GESTIÓN

DOCUMENTAL

1 ¿QUE ES GESTION DOCUMENTAL ?

Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para
administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados
en una organización

2 Características clave de la gestión documental

Check-in / check-out y bloqueo: para coordinar la edición simultánea de un documento
Control de versiones: difiere de las versiones anteriores.
Roll-back: para “activar” una versión anterior en caso de error.
Registros de auditoría: para permitir la reconstrucción de quién hizo qué a un documento durante el curso de su vida en el
sistema.
Comentarios y marcas:

3 Tipos de formatos para la gestión documental.

Los formatos se clasifican en archivos de texto, archivos de imagen, archivos de audio, archivos de video y archivos de
uso exclusivo.
Archivos de texto: Txt, Rtf.
Archivos de imagen: Jpeg, Bmp, Tiff, Png, Tga, Gif.
Archivos de audio: Wav, Mp3, Wma.
Archivos de video: Avi, Mov, Mpeg.
Archivos de uso exclusivo: Prproj, Aep, Cdr, Psd,.
.

4 ¿Cuáles son las herramientas de gestión documental?

Las herramientas de gestión documental son aquellos productos

o aplicaciones software que permiten digitalizar, almacenar y
recuperar documentos de una forma automática y eficiente.

5 ¿Cuáles son las principales funciones de gestión

documental?

Las principales funciones son:

Control, mantenimiento, almacenamiento de documentos,,
descarte de documentos, recuperación de la información.

6 ¿Cuáles son los procesos de gestión documental?

Incorporación de los documentos, registro, clasificación,

almacenamiento, acceso, trazabilidad, disposiciòn.

7 ¿Cuál es la importancia de la gestión documental?

Es importante porque evita la pérdida de tiempo en la recuperación de

la documentación y permite el control de acceso y de seguridad de la
información, impidiendo que personas no autorizadas accedan a los
contenidos.