PASO A PASO EN SIFA – INSCRIPCIÓN IV FASE FAMILIAS EN ACCIÓN

El proceso de inscripción para la fase IV de Familias en Acción se realizará en una nueva versión de SIFA. A continuación se da a conocer el paso a paso para inscribir
a una familia en esta nueva versión.

Previamente se enviará a URL para acceder a la plataforma. Las personas que realizarán el proceso de inscripción recibirán un USUARIO y CONTRASEÑA conforme
al procedimiento establecido para tal fin. Los Enlaces Municipales podrán usar el mismo usuario y contraseña que actualmente tienen asignado y podrán realizar
inscripciones con su usuario. Adicionalmente, el personal de las Direcciones Regionales, el Nivel Nacional y del Centro de Atención Telefónica – CAT que tiene
actualmente usuario SIFA, podrán utilizarlo en esta plataforma para hacer consultas (sin rol de inscripción):
1. Una vez se ingresa, encontrarán el módulo de inscripciones en la parte superior izquierda:

2. Al seleccionar el módulo de inscripciones, se despliegan varias opciones, de las cuales deberá escoger la opción FILTRO, con el fin de verificar las personas
focalizadas. Se debe seleccionar el tipo de documento de identidad, digitar el número y dar clik en la opción “buscar”:

Las opciones “búsqueda población” y “búsqueda nombres” aunque están activas, no deben utilizarse.
 3. Si la persona está focalizada, el sistema despliega la información de toda la unidad de gasto de la cual hace parte (tal cual como aparecen en la ficha SISBEN
IV y en los listados de focalización) y que pueden ser inscritos en el proceso:

Solo las personas que aparezcan en esta búsqueda podrán ser inscritas. La columna “registraduría” tendrá marcados a las personas que se posiblemente están
fallecidas como resultado del cruce realizado con Registraduría (posterior a la generación de los listados de potenciales) y serán las únicas que no podrán ser
inscritas.
4. Verificada la persona en el filtro y antes de iniciar el proceso de inscripción en SIFA, el inscriptor debe:

• Revisar la documentación entregada por quien se presenta como titular:

o Que la fotocopia del documento de quien se presenta como titular sea legible y no tenga enmendaduras y corresponda a la edad actual.
o Que para cada NNA a inscribir, tenga fotocopia legible y sin enmendaduras de sus registros de nacimiento y de las fotocopias de las tarjetas
de identidad de los NNA mayores de 7 años. SI el titular indica que no tiene las tarjetas de identidad, se acepta que solo presente registro de
nacimiento.
• Comparar parentescos. Se espera que se presente la mamá con sus hijos. En caso de que no sea la mamá y de acuerdo con la indagación no sea posible
que ella sea la que se inscriba como titular, se acepta que sea otro familiar siempre que éste dentro de la unidad de gastos que se revisa en SIFA. En
todos los casos, siempre debe confirmarse los parentescos con la comparación de apellidos.
• Confirmar los NNA a inscribir vrs información de filtro. Revisar si la madre esta presentando los documentos de todos los hijos menores de 18 años
que aparecen en el filtro. El sistema tiene parametrizado una función para evitar que “dividan” las familias, así que el titular debe inscribir todos los
NNA que estén bajo su cuidado. Si es otro familiar, se debe advertir que debe incluir en la inscripción a todos los NNA que estén a su cargo y que
aparezcan en la unidad de gasto que se consulta en SIFA.

Una vez terminada la revisión de los documentos, se procede a la firma del Contrato Social. Se deberá tener preimpreso el formato. El inscriptor debe
diligenciar los campos de la primera hoja del contrato con los datos del titular y solicitar al titular que firme y coloque su huella en la última hoja. Se le
hace una explicación general del Contrato, el cual podrá revisar con mayor detenimiento posterior a la inscripción.

Con los documentos de la familia y el Contrato social Firmado, el inscriptor procede a digitalizarlos en el siguiente orden:

Documento del titular (cedula, tarjeta o contraseña)

Registro civil NNA # 1
Tarjeta identidad NNA # 1 (si la aportan)
Registro civil NNA #2
Tarjeta identidad NNA # 2 (si la aportan)
Y así sucesivamente para todos los NNA que se quieran inscribir

Se debe guardar el archivo en formato .PDF y se sugiere llamar al archivo con el apellido y nombre del titular y guardarlo en una carpeta de fácil acceso,
que le permita al inscriptor su consulta de manera rápida y eficiente en el momento que lo requiera en el proceso de inscripción.
 5. Con el PDF listo, se da inicio al proceso de inscripción a través de la opción “INSCRIPCIÓN” en el módulo de inscripciones. Se vuelve a realizar la búsqueda
de la persona:

La opción de “búsqueda de nombres”, aunque esta activa, no debe utilizarse.

6. El sistema arrojará los datos de la unidad de gasto (la misma que se visualizó en “filtro”). Se debe confrontar la información de SIFA contra los documentos
entregados por la familia para confirmar si están correctos. Adicionalmente se deberá ajustar los parentescos entre quienes se están inscribiendo ya que
por defecto salen los parentescos de la ficha SISBEN (parentescos con el jefe del hogar). Para ello, se debe dar click en la opción “editar” en cada uno de
los integrantes de la familia a inscribir y hacer los ajustes correspondientes:
Una vez que se de click en “editar” se activarán los campos para editarse:

Opción desplegable, en caso Opción SE DEBE REVISAR en todos los casos y

de que se requiera actualizar. desplegable, en ajustar según el parentesco entre
caso de que se quienes se van a inscribir con la
Para el caso de los NNA que requiera actualizar información lista desplegable.
ya tengan tarjeta de Ejemplo: si el titular es la mamá de los
identidad y sea presentada NNA a inscribir, se debe seleccionar
Las casillas son Para ajustar la
como soporte en el proceso “padres”
editables y permiten información se
de inscripción, se deberá
ajustes a la despliega un
aplicar el ajuste (si aún
información calendario
aparece registro civil)

Al finalizar los ajustes de cada integrante de la familia, SIEMPRE se debe dar la opción “actualizar”. Si no se da este paso, el sistema no tomará ningún cambio.
Todos los cambios que se apliquen estarán sujetos a la revisión en el proceso de auditoría que se aplicará luego de realizar la inscripción. Cualquier intento de
fraude podrá conllevar a la NO INCLUSIÓN de la familia en la cuarta fase de operación (solo hasta que se valide por la auditoría se dará por firme la inscripción) y
se adelantará el respectivo proceso a que haya lugar para quien realiza la inscripción y para el municipio/operador a cargo.
7. Luego de realizar todos los cambios, se debe seleccionar en las columnas “cabeza familia” e “inscribir” quien será el titular y los NNA a inscribir. Hecha la
selección, se da click en el botón “inscribir familia”:

Seleccionar las dos

s
opciones en caso de
ser el titular

El sistema sólo permitirá la inscripción de 1 persona mayor de 18 años (quien deberá ser el titular – cabeza de hogar).
En el caso de los menores de 18 años que quieran ser titulares (se inscriben solos o ya tienen un hijo y aparece en la unidad de gasto), deberán tener
mínimo 14 años al momento de la inscripción para que el sistema les permita ser titulares sin tener 18 años.

Las unidades de gasto que tengan el aviso “estado: bloqueado” solo tendrán la opción de realizar 1 inscripción. En caso de requerir hacer más inscripciones,
el caso se debe presentar a Prosperidad Social para estudiar su viabilidad.
 8. El sistema pasa al formulario de inscripción. La primera parte que se debe diligenciar son los datos familiares. Allí encontrarán casillas bloqueadas (no se
permite la edición), casillas con opciones desplegables, casillas obligatorias (marcadas con asterisco rojo) y casillas que, de acuerdo con la respuesta que
se dé a la pregunta, desbloqueará otras opciones. Se debe registrar lo que el titular conteste a cada opción:

Casillas bloqueadas: Población, Ficha, departamento, dirección, barrio, zona, código proyecto, registro presupuestal, fecha registro presupuestal.

En la casilla “CELULAR 1” deben dejar el número de celular principal que maneje el titular. La casilla “CELULAR 2” es opcional y pueden registrar otro celular de
contacto.

En la casilla “CENTRO POBLADO” seleccionar la opción de acuerdo con el conocimiento propio del municipio.
 9. Continuando en el formulario se pasa a la segunda parte de la inscripción en donde se solicitará diligenciar los datos personales por cada uno de los
integrantes de la familia (tanto del titular como de los NNA a inscribir). Solo se podrán modificar los siguientes datos:

E
A
B

C D
G
F I
H J

En caso de detectar que algún dato de las casillas que no se pueden modificar esta incorrecto, el inscriptor deberá volver a iniciar la inscripción desde cero, y en
la primera parte de la inscripción (punto 6 de este documento) modificar lo que corresponda.

Para los campos editables, se debe tener en cuenta:

A. Contraseña: Se debe marcar únicamente en caso de que hayan presentado como documento de identificación la contraseña (aplica tanto para cédulas
como para tarjetas de identidad).
B. Fecha de expedición documento: Se debe confirmar que la información sea correcta, con base en los documentos presentados y registrados en la primera
parte de inscripción (ver punto 6 – segundo pantallazo). El campo es editable y desplegará un calendario para seleccionar la fecha correcta.
C. Discapacidad inscripción: Campo obligatorio. Se debe diligenciar con base en la respuesta que dé el titular tanto para él mismo como para cada integrante
de la familia a inscribir (en la medida que avance por cada integrante va dando la respuesta).
D. Clasificación discapacidad: Se activará solo si la respuesta a “discapacidad inscripción” fue SI. Se desplegará un listado para seleccionar la opción de
acuerdo con la respuesta que dé el titular para cada integrante de la familia.
E. Cédula de ciudadanía: Este campo cambiará de nombre de acuerdo con la edad del integrante (cuando son menores de 18 años sale “tarjeta de identidad”
y “registro civil”). Se debe seleccionar para confirmar que fue entregado la copia del documento en el proceso de inscripción. En el caso de los NNA, si se
presentó tanto el registro civil como la tarjeta de identidad, se deben seleccionar ambos campos.
F. Orientación sexual: Este campo es obligatorio. Para el caso de los NNA que no sean titulares, se deberá diligenciar “no responde”.
G. Identidad de Género: Este campo es obligatorio. Para el caso de los NNA que no sean titulares, se deberá diligenciar de acuerdo con lo relacionado en la
casilla “sexo”.
 H. Entidad Educativa y grado: Esta casilla se activará únicamente si el integrante tiene la edad para estar estudiando (entre 4 y 17 años). La forma de confirmar
que esta activa es porque aparece de color azul. Cuando no esta activa, se ve de color gris:

Se debe dar click en la casilla en azul para que despliegue las opciones:

De acuerdo con la información que suministre el titular, se deberá escoger el departamento y municipio en donde está ubicada la institución educativa en donde
estudia el NNA sobre el cual se está haciendo el registro (puede ser cualquier departamento y/o municipio de Colombia, no hay restricción). En la casilla “grado”
deberá seleccionar el grado que cursa actualmente el NNA. En la casilla “NOMBRE ENTIDAD EDUCATIVA” se puede colocar el nombre de la institución o parte del
él (palabras clave) para que al momento de dar click la opción “buscar” se desplieguen las opciones para escoger. También se puede dejar en blanco el espacio y
al momento de buscar aparecerán todas las instituciones del municipio:

Ejemplo sin diligenciar la casilla “nombre entidad educativa”: Ejemplo diligenciando la casilla “nombre entidad educativa”

Si el titular tiene claro el nombre de la institución (lo lleva a anotado o lleva algún documento en donde tenga el nombre) será mucho más fácil la búsqueda.
Una vez identificada la institución en el listado, se selecciona (quedando en amarillo) y se da click el botón “seleccionar”. Con estos pasos el sistema tomará la
información para registrarla en las casillas correspondientes:

En caso de que el NNA no este matriculado, no se debe diligenciar ninguna información pero se debe invitar a la titular para que realice el proceso de búsqueda
de cupo escolar para el NNA y advertirle que una vez se de inicio a la IV fase de operación, solo podrá recibir incentivos siempre que los NNA estén matriculados
y asistiendo a clases.

I. IPS. Campo obligatorio para todos los integrantes de la familia. Se debe dar click sobre el botón azul para desplegar las opciones:
De acuerdo con la información que suministre el titular, se deberá escoger el departamento y municipio en donde está ubicada la IPS en donde es atendido el
integrante de la familia sobre el cual se está haciendo el registro (puede ser cualquier departamento y/o municipio de Colombia, no hay restricción). En la casilla
“EPS” se deberá escoger siempre “EPS del municipio” y en casilla “IPS” se puede colocar el nombre de la IPS o parte del él (palabras clave) para que al momento
de dar click en la opción “buscar” se desplieguen las opciones para escoger. También se puede dejar en blanco la casilla IPS y al momento de buscar aparecerán
todas las instituciones del municipio:

Ejemplo sin diligenciar la casilla “NOMBRE IPS”: Ejemplo diligenciando la casilla “NOMBRE IPS”:

Si el titular tiene claro el nombre de la institución (lo lleva a anotado o lleva algún documento en donde tenga el nombre) será mucho más fácil la búsqueda.
Una vez identificada la institución en el listado (al momento de ubicarla se da click sobre su nombre y quedará señalada en amarillo), se selecciona y se da click el
botón “seleccionar”. Con estos pasos el sistema tomará la información para registrarla en las casillas correspondientes:

J. Priorización escolar: Este campo se activará si en la familia hay NNA en edad escolar. Adicionalmente desplegará la cantidad de cupos disponibles de
acuerdo con la cantidad de NNA a inscribir, hasta máximo 3 cupos. Si en la familia se están registrando más de 3 NNA, el titular deberá escoger a quien
priorizar en esta casilla (exceptuando a los NNA con discapacidad y que estén en grado transición):

En este ejemplo, solo aparece el número 1 ya que la familia solo cuenta con un NNA en edad escolar. El inscriptor deberá escoger el número disponible.
SIEMPRE se debe priorizar así solo haya 1 NNA en la familia.
 10. Una vez finalice el diligenciamiento de los datos personales de cada integrante de la familia se pasa a la tercera parte de la inscripción, en donde se deberá
asociar el archivo PDF que contiene las imágenes de los documentos aportados por la familia y el contrato social firmado (1 solo archivo). Se debe dar click
en el botón “cargar documentos” para que se desplieguen las opciones del sistema:

Seleccionar la Campo
opción “inscripción” bloqueado

Campo opcional
para diligenciar

Al dar click, permitirá

buscar el archivo y
seleccionarlo.

El archivo debe estar en formato .PDF y no podrá superar 1 MB de tamaño. Una vez se diligencien los campos y se seleccione el archivo, se debe dar click en
“cargar archivo”. El sistema mostrará el resultado del cargue y permitirá visualizar el archivo cargado:
Se recomienda SIEMPRE revisar el archivo cargado, dando clic sobre la parte subrayada en donde aparece “consultar soporte…”, para verificar que las imágenes
correspondan a la familia que se está inscribiendo:

Una vez se confirme que efectivamente el archivo esta cargado correctamente y corresponde a la familia, se da click en el botón “cerrar y regresar”. El sistema
arrojará el siguiente mensaje:

Se debe dar click en “aceptar” para cerrar el cuadro. Inmediatamente el sistema mostrará el archivo cargado. En caso de que hayan dudas y se quiera volver a
revisar el archivo cargado e incluso cambiar el archivo, hay las opciones para volver a hacer el cargue:
 11. Finalizado el cargue del documento, se da click en “inscribir”. En caso de que no haya cargado el documento o hayan hecho falta diligenciar campos
obligatorios, el sistema no permitirá la inscripción hasta que complete toda la información.

Si todo fue diligenciado y el archivo fue cargado, el sistema le informará el código de familia con el quedó inscrito y le mostrará el comprobante de
inscripción. Deberá exportarlo a PDF para imprimirlo:

Al seleccionar la opción “PDF” de listado

desplegable se activará el botón “Export”. Se
debe dar click sobre este botón para generar el
PDF

Al finalizar el proceso, se le devolver todos los documentos a la titular (incluido el contrato social que firmó) y la impresión del formato de inscripción. Se debe
advertir (como lo dice el formato) que la inscripción quedará sujeta a revisión y en caso de requerir algun ajuste, Prosperidad Social se estaría comunicando a los
números de contacto).