necesidades, lo modalidad.
cual puede generar una
ventaja o una amenaza
en la institución.
Fortalecer los Aunque los procesos de Digitalizar la Cuando se garantice
instrumentos evaluación a los cuales información y el acceso a los
impresos de se dirige la institución ponerla en un informes de
evaluación con resultan ser aplicados de sistema web. desempeño de cada
herramientas forma tradicional, la usuario.
digitales. falta de evaluaciones
digitales pone en riesgo
el ser considerado como
opción por nuestro
mercado meta.

De forma correspondiente, cada actividad contara con un plazo de implementación y

cumplimiento que se refleja en el siguiente cronograma:
Cronograma
Cronograma de actividades Anual
Diciembr Abri Juni
Actividad Encargado Enero Febrero Marzo Mayo Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre
e l o

Prevalencia de los medios Secretaria

                       
digitales en toda fuente publicitaria. Administrativa
Habilitar la opción de registro en Secretaria
                       
línea o por medio de Quiosco. Administrativa
Incorporar la opción de pago Secretaria
                       
electrónico. Administrativa
Habilitar una plataforma que esté
Secretaria
disponible de forma automática al                        
Administrativa
realizar la inscripción.

Incorporación de herramientas
digitales que garanticen la Secretaria
                       
notificación de fechas y Administrativa
modalidades de pago.

Digitalizar los informes de Secretaria

                       
desempeño. Académica

Incorporación de herramientas
digitales que permitan la Secretaria
                       
colaboración y sincronización de los Académica
esfuerzos institucionales.

Incorporar recursos digitales a los Secretaria

                       
procesos de instrucción. Académica
Fortalecer los instrumentos
Secretaria
impresos de evaluación con                        
Académica
herramientas digitales.
Recursos
La distribución de recursos que se estarán utilizando en el desarrollo de este
proyecto de cambio organizacional se organizaran bajo el concepto de Navas y Guerra
(2002), que establece que existen dos tipos de recursos los tangibles que engloban los
físicos y financieros; y los intangibles que agrupan los recursos humanos y no humanos, a
continuación, se esquematizan estos recursos en la siguiente matriz:

Actividad Tangibles Intangibles

Prevalencia de los medios
digitales en toda fuente
publicitaria.
Habilitar la opción de
registro en línea o por
medio de Quiosco.
Incorporar la opción de
pago electrónico.
Habilitar una plataforma
que esté disponible de
forma automática al realizar
la inscripción.
Incorporación de
herramientas digitales que
garanticen la notificación de alojamiento de servidor.
fechas y modalidades de
Físicos: Computadora de
diseño.
Financieros: Inversión en
puja publicitaria.
Físicos: Servidor.
Financieros: Inversión en
alojamiento de servidor.
Físicos: Punto de cobro.
Financieros: Inversión en
adquisición de punto de
pago.
Físicos: Servidor.
Financieros: Inversión en
alojamiento de servidor.
Físicos: Servidor.
Financieros: Inversión en
No humanos: Espacio
creativo.
Humanos: Personal con
especialización en
marketing digital.
No humanos: Servidor con
características alojadas en
terreno nacional.
Humanos: Personal con
especialización redes.
No humanos: Vinculo con
banco y proveedor de
servicio.
Humanos: Personal
administrativo.
No humanos: Servidor con
características alojadas en
terreno nacional.
Humanos: Personal con
especialización redes.
No humanos: Servidor con
características alojadas en
terreno nacional.

pago.
Digitalizar los informes de
desempeño.
Incorporación de
herramientas digitales que
permitan la colaboración y
sincronización de los
esfuerzos institucionales.
Incorporar recursos
digitales a los procesos de
instrucción.
Fortalecer los instrumentos
impresos de evaluación con
herramientas digitales.
Humanos: Personal con
especialización redes.
Físicos: Servidor. No humanos: Servidor con
Financieros: Inversión en características alojadas en
alojamiento de servidor. terreno nacional.
Humanos: Personal con
especialización innovación
educativa.
Físicos: Servidor. No humanos: Servidor con
Financieros: Inversión en características alojadas en
alojamiento de servidor. terreno nacional.
Humanos: Personal con
especialización innovación
educativa.
Físicos: Servidor. No humanos: Servidor con
Financieros: Inversión en características alojadas en
alojamiento de servidor. terreno nacional.
Humanos: Personal con
especialización innovación
educativa.
Físicos: Servidor. No humanos: Servidor con
Financieros: Inversión en características alojadas en
alojamiento de servidor. terreno nacional.
Humanos: Personal con
especialización innovación
educativa.
 Bibliografía
Barria, B. (2022). América Latina y el Caribe enfrenta la mayor crisis educativa de su
historia. Banco mundial. Recuperado de:
https://www.bancomundial.org/es/region/lac/brief/mi-educaci-n-nuestro-futuro

Navas López y Guerras Martín, (2002):, L. A. (2002): “La dirección estratégica de la

empresa. Teoría y aplicaciones”, Civitas, 3.a edición, Madrid. Pág 186, 187.
Recuperado de: https://www.academia.edu/15328407/La_direcci%C3%B3n_estrat
%C3%A9gica_de_la_empresa_Teor%C3%ADa_y_aplicaciones_5a_edici
%C3%B3n