LA FICHA TÉCNICA

Es una herramienta fundamental para el control de calidad. Esto se debe a

que, con él, es posible comprobar si los padrones preestablecidos para cada
producto están de acuerdo o no. 
Su uso es compatible con cualquier segmento. Sin embargo, a menudo se
utiliza en la industria, comercio minorista y en la industria de alimentos y
bebidas.
Si quieres saber todo sobre ficha técnica y, principalmente, ver la información
que no puede faltar a la hora de crear una, continúa con nosotros.
Abordaremos los puntos principales sobre este tema.
Veja o que será abordado:
 ¿Qué es una ficha técnica?
 ¿Para qué sirve la ficha técnica?
 Principales beneficios de una buena ficha técnica de producto
 ¿Cuál es la diferencia entre archivos técnicos operativos y
administrativos?
 ¿Quién debe utilizar la ficha técnica?
 ¿Cómo hacer una ficha técnica?
 La tecnología para una gestión eficiente
¿Qué es una ficha técnica?
Es un documento en el que se exponen todas las especificaciones de una
materia prima o mercancía. Al proporcionar descripciones objetivas, técnicas
y juiciosas, es especialmente útil para quienes realizan inspecciones. 

En este caso, orienta mejor la actividad, promoviendo ganancias de eficiencia,

así como resultados significativos en el proceso de control de calidad, entre
ellos:
 Estandarización de la calidad.
 Notas de auditoría.
 Conformidad de productos.
Para obtener estos beneficios, sin embargo, es importante que la ficha
técnica sea simple, objetiva y, al mismo tiempo, completa. Así, asegura
que el profesional entenderá la información, eliminando la doble interpretación.
Además, evita retrabajos, devoluciones e incluso retiradas, en el caso de su
aplicación en la industria automotriz.
Uno de los segmentos que más utiliza esta herramienta es el de alimentación.
Ayuda, por ejemplo, a verificar los insumos, así como los ingredientes que se
deben utilizar en cada plato. Sin embargo, no confunda: no debe mostrar la
forma de preparación, ya que este es el papel de la receta.
Es importante aclarar que la ficha técnica no es lo mismo que
el Procedimiento Operacional Padrón (POP). Si bien esto se centra en la
operación en sí, la ficha dirige tu atención a los detalles del producto.
¿Para qué sirve la ficha técnica?
Su principal objetivo es proporcionar la estandarización de los productos
de tu empresa. Cuando sepa con certeza lo que necesita contener, es más
fácil evaluar si es adecuado o no.
El expediente técnico también facilita los procesos de auditoría interna.
Esto es fundamental porque la función de esta actividad es precisamente
controlar la calidad de las manufacturas que llegan al cliente final.
Con este documento también es posible realizar una previsión de gastos y
compras. Ya que, en él, se enumeran las materias primas necesarias y sus
respectivos precios. Haciendo esta organización aún más efectiva.
Principales beneficios de una buena ficha técnica de producto
En la práctica, el uso de esta herramienta ofrece una serie de beneficios a los
establecimientos. Seleccionamos 10 para ti. Echa un vistazo:
1. Organización de la operación.
2. Control de entrada y salida más preciso.
3. Estandarización de procesos.
4. Control de compras.
5. Gestión de ventas.
6. Reducción de desperdicios.
7. Control de inventario.
8. Mantenimiento del padrón de calidad.
9. Optimización del entrenamiento de los funcionarios.
10. Recolección y almacenamiento de datos.
¿Cuál es la diferencia entre archivos técnicos operativos y
administrativos?
La principal diferencia radica en los detalles de la información y el objetivo
detrás de su finalización.
La versión operativa es más común para ser utilizada en restaurantes y otros
establecimientos que trabajan con alimentos. Se pretende detallar los
principales puntos relacionados con la propia producción.
En la ficha técnica de un plato, por ejemplo, es necesario puntuar los
ingredientes utilizados, así como las cantidades y el método de cocción. De
esta forma, evita cambios que pueden provocar una pérdida de calidad del
producto. Y, en consecuencia, a la insatisfacción del cliente.
La ficha técnica gerencial ofrece más información relacionada con la
administración y compras. Por tanto, siguiendo el ejemplo anterior, datos como:
 Precio de cada ingrediente.
 Comparación de costos entre proveedores.
 Costo por plato.
 Margen de beneficio.
 Precio final.
Por tanto, ayuda en las actividades del día a día de sectores como compras,
inventarios y marketing. Permitiendo una toma de decisiones más asertiva.
¿Quién debe utilizar la ficha técnica?
La herramienta debe ser utilizada por todos los emprendedores que
ofrezcan algún tipo de producto. En otras palabras: desde un cocinero
autónomo que vende dulces y snacks hasta propietarios de grandes fábricas de
automóviles.
Esto se debe a que ayuda a verificar el costo efectivo del producto, así como a
la organización de la rutina productiva. En otras palabras, ayuda en la
definición del precio, así como en el funcionamiento del día a día.
También debe tenerse en cuenta que la ficha técnica está destinada a
estandarizar la mercancía. Por tanto, debe verse como un aliado en la
búsqueda de calidad.
¿Cómo hacer una ficha técnica?
Como se mencionó, los parámetros técnicos a verificar deben presentarse de
manera clara y objetiva. Si es posible, cuente con el apoyo de imágenes o
dibujos que representen exactamente el padrón de calidad a seguir.
Esto es especialmente importante en el caso de la entrada de mercancías. De
lo contrario, puede dar lugar a la recepción de materias primas no padrones.
Existen varios modelos de ficha técnica, variando según el segmento de
negocio. Sin embargo, para promover la comprensión, mostremos un ejemplo
muy común en el sector de alimentación. Mira los artículos que no te puedes
perder:
1. Nombre del producto.
2. Costo de cada insumo.
3. Cotización de proveedor.
4. Tiempo de preparación.
5. Mano de obra requerida.
6. Equipamiento usado.
7. Especificidad del almacenamiento de ingredientes.
8. Ingresos totales esperados.
9. Tamaño de la porción.
10. Impuestos.
11. Cargos.
12. Costo final total.
13. Imagen del producto.
14. Instrucciones especiales.
Al crear una ficha técnica para tu empresa, lo ideal es hacer un análisis de
todos los procesos internos, así como de los costos. Esta información
proporcionará una descripción general, que será útil para comprender
principalmente los resultados esperados y obtenidos.
La tecnología para una gestión eficiente
¿Estás pensando en realizar una ficha técnica en papel? ¿O en una planilla de
Excel? Ambas opciones se pueden utilizar al principio. Sin embargo, no son las
formas más recomendadas, especialmente pensando en la seguridad de los
datos.
Si bien el papel es susceptible al tiempo y la pérdida, las planillas de Excel
requieren un amplio espacio de almacenamiento. Además, pueden eliminarse
involuntariamente o verse afectados por virus.
De esta manera, pueden resolver el problema de manera oportuna. Sin
embargo, no generarán los conocimientos necesarios a largo plazo.
En este escenario, lo ideal es adoptar un software de gestión en el que los
datos se almacenen en la nube. Y, sobre todo, se puede acceder a ellos desde
cualquier dispositivo.
Pero, ¿cuál elegir entre las distintas opciones del mercado? Opte por
un checklist en línea. Es una herramienta que te permite crear listas de
verificación por sector o actividad. 
Siguiendo el ejemplo de nuestro restaurante, es posible crear un checklist
específico para recibir insumos y otro para elaborar platos. Por lo tanto, puedes
garantizar, respectivamente, el stock adecuado y la estandarización de recetas.
De esta forma, los checklists se convierten en grandes aliados en el
proceso de auditoría interna. Ayudando en el control de calidad,
reducción de costos y estandarización operacional.
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más: genere informes que hagan que la gestión en su conjunto sea aún más
eficiente.