REPUBLIQUE DE MADAGASCAR

Tanindrazana Fahafahana Fandrosoana

************************************************************************** FONDS DINTERVENTION POUR LE DEVELOPPEMENT

MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID

PARTIE IV SYNTHESE

SOMMAIRE
1 2 3 4 RESUME..........................................................................................................................................................3 PARTAGE DES ROLES ..................................................................................................................................7 ENCHAINNEMENTS .....................................................................................................................................11 PROCEDURES AEPA DU FID ......................................................................................................................16 SELECTIONNER LES COMMUNES A FINANCER DANS LE CADRE DU PTA ..............................................................19 SELECTIONNER LES SOUS PROJETS A FINANCER DANS LE CADRE DU PTA..........................................................20 RECRUTER UN PARTENAIRE RELAIS (PR) ........................................................................................................21 VALIDER LE DOCUMENT DE PREPARATION DES SOUS PROJETS ..........................................................................22 FORMALISER LES CONVENTIONS ....................................................................................................................24 RECRUTER UN BUREAU DETUDES ..................................................................................................................25 VALIDER LES APS, APD, DAO......................................................................................................................26 RECRUTER UN TACHERON .............................................................................................................................27 CELLULE DE PROJET / CELLULE COMMUNALE RECRUTER UNE ENTREPRISE (PCC/PCCO)...............................28 FID RECRUTER UNE ENTREPRISE (PCMOD)................................................................................................29 ASSURER LA VALIDATION DES PRESTATIONS DU PARTENAIRE RELAIS ................................................................30 ASSURER LA RECEPTION DES MATERIAUX OU DES TRAVAUX ..............................................................................31 ASSURER LE SUIVI DES PROGRAMMATIONS AEPA DU FID ................................................................................32 CONTRIBUER AU SUIVI DES PROGRAMMATIONS DU SECTEUR AEPA...................................................................33 5 FORMULAIRES DISPONIBLES ET ABREVIATIONS ..................................................................................34 5.1 5.2 FORMULAIRES DISPONIBLES.......................................................................................................................35 ABREVIATIONS ..........................................................................................................................................36

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1 RESUME

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K Le Manuel de Procdures AEPA du FID est form de quatre (04) documents distincts mais interdpendants : La Partie I qui constitue le Manuel de Procdure proprement dit et qui contient tous les lments de procdures travers principalement les fiches de procdures et les rgles de gestion. Ce document prsente les procdures mettre en uvre par le FID, les Cellules Communales et les Cellules de Projet pour la bonne ralisation des activits AEPA ; La Partie II qui regroupe les formulaires utiliser par les intervenants lors de la mise en uvre des procdures AEPA du FID ; La Partie III qui prsente les Indications et Spcifications Techniques respecter en matire dinterventions dans le secteur AEPA. La plupart des informations contenues dans ce document ont t prleve dans le MDP National. La Partie IV qui est une prsentation synthtise des directives et des principales rgles de gestion du FID en matire de projets AEPA. Cette partie est surtout destine aux partenaires et interlocuteurs du FID en matires dAEPA ; et ils peuvent y puiser les indications globales sur les dmarches faire auprs du FID et le droulement des sous projets AEPA. Il convient de signaler que cette partie du Manuel est un guide synthtique et les utilisateurs devront se rfrer aux autres parties du MDP AEPA FID pour des informations plus dtailles. K Le FID est un organisme de financement des projets communautaires travers le PDC et ses composantes. A ce titre, il finance entre autres des projets de construction et / ou de rhabilitation douvrages AEPA ainsi que des projets de renforcements des capacits des bnficiaires. Outre son rle de bailleur de fonds, le FID fournit galement des appuis aux populations bnficiaires pour la gestion des projets (principalement par le biais des Chargs de Projet et des Partenaires Relais). Pour atteindre les objectifs du PDC, le FID met en uvre trois cycles dactivits : lidentification des projets, leur ralisation et leur suivi valuation. K Une ligibilit deux niveaux est applique dans la slection des projets financer : lligibilit des communes et lligibilit des projets demands. Les communes ligibles sont les communes rurales, non ligibles dautres dispositifs de financement tel lAGETIP et ayant respect leurs engagements dans le cadre de projets FID antrieurement financs. Pour ce qui est de lligibilit des projets, le FID finance essentiellement des projets communautaires en milieu rural ayant pour objectif lamlioration des conditions de vie et du bien tre des populations. K La programmation des activits correspond la phase o le FID tablit son PTA. Les Responsables procdent en deux temps : la slection dune commune et la slection dun projet. Pour identifier les communes ligibles qui vont bnficier de ses financements, le FID utilise principalement la mthode de pondration par scoring ( Pauvret et enclavement - INSTAT / Cornell University). Dans ce cadre, la priorit est accorde aux communes les plus pauvres, et o le FID na pas encore fait des interventions tout en maintenant une quitabilit relative par rapport la rpartition gographique et administrative des fonds allous. Pour chaque commune ainsi slectionne, les Responsables identifient les projets raliser partir du PCD de chaque commune o on accorde la priorit aux projets prioritaires, et en fonction des ressources disponibles. Jusqu ce stade de sa dmarche, le FID ne fait aucune distinction entre les sous projets AEPA et les autres sous projets.

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K Le PTA est tabli par DIR et cest au niveau de la DG que les PTA rgionaux sont consolids et ajusts pour donner naissance au PTA du FID (DG et DIR). Aprs avoir t valid et approuv par les instances appropries, le PTA dfinitif est transmis au Ministre charg du secteur AEPA pour intgration dans la programmation globale du secteur (approche Budget Programme). Il est galement transmis auprs de lANDEA par la DG et auprs des Agences de Bassins par chaque DIR pour une demande globale dautorisations de prlvements / dversements de ressources en eau. K A partir du cycle de ralisation des sous projets, le FID adopte des procdures spcifiques aux sous projets AEPA. La ralisation des sous projets est confie chaque DIR du FID qui peuvent chacun et par sous projet adopter trois modes dexcution : PCCO, PCC et PCMOD. Ceci selon que les projets sont grs respectivement par une Commune, une Association des Bnficiaires ou par une DIR du FID. Dans les deux premiers cas, le FID assume un rle de bailleurs de fonds avec des appuis aux bnficiaires tandis que dans le dernier cas, la DIR du FID prend en charge la gestion complte du sous projet (assistances, passation de march, validation / rception des prestations / travaux, paiement des prestataires). Les sous projets qui doivent tre excuts en mode PCCO doivent tre identifis lors mme de la slection des communes dintervention (durant la prparation du PTA). Par contre, le choix entre une excution par les associations des bnficiaires (PCC) ou par une DIR (PCMOD) doit tre fait la validation du document de prparation de sous projet (MPP). Le principal critre utilis ce niveau est lenvergure technique et financire du sous projet. K Dans tous les cas, et selon les critres spcifis dans le prsent MDP, les niveaux dapprobation requis pour la dcision de ralisation des sous projets sont fonction de leurs envergures financires et sont successivement : DIR, DG, CA et Banque Mondiale (pour les projets au-del de ~ 65 000 USD). K Pour la phase ralisation des sous projets AEPA, trois volets doivent tre raliss : ltude, les travaux et laccompagnement du projet. Laccompagnement du projet consiste en sa prparation, la structuration des associations de bnficiaires, la mobilisation, les campagnes IEC et la prparation du cadre dexploitation. Ce volet du projet est confi aux Partenaires Relais et se droule tout le long du projet selon un calendrier dfinir au niveau des TDR. Le volet tude comprend llaboration des APS, APD et des DAO et prcde obligatoirement la ralisation des travaux. Ce volet relve du domaine de comptence des Bureaux dEtudes. Les travaux, quant eux, sont raliss par les Entreprises ou par des Tcherons si les conditions pour ce faire sont remplies. K En matire de procdures de passation de march, les partenaires relais sont recruts par le FID. Lorsque les sous projets AEPA sont raliss en PCCO ou en PCC, les passations de march sont excutes par les Cellules Communales ou les Cellules de Projet. La DIR de rattachement du sous projet est alors sollicite pour la formulation de lavis de non objection. Pour le cas du PCMOD par contre, la DIR par le biais de ses Chargs de projet effectue toutes les dmarches de passation et de gestion des marchs. Les Cellules de projet ou les Cellules Communales jouent dans ce cas un rle dobservateur. Le FID tient jour un registre des prestataires qui pourra tre utiliss par les Responsables (CC/CPAB/CPFID) pour lidentification des prestataires solliciter. Il convient de mentionner que les prestataires exclus du registre des prestataires du FID ou faisant lobjet de sanctions empchant / suspendant leur collaboration avec le FID ne peuvent tre ni slectionns ni retenus.

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K Pour ce qui est de la relation du FID avec le Ministre charg du secteur AEPA : comme tous les autres intervenants du secteur, le FID intgre dans ses activits AEPA les normes et exigences formules par le Ministre dans le cadre de la rglementation du secteur (Code de leau, MDP national, ). Les reprsentations locales du Ministre seront sollicites pour fournir les appuis et les assistances ventuellement requis pour sassurer que les activits et les ouvrages AEPA ralises soient conformes aux normes et exigences nationales. K Pour ce qui est des activits de suivi et dvaluation des sous projets AEPA, deux niveaux sont prvus par les procdures. Le premier niveau correspond aux activits de suivi propres au FID et qui lui permettent de dterminer et de suivre le niveau de ralisation de son PTA et ainsi de valoriser ses indicateurs. Le second niveau, consiste en la transmission au Ministre charg du secteur AEPA des informations disponibles pour lui permettre de procder son propre suivi du secteur. A ce jour, ces informations correspondent principalement aux fiches IPO et ILA ainsi quaux informations relatives lavancement du PTA.

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2 PARTAGE DES ROLES

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INTERVENANT ROLE Ministre charg du K Responsable et Promoteur secteur AEPA secteur

du K K K K

K ANDEA K Gestion intgre des ressources en K eau K

Ministre charg de K Application du Code de la Sant K la Sant Publique Publique FID Direction K Appui aux units techniques des K Gnrale Directions Interrgionales K Contrle des oprations K K K K K K FID Direction K Ralisation des oprations K Interrgionale K Appui aux Bnficiaires des sous projets K

K K

K
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ATTRIBUTIONS GENERALES Rgalien du secteur AEPA Conception et mise en uvre du PNEA Ngociation des prts et des dons auprs des partenaires financiers Appui techniques aux intervenants du secteur (CTD, prestataires, agence dexcution, ) Coordination et suivi valuation des interventions dans le secteur AEPA Exercice de la police des eaux Dlivrance des autorisations de prlvements et de dversements Participe aux contrles de la qualit de leau (par rapport au lien entre la potabilit de leau et la sant publique) Conception des outils de travail et de gestion des activits Appui ponctuel, Supervision, Audit technique Dveloppement technique par rapport aux normes et innovations en matire dAEPA Contrle des respects des procdures et normes Validation des propositions dattribution des marchs Relation institutionnelle : MCEPA, manifestations, Suivi valuation global Rception, validation et slection des projets AEPA financer par le FID sur leurs zones dinterventions respectives Transfert de fonds aux AB et aux communes dans le cadre des PCC et PCCO Appui / Supervision des Associations des Bnficiaires lexcution des projets Sur dlgation des communes, gestion des contrats (en tant que matre douvrage dlgu) avec les prestataires : passation des marchs, supervision des excutions, rception des prestations / travaux Relations institutionnelles au niveau de la zone dintervention

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INTERVENANT Rgion

ROLE K Coordination des projets AEPA au niveau rgional

Commune

douvrage des K Matrise infrastructures et des activits AEPA K Coordination des projets AEPA au niveau communal

Association bnficiaires

des K Ralisation des projets AEPA

Usager

K Utilisation des services AEPA

Partenaires relais

K Accompagnement des associations de bnficiaires durant la ralisation des projets AEPA K Appui aux Communes dans la mise en place du cadre dexploitation des

ATTRIBUTIONS GENERALES K Suivi valuation des sous projets K Intgration des projets AEPA communaux au niveau du PRD K Recherche de financement rgional K Suivi valuation des projets AEPA de la Rgion K Identification, formalisation et recherche de financement des projets en AEPA K Ralisation des apports bnficiaires K Excution des projets AEPA : construction, renouvellement et extension K Gestion des ouvrages AEPA K Contraction de convention de dlgation : Association de bnficiaires, FID, Gestionnaire dlgu K A titre exceptionnel, exploitation en rgie des ouvrages AEPA dont la commune est le matre douvrage K Contraction de conventions de matrise douvrage dlgue avec les communes K Ralisation des apports bnficiaires Sur dlgation du Matre douvrage : K Identification, formalisation et recherche de financement des projets en AEPA de conventions de K Contraction financement avec le FID Si la ralisation est assure par lassociation : K Gestion des contrats avec les prestataires : passation des marchs, supervision des excutions, rception des prestations / travaux K Relations avec le FID dans le cadre de la ralisation des projets financs K Veille sur la bonne gestion et la bonne utilisation des ouvrages K Acquisition de leau auprs des points deau contre paiement K Eventuellement, contribution aux travaux dentretien des ouvrages AEPA / structuration des K Constitution associations des bnficiaires K Mobilisation des apports bnficiaires K IEC sur les thmes spcifis au niveau des TDR

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INTERVENANT

Bureau dtudes

MPE

Comit de point K deau amlior Exploitant (Fermier, K Concessionnaire, Grant)

ATTRIBUTIONS GENERALES K Formation des membres la gestion des ouvrages K Appui / Conseil aux Communes dans la prparation et la mise en place du cadre dexploitation des ouvrages issus des sous projets (choix du mode de gestion, formalisation CPEA, recrutement gestionnaire priv, ) Ralisation des tudes inhrentes K Ralisation des tudes prliminaires aux aux projets AEPA travaux AEPA : APS, APD, DAO K Contrle et surveillance des travaux K Ralisation dtudes spcifiques en matires dAEPA Ralisation des infrastructures en K Ralisation des travaux AEPA : AEPA construction, maintenance, rhabilitation et extension K Formation des artisans rparateurs Sur dlgation du Matre douvrage Gestion des ouvrages K Mise disposition des services AEPA K Maintenance des ouvrages Sur dlgation du Matre douvrage Gestion des ouvrages K Mise disposition des services AEPA K Maintenance des ouvrages AEPA K Selon mode de gestion : renouvellement et / ou extension du rseau ouvrages

ROLE

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3 ENCHAINNEMENTS

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IDENTIFICATION DE SOUS PROJETS AEPA (PHASE 1000)

REQUTE DE FINANCEMENT (D1101)

TRAITER UNE REQUTE DE FINANCEMENT (1100)

RECEVABLE NON LETTRE DE REJET (D1103) BDD REQUTES

SLECTIONNER LES COMMUNES A FINANCER DANS LE CADRE DU PTA (1200) COMMUNES D'INTERVENTION (D1203)

SLECTIONNER LES SOUS PROJETS A FINANCER DANS LE CADRE DU PTA (1300) SOUS PROJETS RETENUS (D1302) PTA FID (D1304) LETTRE D'INFO. (D1305)

* MCEPA : CENTRAL / LOCAL * ANDEA : DG / AGENCEOU COMITE DE BASSINS

* COMMUNE * DEMANDEURS

REQUTE DE FINANCEMENT (D1101)

* IDENTIFICATION DES BESOINS PAR LA COMMUNE OU PAR LA POPULATION * IDENTIFICATION ET PRIORISATION DES PROJETS RPONDANT AUX BESOINS IDENTIFIS * IDENTIFICATION DES SOURCES DE FINANCEMENT POSSIBLES * ELABORATION ET DPT DE LA REQUTE DE FINANCEMENT

POUR UNE REQUTE DE FINANCEMENT AUPRS DU FID * DEMANDE SUR PAPIER LIBRE(D1101) * DPT ACCEPT TOUT AU LONG DE L'ANNE * REQUTE DPOSER AUPRS DE LA DIR DU FID EN CHARGE DE LA COMMUNE

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LETTRE DE REJET (D1103)

UNE REQUTE DE FINANCEMENT EST NON RECEVABLE PAR LE FIDSI : * LA COMMUNE O LE PROJET SERA RALIS N'EST PAS LIGIBLE (R1101) * L'OBJET DU PROJET N'EST PAS LIGIBLE (R1102) UNE REQUTE DE FINANCEMENT RECEVABLE N'EST PAS OBLIGATOIREMENT FINANC

PTA DU FID (D1304)

POUR LES BNFICIAIRES DES SOUS PROJETS RETENUS DANS LE PTA : * RCEPTION DE LA LETTRE D'INFORMATION IMPLIQUE LA PRPARATION DE LA RALISATION DU PROJET : DISCUSSION SUR LES APPORTS, IDENTIFICATION DES TERRAINS, ....

LE PTA DFINITIF DU FID EST TRANSMIS : * MCEPA POUR INTGRATION DANS LA PROGRAMMATION ET LE SUIVI DU SECTEUR * ANDEA/DG POUR INFORMATION SUR LES ACTIVITS PRVUES (DG) * ANDEA/REPRSENTATION LOCALE POUR DEMANDE GLOBALE D'AUTORISATION DE PRLVEMENTS / DVERSEMENTS (DIR) LES BNFICIAIRES DES SOUS PROJETS RETENUS DANS LE PTA PEUVENT TRE INFORMS DE
LEURS SLECTIONS

REALISATION DE SOUS PROJETS AEPA (PHASE 2000)

RECRUTEMENT D'UN PARTENAIRE R ELAIS (2100) VALIDATION DES DOCUMENTS DE PROJETS (2200) MPP/PIA (D2201/D2202) FORMALISATION DES CONVENTIONS (2300)

MPP/PIA (D2201/D2202) RECRUTEMENT D'UN BE (2400) VALIDATION DES APS / APD / DAO (2500) APS/APD/DAO (D2504/D2510/ D2515) RECRUTEMENT D'UN MPE (2700/2800) ASSURER LA RECEPTION DES MATRIAUX / TRAVAUX (2B00) MATRIAUX / TRAVAUX

VALIDATION DES PRESTATIONS DU PR (2A00)

PRESTATIONS

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MPP/PIA (D2201/D2202)

ENGAGEMENTS ATTENDUS DES BNFICIAIRES : * DTERMINATION DES APPORTS BNFICIAIRES * ENGAGEMENTS DE PRINCIPE DES PROPRITAIRES DES TERRAINS CONCERNS PAR LE
PROJET

DCISIONS ATTENDUES DU FID * FAISABILIT OU NON DU SOUS PROJET * MODE D'EXCUTION DU SOUS PROJET INFORMATION DES BNNFICIAIRESSUR LES DCISIONS ADOPTES

FORMALISATION DES CONVENTIONS

PCCO

CONVENTION DE FINANCEMENT FID - COMMUNE (D2305)

CONVENTION D'ENTRETIEN FID - COMMUNE (D2303)

PCAB

CMOD COMMUNE - AB (D2301)

CONVENTION DE FINANCEMENT FID - AB (D2302) PCC

CONVENTION D'ENTRETIEN FID - COMMUNE (D2303)

PCMOD

CMOD COMMUNE - FID (D2304)

CONVENTION D'ENTRETIEN FID - COMMUNE (D2303)

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APS/APD/DAO (D2504/D2510/ D2515)

* APS ET APD PRSENTS AUX BNFICIAIRES SOUS UNE FORME SIMPLIFIE * APS : ENGAGEMENTS DE PRINCIPE DES PROPRITAIRES DES TERRAINS CONCERNS PAR
CHAQUE VARIANTE * APD : CONVENTION DE MISE DISPOSITION DES TERRAINS CONCERNS PAR LA VARIANTE RETENUE

* CPFID : VEILLER CE QUE LA VARIANTE RETENIR AU NIVEAU DE L'APD CORRESPONDE UN PRIX DE L'EAU LA PORTE DES BNFICIAIRES

MATRIAUX TRAVAUX

PRSENCES OBLIGATOIRES : - RTP CC OU CPAB - CPFID (AU MOINS UN CPFID) - REPRSENTANT(S) MO - REPRSENTANT(S) BE - REPRSENTANT(S) MPE

PRSENCES FACULTATIVES : - REPRSENTATION LOCALE MCEPA - AUTRES MEMBRES CC OU CPAB - REPRSENTANT(S) DU PR - USAGERS - STRUCTURE DLGATAIRE DE L'EXPLOITATION

AVANT LA RECEPTION PROVISOIRE : * EVALUATION DES RELIQUATS SUR FINANCEMENT * SI IL Y A UN RELIQUAT : ELABORATION D'UN PROGRMMED'UTILISATION ET DEMANDE D'APPROBATION * L'UTILISATION DES RELIQUAT NE DOIT PAS DPASSER LA RECPTION DFINITIVE A LA RECEPTION DFINITIVE : * FONDS D'ENTRETIEN RESTITU AU MATRE D'OUVRAGE * SI GESTION PAR CPEA : FONDS D'ENTRETIEN TRANSMIS LA CPEA

A LA RECEPTION PROVISOIRE : * BE REMPLIT LES FICHES IPO ET ILA * OUVRAGES REMIS AU MO A LA RECEPTION DFINITIVE: * AUCUNE RSERVE (MINEURE OU MAJEURE) * LEVE DE LA RESPONSABILIT DU MPE

PRESTATIONS PR

POINTS VRIFIER : * FIXATION PRIX DE L'EAU * CHOIX DU MODE DE GESTION * MOBILISATIONS RALISES * APPUIS FOURNIS POUR L'OPRATIONNALISATION DU GESTIONNAIRE

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4 PROCEDURES AEPA DU FID

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MINISTERE CHARGE DU SECTEUR AEPA - VRIFICATION DE LA COHRENCE DES

PROGRAMMATIONS DES INTERVENANTS DU SECTEUR (R1305, 4.2.2.3)

FID - DIRECTION GENERALE - CONSOLIDATION DES PTA DES DIR (1300) - TRANSMISSION DU PTA DFINITIF AUPRS DE MCEPA ET DE L'ANDEA (R1307)

FID - DIRECTION INTERREGIONALE - RECEPTION ET TRAITEMENT DES REQUTES DE FINANCEMENT (1100) - SLECTION DES COMMUNES FINANCER DANS LE CADRE DU PTA (1200) - SLECTION DES SOUS PROJETS FINANCER DANS LE CADRE DU PTA (1300) - TRANSMISSION DU PTA DFINITIF DE LA DIR AUPRS DE MCEPA ET DE L'ANDEA (R1308)

ASSOCIATION DES BENEFICIAIRES - DPT DES REQUTES DE FINANCEMENT AUPRS DES DIR DU FID (R1101, R1102, R1303)

MAITRE D'OUVRAGE : COMMUNE - DPT DES REQUTES DE FINANCEMENT AUPRS DES DIR DU FID (R1101, R1102 , R1303)

IDENTIFICATION DES SOUS PROJETS AEPA

- VALIDATION DES DOCUMENTS DE SOUS PROJETS (R2204) - RECEPTION DES MATRIAUX / TRAVAUX (R2B02) EXECUTION

- RECRUTEMENT D'UN PARTENAIRE RELAIS (2100) - VALIDATION DES DOCUMENTS DE SOUS PROJETS (2200) - FORMALISATION DES CONVENTIONS (2300) - RECRUTEMENT D'UN BE (2400) - VALIDATION DES APS, APD ET DAO (2500) - RECRUTEMENT D'UNE ENTREPRISE (2800) - VALIDATION DES PRESTATIONS DES PR (2A00) - RECEPTION DES MATRIAUX / TRAVAUX (2B00) - SUIVI DES PROGRAMMATIONS AEPA (3100) - SUIVI PROGRAMMATIONS SECTEUR AEPA (3200) - SUIVI PROGRAMMATIONS AEPA FID (3100) - SUIVI PROGRAMMATIONS SECTEUR AEPA (3200)

- VALIDATION DES DOCUMENTS DE SOUS PROJETS (R2204, R2206) - SIGNATURE CMOD COMMUNE - AB (R2301) - SIGNATURE CONVENTION DE FINANCEMENT FID - AB (R2302) - RECRUTEMENT D'UN BE (2400) - VALIDATION DES APS, APD ET DAO (2500) - RECRUTEMENT D'UN TCHERON (2600) - RECRUTEMENT D'UNE ENTREPRISE (2700) - RECEPTION DES MATRIAUX / TRAVAUX (2B00)

- VALIDATION DES DOCUMENTS DE SOUS PROJETS (R2204, R2206) - SIGNATURE CMOD COMMUNE - AB (R2301) - SIGNATURE CMOD COMMUNE - FID (R2304) - SIGNATURE CONVENTION D'ENTRETIEN (R2303) - RECRUTEMENT D'UN BE (2400) - VALIDATION DES APS, APD ET DAO (2500) - RECRUTEMENT D'UN TCHERON (2600) - RECRUTEMENT D'UNE ENTREPRISE (2700) - RECEPTION DES MATRIAUX / TRAVAUX (2B00)

- SUIVI PROGRAMMATIONS SECTEUR AEPA (3200)

SUIVI

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PHASE 1000 PROCEDURE RESULTATS ATTENDUS

IDENTIFICATION DE SOUS PROJETS AEPA Fiche N. 1100 TRAITER UNE REQUETE DE FINANCEMENT Enregistrement de la requte de financement Dcision par rapport la recevabilit ETAPES CRITIQUES RESPONSABLE REF. RG 1. Vrifier lligibilit de la commune de rattachement du sous projet objet de Socio-organisateur R1101 la requte de financement 2. Vrifier lligibilit du sous projet objet de la requte de financement Socio-organisateur R1102 3. Enregistrer la requte de financement Socio-organisateur R1103 POINTS ESSENTIELS A RETENIR / A VERIFIER REF. RG R1101 1. Pour tre ligible au financement du FID, une commune doit rpondre aux conditions suivantes : La commune doit tre une commune rurale ; La commune ne doit pas faire partie des communes ligibles au financement des AGETIP ou tout autre dispositif de financement ne devant pas se superposer avec le financement du FID ; Si elle a dj bnfici dun financement du FID auparavant, elle doit avoir respect ses engagements antrieurs concernant le fonctionnement et lentretien des ouvrages implants / rhabilits dans le cadre des sous projets antrieurs ; De plus, la commune concerne par la requte doit se trouver sous la juridiction de la DIR o la requte a t dpose. 2. Projet ligible au financement du FID : Projet jug prioritaire par la commune (prioritaire au niveau du PCD) et par les bnficiaires, R1102 Projet caractre social et collectif (amlioration du niveau de vie et / ou du bien tre de la population bnficiaire). 3. Toutes les requtes traites doivent tre enregistres dans la base de donnes des requtes et la dcision par rapport la recevabilit ou non doit y tre consigne. AUTRES INTERVENANTS REF. RG AB / Commune 1. Les requtes de financement peuvent tre dposes auprs des Directions Interrgionales du FID tout au long de lanne sans obligation pour le FID den assurer le financement. 2. La requte de financement est une lettre de format libre adresse au FID. Elle doit fournir les informations permettant de situer la localit o le sous projet sera ralis (rgion, district, commune et localit), de connatre lobjet du sous projet demand (construction ou rhabilitation douvrages AEPA, renforcement de capacit, ) et les demandeurs du sous projet (Commune, Association ou Groupe dindividus). Si la requte provient dune entit autre que la Commune, elle doit tre vise par le Maire. 3. La requte de financement est dpose auprs de lunit de la DIR charge de rceptionner les courriers qui lui sont adresss. FORMULAIRES OBLIGATOIRES REF FOR.

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PHASE 1000 PROCEDURE RESULTATS ATTENDUS 1. 2. 3.

1.

2.

3.

4.

IDENTIFICATION DE SOUS PROJETS AEPA Fiche N. 1200 SELECTIONNER LES COMMUNES A FINANCER DANS LE CADRE DU PTA Liste des communes qui bnficieront des financements du FID ETAPES CRITIQUES RESPONSABLE REF. RG Procder la mise jour des critres de base servant dfinir le degr Socio-organisateur R1201 de pauvret des communes Etablir une proposition de slection des communes dintervention Socio-organisateur R1203 Etablir une proposition de mode dintervention pour chaque commune Socio-organisateur R1204 slectionne POINTS ESSENTIELS A RETENIR / A VERIFIER REF. RG La mise jour des informations des critres de base consiste en lenregistrement des R1201 modifications survenues sur les situations des communes permettant dobtenir de nouveaux scores intgrant leurs volutions : Les nouvelles infrastructures : coles, ouvrages AEPA, routes, MPI, ; Le nombre de population par commune et la projection sur 10 ans ; Les sous projets financs par le FID ; . Lobjectif est que le Projet de Dveloppement Communautaire (PDC) finance toutes les communes rurales de Madagascar pendant la dure du projet. Les principes de base sont de R1203 maintenir une rpartition quitable des ressources et de cibler les activits en faveur des communes les plus pauvres; la capacit de ralisation des projets est aussi un facteur pris en considration. Lorsque la proposition de la liste des communes o la DIR interviendra est arrte, les Chargs de projet identifient celles o le FID interviendra en PCCO et celles o les R1204 interventions se feront par le biais de PCC. Le nombre de communes o chaque DIR interviendra sous PCCO est dfini au niveau du paramtre de cadrage transmis par la Direction Gnrale. Etant donn que dans le cadre dun PCCO, les communes disposent dune trs grande libert R1204 dans la gestion des fonds qui leur sont transfrs, le critre de choix des communes o le FID interviendra en PCCO est la capacit de gestion qui se traduit par : La disponibilit dun compte administratif approuv par le conseil communal pour le dernier exercice ; Lexistence dune comptabilit basique relative lexcution des recettes, dpenses et lutilisation des subventions dEtat par commune ; La performance des communes dans lexcution et la gestion de projets antrieurement raliss (pas ncessairement dans le cadre du FID). AUTRES INTERVENANTS REF. RG

FORMULAIRES OBLIGATOIRES Proposition de slection des communes dintervention

REF FOR. D1203

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PHASE 1000 PROCEDURE RESULTATS ATTENDUS

IDENTIFICATION DE SOUS PROJETS AEPA Fiche N. 1300 SELECTIONNER LES SOUS PROJETS A FINANCER DANS LE CADRE DU PTA Liste des sous projets intgrer dans le PTA ETAPES CRITIQUES RESPONSABLE REF. RG SocioR1301 1. Identifier le sous projet intgrer dans le PTA pour chaque commune slectionne organisateur 2. Discuter / Prsenter la programmation de la DIR auprs des entits R1305 pertinentes DIR 3. Consolider les programmes rgionaux et Elaborer le PTA du FID 4. Faire transmettre le PTA AEPA approuv aux entits concernes DG R1307 5. Informer les communes bnficiaires sur le sous projets retenu au niveau de DG R1308 leurs circonscriptions DIR POINTS ESSENTIELS A RETENIR / A VERIFIER REF. RG 1. Lidentification des sous projets intgrer doit tenir compte de lordre de priorit des R1301 communes slectionnes c'est--dire que le Responsable choisit en premier lieu un sous projet pour la commune la plus prioritaire et ainsi de suite. 2. Pour identifier les sous projets intgrer dans le PTA de la DIR, le Responsable se rfre au PCD R1301 de chaque commune slectionne. 3. Les principes de base sont : R1301 On nexcute quun seul sous projet par commune slectionne pour laborer le PTA ; On retient de chaque PCD le sous projet ligible auquel la commune a accord la priorit la plus importante. 4. Les critres qui sont utiliss pour dcider du choix du sous projet excuter sont donc : R1301 Lligibilit du sous projet au financement du FID, La priorit accorde au sous projet dans le PCD, Lenveloppe disponible pour lexcution des sous projets. 5. Cette tape de la procdure vise sassurer auprs des entits concernes de la synergie des R1305 interventions par rapport aux programmes existant au niveau des rgions concernes. Elle doit permettre galement de sassurer que les sous projets retenus au niveau du PTA de la DIR ne font pas lobjet de programmations par dautres intervenants. 6. Lorsque le PTA du FID pour une anne donne a reu les approbations requises, la DG envoie R1305 les parties du PTA concernant les AEPA aux entits concernes dont : Lautorit rgionale principalement reprsente par la Direction du Dveloppement Rgional; Le Ministre charg du secteur AEPA ; R1307 La DG de lANDEA. 7. Une fois que le PTA est dfinitivement valid pour une anne donne, il est recommand chaque DIR dinformer les communes bnficiaires sur le fait quelles ont t retenues dans le PTA du FID comme bnficiaires de financements de sous projets R1309 AUTRES INTERVENANTS REF. RG MCEPA / ANDEA/ 1. Lorsque le PTA du FID est arrt et valid, la partie concernant les AEPA 4.1.2.1(15) Communes sera transmise par la DG au Ministre charg du secteur AEPA pour bnficiaires intgration au niveau de la programmation du secteur et la DG de lANDEA pour information par rapport la GIRE. En tant que responsable du secteur, le MCEPA sassure quil ny aucun 4.1.2.1(16) chevauchement au niveau des interventions prvues par le PTA du FID par rapport aux programmes dactivits des autres intervenants du secteur AEPA. Le cas chant, il revient au Ministre de procder larbitrage et la coordination des interventions. FORMULAIRES OBLIGATOIRES REF FOR. PTA des Directions Interrgionales D1304
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PHASE 2000 PROCEDURE RESULTATS ATTENDUS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1.

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PR

EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2100 RECRUTER UN PARTENAIRE RELAIS (PR) Slection dun partenaire relais ETAPES CRITIQUES RESPONSABLE REF. RG Etablir une liste restreinte de PR Socio organisateur R2101 Prparer la demande de proposition Socio organisateur R2103 Evaluer la proposition technique Comm. dval. R2107 Evaluer la proposition financire Comm. dval. R2110 Formaliser le contrat Socio organisateur R2113 Etablir lordre de service Socio organisateur R2114 POINTS ESSENTIELS A RETENIR / A VERIFIER REF. RG La liste restreinte est tablie sur la base du registre des prestataires constitu chaque dbut R2101 dexercice. Les critres de choix utiliser sont : Les prestataires disposent au minimum des comptences en laboration de documents de prparation de projet et en mobilisations communautaires ; Les prestataires disposent des moyens humains et matriels requis pour assurer les missions sur terrains ; Les prestataires ont une bonne connaissance de la rgion dintervention ; La localit dintervention fait partie de la zone dintervention des prestataires. Le PR est recrut pour accompagner la mise en uvre du sous projet. Ainsi, le PR effectue R2103 ses interventions depuis le lancement du sous projet jusqu la rception dfinitive des travaux. Les termes de rfrences doivent tenir compte des particularits de chaque sous projet objet de lappel doffre. Nanmoins, les prestations demandes aux PR doivent au minimum R2103 comprendre les points suivants : Etude de prfaisabilit du sous projet, Structuration de lassociation de bnficiaires (PCC), Mobilisation communautaire et IEC (tapes du sous projet, WASH, exploitation, ), Mise en place du cadre dexploitation des ouvrages. Les parties signataires du contrat sont le DIR du FID et le reprsentant habilit du prestataire. Le contrat sera tabli en quatre exemplaires originaux dont : R2113 Un exemplaire pour le prestataire, Trois exemplaires pour la DIR du FID, Une copie du contrat peut tre remise ventuellement la DG. Lordre de service est mis par la DIR et sign par le prestataire lors de sa notification. Le dlai contractuel commence courir au plus tard trois jours partir de la date laquelle le R2114 prestataire a reu et sign lordre de service. AUTRES INTERVENANTS REF. RG 1. Au dbut de chaque anne, et conformment aux procdures en vigueur, le FID effectue 4.2.2.1(5) la mise jour du registre de ses prestataires. Les tapes ralises pour la mise jour du registre des prestataires sont : Lancement dun Avis dAppel Manifestation dIntrt denvergure National ; Evaluation des dossiers de pr-slection reus et catgorisation des prestataires par chaque CRAM des DIR ; Soumission des listes des prestataires par DIR la Direction Gnrale ; Etablissement de la liste dfinitive des prestataires retenus et notification des prestataires slectionns. 2. Les propositions doivent tre dposes conformment aux conditions et dlais R2105 mentionns dans la lettre dinvitation. Le non respect des conditions ou des dlais constitue un motif de non recevabilit des propositions.
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PHASE 2000 PROCEDURE RESULTATS ATTENDUS 1. 2. 3. 4. 1.

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EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2200 VALIDER LE DOCUMENT DE PREPARATION DES SOUS PROJETS Validation des documents de prparation de projet ETAPES CRITIQUES RESPONSABLE REF. RG Valider le document de prparation de sous projet CPFID R2201 Soumettre le document de projet la validation des bnficiaires CPFID R2204 Soumettre le projet lapprobation des instances appropries du FID DIR Notifier les bnficiaires de la validation du MPP CPFID R2206 POINTS ESSENTIELS A RETENIR / A VERIFIER REF. RG Les points vrifier dans le cadre de la validation du MPP/PIA sont : R2201 Par le socio organisateur : - Vrification des respects des TDR : le PR doit avoir ralis les activits et dmarches prvues au niveau de ses propositions techniques ; - Vrification du document : le document doit rpondre aux exigences des descriptions des biens livrables des TDR. En terme de forme, il doit correspondre au canevas prvu par le FID et les informations quil prsente sont au minimum celles prvues au niveau dudit modle ; - Vrification des informations du document de prparation de projet concernant les aspects socio-conomiques : description du projet, structuration de lassociation, mobilisation des apports des bnficiaires, IEC, ; - Vrification de la cohrence globale du document par rapport aux diffrents aspects traits. - Vrification des pices en annexe du document MPP ou PIA (Lettre dapprobation du PCD par le FID, copie du rcpiss du dpt de la constitution de lassociation auprs du Fivondronana, PV de constitution de la cellule de projet, convention de Matrise douvrage dlgue). Par lingnieur : - Vrification des respects des TDR par rapport aux exigences du domaine technique ; - Vrification du respect des normes et techniques en vigueur pour lidentification et la description des options techniques ; - Vrification de la cohrence et de la pertinence de lensemble la proposition technique. Par lenvironnementaliste : - Vrification des respects des TDR par rapport aux exigences du domaine environnemental ; - Vrification du respect des normes et techniques en vigueur pour lidentification et la description des options environnementales ; - Vrification de la cohrence et de la pertinence de lensemble la proposition environnementale. Le socio organisateur tant le Chef de file dans la validation du document de prparation de R2201 projet, il lui revient de faire la synthse des observations des chargs de projet et de le soumettre son Chef de service. Cest galement ce niveau que les Chargs de projet se prononcent sur : R2201 La faisabilit ou non du projet, Le mode dexcution appropri si le projet est ralis sous PCC : excution par les associations des bnficiaires ou par le FID (PCMOD). La validation doit se faire en Assemble Gnrale et le nombre de bnficiaires prsents doit R2204 tre reprsentatif de la population bnficiaire. Les bnficiaires, par le biais des cellules de projet sont informs par une lettre dinformation de la validation du document de projet. La lettre de notification doit galement comprendre la dcision de la DIR de donner suite ou non au projet et le mode dexcution dcid par le FID le cas chant (PCMOD ou PCC).
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PHASE 2000

EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2200 AUTRES INTERVENANTS REF. RG PR 1. Lorganisation de la validation du document de projet auprs des bnficiaires R2204 relve de la responsabilit du PR. Il doit sassurer que les Responsables du FID reoivent linvitation en temps voulu pour pouvoir assurer leurs prsences. 2. Pour sassurer de la bonne comprhension par les participants, le PR doit laborer R2204 une prsentation simplifie et comprhensible du document de projet. Les points prsenter sont sans tre exhaustifs : La description du projet : promoteur, historique, objectifs et rsultats attendus ; Les apports et participations attendus des bnficiaires ; Les contraintes : terrains requis, mesures de prservation de lenvironnement, ; Les points techniques surtout lemplacement des points deau. MCEPA 3. Dans la mesure du possible, et sans que son absence soit un facteur bloquant pour R2204 la dmarche de validation, la reprsentation locale du Ministre charg du secteur AEPA doit galement tre convie la validation. FORMULAIRES OBLIGATOIRES REF FOR. Mmoire de prparation de projets (MPP) D2201 Programme annuel dinvestissement (PAI) D2202

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PHASE 2000 PROCEDURE RESULTATS ATTENDUS

EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2300 FORMALISER LES CONVENTIONS Signature des conventions requises par rapport au mode dintervention ETAPES CRITIQUES RESPONSABLE REF. RG 1. Recevoir la convention de matrise douvrage dlgue entre la commune CPFID R2301 et lassociation des bnficiaires 2. Etablir la convention de financement FID Association des Bnficiaires CPFID R2302 3. Etablir la convention de matrise douvrage dlgue Commune FID/DIR CPFID R2304 4. Etablir la convention de financement FID Commune CPFID 5. Etablir la convention dentretien FID Commune CPFID R2303 POINTS ESSENTIELS A RETENIR / A VERIFIER REF. RG 1. Lorsque la CMOD parvient au Charg de projet, il doit procder aux vrifications suivantes : R2301 Lassociation des bnficiaires au profit de laquelle la dlgation est faite correspond lassociation des bnficiaires qui a prsent la requte de financement ; La commune ayant procd la dlgation correspond bien celle o le sous projet AEPA financ sera ralis ; Les apports bnficiaires mentionns dans la CMOD correspondent bien aux apports bnficiaires prvus au niveau du MPP ; Chaque page de la CMOD doit tre paraphe par les deux parties la convention ; La dernire page de la CMOD porte la signature des concerns (maire, prsident de lassociation, responsable technique du projet), ainsi que le cachet de la commune. 2. La convention dentretien doit tre tablie quelque soit le mode dexcution du projet (PCC, R2303 PCMOD, PCCO). AUTRES INTERVENANTS REF. RG CPAB / 1. La convention de matrise douvrage dlgue entre la commune et lassociation R2301 Commune des bnficiaires doit tre tablie au plus tard 10 jours aprs la rception de la lettre de notification du FID sur lacceptation du projet sur la base du MPP. Elle doit parvenir au FID au plus tard 5 jours aprs son tablissement. 2. Si la CMOD ne parvient pas au FID dans les dlais impartis, son absence peut R2301 constituer un motif dannulation du sous projet AEPA. 3. La convention de financement entre le FID et lAB ne peut tre signe tant que la R2301 CMOD entre la Commune et lAssociation nest pas parvenue au FID et valide par le Charg de projet. 4. La convention dentretien concrtise lengagement du matre douvrage c'est-- R2303 dire la Commune prendre toutes les dispositions requises pour quune fois oprationnels, les ouvrages AEPA financs dans le cadre du sous projet objet du financement du FID reoivent les entretiens ncessaires pour assurer leur bon fonctionnement et leur prennit. FORMULAIRES OBLIGATOIRES REF FOR. Convention de matrise douvrage dlgue Commune AB D2301 Convention de financement FID AB D2302 Convention dentretien FID Commune D2303 Convention de matrise douvrage dlgue Commune FID D2304 Convention de financement FID Commune D2305

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PHASE 2000 PROCEDURE RESULTATS ATTENDUS

EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2400 RECRUTER UN BUREAU DETUDES Attribution du march un bureau dtudes ETAPES CRITIQUES RESPONSABLE REF. RG 1. Proposer une liste restreinte de BE CPAB/CC/CPFID R2403 2. Etablir une demande de proposition pour le recrutement dun BE R2404 R2408 3. Evaluer la proposition technique 4. Evaluer la proposition financire R2410 R2415 5. Formaliser le contrat 6. Etablir lordre de service POINTS ESSENTIELS A RETENIR / A VERIFIER REF. RG 1. La validation des listes restreintes est ralise par : R2403 Les CPFID pour les sous projets grs en PCC, Le Maire ou le Conseil Communal pour les sous projets PCCO, La CRAM pour les sous projets excuts sous CMOD. 2. En sus des lments habituels contenus dans les APS/APD/DAO, il convient de prvoir les R2404 points spcifiques intgrer dans les TDR des tudes pralables : Au niveau des TDR des APS - Prcisions sur les analyses exiges des BE pour la dtermination de la qualit de leau, - Dtails spcifiques fournir pour chaque variante propose : Estimation du prix de leau, Evaluation des cots dexploitation des ouvrages (fonctionnement, entretien et renouvellement), Accord de principe pour la mise disposition des terrains concerns par la variante, . Au niveau des TDR des APD - Acte de donation / mise disposition de tous les terrains concerns par la variante retenue. Au niveau des TDR des DAO - Rfrences techniques pour les travaux objets des appels doffres par rapport aux ouvrages AEPA types (normes nationales et spcifications techniques du FID), - Prcisions sur les analyses exiges des MPE pour la dtermination de la qualit de leau, - Dtails spcifiques sur les types de rceptions prvoir et ventuellement les matriaux sensibles rceptionner. AUTRES INTERVENANTS REF. RG BE 1. Les propositions doivent tre dposes conformment aux conditions et dlais R2406 mentionns dans la lettre dinvitation. 2. Seuls les soumissionnaires ayant au moins obtenu la note technique minimum R2409 requise seront convoqus pour la sance de dpouillement des offres financires. La convocation contiendra essentiellement la date, lheure et le lieu o le dpouillement financier aura lieu. FORMULAIRES OBLIGATOIRES REF FOR. Modle de lettre dinvitation pour les BE D2403A Canevas de termes de rfrence pour BE D2403B Modle de contrat pour BE D2414

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PHASE 2000 PROCEDURE RESULTATS ATTENDUS

EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2500 VALIDER LES APS, APD, DAO APS, APD, DAO dfinitifs ETAPES CRITIQUES RESPONSABLE REF. RG 1. Valider les documents APS / APD / DAO CPAB/CC/CPFID 2. Soumettre les lments pertinents de lAPS et de lAPD lapprobation des bnficiaires (PCC et PCMOD) ou au Conseil Communal (PCCO) 3. Transmettre les observations sur les documents APS / APD / DAO aux BE POINTS ESSENTIELS A RETENIR / A VERIFIER REF. RG R2502 1. Les vrifications faire pour la validation des documents APS/APD/DAO sont : Vrification de la conformit des dossiers et de leurs contenus par rapport aux TDR et R2510 la mthodologie prsente au niveau des offres techniques ; R2518 Vrification de la vraisemblance et de la validit technique des lments soumis la validation ; Pour les APS, vrification que les variantes proposes sont ralistes, faisables et tiennent compte des actualits technologiques et informationnelles disponibles, Vrification de la conformit des dtails fournis par rapport la variante choisie et demande ; Vrification de la faisabilit des choix retenus et du ralisme des prix des BDE par rapport prix de rfrence sur le march ; Vrifier que les lments du DAO respectent les normes gnralement retenues dans les procdures de passation de march applicables Madagascar en gnral et par le FID en particulier. 2. Le Conseil Communal / lAG des bnficiaires ne peut tre organis que lorsque le document soumis validation a reu lapprobation des responsables techniques du sous projet. AUTRES INTERVENANTS REF. RG BE Lorsque les documents dAPS et dAPD sont valids au niveau du R2505 1. CC/CPAB/CPFID, les lments de dcision quils contiennent doivent tre prsents aux bnficiaires (Conseil Communal ou AG des bnficiaires). Llaboration des supports et la prsentation des points pertinents relvent de la responsabilit du BE. AB 2. Les bnficiaires donnent leurs accords sur la conception du sous projet 4.2.2.6 jusquau niveau de lAPD. Pour la suite du projet, ils pourront formuler leur avis (18) sans que les prestataires soient dans lobligation de sy conformer si ceux-ci ont des impacts ngatifs sur le bon droulement du sous projet. Il convient de mentionner que les documents APS et APD proprement dits ne sont pas prsents aux bnficiaires compte tenu de leur complexit technique. Les BE doivent laborer des supports de prsentation pratiques, comprhensibles et rsumant les points essentiels susceptibles dorienter le choix des bnficiaires. MCEPA 3. Dans la mesure du possible, la reprsentation locale du Ministre charg du R2506 secteur AEPA sera sollicite tout au long de la ralisation des sous projets sans que leurs absences soient un facteur bloquant pour lavance des projets. FORMULAIRES OBLIGATOIRES REF FOR.

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PHASE 2000 PROCEDURE RESULTATS ATTENDUS

EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2600 RECRUTER UN TACHERON Slection dun tcheron ETAPES CRITIQUES RESPONSABLE REF. RG 1. Slectionner un tcheron CPAB / CC R2603 2. Dfinir les termes du contrat de tcheronnage R2604 3. Demander lapprobation de lAG des bnficiaires sur le choix du tcheron R2605 4. Formaliser le contrat avec le tcheron POINTS ESSENTIELS A RETENIR / A VERIFIER REF. RG 1. Le recrutement dun tcheron est autoris uniquement pour les sous projets dont le montant R2601 des travaux est infrieur lquivalent en Ariary de 10 000 USD. 2. La Cellule Communale / Cellule de Projet doit procder des affichages au niveau du site du R2601 projet, au niveau du bureau de lAB, au bureau de la Commune de rattachement du projet, aux bureaux des communes environnantes, radios locales, lobjectif tant de sassurer une large diffusion de lappel manifestation dintrt. Une dure minimum de 12 jours calendaires doit tre observe. 3. Les termes du contrat sont convenir entre le tcheron slectionn et le RTP. A titre indicatif, les points fixer dans ce cadre sont : La consistance des travaux confier au tcheron, Les ajustements ventuellement requis sur les BDE de lAPD du sous projet, Le montant du march et la consistance des prix (dont nombre de jours et PU), Le calendrier dexcution des travaux et les dates prcises auxquelles les apports bnficiaires en nature et en main duvre doivent tre disponibles, Les modalits de paiement des travaux chelonnes en fonction de leurs avancements. AUTRES INTERVENANTS REF. RG Tcheron 1. La lettre de manifestation dintrt doit inclure les donnes gnrales concernant R2602 le tcheron et ses rfrences techniques (qualifications et expriences). FORMULAIRES OBLIGATOIRES REF FOR.

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PHASE 2000 PROCEDURE RESULTATS ATTENDUS

EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2700 CELLULE DE PROJET / CELLULE COMMUNALE RECRUTER UNE ENTREPRISE (PCC/PCCO) Slection dune Entreprise (MPE) ETAPES CRITIQUES RESPONSABLE REF. RG 1. Publier un avis gnral dappel doffre CC / CPAB R2702 2. Evaluer les propositions reues Comit dval. R2707 3. Recevoir la caution de bonne excution de la MPE CC / CPAB R2711 4. Etablir et signer le contrat avec la MPE CC / CPAB R2712 5. Etablir et envoyer lordre de service de la MPE CC / CPAB R2713 POINTS ESSENTIELS A RETENIR / A VERIFIER REF. RG 1. Lavis dappel doffre doit tre lanc sur le plan national par le biais des quotidiens locaux et R2702 nationaux, des chanes radio locales et nationales ainsi que par des affichages aux bureaux du FID, des associations locales, des communes, des districts, pour en assurer une large diffusion. 2. Dans le cas o lon peut prvoir un nombre limit de soumissionnaires, la Direction Gnrale R2702 peut accorder une drogation de soumission aux entreprises de catgorie infrieure suite une demande motive de la DIR. 3. Lvaluation sera ralise en commission avec le BE, les reprsentants du FID et les membres R2707 de la CP. Pour le cas dun PCCO, la commission sera nomme par la Commune et devrait comprendre le RTP et le BE. 4. Lvaluation portera le respect des points suivants : R2707 Les conditions de qualifications : il sagit de vrifier que le soumissionnaire fait partie des prestataires enregistrs dans le registre du FID ; Les conditions de recevabilit des offres : les dossiers de soumission doivent tre conformes aux exigences de la DAO (heure de dpt des offres, prsentation des offres, documents constitutifs des offres, signature des pices matresses, .) ; Les conditions dligibilit : les propositions ne doivent pas imposer des modifications des conditions de bases dfinies dans le DAO (activits, quantit, dlai dexcution.). 5. La caution de bonne excution est estime 10% du montant des travaux TTC. R2711 AUTRES INTERVENANTS REF. RG MPE 1. Sont admises soumissionner les MPE enregistres dans le Registre des R2702 prestataires du FID et classes dans la catgorie de prslection correspondant aux travaux faisant lobjet de lappel doffres. 2. La non prsentation de la caution de bonne excution dans les conditions R2711 (montant et forme) et le dlai imparti peut entraner lannulation de lattribution du march en faveur de la MPE adjudicataire. 3. Aprs la signature du contrat avec la MPE adjudicataire, et la demande des R2714 autres MPE non adjudicataires, le FID ou la Commune libre les cautions de soumissions. FORMULAIRES OBLIGATOIRES REF FOR. Conditions et formulaire dappel doffre pour MPE D2701 Modle de soumission pour MPE D2803 Formulaire de dpouillement D2804 Rapport dvaluation D2805 Conditions et formulaire du contrat pour MPE D2810 Ordre de service D2811

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PHASE 2000 PROCEDURE RESULTATS ATTENDUS

EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2800 FID RECRUTER UNE ENTREPRISE (PCMOD) Slection dune Entreprise (MPE) ETAPES CRITIQUES RESPONSABLE REF. RG 1. Publier un avis gnral dappel doffre CPFID R2801 2. Evaluer les propositions reues Comit dval. R2806 3. Recevoir la caution de bonne excution de la MPE Pers. comptabilit R2811 4. Etablir et signer le contrat avec la MPE CPFID / DIR R2812 5. Etablir et envoyer lordre de service de la MPE CPFID R2813 POINTS ESSENTIELS A RETENIR / A VERIFIER REF. RG 1. Dans le cas o lon peut prvoir un nombre limit de soumissionnaires, la DG peut accorder R2801 une drogation de soumission aux entreprises de catgorie infrieure suite une demande motive de la DIR. 2. Lvaluation sera ralise par la commission dvaluation compose des reprsentants des R2806 services techniques concerns par ltude, et des reprsentants des BE. 3. Lvaluation portera le respect des points suivants : R2806 Les conditions de qualifications : il sagit de vrifier que le soumissionnaire fait partie des prestataires enregistrs dans le registre du FID ; Les conditions de recevabilit des offres : les dossiers de soumission doivent tre conformes aux exigences de la DAO (heure de dpt des offres, prsentation des offres, documents constitutifs des offres, signature des pices matresses, ) ; Les conditions dligibilit : les propositions ne doivent pas imposer des modifications des conditions de bases dfinies dans le DAO (dtail des activits, dtail quantitatif). 4. Si la commission constate des erreurs matrielles dans les calculs des bordereaux de Prix R2806 unitaires et des devis quantitatifs et estimatif, celles ci seront corriges sur la base du Prix unitaire exprim en toute lettre et les quantits inscrites dans le DAO. Si le soumissionnaire naccepte pas les corrections derreurs, son offre sera carte et sa garantie pourra tre confisque. AUTRES INTERVENANTS REF. RG MPE 1. Lavis dappel doffre ne concerne que les prestataires dj enregistrs dans le R2801 registre des prestataires du FID et classs par le FID dans la catgorie de prslection correspondant aux travaux faisant lobjet de lappel doffres. 2. Si la commission constate des erreurs matrielles dans les calculs des bordereaux R2806 de Prix unitaires et des devis quantitatifs et estimatif, celles ci seront corriges sur la base du Prix unitaire exprim en toute lettre et les quantits inscrites dans le DAO. FORMULAIRES OBLIGATOIRES REF FOR. Conditions et formulaire dappel doffre pour MPE D2701 Modle de soumission pour MPE D2803 Formulaire de dpouillement D2804 Rapport dvaluation D2805 Conditions et formulaire du contrat pour MPE D2810 Ordre de service D2811

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PHASE 2000 PROCEDURE RESULTATS ATTENDUS 1. 1. 2.

PR

EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2A00 ASSURER LA VALIDATION DES PRESTATIONS DU PARTENAIRE RELAIS Acceptation des prestations du PR ETAPES CRITIQUES RESPONSABLE REF. RG Vrifier la bonne excution des prestations du PR CPFID R2A01 POINTS ESSENTIELS A RETENIR / A VERIFIER REF. RG La validation des prestations du PR autre que llaboration du MPP doit tre au plus tard R2A01 effectue un mois avant la date de rception provisoire prvue. R2A01 Les principaux points vrifier sont : La fixation par procs verbal du prix de leau ainsi que du mode de perception convenu entre la Commune, lAssociation des bnficiaires et les usagers ; Le choix du mode de gestion des ouvrages par la Commune aprs concertation avec les bnficiaires : gestion prive, gestion communautaire amliore ou rgie ; Lvaluation par sondage de la bonne comprhension du partage des rles : Maire, CP, Artisans rparateurs, ; Le check list de la ralisation des diffrents thmes de mobilisation prvus dans les TDR : ncessit de payer leau, culture dentretien, hygine et environnement, ; Si la Commune a opt pour une gestion communautaire amliore : constitution du CPEA, formalisation de la convention de dlgation, formation sur la gestion du systme, transfert des outils de gestion (livre de caisse, manuel de gestion et dentretien, ) ; Si la Commune a opt pour une gestion prive, sa formation pour les dmarches de prospection et de suivi du gestionnaire priv (appel doffres, conditions financires et techniques de la dlgation, convention de dlgation, dispositif de suivi, ). AUTRES INTERVENANTS REF. RG 1. Si les ajustements et les activits exiges par la lettre dobservations ne sont pas R2A02 raliss dans les dlais impartis, le FID est en droit de sanctionner le PR selon les procdures en vigueur en son sein. FORMULAIRES OBLIGATOIRES REF FOR.

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PHASE 2000 PROCEDURE RESULTATS ATTENDUS

EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2B00 ASSURER LA RECEPTION DES MATERIAUX OU DES TRAVAUX Rception des matriaux et travaux ETAPES CRITIQUES RESPONSABLE REF. RG 1. Assister une rception CC/CPAB/CPFID POINTS ESSENTIELS A RETENIR / A VERIFIER REF. RG 1. Pour la rception provisoire et la rception dfinitive, la DIR est obligatoirement reprsente et elle R2B02 est galement destinataire des PV de rception. 2. Les prsences obligatoires lors dune rception provisoire sont : Le responsable technique du projet au sein de la CC (PCCO) ou de la CPAB (PCC) ou au moins un des CPFID (PCMOD), Le reprsentant du matre douvrage, Le(s) responsable(s) du BE matre doeuvre, R2B02 Le(s) responsable du MPE titulaire du march rceptionn. 3. Les prsences facultatives lors dune rception provisoire sont : La reprsentation locale du MCEPA, Les autres membres de la CC (PCCO) ou de la CPAB (PCC), Le(s) reprsentants du PR, R2B02 Les usagers. 4. Au niveau de la rception des travaux, les points vrifier sont entre autres : La conformit des travaux raliss avec les spcifications des DAO et des modifications autorises ; La vrification de la conformit des matriaux utiliss ; Si possible, la simulation des conditions dexploitation maximum ; La vrification de la qualit de leau par rapport lanalyse physico-chimique ; La vrification des respects des solutions convenues aux points de rserves pour les rceptions dfinitives. AUTRES INTERVENANTS REF. RG BE 1. La DIR du FID doit tre systmatiquement inform des rceptions organises dans R2B02 le cadre des sous projets financs par ses soins. BE/MPE 2. La DIR a le droit de demander la ralisation dune rception contradictoire sil R2B02 savre que cette dmarche est ncessaire. Cette dmarche peut tre ralise par les techniciens de la DIR ou par un prestataire disposant des comptences requises pour ce faire. BE/MPE 3. La rception partielle nest pas obligatoire. Elle ne concerne que la rception dun ou R2B02 de plusieurs lments du systme comme louvrage de captage, le rservoir, la mise en place de buses barbacanes, . Cest le BE qui sen charge et le PV de rception servira de pice justificative de lattachement. BE/MPE 4. La rception technique est obligatoire et doit tre effectue par le BE la fin des R2B02 travaux. Elle concerne la rception de lensemble des travaux raliss. BE/MPE 5. Toutes les rserves mises devront tre leves au plus tard un mois aprs la R2B02 rception. Lorsque la rception provisoire est prononce, la MPE peut demander la restitution ou la libration de la moiti de la caution de bonne excution. 6. La rception dfinitive est obligatoire et require la prsence des CC/CPAB/CPFID, R2B02 BE/MPE dun reprsentant du matre douvrage, du BE, de la MPE. La prsence dun reprsentant du MCEPA est fortement recommande toutefois, son absence ne doit pas tre un obstacle au droulement de la rception Elle a lieu lexpiration du dlai de garantie qui est gnralement de un an compter de la date de la rception provisoire. Il ne doit subsister aucune rserve (majeure et mineure) puisque une fois
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PHASE 2000 MPE

EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 2B00 la rception dfinitive prononce, la responsabilit de lentreprise est leve. R2B02 7. Une fois la rception dfinitive prononce, la MPE peut demander la restitution ou la libration de la moiti restante de la caution de bonne excution.

PHASE 2000 PROCEDURE RESULTATS ATTENDUS

EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 3100 ASSURER LE SUIVI DES PROGRAMMATIONS AEPA DU FID Connaissance de lavancement des sous projets AEPA ETAPES CRITIQUES RESPONSABLE REF. RG 1. Procder la mise jour des informations de suivi de lavancement des Resp. Suivi Eval. sous projets AEPA 2. Transmettre le tableau de bord de suivi auprs des autorits concernes Resp. Suivi Eval. POINTS ESSENTIELS A RETENIR / A VERIFIER REF. RG 1. Le Suivi Evaluation est une fonction transversale qui intgre les trois lments du systme de 4.3.2 (1) gestion du FID: le systme de pilotage (planification et contrle), le systme dinformation, et le systme oprationnel. 2. La finalit du Suivi Evaluation est de mesurer et dassurer dune part lefficience du FID et des 4.3.2 (1) communauts bnficiaires dans lutilisation des intrants (ressources, activits), et dautre part leur efficacit dans latteinte des rsultats ( savoir les extrants ou produits, les effets et impacts). 3. Le FID a retenu deux types dindicateurs : 4.3.2 (1) Les indicateurs de ralisation qui concernent lutilisation des ressources, la ralisation des activits et la production des extrants; et Les indicateurs dimpact qui servent mesurer les effets et apprcier limpact et la viabilit des activits et des projets. AUTRES INTERVENANTS REF. RG 1. FORMULAIRES OBLIGATOIRES REF FOR. Rapports dactivits D3101 Tableaux de bord D3102

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PHASE 2000 PROCEDURE RESULTATS ATTENDUS

EXECUTER LES SOUS PROJETS Fiche N. 3200 CONTRIBUER AU SUIVI DES PROGRAMMATIONS DU SECTEUR AEPA Mise jour de la BDEA ETAPES CRITIQUES RESPONSABLE REF. RG 1. Transmettre lunit charge de la gestion de la BDEA les fiches IPO et CS Technique ILA 2. Etablir les tats rcapitulatifs des ralisations AEPA du FID et des CPFID R2301 indicateurs 3. Transmettre au Ministre charg du secteur AEPA les tats rcapitulatifs CPFID des ralisations AEPA du FID et des indicateurs POINTS ESSENTIELS A RETENIR / A VERIFIER REF. RG 1. Dans tous les cas, une copie des fiches IPO et ILA remplies dans le cadre de la ralisation des R2301 sous projets AEPA doivent tre transmises lunit charge de la gestion du BDEA. AUTRES INTERVENANTS REF. RG MCEPA 1. Il revient au MCEPA dinformer le FID sur les informations dont il a besoin pour R2301 assurer le suivi des programmations du secteur AEPA. FORMULAIRES OBLIGATOIRES REF FOR. Fiche IPO D3201 Fiche ILA D3202 Etat rcapitulatifs des ralisations AEPA du FID D3203 Etat rcapitulatifs des indicateurs D3204

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5 FORMULAIRES DISPONIBLES ET ABREVIATIONS

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5.1 FORMULAIRES DISPONIBLES CODE INTITULE IDENTIFCATION DES SOUS PROJETS Requte de financement Informations de la BDD des requtes de financement reues Proposition de slection des communes dintervention PTA IDENTIFCATION DES SOUS PROJETS Mmoire de prparation de projet Projet annuel dinvestissement Convention de matrise douvrage dlgue commune association des bnficiaires Convention de financement FID Association de bnficiaires Convention dentretien FID Commune Convention de matrise douvrage dlgue commune FID Modle de lettre dinvitation pour les BE Canevas de termes de rfrence pour BE Modle de contrat pour BE Conditions et formulaire dappel doffre pour MPE Modle de soumission pour MPE Formulaire de dpouillement Rapport dvaluation Conditions et formulaire du contrat pour MPE Ordre de service Modle de contrat de gestion dlgue amliore a la communaut Modle de contrat daffermage SUIVI DES PROGRAMMATIONS AEPA Rapport dactivits Tableau de suivi des indicateurs de performance Fiche IPO Fiche ILA

D1101 D1102 D1203 D1304 D2201 D2202 D2301 D2302 D2303 D2304 D2403A D2403B D2414 D2701 D2803 D2804 D2805 D2810 D2811 D2A03 D2A04 D3101 D3104 D3201 D3202

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5.2 ABREVIATIONS

ABREVIATION AB AEPA AG AGETIP ANDEA APD APS BDE BDEA BE CA CC CMOD CP CPAB CPEA CPFID CRAM CS CTD DAO DG DIR FID GIRE IEC ILA INSTAT IPO MCEPA MDP MECIE MOD MPE MPI
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DEVELOPPEMENT

Association des Bnficiaires Adduction en Eau Potable et Assainissement Assemble Gnrale Agence d'Excution des Travaux d'Intrt Public Autorit Nationale de l'Eau et de l'Assainissement Avant Projet Dtaill Avant Projet Sommaire Bordereau de Dtails Estimatifs Base de Donnes Eau et Assainissement Bureau d'Etudes Conseil d'Administration Cellule Communale Convention de Matrise d'Ouvrage Dlgue Cellule de Projet Cellule de Projet de l'Association des Bnficiaires Comit de Point d'Eau Amlior Chargs de Projet d'une DIR du FID Commission Rgionale d'Attribution de Marchs Chef de service Collectivits Territoriales Dcentralises Dossier d'Appel d'Offres Direction Gnrale Direction Interrgionale Fonds dIntervention pour le Dveloppement Gestion Intgre des Ressources en Eau Information, Education et Communication Inventaire des Latrines Institut National des Statistiques Inventaire des Points d'eau Ministre Charg de l'Eau Potable et de l'Assainissement Manuel de procdures Mise En Compatibilit des Investissements avec l'Environnement Matrise d'Ouvrage Dlgue Moyenne et Petite Entreprise Micro Primtre Irrigu
MANUEL DE PROCEDURES AEPA FID / PARTIE IV

FID, JUILLET 07

ABREVIATION MPP PAI PC PCC PCCO PCD PCMOD PDC PNEA PR PRD PTA PV RCAD RTP TDR WASH

DEVELOPPEMENT

Mmoire de Prparation de Projet Programme Annuel dInvestissement Projet Communautaire Projet Communautaire Classique Projet Communautaire ralis par la Commune Plan Communal de Dveloppement Projet Communautaire ralis en Matrise d'Ouvrage Dlgu Projet de Dveloppement Communautaires Programme National de l'Eau et de l'Assainissement Partenaire Relais Plan Rgional de Dveloppement Plan de Travail Annuel Procs Verbal Renforcement des Capacits et Appui la Dcentralisation Responsable Technique de Projet Termes de Rfrence WAter Sanitation Hygiene

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