MECANICA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

4.1 Planeación
La planeación es el subproceso base del proceso administrativo y de su fase
mecánica o estructural. Así pues, es en esta etapa en donde se busca responder a
la pregunta “¿qué hacer?” expresada en el establecimiento de un camino a seguir
que se ve reflejado, entre otras, en la misión, las políticas, los programas, los
presupuestos, las estrategias y los procedimientos. Además, se determina el punto
de llegada de dicha ruta que se manifiesta a través de la visión y los objetivos
organizacionales, entre otros elementos.

4.1.1 Elementos y principios de la planeación.

La planeación es un proceso continuo, y por supuesto siempre está sujeto a
cambios, sujeto siempre al desarrollo constante de la empresa. La misión no es
más que el propósito fundamental que tiene la organización, empresa o
institución. En otras palabras, la misión es una declaración de la razón de ser de
una empresa. El Propósito común de toda empresa o negocio, es la producción de
bienes que satisfagan las necesidades de la sociedad, o la prestación de servicios.

Si una organización o empresa, dentro de su planeación no considera sus

objetivos, simplemente esa empresa será como un mero barco a la deriva del
mar. Los objetivos son claves, y deben ser siempre especificados dentro de la
organización misma, cada miembro del personal, debe saber qué objetivos se
persiguen solo de esa manera podrá enfocar sus esfuerzos a la realización de lo
que la empresa quiere alcanzar. Los objetivos de toda empresa, representa los
resultados que la empresa desea obtener.
 Las empresas, organización, proyectos, por muy micro o macro que estos sean, si
carecen de objetivos concretamente definidos, simplemente como empresa, muy
difícilmente tendrán éxito.

4.1.2 Estrategias
Como se sabe la aplicación de la planeación estratégica data de la década del 60
del siglo XX y es acuñada por Alfred Chandler en Estados Unidos. El término
estrategia es de origen griego. Estrategos o el arte del general en la guerra,
procedente de la fusión de dos palabras: stratos y agein . En el diccionario
Larouse se define estrategia como el arte de dirigir operaciones militares, habilidad
para dirigir, aquí se confirma la referencia sobre el surgimiento en el campo militar,
lo cual se refiere a la manera de derrotar a uno o a varios enemigos en el campo
de batalla, sinónimo de rivalidad, competencia; no obstante, es necesario precisar
la utilidad de la dirección estratégica no sólo en su acepción de rivalidad para
derrotar oponentes sino también en función de brindar a las organizaciones una
guía para lograr un máximo de efectividad en la administración de todos los
recursos en el cumplimento de la misión.

4.1.3 Importancia de las técnicas de planificación

La importancia de las técnicas de planificación es que sirven para anticipar el
futuro, minimizar riesgos, optimizar recursos; Nos ayudará mucho a la hora de
tomar decisiones en nuestro negocio.

4.2.3 Clasificación de las Técnicas de Planeación.

En este tipo de técnicas se presenta la aplicación de métodos racionales
(matemáticos y lógicos), lo que significa estudiar el modelo matemático creado por
la técnica que se quiere aplicar, lo que siempre conduce a una cantidad numérica
(índice), que se puede comparar con otros ya establecidos.

Las técnicas cuantitativas más utilizadas en economía son:

Investigación Operativa: Es una herramienta que utiliza técnicas de modelado

matemático, análisis estadístico y optimización matemática con el objetivo de
alcanzar o aproximarse a soluciones óptimas ante problemas de decisión
complejos. La investigación de operaciones se centra en el modelado. Un modelo
es una herramienta analítica que nos ayuda a llegar a una visión bien estructurada
de la realidad. Entonces, el propósito del modelo es proporcionar un medio para
analizar el comportamiento de los componentes de un sistema para optimizar su
desempeño (identificar el mejor curso de acción).

Redes CPM (Metodología de la ruta crítica): El método de la ruta crítica es un

proceso administrativo de planificación, programación, ejecución y control de todas
las subactividades individuales de un proyecto que necesita desarrollarse en un
tiempo crítico y a un costo óptimo. .Esto está diseñado para proporcionar diversa
información útil para los directores de proyectos. Primero, PERT/CPM revela la
“ruta crítica” de un proyecto. Estas son las actividades que limitan la duración del
proyecto. En otras palabras, para completar pronto el proyecto, las actividades en
la ruta crítica deben completarse pronto. Por otro lado, si se ralentiza una actividad
en la ruta crítica, el proyecto en su conjunto se ralentiza en la misma medida.
Redes PERT (Técnica de evaluación y revisión de programas): sistema de
análisis de redes de tiempo en el que los diversos eventos en un programa de
proyecto se identifican, cronometran y colocan en una red que muestra las
relaciones de cada evento con los demás; de la secuencia de eventos
relacionados, la trayectoria de aquellos en los que existe una holgura (o un
mínimo) con respecto al destino pretendido es la ruta crítica. Los métodos
PERT/tiempo solo tratan con el tiempo, los métodos PERT/costo introducen el
costo de cada evento y se combinan con el tiempo transcurrido de cada evento o
serie de eventos.

Árboles de Decisión: Este método consiste en una representación de los

posibles eventos que pueden afectar una decisión. Su forma es esquemática;
comienza con un punto de decisión del que pueden emanar varias acciones o
eventos posibles y del que pueden surgir otros; El diseño se muestra con líneas
rectas que conducen a un punto desde el cual irradian otras líneas rectas, dando
el efecto general de un árbol.

Estudio de Factibilidad: Es una herramienta utilizada para orientar la toma de

decisiones al momento de evaluar un proyecto. Esta herramienta se utiliza en la
última fase preoperatoria de formulación de proyectos y sirve para identificar las
posibilidades de éxito o fracaso de un proyecto. Proyecto de inversión, de esta
forma se puede decidir si se procede o no con la ejecución.

Diagrama de Ishikawa (Espina de pescado): Esta herramienta identifica las

variables o causas que intervienen en el proceso, lo que permite comprender el
impacto que podría resultar de cambiar algunos de estos factores o causas. La
estructura del diagrama de Ishikawa es intuitiva: identifica un problema o efecto y
luego enumera un conjunto de causas que podrían explicar ese comportamiento.
Además, cada causa se puede dividir en subcausas con más detalle. Este último
es útil a la hora de tomar acciones correctivas, ya que es necesario actuar
precisamente sobre el fenómeno que explica el comportamiento indeseable. Para
saber más: Diagrama de Ishikawa
Diagrama o diagrama de Gantt (de barras): herramienta que consiste en una
matriz de doble entrada, en la que en las filas se anotan las diferentes actividades
que componen un programa o proyecto y en las columnas el tiempo en que se
desarrollan. estas actividades. Su objetivo es controlar la ejecución simultánea de
múltiples actividades que se ejecutan de manera coordinada. Desarrollada por
Henry L. Gantt en 1917, esta es una herramienta de diagrama de tiempo simple,
ya que es fácil de aprender, leer y escribir. Al igual que los diagramas PERT, los
diagramas de Gantt se basan en un enfoque gráfico. Un gráfico de Gantt es un
gráfico de barras simple. Cada barra simboliza una tarea del proyecto. donde el
eje horizontal representa el tiempo. Debido a que estos gráficos se utilizan para
vincular tareas, el eje horizontal debe incluir fechas. Se ofrece una lista de tareas
verticalmente y en la columna izquierda. A diferencia de los diagramas PERT, los
diagramas de Gantt no muestran muy bien la dependencia entre diferentes tareas.

Proceso y diagrama de flujo: herramienta que permite tener una visión

transparente del proceso y mejorar su comprensión. La totalidad de las
actividades, relaciones y eventos de un proceso no es fácilmente reconocible a
priori. La elaboración de diagramas permite captar este conjunto e ir más allá,
centrándose en determinados aspectos del mismo y apreciando las interrelaciones
que forman parte del proceso, así como las que se dan con otros procesos y
subprocesos. Para conocer más, te recomendamos leer: Diagrama de flujo del
proceso, Diagrama de actividades del proceso y Diagrama del recorrido del
proceso.

2. Técnicas cualitativas:

Este tipo de técnicas son métodos no matemáticos basados en la confrontación, la

comparación y el consenso, entre otras cosas. Las técnicas cualitativas más
utilizadas en economía son:

Círculos de Calidad y Equipos de Mejora: Son grupos que se reúnen para

definir y analizar problemas y mejorar procesos o funciones. Los Círculos de
Control de Calidad, o simplemente Círculos de Calidad (QC), son grupos de
personas, generalmente entre seis y doce personas de una misma área
organizacional, que se reúnen periódicamente y voluntariamente intercambian
ideas para solucionar problemas o mejorar sus funciones o funciones. Productos
para aumentar la calidad y la productividad.

Lluvia de ideas: Es la práctica de una técnica de conferencia en la que un grupo

de personas busca la solución a un problema específico y recoge todas las ideas
planteadas espontáneamente por sus miembros. Debe utilizarse cuando se
necesite:

Dé rienda suelta a la creatividad de los equipos.

Genera multitud de ideas.

incluir oportunidades de mejora.

Planificación estratégica:

La planificación estratégica es el inicio de todo, es la visión de futuro de la

organización, estructurada en factores ambientales externos, y en factores
internos, en los que definimos los valores, visión y misión de la organización.

Las decisiones que se toman en la planificación estratégica son responsabilidad

de la dirección de la empresa. En su mayoría por la alta dirección, propietario,
director general, presidente o junta directiva, depende de cómo la empresa
diferencie el nivel jerárquico de sus procesos.

Las acciones son a largo plazo, típicamente de 5 a 10 años, apuntando a una

visión amplia de la organización sin acciones muy detalladas, ya que sería difícil
alcanzar tantos detalles durante un período de tiempo tan largo.

Es importante recordar que debido a las acciones a largo plazo, la planificación

necesita ser revisada y actualizada constantemente para que la información sea
más real y sirva como hechos y datos para la toma de decisiones. Este paso es
fundamental para que no haya grandes discrepancias entre lo planificado y lo
realizado.

Planificación táctica:

Mientras que la planificación estratégica se extiende a toda la organización, la

planificación táctica tiene una participación más limitada a nivel departamental y, a
veces, solo involucra un proceso de extremo a extremo.

La planificación táctica se encarga de crear metas y condiciones para que se

logren las acciones definidas en la planificación estratégica.

Como la planificación es más específica, las decisiones pueden ser tomadas por
personas que ocupan los puestos entre la alta dirección y la gerencia operativa,
como los miembros de la junta y los directores ejecutivos.

Otra característica que distingue a la planificación táctica es el período en el que

se aplican las medidas, generalmente en un período de 1 a 3 años, midiendo
medidas para un futuro más cercano a la meta en la planificación estratégica, es
decir, a mediano plazo.

Los planes empiezan a ser más detallados y podemos decir que la planificación
táctica es la descomposición de la planificación estratégica que traduce e
interpreta el plan estratégico para convertirlo en planes concretos donde
desarrollamos el plan de marketing, producción y recursos humanos. es decir
finanzas corporativas.

Planificación operativa:

Las medidas y metas delineadas por el nivel táctico provienen de la planificación

operativa para alcanzar las metas de las decisiones estratégicas.

En esta planificación intervienen quienes ejecutan las medidas a corto plazo,

normalmente en un plazo de 3 a 6 meses.
Aquí todos los niveles de la organización están involucrados y se encargan de
supervisar la rutina para asegurar que todas las tareas y operaciones se realicen
de acuerdo a los procedimientos establecidos y preocupándose por el logro de los
resultados específicos.

Es importante comprender que la planificación estratégica no saldrá del papel a

menos que los planes estén bien establecidos en los niveles táctico y operativo, ya
que es un proceso integrado e interdependiente. Todos los niveles son necesarios:
estratégico para guiar la visión, táctico para traducir esa visión en planes de acción
más pequeños y operativo para llevar los planes a la ejecución. Debido a esto, la
planificación debe involucrar a todos en la organización e incentivar a las personas
a comprometerse con los resultados.

4.1.4 ¿Qué es el Análisis FODA?

El análisis FODA es una técnica utilizada para identificar las fortalezas,

oportunidades, debilidades y amenazas de la empresa o incluso de un proyecto
específico. Si bien es ampliamente utilizado por pequeñas empresas,
organizaciones sin fines de lucro, grandes corporaciones y otras organizaciones
en general; El análisis FODA se puede aplicar tanto para fines profesionales como
personales.

El análisis FODA es una herramienta simple pero poderosa que puede ayudarlo a
identificar oportunidades de mejora competitivas. Le permite trabajar en la mejora
de la empresa y del equipo mientras se adelanta a las tendencias del mercado.

¿Qué significa FODA?

Digamos que FODA significa Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas.

Es muy importante analizar cada uno de estos factores para poder planificar
adecuadamente el crecimiento de las organizaciones. Aquí es donde entra en
juego el análisis.

Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas

Cuando sus partes se ven juntas, el marco FODA puede proporcionar una imagen
más completa de dónde se encuentra y cómo dar el siguiente paso. Echemos un
vistazo más de cerca a cada uno de los términos y veamos cómo pueden ayudarlo
a identificar áreas de mejora.
 CONCLUSIONES GENERALES

Los procesos administrativos afectan nuestra cotidianidad, que por lo general

vivimos todos los días, y la mayoría de las veces ni siquiera nos damos cuenta de
que todo lo que hacemos gira en torno a una sucesión, o mejor, a un cronograma
de actividades que organizamos a diario, en torno a ellas para ser capaces de
llevar a cabo nuestros objetivos, pero en realidad siempre hay que tener en cuenta
los pasos del proceso de gestión para conseguir cada objetivo que nos hemos
propuesto.
Pues bien, un proceso consiste en materializar una acción ya su vez agruparla en
un producto específico. En el caso del proceso gerencial, se refiere a la serie de
pasos que se dan para alcanzar las metas, ya sean personales o empresariales,
estos pasos son planificar, organizar, dirigir y controlar; A través de estos pasos
todos los implementamos de diferentes maneras para poder vivir una vida
organizada para que con el tiempo todos estos esfuerzos que se han hecho para
estar donde queremos estar se puedan visualizar como hechos, sin perder el
sentido de nuestra visión personal. y también como profesionales.
Teniendo en cuenta lo anterior, los pasos del proceso de gestión se reflejan en
nuestra vida de la siguiente manera:
La planificación se refleja en las metas que queremos lograr y las acciones que
tomaremos para lograr esas metas.
La organización se refleja en el orden en el que vamos a realizar las tareas o
actividades, sabiendo llevarlas a cabo, teniendo en cuenta la buena gestión de los
recursos a nuestro alcance.
La dirección se refleja en la coordinación que debemos tener para poder realizar
cualquier actividad.
El control se refleja en la revisión diaria de las tareas que realizamos, es decir. h
en crear acciones de seguimiento para verificar que lo que estamos haciendo nos
está llevando a lograr nuestras metas.
En general, cada persona debe tener clara su misión y visión, debe tener la
capacidad de adaptarse a los nuevos cambios; Ya que todos hemos sido
inadaptados en algún momento de nuestra vida y hemos tenido que enfrentar
situaciones para las que no estábamos preparados pero por alguna razón seguir
aprovechándolo para ser mejores y aplicarlo en el futuro, debemos tener valores
que nos apoyen. los lleve por el buen camino, sea ordenado, honesto, innovador y
así logre el éxito de manera satisfactoria.
El proceso de gestión ayuda a cada persona a poner orden en su vida, a
plantearse sus metas a corto, mediano y largo plazo, a fijar sus metas, a saber
qué es lo que realmente quiere lograr y que realmente puede estar a su alcance
maximizar sus recursos, para poder realizar con eficacia tus tareas diarias, y lo
más importante, tener un plan para cada proyecto de vida.