TEMA 5: EL PLAN DE APROVISIONAMIENTO.

1. EL PLAN DE APROVISIONAMIENTO: LA GESTIÓN DE COMPRAS, DE ALMACÉN Y DE STOCKS.

La función de aprovisionamiento en la empresa consiste en comprar materiales o productos, para la
fabricación o venta, y almacenar los productos hasta su comercialización. El aprovisionamiento en la
empresa tiene tres funciones:
- La gestión de compras se encarga de realizar las compras de materiales que se necesitan para la fabricación
de productos o productos para la venta.
- La gestión de almacén se encarga de mantener los productos desde que entran en la empresa hasta su
salida. En caso de empresas industriales, al llegar las materias primas se guardarán en el almacén hasta que
comience el proceso de fabricación.
- La gestión de stocks o gestión de inventarios se encarga de determinar la cantidad de existencias o materias
primas que se han de tener en el almacén y también el número de pedidos que es necesario para cubrir las
necesidades de la empresa.

Las fases del proceso de aprovisionamiento son las siguientes:

- Compra de materiales o productos: La empresa realizará una selección de los proveedores a los que adquirir
los productos, teniendo en cuenta las condiciones que ofrece cada uno de ellos.
- Almacenaje de los productos: La empresa deberá disponer de unos espacios en los que conservar y guardar
los productos hasta que salgan de ella.
- Control de las existencias que debe mantener en cada momento.

1.1. Selección de proveedores.

Se denomina proveedores a quienes suministran a las empresas los bienes objeto de su actividad. Entre la empresa
compradora y el proveedor, se establecen, las condiciones del aprovisionamiento, que ambas partes se obligan a
cumplir.
Las condiciones que se acuerdan son: los bienes a comparar, la cantidad, la fecha, y el lugar de entrega, el precio a
pagar, y la forma y la fecha de pago.
En su relación con los proveedores, a la empresa se le plantean varias cuestiones a las que tiene que dar respuesta y
que estudiaremos a continuación:

- Búsqueda de proveedores
- Evaluación de estos
- Elección de uno o varios

A. BÚSQUEDA DE PROVEEDORES.
Entre las numerosas fuentes de información que se pueden consultar para localizar proveedores, encontramos:
Internet, páginas amarillas, prensa y revistas especializadas en la rama de la actividad de la empresa, cámaras de
comercio, asociaciones empresariales y profesionales y colegios profesionales, ferias y exposiciones.
Una vez localizados posibles proveedores y tras confeccionar un listado con sus datos, la empresa se pondrá en
contacto con ellos para solicitar la información adicional que precise sobre las condiciones de compra que no estén
claras o se pretendan negociar.

B. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES.
La empresa deberá elegir a los proveedores, comparando las condiciones ofrecidas por cada uno, según una
serie de factores:
- Factores económicos: Precio del producto, descuentos comerciales: por el volumen de compra, ¿Quién paga
seguros y portes?, Forma de pago, Aplazamiento de pagos, pedido mínimo.
- Factores de calidad: Calidad de los productos y sus componentes, garantías ofrecidas y periodo de garantía,
servicio técnico, de atención al cliente y asesoramiento técnico
 - Otros factores: Plazo de entrega, evoluciones, filosofía y forma de trabajo del proveedor, tamaño de la
empresa, localización, experiencia, estabilidad y situación económica del proveedor, referencias.

Una vez recibidas todas las ofertas de los proveedores seleccionados, llega el momento de compararlas y elegir la
más conveniente.

- En primer lugar, se descartan los proveedores que no se ajusten a las condiciones mínimas exigidas.
- En segundo lugar, se establece un baremo según la importancia que tenga cada uno de los factores.
- En tercer lugar, se calcula la puntuación obtenida por cada oferta, teniendo en cuenta el baremo anterior.
- Por último, se suma la puntuación total asignada a cada proveedor.

C. ELECCIÓN DE PROVEEDORES.
Después de buscar proveedores y evaluar a los preseleccionados, se procederá a elegir a aquellos que se
consideren más convenientes. Es conveniente contar con varios proveedores de un producto, pues, en caso de
que falle uno, se tendrán otros, y así se evita quedar desabastecido de un producto, ya que esto conllevaría un
parón en la cadena productiva o no poder servir los pedidos a los clientes.
1.2. Gestión de almacén.
A. CLASIFICACIÓN DE LAS EXISTENCIAS.
B. ALMACÉN. TIPO TEST.

C. VALORACIÓN DE LAS EXISTENCIAS.

Precio de adquisición: el consignado por el vendedor en la factura, una vez deducidos los descuentos o rebajas en el
precio y añadidos los gastos que se produzcan hasta que estén ubicados para su venta, como son los gastos de
transporte, aranceles de aduana o seguros.
Para valorar las salidas de almacén y las existencias finales, hay diversos métodos teóricos:
- FIFO (First In First Out o primera entrada, primera salida): Método supone que las existencias que salen del
almacén son siempre las más antiguas, quedando en él las últimas que entraron.
- Precio Medio Ponderado (PMP): El Precio medio es el resultado de dividir el importe total de los productos
entre el número de unidades. Este precio varía cada vez que se produce una nueva entrada en el almacén.
- LIFO: Lo último que entra es lo primero que sale (no está ya activo).

1.3. Gestión de stocks. (TIPO TEST).

2. LA NEGOCIACIÓN DE LOS PROVEEDORES.

Negociación: es un proceso en el cual dos o más partes, que tienen intereses comunes y distintos, intercambian
información para logar un acuerdo para obtener unos beneficios comerciales; una de las partes pretende vender sus
productos posibles y la otra parte comprarlos.
Llegado el momento de negociar con los proveedores, se deben tener en cuenta ciertos aspectos:

- Antes de comenzar: la empresa debe estar informada sobre qué productos se ofrecen en el mercado,
quiénes son los proveedores de los productos que se necesitan.
- La preparación: no solo debemos informarnos de los productos y las condiciones que ofrecen otros
proveedores, sino que también es necesario tener claros los objetivos que persigue nuestra empresa.
- La negociación: Se puede explicar en qué consiste la actividad de la empresa, para que el proveedor nos
conozca. Se debe actuar de una manera que genere confianza.
- El acuerdo: se debe recoger por escrito el acuerdo al que se ha llegado.

En la negociación se llegará a acuerdos, sobre:

- Productos y descuentos
- Condiciones de pago
- Envío
3. LA OPERACIÓN DE COMPRAVENTA. (TIPO TEST)

4. EL IMPUESTO SOBRE EL VALOR AÑADIDO (IVA)

A. NATURALEZA DEL IMPUESTO.
El IVA recae sobre el consumo de bienes y servicios, y grava:
- Las entregas de bienes y la presentación de servicios efectuadas por empresarios o profesionales
- Las adquisiciones intracomunitarias de bienes
- Las importaciones de bienes

Para los empresarios y profesionales es un impuesto neutral, no afecta a sus costes. Los empresarios, cuando
compran bienes, soportan el IVA y, cuando venden sus productos, repercuten el IVA.

B. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
Se aplica en todo el territorio peninsular y en las Islas Baleares (IVA no aplicado ni en Canarias ni en Ceuta y
Melilla).

C. HECHO IMPONIBLE.
Constituyen el hecho imponible de este impuesto:
- Las entregas de bienes y las prestaciones de servicios realizadas por empresarios o profesionales a título
oneroso.
- Las adquisiciones intracomunitarias de bienes efectuadas a título oneroso por empresarios.
- Las importaciones de bienes.

D. OPERACIONES NO SUJETAS Y EXENTAS DEL IMPUESTO.

- No sujetas:
 Transmisión total de todo el patrimonio empresarial
 Entregas de muestras o prestación de servicios realizados
 Entrega de impresos u objetos de carácter publicitarios
 Servicios prestados por trabajadores asalariados a las empresas para las que trabajan
- Exentas:
 Exportaciones de bienes, entregas intracomunitarias de bienes
 Prestaciones de servicios de hospitalización y asistencia sanitaria
 Enseñanza escolar, universitaria y postgrados
 Prestaciones de servicios efectuados por entidades de derecho público
 Transporte de enfermos o heridos en ambulancias
 Operaciones de seguro y capitalización
 Entregas de sellos de correos
 Depósitos en efectivo, incluidos los servicios de cobro o pago prestados.

E. DEVENGO DEL IMPUESTO.

Es el momento en que se origina la obligación de pago.
 En las entregas de bienes. Se devenga el impuesto cuando estas se ponen a disposición del
adquiriente.
 En las prestaciones de servicios.
Existen algunas reglas especiales sobre el devengo:
- con pago anticipado: el impuesto se devengará con el cobro total o parcial del precio.
- En arrendamientos o suministros continuos: el devengo se produce en el momento que resulte exigible
la parte del precio de cada percepción. Con el suministro eléctrico, el devengo se produce en la factura
mensual.
 F. SUJETOS PASIVOS.
Sujetos pasivos: los empresarios o profesionales que realicen entregas de bienes y prestaciones de servicios
sujetas al impuesto.
G. REGÍMENES ESPECIALES.
En el IVA existen regímenes especiales que atienden a las características específicas de algunas actividades.
H. LA BASE IMPONIBLE.
Constituida por el importe total de la contraprestación de las operaciones del impuesto.
Se incluirán:
- El importe de la contraprestación
- Las comisiones transportes seguros…
- Los tributos de la operación (salvo el IVA).
No se incluirán:
- Descuentos y bonificaciones de la operación, consignados por separado.
En ocasiones puede haber una reducción de la base imponible:
- Cuando se devuelven envases o unidades de productos: el vendedor incluye en la factura el importe de
los envases y se les aplica el IVA. Cuando el comprador los devuelve el vendedor debe aminorar el
importe de los envases y el IVA.
- Por los descuentos y bonificaciones otorgados con posterioridad al momento de la operación: el
vendedor envía una factura en la que reduce la base imponible y el IVA.
4.1. Tipos impositivos. (TIPO TEST)

4.2 .Deducciones y devoluciones.

Los empresarios y profesionales sujetos de forma pasiva al IVA podrán deducir las cuotas devengadas a partir de las
soportadas del mismo periodo.
Se podrán deducir mediante las siguientes operaciones:

- Las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizados por otro sujeto.

- Las importaciones de bienes.
- Las entregas de bienes y prestaciones de servicios grabadas por pasar a otra actividad económica distinta.
- Las adquisiciones intracomunitarias de bienes.

Los empresarios solo podrán reducir las cuotas soportadas que estén afectando a su actividad empresarial.
Las cuotas soportadas en cada periodo se deducirán de las devengadas durante el mismo periodo.
Si el resultado es positivo, se debe ingresar al Tesorero.
Si el resultado al final del ejercicio es negativo, se puede optar por solicitar la devolución o compensar el saldo en la
siguiente liquidación.

4.3. Liquidación del impuesto.

El periodo de liquidación, coincide con el trimestre natural. Las empresas deben presentar las liquidaciones
trimestralmente y un resumen anual de todas las operaciones. Se presentan:
 1º trimestre: del 1-20 de abril (modelo 303)

 2º trimestre: 1-20 julio (modelo 303)

 3º trimestre: 1-20 de octubre (modelo 303)

 4º trimestre: 1-30 enero (modelo 303)

Resumen anual: 1-30 enero (modelo 390)

4.4. Obligaciones formales.
Los sujetos pasivos al IVA están obligados a:
- Presentar declaraciones relativas al comienzo, modificación y cese de las actividades.
- Entregar facturas o documentos equivalentes.
- Llevar la contabilidad y libros de registro establecidos:
o El importe del IV repercutido
o El importe del IVA soportado.
- Presentar información relativa de sus operaciones económicas con 3º personas.
- Presentar liquidaciones o declaraciones correspondientes e ingresar el importe del impuesto resultante.

4.5 Libro de registros obligatorios.

Los libros de registros que deben presentar los empresarios son:
 El libro de registro de facturas expedidas.
 El libro de registro de facturas recibidas.
 El libro de registro de bienes de inversión.
El libro de registro de determinadas operaciones intracomunitarias.
Estos libros también pueden ser llevados de forma informatizada.
También existe un sistema de llevanza de libros registro para las empresas registradas en el régimen devolución
mensual. Esto supone un suministro electrónico de los registros de facturación.

5. EL PROCESO DE COMPRA.
5.1. El pedido.
Pedido: documento en el que el comprador solicita unos productos al vendedor de acuerdo a unas condiciones
previamente pactadas.

El pedido es expedido por el comprador y el vendedor no queda obligado a las condiciones contenidas hasta que los
acepte.

Los medios que se pueden emplear para realizar el pedido son:

 Verbalmente: ventajas: rápido y se puede negociar. Inconvenientes: no queda constancia por escrito.
 Por trasmisión electrónica: a través de correo electrónico, página web o fax. Ventajas: rápido y quedar en
constancia de las condiciones.
 Por correo ordinario: Medio actualmente en desuso, es el más lento, pero queda registro de las condiciones
acordadas.
 Mediante agente o representante comercial: Es muy usual que las empresas tenga representantes que
visitan a los compradores, en las que se negocian las condiciones, y se cumplimenta los pedidos y se firman.

Las notas de pedido deben contener:

 Datos que identifiquen a las partes.
 Número de pedido.
 Fecha de emisión.
 Descripción de los artículos solicitados.
 Lugar de entrega de la mercancía.
 Plazo de entrega.
 Forma de envío y a cargo de quién corren los portes y demás gastos.
 Forma de pago.
 Si están incluidos los impuestos o no.
 Firma de quien lo emite.
5.2. El albarán.
El vendedor recibe el pedido del comprador, procede a enviar los productos y estos irán acompañados de un
documento: albarán.
El albarán: es un documento que acredita la entrega de las mercancías con detalle de estas. El vendedor realiza al– 2
y el comprador se queda con una copia del documento y firmando otra copia que es devuelta al vendedor al recibir
el pedido.
5.3. La factura.
La factura: documento que recoge toda la información que origina la operación de compraventa. Sirve como
justificante y prueba de la operación realizada.
Los empresarios y profesionales están obligados a emitir una factura, entre otros supuestos:

 Cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal.

 Cuando el destinatario lo exija.

Proceso de cálculo en la factura.

Se parte del importe bruto de la compra, que es el resultado de multiplicar el número de unidades por el precio de
cada artículo. Se le restan los descuentos a aplicar y se suman los gastos accesorios de la operación. La cantidad
obtenida es la base imponible del IVA.

Tipos de descuentos en las facturas:

 Comercial: Reducción del precio por rebajas, promociones, aniversarios, ect. Se calcula sobre el importe
bruto de los productos.
 Por volumen o rappels: Se concede por haber alcanzado un determinado volumen de compras, ya sea en
unidades o en importe.
 Por pronto pago: Concedido por pagar al contado o antes del plazo pactado.
Los criterios para aplicar los descuentos se pueden pactar con los clientes y aplicar a cada descuento de diferente
forma.
En las facturas pueden aparecer otros gastos:
 Portes: Gasto originado por el traslado de los productos hasta el lugar designado por el comprador. Si se
incluye en la factura, formarán parte del IVA y tributarán el tipo impositivo o prestación del servicio.
 Seguros: Se incluye para cubrir los posibles riesgos que puede sufrir las mercancías durante el transporte.
Están exentos de IVA, pero si se incluye en la factura se les aplica en el tipo impositivo.
 Envases y embalajes: forman parte de la base imponible.

El coste de la compra.
El coste o gasto que supones la empresa que se determina:
Coste de compra= Importe bruto-Descuentos +Gastos.
6. EL PORCESO DE PAGO.
El proceso de aprovisionamiento finaliza con el pago. El pago es la obligación más importante que asume el
comprador al contratar la compra.
6.1. Momento del pago.

Se establece por acuerdo entre las partes. Distinguimos:

 Pago al contado: La empresa efectúa el pago en el momento de recibir la mercancía o en breve plazo de tiempo.
 Pago aplazado o a crédito: Se realiza con posterioridad a la entrega. Los créditos, en función de la duración del
aplazamiento, se clasifican en:
- Créditos a corto plazo. Como máximo un año.
- Créditos a largo plazo. Superior al año.
 Si una empresa no dispone de dinero para adquirir mercancías que necesita, pero sí dispondrá de ella cuando cobre
unas ventas realizadas a clientes. Esta empresa tendría 3 opciones:
 Esperar a cobrar a los clientes y entonces realizar su compra.
 Buscar el dinero fuera de la empresa, en bancos y entidades financieras.
 Adquirir las mercancías, aplazando el pago a un momento en el que ya disponga de liquidez.

6.2. Forma de realizar los pagos.

Medios de pago:
- En efectivo. –Letra de cambio.
- Transferencia bancaria. Aplazado –Pagaré.
- Domiciliación bancaria.
Al contado - Ingreso en cuenta.
- Con cheque.
- Contra rembolso.
- Con tarjetas bancarias.

A. FORMAS DE REALIZAR LOS PAGOS AL CONTADO.

 Pago en efectivo: En España, en las operaciones comerciales no está permitido pagar en efectivo cuando
el importe total a abonar es superior a 2500 euros.
 Trasferencia bancaria: El comprador ordena a su entidad bancaria que trasfiera fondos de su cuenta a la
del vendedor.
 Domiciliación bancaria: Consiste en efectuar pagos periódicos de sus clientes, cuando estos hayan
autorizado a la entidad.
 Ingreso en cuenta: El comprador ingresa en una cuenta facilitada por el vendedor el importe de la
compra por él efectuada.
 Pago con cheque: Documento mediante el cual el comprador ordena a su entidad bancaria que pague de
su cuenta corriente una cantidad del dinero del vendedor, cuando esté presente el documento en la
entidad.
 Pago contra reembolso: El vendedor entrega la mercancía solicitada por el comprador en Correos o
cualquier empresa de mensajería para enviarla al comprador. Cuando reciba la mercancía paga su
importe.
 Pago con tarjetas bancarias: Medio de pago más importantes. Son unas tarjetas emitidas por los bancos
que permiten realizar pagos sin necesidad de contar con dinero en efectivo. Existen una gran variedad de
tarjetas.
B. FORMA DE REALIZAR LOS PAGOS APLAZADOS.
Los medios de pago más utilizados en los pagos aplazados son las de letras de cambio y los pagarés. El vendedor
vende productos, el comprador se compromete a pagar dentro de un tiempo. Documentan el pago con una letra
de cambio.
C. LA LETRA DE CAMBIO.
La letra de cambio es un documento por el que una persona (librador) ordena de forma incondicional a otra
(librado) pagar una cantidad determinada a un tercero (tomador), en un lugar y fecha determinados.
Elementos personales que intervienen en la letra de cambio:

- Librador: Persona que emite la letra.

- Librado: Persona a quien va dirigida la orden de pagar la letra a su tenedor en la fecha señalada de
vencimiento.
- Tomador: Persona señalada por el librador para cobrar la letra.
- Tenedor: Poseedor de la letra transmitida por endoso.
- Endosante: Persona poseedora de la letra, la transmite a otra por medio del endoso.
- Avalista: Respalda a quién debe pagar la letra.

La letra de cambio debe incluir:

- Lugar de libramiento. - Cláusulas.
- Fecha de libramiento. - Identificación del librado.
- Moneda. - Acepto.
- Vencimiento. - Lugar de pago.
- Importe; En cifras. - Importe; de la letra del texto.
- Timbre. - Tomador.
- Identificación del librador.
Si una letra no es pagada a su vencimiento, el tenedor debe ejercer 2 acciones:
 Acción directa: contra el aceptante y su avalista.
 Acción de regreso: contra los endosantes, el librador y demás obligados.
D. EL PAGARÉ.
El pagaré es un documento por el que una persona se compromete a efectuar el pago de una cantidad
determinada a otra persona en una fecha concreta.
Tiene las mismas características que el endoso, el aval y las acciones, que se pueden llevar a cabo si resultan
impagados. Son documentos timbrados.