Como se elabora un PLAN de VENTAS y PLANTILLAS

Planificacin y gestin comercial 1

PE176G

Este libro explica como se hace un plan de ventas e incluye plantillas para elaborarlo
Est dividido en dos partes, la 1 terica: Qu es y como se elabora un PV, y la 2 prctica: Plantillas y ejemplos

Muchas gracias por tu confianza.

Producto basado en un diseo original y textos de L. Dertios ampliado por A.D. Esteve, les agradecemos sus aportaciones.

Observaciones
Este libro, a diferencia de otros productos de nuestra web, no es totalmente modificable, disculpa. Si deseas hacernos alguna consulta o necesitas ayuda, no dudes en ponerte en contacto con nosotros: atencion@e.ditor.com Agradeceremos todas las sugerencias, comentarios, y tambin crticas, que desees hacer: Tus ideas nos ayudarn a mejorar. Producto totalmente gratuito, no est permitida su venta. e.ditor consulting s.l. y los autores.

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informacin

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PLAN de VENTAS

Parte 1 - Qu es y cmo se hace

en la parte siguiente encontrars ejemplos y plantillas para elaborarlo de forma sencilla. Si quieres saber ms y tener herramientas ms potentes y profesionales vistanos o ponte en contacto con nosotros, estamos a tu servicio todos los das del ao

Esta parte explica qu es y cmo se hace un Plan de Ventas,

Incluye 3 hojas
A - Qu es un Plan de Ventas? Nociones bsicas sobre lo que debe incluir un plan de este tipo ir a CMO ...? ir P.V. PRODUCTO ir P.V. ORIGEN

B - Plan de ventas por PRODUCTO Explica como se hace un plan de ventas por producto C - Plan de ventas por ORIGEN Explica como se hace un plan de este tipo

QU ES UN PLAN de VENTAS?
1

PLAN DE VENTAS
El Plan de Ventas es la parte del plan de marketing de una empresa o proyecto que concreta cules son los objetivos de venta y especifica de qu forma se conseguirn cuantificndolo en un presupuesto. En algunos casos (en funcin de la estructura y los hbitos de la empresa) el plan de ventas comprender tambin un plan de acciones comerciales. Aunque no hay un "modelo general" para elaborarlo, todo Plan de Ventas debe incluir, como mnimo: 1- Las PREMISAS sobre las que se ha basado su elaboracin. Una "premisa" es, por ejemplo, el precio medio por venta o el ratio de venta por presentacin. 2- El PROCESO de VENTA, debe definir y cuantificar todo el proceso de ventas. Por ejemplo (servicios) nmero de contactos obtenidos por medio o canal, nmero de presentaciones, nmero de ventas, etc. 3- El PRESUPUESTO TOTAL reflejando las ventas en unidades y facturacin (como mnimo), los costes generados por dichas ventas y el margen bruto previsto (idealmente). 4- El PRESUPUESTO PERIODIFICADO Y DISTRIBUIDO POR ZONAS y-o CANALES (si es el caso). El presupuesto se distribuir por meses (y aos en algunos casos) y se repartir por zonas, canales, vendedores o delegaciones, etc. segn sea el caso).

TIPOS DE PLAN DE VENTAS

Hay dos grandes tipos de plan de ventas en funcin de la actividad tipo de empresa: 1 PLAN por PRODUCTO: Especialmente til para empresas que comercializan productos de consumo, parte de las ventas por producto y sus variaciones para elaborar las diversas previsiones y presupuestos. 2 PLAN por ORIGEN: Interesante para empresas de servicios y otras, parte de los contactos (potenciales clientes) obtenidos por las acciones de marketing y los ratios de conversin para llegar a las previsiones de venta.

PLAN de VENTAS por PRODUCTO

los 2 puntos clave:

1
El PRECIO de VENTA
A- Definir el precio-tarifa idneo. B- Acertar el precio neto real (despus de dtos.). Lo que importa es el precio neto promedio total

Las PREVISIONES DE VENTA en unidades

A- Saber prever variaciones de productos con histrico. B- Estimar correctamente nuevos productos.

EL PLAN DE VENTAS por PRODUCTO

Este Plan de Ventas parte de la cartera de productos existente y, producto por producto o por familia, define:
1- Las PREMISAS, como mnimo: Precio de venta previsto para el ejercicio, a efectos de calcular la facturacin.
Puede ser precio de venta unitario (bruto y sin descuentos... que luego debern ser reflejados) o directamente precio neto de venta unitario (promedio).

Precio de compra o coste m.v. (material para la venta) por unidad vendida, a efectos de calcular el margen bruto (no siempre incluido pero muy recomendable).
El plan deber reflejar cualquier otra premisa relevante para el desarrollo del mismo y, sobretodo, la poltica de precios y costes deber haber sido estudiada en profundidad: son puntos clave para el logro de los objetivos econmicos de la empresa (ver detalles ms abajo).

2 La previsin de VENTAS UNITARIAS POR PRODUCTO:

Realizar las estimaciones de venta por producto correctamente es uno de los puntos clave para el xito del plan y es extremadamente recomendable dedicarle tiempo, tcnica y atencin (ver detalles ms abajo).

3 El PRESUPUESTO: Presupuesto total:

Con precios, costes y ventas unitarias totales determinadas, ser fcil calcular el presupuesto de ventas total.

Presupuesto por zonas (y canales, si es el caso):

Finalmente slo quedar distribuir el presupuesto total por zonas, vendedores y-o canales. Para hacerlo, lo importante ser conocer y determinar la cuota (%) que cada zona o canal tendr en el presupuesto y aplicarla adecuadamente con una hoja de clculo. No obstante es preciso analizar bien las cuotas asignadas y tener en cuenta la influencia de los diversos productos o familias, estacionalidad, etc. en cada zona o canal.

DEFINIR EL PRECIO DE VENTA ADECUADO Dos puntos clave a tener en cuenta:

1 Hay que recordar que el precio que debe establecerse en el plan, no es el "precio-tarifa" sino el ingreso neto que se obtendr en cada venta, por esta razn es muy importante establecer una poltica de precios, promociones y descuentos que al final - nos proporcione el nivel de ingresos y margen bruto deseado. 2 El segundo factor a considerar en la definicin de los precios es el volumen de ventas de cada producto. Lo que realmente importa, es el ingreso neto promedio total que conseguiremos. Para ello es vital tener en cuenta el "peso" que cada producto tiene en el conjunto de la facturacin.

Calcular los precios:

Naturalmente la primera consideracin que debe hacerse es tener muy presente el mercado, un precio (neto) slo es adecuado si: (1) Es aceptable por el mercado y (2) Cumple con los objetivos y estrategias de marketing de la empresa. Teniendo en cuenta lo anterior, la forma de calcular el precio de venta (en grandes lneas) es: Calcular los costes: (a) Coste de compra unitario (b) Costes de transformacin, produccin y-o servicio (coste de las ventas) (c) Costes de marketing (d) Gastos generales (de la empresa) a repercutir en el producto en cuestin (e) Gastos financieros a repercutir en el producto (unitarios o %) y cualquier otro gasto previsible. Definir el margen de beneficio sobre ventas que se desea obtener y repercutirlo sobre los costes. Calcular el precio: Los clculos anteriores nos proporcionarn el precio "neto" de venta "deseable" a dicho precio habr que repercutirle un % que absorba los descuentos y las promociones previstas, ello nos dar el "precio tarifa" deseable... tendremos que verificar que dicho precio se ajusta al mercado y a nuestros objetivos de marketing.

clculo de precios, ver recomendados

LAS PREVISIONES de VENTA

Cmo prever las ventas?: Tenemos que distinguir dos situaciones: 1- Nuevos productos o negocios donde no hay experiencia previa, no hay histrico.
En estos casos deberemos recurrir a la investigacin de mercados (tarea de marketing) y a la experiencia en productos o situaciones de mercado similares.

2- Productos o empresas con histrico (llevan tiempo en el mercado). Para presupuestar la evolucin de un producto o negocio con histrico, disponemos - adems de la experiencia de mtodos estadsticos de previsin. Previsin en caso de nuevos productos o proyectos: Como se ha comentado, en estos casos, la previsin requerir de una investigacin de mercado ms o menos compleja en funcin de las necesidades y posibilidades, dicha investigacin es una funcin del marketing y escapa a este "opsculo". Independientemente de lo anterior, dichas previsiones podrn hacerse o ajustarse en base a dos parmetros: - El volumen de ventas necesario para obtener la rentabilidad esperada. - La experiencia en productos o negocios similares (que deber ratificar que dichas ventas son factibles). Lamentablemente (lo digo por el bajo grado de fiabilidad que se da) las previsiones basadas en la "experiencia" son las ms frecuentes en la pequea y mediana empresa. En ltima instancia es bueno decir que - a falta de estudios en profundidad - siempre ser deseable una investigacin del entorno que tenga en cuenta la observacin de la competencia y las opiniones de la fuerza de ventas y-o los distribuidores. El objetivo de esta investigacin ser determinar si las "ventas mnimas" son alcanzables razonablemente. Previsin de ventas para productos (o negocios) con histrico: Estas previsiones son notablemente ms fciles de realizar, lo habitual es realizarlas en dos fases: 1 Desarrollar un "pronstico" de ventas usando mtodos matemticos, los ms habituales son: - Proyecciones de tendencia mediante funciones estadsticas: Tendencia lineal, potencial, exponencial, etc.
Cada una de estas funciones tiene mayor o menor grado de idoneidad segn la situacin del propio producto y el comportamiento histrico de sus ventas. - T.A.M. u otros mtodos similares de previsin. Suelen ser bastante fiables en caso de productos con desarrollos estables y con un cierto histrico (24 meses).

2 Ajustar el "pronstico" con la experiencia y la informacin disponible. Una vez generado el pronstico, el paso siguiente es ajustarlo en base a la experiencia y la informacin disponible: Estacionalidad, status del producto, situacin del mercado o de un mercado concreto, etc. ... en definitiva: usando el sentido comn y las opiniones de aquellos que estn cercanos al mercado.

previsiones de venta, ver recomendados

PLAN de VENTAS por ORIGEN

ESPECIALMENTE RECOMENDABLE PARA EMPRESAS DE SERVICIOS
Parte del nmero de contactos y sus ratios de conversin para determinar el nmero de ventas. Se suele usar el precio medio por venta como medida para el clculo de la facturacin. Este tipo de plan debe adaptarse a las especificidades de cada proceso comercial.

los 3 puntos clave

1 Las PREVISIONES de CONTACTOS
A- Realizar un plan de acciones de marketing previo. B- Cuantificar adecuadamente los contactos que proporcionar cada una de dichas acciones.

DEFINIR el PRECIO DE VENTA promedio

A- Definir el precio de venta adecuado . B- Estimar correctamente el % de venta de cada. producto o servicio para establecer el precio medio.

Los RATIOS de EFICIENCIA

A- Disponer de los ratios reales (anteriores) y aplicarlos. B- Ajustarlos objetivamente en caso necesario.

EL PLAN DE VENTAS por ORIGEN

Este Plan de Ventas, define e incluye los siguientes puntos bsicos: 1- PREMISAS: Precio medio por cada venta, a efectos de calcular la facturacin.
Puede ser precio medio bruto (sin descuentos... que luego debern ser reflejados) o directamente precio medio y neto por cada venta.

Ratios de venta a efectos de calcular el total de ventas obtenidas. Dichos ratios pueden ser diversos o, simplificando, uno esencial: ratio de venta total (contactos/ventas). Otros (segn negocio o sector)
Pueden ser: Coste promedio del material por venta, % de ventas por tipo de servicio, etc. El plan deber reflejar cualquier otra premisa relevante para el desarrollo del mismo y, sobretodo, la poltica de precios y costes deber haber sido estudiada en profundidad: son puntos clave para el logro de los objetivos econmicos de la empresa.

2 La previsin de NMERO DE CONTACTOS: Prever correctamente el nmero de contactos que nos proporcionar cada accin de marketing emprendida es vital para el desarrollo del propio plan. Es recomendable realizar un plan detallado al respecto que cuantifique no slo los costes, tambin los rendimientos y los resultados. 3 El PRESUPUESTO: Presupuesto total:
Con precio medio y nmero de ventas determinadas, ser fcil calcular el presupuesto de ventas total.

Presupuesto por zonas (y canales, si es el caso):

Finalmente slo quedar distribuir el presupuesto total por zonas, vendedores y-o canales. Para hacerlo, lo importante ser conocer y determinar la cuota (%) que cada zona o canal tendr en el presupuesto y aplicarla adecuadamente con una hoja de clculo. No obstante es preciso analizar bien las cuotas asignadas y tener en cuenta la influencia de los diversos productos o familias, estacionalidad, etc. en cada zona o canal.

LOS PASOS INCLUIDOS EN EL PLAN

Proceso
El plan sigue el proceso natural de venta, determina: Nmero de CONTACTOS Contacto es: cliente o comprador potencial

Ejemplo
La respuesta a mis acciones de marketing me proporcionar: 25 llamadas telefnicas 50 respuestas a un mailing 25 visitas de publicidad Total: 100 contactos Con los 100 contactos conseguir hacer 50 presentaciones El resto de contactos se perdern, no habr cita o no vendrn. Total: 50 presentaciones Ratio C/P: 50% Con las 50 presentaciones, conseguir 15 ventas El resto se perdern ... Total: 15 ventas Ratio P/V: 30% Ratio Ventas: 15% (total) 15 ventas a un precio medio de 1.000 son 15.000 de facturacin.

Nmero de PRESENTACIONES efectuadas Presentacin es: entrevista o accin de venta

Nmero de VENTAS realizadas Venta es: pedido o compra (del cliente)

Ventas x precio medio = FACTURACIN

C
A tener en cuenta:

DEFINIR EL PRECIO MEDIO CORRECTO:

Hay que recordar que el precio que debe establecerse en el plan, no es el "precio-tarifa" sino el ingreso neto MEDIO que se obtendr en cada venta, por esta razn es muy importante establecer una poltica de precios, promociones y descuentos que al final - nos proporcione el mix de ingresos y margen bruto deseado. Para ello es vital tener en cuenta el "peso" que cada producto tendr en el conjunto de las ventas.

Calcular los precios:

Naturalmente la primera consideracin que debe hacerse es tener muy presente el mercado, un precio (neto) slo es adecuado si: (1) Es aceptable por el mercado y (2) Cumple con los objetivos y estrategias de marketing de la empresa. Teniendo en cuenta lo anterior, la forma de calcular el precio de venta (en grandes lneas) es: Calcular los costes: (a) Coste de material por cada venta (b) Coste directo de prestacin del servicio (c) Costes de marketing (d) Gastos generales (de la empresa) a repercutir (e) Gastos financieros (unitarios o %) y cualquier otro gasto previsible. Definir el margen de beneficio sobre ventas que se desea obtener y repercutirlo sobre los costes. Calcular el precio: Los clculos anteriores nos proporcionarn el precio "neto" de venta "deseable" a dicho precio habr que repercutirle un % que absorba los descuentos y las promociones previstas, ello nos dar el "precio tarifa" deseable... tendremos que verificar que dicho precio se ajusta al mercado y a nuestros objetivos de marketing. 2 Establecer el precio medio (importe medio de cada venta) previsible:

1 Fijar precios de venta adecuados (lista de precios), por cada producto o servicio:

Lo haremos fcilmente teniendo el cuenta el precio de cada servicio y la cuota esperada de ventas que dicho servicio tendr respecto al total.

clculo de precios, ver recomendados

PLAN de VENTAS

Parte 2 - Plantillas y ejemplos

La primera es para hacer el plan de ventas de un producto (hoja 2a), la segunda es para una empresa de servicios (hoja 2b). Incluye tambin dos ejemplos de resmenes para presentar (son de muestra y no estn operativos). Para ms informacin, vistanos o ponte en contacto con nosotros:

Esta parte incluye dos plantillas para elaborar planes de venta:

Incluye 3 hojas
2a - Plan Ventas Emp. SERVICIOS 2b - Plan Ventas PRODUCTO Plantilla para elaborar el plan de una empresa de servicios Plantilla-ejemplo para elaborar el plan de ventas de un producto ir a PV Servicios ir a PV Producto ir a Ejemplos

2c y 2e - Ejemplos Plan de Ventas Ejemplos de resmenes e informes de un plan de ventas

Plan de Ventas 1- PREMISAS

Origen contactos Ratio Vta P. Medio C. Medio
Publicidad Telemarketing Recomendaciones Prospecting ventas 22.00% 21.20% 50.00% 28.00% 1,000 1,000 1,000 1,000 780 780 780 780

Plan de Ventas 2 - Previsin de CONTACTOS mensuales

Contactos-mes
Publicidad Telemarketing Recomendaciones Prospecting ventas Diciembre 100 110 121 133 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre

Plan de Ventas 3 - PRESUPUESTO ANUAL de VENTAS

Nmero Ventas
Publicidad Telemarketing Recomendaciones Prospecting ventas Total Diciembre 22 23 61 37 143 Diciembre 22,000 23,000 61,000 37,000 143,000 Enero 0 0 0 0 0 Enero 0 0 0 0 0 Febrero 0 0 0 0 0 Febrero 0 0 0 0 0 Marzo 0 0 0 0 0 Marzo 0 0 0 0 0 Abril 0 0 0 0 0 Abril 0 0 0 0 0 Mayo 0 0 0 0 0 Mayo 0 0 0 0 0 Junio 0 0 0 0 0 Junio 0 0 0 0 0 Julio 0 0 0 0 0 Julio 0 0 0 0 0 Agosto 0 0 0 0 0 Agosto 0 0 0 0 0 Septiembre Octubre Noviembre 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Septiembre 0 0 0 0 0

Facturacin
Publicidad Telemarketing Recomendaciones Prospecting ventas Total

Octubre 0 0 0 0 0

Noviembre 0 0 0 0 0

RESUMEN ANUAL
Nmero de Ventas Venta total Coste total Margen total 4 143 143,000 111,540 31,460 78.00% 22.00%

Plan de Ventas 4 - Distribucin del PRESUPUESTO POR ZONAS

CUOTA POR ZONA
Zona 1 Zona 2 Zona 3 10.00% 15.00% 75.00% Zona 1

TOTAL VENTAS por ZONA

14,300 Zona 2 21,450 Zona 3 107,250

100%
Enero 0 0 0

0 Febrero 0 0 0 Marzo 0 0 0 Abril 0 0 0 Mayo 0 0 0 Junio 0 0 0 Julio 0 0 0 Agosto 0 0 0 Septiembre Octubre Noviembre 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Zona - Mes

Diciembre Zona 1 14,300 Zona 2 21,450 Zona 3 107,250

Plan de Ventas 1- Clculo del PRECIO de VENTA

Coste por unidad
Coste compra (ud) Transformacin (ud)

Costes variables en %
Rappels y dtos. Comisiones Gastos financieros

Margen sobre ventas % Precio PROPUESTO

0.00 Precio calculado por la hoja

Precio CONFIRMADO
Si prefieres otro precio, ponlo aqu

Total 2

0.00

Total

0.00%

Plan de Ventas 2 - Previsin de VENTAS en UNIDADES

Venta UNIDADES
Mes Septiembre 100 Venta Prevista 0 Octubre 0 Noviembre Diciembre 0 0 Enero 0 Febrero 0 Marzo 0 Abril 0 Mayo 0 Junio 0 Julio 0 Agosto 0

RESUMEN ANUAL
Venta en unidades Venta total Coste total Margen total 3 100 0 0 0 0.00% 0.00%

Plan de Ventas 3 - Distribucin del PRESUPUESTO POR ZONAS

CUOTA POR ZONA
Zona 1 Zona 2 Zona 3 10.00% 15.00% 75.00% Septiembre 0 0 0 Zona 1

TOTAL VENTAS por ZONA

0 Zona 2 0 Zona 3 0

100%
Octubre 0 0 0

0 Noviembre Diciembre 0 0 0 0 0 0 Enero 0 0 0 Febrero 0 0 0 Marzo 0 0 0 Abril 0 0 0 Mayo 0 0 0 Junio 0 0 0 Julio 0 0 0 Agosto 0 0 0

Zona - Mes
Zona 1 Zona 2 Zona 3

Miempresa
VENTAS PREVISTAS Total %

RESUMEN - Presupuesto Anual de Ventas

Enero 1,100.00 785.00 1,885.00 1,885.00 1,100.00 Febrero 1,210.00 863.50 2,073.50 3,958.50 2,310.00 Marzo 1,320.00 942.00 2,262.00 6,220.50 3,630.00 Abril 1,430.00 1,020.50 2,450.50 8,671.00 5,060.00 Mayo 1,540.00 1,099.00 2,639.00 11,310.00 6,600.00 Junio 1,650.00 1,177.50 2,827.50 14,137.50 8,250.00 Julio 1,760.00 1,256.00 3,016.00 17,153.50 10,010.00 Agosto 1,870.00 1,334.50 3,204.50 20,358.00 11,880.00 Septiembre 1,980.00 1,413.00 3,393.00 23,751.00 13,860.00

Ejercicio 2015
Octubre 2,090.00 1,491.50 3,581.50 27,332.50 15,950.00 Noviembre 2,200.00 1,570.00 3,770.00 31,102.50 18,150.00 Diciembre 2,310.00 1,648.50 3,958.50 35,061.00 20,460.00

Ventas previstas cartera actual productos 20,460.00 58.36% Ventas previstas nuevos productos 14,601.00 41.64% Total ventas previstas 35,061.00 Ventas acumuladas EVOLUCIN PREVISTA de las VENTAS Unidades vendidas Facturacin Precio Medio de venta Coste de las ventas v/compra Margen bruto v/compra % Margen bruto v/compra 2014
TOTAL 1,860 18,600.00 10.00 9,300.00 9,300.00 50.00%

2015
TOTAL 11,340 35,061.00 3.09 16,293.60 18,767.40 53.53% % Anter. CARTERA 509.68% 1,860 88.50% 20,460.00 -69.08% 11.00 75.20% 9,300.00 101.80% 11,160.00 3.53% 54.55% % Anter. NUEVOS PR. 0.00% 9,480 10.00% 14,601.00 10.00% 1.54 0.00% 6,993.60 20.00% 7,607.40 4.55% 52.10%

con funciones desactivadas

HOJA de EJEMPLO

plan de ventas profesional recomendado Facturacin acumulada

40,000 35,000 30,000 25,000 20,000 15,000 10,000

Ventas
2,500 2,000 1,500 1,000 500 0

Venta Total
4,500 4,000 3,500 3,000 2,500 2,000 1,500 1,000 500 0 1 2 3 4 5
Row 15

5
Row 15

10

11

12

7
Row 16

10

11

12

5,000 0

Row 16

10

11

12

Ventas comparadas
4,500 4,000 3,500 3,000 2,500 2,000 1,500 1,000 500 0

Row 15

Row 18

Facturacin comparada
Row 20 Row 19 35,061 31,103 27,333 23,751 20,358 17,154 20,460 14,138 18,150 15,950 11,310 13,860 8,671 11,880 6,221 10,010 3,959 8,250 6,600 1,885 5,060 3,630 2,310 1,100 40,000 35,000 30,000 25,000 20,000 15,000 10,000 5,000 0

Facturacin comparada
Row 20 Row 19

10

11

12

10

11

12

10

11

12

MiEmpresa Concepto
Unidades vendidas Venta productos cartera Venta nuevos productos TOTAL VENTAS Precio Medio de venta Coste de ventas v/compra Margen bruto v/compra % Margen bruto v/compra

Estimaciones de venta a 5 aos

2015
11,340 20,460.00 14,601.00 35,061.00 3.09 16,293.60 18,767.40 53.53%

2015 2019 2018

12,755 5.00% 52,488.26 15.50% 0.00 0.00% 52,488.26 15.50% 4.12 10.00% 20,025.74 8.15% 32,462.52 20.55% 61.85% 2.59%

2016
11,680 3.00% 39,724.11 94.16% 0.00 39,724.11 13.30% 3.40 10.00% 17,285.88 6.09% 22,438.23 19.56% 59.25% 5.73%

2017
12,147 4.00% 45,444.39 14.40% 0.00 0.00% 45,444.39 14.40% 3.74 10.00% 18,516.63 7.12% 26,927.75 20.01% 59.25% =

2019
13,520 6.00% 61,201.32 16.60% 0.00 0.00% 61,201.32 16.60% 4.53 10.00% 21,864.10 9.18% 39,337.21 21.18% 64.28% 2.43%

Ventas
12 10 8 6 4 2 0 12 10 8 6 4 2 0

Total Ventas

HOJA de EJEMPLO

con funciones desactivadas

Venta en unidades
12 10 8 6 4 2 0

Ventas y margen

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