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WALE- KERU IPSI CODIGO: WK-05AC-060

MANUAL DE PROCESO DE ARCHIVO CLINICO


VERSIÓN: 2
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20-03-2014

INSTITUCIÓN PRESTADORA DE SERVICIOS DE SALUD


WALE-KERU IPSI

MANUAL DE PROCESO DE ARCHIVO CLINICO

Realizado por: Revisado por: Aprobado Por:


ANYERITH PEREZ GIL CATI CANTILLO DANIELLIS MEDINA ACOSTA
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INTRODUCCION

Una parte fundamental del sistema de información de la entidad, es el sistema de información documental encargado de administrar todas las comunicaciones y
documentos que se generan en desarrollo de las actividades misionales. Permite el transporte y almacenamiento de las comunicaciones escritas, las cuales
facilitarán, en el futuro, recuperar la información necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones en busca de alcanzar los objetivos misionales. Además,
integra el trabajo del personal de diferentes áreas que elaboran y conservan, de acuerdo con lo establecido, los mensajes dentro del proceso de comunicación
interna y externa. La responsabilidad u obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información y documentos de archivo, así
como de su organización y conservación y la prestación de los servicios archivísticos corresponde a los funcionarios que tienen a su cargo el manejo de
documentación.

Es igualmente responsabilidad de los funcionarios de archivo trabajar sujetos a los más rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución
Política de Colombia, especialmente a lo previsto en su artículo 15, y a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Por la importancia que tiene para la IPSI se
elaboró el Manual de Archivo, con el cual se pretende brindar una herramienta de gestión a los responsables del manejo del archivo.

OBJETIVO
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Aumentar la eficiencia de los empleados, ya que el manual de proceso de archivo es una fuente de información y adiestramiento para el personal actual y el de
nuevo ingreso para facilitar la ejecución de las actividades dentro del área.

ALCANCE

Las personas que laboran en el área de archivo clínico

NORMATIVIDAD

 Constitución política de Colombia.


 Ley 100 de 1993 por la cual se crea el Sistema integral de seguridad social en salud y se dictan otras disposiciones.
 Ley 812 de 2003 por la cual se aprueba el plan nacional de desarrollo 2003-2006, hacia un estado comunitario.
 Ley 715 de 2001 por las cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151 288, 356 y 357.
 Ley 872 de 2003 por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de
servicio.
 Decreto 1011 DEL 2006 por el cual se establece el sistema obligatorio de la garantía de la calidad de la atención en salud del sistema general de
seguridad social en salud.
 Resolución 1043 del 2006 y sus anexos técnicos 1 y 2 por la cual se establecen las condiciones que deben cumplir los prestadores de servicios de salud
para habilitar sus servicios e implementar el componente de auditoria para el mejoramiento de la calidad de la atención.

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 Resolución 1446 de 2006 y su anexo técnico por la cual se define el sistema de información para la calidad y se adoptan los indicadores de monitoreo
para el sistema obligatorio de la garantía de la calidad de atención en salud.
 Resolución 3384 del 2000 y sus anexos (guías) por la cual se modifican parcialmente las resoluciones 412 y 1745 del 2000 y se deroga la resolución
1078 del 2000.
 Resolucion1715, articulo 2, modificar el articulo 15 de la resolución 1995 de 1999.
 Resolución 1995 de 1999, por medio del cual se organizan los archivos centrales y las historias clínicas.
 Resolución 13437 DE 1991 Por la cual se constituyen los comités de ética Hospitalaria y se adopta el decálogo de los derechos de los pacientes.
 Resolución 0412 DEL 2000 Por la cual se establecen las actividades, procedimientos e intervenciones de demanda inducida y obligatorio cumplimiento y
se adoptan las normas Técnicas y guías de atención para el desarrollo de las acciones de Protección Especifica y Detección Temprana y la atención de
enfermedades de interés en Salud Publica.
 Ley 1122 DE 2007 Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones.
 MAPIPOS:
 Códigos CUPS (Códigos Únicos de prestación de servicios) donde se codificada todas las actividades correspondientes a los entidades prestadores de
servicio de salud.
 CIE 10: Códigos de diagnósticos preestablecidos para la prestación de servicios de salud10.

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PROCESO ARCHIVO CLINICO PROCEDIMIENTO


VERIFICACION DE EXISTENCIA DE
PAPELERIA
No. NOMBRE DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO OBSERVACIONES
ACTIVIDAD
1 INSPECCIÓN DE 1. El auxiliar de archivo realiza la inspección el ultimo
EXISTENCIA día de cada mes a las 11:00am ARCHIVO CLÍNICO AUXILIAR DE MENSUAL TENER UN LUGAR
2. Verifica que no se retire ninguna carpeta y papelería ARCHIVO CLÍNICO 20 MINUTOS APROPIADO PARA
durante la inspección. ALMACENAR EL
INSUMO.

2 REALIZAR EL El auxiliar de archivo realiza el balance:


BALANCE Y 1. Inicia contando cuantas carpetas y papelería hay en ARCHIVO CLÍNICO AUXILIAR DE 30 MINUTOS
REVISIÓN DE LA existencia. ARCHIVO CLÍNICO
CALIDAD DE 2. Solicita pedido en almacén:
CARPETAS Y a. Se constata en una hoja cuantos fueron las solicitadas
PAPELERÍA. anteriormente y cuantas se utilizaron.
b. Se verifica cuantas quedan y cuantas se van a
solicitar a almacén.
REGISTRAR LA La auxiliar de archivo registra en libro de Inventario, SE CREA LA
3 INSPECCIÓN. la inspección realizada. ARCHIVO CLÍNICO AUXILIAR DE 5 MINUTOS NECESIDAD DE
ARCHIVO CLÍNICO SOLICITAR UNA
COMPUTADORA
4 FIN

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PROCESO ARCHIVO CLINICO APERTURA Y ORGANIZACIÓN DE
LAS CARPETAS
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No. NOMBRE DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO OBSERVACIONES


ACTIVIDAD
1 RECEPCIÓN DE 1. Auxiliar recibe a las 6:30 AM y por la tarde a las 1:50
DOCUMENTOS PM. ARCHIVO CLÍNICO AUXILIARES 5 MINUTOS
2. Un ficho relacionando el numero de llegada del paciente ARCHIVO
y hasta que profesional del área de la salud va
asignado. Comprobando la existencia con la solicitud del
documento de identidad y carnet de salud.
VERIFICACIÓN Si: continua el proceso
2 DE NO: APERTURA DE HISTORIA CLÍNICA Solicitándole copia ARCHIVO CLÍNICO AUXILIARES 5 MINUTOS
EXISTENCIA del documento de identidad y el carnet de salud. ARCHIVO
3 APERTURA 1. Tener los registros clínicos organizados, por servicios:
CONSULTA EXTERNA MEDICA; ARCHIVO CLÍNICO AUXILIARES DIARIO
Debe contener los siguientes registros clínicos: ARCHIVO 5 MINUTOS
a. Atención General.
b. Evolución.
c. Exámenes auxiliares de diagnóstico(solicitados en
consulta externa)
3 APERTURA d. Otros exámenes auxiliares de diagnóstico y tratamiento ARCHIVO CLÍNICO AUXILIARES DIARIO
( de consulta externa) ARCHIVO 5 MINUTOS
e. Interconsulta.
f. Remisión de pacientes: Solicitud y Respuesta.
CONSULTA EXTERNA ODONTOLOGÍA:
Debe contener los siguientes registros clínicos:
a. Atención Odontológica.

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b. evolución
c. Atención de Urgencias.
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
Debe contener los siguientes registros clínicos:
a. Atención General.
b. Evolución.
c. Exámenes auxiliares de diagnóstico(solicitados en
consulta externa)
d. Otros exámenes auxiliares de diagnóstico y tratamiento
( de consulta externa)
e. Interconsulta.
f. Remisión de pacientes: Solicitud y Respuesta
g. Atención Infantil y Pre-escolar.
h. Atención Prenatal.
i- Planificación Familiar.
2. Numeración de cada registro
3. Colocar las respectivas caratulas por servicio
4. Diligenciar cada caratula por servicio

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4 ORGANIZAR El Auxiliar de archivo recibe la historia clínica la organiza ARCHIVO CLÍNICO AUXILIARES 5 MINUTOS
CARPETA Y en una carpeta. Se le asigna un código a la carpeta, que ARCHIVO
CLASIFICAR EN es el número de identificación del paciente.
ARCHIVO
CLÍNICO
5 Fin.

PROCESO ARCHIVO CLINICO PROCEDIMIENTO


ENTREGA Y RECIBO DE HISTORIAS
CLINICAS
No. NOMBRE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO OBSERVACIONES
1 SOLICITUD DE 1. La Auxilia de enfermería se dirige a recepción y esta ARCHIVO CLÍNICO AUXILIARES 1 MINUTO
HISTORIAS le entrega un listado de los usuarios a atenderse en ARCHIVO
CLÍNICAS consulta externa; para luego dirigirse a Archivo y
buscar las historias clínicas de consulta general a
archivo de 7:00 a 8:00 a.m. y de 1:50 a 2:00 p.m.
2. La auxiliar de Odontología solicita las historias
clínicas a archivo 7:00 a 8:00 a.m. y de 1:50 a 2:00
p.m.
3. La Auxilia de enfermería se dirige a recepción y esta
SOLICITUD DE le entrega un listado de los usuarios a atenderse en
HISTORIAS promoción y prevención y busca las historias clínicas
CLÍNICAS a archivo 7:00 a 8:00 a.m. y de 1:50 a 2:00 p.m.

La solicitud debe ser debidamente firmada en el libro de


Historias clínicas
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1 ARCHIVO CLÍNICO AUXILIARES 5 MINUTO


ARCHIVO
2 ENTREGA DE LAS 1. La auxiliar de archivo entrega a cada servicio las ARCHIVO CLÍNICO AUXILIARES 1`
HISTORIAS CLÍNICAS historias clínicas solicitadas: ARCHIVO
a. Consulta Externa.
b. Odontología.
c. Promoción y Prevención.
La entrega debe ser debidamente firmada a través del
libro de Historias clinicas

3 DEVOLUCIÓN DE 1. La auxiliar de Enfermería y Archivo en consulta ARCHIVO CLÍNICO AUXILIARES 10 MINUTOS


HISTORIAS CLÍNICAS general, promoción y prevención recoge en los ARCHIVO
A ARCHIVO. consultorios las historias clínicas y registra la entrada
en el libro y la auxiliar de odontología devuelve a la
auxiliar de archivo las historias clínicas al finalizar las
consultas y los controles.
2. La auxiliar de archivo cuenta y recibe las historias.
3. La devolución debe ser debidamente firmada a
través del libro

4 VERIFICACIÓN La auxiliar de archivo verifica la cantidad entregada a ARCHIVO CLÍNICO AUXILIARES 10 MINUTOS
cada servicio y constata que las historias concuerden con ARCHIVO
el número entregado.
5 ENTREGA DE COPIA DE 1. La encargada del SIAU entrega el formato de ARCHIVO CLÍNICO Y AUXILIARES 10 MINUTOS
HISTORIA CLÍNICAS A solicitud de historia al usuario y envía a este a la SUBDIRECCIÓN ARCHIVO
LOS USUARIOS oficina de la gerencia.. CIENTÍFICA Y SUBDIRECTOR
2. La gerente o Asistente solicita a la Auxiliar de CIENTÍFICO

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archivo la historia para entregar copias al paciente.


3. La auxiliar de archivo saca las copias y las entregas
al paciente que las solicita.
4. El auxiliar de archivo procede a archivar la historia
clínica.

PROCESO ARCHIVO CLINICO PROCEDIMIENTO


REVISION DE HISTORIAS CLINICAS

No. NOMBRE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO OBSERVACIONES


1 VERIFICACIÓN DEL 1. la auxiliar de archivo revisa historia por ARCHIVO CLÍNICO AUXILIARES 20
CONTENIDO DE LAS historia el contenido de las carpetas. ARCHIVO MINUTOS
HISTORIAS CLÍNICAS 2. Si falta algún registro la historia es devuelta
a la auxiliar o profesional correspondiente.
3. Si están completos todos los registros se
procede a legajar y enumerar los registros.
1
2 ORGANIZACIÓN 1. la auxiliar de archivo organiza las historias ARCHIVO CLÍNICO AUXILIARES 5
clínicas en forma consecutiva teniendo en ARCHIVO MINUTOS
cuenta :
a. los que tienen cedula de ciudadanía.

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b. los que tienen Tarjeta de Identidad.


c. los que tienen registro civil.
4 El Auxiliar de archivo revisa mensualmente, ARCHIVO CLÍNICO AUXILIARES 30
REVISIÓN MENSUAL DE
las historias clínicas, (seleccionándolas al ARCHIVO MINUTOS
LAS HISTORIAS CLÍNICAS
azar), de la siguiente forma:
a. Se sacan por paquetes de acuerdo a la
numeración y se revisan sus contenidos,
b. se colocan de nuevo las revisadas y se saca
otro paquete y así sucesivamente, se sacan
en promedio tres paquetes de 10 historias.
c. Igualmente se realiza un seguimiento y
revisión del sistema.

5 Fin

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PROCESO ARCHIVO CLINICO PROCEDIMIENTO


ARCHIVO DE HISTORIAS
CLINICA

No. NOMBRE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD DEPENDENCIA RESPONSABLE TIEMPO OBSERVACIONES


1 SELECCIÓN 1. La auxiliar de archivo selecciona el paquete de ARCHIVO CLÍNICO AUXILIAR DE 20 MINUTO / ESPACIO LOCATIVO
historias organizado por número de cedula. ARCHIVO HISTORIA INSUFICIENTE.
2. La auxiliar de archivo se dirige al estante donde CLÍNICA
están archivadas las historias en forma
consecutiva.
3. El auxiliar de archivo verifica el sitio donde va
la historia clínica.
2 VERIFICACIÓN Y 1. La auxiliar de archivo revisa el sitio y observa el ARCHIVO CLÍNICO AUXILIAR DE 20 MINUTO / ESPACIO LOCATIVO
ARCHIVO número que está adelante y el que va detrás ARCHIVO HISTORIA INSUFICIENTE.
de la historia a archivar. CLÍNICA
2. La auxiliar retira el rotulo que dice donde
estaba la historia y en su lugar ubica la historia
clínica.
3 GUARDA DE 1. Los archivos se guardan en forma segura de la ARCHIVO CLÍNICO AUXILIAR DE TIEMPO DE ESPACIO LOCATIVO

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HISTORIAS CLÍNICAS siguiente manera: ARCHIVO GUARDA: INSUFICIENTE.


a. En un área con estante metálico 1.- SE
3 GUARDA DE b. Protegidos de la humedad ARCHIVO CLÍNICO AUXILIAR DE GUARDAN POR
HISTORIAS CLÍNICAS c. Protegido del calor, ARCHIVO UN TIEMPO DE
d. Protegido del fuego CINCO AÑOS EN
e. Protegido del sol, EL ARCHIVO DE
f. Protegido de las plagas USO:
g. Protegido de sustancias Químicas, A- PACIENTES
h. Protegido de protegidas de robos, ACTIVOS
i. Protegido de alteraciones, y otras B- LOS QUE NO
intromisiones. HAN USADO EL
ARCHIVO EN
LOS ÚLTIMOS 5
AÑOS.
2.- SE
GUARDAN POR
UN TIEMPO DE
15 AÑOS EN
ARCHIVO
CENTRAL:
A- LAS
HISTORIAS
CLÍNICAS POR
UN TIEMPO DE
15 AÑOS –
B. PARA LOS
PACIENTES DE
MÁS DE 5 AÑOS

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DESDE LA
ÚLTIMA
ATENCIÓN.
3- ARCHIVO
HISTÓRICO: SE
ARCHIVAN LAS
HISTORIAS QUE
TENGAN VALOR
CIENTÍFICO,
HISTÓRICO O
CULTURAL, ES
PERMANENTE.
4.- DEBE
ARCHIVARSE
TENIENDO EN
CUENTA EL
PRINCIPIO DE
LA
CONFIDENCIALI
DAD.
4 fin

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