PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTO

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Indice de contenido

Project charter - Acta de inicio del proyecto

Justificación
Calculo de tamaño
Requisitos tecnicos
Tabla de Control de Acceso
Cronograma del proyecto
Costos - Trabajo
Costos - Material
Costos - Presupuesto
Recursos - Hardware
Recursos - software
Plan de Calidad
Plan de Comunicaciones
Matriz de riesgos del proyecto - guia
Matriz de riesgos del proyecto - ejemplo
Matriz de riesgos del proyecto
Plan de Adquisciones
IÓN DE DOCUMENTOS

ntenido
 1. DATOS BASICOS DEL PROYECTO
Empresa / Organización ejecutante
Nombre del Proyecto DIGITALIZACION
Fecha de preparación
Cliente SENA
Patrocinador principal SENA
Gerente de Proyecto JRGE
Cargo o rol:

Miembros del equipo

Objetivo General del proyecto DIGITALIZAR 10M DE DOCUMENTOS

Objetivo especifico 1
Objetivo especifico 2
Objetivo especifico 3
Objetivo especifico 4
ALISTAR TAL CANTIDADE DE DOCUMENTOS
OPTIMIZAR
CONTROLAR LA CALIDAD DE 10M DE ,,,,
Requerimientos / Descripción del producto final

Recursos asignados
Trabajo Material

Partes implicadas (Stakeholders)

Compromiso
r / Influencia

Interesado
 Poder / Influencia
Interesado

Desconoce

Se resiste

Neutral

Apoya

Lider
Colaboradores o funcionarios x
Alta dirección
Clientes externos
Proveedores
Entes de Control
Patrocinadadores
Estimación inicial de riesgos

Estimación inicial de tiempo

Estimación inicial de costes

Requerimientos y responsables de aprobación

PROYECTO

Nombre:

NTOS
DOCUMENTOS

10M DE ,,,,
el producto final

os
Costo

eholders)

Estrategia
es
 Estrategia
Interes

iesgos

iempo

costes

s de aprobación
Tabla A.1. Aspectos por considerar en la digitalización del proceso del negocio
¿La digitalización posibilitará que la organización gestione digitalmente todas las transacciones
entrantes y salientes, eliminando así un sistema híbrido papel/digital?
¿Se requieren documentos para transmisión a través de redes internas o externas?
¿Los documentos deben estar disponibles para todo el personal en lugares centralizados y
remotos?
¿Todos los documentos en papel entrantes se van a digitalizar? es decir, ¿el proceso se va a
aplicar en forma consistente, o se requiere un proceso de selección?
¿La digitalización ocurre antes de iniciar acciones sobre el asunto?
¿Se brinda orientación al personal sobre lo que no se debe capturar?
¿Las imágenes digitales se incorporarán en un sistema de información -comercial establecido, o en
una aplicación del sistema de gestión de documentos (por ejemplo, un sistema de gestión de
documentos y registros electrónicos (sigla en inglés EDRMS)?
¿Todas las acciones posteriores que surjan del documento digital se documentarán en la
aplicación del sistema de información del negocio, o en el sistema de gestión de documentos (por
ejemplo, un EDRMS)?
¿Se pueden establecer controles adecuados para asegurar la confiabilidad de la imagen digital?
¿Los documentos que se van a digitalizar han sido evaluados para programar su disposición?
¿Los documentos son solicitados en forma continua o constante para uso por personas internas o
externas a la organización?
¿La información contenida en los documentos mejora al estar disponible en formato digital (por
ejemplo, indexación adicional, capacidad de clasificación)?
¿Los documentos están en un formato que es adecuado para digitalización?
¿Los elementos están en un formato estándar que permitirá aplicar valores de un solo equipo?
¿Se considerará éste como un precedente para proyectos futuros?
¿Se ha valorado que los documentos requieren retención a largo plazo?
¿Existe una legislación que impida que estos documentos se mantengan solamente en formato
digital?
¿Los documentos son frágiles o están expuestos a daño por manipulación física repetida que se
minimizará después de su digitalización?
Proyectos de digitalización
¿Los documentos registran un proceso o función que continúa?
¿La información equivalente en los documentos está registrada ahora digitalmente?
¿Los documentos contienen una rica fuente de información exigida por los procesos actuales del
negocio?
¿Los documentos son un conjunto coherente y completo?
¿Se requiere acceso constante o continuo a los documentos?

Justificación
NO VAMOS HACER JUSTIFICACION
SI NO

SI NO
 CALCULO DE TAMAÑO DE ARCHIVO DIGITALIZAD

TAMAÑO DEL PAPEL CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS

Largo en Pulgadas Ancho en Pulgadas Resolución Profundidad Tamaño por Imagen
67,320,000
8,415,000
11 8.5 300 8 8,217.77
8.025169
0.007837

7,971.24
COMPRESION 3 7.78
0.0076
ARCHIVO DIGITALIZADO

UNIDAD CANTIDAD DE DOCUMENTACION RESULTANTE

por Imagen Folios a una cara Folios a dos caras Tamaño del Archivo
Bits
Bytes
Kbytes 2,500 4,410 88.72
Mbytes
Gbytes
0.09 Tbytes
Kbytes
Mbytes 86.05 Gbytes
COMPRIMIDOS
Gbytes 0.08 Tbytes

TIENE ALGO HERRADO

 Descripción general de la documentación
Cantidad aproximada de imágenes a digitalizar
Estado de conservación de los documentos BUENO
Unidades de conservación CARPETA/LIBRO/MICROFILM
Tamaños CARTA Y OFICIO /MEDIA CARTA/16MM

Tipo de digitalización seleccionada

Tecnica de digitalización (OCR / ICR / Ninguna)
Forma de
Serie o Subserie Documental N° Lote Cantidad imágenes Tipo de escaner
agrupación
Informes diarios de tesoreria 1 2500 Expediente Escaner microfilm
series a 1 escaner produccion (Kodak I3500)
seria a 1

a) Tipo de recurso de información

b) Tipo documental
c) Titulo del documento
d) Autor o emisor responsable de su contenido
CONTENIDO e) Clasificación de acceso (nivel de acceso)
f) Fecha de creación, transmisión y recepción
g) Folio (físico o electrónico)
h) Tema o asunto administrativo al que se vincula
i) Palabras clave

a) Descripción
b) Formato
c) Estado
d) Proceso administrativo
ESTRUCTURA
METADATOS A USAR e) Unidad administrativa responsable
f) Perfil autorizado
g) Ubicación
h) Serie/subserie documental

a) Jurídico-administrativo
b) Documental
CONTEXTO c) De procedencia
d) Procedimental
e) Tecnológico
 ARCHIVOS QU NOSEAN MAS DE 10MEGAS

OCR:RECONOCIMIENTO OPTICO DE CARACTERES

ICR:RECONOCIMIENTO DE CARACTERES MANUSCRITOS
ARTA/16MM NINGUNA:

Formato de Tamaño
Resolución Tipo de Imagen
salida aproximado
300 Escala de grises PDF 86 GB
ccion (Kodak I3500) BLANCO Y NEGRO
COLOR

mación

able de su contenido
(nivel de acceso)
smisión y recepción
o)
rativo al que se vincula

esponsable

ntal
Codigo SERIE / Subserie Clasificación de
Nivel de riesgo Tipo de usuario Grupos de interes
de serie Documental acceso
Crear Detalle

leer

editar

eliminar

Reemplazar

Mover

Copiar

Renombrar

Convertir
Permisos

Transformar

Distribuir

Divulgar

Imprimir

Transferir

Archivar

Control total
Observaciones
 Duración
EDT Nombre de tarea Comienzo Fin Predecesoras 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
(horas)

1 Proyecto de Digitalización
1.1 Alistamiento
1.1.1 Preparación fisica de los documentos 2 1 2
1.1.2 Selección, adquisición y configuración de equipos 3 1 3
1.2 Captura de documentos 4 4 7 1.1
1.3 Indexación 4 8 11 1.2
1.4 Control de calidad 4

Nota: elaborar el diagrama de gannt en la herramienta especializada para proyectos (open project, microsoft project, entre otras)
16 17 18 19 20 21 22 23 24
Proyecte la nomina del proyecto teniendo en cuenta los tiempos calculados para la ejecución de las activi

Subsidio de
Numero Salario Mensual Cesantías
transporte
CARGO
Gerente de proyecto 1 $ 3,500,000 $ 291,667
Coordinadora de calidad 1 $ 2,500,000 $ 208,333
Coordinadora de producción 1 $ 2,500,000 $ 208,333
Operarios 17 $ 1,200,000 $ 106,454 $ 108,871
Total
para la ejecución de las actividades

Costo Salarial
Interés Sobre
Primas Vacaciones Pensión Salud ARL Empleado
Cesantías
Mensual
$ 291,667 $ 35,000 $ 145,833 $ 420,000 $ 297,500 $ 18,200 $4,999,867
$ 208,333 $ 25,000 $ 104,167 $ 300,000 $ 212,500 $ 13,000 $3,571,333
$ 208,333 $ 25,000 $ 104,167 $ 300,000 $ 212,500 $ 13,000 $3,571,333
$ 108,871 $ 13,065 $ 50,000 $ 144,000 $ 102,000 $ 6,240 $1,839,501
$ 50,440
Numero de Costo Total
Meses Proyecto

1.0 $ 4,999,867
1.0 $ 3,571,333
1.0 $ 3,571,333
1.0 $ 31,271,515
$ 43,414,048
Elementos de Protección Personal Unidad Cantidad
Bata Manga Larga Unidad 19
Guantes Caja 50 16
Tapabocas
Gorro desechable tipo oruga
Gafas
Total

Herramientas Unidad Cantidad

Saca ganchos
Perforadora (40 hojas)
Brocha 2.5 pulgadas
Pincel
Bisturí
Regla plana metálica de 50 cm
Tijeras de uso general 20 cm
Total

Implementos de Papelería Unidad Cantidad

Borrador nata Caja x 10 15
Lápiz hb
Resma
Colbon 1 kg
Cinta filmoplast
Cinta Mágica 19X32.9
Total

Unidades de Conservación Unidad Cantidad

Cajas x 200
Carpetas propalcote 320gm 2 tapas
Ganchos legajadores plásticos
Total

Limpieza y Desinfección Unidad Cantidad

Jabón antibacterial
Gel antibacterial
Alcohol
Total

Presupuesto Unidad Cantidad

Equipo portátil
Computadores de mesa
Servidor de almacenamiento
Escáner Kodak I1400+B22
Total

Resumen de Nomina
Cargo Unidad Valor Mensual
Gerente de proyecto 1 $ 3,671,333.33
Coordinador de calidad 1 $ 2,126,561.95
Coordinador de producción 1 $ 2,126,561.95
Operarios 13 $ 1,793,011.77
Total
Valor Unitario Valor Total Observaciones
$ 35,000 $ 665,000 Una bata por persona
$ 67,000 $ 1,072,000 Dos guantes por día de trabajo
$ - Un tapabocas por día de trabajo
$ - Un gorro por mes de trabajo
$ - Una por persona
$ 1,737,000

Valor Unitario Valor Total Observaciones

$ - Una por persona para todo el proyecto
$ - Una por persona para todo el proyecto
$ - Una por persona para todo el proyecto
$ - Uno por persona para todo el proyecto
$ - Una por persona para todo el proyecto
$ - Una por persona para todo el proyecto
$ - Una por persona para todo el proyecto
$ -

Valor Unitario Valor Total Observaciones

$ 6,700 $ 100,500 1 x Metro de archivo
$ - 2 x Metro de archivo
$ - 50 hojas x Metro de Archivo
$ - 250 g x Metro de Archivo
$ - 1 Rollo x 20 Metros de Archivo
$ - 1 Rollo x Metro de Archivo
$ 100,500

Valor Unitario Valor Total Observaciones

$ - 4 x Metro de archivo
$ - 30 x Metro de Archivo
$ - 4 x Metro de archivo
$ -

Valor Unitario Valor Total Observaciones

$ - 100 ml x Mes x Persona
$ - 50 Ml x Mes x Persona
$ - 750ml x cada 40 metros de archivo
$ -

Valor Unitario Valor Total Observaciones

$ - HP
$ -
 $ - QNAP de 4 bahías
$ -
$ -

N° de meses Valor Total Observaciones

4.2 $ 15,419,600
4.2 $ 8,931,560
4.2 $ 8,931,560
2.3 $ 52,445,594
$ 85,728,315
 PRESUPUESTO ESTIMADO
INCLUIDO VALOR DE NOMINA
RECURSO
MOBILIARIO
EQUIPOS TECNOLÓGICOS
ELEMENTOS PROTECCIÓN PERSONAL
HERRAMIENTAS
IMPLEMENTOS DE PAPELERÍA
UNIDADES DE CONSERVACIÓN
LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN
NOMINA
TOTAL

% AIU
10% Administración
10% Imprevistos
30% Utilidad
Valor total del proyecto + AIU

% FUENTE DE FINANCIACIÓN
90% Recursos propios
0% Créditos bancarios
10% Patrocinadores externos
UESTO ESTIMADO
VALOR DE NOMINA
COSTO
$ 10,000,000
$ 15,000,000
$ 2,000,000
$ 2,800,000
$ 2,900,000
$ 5,000,000
$ 1,000,000
$ 45,000,000
$ 83,700,000

Valor
$ 8,370,000
$ 8,370,000
$ 25,110,000
$ 125,550,000

VALOR
$ 112,995,000
$ -
$ 12,555,000
 FICHA TÉCNICA DE ESCÁNER
1. IDENTIFICACIÓN
MARCA
REFERENCIA
CATEGORÍA
2. CARACTERÍSTICAS DEL EQUIPO
1. Velocidad:
2. Ciclo útil:
3. Resolución:
4. Tipo de imagen:
5. Tamaño de la página:
6. Formato de archivo:
7. Alimentador:

FICHA TECNICA COMPUTADOR

Procesador i7 -8550U (1.8 GHZ).
Procesador
Deberá soportar 32 bits y 64 bits.
Microsoft Windows 10 Professional 64 bits preinstalado en
Sistema Operativo español, licencia incluida legalmente emitida, y en CD o
DVD.
Memoria principal 16 GB. Tecnología: DDR4 2400 300 MHz
Disco duro 1 TB SDD
Unidad Óptica No
Pantalla 14" FHD LED.
Resolución 1920 x 1080 píxeles.
Tarjeta de Video Dedicada 2GB
Adaptador CA AC 100/240 VAC auto voltaje.
01 de audio, 01 HDMI, 01 RJ-45
Interfaces
02 USB 3.0 (como mínimo)
WLAN Dual band Wireless 802.11ac (2x2)
Conectividad
LAN Tarjeta de red Ethernet RJ45 10/100/1000
Tarjeta de Sonido Integrada (parlantes integrados).
Puertos USB 2 x 3.1 * 1 USB type C
Cámara de video
Si /Si
/Microfono
Mouse y Touchpad Si / Si
Batería Litio-Ion de 03 celdas
Teclado Español Latinoamericano (QWERTY).
Manual Español.
Office Hogar y Empresas 2016 o superior en español,
Software de Ofimática licencia incluida legalmente emitida, deberá incluir como
mínimo WORD, EXCEL Y POWER POINT.
Garantia 03 años
 FICHA TECNICA DE PRODUCTO DE SOFTWARE
1. Nombre del Producto de Software: SOFTWARE DE GESTION DOCUMENTAL
2. Versión del Producto de Software: ULTIMA VERSION
3. Método de Adquisición del Producto de Software: Marque con una X
Datos de los recursos/Presupuesto:
Contratado X Convenio Donación
Otro
4. Costo del Licenciamiento + IVA
5. Código
6. Calidad del Derecho de Autor (Ley 603 de 2000) y Esquema de Licenciamiento Marque con una X
6.1 Académico 6.2 Comercial 6.3 Administrativo
Detalle:

7. Vigencia de la(s) licencia(s): Marque con una X

Licencias sin Detalle:
Licencias con Licencias de plazo
especificación de
plazo específico indefinido
plazo
8. Durante la Vigencia de la(s) licencia(s) se dispone de Derecho a: Marque
con una X
Transferencia
Medios para actualizar
proceso de Instalación en sitio por el
SI SI producto a nueva SI
Instalación MDS o fabricante
version
Instructores Detalle:
Inducción Funcional del
Soporte SI Mantenimiento SI SI
producto
Entrega de Manuales,
Entrega de Medios Guias, seriales y acceso Entrega de Certificado
SI SI SI
de Instalación a material fisico o Digital de licenciamiento
para la implementación
9. Metodo de activación del producto de Software negociado: Marque con una X
Stand-Alond o Activación mediante Activación mediante
X
Mono usuario Servidor en RedLAN Servidor en RedWAN
Aprovisionamiento Detalle:
de licencias Activación Por Serial o Activación mediante El proceso de instalacion estara a cargo del proveedor
X X
mediante Códigos Token/UsB/Dongle del software y se hara dependiendo de las opciones de
PortalWeb
Envio de Formato activación que el mismo presente
o Solicitud al
Ninguna de las
fabricante para
Anteriores
asignación de
licencias
10. Cantidad y Relación de Licencias del producto de Software:

Detalle:
 FICHA TECNICA DE PRODUCTO DE SOFTWARE

Cantidad de Cantidad de Equipos Cantidad de usuarios 600 Detalle:

Licencias del 1 donde podra instalar el 10 beneficiarios con el Apro
producto producto producto x.
 FICHA TECNICA DE PRODUCTO DE SOFTWARE
11. Categoría del producto de Software: Marque con una X
11.1 Software de Sistema: 12. Presentación del producto de Software
Sistemas Controladores de Herramientas de
operativos dispositivo diagnóstico
Herramientas de
Corrección y Servidores Utilidades
Optimización
11.2 Software de programación:
Editores de texto Compiladores Intérpretes
Entornos de Desarrollo
Enlazadores Depuradores
Integrados (IDE)
11.3 Software de Aplicación:
Aplicaciones de
Sistema de control y Aplicaciones ofimáticas Software educativo
X
automatización
industrial
Software de Cálculo Software de Diseño Asistido
Software médico
Numérico (CAD)
Software de Control Sistemas gestores de
Editores
Numérico (CAM) bases de datos
Programas de Propietario con
Desarrollo Inhouse
comunicaciones Desa.Inhouse
11.4 Software Libre:
Domínio Público
Código abierto Con copyleft
con fuente
Licencia permisiva,
Licencia GPL Libre sin copyleft
laxa
Programa de GNU Descarga Gratuita
 FICHA TECNICA DE PRODUCTO DE SOFTWARE
13. Generalidades
13.1 Especificaciones Técnicas Mínimas 13.2 Cliente Server
Procesador mínimo doble
Equipo Cliente X Equipo Servidor X Microprocesador (CPU) Intel celeron
núcleo
Posee los PC´S Posee Servidores
Clientes según según
SI SI Modulo RAM 2 GB 8 GB
especificaciones especificaciones del
del producto producto
Unidad de disco óptico (CD;
DVD; BD).
SI CD-RW / DVD – RW

Unidad de disco duro ó

unidad de estado sólido.
500 GB 500 GB
Periféricos de Video (tarjeta
de expansión o Controlador NO NO
13.3 Comentarios: Integrado)
Compatibilidad con Sistema
Operativo 32Bit o 64Bit
SI SI
Comunicaciones o
Conectividad
ETHERNET, WIFI Tarjeta de Red
Exclusiones Firewall, Proxy NO NO

14. Otros Requisitos Específicos Ninguno

• GARANTÍA
• Dos (2) años a partir de la entrega de los productos.
• SOPORTE Y MANTENIMIENTO
• El licenciamiento es vitalicio con derecho a
actualización anual, el plazo para el soporte al
licenciamiento y el plazo para realizar las
15. Condiciones para la negociación
capacitaciones o transferencias de conocimiento debe
ser mínimo de un (1) año
• El proveedor debe garantizar soporte técnico
• CAPACITACIÓN
• Se debe dar una capacitación sobre su manejo y
cuidados específicos
 FICHA TECNICA DE PRODUCTO DE SOFTWARE
16. Elaboró: 17. Revisó:
Cargo: Cargo:
Dependencia Dependencia:
Datos de contato
Datos de contato (mail,
(mail, IP)
Rige a partir de: Revisión No.

18. Aprobó: Concepto Técnico de Aprobación

Cargo: Favorable
Dependencia: Oficina de Sis No Favorable
Versión: No. Rige a partir de:
 PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD
NOMBRE DEL PROYECTO
GERENTE DEL PROYECTO
Plan de mejora de procesos: especificar los pasos para analizar procesos, los cuales facilitarán la identificación de
desperdicio o que no agregan valor.
Cada vez que se deba mejorar un proceso se seguirán los siguientes pasos:
1.       Delimitar el proceso
2.       Determinar la oportunidad de mejora
3.       Tomar información sobre el proceso
4.       Analizar la información levantada
5.       Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso
6.       Aplicar las acciones correctivas
7.       Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas
8.       Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso

Matriz de actividades de calidad: especificar para cada paquete de trabajo si existe un estándar o norma de
elaboración. Analizar la capacidad del proceso que generará cada entregable y diseñar actividades de preve
asegurarán la obtención de entregables con el nivel de calidad requerido (ver matriz adjunta).

Entregable Estándar de Calidad Aplicable

Roles para la gestión de la calidad: especificar los roles que serán necesarios en el equipo de proyecto para des
actividades de gestión de la calidad. Para cada rol especificar: objetivos, funciones, niveles de autoridad, a quien re
requisitos de conocimientos, habilidades, y experiencia para desempeñar el rol.

Objetivos del rol:

Responsable ejecutivo y final por la calidad del proyecto
Funciones del rol:
Revisar, aprobar, y tomar acciones correctivas para mejorar la calidad
Niveles de autoridad:
Aplicar a discreción los recursos de para el proyecto, supervisar a monitores y o
Reporta a:
Clientes del proyecto
Rol 1 Gerente de proyecto
Supervisa a:
Monitores y operarios
Requisitos de conocimientos:
Gestión documental, gerencia de proyectos
Requisitos de habilidades:
Liderazgo, Comunicación, Negociación, Motivación, y Solución de Conflictos
Requisitos de experiencia:
 5 años en proyectos similares
Objetivos del rol:

Funciones del rol:

Niveles de autoridad:

Reporta a:
Rol 2 Coordinadores de calidad
Supervisa a:

Requisitos de conocimientos:

Requisitos de habilidades:

Requisitos de experiencia:

Objetivos del rol:

Funciones del rol:

Niveles de autoridad:

Reporta a:
Rol 3 Operarios
Supervisa a:

Requisitos de conocimientos:

Requisitos de habilidades:

Requisitos de experiencia:

Organización para la Calidad del Proyecto: especificar el organigrama del proyecto indicando claramente do
roles para la Gestión de la Calidad
Documentos Normativos para la Calidad: especificar que documentos normativos regirán los procesos y activida
Calidad
 DE GESTIÓN DE CALIDAD

lizar procesos, los cuales facilitarán la identificación de actividades que generan

oceso se seguirán los siguientes pasos:

mejora
oceso
da
s para mejorar el proceso
s
tivas han sido efectivas
das para hacerlas parte del proceso

paquete de trabajo si existe un estándar o norma de calidad aplicable a su

erará cada entregable y diseñar actividades de prevención y de control que
dad requerido (ver matriz adjunta).

Actividades de Prevención Actividades de Control

ue serán necesarios en el equipo de proyecto para desarrollar los entregables y

ar: objetivos, funciones, niveles de autoridad, a quien reporta, a quien supervisa,
a desempeñar el rol.

final por la calidad del proyecto

ar acciones correctivas para mejorar la calidad

ecursos de para el proyecto, supervisar a monitores y operarios

mientos:
encia de proyectos
des:
n, Negociación, Motivación, y Solución de Conflictos
ncia:
 ilares

mientos:

des:

ncia:

mientos:

des:

ncia:

el organigrama del proyecto indicando claramente donde estarán situados los

e documentos normativos regirán los procesos y actividades de Gestión de la
 Comunicación Objetivo Contenido Formato Medio

Informar las novedades

Informe de Descripción de la
relativas al desarrollo de NA Verbal
novedades actividad
las actividades

Escrito
Informes de Describir el desarrollo
Actividad, responsables, Electrónico o
seguimiento al de las actividades NA
indicadores de avance correo
proyecto planeadas
electrónico

Verificar el cumplimiento Listas de chequeo y Formato de

Registros de calidad de los requisitos de las verificación con los ítem lista de Escrito
actividades a evaluar chequeo

Solicitar o responder
Comunicaciones Información relativa a la
ante solicitudes NA Escrito
oficiales solicitud
externas
 Plazo para confirmar
Frecuencia Responsable Aprobador
recepción

Diario Inmediato Auxiliares NA

Al terminar
Gerente de
cada fase del 1 día Monitor
proyecto
proyecto

Gerente de
Diario 2 días Monitor
proyecto

Gerente de Gerente de
Ocasional 7 días
proyecto proyecto
Audiencia / Receptores

Monitores

Cliente o patrocinador

Cliente o patrocinador

Interesados del proyecto

 MATRIZ DE RIESGOS
ID PROYECTO:
FECHA DE INICIO:
FECHA DE TÉRMINO PROPUESTA:

Probabilidad

Prioridad
(A/M/B)

(A/M/B)
Impacto

(1 - 9)
Riesgo
# Posible resultado (entonces) Síntoma Respuesta Responsable de la acción de respuesta
(si)

Identificar una señal de Evaluar

alarma o advertencia de Evaluar el
Priorizar
que el riesgo puede la impacto
los
Detallar el riesgo identificado. probabili en el
ocurrir. Ejemplo: el dad de proyecto
riesgos Especificar la acción que el
Ejemplo: Especificar cuál sería el efecto con Nombre del responsable del Equipo de
proveedor no proporciona que el en caso Equipo de Trabajo llevará a
Que no se entregue el equipo en caso de que el riesgo ocurra. ayuda de Trabajo que llevará a cabo la acción de
una respuesta concreta, riesgo de que el
la Matriz cabo para eliminar, trasladar o
en tiempo. Ejemplo: Retraso en el proyecto. ocurra. riesgo respuesta al riesgo.
sólo da largas a la entrega (Alto, ocurra.
que se mitigar el riesgo.
del equipo. Recuerda que muestra
Medio y (Alto,
abajo.
no todos los riesgos Bajo) Medio y
tienen sintomas. Bajo)

Probabilidad
A 4 2 1
M 7 5 3
B 9 8 6
B M A
Impacto
 MATRIZ DE RIESGOS
ID PROYECTO:
FECHA DE INICIO:
FECHA DE TÉRMINO PROPUESTA:

Probabilidad

Prioridad
(A/M/B)

(A/M/B)
Impacto

(1 - 9)
Riesgo
# Posible resultado (entonces) Síntoma Respuesta Responsable de la acción de respuesta
(si)

La dificultad de reclutar personal de Incumplimiento de metas Retraso en las actividades Desarrollar perfiles y un listado
calidad para la Unidad Ejecutora puede establecidas en el documento de inicio del proyecto. de por lo menos 3 candidatos
producir retrasos en el inicio del del proyecto. por cada posición de la Unidad
proyecto. Ejecutora. Iniciar el proceso de
1 Baja Bajo 9 reclutamiento y selección por lo Junta de Dirección del Proyecto
menos 1 mes antes del inicio del
proyecto.

Una capacidad limitada del sector de la Esto puede conducir a un Retraso en las actividades Revisar el nuevo código de
construcción para ejecutar actividades retraso en el cronograma. y dificultad para alcanzar construcción y preparar una lista
de construcción escolar planificadas el nivel de calidad de posibles acciones y
según los nuevos códigos de establecido en los nuevos materiales requeridos para
construcción. códigos de construcción. cumplir con la normatividad
establecida. Buscar
2 Media Alto 3 asesoramiento de especialistas Especialista en Obras Civiles
en temas de construcción de
acuerdo a los requerimientos del
nuevo código.

Escasez de materiales de construcción Falta de material puede Dificultad para conseguir Cotizar los materiales en el
de calidad para cumplir con los ocasionar incrementos en el los materiales requeridos mercado un mes antes de lo
requisitos de construcción a prueba de costo y el tiempo previsto. para la construcción. programado. Considerar una
huracanes y terremotos. lista de probables proveedores
extranjeros que puedan
3 Media Medio 5 suministrar los materiales en Especialista en Obras Civiles
tiempo, costo y calidad
requeridos.

Es posible que la revisión del código de Retraso en la aprobación del El código no ha sido Monitorar la aprobación y
construcción a través del Ministerio de código puede ocasionar retrasos revisado ni aprobado revisión del código por parte del
Obras Públicas, Transporte y en la entrega de las obras al ME durante la primera MPWTC.
4 Comunicaciones (MPWTC por sus y su uso. semana de febrero del Alta Bajo 4 Director Técnico del MEF
siglas en inglés) no se complete según 2011.
lo programado.
Las últimas temporadas de huracanes Retrasos en la ejecucion de las Pronósticos emitidos por Monitorear las condiciones
5 han sido desmedidas; las fuertes lluvias obras. el servicio meteorológico. Alta Alto 1 climatológicas a través de Especialista en Obras Civiles
pueden retrasar la ejecución del pronósticos del tiempo.
proyecto mas de lo planificado. La
temporada
Las próximasde elecciones
huracanes presidenciales
es de junio a Cambios al alcance del proyecto. Declaraciones negativas Exposición del alcance,
noviembre.
pueden modificar de manera negativa emitidas por los importancia y objetivos del
el compromiso del gobierno con el candidatos a la proyecto dirigida a los
proyecto. Las elecciones se realizaran presidencia respecto al candidatos a la presidencia.
en abril del 2012. La probabilidad de proyecto.
6 que se cambie el gobierno es del 60% Alta Medio 3 Junta de Dirección del Proyecto

Probabilidad
A 4 2 1
M 7 5 3
B 9 8 6
B M A
Impacto
 MATRIZ DE RIESGOS
ID PROYECTO:
FECHA DE INICIO:
FECHA DE TÉRMINO PROPUESTA:

Probabilidad

Prioridad
(A/M/B)

(A/M/B)
Impacto

(1 - 9)
Riesgo
# Posible resultado (entonces) Síntoma Respuesta Responsable de la acción de respuesta
(si)

A A 1
B M 8

Probabilidad
A 4 2 1
M 7 5 3
B 9 8 6
B M A
Impacto
 PLAN DE ADQUISICIONES
RECURSO CANTIDAD MODALIDAD DE COMPRA
PLAN DE ADQUISICIONES
FECHAS PROBABLES DE
PROVEEDORES
COMPRA
VALOR APROXIMADO