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INTRODUCCION
Una parte fundamental del sistema de información de la entidad, es el sistema de información documental encargado de administrar todas las comunicaciones y
documentos que se generan en desarrollo de las actividades misionales. Permite el transporte y almacenamiento de las comunicaciones escritas, las cuales
facilitarán, en el futuro, recuperar la información necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones en busca de alcanzar los objetivos misionales. Además,
integra el trabajo del personal de diferentes áreas que elaboran y conservan, de acuerdo con lo establecido, los mensajes dentro del proceso de comunicación
interna y externa. La responsabilidad u obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información y documentos de archivo, así
como de su organización y conservación y la prestación de los servicios archivísticos corresponde a los funcionarios que tienen a su cargo el manejo de
documentación.
Es igualmente responsabilidad de los funcionarios de archivo trabajar sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución
Política de Colombia, especialmente a lo previsto en su artículo 15, y a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Por la importancia que tiene para la IPSI se
elaboró el Manual de Archivo, con el cual se pretende brindar una herramienta de gestión a los responsables del manejo del archivo.
OBJETIVO
Realizado por: Revisado por: Aprobado Por:
ANYERITH PEREZ GIL CATI CANTILLO DANIELLIS MEDINA ACOSTA
WALE- KERU IPSI CODIGO: WK-05AC-060
MANUAL DE PROCESO DE ARCHIVO CLINICO
VERSIÓN: 2
Pág.:
FECHA:
3 de 14
20-03-2014
Aumentar la eficiencia de los empleados, ya que el manual de proceso de archivo es una fuente de información y adiestramiento para el personal actual y el de
nuevo ingreso para facilitar la ejecución de las actividades dentro del área.
ALCANCE
NORMATIVIDAD
Resolución 1446 de 2006 y su anexo técnico por la cual se define el sistema de información para la calidad y se adoptan los indicadores de monitoreo
para el sistema obligatorio de la garantía de la calidad de atención en salud.
Resolución 3384 del 2000 y sus anexos (guías) por la cual se modifican parcialmente las resoluciones 412 y 1745 del 2000 y se deroga la resolución
1078 del 2000.
Resolucion1715, articulo 2, modificar el articulo 15 de la resolución 1995 de 1999.
Resolución 1995 de 1999, por medio del cual se organizan los archivos centrales y las historias clínicas.
Resolución 13437 DE 1991 Por la cual se constituyen los comités de ética Hospitalaria y se adopta el decálogo de los derechos de los pacientes.
Resolución 0412 DEL 2000 Por la cual se establecen las actividades, procedimientos e intervenciones de demanda inducida y obligatorio cumplimiento y
se adoptan las normas Técnicas y guías de atención para el desarrollo de las acciones de Protección Especifica y Detección Temprana y la atención de
enfermedades de interés en Salud Publica.
Ley 1122 DE 2007 Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones.
MAPIPOS:
Códigos CUPS (Códigos Únicos de prestación de servicios) donde se codificada todas las actividades correspondientes a los entidades prestadores de
servicio de salud.
CIE 10: Códigos de diagnósticos preestablecidos para la prestación de servicios de salud10.
b. evolución
c. Atención de Urgencias.
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
Debe contener los siguientes registros clínicos:
a. Atención General.
b. Evolución.
c. Exámenes auxiliares de diagnóstico(solicitados en
consulta externa)
d. Otros exámenes auxiliares de diagnóstico y tratamiento
( de consulta externa)
e. Interconsulta.
f. Remisión de pacientes: Solicitud y Respuesta
g. Atención Infantil y Pre-escolar.
h. Atención Prenatal.
i- Planificación Familiar.
2. Numeración de cada registro
3. Colocar las respectivas caratulas por servicio
4. Diligenciar cada caratula por servicio
4 ORGANIZAR El Auxiliar de archivo recibe la historia clínica la organiza ARCHIVO CLÍNICO AUXILIARES 5 MINUTOS
CARPETA Y en una carpeta. Se le asigna un código a la carpeta, que ARCHIVO
CLASIFICAR EN es el número de identificación del paciente.
ARCHIVO
CLÍNICO
5 Fin.
4 VERIFICACIÓN La auxiliar de archivo verifica la cantidad entregada a ARCHIVO CLÍNICO AUXILIARES 10 MINUTOS
cada servicio y constata que las historias concuerden con ARCHIVO
el número entregado.
5 ENTREGA DE COPIA DE 1. La encargada del SIAU entrega el formato de ARCHIVO CLÍNICO Y AUXILIARES 10 MINUTOS
HISTORIA CLÍNICAS A solicitud de historia al usuario y envía a este a la SUBDIRECCIÓN ARCHIVO
LOS USUARIOS oficina de la gerencia.. CIENTÍFICA Y SUBDIRECTOR
2. La gerente o Asistente solicita a la Auxiliar de CIENTÍFICO
5 Fin
DESDE LA
ÚLTIMA
ATENCIÓN.
3- ARCHIVO
HISTÓRICO: SE
ARCHIVAN LAS
HISTORIAS QUE
TENGAN VALOR
CIENTÍFICO,
HISTÓRICO O
CULTURAL, ES
PERMANENTE.
4.- DEBE
ARCHIVARSE
TENIENDO EN
CUENTA EL
PRINCIPIO DE
LA
CONFIDENCIALI
DAD.
4 fin