UNIDAD&4

LAS&CUENTAS
4.1&CONCEPTO

Para nombrar e identificar un grupo de elementos homogé-neos,

pertenecientes al patrimonio o a un resultado operado en el ente, se
utiliza lo que llamamos cuenta, que va a ser una denomi-nación
común, identificando con una o pocas palabras a un con-junto de
elementos; esta denominación común deberá estar rela-cionada de
alguna manera con los elementos que identifica, de tal manera que
pueda ser ubicada fácilmente.
La cuenta facilita la identificación y el registro de las operacio-nes
empresarias.

4.2&CLASIFICACIÓN

4.2.1&Según&su&naturaleza,&función&o&representación

Activo
Pasivo
Patrimoniales Patrimonio neto
Regularizadora de activo
Regularizadora de pasivo
De movimiento
De resultado

Patrimoniales: Cuentas representativas de un Activo, Pasivo o

Patrimonio Neto, como ejemplo se puede citar: Mercaderías y Pro-
veedores.

81
 Aquí también se incluyen las cuentas regularizadoras. Estas
cuentas patrimoniales son utilizadas cuando es conveniente des-doblar
una cuenta principal o madre en otra cuenta que va a mostrar una
situación que ajusta el importe de la cuenta princi-pal, por eso se
expone la cuenta continuación de la cuenta princi-pal a efectos que
“regularice” su saldo. Ejemplos: Depreciaciones acumuladas,
Previsión por créditos incobrables.
De movimiento: se emplean para una mayor información so-bre un
mismo tema, y para un mayor control sobre determinados elementos.
Tienen la particularidad que, al cierre de un período, deben quedar sin
saldo, transfiriéndolo a la cuenta principal de la cual dependen.
Ejemplos: Compras de mercaderías, Ventas en cuenta corriente, Mano
de obra de fábrica.

4.2.2&Según&su&extensión

Partiendo de la cuenta con representación más general a la más

particular.
•! Recompuestas Ej.: Activo
•! Compuestas. Ej.: Activo corriente
•! Sintéticas. Ej.: Caja y Bancos.
•! Analíticas
a)! Analíticas de primer orden. Ej.: Banco Ciudad c/ c.
b)! Analíticas de segundo orden. Ej.: Banco Ciudad c/ c en
pesos.

Normalmente las cuentas utilizadas en los asientos contables son

las analíticas, dependiendo el grado de orden de acuerdo con las
necesidades de información, por otro lado las normas conta-bles en
cuanto a exposición de los estados contables básicos exi-gen que “los,
estados, básicos, deben, ser, presentados, en, form, a, sin5tética,
para, brindar, una, adecuada, visión, de, conjunto”, para esto,
básicamente son utilizadas, como su nombre lo indica, las cuen-tas
“sintéticas”.

82
4.&2.3&Según&el&significado&de&sus&saldos&
&
•! Acumulativas: acumulan en sus saldos importes a través
del tiempo por ejemplo: Capital, Resultados no asignados.
•! Residuales: sufren cambios constantes en su composición
y saldo, tales como: Deudores por ventas, Caja.

4.&2.4&Según&su&necesidad&de&cancelación&
&
•! Cancelables: transfieren su saldo al cierre del ejercicio ha-cia
otra cuenta.
•! Permanentes: el saldo final del ejercicio permanece al ini-cio
del siguiente en la misma cuenta.

4.&2.5&Según&la&posibilidad&de&agrupamiento&
&
•! Simples o individuales: cuentas que identifican elementos,
entes o personas en forma individual. Ej.: Cliente Juan Pérez.

•! Colectivas o de control: cuentas que agrupan las individua-

les para su mejor análisis y control. Ej.: Deudores por ven-
ta s. ( Mu ch a s veces su u tiliz a ción d a lu ga r a la
implementación de submayores, ver al respecto punto
4.!9.2.)

4.&2.6&Elementos&de&la&cuenta&

Los elementos de las cuentas son:

a)! La, denom, inación:, es el nombre o título que identifica a la,
cuenta, debiendo si es posible por el mismo identificar los
componentes que pertenecen a ella.
Esta denominación deberá poseer las siguientes condiciones:
•! claridad: que su denominación sea precisa y entendible.
•! representatividad: que su denominación sea claramente
identificable con los elementos que contenga.

83
 •! uniformidad: que se use una denominación similar para
identificar elementos análogos.
b)! El, valor: es la valorización monetaria de la cuenta, obvia-
mente, estará relacionada con el monto de cada operación que
vaya dando origen a cada aumento o disminución de la cuenta.

4.3&MECÁNICA&PARA&EL&USO&DE&LAS&CUENTAS

4.3.1&Esquema&básico&patrimonial

Debe Haber

Pasivo
Activo
Patrimonio
neto
Resultados Resultados
negativos positivos

El uso de las cuentas para registrar contablemente se deberá

interpretar desde el punto de vista de las variaciones patrimonia-les ya
estudiadas, estas variaciones patrimoniales siempre serán aumentos o
disminuciones a determinadas cuentas del ente, y sobre la base de esto
mismo podemos decir que:

Cuando aumenta un activo la cuenta se debita

Cuando aumenta un resultado negativo la cuenta se debita
Cuando aumenta un pasivo, la cuenta se acredita
Cuando aumenta un Patrimonio neto, la cuenta se acredita
Cuando aumenta un resultado positivo, la cuenta se acredita
Visto más completo en un esquema seria de la siguiente forma:

84
Débitos Créditos
Aumentos de activos Aumentos de pasivos
Aumentos de resultados negativos Aumentos de patrimonio neto
Disminuciones de pasivo Aumentos de resultados posi
tivos
Disminuciones de patrimonio neto Disminuciones de activos
Disminuciones de resultados positivos Disminuciones de resultados
negativos

Como consecuencia lógica, cuando la cuenta disminuye se de-berá

efectuar la acción opuesta, o sea que si disminuye un activo se deberá
acreditar o si disminuye un pasivo se deberá debitar.

4.4&PLAN&DE&CUENTAS
4.4.1&Concepto&y&características
El plan de cuentas es la estructura contable de un ente, en la cual
están incluidas todas las cuentas que utiliza la empresa para registrar
contablemente, mostrando así los componentes del pa-trimonio.

Este plan deberá estar ordenado, con respecto al Activo, de

acuerdo con el grado de liquidez, de lo mas liquido a lo menos liquido
y con respecto al Pasivo, de acuerdo con su exigibilidad, en principio,
y luego en cada grupo, primero las deudas ciertas y luego las inciertas,
las cuentas de resultado por otro lado podrán ordenarse por centro de
costos (por sectores).
Otro aspecto a considerar es la existencia de gravámenes sobre
determinados bienes o que el ente esté sujeto a alguna disposi-ción
legal en particular.

4.4.2&Codificación
Cada cuenta del plan de cuentas deberá estar identificada, para su
fácil utilización, con un código que identificará el nombre de

85
la cu en ta, este código podrá ser n u m érico, alfabético o
alfanumérico, estos códigos son imprescindibles cuando se utili-za,
como en la actualidad es lo usual, un sistema de procesamien-to
electrónico de datos, ya sea como un programa individual que facilite
la contabilización, su ordenamiento y exposición, o un sistema
integral el cual contemple todos los sectores operativos y no
operativos susceptibles de contener elementos capaces de cam-biar la
composición patrimonial y financiera del ente, relaciona-dos entre si,
y constituyendo en este caso el plan de cuentas la columna vertebral
del sistema, ya que sobre éste, ya sea con im-putaciones automáticas o
manuales, girarán todos los movimien-tos.

Las finalidades principales de la codificación son:

•! facilitar la intercalación de cuentas nuevas que aparezcan
producto de nuevas operaciones,
•! conocer a qué cuenta recompuesta obedece, por ejemplo:
observando el primer numero del código,
•! facilitar el procesamiento de los datos
•! permitir la ubicación rápida de una cuenta.

4.&4.3&Condiciones&
El plan de cuentas deberá respetar ciertas condiciones:
•! Sistem,aticidad:,para su concreción se deberá seguir un de-
terminado criterio de ordenamiento.
•! Flexibilidad:, deberá su configuración permitir la fácil in-
corporación de nuevas cuentas, como también la supresión de
las ya existentes y/ o su modificación, frente a la reali-dad
económica que cambia continuamente.
•! Claridad:, deberá ser suficientemente explícito en cuanto a,
identificación de las cuentas con los elementos que ella
representa.
•! Precisión:, deberá precisar con el mayor grado de detalle los,
distintos elementos del patrimonio, así como también so-bre
sus resultados (centro de costos, operatividad, variabi-lidad,
etcétera.)

86
 El plan de cuentas, por su característica dinámica, deberá ser
objeto de revisiones periódicas.
Se presenta a modo de ejemplo un plan de cuentas de una empresa
tipo, con códigos numéricos, indicación de dónde irá a sumar (qué
cuenta la agrupa) y si la cuenta se utiliza para impu-tar (recibe
asientos). Este esquema presentado no es de ninguna manera rígido, la
persona responsable de la confección del plan de cuentas en cada
empresa tendrá la posibilidad de crear uno, de acuerdo con las
necesidades, características y modalidades de la empresa en cuestión,
con, la, denom, inación, para, las, cuentas, que crea, convenienteD,
por eso es importante el plan de cuentas ya que, para nombrar un
concepto perteneciente al patrimonio del ente no existirá una sola
denominación posible, pero la que se deberá utilizar es la que
expresamente figure en el plan de cuentas.
PLAN&DE&CUENTAS&DE&LA&EMPRESA&EJEMPLO&S.A.

11100 CAJA Y BANCOS 11000 N

10000 ACTIVO N
11000 ACTIVO CORRIENTE 10000 N
11100 CAJA Y BANCOS 11000 N
11110 Caja 11100 S
11111 Valores a depositar 11110 S
11120 Bancos 11100 N
11121 Banco Río cuenta corriente 11120 S
11122 Banco Nación Arg. Cuenta corriente en pesos 11120 S
11123 Banco Nación Arg. Cuenta corriente en dólares 11120 S
11140 Fondos Fijos 11100 N
11141 Fondo fijo de fabrica 11140 S
11142 Fondo fijo de ventas 11140 S
11200 INVERSIONES TEMPORARIAS 11000 N
11210 Inversiones bancarias 11200 N
11211 Bco. Río Plazo fijo en $ 11210 S
11212 Bco. Río caja de ahorro especial 11210 S
11213 Intereses posit. A devengar 11210 S
11220 Acciones 11200 N
11221 Acciones Siderca SA 11220 S
11222 Acciones Telefónica 11220 S

87
11230 Títulos públicos 11200 N
11231 BOCON. 11230 S
11240 Moneda extranjera 11200 N
11241 Dólares estadounidenses 11240 S
11242 Marcos alemanes 11240 S
11300 CRÉDITOS POR VENTAS 11000 N
11310 Deudores por ventas 11200 S
11311 Deudores morosos 11200 S
11312 Deudores en gestión judicial 11200 S
11320 Documentos a cobrar 11200 S
11321 Documentos a cobrar descontados 11200 S
11322 Documentos a cobrar endosados 11200 S
11323 Intereses posit. A devengar 11320
11330 Previsión para créditos incobrables 11200 S
11400 OTROS CRÉDITOS 11000 N
11410 Anticipo impuestos a las ganancias 11300 S
11411 Deudores varios 11400 S
11412 Documentos a cobrar 11400 S
11413 Alquileres a devengar 11400 S
11414 Seguros a devengar 11400 S
11415 Intereses a devengar 11400 S
11416 Depósitos en garantía 11400 S
11417 Accionistas 11400 S
11418 Cupón corrido 11400 S
11419 Dividendos a cobrar 11400 S
11420 Anticipos al personal 11400 S
11421 Crédito fiscal IVA 11400 S
11422 Saldo a favor IVA 11400 S
11423 Retención de IVA 11400 S
11500 BIENES DE CAMBIO 11000 N
11510 Mercaderías 11500 S
11511 Mercaderías en tránsito 11500 S
11512 Compras de mercaderías 11500 S
11520 Productos terminados 11500 S
11521 Productos en proceso 11500 S
11530 Materias primas 11500 S
11531 Materias primas en tránsito 11500 S
11532 Materiales 11500 S
11540 Envases 11500 S
11550 Material de rezago 11500 S
11600 OTROS ACTIVOS 11000 N

88
12000 ACTIVO NO CORRIENTE 10000 N
12100 CRÉDITOS POR VENTAS 12000 N
12110 Documentos a cobrar 12100 S
12200 OTROS CRÉDITOS 12000 N
12210 Depósitos en garantía 12200 S
12300 BIENES DE CAMBIO 12000 N
12310 Productos en proceso 12300
12400 BIENES DE USO 12000
12410 Terreno 12400 S
12420 Edificio 12400 S
12421 Depreciación acumulada de edificio 12400
12430 Maquinarias 12400
12431 Depreciación acumulada de maquinarias 12400 S
12440 Rodados 12400 S
12441 Depreciación acumulada de rodados 12400 S
12450 Instalaciones 12400 S
12451 Depreciación acumulada de instalaciones 12400 S
12460 Muebles y útiles 12400 S
12461 Depreciación acumulada de muebles y útiles 12400
12470 Equipos y herramientas 12400 S
12471 Depreciación acumulada de equipos y herramientas 12400 S
12480 Bien de uso en curso de producción 12400 S
12500 Inversiones 12000 N
12510 B.O.D.E.N. 12500 S
12600 Activos intangibles 12000 N
12610 Gastos de organización y preparativos 12600 S
12611 Depreciación acumulada gastos de org. y preop. 12600 S
12620 Gastos de investigación y desarrollo 12600 S
12621 Depreciación acumulada de investig. y desarrollo 12600 S
12630 Registros y licencias 12600 S
12631 Depreciación acumulada de registros y licencias 12600
12640 Patentes 12600
12641 Depreciación acumulada de patentes 12600
12650 Concesiones y franquicias 12600 S
12651 Depreciación acumulada de concesiones y franq. 12600
12660 Marcas 12600 S
12700 Otros activos 12000 N
12710 Bienes de uso desafectados 12700 S
12800 Llave de negocio 12000
12810 Llave de negocio grupo Ejemplo SA-Electroca SA 12800 S
20000 PASIVO - N

89
21000 PASIVO CORRIENTE 20000 N
21100 DEUDAS COMERCIALES 21000 N
21110 Proveedores 21100 S
21111 Obligaciones a pagar 21100 S
21112 Acreedores varios 21100 S
21113 Proveedores del exterior 21100 S
21114 Letras a pagar del exterior 21100 S
21115 Carta de crédito a pagar 21100 S
21116 Intereses neg. a devengar 21100 S
21117 Servicios de agua a pagar 21100 S
21118 Servicios de luz a pagar 21100 S
21119 Servicios de gas a pagar 21100 S
21120 Servicios telefónicos a pagar 21100 S
21121 Servicios de Internet a pagar 21100 S
21200 PRESTAMOS 21000 N
21210 Prestamos hipotecarios a pagar 21200 S
21220 Prestamos prendarios a pagar 21200 S
21230 Prestamos bancarios documentados 21200 S
21231 Adelantos en cuenta corriente bancaria 21200 S
21232 Obligación a pagar-cheque diferido 21200 S
21240 Intereses negativos a devengar 21200 S
21300 Remuneraciones&y&cargas&sociales 21000 N
21310 Remuneraciones a pagar 21300 S
21311 Comisiones a pagar 21300 S
21312 Jornales a pagar 21300 S
21320 Cargas sociales a pagar 21300 S
21321 Retenciones a depositar 21300 S
21322 Sindicato X a pagar 21300 S
21323 A.R.T. a pagar 21300 S
21324 Provisión para SAC 21300 S
21325 Provisión para vacaciones 21300 S
21326 Provisión Cs. Soc. para SAC 21300 S
21327 Provisión Cs. Soc. para vacaciones 21300
21400 Cargas&fiscales 21000 N
21410 Débito fiscal IVA 21400 S
21411 IVA a pagar 21400 S
21412 Impuesto a los ingresos brutos a pagar 21400 S
21413 Moratoria ingresos brutos a pagar 21400 S
21414 Seguridad e higiene a pagar 21400 S
21415 Plan de facilidades de pago RG XX AFIP-DGI 21400 S
21416 Provisión impuesto a las ganancias 21400 S

90
21500 Anticipo&de&clientes 21000 N
21510 Anticipos de clientes vanos 21500 S
21600 Dividendos&a&pagar 21000 N
21610 Dividendos a pagar en efectivo 21600 S
21700 Otros&pasivos 21000 N
21710 Honorarios de directores a pagar 21700 S
21720 Honorarios de sindico a pagar 21700 S
21800 Previsiones 21000 N
21810 Previsión por juicio pendiente 21800 S
21820 Previsión por garantías 21800 S
21830 Previsión por indemnizaciones ley 20744 21800
22000 Pasivo&no&corriente 20000 N
22100 Deudas&comerciales 22000 N
22110 Obligaciones a pagar a largo plazo 22100 S
22120 Intereses neg. a devengar 22100 S
22200 Préstamos 22000 N
22210 Obligaciones a pagar hipotecarias 22100 S
22220 Intereses negativos a devengar 22100 S
22300 Remuneraciones&y&cargas&sociales 22000 N
22310 Plan de pago indemnización por despido 22300 S
22400 Cargas&fiscales 22000 N
22410 Presentación espontánea RG XXI AFIP-DGI 22400 S
22500 Otros&pasivos 22000 N
22510 Provisión indemnización por clientela 22500 S
22600 Previsiones 22000 N
22610 Previsión por juicio 22600 S
30000 Patrimonio&neto —— N
31000 Aporte&de&los&propietarios 30000 N
31100 Acciones en circulación 31000
31110 Acciones a emitir 31000 S
31120 Dividendos en acciones a distribuir 31000 S
31130 Aportes irrevocables 31000 S
31140 Prima de emisión 31000 S
31150 Ajustes del capital 31000 S
32000 Resultados&acumulados 30000 N
32100 Ganancias reservadas 32000 N
32110 Reserva legal 32100 S
32120 Reserva facultativa 32100 S
32130 Reserva estatutaria 32100 S
32140 Reserva voluntaria 32100 S
32200 Resultados no asignados 32000 N

91
32210 Resultado no asignado de ejerc. anteriores 32200 S
32220 Resultado del ejercicio 32200 S
40000 Resultados&positivos ——— N
41000 Ventas 40000 N
41100 Ventas de bienes 41000 N
41110 Ventas de bienes de fabricación propia 41100 S
41111 Ventas por exportación 41100 S
41200 Ventas de servicios 41000 N
41210 Ventas de servicios de obra 41200 S
42000 Ingresos&financieros 40000 N
42100 Intereses devengados positivos 42000 S
42200 Diferencia de cotización moneda extranjera 42000 S
42300 Renta de títulos públicos 42000 S
42400 Diferencia de cotización de acciones 42000 S
43000 Otros&ingresos 40000 N
43100 Recupero de gastos 43000 S
43200 Resultado por venta de bienes de uso 43000 S
43300 Ajuste de centavos 43000 S
50000 Resultados&negativos N
51000 Costo&de&ventas 50000 N
51100 Costo de la mercadería vendida 51000 S
51200 Costo de los productos terminados vendidos 51000 S
51300 Costo de los servicios vendidos 51000 S
52000 Gastos&de&fábrica 50000 N
52100 Gastos de mantenimiento 52000 S
52101 Gastos de limpieza 52000 S
52102 Gastos de mano de obra y cargas sociales 52000 S
52103 Sueldos de personal jerárquico de fábrica y Cs. Soc. 52000 S
52104 Impuesto inmobiliario fábrica 52000 S
52105 Alquileres devengados fábrica 52000 S
52106 Servicios consumidos en fábrica 52000 S
52107 Indumentaria para el personal fáb. 52000 S
52108 Asesoramiento seguridad industrial 52000 S
52109 Depreciación de maquinarias 52000 S
52110 Depreciación de instalaciones de fábrica 52000 S
52111 Depreciación edificio de fábrica 52000 S
52112 Depreciación de equipos y herramientas 52000 S
52113 Otros gastos de fabricación 52000 S
53000 Gastos&de&comercialización 50000 N
53100 Comisiones y Cs. Soc. de ventas 53000 S
53101 Viático y refrigerio de ventas 53000 S

92
53102 Papelería y útiles de oficina de vtas. 53000 S
53103 Gastos de representación por ventas 53000 S
53104 Gastos de exportación 53000 S
53105 Gastos de expedición y empaque 53000 S
53106 Fletes por entrega 53000 S
53107 Depreciación rodados 53000 S
53108 Depreciación de muebles y útiles de of. ventas 53000 S
53109 Gastos por publicidad 53000 S
53110 Indemnización por clientela 53000 S
53111 Gastos de servicios sector ventas 53000 S
53112 Depreciación de patentes 53000 S
53113 Depreciación de registros y licencias 53000 S
53114 Impuesto a los ingresos brutos 53000 S
53115 Alquileres devengados neg. local de ventas 53000 S
54000 Gastos&de&administración 50000 N
54100 Sueldos y jornales y cargas sociales 54000 S
54101 Gastos papelería y útiles de Adm. 54000 S
54102 Gastos viáticos pers. administración 54000 S
54103 Rúbricas y certificaciones 54000 S
54104 Gastos de franqueo 54000 S
54105 Honorarios de administración 54000 S
54106 Servicio de limpieza de Adm. 54000 S
54107 Gastos de refrigerio 54000 S
54108 Indemnizaciones personal administración 54000 S
54109 Depreciación muebles y útiles de administración 54000 S
54110 Depreciación de gastos de organización y preoperat. 54000 S
54111 Seguro devengado Adm. 54000
55000 Gastos&financieros 50000 N
55100 Intereses devengados negativos 55000 S
55101 Diferencia de cotización moneda extranjera 55000 S
55102 Diferencia de cotización de acciones 55000 S
55103 Comisiones y gastos bancarios 55000 S
55104 Intereses devengados neg. impositivos 55000 S
56000 Otros&egresos 50000 N
56100 Gastos representación y viáticos gerencia 56000 S
56101 Resultado por venta de bienes de uso 56000 S
56102 Impuesto a las ganancias 56000 S
56103 Desvalorización de bienes de cambio 56000 S
56104 Depreciación acelerada de bienes de uso 56000 S
56105 Ajuste de centavos 56000 S
56106 Deudores incobrables 56000 S

93
4.5&MANUAL&DE&CUENTAS
4.5.1&Concepto

El manual de cuentas es aquel que contempla las indicacio-nes,

aclaraciones e instrucciones de cómo ejecutar o llevar ade-lante los
procedimientos contables, incluyendo el plan de cuentas como punto
de partida y conteniendo los siguientes elementos:
•! Las indicaciones sobre cómo se comportan contablemente las
cuentas contenidas en el plan, indicando su utilización, qué
conceptos representan, cuándo corresponderá debitarlas y
cuándo acreditarlas, qué saldo deberá arrojar y qué re-presenta
el mismo.
•! También si el saldo de la cuenta deberá ser cancelado al cierre,
si es utilizada para imputaciones contables o no, y si posee
cuentas relacionadas o de menor grado.
•! Las instrucciones para la contabilización de operaciones
repetitivas.
•! La enumeración de los asientos repetitivos
•! El esquema de asiento ya registrado en el libro diario de las
operaciones típicas o repetitivas.
•! Exposición de los controles periódicos que se deberán lle-var a
cabo, detallando sector, responsables, momento, pa-sos a
seguir, formas del análisis, posibles soluciones a los problemas
o diferencias encontradas.
•! Todo otro elemento que sea útil para conocer el comporta-
miento y utilización de los procedimientos contables.

Consideramos que este manual deberá tener como principales

condiciones las de ser:
•! preciso
•! completo.

Estas condiciones son importantes atendiendo que el mismo podrá

ser utilizado por una persona que ya conoce el sistema contable del
ente así como también por una persona que debe interpretarlo por
primera vez.

94
 El manual de cuentas también puede ser llamado manual de
procedimientos y registros contables. Cuanto más explicativo y mayor
sea el grado de profundización de los procedimientos con-tables,
mayor será la uniformidad y utilidad de la información contable
producida. El manual de cuentas adicionará en su con-formación,
aparte de lo enunciado precedentemente, el procedi-miento para
manejar operaciones o comprobantes relacionados con cada cuenta
contable. Por ejemplo, al referirse a la cuenta Fondo fijo, se podrá
hacer referencia al lugar físico que se en-cuentra, cuál será su monto o
monto máximo, con qué periodici-dad se repondrá, y de qué forma,
quién será el responsable, etc.
Un ejemplo, considerando una parte de un manual de cuen-tas,
será el siguiente:
Fondo, Fijo, de, Fábrica:, cuenta patrimonial del activo, analítica,
de segundo grado dependiendo de la analítica de primer grado
“Fondos Fijos”, su saldo representa el dinero disponible en la
administración del sector fábrica para afrontar los gastos menores a $
50. Por motivos de practicidad, rapidez y operatividad, no justificaría
la emisión de un cheque para afrontar los gastos men-cionados, esta
cuenta deberá tener saldo deudor. Se debita cuan-do por creación o
por reposición aumente su valor, también po-drá ser por motivo de un
ajuste, se acredita por la contabilización de las disminuciones del
saldo sean por pagos o ajustes, las órde-nes de pago serán autorizadas
por el responsable del sector que los solicita y por el jefe de tesorería,
firmando luego la persona que recibe la reposición de la compra y
girándose el original a contaduría, archivando la copia el sector
tesorería. Se deberá re-poner semanalmente, salvo que su saldo
disminuya por debajo de $ 150. El responsable de este fondo deberá
rendir un arqueo semanalmente al jefe de tesorería, cuando se reponga
el fondo fijo debe hacerse por medio de la emisión de un cheque y se
deberá registrar cada vez que se reponga el fondo:

————————————————————
Fondo fijo de fábrica x
a Banco ARG c/ c x
————————————————————

95
4.6&REGISTROS&CONTABLES
4.6.1&Método&de&registración

Para registrar utilizamos el método de la partida doble que con-

siste en utilizar, para reflejar un hecho económico, por lo menos “dos”
cuentas; su divulgación se debe al fray Luca Pacioli, quien en Venecia
en 1494 publicó un libro en el cual expresaba su funcio-namiento. Una
de las características principales es que el asiento que surja de un
hecho económico debe “balancear”, esto quiere decir que la sumatoria
de los valores debitados debe ser igual a la sumatoria de los valores
acreditados, por lo tanto deben coincidir los totales de débitos y
créditos acumulados por el sistema contable.

También sostiene que quien recibe es deudor y quien entrega es

acreedor, las pérdidas se debitan, las ganancias se acreditan, todo
valor que aumente debe ser equivalente al que disminuye, todo
concepto que haga aumentar una cuenta, cuando éste dis-minuya
deberá disminuir la misma cuenta, etcétera.
La registración de acuerdo con la relación existente entre el
momento del hecho económico y el registro se puede dividir en:
•! Registración inmediata: cuando se registra en el mismo mo-
mento en que el hecho económico sucede.
•! Registración diferida: cuando sucede el hecho económico y por
razones de practicidad, sistematicidad u organizativas no se
registra en el mismo momento, por ejemplo: el regis-tro del
devengamiento de los sueldos de un mes, o el devengamiento
del alquiler de un mes, va ocurriendo to-dos los días del
período, sin embargo su registro se efectúa al fin de ese mes, en
forma diferida.

4.&6.2&Clases&de&registros&

Según la forma de registrar:

a)! Cron,ológicos:,Se registrará en forma “cronológica”, a medi-

da que ocurren las operaciones, ordenadas por fecha. Art.

96
 45. Código de Comercio “En,el,libro,diario,se,asentarán,día
por, día,, y, según, el, orden, en, que, se, vayan, efectuando,,
todas, las, operaciones, que, haga, el, com, erciante...”., Se
consideran,registros cronológicos al diario y a los subdiarios.
b)! Sistem, áticos, (o, tem, áticos):, Se registrará en forma “siste-
mática” suministrando la información total de cada cuenta (o
“tema”).
Este registro agrupa los movimientos (débitos y créditos) que
sufrió cada cuenta, obteniendo el saldo de la misma. Este saldo se
obtiene tomando la diferencia de la sumatoria de los créditos con la
sumatoria de los débitos, siendo su clasificación de deudor o acreedor,
según qué sector fuera mayor. Son ejemplos de estos registros los
mayores y los submayores.
Según su obligatoriedad:
a)! Obligatorios:, Diario, Inventario y Balance. En el libro In-
ventario y Balance se transcriben totalmente los elementos del
activo, pasivo y patrimonio neto con el detalle porme-norizado
de cada ítem, por ejemplo el nombre de cada clien-te con el
importe que debe o la cantidad de X mercadería con el precio
unitario y el total (ver punto 4.6.3), además deben ser
registrados los estados contables anuales com-pletos.

b)! No,obligatorios:,Mayor, Submayor, Subdiario

También se pueden clasificar en:

& •! Indispensables,o,principales:,Diario, Mayor&

•! Auxiliares:,Subdiario, Submayor&
&
4.&6.3&Funciones&

4.6.3.1,Legal
Los registros al ser llevados en legal forma aseguran una bue-na
organización y servirán de prueba en juicio, de acuerdo con la

97
ley “se,requiere,una,contabilidad,organizada,y,una,justificación
clara,de,cada,acto,susceptible,de,registro,contable”

4.6.3.2,Contable
Son indispensables para la tarea y el funcionamiento del siste-ma
contable.

4.6.3.3,Control
Se controla el registro de los comprobantes a los libros, así como
también la coincidencia de los saldos totales deudor y acree-dor, la
correcta utilización de las cuentas de movimiento (verifica que su
saldo sea cero al cierre del ejercicio), control de los saldos que
correspondan para el tipo de cuenta, control de igualdad de saldos
deudores y acreedores totales, recuento de registros, verifi-cación de
secuencia en el registro, comprobaciones aritméticas, comparaciones
de datos parciales con totales, conciliaciones y ar-queos, etcétera.

4.6.4&Requerimientos&legales

Según el Código de Comercio en su art. 43 dice que se debe llevar

una contabilidad organizada sobre una base uniforme, de la que
resulte una justificación clara de todos los actos de comer-cio o
susceptibles de registración contable. Las constancias conta-bles
deben complementarse con la documentación respectiva.
También el art. 44 expresa:

“Los comerciantes, además de los que en forma especial impon-gan

este Código u otras leyes, debe indispensablemente llevar los
siguientes libros:
a)! Diario
b)! Inventario y Balance
Sin perjuicio de ello, el comerciante deberá llevar los libros regis-
trados y la documentación contable que correspondan a una ade-

98
 cuada integración de un sistema de contabilidad y que le exijan la
importancia y la naturaleza de sus actividades de modo que de la
contabilidad y documentación resulten con claridad los actos de su
gestión y su situación patrimonial”.

El art. 46 dice: si el comerciante lleva libro de Caja, no es

necesario que asiente en el Diario los pagos que efectúa o recibe en
efectivo. En tal caso, el libro de Caja se considera parte inte-grante del
libro Diario. Al respecto se puede agregar que estos libros auxiliares
deben cumplir las formalidades de los libros obli-gatorios,
registrándose en el libro Diario sólo un asiento resumen mensual.

Se podría agregar que de acuerdo con los arts. 53 y 54 del Código

de Comercio, los registros se deberán llevar foliados, rubri-cados y
encuadernados, quedando prohibido alterar el orden de los asientos,
dejar espacios en blanco, tachaduras, enmiendas y arrancar hojas del
libro. En su exposición de motivos la ley de Sociedades Comerciales
(ley 19.550), manifiesta que tienden a con-templar, con carácter
general para todas las sociedades comercia-les, lo dispuesto para el
comerciante en el Código de Comercio.
La modificación del art. 61 de la ley 19.950 estableció clara-mente
que pueden utilizarse métodos mecánicos de registro u otros para
todos los libros, excepto el de Inventario y Balance, se hará por
autorización del órgano de contralor, el pedido de auto-rización
deberá contener un dictamen técnico. El avance tecnoló-gico llevó a la
utilización de encuadernación de las hojas emitidas por u n a im
presora de com pu tadora, copiado con láser, microfilmación u otros
procedimientos de última generación para resguardo de información.

4.7&SECUENCIA&DEL&PROCESO&CONTABLE

Los pasos que integran el proceso contable son aquellos que

comienzan en la captación de datos sobre las operaciones o efec-tos
del ente, hasta transformarlos en información suministrada a

99
 efectos de la correcta toma de decisiones. Toma los datos a partir del
análisis de los comprobantes que pueden ser contratos, reci-bos, actas
de asamblea, facturas, contratos, pólizas de seguro, etc., los registra,
determina el saldo de cada cuenta (o valor de cada concepto) y los
expone de acuerdo con las normativas vi-gentes.

Comprobante Diario Mayor Balance

Este tema lo trataremos en forma extensa en el punto 5.2

no repetitivo
A) Hecho económico Diario repetitivo

repetitivo Subdiario
B)! Hecho económico
no repetitivo Diario

4.8&FORMAS&DEL&PROCESAMIENTO&DE&DATOS

Las formas de procesamiento de datos se refieren a la manera en

que se procesan o registran las distintas operaciones económi-cas del
ente. Se debe tomar en cuenta los requerimientos legales para la
decisión e implementación según qué forma se adopte.
Principalmente hay dos formas posibles:
A)!Directa.
B)! Descentralizada.

A)!La directa consiste en registrar los hechos económicos, del

comprobante al libro Diario para luego “mayorizar” y de-
terminar el saldo de cada cuenta; este sistema es utilizado

100
 en empresas pequeñas, microemprendimientos o entes en que
las operaciones son escasas.
B)! La descentralizada es la utilizada en la mayoría de los ca-sos,
es llevada en forma total o parcial, y permite la incor-poración
de los registros auxiliares tanto los submayores como
principalmente los subdiarios; con esto se simplifica el
registro de las operaciones. Esta forma brinda la posibili-dad de
registrar en subdiarios, partiendo de los compro-bantes, o
informes que surjan de ellos, y con ello, la des-centralización
de las tareas en el proceso de registración, ya que varias
personas o sectores pueden trabajar en ese sentido para luego
unificar la información en un asiento resumen volcado en el
libro Diario. La cantidad de subdiarios utilizados dependerá de
los sectores que se identifiquen
con las diversas operaciones del ente. La existencia de
subdiarios también facilita la búsqueda de información so-bre
las operaciones económicas del ente.
La cantidad de subdiarios dependerá, como dijimos, de las
necesidades y organización de cada empresa, los principales
subdiarios pueden ser por ejemplo:
•! Subdiario de compras
•! Subdiario de ventas
•! Subdiario de cobranzas
•! Subdiario de pagos
•! Subdiario de cobranzas documentadas
•! Subdiario de pagos documentados
•! Subdiario de devoluciones de clientes
•! Subdiario de devoluciones a proveedores.

La información suministrada por estos subdiarios alimenta los

submayores y es tomada por el libro Diario para sus asientos re-
súmenes, pasando luego al Mayor general, el cual con sus saldos
posibilitará confeccionar el Balance de sumas y saldos.

101
Comprobante Subdiario Diario Sumas y Saldos

Submayores

En este registro se incluirán todos los hechos económicos

repetitivos con respecto a una operación en particular, ordenado en
forma cronológica y con la identificación y datos de cada ope-ración
teniendo que informar en el registro el cargo o destino de la
contrapartida a la operación básica que corresponda al subdiario, por
ejemplo si se tratara del subdiario de venta, se asume que la operación
básica del subdiario es la venta, con lo cual una parte del cargo del
registro debe ser siempre “Ventas”, entonces la acla-ración debe ser
sobre la forma en que se concretó dicha venta. Hay varias formas de
manejar la relación entre los subdiarios y su registración, tal vez una
simple podría ser por ejemplo: del subdiario de ventas obtener un
asiento resumen sobre todas las ventas y confeccionar el siguiente
asiento:
—————————————————————
Deudores por ventas x
a Ventas x
—————————————————————

Y del subdiario de cobranzas se obtiene un asiento resumen con el

detalle de las cobranzas de las ventas en general:
—————————————————————
Caja x
Documentos a cobrar x
Valores a depositar x
a Deudores por ventas x
—————————————————————
Un ejemplo de la presentación y rayado de un subdiario es el
siguiente:

102
 Fecha Fecha
m
Comprobante

Tipo de comprobante N° de
omprobante
Proveedor

Nº CUIT Tipo de
comprobante
Condición ante IVA

Ejemplo(Subdiario(Ventas

Ejemplo(Subdiario(Compras
Cliente
Mercaderías

103
N° CUIT
Materia prima

t
r
I

e
o
p
m
Condición
Envases ante el IVA

do
grava
Varias sin clas.
Importe
Imputación gravado IVA

IVA
Importe
Total total
4.9$REGISTROS$COMPLEMENTARIOS

4.9.1$Mayor
Es un registro sistemático o temático, en forma “sistemática”
suministra la información total de cada cuenta o “tema”; no clasi-
ficado obligatorio por el Código de Comercio, pero sí es indispen-
sable para la utilización de la técnica contable, en él se dispone de un
registro para cada cuenta en donde figurará la individualiza-ción de
todos y cada uno de los movimientos que haya sufrido cada cuenta y
además el saldo resultante, que será el valor que representará
cuantitativamente a la cuenta, resultando absoluta-mente necesario
para la confección de la información contable.

4.9.2$Submayor
Cuando se usan cuentas colectivas para proveedores y/ o deu-dores
por ventas deben llevarse los registros llamados submayores, ya que
éstos permiten el detalle individual de cada deudor o pro-veedor en
particular, además de una información complementa-ria de cada uno
como ser, dirección, teléfono, razón social o nom-bre, zona de
ubicación, y con respecto a la composición de su saldo, los datos
relativos a la identificación de cada importe asig-nado, por ejemplo,
comprobante, número, vencimiento, importe, condiciones de venta,
etcétera.

4.9.3$Subdiario

A las empresas de cierta magnitud o a las que tengan una

apreciable cantidad de operaciones diarias les sería dificultoso tener
que registrar en forma cronológica “cada operación” comer-cial. Por
ello en cuanto sea posible la división o descentralización del trabajo
contable a efectos de simplificar el problema surgen los subdiarios, en
ellos estarán registradas las operaciones repetitivas con un corte
mensual, este resumen mensual será el que se traslada al Diario por
medio de un asiento resumen men-

104
sual. Se podrán utilizar tantos subdiarios como sean necesarios.
(Sobre'el'particular'ya'se'desarrolló'el'tem'a'en'el'punto'4.7.)

4.10$MEDIOS$DE$REGISTRACIÓN

Sin desconocer otros medios de registración como los medios

mecánicos, semimecánicos, etc., los principales y no excluyentes son:

a.! Por'm'edio'de'la'escritura'm'anual. Es la forma más simple

y' se realiza registrando en forma manuscrita o máquina de
escribir, este procesamiento manual implica el control, aná-lisis
y clasificación de la información para ser procesada por una
persona, los cálculos se harán también en forma manual o por
medio de máquinas de calcular.
b.! Por' m' edio' de' un' sistem' a' de' procesam' iento' de' datos'
(com':'putadora)'. Es la manera más utilizada en la actualidad
y' consiste en llevar un programa o sistema que permita la
incorporación del plan de cuentas con su respectiva codifi-
cación y características de cada cuenta, y la incorporación de
los asientos contables, ingresando la fecha, la cuenta, el valor
en la columna del debe o del haber según correspon-da y el
motivo de la variación, luego de dar el “correcto” este
movimiento se incorporará en los archivos del siste-ma,
pudiendo obtener luego y de acuerdo con lo que se necesite: el
mayor de cada cuenta, Balances de sumas y
saldos, Estado de Situación Patrimonial, etcétera.
La forma más moderna es la que consiste en un sistema inte-grado
(gestión comercial, etc.) en el cual están relacionados todos los
sectores de la empresa alimentando la contabilidad a partir de los
comprobantes emitidos o formularios internos.

105