FORMACION

El reloj productivo
Tcnicas para exprimir el tiempo
El tiempo es el bien ms valioso que tenemos. Gestionar el tiempo significa dominar nuestro propio tiempo y no dejar que nos domine. Todos los verdaderos "triunfadores" tienen una cosa en comn: En algn momento de su vida se han sentado a pensar a fondo sobre cmo emplear y aprovechar su personal capital-tiempo. La formacin ser impartida por Santiago Prez-Castillo, Interim Manager en activo, y tendr como objetivos desarrollar y entrenar habilidades personales que nos permitan aprender a establecer un sistema personal de organizacin del tiempo que incremente nuestra eficacia personal y profesional. Esta formacin es de especial inters para profesionales que durante su actividad laboral desean desarrollar y potenciar sus tcnicas de organizacin del tiempo para mejorar sus resultados.

Introduccin

La gestin de nuestro tiempo

parece que se trata de un tema ms que sabido

Contenido
1. El valor del tiempo 2. El desarrollo personal y profesional 3. Por qu no gestionamos bien nuestro tiempo? 4. Cul es nuestra actitud? 5. Los condicionamientos mentales 6. El ABC de la gestin del tiempo a. Identificar y analizar QU hago y CMO lo hago b. Clasificar las actividades y la dedicacin a las mismas c. Precisar acciones de cambio d. Hacer seguimiento y medir progresos y resultados 7. El cambio de hbitos

1. El valor del tiempo

La lnea divisoria que separa al xito del fracaso, puede expresarse en tres palabras: No tuve tiempo (Frankin Field)

1. El valor del tiempo

Esta formacin va dirigida a personas que...

Quieren mejorar sus rendimiento, productividad y resultados Quieren ser ms competitivos Quieren mejorar su calidad de vida Tienen inquietudes y actitud de mejora...

1. El valor del tiempo

Pero en especial est dirigido a personas que...

estn dispuestas a modificar sus hbitos poco productivos e implantar mtodos eficaces de gestin del tiempo para conseguir un cambio en su vida

a personas que quieren cambiar

1. El valor del tiempo

Si te sientes identificado con alguno de estos casos

Qu vas a hacer para cambiar esta situacin?

Pasamos de la Filosofa a la Accin?

2. El desarrollo personal y profesional

Se puede dividir a las personas en tres grupos: aquellos que hacen que las cosas ocurran, aquellos que ven cmo ocurren y aquellos que se preguntan cmo ha ocurrido (John J. Newbern)

2. El desarrollo personal y profesional

Objetivos generales
REVISAR las claves para MEJORAR rendimiento y organizacin personal. nuestro

REFLEXIONAR sobre nuestra situacin actual, e IDENTIFICAR qu comportamientos y formas de trabajar deberamos CAMBIAR y MEJORAR.

2. El desarrollo personal y profesional

Beneficios a obtener en el Plano Profesional

Mejorar resultados tangibles Motivado por el logro de metas preestablecidas

Focalizado y centrado uno mismo y el equipo en unas actividades concretas y en una direccin clara.
Tener una sensacin de dominio y control. Disponer de un planning del da, bien priorizado, protegido y cumplido.

2. El desarrollo personal y profesional

Beneficios a obtener en el Plano Personal

Poder Irme a casa sin sensacin de remordimiento, dedicando mas tiempo a la familia / hobbies y amigos Equilibrio entre tu vida personal y profesional

2. El desarrollo personal y profesional

Programa
Sesin 1 La gestin de nuestro tiempo Actitudes hacia el Cambio Los condicionamientos mentales Distribucin de las Actividades que realizamos Sesin 2 Planificacin y Priorizacin Los hbitos

3. Por qu no gestionamos bien nuestro tiempo?

Si espera encontrar tiempo para alcanzar sus metas, se le pasarn otros diez aos. La nica forma de conseguir tiempo es crendolo (Paul J. Meyer)

3. Por qu no gestionamos bien nuestro tiempo?

4. Cul es nuestra actitud?

Saber cul es la recompensa que va a recibir, le proporcionar la motivacin necesaria para actuar en la consecucin de su meta (Paul J. Meyer)

4. Cul es nuestra actitud?

La actitud frente al cambio es la clave

Para mejorar nuestro Rendimiento y nuestra Organizacin Personal es determinante nuestra ACTITUD

Mejorar

CAMBIAR

4. Cul es nuestra actitud?

La actitud frente al cambio es la clave

Si hacemos lo que siempre hemos hecho ... tendremos lo que siempre hemos tenido

Para lograr algo mejor ... debemos hacer algo diferente

De nosotros depende ... es nuestra responsabilidad y nuestra decisin

Saltamos de la Filosofa a la Accin?

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5. Los condicionamientos mentales

No temo al maana porque conozco el ayer y me gusta el hoy (William Alan White)

5. Los condicionamientos mentales

Los condicionamientos mentales afectan a nuestra manera de pensar y de actual

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5. Los condicionamientos mentales

Qu puede pasar a la hora de CAMBIAR nuestro comportamiento?

Que no miremos a lo habitual y normal y nos vayamos a las situaciones excepcionales! Que no miremos hacia nosotros mismos sino hacia los dems! Que pensemos que no se puede y no lo intentemos! Que si hay dificultades, si nos cuesta lo dejemos, no perseveremos, no nos auto-disciplinemos! Que si lo hacemos mal no reflexionemos, y nos autojustifiquemos!

Que duela!

5. Los condicionamientos mentales

Si miramos nuestra empresa y la forma de trabajar

Organizacin: Imposible esta empresa, este sector, estos clientes en otras empresas se puede, pero en sta es distinto Metas-Planificacin: Para qu? Si no depende de nosotros, si es imposible cumplir Delegacin: No saben hacerlo si me cuesta menos hacerlo a m que explicrselo, yo lo hago ms rpido y mejor Comunicacin: No hace falta si ya sabemos lo que van a decir.

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5. Los condicionamientos mentales

Si miramos nuestra empresa y la forma de trabajar

Equipo: No hay gente buena no nos fiamos, siempre acudimos a los mismos, no desarrollamos ni preparamos a otros. Atencin al cliente: No le puedo decir que no si no le respondo inmediatamente, lo pierdo. Mejora de resultados: No es posible el mercado, los precios, la competencia, todos los empleados ya rinden al mximo, ya no se puede ahorrar ms.

5. Los condicionamientos mentales

No nos olvidemos de l, volver a salir regularmente a lo largo de esta sesin

La gente que dice que no puede hacerse no debera interrumpir a quienes lo estn haciendo
(Thomas Alva Edison)

No puede hacerse (y sus primas hermanas)

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5. Los condicionamientos mentales

Qu ventajas tiene superar los condicionamientos mentales?

En nuestra mano est decidir qu queremos cambiar y mejorar. Nos ponemos delante del espejo: con el abrigo, o con los michelines al aire? No es imposible . Tenemos que comprometernos y actuar. Si superamos nuestros condicionamientos, podremos desarrollar nuestras capacidades y todos nuestro potencial. Podremos mejorar nuestro rendimiento y nuestros resultados.

6. El ABC de la gestin del tiempo

Planificando cada hora del da, no solamente resolver los problemas de ese da, sino tambin los problemas del resto de su vida (Paul J. Meyer)

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6. El ABC de la gestin del tiempo

Matriz de la administracin del tiempo

Urgente
Crisis Problemas apremiantes Crisis Proyectos cuyas fechas vencen ya

No Urgente
Delegar tareas Construir relaciones Problemas Reconocer nuevas apremiantes oportunidades Planificacin Fijar/seguir objs, Reuniones sin obj Actividades agradables Vamos a tomar un caf / fumar Miro Facebook Leo propaganda

Importante

No Importante

Interrupciones Algunas llamadas Proyectos Algunos correos cuyas Actividades fechas populares vencen ya Tareas que no te corresponden

6. El ABC de la gestin del tiempo

Clasificacin de las Actividades que realizamos

Actividades de Alto Rendimiento (AAR) Actividades de Bajo Rendimiento (ABR)

Me acercan

Me alejan

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6. El ABC de la gestin del tiempo Actividades de Alto Rendimiento

Las Actividades de Alto Rendimiento (AAR) son las que proporcionan mayor beneficio, y estn directamente relacionadas con la consecucin de los resultados AAR Tangibles AAR Intangibles

Tengo identificadas cules son mis AAR?

6. El ABC de la gestin del tiempo Actividades Repetitivas

Las Actividades Repetitivas son actividades que debemos hacer con una frecuencia determinada
Diarias, Semanales, Mensuales, Trimestrales, Anuales u Ocasionales

No olvidar su realizacin. Que no se atrasen. Que no se conviertan en imprevistos. No dejarnos llevar por la corriente.
(Ejemplos de Actividades Repetitivas)

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6. El ABC de la gestin del tiempo Actividades Pendientes

Las Actividades Pendientes no estn directamente ligadas a la consecucin de nuestras Metas. Son actividades menores

Coger el hbito de registrarlas todas, y ponerles fecha lmite para su realizacin

No se acabaran nunca

(Ejemplos de Actividades Pendientes)

6. El ABC de la gestin del tiempo Imprevistos e Interrupciones

TIPOS DE INTERRUPCIONES
Empleados y colaboradores Clientes y Proveedores Visitas Familia Telfono y e-mail

TIPOS DE IMPREVISTOS
Reales (que hay que atender) No Reales (pueden esperar) Por falta de organizacin Por falta de previsin

(Ejemplos de Imprevistos e Interrupciones)

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6. El ABC de la gestin del tiempo

Ya conocemos la clasificacin de las Actividades

Actividades de Alto Rendimiento (AAR)

Actividades de Bajo Rendimiento (ABR)

Actividades repetitivas

Actividades menores pendientes

Interrupciones e Imprevistos

Objetivo:

Potenciar

Reducir, Delegar, Eliminar

6. El ABC de la gestin del tiempo

Veamos un mtodo para gestionar eficazmente el tiempo

Identificar y analizar QU hago y CMO lo hago

Hacer seguimiento y medir progresos y resultados

Clasificar las actividades y la dedicacin a las mismas

Precisar acciones de cambio

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6. El ABC de la gestin del tiempo

Identificar y analizar QU hago y CMO lo hago.

1) Identificar y analizar QU hago y CMO lo hago. Interrupciones, imprevistos, problemas Dispersin en mi forma de trabajar Cuando acto porque me lo marcan los dems, sin protegerme, siendo permisivo Cuando acto improvisadamente, sin planificar, sin priorizar Costumbres y hbitos que tengo a la hora de trabajar Para ello

Hacer seguimiento y medir progresos y resultados

Clasificar las actividades y la dedicacin a las mismas

Precisar acciones de cambio

6. El ABC de la gestin del tiempo

Identificar y analizar QU hago y CMO lo hago.

2) Clasificar las actividades y la dedicacin a las mismas Actividades de Alta Rentabilidad Actividades de Baja Rentabilidad Actividades Delegables Actividades a Cuestionar Actividades que debera hacer y no hago

Hacer seguimiento y medir progresos y resultados

Clasificar las actividades y la dedicacin a las mismas

Precisar acciones de cambio

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FORMACION
El reloj productivo
Tcnicas para exprimir el tiempo
El tiempo es el bien ms valioso que tenemos. Gestionar el tiempo significa dominar nuestro propio tiempo y no dejar que nos domine. Todos los verdaderos "triunfadores" tienen una cosa en comn: En algn momento de su vida se han sentado a pensar a fondo sobre cmo emplear y aprovechar su personal capital-tiempo. La formacin ser impartida por Santiago Prez-Castillo, Interim Manager en activo, y tendr como objetivos desarrollar y entrenar habilidades personales que nos permitan aprender a establecer un sistema personal de organizacin del tiempo que incremente nuestra eficacia personal y profesional. Esta formacin es de especial inters para profesionales que durante su actividad laboral desean desarrollar y potenciar sus tcnicas de organizacin del tiempo para mejorar sus resultados.

6. El ABC de la gestin del tiempo

Distribucin de las Actividades que realizamos

Tipo de actividad Para conseguir METAS Repetitivas Pendientes (temas menores) Imprevistos

Situacin Actual

20% Potenciar

3%

27%

50%

Objetivo:
Situacin Deseada

Reducir, Delegar, Eliminar

60%

10%

10%

20%

20

6. El ABC de la gestin del tiempo

Identificar y analizar QU hago y CMO lo hago.

3) Precisar acciones de cambio Reducir la dedicacin a ABR y Delegables. Mejorar como realizo las AAR Dedicar ms tiempo a las AAR y fijar METAS sobre las mismas. La productividad nunca es un accidente, es el resultado de un compromiso con el esfuerzo, el buen hacer, y la planificacin eficaz Y eso slo lo vamos a conseguirplanificando

Hacer seguimiento y medir progresos y resultados

Clasificar las actividades y la dedicacin a las mismas

Precisar acciones de cambio

6. El ABC de la gestin del tiempo

Identificar y analizar QU hago y CMO lo hago.

3) Precisar acciones de cambio Elementos de la Planificacin: Las 3 P

Hacer seguimiento y medir progresos y resultados

Clasificar las actividades y la dedicacin a las mismas

Precisar acciones de cambio

PENSAR
Marcar objetivos Establecer metas

PRIORIZAR

PROTEGER

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6. El ABC de la gestin del tiempo

Identificar y analizar QU hago y CMO lo hago.

3) Precisar acciones de cambio Diferencia entre Objetivo y Meta Objetivo Es aquello que nos proponemos conseguir (=Deseo)

Hacer seguimiento y medir progresos y resultados

Clasificar las actividades y la dedicacin a las mismas

Precisar acciones de cambio

Meta Son los pasos intermedios que debemos dar para llegar a conseguir el objetivo

6. El ABC de la gestin del tiempo

Identificar y analizar QU hago y CMO lo hago.

Ejemplos de Metas Meta General Meta Especfica

dedicar XX minutos diarios a fijar metas y a planificar sin interrupciones
cerrar la puerta de mi oficina a una hora especfica para comunicar que no se me moleste eliminar una actividad a la semana que no sea relevante revisar semanalmente una lista de realizaciones que reafirmen mi confianza en que puedo permitir a mi secretaria conocer las citas que concierto. Pedirle que me avise 15 min antes

Hacer seguimiento y medir progresos y resultados

Clasificar las actividades y la dedicacin a las mismas

organizarme mejor
eliminar causas que producen prdidas de tiempo en mi trabajo dedicar ms tiempo a nuevos proyectos

Precisar acciones de cambio

Vamos, las de 31 de Diciembre de todos los aos

superar el sentimiento de que no hago las cosas bien no volver a llegar tarde a las reuniones

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6. El ABC de la gestin del tiempo 3) Precisar acciones de cambio PLANIFICACIN

DIA
OBJETIVOS/METAS
ACCIONES IMPERATIVAS

PRIORIZACIN
CITAS
8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 8:00 9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 20:00 21:00

PROTECCIN
CUADRO HORARIO
LUN MAR MIER JUE VIE

TAREAS REPETITIVAS

ACCIONES IMPORTANTES

TAREAS PENDIENTES

6. El ABC de la gestin del tiempo

Identificar y analizar QU hago y CMO lo hago.

Problemas tpicos con la Planificacin

Hacer seguimiento y medir progresos y resultados

Clasificar las actividades y la dedicacin a las mismas

Planificar de memoria.
- Sin pensar en nuestro Cuadro de Actividades, y sin mantener actualizadas nuestras listas de actividades para metas, pendientes y repetitivas.

Precisar acciones de cambio

Ser optimistas, no asumir la realidad.

- Ponernos muchas tareas. - Asignar franjas insuficientes de tiempo para la realizacin de actividades. - No dejar huecos entre actividades imperativas para Pendientes e Imprevistos

Planificar ELEFANTES.
- No filetear/desglosar/segmentar actividades.

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6. El ABC de la gestin del tiempo

Identificar y analizar QU hago y CMO lo hago.

Problemas tpicos con la Planificacin

Hacer seguimiento y medir progresos y resultados

Clasificar las actividades y la dedicacin a las mismas

Planificamos Prioritario?

lo

que

debemos

como

Precisar acciones de cambio

- Actividades para conseguir Metas. - Actividades Repetitivas. O ponemos como prioritario Urgencias y actividades Pendientes?

No proteger suficientemente, ser permisivo, decir que s, aceptar compromisos de cabeza, sin mirar nuestra Agenda. No ser constante / no dedicar tiempo a la planificacin diaria y semanal.

6. El ABC de la gestin del tiempo

Identificar y analizar QU hago y CMO lo hago.

4) Hacer seguimiento y medir progresos y resultados Slo se mejora lo que se mide La simple medicin hace milagros Mejora si la combinamos con la motivacin por los beneficios obtenidos

Hacer seguimiento y medir progresos y resultados

Clasificar las actividades y la dedicacin a las mismas

Precisar acciones de cambio

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6. El ABC de la gestin del tiempo

Proceso para gestionar eficazmente el tiempo

Identificar y analizar QU hago y CMO lo hago

Hacer seguimiento y medir progresos y resultados

Clasificar las actividades y la dedicacin a las mismas

Precisar acciones de cambio

6. El ABC de la gestin del tiempo

Proceso para gestionar eficazmente el tiempo

Pregunta clave:
De qu depende que esta metodologa tenga xito? De realizar un proceso de aprendizaje por repeticin espaciada que genere un hbito

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7. El cambio de hbitos

Si siembras un pensamiento cosechars una accin. Si siembras una accin cosechars un hbito.

Si siembras un hbito cosechars un carcter.

Si siembras un carcter cosechars un destino (Proverbio Tibetano)

7. El cambio de hbitos Qu es un hbito?

Modo de proceder o comportarse, adquirido por la repeticin de actos iguales. Facilidad que se adquiere por larga y constante prctica en un mismo ejercicio.

(Ejemplos de hbitos)

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7. El cambio de hbitos Cmo funcionan los hbitos? Los hbitos son los mecanismos que nos hacen automatizar nuestras conductas.

Primero hacemos nosotros a nuestros hbitos y luego ellos nos hacen a nosotros
Funcionan por debajo del nivel de alerta. Son automticas, no nos cuestan esfuerzo. Eliminamos o adquirimos un hbito, slo cuando somos conscientes de las consecuencias que acarrean. Cuando queremos obtener un beneficio o evitar una prdida.

7. El cambio de hbitos Cmo se modifican los hbitos? 1) Reflexionar sobre nuestro comportamiento y las consecuencias que nos acarrea. 2) Definir de forma especfica y medible el hbito a adquirir. 3) Escribir todos los beneficios que obtendramos por cumplir el hbito. 4) Valorar si merece la pena el esfuerzo que nos supone el cambiar de hbito, comparndolo con el beneficio que conseguiramos. 5) Planificar el nuevo hbito. 6) Repetirlo 31 veces consecutivamente. Medir cada das

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7. El cambio de hbitos Problemas al cambiar de hbitos Que el hbito no est bien definido Desglosarlo y que sea especfico y medible No recordar que estamos en proceso de adquisicin de un hbito Ayudarnos a recordarlo con seales, notas No ver el beneficio Cuestionarnos el hbito, redefinirlo. Falta de compromiso y autodisciplina para cumplirlo. Valorar los beneficios que conseguiramos

7. El cambio de hbitos

Programa de desarrollo personal y profesional

Planificacin y Seguimiento de Metas. Actividades Repetitivas. Actividades Pendientes. Planificacin del da. Plan de trabajo semanal. Plan de mes y ao visita. Planificador de sesiones. Planes de comunicacin, delegacin, reuniones. Control de hbitos

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El camino empieza a partir de ahora

Lo vais a intentar?

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